Evaluer et contrôler vos fournisseurs

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Les Journ€es Qualit€ S€curit€ Environnement
Evaluer et contr•ler vos fournisseurs
Date : 08 avril 2008
Bureau Veritas
53-55 rue Crozatier 75578 PARIS Cedex 12
T€l : 01 58 51 58 00 / Fax : 01 58 51 58 37
www.bureauveritas.fr
SOMMAIRE
► Contexte et objectif
► M€thodologie : principe d’€laboration de
ƒ grilles d’€valuation fournisseurs „
► Exemple de grilles d’€valuation (2 cas)
► Questions / observations
Les Journ€es Qualit€ S€curit€ Environnement - Evaluer et contr•ler vos fournisseurs - 8 avril 2008
2
1- Contexte et objectif
1
Contexte et objectif
► Contexte :

Norme ISO 9001, …7.4.1 ƒ Processus d’achat „ = L’organisme
doit €valuer et s€lectionner les fournisseurs en fonction de leur
aptitude ‚ fournir un produit conforme aux exigences de
l’organisme. Les critƒres de s€lection, d’€valuation et de
r€€valuation doivent „tre €tablis. Les enregistrements des
r€sultats des €valuations et de toutes les actions n€cessaires
r€sultant de l’€valuation doivent „tre conserv€s.
► Objectif :

L’€valuation et le contr…le des fournisseurs doit permettre de
fournir des €l€ments d’aide ‚ la d€cision concernant la sous
traitance.
4
1
Moyens
► Audit

de seconde partie (audit externe) :
L'audit€ est un fournisseur du client : pour €valuer ou suivre un
fournisseur.
► Autres
outils :

Entretiens (r€union annuelle) avec le fournisseur;

Visite;

Compte rendu commercial, de production;

Grilles d’€valuation compl€t€es en interne;

…..
Nous allons •tudier ensemble l’outil : grille d’•valuation
5
2
Moyens
Grilles d’€valuation
Moins co†teux.
AVANTAGES
INCONVENIENTS
Gestion de l’€valuation
plus facile.
Audit fournisseur
Possibilit€s
d'€changes = plus
d'objectivit€.
Une vision.
Plus cher.
Absence d’€change.
Gestion plus d€licate.
Outil unique.
Plus de comp€tences.
6
2- M€thodologie : principe d’€laboration
d’une grille d’€valuation
2
M€thodologie
Rappel de l’exigence de la norme ISO 9001 :
L’organisme doit €valuer et s€lectionner les fournisseurs en fonction de
leur aptitude ‚ fournir un produit conforme aux exigences de l’organisme.
Les crit†res de s€lection, d’€valuation et de r€€valuation doivent „tre
€tablis
Objectif : un outil permettant d’€valuer le fournisseur pour d€cider
de sa s€lection et de son maintient ou non dans la liste des
fournisseurs de l’entreprise.
1 grille pour l’aide ‚ la d€cision lors de la s€lection : grille de type 1
1 grille pour l’€valuation (suivi du fournisseur). Une grille applicable ‚
l’ensemble des fournisseurs : grille de type 2.
8
2
M€thodologie : Crit†res d’€valuation
Grille de type 2 : Suivi du fournisseur
Il faut d€terminer des crit†res qui permettent d’effectuer une synth†se
donnant la performance globale d’un fournisseur. Il existe un grand
nombre de critƒres diff€rents. Ces crit†res varient selon la nature de
l’achat effectu€.
Exemple :
-Qualit€
-Livraison
-Performance pass€e
-Garanties
-Capacit€s de production
-Prix
-Comp€tence technique
-Position financiƒre
-Adaptabilit€ aux proc€dures
-Systƒme de communication
-….
-R€putation
-Int€r„t manifest€
-Contr…les op€rationnels
-SAV propos€
-Attitude du vendeur
-Satisfaction sur le conditionnement
-Suivi du dossier client
-Localisation g€ographique
-Importance des affaires pass€es
-Formation propos€e
9
2
M€thodologie : 4 principaux crit†res
Les quatre principaux crit†res sont : prix, qualit€, d€lai et service.
Pour une meilleur cotation, chaque critƒres doit „tre affin€ en sous-rubrique,
Exemple d’une grille :
Crit‚res de notation
Note (1 • 4)
Cotation
Prix
1. Niveau de prix par rapport aux concurrents
Total :
2. M€thode de d€composition / pr€sentation des prix
3. Fiabilit€ des prix annonc€s
4. Souplesse dans les conditions de paiement
5. Solidit€ financi•re
Qualit€
1. Comp€tence technique du personnel
Total :
2. Qualit€ des moyens et mat€riels utilis€s
3. Organisation de la fonction qualit€
4. Qualit€ des sous-traitants
5. Conformit€ aux normes des prestations
10
2
M€thodologie : 4 principaux crit†res
Note (1 • 4)
Cotation
D€lai
1. Respect des d€lais contractuels
Total :
2. Niveau de d€lai offert par rapport aux concurrents
3. Rapidit€ d’intervention
4. Aptitude ‚ €valuer les dur€es
5. Aptitude ‚ planifier
Service
1. Services fournis hors contrat
Total :
2. Climat social et €tat d’esprit des intervenants
3. Disponibilit€ / flexibilit€ vis-‚-vis des demandes
4. Fournitures et mise ‚ jour de la documentation
5. Professionnalisme des interlocuteurs commerciaux
11
2
M€thodologie : la s€lection
Grille de type 1 : Aide ‚ la s€lection des fournisseurs (pour le r€f€rencement)
Comment choisir un sous-traitant ?
La s€lection : comment et sur quels crit†res r€f€rencer un fournisseur :
 Tester un fournisseur sur une ˆ petite commande ‰ puis application des
grilles d’€valuation de type 2.
 OU mise en place d’une grille d’€valuation pour la s€lection d’un
fournisseur (grille de type 1).
Exemple d’une grille de type 1 :
La s€lection est effectu€e par le Responsable Achat selon les crit†res
suivants :
Technique : caract€ristique du produit en conformit€ avec la demande
(performance ….)
 Qualit€ : qualification produit, certification ISO …
 D€lai de livraison : (engagements…)
 Proximit€ : transport plus avantageux, frais de douane
 Prix : (d€gressif en fonction quantit€, possibilit€ de march€ n€goci€
annuellement ; garantie des prix pendant un an, formule de r€vision de prix etc.)
Solidit€ financiƒre : (capital, actionnaires,…)
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2
M€thodologie : la s€lection
Note (1 • 4)
Cotation
Facteur de prix
1. Niveau de prix par rapport aux concurrents
Total :
2. Conditions de paiement
3. Solidit€ financi•re
Qualit€
1. Qualit€ des r€f€rences donn€es
Total :
2. Entreprise certifi€ ISO 9001 (oui : 4, non : 1)
3. Certifications produit
D€lai
1. Niveau de d€lai offert par rapport aux concurrents
2. Aptitude ‚ €valuer les dur€es
3. Aptitude ‚ planifier
Service
1. Services fournis hors contrat
Total :
2. Disponibilit€ / flexibilit€ vis-‚-vis des demandes
3. Professionnalisme des interlocuteurs commerciaux
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3- Exemples de grille d’€valuation
3
Exemples
Pr€sentation de deux grilles applicables pour l’€valuation
et la r€€valuation d’un fournisseur.
Cas n‡1 : Evaluation et suivi : une entreprise multi sites
(plusieurs agence en France – D€coupage en r€gion)
Cas n‡2 : Evaluation et suivi : une PME
15
3
Exemple : cas n‡1
Classement des sous traitants en trois cat€gories :
Cat€gorie 1 : Sous-traitants nationaux, r€f€renc€s par le siƒge, titulaire
d’un contrat cadre national.
Cat€gorie 2 : Sous-traitants utilis€s pour r€aliser des interventions pour
lesquelles le personnel de l’entreprise est comp€tent.
Cat€gorie 3 : Sous-traitants utilis€s pour r€aliser des interventions pour
lesquelles le personnel de l’entreprise n’est pas comp€tent.
Suivi qualitatif des sous-traitants :
• Chaque sous-traitant de cat‚gorie 2 et 3 fait l’objet annuellement d’une
cotation par le responsable de l’Agence qui porte ce sous-traitant (Cf.
support de cotation). Cette cotation d€bouche sur la d€cision de
poursuivre, suspendre ou cesser la collaboration de l’entreprise avec
ce sous-traitant.
• Quelle que soit la cat€gorie du sous-traitant, tout probl†me rencontr€
dans l’ex€cution d’un contrat avec un sous-traitant fait l’objet d’une
communication du service achats en central qui l’enregistre => pour
l’€valuation des sous traitants de cat€gorie 1.
16
3
Exemple : cas n‡1
Intervenants :
Cat€gorie 1 : service des achats en central
 Cat€gorie 2 et 3 : le responsable d’agence s’appuie sur :
- Les acteurs internes concern€s,
- Les avis des clients ayant eu ‚ faire avec les sous-traitants,
- Les avis tiers recueillis,
- L’analyse des modifications d’organisation €ventuelles des
sous-traitants.
Les cotations sont communiqu€es aux responsables de chaque
r€gion pour consolidation.
Cotation :
 Cette cotation comporte une analyse des €l€ments suivants :
- Ant€c€dents
- Qualit€ du rendu
- R€activit€
- Disponibilit€
- Pr€sentation g€n€rale
- Mise en forme des livrables
- Importance de l’entreprise (nombre de personnes)
17
3
Exemple : cas n‡1
Grille de cotation :
Non disponible
Communiqu€e leur de la pr€sentation
Points forts
Points faibles
Evaluation subjective
Cas n‡1
Consolidation au niveau
r€gion + France
Listing des fournisseurs
en 3 cat€gories
Consolidation au
niveau des prises de
d€cisions
18
3
Exemple : cas n‡2
Classement des sous traitants en ƒ sous-traitant critique „ et
ƒ non critique „ :
 D€finition en fonction :
-Du chiffre d’affaire annuel;
-De l’activit€ du sous traitant (cœur du m€tier);
-Du nombre de commande
Suivi qualitatif des sous-traitants :
• Chaque sous-traitant identifi‚ comme critique fait l’objet
annuellement d’une cotation par la ou les personnes concern‚es
dans l’entreprise (moyenne des cotations). Cette cotation
d‚bouche sur la d‚cision de poursuivre, suspendre ou cesser la
collaboration de l’entreprise avec ce sous-traitant par le Directeur.
19
3
Exemple : cas n‡2
Grilles de cotation :
Non disponible
Communiqu€e leur de la pr€sentation
Points forts
Cas n‡2
Une €valuation moins
subjective au niveau de
la cotation
Points faibles
Absence d’€change
20
Merci de votre attention
Questions ??
Contact :
Bureau Veritas – Florence MONTENOT
Mail : [email protected]
Tel : 06.84.24.05.38 – 01.70.36.62.17
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