créer des fiches clients créer des fiches interv

GUIDE DE DEMARRAGE RAPIDE SAMPEO
Pour démarrer la gestion de votre activité avec Sampeo il vous suffira de :
créer des fiches clients
créer des fiches intervenantes
saisir des interventions
Créer une fiche client
Sur la page d’accueil aller dans le menu CLIENTS puis création client
La fiche client comporte 4 onglets : Etat-civil, gestion, services, info et fichiers
Onglet état-civil
Client/prospect/Ancien
client
On ne peut saisir des
joints
interventions que pour les
clients actifs
Le code client est incrémenté automatiquement.
Vous pouvez définir un mode d’avertissement préféré du client : téléphone, mail ou sms et définir le
numéro de contact préférentiel
Vous avez ensuite trois possibilités :
-valider la fiche client et lui offrir une licence d’un an MySampeo (achetée préalablement)
- valider la fiche et lui envoyer automatiquement un mail pour lui proposer lui-même de souscrire à
MySampeo (prix 12€TTC)
- valider simplement la fiche : le client n’a pas connaissance de la possibilité d’utiliser MySampeo
Onglet gestion
Sur cet onglet vous pouvez, si vous le souhaiter définir un chargé de clientèle affecté à ce client.
Vous pouvez saisir ses coordonnées bancaires s’il souhaite régler par prélèvement : le montant de sa
facture sera alors directement exporté dans le fichier de prélèvement à transférer à la banque
Si le client bénéficie d’un complément libre-choix de la part de la CAF (garde d’enfants) vous pouvez
cocher « envoi attestation » : elle apparaitre alors dans le fichier de l’ensemble des attestations à
générer en fin de mois.
En fonction des souhaits de votre client, vous pouvez choisir de lui envoyer les factures et/ou
plannings mensuels par mail.
les
Onglet services
Vous pouvez ajouter dans la fiche client tous les services qu’il utilise habituellement avec le tarif associé
(tarif standard ou un éventuel tarif préférentiel)
Tarif préférentiel réservé à la famille
MANGIN pour la garde d’enfants
Tarif de base pour ménage
Vous pouvez associer à chaque client des frais forfaitaire de
déplacement par intervention selon son lieu de résidence
Onglet habituels et exclus :
Vous pouvez préciser pour chaque client ses intervenants habituels ou exclus de manière à les repérer
très vite en cas de nouvelle demande.
En cochant cette case, seuls les
intervenants habituels vous seront
proposés pour toute nouvelle
demande d’intervention
Créer une fiche salarié/intervenant
Vous pouvez créer l’ensemble de vos salariés sur Sampeo qu’ils soient intervenants, personnel
administratif ou personnel commercial.
Sur la page d’accueil allez dans le menu SALARIES puis création salarié. La fiche salarié comporte 4
onglets : Etat-Civil, compétences, zone géographique et infos.
Si la case télépointage est cochée : l’intervenant télé-pointe ses interventions sur son smartphone, la
confirmation arrive directement dans Sampeo. Si la case n’est pas cochée : les validations ses font sur un
ordinateur (par l’intervenant ou par vous-même) ou via des fiches d’intervention.
Onglet compétences :
Sélectionner les compétences
attribuées à l’intervenant : celui-ci ne
vous sera proposé que pour des
missions de sa compétence
Vous pouvez mentionner des
spécificités particulières de
l’intervenant : bilingue,
allergique, etc..
Onglet zone géographique :
Vous pouvez définir avec précision les zones géographiques où votre intervenant est susceptible
d’intervenir
Vous pouvez créer un
groupe de communes
dans l’onglet
« Paramètres »
Ou choisir un
département ou une
commune
Onglet infos :
Les informations publiques figureront sur la fiche intervenant à envoyer au client. Les informations
internes sont confidentielles et réservées à la direction
Créer une intervention
 Vous avez une demande ponctuelle et vous voulez trouver l’intervenant le plus
approprié: créez une intervention ponctuelle.
 Vous avez un contrat régulier et vous avez déjà choisi l’intervenant ? Créez une
intervention régulière.
1) Saisie d’intervention ponctuelle
Sur la page d’accueil, cliquez sur l’icône intervention ponctuelle.
Bénéficiaire le cas échéant
(facultatif)
En cochant cette case, l’intervenant peut utiliser le
télépointage sur son smartphone pour
communiquer son temps de travail
Vous pouvez prévoir des frais annexes qui seront
ajoutés à la facturation
Vous pouvez mentionner des consignes particulières
pour l’intervenant
2) Saisie d’interventions régulières
Vous avez également la possibilité d’intégrer très simplement à votre planning des interventions
régulières hebdomadaires avec un intervenant habituel.
Saisissez la première date
demandée
Sélectionner une plage de dates
pour les interventions souhaitées
Choisir les jours de la semaine.
Vous pouvez inclure ou non les
jours fériés.
Vous pouvez ensuite consulter les interventions saisies en vous rendant dans le menu INTERVENTIONS
puis CONSULTATION/MODIFICATION DES INTERVENTIONS : vous visualisez en ligne le planning des
interventions en attente (non sélectionnées) ou bouclées (sélectionnées).
Vous avez saisi des clients, des intervenants et des interventions vous pouvez désormais vous concentrer
sur votre métier, la conquête de nouveaux clients et le management des intervenants.
Pour la gestion de la facturation et les autres fonctionnalités de Sampeo, reportez-vous à l’aide en
ligne où vous trouverez tout le détail des fonctionnalités de votre logiciel.