Trésorier – Système GIFTS 2013 - gcwcc

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Manuel de formation :
Trésorier – Système GIFTS
2013
BIENVENUE ............................................................................................................................................................. ..3
RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU TRÉSORIER .............................................................................................. 3
OBJECTIFS ................................................................................................................................................................. 4
SIX ÉTAPES FACILES POUR GÉRER LA CAMPAGNE…................................................................................ 5
Étape 1 – Vérifier l’information .......................................................................................................................5
Étape 2 – Saisir les séries et les formulaires de dons dans le système GIFTS ...............................................9
Étape 3 – Préparer les enveloppes et les bordereaux de dépôt ..................................................................... 10
Étape 4 – Déposer les fonds ............................................................................................................................. 11
Étape 5 – Créer des enveloppes dans le système GIFTS ............................................................................... 16
Étape 6 – Remplir et remettre les enveloppes au gestionnaire de la CCMTGC ......................................... 16
LA FIN DE LA CAMPAGNE .................................................................................................................................. 17
NUMÉRO D’IDENTIFICATION DES MINISTÈRES ET ORGANISMES ....................................................... 19
ORGANISMES MEMBRES .................................................................................................................................... 22
CODES DES CENTRAIDE À TRAVERS LE CANADA ..................................................................................... 23
ANNEXE A : EXEMPLE DE LETTRE POUR UN EMPLOYÉ EN AFFECTATION ..................................... 25
ANNEXE B : SUCCURSALES DE LA BANQUE SCOTIA DANS LA RCN ........................................................... 27
GUIDE DU TRÉSORIER 2012 - CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA
2
BIENVENUE
Le Guide du trésorier est conçu pour servir de complément à la séance de formation des
trésoriers.
Pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet des procédures à suivre ou des
rapports à préparer, communiquez avec le gestionnaire de la CCMTGC affecté à votre ministère
ou organisme.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU TRÉSORIER
Voici les responsabilités du trésorier dans chaque ministère :
1. Superviser et assurer le bon fonctionnement des opérations financières et administratives
de la campagne au sein de son ministère.
2. Assister aux séances de formation de la CCMTGC :
a. La séance de formation du trésorier (information détaillée sur les procédures et les
étapes appropriées);
b. La séance de formation sur le système GIFTS (instrument de suivi de campagne en
ligne).
Le ministère ou organisme est responsable de la saisie des données.
3. Assister à la séance de débreffage de la CCMTGC.
4. Assister à toutes les réunions d’équipe concernant la campagne.
5. Recruter et former tous les membres de son équipe de campagne, les sous-trésoriers du
ministère, les préposés à la saisie des données et les solliciteurs de son ministère.
6. Mettre au point et gérer un processus interne de collecte de tous les formulaires de don,
des formulaires d’activités spéciales, des dons en espèces ou par chèque. Ce processus doit
faire l’objet de compte-rendu et être transmis, dans son intégralité, à l'équipe de
campagne (en particulier aux coordonnateurs de direction générale, aux capitaines
d'équipe, aux solliciteurs et aux coordonnateurs des événements spéciaux).
7. Rassembler les fonds et les garder dans un lieu sûr jusqu’à ce qu’ils soient déposés à la
banque.
8. Déposer toutes les sommes d’argent et les chèques encaissables dans le compte de la
CCMTGC, et ce, dans n’importe quelle succursale de la Banque Scotia.
9. Veiller à ce que la partie des formulaires concernant les retenues à la source soit
acheminée au bureau de la paie.
3
Vérifier la date limite pour les retenues à la source auprès du bureau de la paie du
ministère ou organisme.
Vérifier la fréquence des périodes de paie.
Acheminer toutes les parties détachables en bas du formulaire de don (pour les dons
faits par retenues à la source) des employés en affectation à leur ministère ou
organisme d’origine.
10. Tenir à jour ou modifier la structure ministérielle, si nécessaire, pour refléter la structure
actuelle.
Supprimer tous les doublons dans le système GIFTS avant de procéder à la saisie de
données.
Créer et/ou activer les différents rôles (sous-trésoriers et/ou préposés à la saisie des
données et solliciteurs) dans le système GIFTS et distribuer les numéros d’identité aux
o
solliciteurs (n du solliciteur).
11. Effectuer et/ou coordonner la saisie de toutes les données nécessaires dans le système
GIFTS.
Faire la saisie des séries, formulaires de don, formulaires d’activités spéciales,
bordereaux de dépôts et enveloppes dans le système GIFTS (remarque : cette tâche peut
être confiée aux sous-trésoriers et aux personnes chargées de la saisie des données).
À noter que le nombre maximum de formulaires de don par enveloppe est 40.
12. Les dons faits par carte de crédit ne peuvent être traités qu’une fois reçus par le bureau de
la CCMTGC. Par conséquent, pour que ces dons soient traités rapidement, il faut vite
acheminer toutes les enveloppes dûment remplies au bureau de la CCMTGC par
l’intermédiaire de votre gestionnaire de campagne.
13. Préparer différents rapports sur demande :
Le suivi hebdomadaire des résultats de campagne, du taux de promesses de dons, du
nombre de dons de chefs de file et d’amis, du pourcentage de l’objectif atteint, etc.
Les comptes-rendus au chef de campagne et à l’équipe principale.
OBJECTIFS
Ce manuel a pour objet :
de décrire les procédures financières et administratives établies à l’intention des
ministères et des organismes qui participent à la Campagne de charité en milieu de
travail du gouvernement du Canada (CCMTGC);
de présenter les procédures financières et administratives à suivre pour faire rapport sur
les contributions au bureau de la CCMTGC.
4
Considération spéciale
Avant le début officiel de la campagne, le chef de campagne ou le trésorier devrait
communiquer avec le Bureau du personnel, Paie et avantages sociaux, pour s’assurer que les
procédures décrites dans ce manuel conviennent au lieu de travail. Des procédures spéciales
peuvent s’appliquer au ministère de la Défense nationale, ainsi qu’aux organismes dont les
bureaux de paie ne sont pas régis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Permis et reçus
Pour obtenir de l’information au sujet des licences pour les activités spéciales et de l’émission
de réçus, veuillez consulter le Guide des activités spéciales.
SIX ÉTAPES FACILES POUR GÉRER LA CAMPAGNE…
1.
Vérifier l’information.
2.
Saisir les séries et les formulaires de dons dans le système GIFTS.
3.
Préparer les enveloppes et les bordereaux de dépôt.
4.
Déposer les fonds.
5.
Créer des enveloppes dans le système de GIFTS.
6.
Remettre les enveloppes au gestionnaire de la CCMTGC.
Étape 1 – Vérifier l’information
Le trésorier doit absolument vérifier l’information fournie par le donateur avant d’en faire la
saisie dans le système GIFTS. Veuillez noter que les solliciteurs devraient avoir vérifié
l’information des formulaires de dons avant de les remettre au trésorier. Ces renseignements
sont confidentiels et doivent être protégés contre tout accès non autorisé. Ne faites en aucun
cas des copies du formulaire de don (ou de la partie concernant les retenues à la source) d'un
donateur pour vos dossiers.
Formulaire de dons
Les renseignements suivants doivent être inscrits correctement sur le formulaire de dons :
Numéro du bureau de paie : un code à deux chiffres (pour les retenues à la source
seulement).
5
Code d’identification du ministère ou de l’organisme : un code de trois lettres, voir pages
19 à 22 (pour les retenues à la source seulement).
Numéro de liste de paie : un code à quatre chiffres (pour les retenues à la source
seulement)
Code d’identification du dossier personnel (pour les retenues à la source seulement).
Prénom et deuxième prénom, s’il y a lieu.
Nom de famille et forme d’adresse.
Numéro du solliciteur (généré par le système GIFTS).
Mode de paiement du don : généralement, une seule case est clairement sélectionnée. Il
est aussi possible de choisir plusieurs méthodes de paiement, mais le donateur doit
préciser clairement quelle méthode de paiement s’applique à quelle désignation.
Adresse complète : l’Agence du revenu du Canada exige qu’une adresse complète (numéro
d’appartement s’il y a lieu, numéro et nom de la rue, ville, province et code postal) soit
indiquée afin d’imprimer les reçus aux fins de l’impôt. Ces champs doivent être remplis
pour tous les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit.
Signature du donateur : le donateur doit signer et dater le formulaire s’il s’agit d’un don par
retenues à la source ou par carte de crédit. Pour un don en espèces ou par chèque, la
signature du donateur est facultative mais fortement recommandée.
Date de la transaction : veuillez inscrire la date à laquelle le donateur a rempli le formulaire.
Chaque formulaire de don comporte deux parties qui doivent être distribuées ainsi :
Partie du haut
Cette portion doit être acheminée au bureau de la CCMTGC.
Le donateur peut en faire une copie pour son dossier.
Partie du bas
Une fois que l’information de la paie a été enregistrée
dans le système GIFTS, cette portion doit être acheminée
au bureau de la paie aussitôt que possible (pour les
retenues à la source seulement).
Veuillez vous assurer que TOUTES les informations de la partie du haut sont bien
reportées sur la partie du bas (la partie détachable).
Employés en affectation
Un employé en affectation est une personne qui travaille au sein d’un ministère ou organisme autre
que le sien, et ce pendant une période donnée.
Durant la campagne, il pourrait y avoir au sein de votre ministère/agence un employé en affectation.
Cette personne peut choisir la campagne du ministère/de l’agence où sera désigné son don. Le don
peut être comptabilisé par votre campagne d’affectation ou par son ministère/agence d’origine. Ce
choix ne s’applique pas aux avocats du ministère de la Justice Canada. Leur don est toujours
comptabilisé par leur ministère d’origine.
6
La façon de traiter le formulaire d’un employé en affectation dépendra de son choix
(voir ci-dessous). Cependant, en tant que trésorier principal de votre ministère/agence,
vous devez veiller à ce que tous les formulaires et toutes les parties détachables en
bas du formulaire soient transmises au ministère/à l’agence d'origine du donateur, et
ce, dès que possible. Vous trouverez les coordonnées des trésoriers de chaque
ministère/agence dans le menu principal du système GIFTS, à la rubrique « contact »,
ou vous pouvez vous adresser à votre gestionnaire de la CCMTGC.
En fonction du choix du donateur, vous devez choisir l’une des deux lettres suivantes :
Lettre 1 – Employé en affectation à votre ministère/agence qui choisit de donner à son
ministère/agence d’origine.
Dans ce cas, le formulaire complet doit être acheminé au trésorier de son ministère ou
organisme d’origine, ainsi que l’argent comptant ou le chèque, s’il y a lieu.
Lettre 2 – Employé en affectation à votre ministère/agence qui choisit de donner à votre
campagne.
Dans ce cas, vous devez saisir le don dans le système GIFTS et transmettre la partie inférieure
détachable du formulaire seulement au trésorier de son ministère ou organisme d’origine et
ce, seulement si le don est fait par retenues à la source.
Remarque : Si vous recevez, durant la campagne, la copie détachable d’un formulaire de don
d’un autre ministère ou organisme, il faut tout simplement l’acheminer à votre bureau de la
paie. Ne l’enregistrez pas dans le système GIFTS, car il a déjà été enregistré par l’autre
ministère ou organisme.
Vous pouvez télécharger les lettres sur le site du système GIFTS (option
« Formulaires ») et/ou sur le site Web de la CCMTGC à la rubrique « Trousse de
campagne ». Vous pouvez également trouver des exemples de lettres à l'annexe A de ce
manuel.
Désignation des dons
Les donateurs doivent attribuer leur(s) don(s) à une ou plusieurs des organisations suivantes.
Sections 1 et 2 – Centraide Ottawa/Centraide Outaouais
•
•
Centraide Ottawa/Centraide Outaouais investira les ressources là où les besoins sont
les plus grands et là où elles auront l’impact le plus important.
Le don servira à l’un des domaines ciblés de Centraide Ottawa/ Centraide Outaouais.
7
Un donateur peut désigner son don à plusieurs campagnes (Centraide) sur un seul
formulaire de don, mais il doit préciser clairement quelle campagne s’applique à
quelle désignation.
Section 3 – Centraide
•
Don à tout autre bureau de Centraide au Canada (les codes d’identification figurent sur
le calendrier).
Un donateur peut affecter son don à plus d’une campagne (Centraide) sur un même
formulaire de don pourvu qu’il indique clairement quelle partie de son don
s’applique à quelle campagne.
Section 4 – Partenairesanté
•
•
Don au Fonds Partenairesanté (tous les 16 membres)
Don à un des membres de Partenairesanté
Section 5 – Autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens
Veuillez indiquer l’information suivante :
•
Le nom précis de l’organisme de bienfaisance enregistré canadien. Cette information
est importante, car de nombreux organismes ont un nom similaire.
• Le numéro d’entreprise de l’organisme de bienfaisance enregistré au Canada. Ce
numéro comprend 9 caractères numériques suivis de « RR » et de 4
caractères numériques (p. ex. 123456789RR0001). Vous pouvez l’obtenir
auprès de l’Agence du revenu du Canada en composant le 613-946-2412 ou le
numéro sans frais 1-877-442-2899, en consultant son site Web (à la page
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/lstngs/menu-fra.html) ou par le système
GIFTS.
•
Le don minimum est de 26 $ par organisme de bienfaisance enregistré.
Veuillez vérifier :
Que les montants totaux rapportés sur le formulaire de don correspondent à ceux
inscrits dans les sections 1, 2, 3 et 4. Autrement dit, les données du formulaire
doivent concorder!
Si le don a été fait par retenues à la source, veuillez vous assurer que le montant
de chaque don peut être divisé par le nombre de périodes de paie (1 014 $ / 26
paies = 39 $ par paie).
8
Si le don a été fait en espèces ou par chèque, veuillez vous assurer d'avoir reçu le
montant intégral et que les chèques sont bien à l’ordre de Centraide Ottawa –
CCMTGC.
S’il manque des renseignements sur le formulaire de dons, ne passez pas à l'étape 2.
Consultez le solliciteur pour obtenir l'information manquante.
Événements spéciaux
Pour les fonds recueillis dans le cadre d’une activité spéciale, veuillez vous assurer d’avoir
reçu le formulaire d’événements spéciaux dûment rempli.
Ce formulaire fait une page. Il doit être joint aux rapports et enveloppes qui sont transmises à
la CCMTGC.
Note : les formulaires d’événements spéciaux doivent être dûment remplis et signés par deux
employé(e)s de votre équipe. Il est fortement recommandé que le trésorier soit la personne
qui autorise la tenue de l’activité, et que cette personne appose donc la deuxième signature
sur le formulaire.
ÉTAPE 2 – SAISIR LES SÉRIES ET LES FORMULAIRES DE DONS DANS LE SYSTÈME GIFTS
Le système GIFTS est un système de suivi informatisé très efficace pour les ministères et
agences. Tout utilisateur doit suivre une formation à celui-ci. Pour obtenir des instructions
précises quant à la saisie de données, consultez le Guide de l’utilisateur du système GIFTS.
Vous pouvez utiliser le Service de dépannage GIFTS au 613-228-6741 pour de plus amples
informations.
Le système GIFTS exige que les dons soient saisis par séries, ce qui élimine les erreurs qui
se produisent souvent lorsqu’un grand nombre de formulaires est saisi en même temps.
Chaque série doit être traitée séparément, et les étapes 1 à 6 doivent être répétées pour
chacune d’elle. Cette méthode permet de mieux gérer les dons, de faire des dépôts exacts
et d’acheminer des enveloppes dont les montants concordent.
Règles à suivre pour la saisie de données dans le système GIFTS
Une série doit contenir un maximum de 40 formulaires de dons.
Une enveloppe doit contenir un maximum de 40 formulaires de dons. Les données
sur chaque enveloppe doivent correspondre à son contenu, et les bordereaux de dépôt
doivent correspondre au montant total de tous les chèques et de l’argent comptant
dans l’enveloppe. Les chèques postdatés doivent aussi être inclus dans l’enveloppe pour
être déposés par Centraide Ottawa, les gestionnaires de la campagne.
Si possible, terminez une série avant d’en commencer une autre. Cependant, le système
GIFTS permet d’en commencer une autre même si le traitement d’autres séries n’est pas
9
terminé. Consultez le Guide de l’utilisateur du système GIFTS pour de plus amples
informations.
ÉTAPE 3 – PRÉPARER LES ENVELOPPES ET LES BORDEREAUX DE DÉPÔT
Avant de créer une enveloppe dans le système GIFTS, vous devez rassembler tous les
formulaires de dons pour cette enveloppe (un maximum de 40 formulaires de dons). Vous
devez recueillir tout l’argent comptant et les chèques encaissables correspondant aux séries
de cette enveloppe afin de faire votre dépôt à n’importe quelle succursale de la Banque
Scotia de la région de la capitale nationale. N’oubliez pas d’inclure tous les chèques
postdatés.
Une fois que vous avez préparé et vérifié le total de l’enveloppe, vous pouvez déposer
l’argent comptant et les chèques encaissables à la Banque Scotia. Une fois le dépôt
effectué, vous pouvez créer votre enveloppe dans le système GIFTS. Si vous avez des
questions, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la CCMTGC ou utiliser le Service
de dépannage GIFTS.
Procédé pour la préparation des enveloppes pour les événements spéciaux où les dons
seront désignés :
Selon la politique du Conseil du Trésor, les sommes collectées lors des événements spéciaux
ne peuvent pas être désignées. Dans la région de la capitale nationale, l’argent collecté lors
des événements spéciaux est réparti entre Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et
Partenairesanté. La répartition se fait en fonction du pourcentage des recettes de la
campagne que chaque bénéficiaire réalise lors de la campagne dans son ministère/agence.
Certaines exceptions peuvent être faites à condition que la demande d'approbation de la
désignation soit soumise avant l’événement à votre gestionnaire de campagne de la
CCMTGC, et que le Comité directeur de la CCMTGC ait donné son accord.
Si vous avez reçu l'approbation pour que l’argent collecté lors d’un événement spécial soit
désigné, le processus suivant doit être suivi :
Chaque événement spécial désigné (rapport, formulaire, bordereau de dépôt) doit être placé
dans une enveloppe séparée par un trésorier. Sur l'enveloppe, écrire lisiblement ce qui suit :
• « Contenu provenant d’un événement spécial dont la désignation a été approuvée »;
• Nom de l'événement (par exemple : vente de pâtisseries);
• Le nom du destinataire désigné (par exemple : Société canadienne du cancer) et son
numéro d'entreprise;
• Le numéro du formulaire d'événements spéciaux.
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ÉTAPE 4 – DÉPOSER LES FONDS
Sécurité
Quiconque se voit confier des sommes d’argent pendant la campagne doit en assurer en
tout temps la sécurité. Les sommes d’argent et les formulaires de dons doivent être
déposés dans un coffre-fort ou dans un classeur fermé à clé ou par combinaison dont
l’accès est limité au trésorier, au sous-trésorier et à la personne responsable de la saisie des
données. Il est recommandé de confier la combinaison ou la clé du coffre-fort ou du
classeur au service de la sécurité, et de modifier la combinaison ou de remplacer la serrure
si l’on soupçonne qu’une personne non autorisée a accès aux documents, si une clé est
perdue ou volée, ou encore si un employé autorisé n’a plus besoin d’avoir accès au coffrefort ou au classeur. Les dépôts bancaires devraient être effectués fréquemment pour éviter
d’avoir trop d’argent ou de chèques en main.
Procédures
1. Endosser chaque chèque (y compris ceux qui sont postdatés) dès réception, en y apposant
le timbre de dépôt « Deposit to the credit of GCWCC ». Pour obtenir le timbre de dépôt,
communiquez avec votre gestionnaire de la CCMTGC attitré. Inscrire également au verso
du chèque le numéro du formulaire de don et le numéro de série. Faire la somme des
chèques. Si vous avez plus d’un chèque, veuillez utiliser le bordereau de dépôt électronique
(au format Excel, voir l’exemple 2) et y inscrire les détails de chaque chèque. Ce bordereau
peut être téléchargé à partir du système de GIFTS (option « Formulaires ») ou fourni dans le
matériel de formation du trésorier.
Veuillez noter que la Banque Scotia ne vérifie pas toujours la date des chèques
déposés. Ne déposez aucun chèque postdaté.
2. Vérifier les dons en espèces contre les formulaires de dons pertinents. Classer les dollars
par coupure, faire des rouleaux de pièces de monnaie (s’il y a lieu) et additionner le tout.
3. Remplir un bordereau de dépôt de la Banque Scotia ou le bordereau électronique (au format
Excel, voir l’exemple 2). Vous pouvez avoir plusieurs bordereaux de dépôts dans une
enveloppe, mais il faut vérifier que les montants concordent (c.-à-d. que tous les montants
déposés correspondent au montant total de tous les chèques et espèces, sauf les chèques
postdatés, qui se trouvent dans l’enveloppe. De plus, les copies des bordereaux insérés
dans les enveloppes doivent être estampillées par la banque.
Veuillez noter que le compte de la Banque Scotia est disponible toute l’année pour les
ministères/agences de la région de capitale nationale. Si vous obtenez de l’argent avant ou
après la campagne, vous pouvez effectuer un dépôt dans ce compte. Assurez-vous cependant
de conserver les détails du dépôt, comme les détails de l’activité et du dépôt (numéros et dates
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des chèques, etc.). Des dépôts sont parfois effectués avant la réception des fournitures de la
CCMTGC (enveloppes et formulaires d'événements spéciaux). Dans ce cas, n’inscrivez pas le
numéro de l’enveloppe sur bordereau de dépôt, mais mettez-le à jour plus tard avec le numéro
de l’enveloppe et du formulaire d’événement spécial.
Reportez-vous à l’annexe B pour la liste des succursales de la Banque Scotia dans la région de
la capital nationale.
Bordereau de dépôt
Il faut consigner les renseignements suivants sur chaque bordereau de dépôt :
•
Numéro d’identification du ministère ou de l’agence
Un numéro de deux à trois chiffres propres à un ministère ou à une agence; vous les
trouverez aux pages 19 à 22 de ce manuel.
•
Numéro de client
Le numéro de client est un numéro d’identification qui vous permet de faire les dépôts
à n’importe quelle succursale de la Banque Scotia de la région de la capitale nationale.
Tous les ministères et toutes les agences utilisent le même numéro. Notre numéro de
client est 6050529670804.
•
Numéro de l’enveloppe
Le numéro de l’enveloppe est un numéro unique et séquentiel, c’est-à-dire « 12G-x », où
« x » est une valeur numérique de 6 chiffres.
•
Numéro du dépôt
Chaque bordereau de dépôt est numéroté en ordre séquentiel, c’est-à-dire « numéro
d’identification du ministère – X, où « X » est une valeur numérique séquentielle à
partir de 1.
•
Exemples de bordereaux de dépôts
Il y a deux types de bordereaux de dépôts. En voici des exemples.
12
1. Exemple 1 : bordereau de dépôt bancaire de la Banque Scotia (voir page 12), dépôt
d’un chèque
Ministère/organisme
o
N d’identification
Numéro du dépôt
Numéro de client
Total du dépôt
Chèques
Espèces
Trésorier
Santé Canada
7
1
08G-012345
6050529670804
210 $
1 x 50 $
1 x 100 $
1 x 20 $
3 x 10 $ (30 $)
2 x 5 $ (10 $)
Nom du trésorier du ministère
Consignes pour remplir le bordereau de dépôt de la Banque Scotia (voir ci-dessous)
1. Nom du ministère/organisme.
2. Numéro de l’enveloppe.
o
3. N d’identification et Numéro du dépôt. Exemple : « 7 -1 » où « 7 » représente le
numéro d’identification de Santé Canada (tel qu’indiqué aux pages 19 à 22) et « 1 »
représente le premier dépôt à la Banque Scotia pour Santé Canada. Ce numéro est
séquentiel.
4. Date du dépôt.
5. Nom de la personne qui a fait le dépôt.
6. Le numéro de client pour tous les ministères ou agences de la région de la capitale
nationale est 6050529670804.
7. Nom et le montant du chèque déposé. Si vous avez plus d’un chèque, veuillez
utiliser le bordereau de dépôt électronique.
8. Indiquer les détails de l’argent comptant (dollars américains et canadiens), les
pièces de monnaie et les dollars par coupures et le total.
13
1
7
2
3
}
}
4
5
6
8
Exemple 2 : bordereau de dépôt électronique au format Excel (voir page 13), dépôt de
plusieurs chèques.
Ministère/organisme
No d’identification
Numéro du dépôt
Numéro de client
Total du dépôt
Chèques
Espèces
Trésorier
Santé Canada
7
2
10G-000190
6050529670804
835 $
4 x (675 $)
1 x 100 $
1 x 20 $
3 x 10 $ (30 $)
2 x 5 $ (10 $)
Nom du trésorier du ministère
Consignes pour remplir un bordereau de dépôt électronique ci-dessous :
1. Nom du ministère/organisme.
2. Numéro de l’enveloppe.
3. No d’identification et Numéro du dépôt. Exemple : « 7 -2 » où « 7 » représente le
numéro d’identification de Santé Canada (tel qu’indiqué aux pages 20 à 23) et « 2 »
représente le deuxième dépôt à la Banque Scotia pour Santé Canada. Ce numéro est
séquentiel.
4. Nom et montant de chaque chèque déposé.
5. Date du dépôt.
6. Nom de la personne qui fait le dépôt.
14
7. Le numéro de client de tous les ministères et organismes de la région de la capitale
nationale est 6050529670804.
8. Indiquer les détails de l’argent (dollars américains et canadiens), les pièces de
monnaie et les dollars par coupure et le total.
1
2
3
{
4
}
5
8
6
7
15
ÉTAPE 5 – CRÉER DES ENVELOPPES DANS LE SYSTÈME GIFTS
Seuls le trésorier principal ou les sous-trésoriers du ministère peuvent créer des
enveloppes dans le système GIFTS. Avant de procéder, veuillez vous assurer que les totaux
des enveloppes correspondent aux bordereaux de dépôt (espèces et chèques encaissables)
et aux chèques postdatés des séries de l’enveloppe.
Veuillez vous reporter au Guide de l’utilisateur du système GIFTS ou à l’outil d’apprentissage
électronique pour la marche à suivre.
ÉTAPE 6 – REMPLIR ET REMETTRE LES ENVELOPPES AU GESTIONNAIRE DE LA CCMTGC
Pour faciliter le traitement et obtenir des données comptables fidèles, la CCMTGC a créé des
enveloppes types pré-imprimées. Le trésorier peut envoyer plusieurs séries dans une
même enveloppe, mais il y a un maximum de 40 formulaires de dons par enveloppe.
Les enveloppes seront distribuées au moment de la formation au système GIFTS ou vous
seront remises par votre gestionnaire de la CCMTGC. Pour obtenir des enveloppes
supplémentaires, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la CCMTGC.
Voici une liste des documents que doit contenir chaque enveloppe. Il n’est pas
nécessaire de conserver une copie de tous les documents puisque vous pouvez
toujours consulter le système GIFTS.
•
•
•
•
•
Le rapport de séries du système GIFTS accompagné seulement des parties supérieures
des formulaires de dons correspondants.
Une ou plusieurs séries et les rapports de séries correspondants du système GIFTS.
Chaque série comprend une ou plusieurs parties supérieures du formulaire de don et/ou
les copies vierges des formulaires d’évènements spéciaux.
Un ou plusieurs bordereaux de dépôt. Ils doivent correspondre au total de tout
l’argent comptant et des chèques (sauf les chèques postdatés) correspondant à
tous les formulaires de dons de l’enveloppe, et être estampillés par la banque.
Les chèques postdatés doivent être agrafés aux formulaires de dons appropriés.
Le système GIFTS fournit un rapport d’enveloppe qui doit être imprimé et inséré dans
l’enveloppe.
Ne conservez pas les chèques postdatés pour un dépôt ultérieur. Les chèques datés après
le jour du dépôt (chèques postdatés) doivent être mis dans l'enveloppe correspondante.
Agrafez-les au formulaire de don correspondant, et soumettez-les avec les autres
documents. Le bureau de la CCMTGC les déposera.
Pour assurer l’exactitude des montants consignés et éviter les délais de traitement, ne
soumettez que des enveloppes qui remplissent tous ces critères.
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Veuillez noter qu’il est impératif de faire parvenir vos enveloppes à la CCMTGC dès qu’elles
sont dûment remplies. Certaines séries peuvent contenir des informations de paiement par
carte de crédit qui doivent être traitées, n’attendez pas la fin de votre campagne pour
remettre les enveloppes.
Les enveloppes qui ne répondent pas à tous les critères seront retournées au trésorier pour
qu’il apporte les corrections nécessaires.
Les enveloppes doivent être remises régulièrement à votre gestionnaire de la CCMTGC
ou être données en mains propres à :
CCMTGC
a/s Centraide Ottawa
363, chemin Coventry
Ottawa (Ontario) K1K 2C5
LA FIN DE LA CAMPAGNE
Il est probable que vous receviez des dons après la fin de la campagne. Voici les directives pour
les retenues à la source et les dons en espèces.
Retenues à la source
Communiquez avec le bureau de la paie pour savoir quand vous devez soumettre toutes les
parties détachables des formulaires de don. Habituellement, la date limite est vers la minovembre. Toutes les retenues à la source débuteront en janvier de l’année suivante.
Toutefois, les dons par retenue à la source qui sont reçus après la date de clôture doivent être
soumis au Bureau du personnel, Paie et avantages sociaux, avec un formulaire
PWGSC-TPSGC 2517T (Formulaire de saisie de paie du personnel) ou PWGSC-TPSGC 2549
(Formulaire de saisie du personnel – paie et récapitulation du temps) dûment rempli. Les
retenues à la source inscrites sur ces formulaires doivent correspondre au don total pour les
périodes de paie restantes de l’année. Il est recommandé de confirmer les procédures
applicables auprès du bureau du personnel, Paie et avantages sociaux de votre ministère
ou agence.
Dons en espèces
Un reçu aux fins d’impôt sera délivré l’année suivante pour tous les dons en espèces, par
chèque ou par carte de crédit effectués après le 31 décembre de l’année de la campagne. Vous
devez déposer l’argent et les chèques. Veuillez entrez l’information dans le système GIFTS et la
faire suivre rapidement au bureau de la CCMTG, surtout pour les dons par carte de crédit.
Matériel non utilisé
Une fois la campagne terminée, il est recommandé de conserver tous les bordereaux de dépôts
et le timbre de dépôt. Toutes les enveloppes non utilisées doivent être retournées à votre
17
gestionnaire de la CCMTGC. Les formulaires de don et les formulaires d’évènements spéciaux
non utilisés doivent également être retournés.
Reçus aux fins d’impôt
Il incombe à chaque ministère et organisme de distribuer les reçus officiels aux fins
d’impôt aux personnes qui ont fait des dons en espèces, par chèque ou par carte de crédit. Les
reçus seront préparés par le bureau de la CCMTGC, puis envoyés au trésorier ou au chef de
campagne. Un don minimum de 20 $ (espèce, chèque et carte de crédit) est requis pour
qu’un reçu aux fins d’impôt puisse être délivré.
Quant aux personnes qui ont donné par retenues à la source, le montant du don apparaîtra sur
le relevé des gains et des déductions fait par l’employeur (T4), qui servira de reçu officiel. Le
bureau de la CCMTGC ne participe pas à la délivrance des reçus pour les dons effectués par
retenues à la source.
18
NUMÉRO D’IDENTIFICATION DES MINISTÈRES ET ORGANISMES
o
N d’identification
10
47
188
27
101
156
160
173
12
162
161
189
33
11
87
83
Code
EXT
IAN
NED
IDA
ICA
FNA
HRH
AHS
ACO
BSF
NAR
ESO
CSA
AGR
DVA
VAC
104 APX
69
52
167
81
88
186
98
187
66
65
14
102
190
49
56
45
35
184
155
90
ORA
LIB
BAL
TSB
FJA
FJR
FJJ
SEC
PCO
SIF
AUD
CFC
CSE
IDR
NAC
HOC
IMC
FCG
OPC
OIC
Ministère ou organisme
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne de développement économique du Nord
Agence canadienne de développement international
Agence canadienne d’inspection des aliments
Agence de la consommation en matière financière du Canada
Agence de la fonction publique du Canada
Agence de la santé publique du Canada
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Agence des services frontaliers du Canada
Agence du revenu du Canada
Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario
Agence spatiale canadienne
Agriculture et agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
Anciens Combattants Canada – bureau du district d'Ottawa
Association professionnelle des cadres de la fonction publique
du Canada (APEX)
Association récréative de la fonction publique du Canada
Bibliothèque du Parlement
Bibliothèque et Archives Canada
Bureau de la sécurité des transports du Canada
Bureau du Commissaire à la magistrature fédérale
Bureau du commissaire à la magistrature fédérale (Juges retraités)
Bureau du commissaire à la magistrature fédérale (Juges)
Bureau du commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications
Bureau du Conseil privé
Bureau du surintendant des institutions financières du Canada
Bureau du vérificateur général du Canada
Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada
Centre de la sécurité des télécommunications Canada
Centre de recherches pour le développement international
Centre national des arts
Chambre des communes
Citoyenneté et Immigration Canada
Comité des griefs des Forces canadiennes
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Commissariat à l'information du Canada
19
174
168
89
93
24
23
95
46
57
67
68
169
97
50
61
76
75
17
31
73
64
15
62
38
22
77
4
16
84
21
39
13
LOB
ETH
COL
CSN
HRC
CDC
CPM
IRB
NCC
PSC
RLT
ISC
CLD
IJC
NPB
SWC
SCD
CIR
RTC
SSH
NSE
CCL
NRC
DCC
CCC
SUC
DND
FRD
WCO
CES
CEO
AEC
40 DOE
2
71
44
48
154
94
185
EDC
RCM
GGS
DUS
INF
CRI
INT
Commissariat au lobbying du Canada
Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique
Commissariat aux langues officielles
Commission canadienne de la sûreté nucléaire
Commission canadienne des droits de la personne
Commission canadienne du lait
Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire
Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada
Commission de la capitale nationale
Commission de la fonction publique du Canada
Commission des relations de travail dans la fonction publique
Commission des revendications particulières des Indiens
Commission du droit du Canada
Commission mixte internationale
Commission nationale des libérations conditionnelles
Condition féminine Canada
Conseil canadien des normes
Conseil canadien des relations industrielles
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Conseil des Arts du Canada
Conseil national de recherches du Canada
Construction de Défense Canada
Corporation commerciale canadienne
Cour suprême du Canada
Défense nationale
Développement économique Canada
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
École de la fonction publique du Canada
Élections Canada
Énergie atomique du Canada limitée
Environnement Canada avec l’Agence canadienne d'évaluation
environnementale et l'Agence Parcs Canada
Exportation et développement Canada
Gendarmerie royale du Canada
Gouverneur général du Canada
Industrie Canada
Infrastructure Canada
Instituts de recherche en santé du Canada
Intégrité du secteur public Canada
20
51
42
70
30
58
34
152
179
6
43
180
8
63
7
54
26
82
159
32
72
158
37
182
191
19
151
171
29
60
20
5
80
9
25
85
28
36
96
176
183
JUS
FIN
MNT
MNS
NGC
ATN
CAP
PAS
PCH
DFO
RDC
REH
RSN
NHW
CST
CIC
TBD
PSP
PAY
SEN
CAJ
PEN
PPD
GSS
CMH
CMR
CDI
CMC
NST
CBC
STC
MOT
SVC
PTP
APT
BCO
CAT
RCT
TSD
PRT
Ministère de la Justice Canada
Ministère des Finances Canada
Monnaie royale canadienne
Musée canadien de la nature
Musée des beaux-arts du Canada
Office des transports du Canada
Parcs Canada
Passeport Canada
Patrimoine canadien
Pêches et Océans Canada
Recherche et développement pour la défense Canada
Ressources humaines et Développement social Canada et Service Canada
Ressources naturelles Canada
Santé Canada
Secrétariat de l'ALÉNA
Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Sécurité publique Canada
Sécurité publique Canada – 2
Sénat du Canada
Service administratif des tribunaux judiciaires
Service correctionnel du Canada
Service des poursuites pénales du Canada
Services partagés Canada
Société canadienne d’hypothèques et de logement
Société canadienne d’hypothèques et de logement – Retraités
Société d’assurance-dépôts du Canada
Société du Musée canadien des civilisations
Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada
Société Radio-Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics et services gouvernementaux Canada
Tribunal canadien des droits de la personne
Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs
Tribunal canadien du commerce extérieur
Tribunal d’appel des transports du Canada
Tribunal de la concurrence
Tribunal de la dotation de la fonction publique
Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs Canada
21
ORGANISMES MEMBRES
Région de la capitale nationale
Vous trouverez la liste à jour des organismes membres des trois partenaires, soit
Centraide Ottawa, Centraide Outaouais et Partenairesanté, sur le site Web de la CCMTGC
(www.ccmtgc.org).
22
CODES DES CENTRAIDE A TRAVERS LE CANADA
Alberta
Nouveau-Brunswick
Alberta Capital Region
1013
Calgary et sa région
1036
Région du Centre du N.-B. Inc.
1016
1017
Greater Moncton & Southeastern New Brunswick Region Inc.
Centre de l’Alberta
1028
Fort McMurray
1340
Grande Prairie et sa région
1134
Terre-Neuve
Hinton
1168
Terre-Neuve-et-Labrador
Lakeland
1158
Lethbridge & South Western Alberta
1023
Territoires du Nord-Ouest
Lloydminster & District
1167
Yellowknife
Slave Lake Society
1165
South Eastern Alberta
1026
Colombie-Britannique
Greater Saint John Inc.
1005
1404
1405
Nouvelle-Écosse
Cape Breton
1008
Colchester County
1046
Castlegar District
1304
Cumberland County
1034
Central and South Okanagan/Similkameen
1050
Halifax Region
1025
Central & Northern Vancouver Island
1048
Lunenburg County
1406
Cowichan
1098
Pictou County
1081
Cranbrook and Kimberley
1071
Fraser Valley
1153
Greater Victoria
1029
1407
Lower Mainland
1024
Nunavut *Ne désigne pas de Centraide. N’utiliser ce code
que dans la case C du formulaire, dans la campagne du
Nunavut.
Northern British Columbia
1077
North Okanagan Columbia Shuswap
1103
Powell River & District
1139
Thompson, Nicola, Cariboo
1043
Trail and District
1062
Manitoba
Brandon & District Inc.
1042
Carberry & North Cypress
1163
Morden & District
1066
Neepawa & District Inc.
1169
Portage Plains
1069
Winkler & District
1132
Winnipeg
1014
23
Ontario
Brant
Île-du-Prince-Édouard
1031
Bruce Grey
1401
Burlington and Greater Hamilton
1033
Cambridge and North Dumfries
1074
Île-du-Prince-Édouard
1015
Québec
Abitibi Témiscamingue et Nord-du-Québec
1149
Chatham-Kent
1039
Bas-Saint-Laurent
1346
City of Kawartha Lakes
1121
Centre-du-Québec
1086
Durham Region
1047
Duplessis
1162
Elgin-St. Thomas
1078
Estrie
1083
Greater Simcoe County
1058
Gaspésie-iles-de-la-Madeleine
1360
Guelph and Wellington
1041
Gatineau-Labelle-Hautes-Laurentides
1152
Haldimand and Norfolk
1322
Grand Montréal
1003
Halton Hills
1357
Haute-Côte-Nord/Manicouagan
1145
Kingston, Frontenac Lennox & Addington
1032
KRTB-Côte-du-Sud
1085
Kitchener-Waterloo and Area
1051
Lanaudière
1337
Lanark County
1359
Laurentides
1084
Leeds and Grenville
1120
Mauricie
1060
London & Middlesex
1019
Outaouais
1002
Milton
1351
Québec et Chaudière-Appalaches
1022
Niagara Falls and Greater Fort Erie
1011
Richelieu-Yamaska
1052
Northumberland
1073
Saguenay-Lac-Saint-Jean
1343
Oakville
1067
Sud-Ouest du Québec
1347
Ottawa
1001
Oxford
1072
Saskatchewan
Peel Region
1063
Battlefords Inc.
1330
Perth-Huron
1123
Elrose & District Corp.
1112
Peterborough & District
1045
Estevan
1056
Porcupine
1068
Eston
1114
Prescott-Russell
1400
Regina
1012
Quinte
1018
Saskatoon & Area
1030
Renfrew County
1076
Swift Current
1061
Sarnia-Lambton
1020
Weyburn & District
1049
Sault Ste. Marie
1037
Yorkton & District
1075
South Georgian Bay
1087
South Niagara
1044
Yukon
St. Catharines & District
1021
Society of the Yukon
1166
UNITED WAY - CENTRAIDE CANADA
1350
Stormont, Dundas & Glengarry
1038
Sudbury and/et District
1344
Thunder Bay
1010
Toronto
1027
Toronto Areawide
1408
Windsor-Essex County
York Region
1040
1336
24
ANNEXE A : EXEMPLE DE LETTRE POUR UN EMPLOYE EN
AFFECTATION
Lettre 1 :
o
À : ___________________________ N de téléphone : ______________
Ces donateurs ont été affectés à notre ministère, et désirent que leur don compte
pour votre campagne. Je vous envoie donc leurs formulaires de don aux fins de
saisie dans le système GIFTS pour votre ministère ou agence.
Merci,
o
De : __________________________ N de téléphone : _______________
************************************
To: ___________________________ Phone Number: _______________
These donors have been seconded to our department and wish to donate towards
your campaign. Their donation should count for your campaign, therefore I am
forwarding their gift form(s) to you so they can be entered into the GIFTS system
under your department/agency.
Thank you,
From: _________________________ Phone Number: ________________
25
Lettre 2 :
o
À : ____________________________ N de téléphone : _____________
Ces donateurs ont été affectés à notre ministère et ont contribué à notre campagne.
Ils désirent donner par retenues à la source, et pour ce faire, la portion détachable
au bas de leur formulaire de don doit être acheminée à votre bureau de paie.
Je vous saurais gré d’acheminer dès que possible la portion détachable au bas de
leur formulaire de don à votre bureau de paie.
Merci,
o
De : ____________________________ N de téléphone : _____________
************************************
To: _____________________________ Phone Number: ______________
These donors have been seconded to our department and have donated towards our
campaign. They wish to donate through payroll deductions; therefore the detachable
bottom portion of their gift form must be forwarded to your payroll office.
Please forward the enclosed GCWCC detachable bottom portion of their gift form(s)
to your payroll office as soon as possible.
Thank you,
From : ___________________________ Phone Number :_______________
26
ANNEXE B : SUCCURSALES DE LA BANQUE SCOTIA DANS LA
RCN
Gatineau
Gatineau - Hull
Gatineau - Centre-ville
Gatineau - Gloucester Centre
Gatineau - Hull
Gatineau - Les Galeries de Hull
Gatineau - Plaza Glenwood
Gatineau - Buckingham
139, boul. du Plateau
144, boul. de l'Hôpital
381, boul. Maloney Est
61, promenade du Portage
320, boul. Saint-Joseph
210, chemin d'Aylmer,
Local 20
526, av. de Buckingham
Gatineau
Gatineau
Gatineau
Gatineau
Gatineau
Gatineau
QC
QC
QC
QC
QC
QC
J9A 3G1
J8T 7S7
J8P 1E3
J8X 2J9
J8Y 3Y8
J9H 1A2
819-771-7071
819-243-6826
819-663-7726
819-777-5293
819-770-5990
819-684-7300
Gatineau
QC J8L 2H1
819-986-3386
2714, prom. Alta Vista
C. P. 4010 Station E
Ottawa
Ottawa
ON K1V 7T4
ON K1S 5B1
613 731 3660
613 564 5333
186, rue Bank
1231, prom. Colonel By
1427, av. Carling
Ottawa
Ottawa
Ottawa
ON K2P 1W6 613 564 5307
ON K1S 5B6 613 564 5363
ON K1Z 7L6 613 798 7001
1085, av. Carling
C. P. 6009 Station J 2121, av. Carling
C. P. 865
366, rue Elgin Street
1670, chemin Heron
65, rue Main
119, rue Queen, 3e étage
1145, rue Bank
3310, ch. McCarthy
2685, rue Iris
425, rue Preston
117, rue Rideau
751, av. Ridgewood
655, ch. Earl Armstrong
661, rue Somerset Ouest
2515, rue Bank
211, ch, Montreal,
C. P. 7130
388, ch. Richmond
Ottawa
Ottawa
ON K1Y 4K4
ON K2A 1R5
613 798 2040
613 798 2000
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
Ottawa
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
ON
K1P 5T2
K2P 1M8
K1V 0C2
K1S 1B5
K1P 6L8
K1S 3X4
K1V 9S1
K2C 3S4
K1S 4N3
K1N 5X4
K1V 6M8
K1V 2G2
K1R 5K3
K1V 8R9
K1L 8E2
613 564 5100
613 564 5348
613 526 1480
613 564 5355
613 564 7972
613 564 5338
613 523 7750
613 829 8842
613 564 5315
613 564 5387
613 521 5249
613 822 9533
613 564 5160
613 738 4700
613 741 6540
Ottawa
ON K2A 0E8
613 798 2070
3701, prom. Strandherd
3750, ch. Richmond
1649, ch. Merivale
Ottawa
Ottawa
Ottawa
ON K2J 4G8
ON K2H 5B9
ON K2G 3K2
613 825 3077
613 829 2440
613 226 3983
2, ch. Beaverbrook
701, ch. Eagleson
482, ch. Hazeldean
8111, prom. Campeau
Kanata
Kanata
Kanata
Kanata
ON
ON
ON
ON
613 591 6644
613 591 7545
613 591 2350
613 591 2020
2339, ch. Ogilvie
2400, prom. City Park
Gloucester ON K1J 8M6
Gloucester ON K1J 1H6
Ottawa
Bank et Alta Vista
Bank et 4e Avenue – 828, rue
Bank
Bank et Gloucester
Université Carleton
Carling et Kirkwood Hampton Park Plaza
Carling et Parkdale
Carling et Woodroffe
118, rue Sparks
Elgin et Frank
Mail Herongate
Ottawa Est
Centre-ville
Ottawa Sud
Paul Anka et McCarthy
Centre commercial Pinecrest
Preston et Norman
Rideau et William
Mail Riverside
Succ. Riverside Sud
Somerset et Bronson
Centre commercial Southgate
Vanier
Westboro
Nepean
Centre Barrhaven
Bells Corners
Merivale et Meadowlands
Kanata
Chemin Beaverbrook
Centre commercial Bridlewood
Kanata Town Centre
Terry Fox et prom. Campeau
K2K 1L1
K2M 2G1
K2L 1V4
K2T 1B7
Gloucester
Centre commercial Beacon Hill
Centre commercial Gloucester
613 741 6265
613 748 6001
27
Orleans
Chemin Innes
Place d'Orléans
Plaza Charlemagne
3888, chemin Innes
110, Place d'Orléans
470, boul. Charlemagne Unité 1
Orléans
Orléans
Orléans
ON K1W 1K9 613 834 2029
ON K1C 2L9 613 824 6691
ON K4A 1S2 613 834 2400
Autres succursales :
http://cgi.scotiabank.com/ScotiabankFr/branch_locator/storelocf-on.html
28

Trésorier – Système GIFTS 2013 - gcwcc

Transcription

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