Boîte à outils de relations publiques pour renforcer les clubs

INTRODUCTION
INTRODUCTION
Cette Boîte à outils de relations publiques vous fournira tout ce dont vous avez besoin
pour partager ce que votre nouveau club ou votre club existant réalise dans votre ville
locale. Vous informerez votre ville au sujet de Kiwanis et des activités du club. Vous
serez le porte-parole de Kiwanis en faisant la promotion des événements spéciaux. Vous
aurez également pour mission de raconter l’histoire globale de Kiwanis International
ainsi que l’impact que nous exerçons sur les villes du monde entier. Vous contribuerez
également à la prise de conscience du public au sujet de la marque Kiwanis. N’oubliez
pas, toutes les communications externes sont estampillées Kiwanis. Cela vous permet de
faire passer un message simple et facile à comprendre !
Nous avons conçu cette boîte à outils afin de vous faciliter la tâche autant que possible.
Les clubs trouveront des ressources pour faire la publicité des étapes particulières : la
cérémonie de la charte, le premier événement de collecte de fonds, le premier projet de
service et la première opération de recrutement de membres. Ces ressources serviront
également à susciter une prise de conscience concernant le nouveau club Kiwanis et sa
mission. Les clubs existants trouveront des ressources pour faire la publicité des projets
de service et des opérations de collecte de fonds afin de susciter la prise de conscience au
sujet de votre club et de sa mission.
La participation enthousiaste des clubs au niveau local sera la clé de votre réussite.
Nous vous encourageons à vous approprier ces ressources pour les adapter à votre
club. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide, de retours
d’information et de conseils au cours de votre action.
Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs | 2
TABLE DES MATIÈRES
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Pour commencer
Comment créer une liste média
Relations médias
Formation à l’interview
Suivi de publications
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POUR COMMENCER
Votre « boîte » RP personnelle :
Personne ne connaît Kiwanis mieux que vous ! La boîte à outils numérique ci-jointe vous aidera
à transformer ce savoir en relations avec les médias d’information. Vous y trouverez tout ce
dont vous avez besoin pour parler le mieux possible de Kiwanis à vos médias locaux.
N’oubliez pas, plus vous attirez l’attention, plus vous partagerez l'histoire de Kiwanis avec votre
ville et plus vous attirerez de nouveaux membres potentiels. Pensez à étudier les différents
outils de la boîte et à personnaliser les documents en fonction de votre club et de votre ville.
Vous trouverez les documents suivants :
Formation aux relations publiques
1. Comment créer une liste média Pour faire circuler l’information, vous devez établir une liste
des médias locaux. Avant de commencer la diffusion, vous devez déterminer ceux à qui il
faut envoyer ces documents. C’est la première étape pour obtenir une bonne couverture.
2. Relations médias 101 Ce document vous présentera les meilleurs moyens d’approcher les
médias et vous donnera des conseils pour que votre idée et votre reportage se distinguent.
3. Formation aux interviews Ce document vous aidera à préparer les interviews en face à face et au
téléphone avec les médias et vous fournira des astuces à utiliser avant, pendant et après
l’interview.
4. Suivre les publications Ce document vous aidera à repérer toutes les publications obtenues
et il vous fournit des informations sur la manière de les partager avec l’équipe de relations
publiques de Kiwanis International.
5. Site Internet Rendez-vous sur www.kiwanis.org pour obtenir des outils supplémentaires. Par
exemple, Oles modèles répertoriés ci-dessous, le logo Kiwanis et des directives sur l’utilisation de la
marque.
Modèles et outils
1. Alerte médias : Cette alerte média vous aidera à informer vos médias locaux au sujet des
événements spéciaux, comme la cérémonie de remise de la charte ou le premier projet de service.
Envoyez les une à deux semaines avant l’événement.
2. Publications dans la presse : Cette publication dans la presse constitue un formidable moyen de
faire parler de votre nouveau club et de ses futures actions pour la ville locale. Vous verrez
que nous avons facilité les choses pour que vous puissiez la personnaliser avec vos
informations : il vous suffit de remplir les zones surlignées. Nous avons également prévu un
emplacement pour inclure une citation d’un membre du club. Les clubs existants peuvent
également utiliser ce modèle pour annoncer une nouvelle action du club ou un nouveau
projet particulier.
3. Juste les faits : Ce document peut être envoyé aux médias avec votre article. Il s’agit d’une
présentation rapide de Kiwanis International.
>>Section suivante: Comment créer une liste médias
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COMMENT CRÉER UNE LISTE MÉDIA
Pour faire « circuler l’info » sur Kiwaniset pour faire connaître ce projet sur votre marché local, vous
devez commencer par créer ce qu’on appelle une liste média.
1. Créer votre liste média de la même manière que votre réseau professionnel. Les relations
sont le meilleur point de départ pour diffuser votre reportage. Consacrez quelques minutes à
passer en revue vos connaissances. Avez-vous des contacts dans les journaux ou les stations de
radio/TV locaux ? Connaissez-vous quelqu’un susceptible d’en avoir ? Si oui, ces contacts
pourront vous ouvrir des portes. Et même si, lorsque vous les appelez, ils vous disent que ce
ne sont pas eux qui s’occupent de ces questions, ils ont en général la gentillesse de vous
renvoyer vers la bonne personne.
2. Commencez par identifier les médias susceptibles d’être intéressés par votre reportage
et listez-les. Considérez les médias suivants présents dans votre ville et dans un rayon
d’environ 50 kilomètres en fonction de la taille de votre ville. Pour les petites villes, vous devrez
peut-être élargir le rayon.
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PRESSE ÉCRITE (magazines and journaux) : Quel est le plus important journal de la ville ? Est-ce
que votre ville/quartier dispose également d’un petit journal ? Et pourquoi pas un magazine urbain
ou régional qui s’intéresse à ce que les gens font dans votre ville ? Tâchez de vous focaliser sur
les principaux médias présents dans la ville de votre club ainsi que sur les publications de
quartier les plus proches du club.
TV : Quelles sont les principales chaînes de TV de votre ville ? Disposent-elles d’émissions
matinales ou de la mi-journée qui parlent des événements marquants de votre ville ?Savezvous si l’un de vos présentateurs favoris est spécialisé dans les domaines de la santé, de
l’action philanthropique ou du service et serait donc plus susceptible de s’intéresser à votre
reportage ?
RADIO : La participation de votre club peut être une formidable opportunité d’interview pour la
matinale d’une émission de radio. Quelle est la radio la plus connue de votre ville ? Pensez-vous
qu’elle pourrait diffuser un reportage comme le vôtre, sur la santé, l’action philanthropique ou
les services? Quelles sont les émissions que vous écoutez le matin ? (Il est toujours bon d’avoir
un contact direct et de lui faire savoir que vous êtes un fervent auditeur de son émission et que
vous avez bien compris le format de celle-ci.)
3. Lorsque vous avez identifié les médias les plus susceptibles de s’intéresser à votre
reportage, consultez leur site Internet pour obtenir leurs coordonnées. De nombreuses
stations listent les coordonnées de la salle de rédaction, du secrétaire de rédaction ou des
journalistes. Chercher les adresses email et les numéros de téléphone pour étoffer votre liste.
4. Identifiez précisément les coordonnées de votre contact pour chaque média. Les
coordonnées de votre contact porteront des titres différents selon le type de média :
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PRESSE ÉCRITE (magazines et journaux) : secrétaires de rédaction de magazines régionaux,
secrétaires de rédaction des pages santé ou philanthropie. Dans les petits journaux, demandez le
nom, le numéro de téléphone et l’adresse email du chef de rédaction ou du secrétaire de rédaction
des pages spéciales.
TV : directeur de l’information ainsi que les producteurs des émissions matinales, de la mijournée et/ou des émissions débats.
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RADIO : directeur de l’information, producteur des matinales et/ou des émissions débats de la
radio. Méfiez-vous des stations de radio qui pratiquent volontiers un humour provocateur ; elles
pourraient ne pas traiter vos informations avec le sérieux requis. En général, les radios
d’information ou de débat sont plus réceptives aux lancements de projets parce qu’elles
disposent de plus de temps pour les reportages qui ne sont pas forcément d’actualité ou qui
n’ont pas un caractère sensationnel.
EN LIGNE : En fonction du type de ressource en ligne que vous sollicitez, le contact peut varier.
S’il s’agit d’un site dirigé par une seule personne, vous n’avez qu’une option, mais si vous ciblez
des sites d’information en ligne, vous devrez rechercher la personne qui couvre les nouvelles de
la ville ou les sujets liés à la santé.
Remarque : Ne prenez pas contact avec le service publicité pour proposer une idée
de reportage.
5. Si vous n’êtes pas en mesure de trouver l’adresse email ou le numéro de téléphone
d’un journaliste en particulier au moyen du site Internet, téléphonez directement.
Demandez au standardiste ou au contact de la salle de rédaction le nom de la personne en chargée de
la santé, de l’action philanthropique ou des services. Conservez un historique de toutes les personnes
auxquelles vous avez parlé, et veillez à ne pas faire d’erreurs sur les noms, emails, adresses postales
et numéros de téléphone.
6. Comprendre les différents « délais de traitement » lorsque vous distribuez des
communiqués ou des informations aux personnes de votre liste.
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Les quotidiens, les hebdomadaires, les radios et les chaînes de télévision exigent en général un
délai de deux à trois semaines.
Les magazines préfèrent généralement avoir les informations quelques mois à l’avance. Donc ne
vous attendez pas à une couverture immédiate. La plupart des magazines urbains ont leurs
propres délais de publication, le plus simple est donc de leur téléphoner et de leur demander ce
qu’il en est pour un reportage.
Les télévisions locales et les directeurs de l’information préfèrent en général être avertis
seulement une semaine ou quelques jours à l’avance.
Les sources en ligne peuvent publier les articles très vite, envoyez-leur donc les informations
quelques jours ou une semaine à l’avance.
Félicitations, vous avez créé une formidable liste média ! Il est maintenant temps de préparer
les informations que vous allez envoyer à toutes les personnes de votre liste
>>Section suivante: Relations médias
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RELATIONS MÉDIA
Nous vous sommes reconnaissants des actions que vous entreprenez pour attirer l’attention sur votre
club Kiwanis.Toute opportunité médiatique permettant d’attirer l’attention sur Kiwanis et votre club
créera des opportunités de recruter de nouveaux adhérents !
Lorsque vous aurez créé votre liste média, présentez votre événement afin de susciter une prise de
conscience du public. Veillez à utiliser les modèles personnalisables.
En prenant l’exemple de l’ouverture d’un nouveau club voici comment :
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Annonce de nouveau club : rédiger puis distribuer un article de presse
annonçant le nouveau club.
Cérémonie de remise de la charte : rédiger puis distribuer un avis aux médias.
Premier événement de collecte de fonds : rédiger puis distribuer un avis aux
médias avant l’événement. Utiliser ce communiqué de presse pour récapituler
la réussite de l’événement.
Premier projet de service : rédiger puis distribuer un avis aux médias avant
l’événement. Utiliser ce communiqué de presse pour récapituler la réussite de
l’événement.
Recrutement de nouveaux membres : rédiger puis distribuer un avis aux
médias.
Assurez-vous d’envoyer vos documents aux médias par e-mail et d’effectuer un suivi
téléphonique auprès de vos contacts pour les encourager à faire circuler l’information.
Une check-list pas à pas
1. Remplissez les espaces et personnalisez votre communiqué de presse ou l’avis aux médias.
Nous vous avons fourni un très bon modèle de communiqué qui contient tous les détails
sur Kiwanis. Il vous suffit de compléter les espaces avec les informations spécifiques à votre
club (les actions dans la ville, les événements que vous organisez, vos coordonnées, etc.) et
vous voilà prêt à commencer ! Souvenez-vous : plus votre reportage sera localisé, plus il
intéressera les médias.
2. Distribuez votre communiqué de presse personnalisé ou votre avis aux médias à votre
liste média. L’envoi d’emails est probablement le moyen le plus efficace et le moins cher
pour envoyer des informations. N’envoyez pas le communiqué en pièce jointe, mais faites
un copier-coller et insérez-le dans le corps de votre email, puis ajoutez la fiche de synthèse en
pièce jointe. Songez à une formule accrocheuse pour l’objet afin que l’email ne se perde pas
aux oubliettes. Soyez bref, allez à l’essentiel, mettez en avant le côté local du reportage, et
soyez créatif.
3. Après avoir distribué vos documents, c’est le moment d’assurer le suivi
téléphonique qui permettra de promouvoir votre reportage auprès de vos contacts
médias. Si vous envoyez les informations par mail, vous pouvez démarrer le suivi
téléphonique dès le lendemain et relancer au cours des semaines suivantes.
4. Lorsque vous téléphonez à vos contacts, souvenez-vous de trois choses :
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Les journalistes, les secrétaires de rédaction et les producteurs travaillent presque
toujours contre la montre, donc soyez brefs et allez à l’essentiel. Le meilleur moment pour
joindre les journalistes de la presse écrite est en général avant 15h 00 (sauf pour les journaux
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du soir). Les journalistes de télévision et les directeurs de l’information sont en général
disponibles pour discuter d’idées de reportages entre 10h00 et 14h00.
Ne demandez pas : « Avez-vous reçu les documents que je vous ai envoyés ? ». Les
journalistes détestent cette question. Essayez plutôt : « Je vous ai fait parvenir des
informations il y a quelques jours. Si cela vous intéresse, je me ferai un plaisir de vous fournir
davantage de précisions. »
Soyez prêt à parler de votre reportage. Lorsque vous êtes au téléphone avec vos contacts
média, c’est le moment idéal pour leur donner des précisions sur les événements ou
collectes de fonds que vous organisez.
5. Pensez toujours à ce que veulent véritablement les médias (intéresser leurs
lecteurs/audience) lorsque vous leur présentez votre reportage. De manière générale, les
médias adorent les reportages locaux : ce qui arrive aux habitants de leur ville, comment cela
s’intègre à la tendance nationale, quel est l’impact sur les autres habitants de la ville, etc. C’est
ainsi que votre histoire aura le plus d’écho. Si vous ne deviez vous souvenir que de trois choses,
ce serait : pensez local, pensez local, pensez local.
De plus, les points à mettre en valeur varient selon le type de média. Par exemple, les
émissions d’information télévisées sont surtout sensibles au visuel, donc assurez-vous de
leur envoyer aussi du matériel vidéo. Les stations de radio seront plus réceptives aux
interviews en face à face, n’oubliez donc pas de leur signaler que vous accepterez volontiers
une interview en studio ou en direct au téléphone. La presse écrite veut en général un
maximum de détails et de statistiques pour confirmer la véracité de votre reportage. Elle
apprécie aussi les documents visuels.
6. Sachez qu’il vous faudra parfois renvoyer les informations. Dans les salles de rédaction,
le rythme est souvent trépidant, donc ne soyez pas surpris si votre contact vous dit avoir
égaré le communiqué de presse ou si les documents ont été dirigés vers le mauvais service.
Soyez prêt à envoyer un autre exemplaire.
7. Respectez les délais. Même si vos contacts possèdent déjà le communiqué de presse, ils
peuvent avoir besoin de matériel supplémentaire ou de vous interviewer pour réaliser un
reportage plus long. Répondez systématiquement aux appels téléphoniques et aux demandes en
temps voulu. La plupart des journaux ont des dates de publication spécifiques et des délais
impératifs.
8. Si le média vous répond, soyez prêt. Lisez et relisez les points essentiels de votre
message. Souvenez- vous que les relations médias ressemblent beaucoup aux relations
commerciales. Vous devrez peut-être parler à de nombreuses personnes avant de conclure
une seule et unique affaire. Un reportage local donne l’opportunité à des milliers de gens d’en
savoir plus sur votre club Kiwanis.
>>Section suivante: Formations à l’interview
Boîte à outils de relations publiques de Kiwanis International pour renforcer les clubs | 8
FORMATION À L’INTERVIEW
Si un reporter ou un chef de rédaction d’un média local est intéressé par un reportage sur
Kiwanis, il ou elle souhaitera peut-être réaliser une interview avec vous, soit en face à face, soit
au téléphone. Les interviews sont une opportunité idéale pour partager vos messages avec le
public et pour les inviter à agir. Assurez-vous d’être bien préparé. Souvenez-vous que vous aidez
à faire connaître une fantastique initiative mondiale !
Avant l’interview
1. Obtenez autant d’informations que possible sur le type d’interview. La plupart des
journalistes vous diront ce qu’ils attendent de l’article et ce qu’ils vous demanderont sur votre
projet.
2. Maîtrisez les messages clés. Mieux vous connaissez les messages que vous souhaitez
transmettre, plus votre témoignage sera fluide. N’apprenez pas un texte par cœur, mais utilisez
vos propres mots. Entraînez-vous à répondre aux questions dans un endroit calme chez vous ou
même devant un miroir. Plus vous verbaliserez vos messages clés, plus vous vous sentirez à l’aise
lorsque le temps sera venu de répondre aux questions.
3. Préparez-vous en répétant avec des amis ou des collègues. Cela peut sembler idiot, répéter
vous permettra de répondre plus facilement aux questions en utilisant les points essentiels du
message.
Au cours de l’interview
1. Suivez le rythme. Si l’interview sera diffusée à la télévision ou à la radio, renseignez-vous pour
savoir si elle sera en direct ou enregistrée. Les interviews en direct ont en général une durée de
deux à trois minutes et ne nécessitent pas de montage. Une interview enregistrée durera plutôt
entre cinq et dix minutes, car le journaliste aura le temps de la monter avant de la diffuser.
2. Considérez l’interview comme une conversation avec un nouvel ami potentiel, mais soyez
attentif au fait que le journaliste est à la recherche d’une histoire intéressante. Ne dites rien que
vous ne vouliez pas voir imprimé ou diffusé. Ceci dit, détendez-vous. Les journalistes savent
pertinemment que vous êtes un bénévole qui fait la promotion d’une œuvre de bienfaisance et il se
peut même qu’ils souhaitent vous aider à diffuser votre message.
3. Souvenez-vous, les médias aiment les histoires racontées de manière
personnelle. Pensez à l’impact qu’a exercé votre club sur votre ville ou partagez l’histoire
d’une personne qui vous a inspiré. Ponctuez votre histoire avec les messages clés. Votre
témoignage sera plus efficace si vous l’illustrez avec quelques exemples de vos expériences
personnelles.
4. Détendez-vous et soyez-vous même. Il est inutile de faire semblant de posséder des
informations ou une expertise si ce n’est pas le cas. Si vous ne connaissez pas la réponse,
contentez-vous de le dire.
Après l’interview
1. Demander au journaliste s’il y a des faits ou d’autres informations dont il aurait besoin pour
compléter le reportage.
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2. Demander au journaliste quand le reportage sera publié/diffusé ou demander une
estimation.
3. Prenez des notes dans votre tête sur la manière dont l’interview s’est déroulée et sur ce que
vous feriez différemment la prochaine fois.
4. Félicitez-vous pour votre belle prestation !
Astuces/conseils supplémentaires pour les interviews télévisées
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Maîtrisez votre sujet et n’hésitez pas à vous répéter. Basez-vous sur vos messages clés.
Les réponses les plus courtes sont les meilleures. Arrêtez de parler lorsque vous avez exprimé
ce que vous aviez à dire.
Il ne s’agit pas d’une confrontation. Gardez le sourire, vous aurez l’air plus enthousiaste.
N’interrompez pas le/la journaliste. Ne commencez votre réponse que lorsqu’il ou elle a
terminé.
Faites des phrases complètes.
Évitez le jargon et les acronymes. Parlez aussi simplement que possible.
Ne répétez pas les négations. Si on vous demande par exemple : « Vous n’êtes pas étranger ? » Ne
répondez pas : « Non, je ne suis pas étranger. » Mais préférez : « En fait, je suis de Cleveland. »
Ayez les mains libres, ouvertes et souples. Conservez votre gestuelle habituelle.
Préparez votre réponse si l’on vous demande : « Voulez-vous ajouter autre chose ? » Votre réponse
devra récapituler tous les points clés de votre message.
Faites comme si la caméra filmait non stop.
Résistez à la tentation de vous pencher vers le micro.
La télévision est un moyen de communication proche des gens. Parlez en termes personnels,
racontez des anecdotes. Utilisez des comparaisons pour illustrer votre propos. N’hésitez pas à
raconter « votre histoire ».
Le langage du corps est important à la télévision. Entraînez-vous devant un miroir. Les gens se
souviendront plus de l’impression que vous leur avez faite que de ce que vous leur avez dit.
Mentionnez les coordonnées de votre contact et le site Internet où les gens peuvent obtenir de
plus amples informations.
Et n’oubliez pas : tout est filmé.
>>Section suivante: Suivi de publications
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SUIVI DE PUBLICATIONS
Il est important de surveiller les médias d’information (chaînes de télévision, journaux) pour tout
ce qui concerne la couverture de Kiwanis International .
Si vous obtenez une interview ou une publication, nous vous serions reconnaissants de bien
vouloir nous en adresser un exemplaire. Envoyez-le à [email protected]. Cela nous aidera à suivre la
réussite de notre travail !
Conseils pour repérer les publications/diffusions
Après votre interview, demander au journaliste si il ou elle sait à quel moment le reportage sera
publié ou diffusé.
1. Surveillez le site Internet du média. En général, il vous suffit de chercher un terme spécifique sur
le site pour y trouver les articles qui s’y rapportent. Il est possible que le reportage soit publié
ou diffusé, mais qu’il ne soit pas mis en ligne. Il est donc important de garder un contact avec le
journaliste pour avoir le plus d’informations possibles sur la date de diffusion ou de publication.
2. Après avoir terminé une interview ou obtenu une publication, veuillez envoyer
les informations suivantes à [email protected] :
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Publication
Journaliste
Ville
Votre nom
Votre club local Kiwanis
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