responsable école doctorale

Direction : RECHERCHE
Service : coordination des écoles doctorales
Nom et prénom de l’agent :
RESPONSABLE D’ECOLE DOCTORALE
CHARGE DE GESTION
ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
NATURE DU POSTE : catégorie (A, B, C) ; emploi type (se référer aux emplois types ITRF, y compris
pour la filière AENES, à referens : http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/default.asp )
Catégorie A ; filière ITRF ; assistant ingénieur en gestion administrative (ASI) ; BAP J
MISSION DU SERVICE :
Administration et gestion du budget des écoles doctorales
MISSIONS DE L’AGENT : (définition du poste ; les missions sont ensuite déclinées dans le champ
suivant en activités essentielles)
Gestion administrative et financière de l’école doctorale
Encadrement administratif des doctorants de l’école
ACTIVITES ESSENTIELLES : (gestion administrative, financière, scolarité, préparation des décisions,
gestion de labo, maintenance,…)
Coordonner les activités de l’Ecole doctorale en application de l’arrêté du 7 août 2006 – Contrôle de
l’application des règles et des procédures administratives
Organiser et participer au Conseil de l’école : Convocation, établissement de l’ordre du jour avec la
direction de l’école doctorale, rédaction et diffusion des comptes-rendus
Organiser et participer aux colloques et aux journées d’études de l’école doctorale
Campagnes de recrutement des doctorants contractuels : affichage, réception des dossiers, diffusion des
dossiers auprès des membres du conseil, préparation de la session des auditions
Organisations des élections des représentants des doctorants
Admission : informer les candidats sur les conditions d’admission, contrôler les dossiers, procéder aux
inscriptions administratives des primo-entrants
Réinscription : assurer le contrôle des dossiers : rendu des fiches de suivi des séminaires, autorisation pour
le passage en 3ème année, autorisation de demande de dérogation
Instruction des dossiers de co-direction en application avec les règles de l’université et du conseil
scientifique
Gestion et conception d’outils de communication : site web de l’école, lettre d’information
Informer les doctorants sur les formations et les programmes de l’école
Suivre le cursus des doctorants – formation doctorale, étapes de la thèse, instruction du dossier de
soutenance de thèse
Élaborer des produits de communication ou d’information et assurer la mise à jour du site web de l’école
Gérer la documentation de l’école
Gérer la comptabilité de l’école – commandes, mandatements, liquidations, suivi de situation budgétaire
Instruire les aides à la mobilité des doctorants
COMPETENCES : (connaissances juridiques, administratives, maîtrise de l’outil informatique,
technicité.)
Connaître le fonctionnement de l'administration universitaire et de l'organisation des études doctorales
Notions de comptabilité publique
Savoir mettre en œuvre les règles budgétaires
Maîtriser les logiciels de bureautiques courants, ceux de la scolarité (Apogée) et de comptabilité
(Consortium Cocktail)
Aptitudes relationnelles avec le public étudiant et enseignant
FORMATION :
Niveau de diplôme réglementaire exigé pour le recrutement externe : bac +2
Formations et expériences professionnelles souhaitables :
Formation à l’application GRAAL
Formation à un logiciel de statistiques (exploitations de données concernant les doctorants)
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
Effectifs de la structure et positionnement de l’agent au sein de la structure :
La coordination des écoles doctorales compte 7 agents :
- la responsable du service
- l’adjointe à la responsable
- 4 responsables administratifs d’école doctorale dont l’agent ci-dessus dénommé
- une secrétaire (secrétariat mutualisé)
Relations avec les autres structures de l’université :
Service de la recherche
DEVU : service des inscriptions et des diplômes
Services financier et comptable
Service communication
Relations avec l’extérieur (rectorat, inspection académique, ministère, trésorerie générale…..) :
Fournisseurs FRAM, Hôtels
Lieu de l’activité : université Paris 8, bât. D
Spécificités du poste : (contraintes de service)
Activités associées : gestion des inscriptions administratives des doctorants, réservations de billets et
d’hôtels pour les jurys de thèse,
Quotité de travail : 100%
Tendances d’évolution du poste :
Visa et cachet du responsable :