5Lotus Notes 4.6 Utilisateur avancé

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5Lotus Notes 4.6
Utilisateur avancé
Ce fac-similé reprend le préambule, la table des matières, l'introduction et
seulement les deux premières sections du module 14.
Auteurs
Jean-François Rouquié
Patrick Morié
GUIDE DE FORMATION
Avant-propos
Avant-propos
La plupart des utilisateurs découvrent Lotus Notes en communiquant avec la
messagerie Notes, en utilisant l’agenda partagé. Beaucoup pensent que Lotus Notes
est essentiellement une messagerie.
Lotus Notes est bien plus que cela : c’est le seul logiciel orienté, depuis ses origines,
vers le travail coopératif, autrement dit le Groupware. Il offre une importante panoplie
de fonctions permettant de partager des informations organisées en bases de
documents ou encore d’accéder simplement aux sites d’Internet. L’utilisateur itinérant
dispose avec Lotus Notes d’un moyen efficace de consulter son courrier hors
connexion avec le serveur de messagerie, d’interroger des bases d’informations
enregistrées sur le disque dur de son portable. Le courrier, les bases d’informations
sont mis à jour périodiquement par connexion sur les serveurs de l’entreprise.
L’apprentissage de Lotus Notes se fait progressivement pour en tirer pleinement parti.
Un premier ouvrage de formation – Lotus Notes Utilisateur de base – aborde les
fonctions élémentaires du logiciel : la messagerie, le traitement de texte, la création de
bases, l’animation d’une discussion, la recherche documentaire.
Le présent ouvrage – Lotus Notes Utilisateur avancé – a été conçu pour tous ceux qui
utilisent des fonctions plus étendues de ce logiciel. Il a été développé dans le même
esprit que le précédent : s’adapter aux besoins de formation de l’utilisateur, chacun
pouvant déterminer son cursus : apprendre ce qui est utile sur le moment, utiliser
immédiatement les connaissances acquises, se perfectionner, découvrir des fonctions
supplémentaires.
Le découpage a été fait en modules indépendants qui peuvent être abordés dans
n’importe quel ordre :
•
•
Utilisation avancée de la messagerie
La sécurité Notes
© TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur avancé
Avant-propos - 3
Avant-propos
•
•
•
La personnalisation d’une base, les rudiments du développement
d’applications avec Notes
Notes et Internet
L’utilisation de Notes sur un poste mobile
Le paramétrage d’un poste mobile et les connexions Internet demandent des
compétences informatiques qui ne font pas partie de ce cursus de formation.
Néanmoins, ces aspects ont été documentés en annexe de façon à permettre au
formateur de personnaliser les scénarios d’exercices ou à l’utilisateur curieux et
autonome de faire ce qui est habituellement du ressort de l’administrateur Notes.
Ce support peut être utilisé pour suivre un cours dans un centre de formation, mais
aussi par quelqu’un qui veut s’autoformer. C’est également un ouvrage de référence
destiné à être consulté pour surmonter les difficultés inhérentes à l’utilisation d’un
logiciel puissant.
A vous de jouer cette deuxième manche …
Avant-propos - 4
Sommaire
Sommaire
13 – FONCTIONS AVANCÉES DE MESSAGERIE
Groupes de destinataires ......................................................................................................13-2
Routage série .......................................................................................................................13-6
Changer l’en-tête de vos mémos .........................................................................................13-9
Modèle de mémo ...............................................................................................................13-10
Modèle de mémo avec masque personnalisé ....................................................................13-13
Notification d’absence.......................................................................................................13-15
Message téléphonique .......................................................................................................13-17
Mémo au gestionnaire .......................................................................................................13-18
Mémo avec signet..............................................................................................................13-19
Archivage des mémos .......................................................................................................13-20
Profil de délégation ...........................................................................................................13-24
Atelier 13 ...........................................................................................................................13-25
14 – SÉCURIT É
Fichier ID.............................................................................................................................14-2
Mot de passe ........................................................................................................................14-6
Droits d’accès à une base ....................................................................................................14-8
Chiffrement du courrier .....................................................................................................14-10
Signature du courrier .........................................................................................................14-13
Chiffrement d’un document ..............................................................................................14-15
Chiffrement d’une base .....................................................................................................14-19
LCE : Liste de Contrôle d’Exécution................................................................................14-21
Atelier 14 ...........................................................................................................................14-23
15 – PERSONNALISER UNE BAS E
Présentation du scénario ......................................................................................................15-2
Créer un dossier privé..........................................................................................................15-4
Fenêtre de conception dossier/vue .......................................................................................15-7
Personnaliser un dossier ....................................................................................................15-11
Créer des boutons d’action................................................................................................15-15
Créer un agent privé ..........................................................................................................15-19
Créer une vue privée..........................................................................................................15-25
Personnaliser une vue ........................................................................................................15-28
Atelier 15 ...........................................................................................................................15-37
Sommaire - 1
Sommaire
16 – NOTES ET INTERNET
Navigation Internet dans Notes ...........................................................................................16-2
Choisir un navigateur dans Notes ........................................................................................16-4
URLs dans Notes .................................................................................................................16-6
Navigateur personnel Web : configurer ............................................................................16-10
Navigateur personnel Web : utiliser ..................................................................................16-12
Navigateur personnel Web : régler ....................................................................................16-21
Utiliser Internet Explorer dans Notes ................................................................................16-29
Récupération de pages Web ..............................................................................................16-37
Navigateur public Web ......................................................................................................16-41
Consultation de pages Web hors connexion......................................................................16-56
Atelier 16 ...........................................................................................................................16-59
17 – LE POSTE MOBILE
Notes et l’utilisateur itinérant ..............................................................................................17-2
Préparer le poste au déplacement ........................................................................................17-3
Créer une réplique de la base Courrier ................................................................................17-7
Vérifier les documents sites.................................................................................................17-9
Récupérer le courrier avant de partir du bureau................................................................17-11
Traiter le courrier sur le poste en autonome (non connecté) .............................................17-13
Envoyer le courrier au retour au bureau............................................................................17-15
Préparer une connexion à distance ....................................................................................17-16
Créer une réplique d’une base ...........................................................................................17-21
Créer une réplique du carnet d’adresses réduit..................................................................17-23
Utiliser le poste en autonome (non connecté) ...................................................................17-26
Répliquer à distance ..........................................................................................................17-30
Planifier la réplication .......................................................................................................17-32
Vérifier la réplication ........................................................................................................17-34
Utiliser la messagerie Internet ...........................................................................................17-37
Choisir un navigateur Internet ...........................................................................................17-41
Atelier 17 ...........................................................................................................................17-43
ANNEXES ......................................................................................ANNEXE-1
INDEX ............................................................................................... INDEX-1
Sommaire - 2
Introduction
6Introduction
A l’issue de ce cours, le lecteur sait utiliser les fonctions avancées du client Notes
connecté à une messagerie et à des bases de documents Notes. La messagerie et la
sécurité Notes sont approfondies. L’utilisation de Notes sur un poste mobile et en
connexion à Internet ainsi que la personnalisation des bases sont abordées de façon
détaillée.
Support de formation
Ce guide de formation est idéal pour être utilisé comme support élève dans une
formation se déroulant avec un animateur dans une salle de formation, car il permet à
l’élève de suivre la progression pédagogique de l’animateur sans avoir à prendre
beaucoup de notes. L’animateur, quant à lui, appuie ses explications sur les
diapositives figurant sur chaque page de l’ouvrage. Les procédures de mise en œuvre
sont suffisamment détaillées pour que le formateur puisse concentrer ses explications
sur l’essentiel.
Cet ouvrage peut aussi servir de manuel d’autoformation car il est rédigé à la façon
d’un livre, il est tout aussi complet, il va beaucoup plus loin qu’un simple support de
cours. De plus, il inclut une quantité d’ateliers conçus pour vous faire acquérir une
bonne pratique du logiciel Lotus Notes.
Introduction - 7-1
Introduction
Plan du cours
§ Module 13 Fonctions avancées de messagerie
§ Module 14 Sécurité
§ Module 15 Personnaliser une base
§ Module 16 Notes et Internet
§ Module 17 Le poste mobile
Ce cours traite des fonctions avancées de Lotus Notes. Il n’est pas nécessaire de suivre
l’ensemble des modules et de respecter l’ordre proposé. Chaque module a été conçu de
façon indépendante. En revanche, les notions développées dans le cours Utilisateur de
base sont supposées connues et assimilées.
La numérotation des modules prend la suite des modules du premier cours.
Module 13 : Fonctions avancées de messagerie
Après l’étude du chapitre, le lecteur aura terminé la découverte des fonctions de
messagerie de Lotus Notes.
Une attention particulière est portée aux outils permettant d’automatiser les tâches
répétitives (création et utilisation de groupes de destinataires, de modèles, archivage
automatique des mémos) ainsi qu’à certaines tâches moins courantes telle que la
notification automatique d’absence.
Le chapitre explique également comment créer et expédier certains mémos d’un type
particulier tels les messages téléphoniques.
Module 14 : Sécurité
Ce chapitre décrit la mise en œuvre de la sécurité de Notes sur un poste de travail.
Le chapitre explique comment protéger l’identifiant personnel contenu dans le fichier
ID, déterminer le droit d’accès à une base, utiliser le chiffrement, signer
électroniquement un document, sécuriser son poste de travail.
Les règles de sécurité sont déterminées par l’administrateur Notes. L’utilisateur doit
toujours contacter son administrateur avant d’utiliser une fonction de sécurité afin de
s’assurer des procédures en place dans l’organisation ou l’entreprise.
Introduction - 7-2
Introduction
Module 15 : Personnaliser une base
Ce chapitre décrit une utilisation simplifiée du développement d’applications avec
Lotus Notes. L’utilisateur sachant écrire des macros – dans un tableur ou un outil de
traitement de texte – ou gérer des bases de données avec un tableur, saura rapidement
personnaliser des bases Notes existantes pour son profit personnel. L’utilisateur qui
n’a pas d’expérience de ce type abordera le développement d’applications sans avoir à
faire l’effort de l’apprentissage d’une syntaxe.
Le chapitre explique comment créer un dossier et une vue privés, disposer des boutons
d’action, écrire un agent en suivant un scénario type. Ce scénario peut servir de
canevas pour des développements ultérieurs.
Module 16 : Notes et Internet
Ce chapitre décrit les différentes techniques disponibles dans Notes pour accéder à
l’Internet.
Il débute par une définition des mots du vocabulaire Internet.
L’accent a été mis sur les fonctions originales apportées par Notes : stockage des
pages Web dans des bases Notes, partage de l’information Web entre utilisateurs
Notes, intégration de Microsoft Internet Explorer avec Notes. La navigation
proprement dite sur Internet – surfer sur Internet – n’est abordée que de façon
succincte afin de ne pas alourdir le chapitre.
Les procédures ont été décrites de façon détaillée, ce qui accroît la pagination de
certaines parties : le découpage a été conçu pour permettre au lecteur de prendre
rapidement connaissance des solutions proposées par Notes, puis d’approfondir telle
ou telle fonction.
Module 17 : Le poste mobile
Après l’étude de ce chapitre, l’utilisateur aura compris le mode de fonctionnement de
Notes pour l’informatique mobile et les connexions à distance. Il saura reconnaître le
paramétrage de son poste mobile, travailler en mode autonome, synchroniser les
informations emportées sur son poste avec les informations disponibles sur le serveur.
Le chapitre propose trois scénarios d’utilisation du poste mobile : (1) utilisation
simplifiée limitée à la messagerie Notes, (2) utilisation de confort prenant en compte
le carnet d’adresses public, les disponibilités des membres de l’entreprise et des bases
d’applications, et enfin (3) la connexion à la messagerie Internet. Il est tout à fait
possible de se limiter au premier et au dernier scénario ou de se focaliser sur le
deuxième scénario.
L’administrateur Notes est responsable de la préparation du poste. Les procédures
correspondantes sont décrites en annexe.
.
Introduction - 7-3
Introduction
Préparation de la salle
1. Installation des logiciels
•
•
•
•
Serveur Domino
Clients Notes
Internet Explorer V3 ou plus, ou Netscape Navigator V3 ou plus sur les clients
Installer Word et Excel sur chaque poste client
2. Préparation des ateliers
• Installer ou réinstaller en local sur chaque poste client les fic hiers utilisés pour les
exercices
• Vider les bases Courrier associées aux postes en utilisant la vue Tous documents
• Supprimer la page de travail « Formation » sur chaque poste, si elle existe
• Supprimer les dossiers personnels
• Vider les carnets d’adresses personnels
• Installer les icônes des bases d’aide
• Changer les mots de passe
• Retirer le bouton (Quitter Notes) des SmartIcons lorsqu’il est présent
3. Installation des fichiers utilisés par les exercices
• Se procurer le programme « Install Notes 46 exercices.exe »
♦ Sur le site Web de TSOFT www.tsoft.fr
♦ A défaut auprès de TSOFT
• Lancer ce programme. Il crée automatiquement un dossier nommé « Formation
Notes 46 » sur le disque local C: et y copie les fichiers d’exercices :
♦ Base Fic hier Produits : N46UPRO.nsf
♦ Base Clients Lotus Notes : N46UCLI.nsf
♦ Base Site Web PMI : N46DISC.nsf
♦ Base Secrète : N46SECR.nsf
♦ Image.jpg
♦ Infos.doc
♦ Nouveau.doc
♦ Offre GPA.doc
♦ Plan du stage.doc
♦ Tableau1.xls
♦ Tableau2.xls
Introduction - 7-4
Introduction
Il est recommandé de télécharger ces fichiers qui ont servi d’exemples et qui sont
également utilisés dans les ateliers.
Les bases N46UPRO.nsf, N46UCLI.nsf, N46DISC.nsf, N46SECR.nsf, doivent être
installées sur le serveur Domino dans le répertoire \NOTES\DATA\Formation\.
Préparer les diapositives
• Préparer le matériel : projecteur ou plaquette LCD
• Se procurer les fichiers PowerPoint contenant les diapositives
♦ Sur le site Web de TSOFT www.tsoft.fr
♦ A défaut auprès de TSOFT
Paramétrage du serveur
Un certain nombre de fonctions exigent un paramétrage particulier sur serveur.
LCA des bases d’exercices
La LCA des bases N46UPRO.nsf et N46UCLI.nsf doit être paramétrée comme suit :
Défaut
Lecteur
Formateur
Gestionnaire
La LCA des bases N46DISC.nsf et N46SECR.nsf doit être paramétrée comme suit :
Défaut
Auteur et droit de créer et de supprimer des documents
Formateur
Gestionnaire
Auteur
Créer
supprimer
Introduction - 7-5
Introduction
Agents
L’agent d’absence est mis en œuvre dans le module 13 (Fonctions avancées de
messagerie). Le module 16 (Notes et Internet) utilise également des agents.
Les participants développent un agent dans le module 15 (Personnaliser une base).
• Ouvrir le carnet d’adresses public vue Serveur/Serveurs
• Ouvrir le document du serveur
• Aller à la section Gestionnaire d’agents
Exécuter les agents personnels
Exécuter les agents LotusScript/Java
restrictifs
Exécuter les agents LotusScript/Java
non restrictifs
Nombre d’agents simultanés
• <Exécuter les agents personnels> : doit être vide. Utilisé par le module 15
• <Exécuter les agents LotusScript/Java restrictifs> : mettre * ou */ORG, ORG étant
le nom de l’organisation utilisé en salle de cours. Utilisé dans les modules 13 et 16
• <Nombre d’agents simultanés> : le porter à trois si le serveur fait 96 Meg et plus
• Enregistrer et fermer le document
Si vous avez modifié le document serveur, il faut arrêter la tâche serveur Domino et la
relancer.
Remarque
Les réglages proposés sont destinés à permettre un bon déroulement du cours. Ce ne
sont pas des exemples de la mise en œuvre de la sécurité Domino/Notes.
Extracteur Web
L’extracteur Web est mis en œuvre dans le module 16 (Notes et Internet) dans la
partie Navigateur public Web.
• Ouvrir le carnet d’adresses public vue Serveur/Serveurs
• Ouvrir le document du serveur
• Aller à la section Administration d’extracteur Web
Introduction - 7-6
Introduction
Base navigateur web.nsf
Services : HTTP et HTTPS au minimum
Mis e à jour du cache
• <Base navigateur Web> : contient normalement web.nsf
• <Services> : sélectionner au minimum HTTP et HTTPS
• <Mise à jour du cache> : séle ctionner Chaque fois
• Enregistrer et fermer le document
Si vous avez modifié le document serveur, il faut arrêter la tâche serveur Domino et la
relancer.
Sur la console en mode caractère du serveur Domino/Notes, taper la commande :
LOAD WEB
Pour éviter de passer cette commande à chaque démarrage du serveur Domino/Notes,
il est préférable de modifier le NOTES.INI sur le serveur et d’entrer WEB dans la liste
des tâches sur la ligne ServerTasks=.
ServerTasks=Web,Replica,Router,Update,Stats,AMgr,Adminp,Sched,……
• Vérifier que la base web.nsf est bien créée sur le serveur
Accès Internet
Le module 16 (Notes et Internet) demande un accès Internet. Il peut être sur chacun
des postes et sur le serveur Domino/Notes. L’accès depuis le serveur Domino/Notes
est utile pour la partie Navigateur public Web.
Pour faire un test de connexion à Internet,
• Ouvrir une fenêtre DOS
• Taper la commande ping www.lotus.com qui doit retourner des messages
C:\WINDOWS>ping www.lotus.com
Envoi d’une requête ‘ping’ sur lotus.com [198.114.66.50] avec 32 octets de données :
Réponse de 198.114.66.50 : octets=32 temps=148 ms TTL=234
Délai d’attente de la demande dépassé.
Statistiques Ping pour 198.114.66.50:
Paquets : envoyés = 4, reçus = 3, perdus = 1 (perte 25%),
Durée approximative des boucles en millis secondes :
minimum = 148ms, maximum = 258ms, moyenne = 142ms
Introduction - 7-7
Introduction
La plupart du temps, la connexion passe par un serveur proxy. Assurez-vous de
disposer du nom de ce serveur et qu’il est bien accessible depuis un poste.
• Tester la connexion au serveur proxy popeye en passant la commande PING
popeye
• Paramétrer un navigateur en inscrivant le nom du proxy et tester la connexion
Introduction - 7-8
Chapitre 14 : Sécurité
•
•
•
•
•
•
14
Fichier ID
Mot de passe
Droits d’accès
Chiffrement
Signature
LCE (Liste de Contrôle
d’Exécution)
7Sécurité
Objectifs
Ce chapitre décrit la mise en œuvre de la sécurité de Notes sur un poste de travail.
Le chapitre explique comment protéger l’identifiant personnel contenu dans le fichier
ID, déterminer le droit d’accès à une base, utiliser le chiffrement, signer
électroniquement un document, sécuriser son poste de travail.
Les règles de sécurité sont déterminées par l’administrateur Notes. L’utilisateur doit
toujours contacter son administrateur avant d’utiliser une fonction de sécurité afin de
s’assurer des procédures en place dans l’organisation ou l’entreprise.
Contenu
Fichier ID
Mot de passe
Atelier 14-1
Droits d’accès à une base
Atelier 14-2
Chiffrement du courrier
Signature du courrier
Atelier 14-3
Chiffrement d’un document
Chiffrement d’une base
Atelier 14-4
LCE
Atelier 14-5
7-1
Fichier ID
Fichier ID
Serveur
Domino
Poste Client
Notes
Identité :
Georges BRUNET/Xtreme
Actions :
Déchiffrer le courrier reçu
Signer le courrier envoyé
Chiffrer et déchiffrer un document
Fichier ID
Rôle du fichier ID
A chaque utilisateur Notes correspond un fichier ID utilisateur qui vous identifie et
détermine vos droits d’accès aux serveurs Notes. Le fichier ID se trouve
habituellement sur le disque dur de la station ou sur un disque accessible via le réseau
local.
Lorsque vous essayez d’ouvrir une base de documents sur un serveur, Notes accède au
fichier ID, protégé par un mot de passe. Une fois le mot de passe entré, Notes lit les
informations contenues dans le fichier ID et les présente au serveur, notamment
l’identité de l’utilisateur.
Le fichier ID est également utilisé par Notes pour la mise en œuvre de fonctions de
sécurité :
• le déchiffrement du courrier, si ce dernier a été chiffré par l’expéditeur
• la signature électronique du courrier envoyé, de documents dans certaines
applications
• le chiffrement et le déchiffrement de documents accédés par une population
restreinte
Vous pouvez verrouiller votre ID : pour pouvoir accéder au serveur à partir de votre
poste, il faudra retaper votre mot de passe. Il est conseillé de le faire lorsque Notes est
lancé et que vous devez vous absenter de votre bureau.
Enfin, ce fichier ID vous sera indispensable si vous souhaitez accéder aux documents
Notes ou à votre base Courrier à partir du poste d’un autre utilisateur. Il est alors
nécessaire de disposer d’une copie de ce fichier sur une disquette.
Le contenu du fichier ID ainsi que les principales actions disponibles vont être
présentés. La gestion du mot de passe fait l’objet d’un paragraphe spécial.
Nous verrons également comment transporter le fichier ID d’une station sur une autre.
7-2
©TSOFT – Lotus Notes 4.6 – Utilisateur avancé
Consulter les informations du fichier ID
• Commande Fichier/Outils/ID utilisateur…
§
§
§
– Nom : identité de l’utilisateur propriétaire du fichier ID
– Fichier d’ID : emplacement du fichier ID sur le disque
– Sécurité : normalement, Internationale
– Licence :
Lotus Notes Mail : utilisation de la messagerie Notes seulement
Lotus Notes Desktop : utilisation de la messagerie, des applications Domino/Notes de l’entreprise
Lotus Notes : utilisation de la messagerie, des applications et outils de développement des
applications
• Cliquer (Certificats)
– Emis pour : identité de l’utilisateur propriétaire du fichier ID
– Expire le : date à laquelle votre certificat devra avoir été impérativement renouvelé
Un message est envoyé par Notes lorsque la date de fin de validité approche.
L’administrateur Notes anticipe la prorogation de la validité du certificat et vous
n’avez normalement pas besoin d’intervenir.
7-3
Remarque
Le bouton (Demander certification) permet de demander une modification de la date
de validité ou une modification de la longueur minimum du mot de passe. Il ne doit
être utilisé qu’à la demande de l’administrateur Notes.
Le bouton (Demander certification croisée) ne doit être utilisé qu’à la demande de
l’administrateur Notes.
•
Cliquer (Autres)
Remarque
L’ensemble des options ici présentes ne doivent être utilisées que sous contrôle de
l’administrateur Notes sous peine de dysfonctionnements graves.
Ne vous avisez jamais de modifier votre nom sans en avoir référé au préalable à
l’administrateur Notes, sinon, vous risquez de ne plus pouvoir consulter votre courrier
ni accéder aux bases.
• Cliquer (Quitter)
Verrouiller votre ID
Pour rendre, pendant votre absence, votre station Notes provisoirement inutilisable
pour les personnes ne disposant pas de votre mot de passe.
• Commande Fichier/Outils/Verrouiller ID, ou appuyer sur
A votre retour, lorsque vous effectuerez une action impliquant une connexion au
serveur Notes, votre mot de passe vous sera à nouveau réclamé.
Changer d’ID sur une station de travail
Pour accéder aux documents Notes ou à votre base Courrier à partir du poste d’un
autre utilisateur, vous devez disposer d’une copie de votre fichier ID sur une disquette.
7-4
Copier votre fichier ID sur une disquette
A l’aide de l’Explorateur Windows ou du Poste de travail, copier votre fichier ID sur
une disquette : ce fichier se trouve généralement sur votre disque dur, dans le dossier
Notes/data, et porte l’extension .id (par défaut : user.id).
7-5
Accéder à vos données à partir d’un autre poste
Sur l’autre poste :
• Placer la disquette contenant votre ID dans le lecteur
• Commande Fichier/Outils/Changer ID…
• Dans la zone <Explorer>, sélectionner le lecteur de disquette A:
• Sélectionner votre fichier ID
• Cliquer (Ouvrir)
• Taper votre mot de passe
• Cliquer (OK)
Remarques
Le changement de l’ID n’entraîne pas un changement de l’espace de travail, ni du
carnet d’adresses personnel du propriétaire du poste client.
Il n’est pas recommandé de rester durablement connecté sur un poste client Notes en
utilisant un ID sur disquette : des erreurs d’accès à la base Courrier du propriétaire
habituel du poste sont générées.
7-6
Mot de passe
Mot de passe Notes
Serveur
Domino
(Vérification du
mot de passe)
Poste client
Notes
Fichier ID
Mot de passe
Il est indispensable de protéger le fichier ID par un mot de passe difficile à deviner.
Assurez-vous que les procédures mises en place par l’administrateur Notes prévoient
le cas où vous viendriez à perdre votre mot de passe.
Changer votre mot de passe
•
•
•
•
Commande Fichier/Outils/ID utilisateur…
Cliquer (Définir mot de passe)
Taper votre mot de passe actuel
Cliquer (OK)
•
•
•
•
Taper votre nouveau mot de passe
Cliquer (OK)
Le taper à nouveau
Cliquer (OK), puis (Quitter)
7-7
Mot de passe vérifié par le serveur
L’administrateur Notes a la possibilité de forcer le changement périodique du mot de
passe Notes d’accès au fichier ID, et de le synchroniser ou non avec le mot de passe
d’accès au réseau local si ce dernier est géré par Windows NT.
7-8
Consultez l’administrateur Notes pour connaître les procédures et règles de
changement des mots de passe.
Si vous laissez passer le délai de renouvellement du mot de passe, le message suivant
s’affiche :
• Consulter l’administrateur Notes qui débloquera la situation
Remarque
Si vous réutilisez un mot de passe déjà enregistré, vous en êtes averti après avoir saisi
le nouveau mot de passe et l’avoir confirmé :
Notes conserve un historique des cinquante derniers mots de passe que vous avez
utilisés. Vous devez toujours choisir un nouveau mot de passe qui ne fasse pas partie
de cette liste.
7-9
Atelier 14
Objectif :
• Modifier son mot de passe
• Lire le droit d’accès à une base
• Chiffrer et signer le courrier
• Chiffrer documents et bases
Durée :
• 1h15 mn
Exercice 1 : Fichier ID et mot de passe
15 mn
Etapes
• Lancez Notes
• Vérifiez que le site courant est bien Bureau (réseau)
• Affichez les informations de votre ID. Repérez l’emplacement du fichier ID sur le
disque dur de la station
• Modifiez le mot de passe : notez ici le nouveau mot de passe. Il est suggéré
d’utiliser le nouveau mot de passe nouveaumdp
• Ouvrez une base sur le serveur : votre base Courrier
• Verrouillez votre ID et ouvrez à nouveau votre base Courrier : que se passe-t-il ?
• Comment verrouiller automatiquement votre ID après un temps d’inactivité ?
• Prenez une copie de l’ID sur disquette, allez sur un autre poste de travail et utilisez
alors votre ID sur disquette pour ouvrir votre base Courrier
• Quittez Notes
Procédures
Reportez-vous aux pages 14.2 à 14.7.
7-10
Exercice 2 : Droits d’accès à une base
20 mn
Etapes
• Lancez Notes
• Inscrivez ici vos droits d’accès aux bases suivantes
Base
Base Courrier personnelle
Base Courrier d’un participant
Carnet d’adresses du domaine
Aide Notes
Site Web PMI (base de discussion)
Catalogue des produits
Clients Lotus
Carnet d’adresses personnel
Droit d’accès
• Comment faire pour déterminer votre droit d’accès ?
• Rapprochez votre droit d’accès et ce qu’il est possible de faire : lire, créer des
documents, modifier des documents (certains, tous), supprimer des documents
• Quittez Notes
Procédures
7-11
Exercice 3 : Chiffrement et signature du courrier
15 mn
Etapes
Travaillez par binôme.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lancez Notes
Vérifiez que le site courant est bien Bureau (réseau)
Donnez à votre partenaire délégation pour lire votre courrier
Envoyez à votre partenaire un message chiffré et signez ce même message. Votre
partenaire effectue la même opération en même temps. Prenez soin de taper un
texte dans le corps du message car seule cette partie est chiffrée
Ouvrez votre corbeille courrier en arrivée et ouvrez le message qui vous est
destiné : constatez que vous pouvez bien lire le message
Amenez la base Courrier de votre partenaire sur votre espace de travail (elle se
trouve normalement sur le serveur dans le dossier mail)
Constatez que vous ne pouvez pas lire le message que vous avez envoyé à votre
partenaire depuis sa base Courrier. Pourquoi ?
Constatez que vous pouvez consulter le message envoyé depuis votre base Courrier
dans la corbeille courrier envoyé. Ce message est-il chiffré ? Comment le savoir ?
Activez la signature par défaut de tous les messages envoyés et vérifiez-en le
fonctionnement
Quittez Notes
Procédures
7-12
Exercice 4 : Chiffrement d’un document, d’une base
20 mn
Etapes
Travailler par binôme.
• Lancez Notes
• Créez une clé de chiffrement en lui donnant comme nom vos initiales. Exemple
JFR
• Envoyez cette clé par courrier à votre partenaire
• Recevez la clé de chiffrement envoyée PAR votre partenaire dans votre fichier ID
• Créez un sujet principal dans la base Site Web PMI. Est-il possible de chiffrer ce
document ? Est-ce que cela sert à quelque chose ? Pourquoi ?
• Créez un nouveau document dans la base Base Secrète. Est-il possible de chiffrer
ce document avec votre clé de chiffrement ? Est-ce que cela sert à quelque chose ?
Pourquoi ?
• Vérifiez que votre partenaire peut lire la totalité du document que vous avez chiffré
et que les autres membres du groupe n’en ont qu’une vue partielle. Quelle est la
partie qu’ils ne voient pas ?
• Créez une réplique locale de la base Site Web PMI et chiffrez-la
• Vérifiez que vous pouvez y accéder
• Allez sur le poste de votre partenaire et constater que vous ne pouvez pas ouvrir la
réplique locale présente sur son poste en vous servant de votre ID
• Quittez Notes
Procédures
Exercice 5 : LCE du poste
5 mn
Etapes
• Lancez Notes
• Consultez la LCE de votre poste, sans la modifier
• Quittez Notes
Procédures
7-13
7-14

5Lotus Notes 4.6 Utilisateur avancé

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