Novembre 2010 - CSSS de Dorval-Lachine

Novembre/Décembre 2010 Volume 4, numéro 7
APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
Une publication du Centre de santé et de services sociaux de Dorval-Lachine-LaSalle
MOT DU
DIRECTEUR GÉNÉRAL
LA CONFIDENTIALITÉ AU CSSS DLL
CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ VONT DE PAIR
(SLOGAN DE LA SEMAINE DE LA CONFIDENTIALITÉ)
Dans le but de réfléchir à l’importance de respecter la vie
privée et de protéger la confidentialité, une équipe du CSSS
DLL, composée des archivistes médicales et d’employés des
ressources informationnelles, de la gestion des risques et de
la qualité, des soins infirmiers, des ressources humaines et
des communications, s’est affairée à préparer la semaine de
la confidentialité qui se tient du 21 au 27 novembre 2010.
Le CSSS DLL profite de cette semaine pour rappeler au
personnel, aux médecins et aux bénévoles l’importance de
respecter la confidentialité, et ce, à tous les niveaux.
Pour souligner cet événement, l’équipe mise en place
distribue des affiches et des dépliants promotionnels et
organise des kiosques d’information dans les différentes
installations de notre CSSS. Nous profitons également de
cette occasion pour faire la promotion de notre politique
d’accès et de confidentialité, en plus de notre code
d’éthique.
La confidentialité est l’affaire de tous. Qu’il s’agisse d’une
information figurant au dossier d’un patient ou d’un
employé, ou simplement d’une personne vue au CSSS DLL,
nous nous devons d’être discrets, car nous sommes tenus à
la confidentialité. Je vous encourage tous à poursuivre votre
excellent travail en ce sens.
En terminant, rappelons-nous que la confidentialité n’est
pas seulement importante durant cette semaine, mais tout
le temps.
Yves Masse
Directeur général
POINT DE VUE
SÉCURITÉ DE L’INFORMATION
page 1
Mot du directeur général
Point de vue sur la sécurité
de l’information
pages 2 et 3
La confidentialité,
une question de sécurité !
Blogue sur les réseaux sociaux
Le rôle de la conseillère cadre
pages 4 et 5
Dix bonnes pratiques
La confidentialité
pages 6 et 7
La sécurité des actifs
informationnels
Une situation sans mauvaise
intention…
À la découverte de nos
professions
Définitions
page 8
Jeux méli-mélo
Mots croisés
Testez vos connaissances
Jeux définitions
Charade
POINT DE VUE DE LA RESPONSABLE DE LA SÉCURITÉ DES ACTIFS INFORMATIONNELS
SUR LA SÉCURITÉ DE L’INFORMATION
Cette année, sous le thème « confidentialité et sécurité de
l’information », la semaine de la confidentialité introduit la
notion de sécurité de l’information : élément complémentaire à la confidentialité qui permet à l’ensemble du personnel et des professionnels de soutenir et d’orienter les
enjeux reliés à l’information.
Il me fait plaisir au nom du comité de sécurité des actifs
informationnels de participer aux activités de la semaine de
la confidentialité et de vous faire part du mandat de ce
comité.
En 2005, le MSSS a adopté un cadre global de gestion des
actifs informationnels demandant à tous les établissements
d’élaborer un plan directeur de sécurité de l’information et
de mettre en place les mesures de sécurité prévues au cadre
global en matière de sécurité de l’information. Comme
requis, le CSSS a mis en place un comité de sécurité des
actifs informationnels composé de représentants de la
Direction générale, de la Direction des ressources financières
et informationnelles, à savoir le responsable de la sécurité
des actifs informationnels (RSAI) et le délégué à la sécurité,
de la gestion des risques, de la Direction des ressources
humaines et la Direction des services professionnels. Le
mandat se résume comme suit : constituer un mécanisme de
coordination sur la sécurité, proposer des orientations et
faire des recommandations pour l’élaboration, la mise en
œuvre et la mise à jour des mesures prévues au plan
directeur de sécurité de l’information.
Le comité doit assurer l’application des différentes mesures
de sécurité de l’information, soutenir la mise en place des
dispositions législatives et proposer des mesures communes
pour assurer la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité de
l’information ainsi que l’authentification et l’irrévocabilité
de l’usager s’appliquant à l’ensemble des actifs informationnels.
Plusieurs développements technologiques en sécurité de
l'information sont survenus ces dernières années. Il y a dix
ans, personne ne parlait de la sécurité de l'information et
aujourd'hui, tout le monde en parle et l’information est
devenue la pierre angulaire dans plusieurs secteurs
d’activité.
Au début des années 2000, l’idée de se doter d’une politique
de sécurité de l’information était pratiquement inexistante.
Aujourd’hui, le cadre global sur les actifs informationnels
impose à chaque conseil d’administration d’un établissement
d’adopter une politique de sécurité pour l’ensemble des
outils d’information tant papier qu’électroniques. Dans
l’ensemble du réseau de la santé et des services sociaux, près
de 96 % des établissements ont adopté une telle politique.
Ici au CSSS DLL, le conseil d’administration a adopté la
politique de sécurité de l’information en mars 2007. Cette
politique est accessible sur l’intranet et décrit la portée et les
principes directeurs.
Nous comprenons que l'information dans le réseau de la
santé et des services sociaux est une ressource stratégique à
la base de la qualité et de l'efficacité des activités cliniques :
• Les données non disponibles au bon moment ou erronées
peuvent avoir un impact sur la sécurité même du patient.
• L'information sur la santé est, sans aucun doute, la plus
sensible pour le patient et elle doit être protégée en tout
temps.
• Il est important de garantir la disponibilité de l’information au moment voulu aux personnes autorisées seulement et de protéger son intégrité et sa confidentialité.
Il nous faut donc continuer de gérer adéquatement les
nouveaux risques posés par la circulation de l'information.
Michelle Harvey
Directrice des ressources financières et informationnelles
APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
LA CONFIDENTIALITÉ, UNE
QUESTION DE SÉCURITÉ !
LA DÉMARCHE D’AGRÉMENT NOUS SENSIBILISE À OFFRIR UNE PRESTATION DE SOINS ET DE SERVICES SÉCURITAIRES,
EN RÉVISANT NOS PROCESSUS PRIORITAIRES, POUR MIEUX RÉPONDRE AUX BESOINS DE NOTRE POPULATION, DANS
LE RESPECT DE LEURS DROITS LES PLUS FONDAMENTAUX. DANS LE CADRE DE LA SEMAINE DE LA CONFIDENTIALITÉ,
NOUS ABORDERONS CETTE DIMENSION DANS UNE PERSPECTIVE DE SÉCURITÉ, AFIN QUE TOUS LES EMPLOYÉS
COMPRENNENT BIEN LEUR RÔLE ET LEURS RESPONSABILITÉS À CET ÉGARD.
La démarche d’agrément nous sensibilise à offrir
une prestation de soins et de services sécuritaires,
en révisant nos processus prioritaires, pour mieux
répondre aux besoins de notre population, dans
le respect de leurs droits les plus fondamentaux.
Dans le cadre de la semaine de la confidentialité,
nous aborderons cette dimension dans une
perspective de sécurité, afin que tous les
employés comprennent bien leur rôle et leurs
responsabilités à cet égard.
Le droit à la confidentialité du dossier protège
dans les faits toute l’information qui se trouve
dans le dossier de l’usager en vertu des dispositions de la Loi sur les services de santé et les
services sociaux (LSSSS). L’établissement et tous les
employés sont tenus par l’obligation de confidentialité afin d’assurer la protection des renseignements personnels de l’usager. Cette
obligation ne se limite pas uniquement aux professionnels qui sont liés par le secret professionnel en vertu de leur code de déontologie et des
lois professionnelles, mais aussi par les règles qui
définissent les obligations de l’établissement pour
assurer la protection du dossier de l’usager, en
vertu de la Loi sur les archives et du Règlement
sur l’organisation et l’administration des établissements. Ce qui signifie que le dossier de
l’usager doit demeurer sous le contrôle de l’établissement.
Le personnel non professionnel, le personnel
administratif, les cadres, les employés d’entretien
et autres sont également tenus par l’obligation
de confidentialité en vertu des dispositions du
Code civil du Québec (C.c.Q).
Tous les employés professionnels ou non professionnels doivent respecter cette obligation, non
seulement pendant la durée de leur emploi dans
le réseau de la santé, mais pendant toute leur vie,
car les renseignements qui leur ont été transmis
dans le cadre de leurs fonctions sont en lien avec
la réputation et le droit à la vie privée d’autrui,
en vertu de la Charte des droits et libertés de la
personne.
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Ainsi, l’expansion des réseaux sociaux nous fait
craindre que l’utilisation de ces outils augmente
le risque de violation de la confidentialité, car il
est de plus en plus facile de partager des renseignements avec ses amis Facebook sur l’hospitalisation d’une personnalité publique, d’un
parent, d’un collègue de travail ou de toute autre
personne de notre entourage. Cette situation
contrevient aux règles juridiques et porte atteinte
à l’intégrité et à la vie privée de la personne sans
son consentement, même si vous la connaissez
très bien.
À cet égard, notre code d’éthique précise, comme
suit, les droits de l’usager en matière de confidentialité et notre engagement à les respecter :
DROITS DE L’USAGER
• Avoir accès aux informations qui sont
contenues dans son dossier, à moins que ces
informations causent un préjudice grave à sa
santé ou à celle des autres.
• Être assisté d'un professionnel qualifié pour
l'aider à comprendre les renseignements
contenus dans son dossier.
• Demander de transmettre à un autre établissement ou professionnel de l'information
contenue dans son dossier et de la rectifier si
elle s'avère inexacte ou incomplète.
• Être assuré de la confidentialité des informations le concernant.
NOTRE ENGAGEMENT
• Respecter rigoureusement les règles de confidentialité applicables aux renseignements
personnels de l’usager.
• S’assurer de la pertinence et de l’intégrité des
notes et des documents versés au dossier.
• Veiller à ce que seules les personnes habilitées
aient accès au dossier de l’usager.
• Ne pas divulguer les renseignements confidentiels sans le consentement de l’usager ou à
moins d’y être autorisé par la loi.
Tous les jours, les employés doivent donc assurer
la protection des renseignements personnels des
usagers et demeurer vigilants. Ainsi, on évite
d’échanger entre nous des renseignements sur
l’état clinique d’un usager lorsque nous effectuons une tâche quelconque auprès d’un autre
patient, client, résident ou auprès de sa famille.
Par exemple, on doit aussi éviter de parler de
l’état clinique d’un patient à un autre patient
lorsqu’on le transporte en civière ou en fauteuil
roulant. On doit toujours s’assurer de vérifier si le
message laissé dans la boîte vocale est destiné à la
bonne personne. Il est important d’éviter de
diffuser de l’information sur les patients hospitalisés ou les résidents en hébergement lorsqu’on
entre dans une chambre pour la nettoyer. On doit
également éviter de transmettre de l’information
confidentielle sur un usager à un autre collègue
devant des visiteurs, pendant la pause, le repas,
l’admission, un traitement, une consultation, etc.
Ces quelques exemples visent seulement à illustrer comment il est possible de violer la confidentialité dans l’exercice de ses fonctions de tous
les jours. Oui, la confidentialité, demeure une
question de sécurité! C’est notre responsabilité à
tous!
Lynne E. Desmarais
Adjointe à la Direction générale
APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
BLOGUE SUR LES RÉSEAUX
SOCIAUX
LES PRÉOCCUPATIONS DU CSSS DLL LIÉES AUX RÉSEAUX SOCIAUX DONNENT
SANS CONTREDIT MATIÈRE À RÉFLEXION SUR LA VEILLE ET LA STRATÉGIE DE
GESTION. QUI NE PARTAGE PAS DES INFORMATIONS SUR UN RÉSEAU SOCIAL?
COMMENT CES INFORMATIONS PEUVENT-ELLES ÊTRE UTILISÉES PAR LES
EMPLOYÉS ŒUVRANT AU CSSS?
L’univers des réseaux sociaux rattrape aujourd’hui
une grande partie des organisations et soulève la
question de l’utilisation, par les employés, des
renseignements personnels qui s’y trouvent.
Partager des informations, donner des nouvelles
à ses proches, mettre en ligne les photos de ses
dernières vacances ou de soirées bien arrosées,
publier un texte, etc., peuvent avoir des conséquences.
Les réseaux sociaux les plus connus sont Facebook, My Space et Twitter. Ces sites mettent en
contact les membres d’un groupe qui partagent
des informations souvent personnelles. L’intérêt
du partage de l’information ouvre les portes à
des bris de confidentialité. Lorsque, dans notre
milieu de travail, nous sommes témoins d’événements touchant des personnes connues, leur
divulgation constitue un bris de confidentialité
et peut nuire à notre carrière professionnelle, à
notre famille, voire mettre en péril la sécurité de
notre identité. Toutes ces actions présentent un
risque supplémentaire pour l’organisation sur le
plan de la confidentialité et de la sécurité et
nuiront à sa réputation.
Il faut faire preuve de vigilance afin de vous
prémunir contre de tels désagréments en gérant
efficacement les données que vous partagez au
sein de ces réseaux sociaux et, bien entendu, en
respectant les règles éthiques.
Les bonnes pratiques préconisent la gestion de la
confidentialité des informations. La première
chose à faire est de définir l’espace de confidentialité dans lequel vous souhaitez échanger avec
les autres membres et de vous poser les bonnes
questions avant de partager des informations qui
peuvent toucher plusieurs personnes.
Il faut aussi être responsables de que ce nous
publions et faire preuve de jugement relative-
ment aux informations provenant du lieu de
travail, même quand il n’y a aucune mauvaise
intention.
Posons-nous la question suivante : Le sujet
soulève plus de questions que de réponses, mais
qu’en pensent les principaux intéressés?
Et vous, que recommanderiez-vous?
Monica Ouellet
Conseillère en gestion de l'information
et contrôle de la qualité des données
LE RÔLE DE LA CONSEILLÈRE
EN GESTION DE L’INFORMATION
ET AU CONTRÔLE DE LA QUALITÉ
DES DONNÉES
LE RÔLE DE LA GESTION DE L’INFORMATION A BEAUCOUP ÉVOLUÉ AU COURS
DE LA DERNIÈRE DÉCENNIE. LA DIVERSITÉ DES SECTEURS DE L’INFORMATION
FAIT EN SORTE QU’IL Y A FORCÉMENT UNE VOLONTÉ DANS LES ORGANISATIONS DE SE DOTER DE MOYENS POUR ASSURER LE SUIVI DE GESTION ET D’Y
INCLURE LA NOTION DE LA QUALITÉ ET DE LA SÉCURITÉ DES INFORMATIONS.
Le rôle de la gestion de l’information a beaucoup
évolué au cours de la dernière décennie. La diversité des secteurs de l’information fait en sorte
qu’il y a forcément une volonté dans les organisations de se doter de moyens pour assurer le
suivi de gestion et d’y inclure la notion de la qualité et de la sécurité des informations.
Nous profitons du thème de la semaine de la confidentialité et de la sécurité de l’information pour
présenter les rôles et responsabilités de la nouvelle conseillère en gestion de l’information.
Membre de l’équipe des ressources informationnelles de la Direction des ressources financières et
informationnelles, la conseillère soutient les
équipes de toutes les directions qui génèrent tout
type d’information tant pour les ententes de gestion que les statistiques opérationnelles. Le
besoin grandissant pour ce type de poste en
matière de gestion de l’information au sein
des organisations du réseau s’explique par la
nécessité de mesurer les besoins et les services
offerts à la population.
L’évolution des différents systèmes d’information
clinico-administratifs permet l’extraction de
multiples informations pour faciliter la prise de
décisions cliniques et administratives. La gestion
de l’information est un outil important pour
l’organisation et pour les partenaires du réseau
de la santé.
Plusieurs applications cliniques et administratives
ont été développées au cours des dernières
années et bien souvent indépendamment les
unes des autres, sans intégration ni communication entre elles. La conseillère en gestion de
l’information contribue à assurer la qualité,
l’intégrité et la cohérence des données, par son
rôle de vigie sur le pilotage des systèmes cliniques
et clinico-administratifs pour tous les systèmes
d’information au sein du CSSS. Elle participe
activement à l’introduction d’une démarche
rigoureuse pour soutenir la prise de décision dans
un mode de reddition de comptes.
Elle travaille en étroite collaboration avec tous les
secteurs de l’établissement afin de soutenir les
besoins d’informations et d’améliorer les processus de collecte de données, en respectant les
cadres normatifs et règlementaires selon des
échéanciers précis. Elle assure la coordination en
matière de fiabilité et de validité de l’information
fournie par les différents systèmes. Elle effectue
aussi le suivi de gestion du tableau de bord qui
permet de suivre l’évolution des indicateurs
les plus pertinents et les plus critiques. Afin de
garantir l’utilisation optimale du tableau de bord,
celui-ci doit être diffusé à l’ensemble du CSSS
et faire intervenir tous les acteurs visés par les
données.
De plus, la conseillère doit cerner, documenter
et signaler les vulnérabilités et les risques
particuliers et proposer des mesures correctives,
si nécessaire, tout en garantissant la sécurité et
l’intégrité des données.
C’était une présentation sommaire du rôle de la
conseillère en gestion de l’information. Comme
indiqué, il s’agit d’une ressource qui prendra part
au développement du CSSS afin d’améliorer tous
les éléments de la qualité de l’information sous
toutes ses formes.
Michelle Harvey
Directrice des ressources financières et informationnelles
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APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
DIX BONNES PRATIQUES
DE SENSIBILISATION
À LA SÉCURITÉ
LE PRÉSENT ARTICLE ABORDE CERTAINS POINTS ESSENTIELS DE LA SENSIBILISATION AUX TECHNOLOGIES DE
L’INFORMATION. LE MEILLEUR MOYEN DE GARANTIR CETTE SÉCURITÉ EST DE SENSIBILISER LES PERSONNES
VISÉES AUX RISQUES ET AUX OUTILS DE PROTECTION EXISTANTS. LES EMPLOYÉS REPRÉSENTENT LE FACTEUR
« HUMAIN » QUI EST UNE VARIABLE NON NÉGLIGEABLE. DÈS LORS, LE COMPORTEMENT DEVIENT UN ÉLÉMENT
INCONTOURNABLE DES SYSTÈMES DE SÉCURITÉ.
Le CSSS de Dorval-Lachine-LaSalle résume les dix
bonnes pratiques de sécurité de l’information.
Ces bonnes pratiques constituent un outil très
efficace pour sensibiliser les employés aux risques
qui pèsent sur la sécurité de l’information et leur
rappeler les règles d’or à respecter dans ce
domaine. À cette fin, l’organisation déploie des
efforts pour orienter les employés vers une
meilleure approche de la sécurité de l’information afin d’obtenir une plus grande implication
de chacun en faveur de la sécurité de l’information.
1 - UTILISATION D’UN MOT DE PASSE SÛR
Votre mot de passe est l’équivalent sur Internet
de la serrure et de la clé de votre maison. Les
mots de passe constituent l’un des principaux
moyens de défense; acquérir de bons réflexes
dans ce domaine vous aidera à mieux protéger
vos informations personnelles sensibles et vos
données d’identification. Ce qu’il faut retenir :
modifier votre mot de passe régulièrement, tenir
votre mot de passe secret et utiliser des mots de
passe différents.
Plus votre mot de passe contient de caractères
différents, plus il est difficile à deviner. N’utilisez
pas d’informations personnelles telles que votre
nom, celui de vos enfants, leur date d’anniversaire, etc. que quelqu’un pourrait connaître
ou obtenir facilement, et essayez d’éviter les
noms communs : certains pirates utilisent des programmes qui testent chaque mot du dictionnaire.
Utilisez un mot de passe sûr pour protéger vos
données : il doit comporter au moins huit caractères et associer des lettres (majuscules et minuscules), des chiffres et des symboles.
2 - PROTÉGEZ VOTRE ORDINATEUR
Verrouillez votre ordinateur fixe lorsque vous
quittez votre bureau pour assister à une réunion,
faire une pause et/ou aller dîner.
N’autorisez pas d’autres personnes à connecter
leur clé USB à votre ordinateur, surtout s’il s’agit
d’une clé personnelle non sécurisée.
Ne connectez pas votre ordinateur portable
personnel au réseau de votre organisation, car il
peut être infecté par un virus ou atteint par un
programme malveillant.
3 - UTILISEZ LA MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE ET
INTERNET AVEC PRÉCAUTION
Ne cliquez pas sur les liens hypertextes contenus
dans les courriels suspects.
Envoyez des documents PDF pour éviter qu’ils
soient facilement modifiés.
Naviguez sur Internet avec précaution.
Ne communiquez pas d’information sur votre
organisation et vos fonctions sur les réseaux
sociaux.
Évitez de contribuer à des blogues sur lesquels
votre avis et vos opinions pourraient être considérés comme reflétant ceux de votre organisation.
N’oubliez pas que lorsque vous naviguez sur
Internet depuis votre poste de travail, celui-ci
peut être identifié par l’hôte.
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4 - CLÉS USB
Utilisez une clé USB cryptée.
Contrôlez votre clé USB après avoir copié des
fichiers à partir d’un ordinateur non sécurisé ou
non autorisé, pour détecter toute transmission de
virus.
5 - MANIPULEZ LES INFORMATIONS AVEC
PRÉCAUTION
Protégez tout contenu sensible avec un mot de
passe afin que personne ne puisse le modifier ou
l’effacer.
N’oubliez pas de récupérer vos impressions dans
le tiroir de sortie de l’imprimante.
Détruisez toujours les documents qui contiennent
des informations sensibles.
6 - USAGERS ET VISITEURS
Accompagnez les usagers et visiteurs dans vos
locaux professionnels à tout moment. Il n’est pas
prudent de les laisser circuler librement.
7 - SIGNALEZ TOUTE PERTE ET/OU DÉTÉRIORATION DE VOS APPAREILS PORTABLES D’ENTREPRISE ET TOUT INCIDENT
Signalez au service informatique de votre organisation tout appareil portable professionnel
trouvé.
Signalez toute activité suspecte sur votre poste de
travail.
8 - PROTÉGEZ LES INFORMATIONS EN DEHORS
DE VOTRE ENTREPRISE
N’oubliez pas qu’une personne peut entendre
votre conversation.
Ne portez pas les informations confidentielles de
votre organisation sur la place publique.
Lorsque vous voyagez ou lorsque vous travaillez à
distance, méfiez-vous des personnes indiscrètes
(qui suivent vos conversations par-dessus votre
épaule).
9 - RESPECTEZ LA POLITIQUE ET LES PROCÉDURES
DE SÉCURITÉ DE VOTRE ÉTABLISSEMENT
Respectez la politique de sécurité de l’information. (http://dll.intranet.mtl.rtss.qc.ca/fileadmin/
Dorval/Politiques_et_procedures/Nouvelle_
numerotation_politiques/POL_0129_Politique_
securite_de_linformation_CSSSDLL.pdf)
Veillez à conserver la confidentialité, l’intégrité
et la disponibilité des données.
Signalez tout manquement aux règles de sécurité.
10 - DONNEZ VOTRE AVIS POUR AMÉLIORER
LES SOLUTIONS ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ
EN VIGUEUR
Donnez votre avis pour améliorer les solutions et
la politique de sécurité en vigueur.
Posez des questions ou faites des suggestions
visant à améliorer les solutions et les mesures de
sécurité.
Le CSSS DLL s’engage donc à guider davantage
les employés vers une culture de sécurité de
l’information, afin d’améliorer la sensibilisation
de chacun à la sécurité de l’information. En gardant à l’esprit ces bonnes pratiques en matière de
sécurité de l’information, les employés seront
plus attentifs aux risques, ce qui leur permettra
de reconnaître les menaces de sécurité informatique les plus courantes et d’y répondre de
manière adéquate.
Le service informatique
Référence
Adapté de l’article Les dix bonnes pratiques de l’ENISA
en matière de sensibilisation à la sécurité, juillet 2009,
http://www.enisa.europa.eu/act/ar/deliverables/2008/
secure-usb-flash-drives-fr
APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
LA CONFIDENTIALITÉ VUE PAR
LA DIRECTION DES SERVICES
PROFESSIONNELS
LES NOUVELLES TECHNOLOGIES S’INSTALLANT RAPIDEMENT DANS LA MAJORITÉ DES ÉTABLISSEMENTS DE SANTÉ
DE NOTRE RÉSEAU, NOUS SOMMES CONVAINCUS QU’À L’INTÉRIEUR DE CES MÊMES ÉTABLISSEMENTS, DES
MÉCANISMES DE SÉCURITÉ EFFICACES POUR ASSURER LA PROTECTION DE L’INFORMATION SONT GRADUELLEMENT
MIS EN PLACE. AUSSI, MON INTERVENTION PORTERA PLUTÔT SUR LES DÉFIS QUE PRÉSENTE L’ÉCHANGE
D’INFORMATION AU SEIN DE L’ORGANISATION DU CSSS.
Les préoccupations du CSSS de Dorval-LachineLaSalle sont de plusieurs ordres. Tout d’abord,
nous devons considérer les aspects juridiques, la
protection des renseignements personnels et
le consentement de l’usager, sans pour autant
négliger les besoins des intervenants pour assurer
les soins requis.
En tant que directrice des services professionnels,
comment concilier tous ces grands enjeux avec les
besoins de partage de l’information clinique afin
de collaborer à la dispensation de soins de qualité dans un réseau de soins intégrés tout en
assurant la confidentialité de ces mêmes informations?
Depuis longtemps déjà, la LSSSS ainsi que la Loi
sur l'accès à l’information ont maintenu le
principe de confidentialité du dossier d’un usager.
Nous savons que le partage d’informations entre
divers professionnels d'un même établissement
qui collaborent entre eux dans la prestation des
soins ne constitue pas une violation de la confidentialité, dans la mesure où ces informations
sont pertinentes à l’exercice de leurs fonctions.
Pour ce qui est du professionnel de la santé, il
faut lui assurer le meilleur accès possible aux
informations pour soigner le plus efficacement
possible l’usager qui nécessite des soins de santé.
Quant à l'usager, nous devons lui assurer que
le sommaire de ses informations de santé
est disponible aux intervenants visés. Toutes
les préoccupations administratives comme les
statistiques et l'information aux tiers payeurs sont
considérées afin de respecter la vie privée
de l’usager.
Le consentement de l’usager occupe une place
prépondérante dans notre réflexion. Comment
réussir à intégrer et à gérer le consentement de
l’usager sans pour autant alourdir et ralentir la
dispensation des services? Nous devons définir les
différents consentements : aux soins ou à l’accès
à son dossier?
Actuellement, lorsque l’usager consulte les services du réseau de la santé, il signe un formulaire
de consentement aux soins, et le consentement
d’accès à son dossier par l'établissement où il est
soigné est implicite, car le dossier de l’usager est
l’outil de travail du professionnel soignant.
Comment assurer un continuum de soins dans
l’organisation des missions du CSSS? Comment
l’accès à l’information est-il mis en place pour
accélérer la dispensation des soins et en
augmenter la qualité?
Il va sans dire que la mise en place des CSSS et
de mécanismes d’accès à l’information soulève
beaucoup de questions parmi les archivistes
médicales sur le plan de la protection des
renseignements personnels. Nous sommes à la
fois sensibilisées à l’importance de protéger la vie
privée des usagers et conscientes du fait que les
technologies de l’information permettent un
partage d’informations plus rapide pour assurer
une meilleure qualité de soins.
N’oublions surtout pas que la confiance des
usagers et des professionnels dans le réseau se
mesurera en fonction de l'efficacité des moyens
pris pour assurer la protection des renseignements personnels.
Tous les intervenants du réseau de la santé, du
MSSS jusqu'à chaque établissement, doivent donc
s’engager à instaurer des mécanismes garantissant à l’usager la protection des informations de
son dossier tout en permettant aux professionnels visés d’accéder à ces informations dans le
cadre de leurs fonctions. Bref, des mécanismes
pouvant concilier la sécurité et la fluidité sont
nécessaires à la réussite de tous les projets de
partage d’information clinique.
Le service des archives médicales de chaque
établissement a le mandat d’assumer cette gestion avec la collaboration des ressources informationnelles. Les privilèges d’accès devront être
définis par une équipe de professionnels de
l’établissement selon les assignations de chaque
catégorie de professionnels. Nous devons limiter
l’accès aux personnes autorisées selon des critères
préalablement définis et prévoir des possibilités
de modification des privilèges en fonction des
assignations. Dans un contexte de partage de
l'information dans son sens le plus large, une
gestion très serrée des accès s’impose pour
assurer la protection des renseignements personnels.
Enfin, il sera important qu’une surveillance
régulière de la gestion des accès soit exercée afin
d’effectuer des audits de contrôle. Actuellement,
en cas d’enquête, nous pouvons nous servir du
processus de journalisation pour vérifier qui a
accédé aux informations sur un usager. Cette
fonction nous permet de vérifier qui a accédé à
une base de données et si cela concorde avec les
besoins de la fonction de cette personne. La
majorité des systèmes d’information permettent
la journalisation, que nous considérons d’ailleurs
comme une exigence minimale de sécurité. Il
serait opportun de faire des audits nous permettant de vérifier la concordance des accès par
rapport aux besoins cliniques, afin d’assurer la
sécurité de l’information des usagers.
Si vous étiez un usager utilisant les services du
CSSS, n’aimeriez-vous pas que vos renseignements personnels soient gardés de façon confidentielle et sécuritaire, mais accessibles rapidement aux intervenants qui vous donnent des
soins? Voici mes réflexions en cette semaine de
sensibilisation à la confidentialité et la sécurité.
En conclusion, des changements majeurs
s’annoncent dans l’accès à l'information du
réseau de la santé et des services sociaux et tout
au long de cette évolution technologique, nous
devons garder à l’esprit que l’usager doit en être
le premier bénéficiaire; la fin doit justifier les
moyens. La première préoccupation de tous les
professionnels du réseau devrait être la SANTÉ DE
L’USAGER et le RESPECT DE SA PERSONNE.
Bonne semaine de la confidentialité.
Dre Hélène Daniel
Directrice des services professionnels
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APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
LA SÉCURITÉ DES ACTIFS
INFORMATIONNELS
Actif informationnel : banque d’information électronique, système d’information, réseau de télécommunications, technologie de l’information,
installation ou ensemble de ces éléments; un
équipement médical spécialisé ou ultraspécialisé
peut comporter des composantes qui font partie
des actifs informationnels, notamment lorsqu’il
est relié de façon électronique à des actifs informationnels. (Réf. : Loi sur les services de santé et
les services sociaux, art. 520.1). S’ajoutent, dans le
présent cadre de gestion, les documents imprimés
générés par les technologies de l’information.
Confidentialité : propriété que possède une
donnée ou une information dont l’accès et l’utilisation sont réservés à des personnes ou à des
entités désignées et autorisées.
Disponibilité : propriété qu’ont les données,
l’information et les systèmes d’information et de
communication d’être accessibles et utilisables en
temps voulu et de la manière adéquate par une
personne autorisée.
Donnée confidentielle : donnée qui ne peut être
communiquée ou rendue accessible qu’aux
personnes ou à d’autres entités autorisées.
Donnée nominative : information relative à une
personne physique identifiée ou identifiable.
Donnée sensible : donnée dont la divulgation,
l’altération, la perte ou la destruction risquent de
paralyser ou de mettre en péril soit un service,
soit l’organisation elle-même qui, de ce fait,
devient vulnérable.
Mot de passe : authentifiant prenant la forme
d’un code alphanumérique attribué à un utilisateur, permettant à ce dernier d’obtenir l’accès à
un ordinateur en ligne et d’y effectuer l’opération désirée. Cet authentifiant représente une
liste secrète de caractère qui, combinée à un code
d’utilisateur public, forme un identificateur
unique désignant un utilisateur particulier.
Renseignement confidentiel : tout renseignement qui ne peut être communiqué ou rendu
accessible qu’aux personnes ou à d’autres entités
autorisées.
RTSS : réseau privé de télécommunications
sociosanitaire.
Système d’information : ensemble de moyens mis
en place pour recueillir, emmagasiner, traiter,
communiquer, protéger ou éliminer l’information
en vue de répondre à un besoin déterminé,
incluant notamment les technologies de l’information et les procédés utilisés pour accomplir ces
fonctions.
Technologie de l’information : tout logiciel ou
matériel électronique et toute combinaison de
ces éléments utilisés pour recueillir, emmagasiner,
traiter, communiquer, protéger ou éliminer
l’information sous toute forme (textuelle, symbolique, sonore ou visuelle).
Souce: cadre global de gestion des actifs informationnelles
appartenant au RSSS-volet sur la sécurité
Intégrité : propriété d’une information ou d’une
technologie de l’information qui ne peut être ni
modifiée, ni altérée, ni détruite sans autorisation.
Irrévocabilité : propriété d’un acte d’être définitif et clairement attribué à la personne qui l’a
accompli ou au dispositif avec lequel il a été
accompli.
UNE SITUATION SANS MAUVAISE
INTENTION…
Alain est absent du travail depuis un certain
temps. Jacques, un collègue de travail, s’inquiète
de son absence. Il décide d’accéder à son dossier
électronique pour savoir s’il a passé des tests à
l’hôpital, car il a eu vent qu’Alain était probablement en arrêt de travail pour cause de maladie.
Ce dernier a effectivement passé des tests qui
révèlent une maladie chronique. Jacques en discute avec une autre collègue de travail, Hélène,
qui connaît bien Alain. Elle est troublée par cette
annonce. Hélène communique alors avec Alain
pour prendre de ses nouvelles. Elle mentionne
à Alain connaître la raison de son absence.
Malheureusement, Alain voulait que le diagnostic de sa maladie demeure confidentiel. Jacques a
donc transgressé les règles de la confidentialité
et les lois qui la régissent. Il est passible de
mesures disciplinaires qui pourraient aller
jusqu’au congédiement, s’il avait eu de mauvaises
intentions, ce qui n’est pas le cas.
Des situations comme celle-ci se produisent de
plus en plus. En effet, depuis l’informatisation du
dossier des usagers, les employés du secteur de la
santé et des services sociaux, selon leur champ de
pratique, ont accès plus facilement à différentes
données du dossier des usagers, que ce soit des
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collègues de travail, des parents ou des amis. Il
est donc facile d’obtenir des renseignements
confidentiels sur l’état de santé d’une personne
et de les transmettre à un tiers. En fait, toute
personne a droit au respect de sa vie privée, à
moins qu’elle consente à la divulgation de
renseignements.
En bref, comme salariés, membres du réseau de
la santé et des services sociaux, vous devez faire
preuve de discernement afin de respecter la vie
privée des usagers, de vos collègues de travail, de
vos amis et de vos parents.
Yves Morency
Chef du service des relations avec le personnel
Direction des ressources humaines
APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
À LA DÉCOUVERTE DE
NOS PROFESSIONS
L’ARCHIVISTE MÉDICALE
EN QUOI CONSISTE LA PROFESSION D’ARCHIVISTE MÉDICAL ET QUELLES SONT SES FONCTIONS AU SEIN DE NOTRE
CSSS? VOILÀ CE QUE NOUS EXPLORERONS ENSEMBLE DANS L’ARTICLE QUI SUIT.
Le profil de l’archiviste médical recoupe toutes les
dimensions de l’offre de service des CSSS. Il est le
gestionnaire de l’information sur la santé et
maîtrise une combinaison de connaissances
touchant les aspects cliniques, technologiques et
juridiques.
La profession d’archiviste médical a beaucoup
évoluée au cours de la dernière décennie.
L’avancement technologique est en grande
partie responsable de l’étendue des champs
d’activité associés à un choix de carrière en
constante évolution. En effet, l’archiviste médical
est appelé à maîtriser des systèmes d’information
afin d’exploiter les données en lien avec
l’efficience et la performance du réseau.
La collecte, l’analyse et l’interprétation des
données statistiques l’amènent à jouer un rôle
prépondérant dans l’élaboration d’outils de
recherche et de gestion de l’information. La
validation et la formation des intervenants,
principalement avec la mission CLSC, sont des
activités importantes pour la reddition de
comptes et le suivi des ententes de gestion.
Dans ses fonctions, ce professionnel de la santé
est chargé de la gestion de plusieurs aspects du
dossier clinique. En raison de son expertise en
matière de confidentialité et de protection des
renseignements personnels, l’archiviste médical
est le principal gardien de l’information en
conformité avec les lois, règlements et politiques
en vigueur.
La codification des éléments du dossier de
l’usager fait également partie des fonctions
assurées par l’archiviste médical. Sa formation en
codification des maladies et des interventions
permet de contribuer à fournir des données
cliniques de qualité tout en assurant la validité
des bases de données cliniques et clinico-administratives. L’archiviste médical travaille aussi à
l’analyse qualitative et quantitative du dossier
et applique les cadres normatifs en vigueur,
tels Med-Echo et I-CLSC, en vue d’exploiter les
données statistiques sous toutes leurs formes.
D’autres cadres normatifs, tel SICHELD, seront
utilisés prochainement.
Grâce à sa connaissance du contenu du dossier de
santé, l’archiviste participe activement aux études
et aux différents projets de recherche. Il siège à
des comités consultatifs et cliniques tels que
l’évaluation de l’acte médical et le conseil multidisciplinaire. De plus, il collabore à l’évaluation
par critères explicites avec l’équipe médicale.
L’archiviste évolue principalement dans les établissements de santé, mais il est également
présent dans d’autres secteurs, notamment les
suivants :
• Organismes gouvernementaux : MSSS, RAMQ,
CSST, SAAQ
• Agences de la santé et des services sociaux
• Compagnies d’assurances
• Fournisseurs d’applications informatiques
• Laboratoires pharmaceutiques
• Instituts de recherche
• Collèges d’enseignement
L’obtention du diplôme de fin d’études
collégiales en techniques d’archives médicales
ouvre les portes à une carrière aux innombrables
possibilités et aux perspectives d’emploi des plus
stimulantes!
Les archivistes médicales du CSSS DLL
Remerciements aux membres du comité
qui ont permis de mettre sur pied la
Semaine de la confidentialité
Groupe de travail
Monica Ouellet, responsable
Lynne Desmarais,
Lyne Champoux,
Mélanie Dubé,
Yves Morency,
Nathalie Ouellet,
Madaleine Rheault
Équipe des archivistes médicales
Sofia Doto (CLSC Lachine)
Salmah Hosany (CLSC La Salle)
Chantal Le Corre, (Hôpital)
Chantal Lussier, (Hôpital)
Chantal Pelletier, (Hôpital)
Chantal Pronovost, (Hôpital)
Madeleine Rheault, (Hôpital)
Sheba Salomon, (Hôpital)
Isabelle Turcotte, (Hôpital)
• Etc.
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APPRENDRECONTRIBUERVIVRE
CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ
VONT DE PAIR
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