Annexe 3bis – Engagement de prise en charge

GEMCOM
FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ)
Annexe 3bis – Engagement de prise en charge
A. L’ENGAGEMENT DE PRISE EN CHARGE
1. Quand utiliser le nouvel engagement de prise en charge ?
À chaque fois qu’une personne veut prendre en charge un étranger durant un court séjour en
Belgique (maximum: 3 mois).
Trois situations sont possibles :
a) l’étranger n’a pas besoin d’un visa
b) l’étranger a besoin d’un visa et introduira sa demande dans un consulat belge
c) l’étranger a besoin d’un visa et introduira sa demande dans un consulat d’un autre État Schengen
2. Un engagement de prise en charge par personne ?
Oui.
3. Le garant peut-il télécharger un engagement de prise en charge ?
Oui.
Par contre, il ne peut en aucun cas modifier le contenu du document.
Vous complétez l’en-tête.
Royaume de Belgique / Kingdom of Belgium
Province / Province:
Arrondissement / District :
Commune /Municipality
ANNEXE 3BIS
ANNEX 3BIS
4. Puis-je modifier le contenu de l’engagement de prise en charge ou sa structure ?
Non.
Lorsque
a) vous complétez l’en-tête du document,
b) vous légalisez la signature du garant,
c) vous signez et apposez le sceau communale,
d) vous complétez la partie IV,
vous veillez à respecter la structure du document. Autrement dit, les quatre parties restent sur le
feuillet où elles apparaissent dans le document publié sur GEMCOM.
5. Un Belge résidant à l’étranger peut-il signer un engagement de prise en charge ?
Le Belge qui n’est pas ou plus inscrit dans les registres de la population d’une commune du Royaume
ne peut souscrire d’engagement de prise en charge.
En effet, son éloignement est un obstacle à l’introduction d’une procédure visant à réclamer le
remboursement des frais de séjour, de soins de santé et de rapatriement qu’il s’engagerait à prendre
en charge.
B. LA PROCÉDURE
6. Un étranger peut-il encore utiliser un engagement de prise en charge signé avant le 29
septembre 2012?

Oui, si la signature du garant a été légalisée avant le 29 septembre 2012.
Deux situations sont possibles :
a) l’étranger dispensé de visa peut encore présenter l’engagement de prise en charge à la
frontière durant 6 mois à compter de la date à laquelle vous avez invité le garant à venir le
rechercher ;
b) l’étranger qui a besoin d’un visa peut encore présenter l’engagement de prise en charge dans un
consulat belge durant 6 mois à compter de la date de la légalisation.

Non, si l’étranger pris en charge a besoin d’un visa et le demandera dans un consulat d’un
autre État Schengen.
7. Quand dois-je remettre l’engagement de prise en charge (original) au garant après
avoir légalisé sa signature ?
Lorsque l’engagement de prise en charge est signé en faveur d’un étranger qui a besoin d’un visa et
le demandera dans un consulat belge.
8. Quand dois-je transmettre l’engagement de prise en charge (original) à l’Office des
Étrangers après avoir légalisé la signature du garant?
Lorsque l’engagement de prise en charge est signé en faveur d’un étranger :
a) dispensé de visa
b) qui a besoin d’un visa et le demandera dans un consulat d’un autre État Schengen
9. Comment dois-je envoyer l’engagement de prise en charge à l’Office des Étrangers ?
Par courrier postal.
Direction générale de l’Office des Étrangers
Service Court séjour – Annexe 3bis (Engagement de prise en charge)
WTC II
59B chaussée d’Anvers
1000 Bruxelles
10. Le garant est une personne physique.
Quels documents justificatifs joindre à l’engagement de prise en charge lorsque je le
transmets à l’Office des Étrangers ?
a) la preuve de la nationalité belge du garant ou la preuve qu’il est autorisé ou admis à séjourner
en Belgique pour une durée illimitée ou autorisé à s’y établir (CIRE illimité ou carte B, CIE ou
carte C, carte D, carte E ou E+, carte F ou F+, annexe 8 ou 8bis) ;
b) les 3 dernières fiches de salaire du garant (ou les fiches de paie attestant du salaire perçu au cours
des 3 derniers mois si le salaire a été perçu pour des périodes d’activité inférieures à un mois) ou un
document établi par une autorité publique qui atteste les revenus nets ou bruts, mensuels ou
annuels ou, à défaut de pouvoir produire une de ces pièces, tout document mentionnant le
montant de ses ressources (fiches de pension, preuve de perception d’allocations de chômage,
extraits de compte des 3 derniers mois, avertissement- extrait de rôle établi pour l’année précédent
l’entrée sur le territoire/la date de la demande de visa etc).
Le garant qui exerce une activité indépendante produit au minimum le dernier avertissementextrait de rôle reçu.
c) tout document utile à l’évaluation du montant des ressources dont le garant dispose
(composition de famille, revenus du conjoint en cas de mariage sous le régime de la communauté des
biens à condition que la preuve de ce régime soit apportée, preuve du lien de parenté avec l’étranger
pris en charge etc.).
11. Le garant est une personne morale (p.ex. une institution, une société, une association)
Quels documents justificatifs joindre à l’engagement de prise en charge lorsque je le
transmets à l’Office des Étrangers ?
Lorsque l’engagement de prise en charge est souscrit par un individu au nom d’une personne morale
dans le cadre d’une activité académique, scientifique, socio-culturelle, humanitaire ou sportive, la
personne, cet individu doit apporter la preuve :
- qu’il agit bien au nom et sur mandat de cette personne morale,
- que cette personne morale a les moyens de prendre en charge un étranger
En bref, il produit les statuts et le dernier bilan de cette institution.
12. Dans quel délai l’Office des Étrangers prend-il sa décision ?
Dans un délai de 3 semaines à compter de la réception de l’engagement de prise en charge et des
documents justificatifs.
C. PARTIE IV – MODALITÉS PARTICULIÈRES
13. Comment remplir cette rubrique ?
a) Si l’étranger est dispensé de visa : indiquez la date à laquelle le garant peut venir rechercher
l’engagement de prise en charge.
b) Si l’étranger a besoin d’un visa et le demandera auprès d’un consulat belge : indiquez le
consulat compétent
c) Si l’étranger a besoin d’un visa et le demandera auprès d’un consulat d’un autre État Schengen :
indiquez l’État Schengen, le consulat compétent ET la date à laquelle le garant peut venir
rechercher l’engagement de prise en charge.
14. Quel consulat renseigner ?
a) L’étranger pris en charge a besoin d’un visa et le demandera auprès d’un consulat belge.
Indiquez le consulat compétent.
Par exemple : … poste diplomatique ou consulaire belge à Istanbul.
Vu que l’étranger est soumis à l’obligation de visa et que la demande est/sera introduite auprès du poste diplomatique
ou consulaire belge à / As theforeigner is subject to the visa requirement and the request is/will be introduced at the
Belgian diplomatic or consular post in ISTANBUL :
b) L’étranger pris en charge a besoin d’un visa et le demandera auprès d’un consulat d’un autre État
Schengen
Indiquez l’État Schengen et le consulat compétent.
Par exemple : … poste diplomatique ou consulaire de France à Quito …
Vu que l’étranger / As the foreigner :
est soumis à l’obligation de visa et que la demande est/sera introduite auprès du poste diplomatique ou consulaire de /
is subject to the visarequirement and the request is/will be introduced at the diplomatic or consular post of FRANCE à /in
QUITO, agissant en représentation de la Belgique / that represents Belgium :
15. Comment savoir où l’étranger pris en charge introduira sa demande de visa ?
Le garant vous donne l’information.
16. Quand apposer une date ?
Quand l’Office des Étrangers a accepté ou refusé l’engagement de prise en charge et vous l’a renvoyé.
En d’autres termes, dans les deux cas suivants :
a) l’étranger est dispensé de visa
b) l’étranger a besoin d’un visa et le demandera auprès d’un consulat d’un autre État Schengen
17. Quelle date apposer ?
La date à partir de laquelle le garant peut venir rechercher l’engagement de prise en charge. Le
choix de cette date vous appartient. Dans toute la mesure du possible, permettez au garant de
venir rechercher l’engagement de prise en charge le plus rapidement possible.
Recommandation: date de la légalisation de la signature du garant + 1 mois
Par exemple: La signature du garant est légalisée le 05.10.2012. Informez le garant qu’il peut venir
rechercher le document à partir du 05.11.2012.
1. Le garant est invité à retirer l‘engagement de prise en charge qui a été déclaré recevable et accepté, à partir du / the
guarantor is invited to collect the formal obligation, which has been declared susceptible and has been accepted, as from:
O5/11/2012 (JJ/MM/AA) / (DD/MM/YY);
18. Cette date est-elle obligatoire ?
Oui
19. A quoi sert cette date ?
a) L’étranger dispensé de visa peut présenter l’engagement de prise en charge à la frontière
dans les 6 mois à compter de cette date;
b) l’étranger qui a besoin d’un visa peut présenter l’engagement de prise en charge dans un consulat
d’un autre État Schengen dans les 6 mois à compter de cette date.
20. Quand le bourgmestre doit-il apposer sa signature et son sceau ?
Lorsque l’Office des Etrangers vous a renvoyé l’engagement de prise en charge. La signature et le
sceau portent uniquement sur la date à laquelle vous avez invité le garant à venir rechercher le
document.
Signature du Bourgmestre ou de son délégué / Signature of the mayor or his/her deputy
SCEAU / STAMP