le processus de dematerialisation des ordonnances sur cdrom

LE PROCESSUS DE DEMATERIALISATION
DES ORDONNANCES SUR CDROM
Numérisation et gravage du CD-ROM (pharmacie)
Le pharmacien procède à la numérisation des pièces justificatives correspondant à
l’ordonnance originale et en cas de flux dégradés à la feuille de soins (y compris le dégradé
hors circonscription). Le pharmacien s’engage à effectuer l’opération de numérisation des
pièces justificatives au moment où il établit la facture correspondante (flux sécurisés et
dégradés).
En cas de transmission d’une feuille de soins électronique correspondant à la facturation
d’un renouvellement d’ordonnance, la transmission de la pièce numérique n’est pas requise
à ce stade de l’expérimentation. Pour autant, ce sujet fera l’objet d’un accord dans le cadre
des négociations de l’avenant de généralisation.
La numérisation des pièces par le pharmacien doit s’opérer en respectant un certain nombre
de consignes pour permettre ensuite leur bonne exploitation :
 La résolution de l’image constituant la pièce numérique doit être a minima de
200 DPI pour assurer une qualité d’image suffisante.
 Le format de l’image constituant la pièce numérique de type pdf doit être a
minima A5 et doit être visualisable sur un écran de taille référence 800X 600 ou
1024 dans l’avenir.
Chaque cd-rom doit contenir :
 un répertoire par régime,
 un sous répertoire par CPAM ou organisme, identifié par son code, et dans chaque
sous répertoire :
- les pièces numériques, dans un seul et même fichier comportant une seule
image par pièce numérique,
- les bordereaux récapitulatifs des FSE regroupées par lot.
De même, chaque pièce numérique doit comporter le numéro d’identification de l’officine,
l’identification de l’organisme d’affiliation, le numéro de FSE et la date.
Les images sont classées sur le cd-rom en répertoires correspondant aux lots de facturation.
Chaque répertoire contient un ou plusieurs lots.
Le nom du répertoire permet d’identifier le ou les lots de facturation.
Enfin, le pharmacien étiquette le CD-ROM en précisant les mentions suivantes :
- le numéro d’identification de l’officine
- la quinzaine de facturation
- la séquence des lots enregistrés : lot n° x à lot n° y
 - si plusieurs CD-ROM sont nécessaires pour couvrir la quinzaine, un n°ordre sous
la forme n°CD-ROM / total CD-ROM produits pour la quinzaine.
Les pièces justificatives ainsi numérisées et indexées sont reproduites en format fichier PDF
sur CD-ROM non réinscriptible dont l’intégrité ne peut être altérée.
En cas d’incident ne permettant pas le recours aux pièces numériques, le pharmacien en
informe dès que possible la CPAM et transmet les pièces justificatives sous format papier
dans les conditions habituelles.
La transmission et réception du CD-ROM (pharmacie et caisse) :
Le ramassage est opéré tous les quinze jours dans le cadre du circuit de ramassage
actuellement mis en place.
Les CD-ROM sont transmis dans les enveloppes fournies annuellement par la SRP et
étiquetées de l’adresse du lieu de dépôt dans les mêmes conditions que les ordonnances
« papier ». Le transporteur renseigne le bordereau de suivi et en remet un exemplaire lors de
la livraison.
En cas de non réception des CD-ROM, la CPAM prend contact avec le pharmacien afin de
déterminer la cause de cette absence de réception. Le pharmacien expérimentateur
transmet à nouveau sur le support de son choix, CD-ROM ou papier, les pièces numériques
qu’il doit conserver 60 jours à compter du jour de la collecte du CD-ROM.
Lors de ce contact et en accord avec le pharmacien, il y a lieu de privilégier la retransmission
sur un CD-ROM plutôt que d’inviter le pharmacien à éditer l’ensemble des PJ numérisées
par ses soins.
Le contrôle de conformité du CD-ROM et des pièces justificatives
(pharmacie et caisse) :
Conformément au protocole d’accord du 14 avril 2011, le pharmacien est responsable de
l’établissement de la pièce numérique, de sa fidélité à la pièce justificative papier.
A ce titre, le pharmacien s’engage à transmettre des CD-ROM conformes, à savoir une
qualité de la numérisation permettant l’atteinte d’un taux d’exploitabilité des pièces
numérisées à 99 %. Une période de vérification est donc mise en place à compter de la
réception du premier cd-rom et pour un délai de 90 jours.
A l’issue de cette période de vérification l’atteinte du taux d’exploitabilité des pièces
numérisées déclenche le versement de l’indemnisation de 418.60€ (sous réserve de la
parution de l’avenant 3 au JO).
C’est pourquoi, il est demandé à chaque CPAM de suivre exhaustivement l’ensemble des
lots (sécurisés et dégradés) sur la base d’une liste d’anomalies rendant l’image numérisée
inexploitable par les parties signataires du contrat d’adhésion :
1. Image numérisée toute blanche ;
2. Image numérisée toute noire ;
3. Problème de contraste rendant l’image numérisée illisible ;
4. Ordonnance tronquée : une seule page numérisée pour une ordonnance de plusieurs
pages ; décalage à la numérisation droite / gauche, bas / haut ;
Ces anomalies potentielles sont inhérentes au processus de numérisation et par conséquent
absentes dans le processus papier.
En cas de présence d’une ou plusieurs pièces inexploitables, il sera demandé au
pharmacien de produire la pièce papier tout en lui indiquant le motif de ce recours. Les
pièces justificatives « papier » récupérées auprès du pharmacien seront archivées avec le
CD-ROM correspondant.