Descriptif de poste et cahier des charges Nom, prénom

Office de la Chancellerie et des Finances
Descriptif de poste et cahier des charges
Nom, prénom
1. Désignation du poste
Région et lieu d’Eglise /
Service ou office cantonal
Office de la Chancellerie et des finances
Nom du poste
Secrétaire Générale de Cèdres Formation
Numéro du poste
SOSFAL01
Taux du poste
50%
Taux d’activité de la personne
dans le poste
50%
Desserte de poste partagée
OUI, avec le secrétariat de l’EERV pour certaines
tâches administratives (comptabilité, téléphonie, économat) et
éventuellement parution de la Revue des Cèdres.
En cas de desserte de poste partagée, une convention de desserte de poste partagée doit être jointe au cahier des
charges
2. Données personnelles
Statut (pasteur, diacre, laïc)
Laïc administratif
Adresse
Domicile
Tél. professionnel
Courriel
Date d’entrée en fonction
dans le poste
1er octobre 2015
Taux global d’occupation
dans l’EERV
1
3. Relations de travail et collaborations
Employeur
Conseil responsable du
poste
Collègues, équipe
Autres collaborateurs
directs
Etablissements, groupes
spécifiques
EERV
Conseil synodal, par le membre répondant de l’OCF
Laïcs du secrétariat de l’EERV
Responsable OCF
Direction de Cèdre Formation
Secrétariat EERV
Membres du Consei synodal, Groupe Cèdre Formation,
collaborateurs de l’EERV
4. Tâches pour le secrétariat général : 20%
-
Réception du courrier et des emails : réponse et redistribution
Tâches générales de secrétariat : correspondance, PV séances, traitement des
appels téléphoniques
- Suivi et mise à jour du fichier d’adresses dans les outils ad hoc, création de
mailings, groupes
- Suivi dons et remerciements
- Suivi de la transmission des données de la comptabilité de Cèdres Formation
au Service comptable de l’EERV
- Organisation et suivi de l’archivage
- Préparation des dossiers liés à la Certification EduQua
- Gestion de l’agenda et réservation des salles de cours et d’entretiens
- Publicité : envois à l’externe et présentation
5. Tâches pour la Revue des Cèdres : 10%
- PV des séances
Comité de rédaction
- Secrétariat pour la Revue des Cèdres
2 parutions/an, 150 pages
Contact avec les contributeurs - relecture des
textes - choix des images et de la page de
couverture - rédaction du sommaire - contact avec
le graphiste et les relecteurs. Mise en page
informatique.
Envoi aux abonnés et contributeurs.
Gestion des abonnements (adresses, factures,
rappels). > Les tâches liées à la Revue des
Cèdres pourraient être confiées à une secrétaire
de direction de l’EERV.
Organisation et
logistique
-
Gestion des abonnements à la Revue des Cèdres
Mise en page de la Revue
Information et
-
Informer la direction sur la marche et la vie de
Cèdres Formation
2
communication
6. Tâches liées à la filière Séminaire de culture théologique (SCT) et formations
continues : 20%
- Assurer le suivi administratif des volées du SCT et
Administration
des personnes en formation continue : gestion
des inscriptions, suivi des écolages, contrôle des
paiements, subsides à la formation, gestion de la
base de données
- Transmission des informations pour paiements
des émoluments enseignants et intervenants par
la comptabilité de l’EERV
- Organiser le lancement des volées SCT (créer les
dossiers, badges, commande des livres, etc.)
- Gérer les informations relatives aux participants
(travaux effectués, fréquentation des colloques)
- Préparer, scanner et photocopier les documents
pour les colloques du SCT et les modules,
commander les livres de cours
- Transmettre les informations à la direction, aux
enseignants et accompagnants
- Organiser les
rencontres
générales des
enseignants et la journée de clôture du SCT
- Préparer les attestations, certificats et diplômes
- Organiser la fête de remise des titres
- Prévoir à court terme le passage des documents
papier aux documents informatiques (modules +
SCT)
- Ecoute, conseils et renseignements aux
personnes et étudiants qui demandent des
informations
7. Activités diverses et générales : 10%
- Développer la convivialité et l’accueil
Cèdres Formation
- Colloques du SCT et pour les modules de
formation continue : accueil des personnes,
préparation des locaux, des collations, puis
rangements (samedis et soirées)
Estimation temps :
SCT : 4 samedis de 9h à 17h = 32 heures
Modules de formation continue : 33 soirées à 4
heures = 132 heures (total ~164 heures pour
2015)
Compétences & Qualités
Esprit d’initiative
Proactivité
Organisation personnelle et de groupe
Entregent
Sens des priorités
Autonomie
3
Esprit d'entraide et de collaboration
Maîtrise des outils informatiques usuels : word, Excel,
Filemaker et autres bases de données, powerpoint,
Profil recherché
Moyens et
contraintes liés au
poste
Supérieurs hiérarchiques
Patience & Convivialité
Bonne rédaction en français : oral et écrit
Connaissance des outils informatiques : word, excel,
FileMaker, (Aider, ELO), mailings
Flexibilité dans son temps de travail + samedis
Site internet et réseaux, blogs
Mise en page et présentation de documents
-
Pour le SCT : présence 4 samedis par an (de 9h à
17h)
- Pour les modules de formation continue : 33
soirées de 4 heures
Le poste dépend de l’Office de la Chancellerie et des
Finances de l’EERV.
Pour la coordination, la collaboration et la cohérence
avec les services, les offices, le ou la titulaire du poste
répond de son travail au directeur de Cèdre Formation
ainsi qu’au responsable de l’OCF selon les prérogatives
concernées
Condition et
aménagement du temps
de travail
Selon convention collective de travail
Lieu de travail / bureau
Maison des Cèdres, Lausanne
Modalités des vacances
et des congés
(coordination nécessaire
pour les dates)
Les vacances sont conformes à la CCT.
Modalités de
remplacement
En cas de maladie ou d’absence prolongée, le directeur
de Cèdre Formation organise, avec l’aide du
responsable de l’OCF et le soutien de l’ORH, la
suppléance qui sera la plus adéquate.
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