installation et utilisation de l`outil d`aide à la constitution de fichier

INSTALLATION ET UTILISATION
DE L’OUTIL D’AIDE À LA CONSTITUTION
DE FICHIER POUR LA MISE À JOUR DU FICHIER
DES DÉMARCHEURS BANCAIRES OU FINANCIERS
Mise à jour du 18 mai 2010
Sommaire
1. DESCRIPTION .................................................................................................. 2
2. LIMITES ............................................................................................................ 2
3. PRÉ-REQUIS .................................................................................................... 2
4. INSTALLATION ................................................................................................ 3
5. PARAMÉTRAGE DES CONTRÔLES ACTIVEX ET DES SCRIPTS DANS
L’ONGLET SÉCURITÉ DES OPTIONS INTERNET ........................................ 5
6. DÉMARRAGE ................................................................................................... 7
6.1. MENU ................................................................................................................................. 7
6.1.1. Choix : « Aide » ................................................................................................... 7
6.1.2. Choix : « Contacts » ............................................................................................ 7
6.1.3. Choix : « Quitter » ............................................................................................... 7
6.1.4. Choix : « Commencer un nouveau fichier de déclarations » .......................... 8
6.1.4.1. Formulaire de saisie des caractéristiques communes du fichier ........................... 8
6.1.4.2. Formulaire de saisie de déclarations ................................................................... 8
6.1.5. Choix : « Compléter le fichier de déclarations en cours » ............................. 10
6.1.6. Choix : « Visualiser le fichier de déclarations en cours » ............................. 10
6.1.7. Choix : « Terminer le fichier de déclarations en cours » ............................... 10
7. ENVOI POUR MISE À JOUR DU FICHIER DES DÉMARCHEURS
BANCAIRES OU FINANCIERS ..................................................................... 11
8. CHOIX : « METTRE EN FORME UN FICHIER COMPTE-RENDU » ............... 12
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1. Description
Cet outil permet de constituer un fichier de déclarations de démarchage au format attendu par
l’application de gestion du Fichier des démarcheurs bancaires ou financiers et de lire le fichier de
compte-rendu restitué par l’application.
Par déclaration, on entend :
– l’enregistrement des déclarations de démarchage concernant des démarcheurs salariés,
employés ou mandatés ;
– le renouvellement ou la modification de ces déclarations ;
– la suppression, le cas échéant, des déclarations effectuées.
Les caractéristiques techniques de ces fichiers sont décrites dans le document « Modalités de mise à
jour du fichier par les déclarants en mode transfert de fichier (GFIN) ».
L’envoi du fichier de déclarations et la réception du fichier de compte-rendu se font manuellement par
GFIN, en dehors de cet outil (cf. Guides sur le guichet d’Échanges de Fichiers sur Internet de la
Banque de France).
2. Limites
Cet outil est prévu pour fonctionner en mono-poste et mono-utilisateur. Il ne doit pas être mutualisé sur
un serveur.
L’outil crée des lignes contenant les informations à transmettre pour l’enregistrement, la modification
ou la suppression des déclarations de démarchage dans un fichier texte de format fixe. Lorsqu’une ligne
a été validée par l’outil (après avoir cliqué sur l’option « Valider »), il n’est plus possible, avec cet
outil, de revenir modifier ou supprimer une ancienne ligne à l’intérieur du fichier texte.
L’outil contrôle le format des zones saisies (alphabétique et/ou numérique), leur présence obligatoire
ou facultative, mais il ne contrôle pas leur cohérence (date invalide, code ISO inexistant, création d’une
déclaration de démarchage au nom d’une personne physique relevant d’une personne morale sans
création de la personne morale, …).
L’outil mis à disposition des déclarants n’est pas destiné à être maintenu.
L’outil est écrit en code HTML et javascript visualisable et modifiable par l’utilisateur. Toute
modification de ce code ne saurait engager la responsabilité des concepteurs de cet outil.
De même, toute modification des fichiers de travail ou du fichier définitif de déclarations au moyen
d’un éditeur de texte se fait sous la seule responsabilité de l’utilisateur.
Un fichier généré correspond aux enregistrements d’un seul déclarant. En conséquence, un remettant
multidéclarants ne peut utiliser cet outil en l’état. S’il souhaite malgré tout l’utiliser, il devra concaténer
les différents fichiers constitués pour chacun de ses déclarants en dehors de l’outil avant de les envoyer
vers GFIN.
3. Pré-requis
Cet outil nécessite d’avoir Internet Explorer version 5.5 ou ultérieure acceptant les contrôles ActiveX
et les scripts (voir infra) pour la création du fichier de déclarations ainsi qu’Excel97 ou ultérieur pour
la mise en forme du compte-rendu.
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4. Installation
Le chemin complet du répertoire dans lequel doit être installé cet outil ne doit comporter ni espace, ni
caractère accentué, ni caractère spécial à l’exception du blanc souligné.
Exemple :
– C:\mes_applications\externes est un chemin valide ;
– alors que le chemin C:\mes applications\externes ne l’est pas car il comporte un espace ;
ce qui exclut d’utiliser le dossier « Mes documents » ou le « Bureau » sur un poste Windows XP.
Tous les fichiers nécessaires au fonctionnement de cet outil ont été compressés dans un fichier au
format ZIP.
Une fois que vous aurez décompressé ce fichier ZIP, vous devez avoir l’arborescence suivante :
FICHIERS
DÉMARCHEURS
demarrage.html.txt
aide
doc.html.txt,
sommaire.html.txt,
Lisez_moi.pdf
commun
contacts.html.txt
images
asterisque.gif,
bandeau.gif, fonds.gif,
shim.gif
ressources
css
aide.css,
commun.css,
print.css
javascript
script.js.txt
compte_rendu
Compte_rendu.xls
travail
menu.html.txt,
declaration.html.txt
vos_declarations
a_supprimer.txt
Pour les fichiers demarrage.html.txt, sommaire.html.txt, contacts.html.txt, menu.html.txt,
declarations.html.txt ainsi que pour le fichier script.js.txt, vous devez supprimer la 2ème extension.
Cette double extension a été ajoutée afin d’éviter les problèmes rencontrés avec certains bastions
(firewall) de messageries.
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Si vous ne visualisez pas la double extension, il convient d’aller dans le menu Affichage/Options (sous
Windows NT) et de décocher la case « Masquer les extensions pour les types de fichiers connus »
ou Outils/Options des dossiers/Affichage (sous Windows XP) et de décocher la case « Masquer les
extensions des fichiers dont le type est connu ».
Le fait de décocher cette case permet d’afficher la double extension et de pouvoir supprimer celle-ci.
ATTENTION
Tout renommage de sous-répertoire ou de fichier (à l’exception des fichiers créés dans le sousrépertoire « vos_declarations ») entraînera une erreur de l’outil.
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5. Paramétrage des contrôles ActiveX et des scripts dans
l’onglet sécurité des options Internet
Aller dans le menu « Outils » et sélectionner « Options Internet ».
Sélectionner l’onglet « Sécurité », puis la zone Internet, puis « Personnaliser le niveau ».
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Cocher les rubriques « Contrôles ActiveX et plugins »et « Script » comme ci-dessous :
Valider en cliquant 2 fois sur« OK », puis sortir d’Internet Explorer et lancer l’outil en double-cliquant
sur le fichier « demarrage.html » situé dans le répertoire « FICHIERS_DEMARCHEURS ».
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6. Démarrage
Au démarrage (obtenu en double cliquant sur le fichier demarrage.html situé dans le répertoire
FICHIERS_DEMARCHEURS), une fenêtre peut apparaître pour demander l’autorisation d’activer un
contrôle ActiveX.
Il est impératif d’autoriser cette activation pour que l’outil puisse fonctionner.
6.1. Menu
Lorsque vous aurez lancé l’outil, la fenêtre suivante apparaîtra :
6.1.1. Choix : « Aide »
Permet d’afficher les différentes aides proposées pour cet outil.
6.1.2. Choix : « Contacts »
Permet d’afficher les coordonnées du service gestionnaire du Fichier des démarcheurs bancaires ou
financiers.
6.1.3. Choix : « Quitter »
Quitte la page en cours (après demande de confirmation si on est en cours de saisie) et affiche la page
de démarrage du navigateur.
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6.1.4. Choix : « Commencer un nouveau fichier de déclarations »
Ce choix vérifie, au préalable, qu’un fichier de déclarations n’est pas en cours de constitution, c’est à
dire que le choix « Terminer le fichier de déclarations en cours » n’a pas été activé (cf. § 6.1.7). Dans le
cas contraire, le message d’avertissement suivant s’affiche :
ATTENTION : En cas de confirmation, le fichier en cours est détruit.
6.1.4.1. Formulaire de saisie des caractéristiques communes du fichier
Un masque s’affiche ensuite pour saisir les caractéristiques communes des enregistrements (numéro
d’ordre de remettant, code autorité, code déclarant) plus une zone facultative de 50 caractères laissée à
la disposition du déclarant pour une référence interne du fichier.
En cas de création d’un nouveau fichier, ce masque sera préchargé des valeurs saisies lors de la
création du fichier précédent avec possibilité de modifier toutes les zones.
Après validation, une page contenant les différentes possibilités de déclarations s’affiche.
6.1.4.2. Formulaire de saisie de déclarations
Ce formulaire permet d’effectuer l’ensemble des opérations de mise à jour du Fichier des démarcheurs
bancaires ou financiers.
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Il suffit de cliquer sur le type de déclaration à effectuer pour faire apparaître un masque de saisie à
remplir.
Exemple :
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A l’apparition du formulaire de saisie, la zone de référence facultative de la déclaration est préchargée
avec le contenu de la zone de référence facultative du fichier saisie dans l’écran précédent (cf. cidessus).Cette zone peut être modifiée ou complétée.
Après validation de la saisie, si tous les contrôles sont corrects, l’enregistrement correspondant est créé
dans un fichier de travail qui servira à générer ultérieurement le fichier définitif, puis le masque de
saisie disparaît.
L’écran proposant les opérations de mise à jour possibles réapparaît pour saisir, éventuellement, une
nouvelle déclaration.
En sélectionnant le choix “Fin de saisie”, on revient au menu principal de l’outil.
Vous avez alors créé un fichier de déclarations en cours.
6.1.5. Choix : « Compléter le fichier de déclarations en cours »
A tout moment, il vous est possible de compléter un fichier de déclarations en cours. Si vous choisissez
cette option, le système vérifie qu’un fichier de déclarations est effectivement en cours de constitution
et, dans le cas contraire, affiche le message d’alerte suivant :
Si un fichier de déclarations est en cours, la page avec le choix des déclarations (cf. § 6.1.4.2) s’affiche.
Il est possible d’interrompre la saisie et de la reprendre à plusieurs reprises avec ce choix.
6.1.6. Choix : « Visualiser le fichier de déclarations en cours »
Cette fonction affiche dans une page du navigateur le contenu (non modifiable) du fichier de travail qui
contient les enregistrements détails saisis.
Précision importante :
Dans le fichier de travail les enregistrements détails ne comportent pas :
– le code enregistrement ;
– le numéro d’ordre du remettant ;
– le code autorité ;
– le code déclarant ;
– la date de production du fichier ;
– l’heure de production du fichier ;
– le numéro séquentiel de l’enregistrement dans le fichier.
Ces données seront incluses lors de la création du fichier définitif (cf. ci-dessous).
6.1.7. Choix : « Terminer le fichier de déclarations en cours »
Cette fonction affiche un message d’avertissement :
puis, en cas de réponse positive, vérifie l’existence d’un fichier de déclarations en cours de constitution
et affiche un message d’alerte dans le cas contraire :
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Si un fichier de déclarations est en cours, mais que les données à ajouter (numéro d’ordre du remettant,
code autorité, code déclarant plus la zone facultative de 50 caractères) sont inexistantes, le formulaire
pour les saisir s’affiche.
Après validation de la saisie éventuelle ou récupération des données à ajouter, le fichier définitif est
créé avec un enregistrement en-tête, le(s) enregistrement(s) détail(s) complété(s) et numéroté(s) et un
enregistrement fin avec le nombre d’enregistrements détails contenus dans le fichier.
Après création du fichier définitif, le fichier de travail est détruit et un message s’affiche :
Ce message comporte le chemin complet du répertoire où est enregistré le fichier de déclarations
définitif ainsi que son nom qui est constitué de :
– DEC pour DEClarations ;
– la date sous la forme SSAAMMJJ ;
– un blanc souligné ;
– l’heure sous la forme HHMMSS ;
– l’extension « .txt » pour indiquer qu’il s’agit d’un fichier texte.
En cliquant sur le bouton « OK », le contenu (non modifiable) du fichier définitif s’affiche dans une
page du navigateur.
7. Envoi pour mise à jour du Fichier des démarcheurs
bancaires ou financiers
Le fichier définitif doit être adressé à la Banque de France via GFIN (cette fonctionnalité n’est pas
gérée par l’outil), directement si le déclarant est son propre remettant ou par son remettant.
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8. Choix : « Mettre en forme un fichier compte-rendu »
(uniquement pour les postes équipés d’Excel)
Lors de la récupération du fichier compte-rendu sur GFIN (cette fonctionnalité n’est pas gérée par
l’outil), enregistrer celui-ci dans le sous répertoire « Compte_rendu » de l’outil d’aide à la saisie en le
renommant.
Nous vous suggérons de le renommer « CRAAMMJJ.TXT » (AAMMJJ étant l’année, le mois et le jour
de votre fichier, pour ne pas écraser vos comptes-rendus précédents).
Lancer l’outil d’aide à la saisie et sélectionner l’option « Mettre en forme un fichier compte-rendu »
dans le menu principal.
Cliquer sur « Ouvrir » dans la fenêtre suivante :
Lorsque le fichier Excel apparaît, cliquer sur le bouton bleu pour lancer la mise en forme du compterendu.
Dans la boite de dialogue qui apparaît alors, renseigner le nom du fichier compte-rendu à mettre en
forme (sans mettre l’extension « .txt »), puis cliquer sur « OK ».
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En cas d’erreur dans le nom du fichier, ou si le fichier indiqué est vide, un message apparaît, puis le
fichier Excel se ferme.
Fermer alors Excel et vérifier le nom ou le contenu du fichier compte-rendu à mettre en forme.
Si le nom et le contenu du fichier à lire sont corrects, la mise en forme du compte-rendu s’effectue
(ventilation des enregistrements par nature et mise en colonnes des informations de chaque
enregistrement).
Une boite apparaît à la fin du traitement, indiquant l’emplacement et le nom du fichier Excel créé.
Après avoir pris connaissance du compte-rendu mis en forme, fermer Excel, puis quitter l’outil d’aide à
la saisie.
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