Formation IP - Université d`Angers

Support de formation Apogée
Inscriptions Pédagogiques
Cette formation a pour objectif de permettre aux utilisateurs d’inscrire pédagogiquement les étudiants aux
éléments obligatoires et optionnels, de savoir modifier cette inscription et prendre en compte les résultats
antérieurs de l’étudiant pour l’année en cours.
Voici quelques termes Apogée que l’on rencontre dans cette formation.
Etape :
C’est le fractionnement dans le temps (année, ensemble d'années, semestres...) d'un enseignement conduisant
(éventuellement) à un diplôme. L’étape permet de lier les concepts administratifs (paiement des droits annuels,
inscription administrative, affiliation...) à l'offre de formation et d'assurer notamment que les étudiants sont en
règle administrativement par rapport à la formation qu'ils suivent.
Version d'étape (VET) :
Différenciation du contenu d'une étape, éventuellement différenciation géographique.
Elément pédagogique (ELP) :
L'élément pédagogique est le terme générique utilisé pour décrire le contenu d'un enseignement et préciser sa nature :
unité d'enseignement, niveau, période, UV, module, bloc, section, certificat, ensemble disciplinaire, groupe
d'enseignement, matière. Il peut être décomposé en éléments plus fins selon le niveau de précision souhaité.
Un élément pédagogique peut être caractérisé par un mode de validation et des conditions d'accès, dites pré-requis.
Unité d'enseignement (UE) :
Subdivision d'une version d'étape, regroupement d'enseignements qui donne lieu à un résultat.
Liste d’éléments :
Une liste d’éléments est un regroupement d’éléments pédagogiques constituant un ensemble cohérent.
La liste est elle-même rattachée à un élément ou à la VET directement.
Liste obligatoire :
Une liste peut être obligatoire, ainsi tous les éléments de la liste à laquelle ils appartiennent sont obligatoires
(l’étudiant doit être inscrit obligatoirement à tous les éléments de cette liste).
Liste obligatoire à choix :
L’étudiant doit choisir obligatoirement un nombre défini d’éléments de la liste (un nombre minimum
et un nombre maximum d’éléments à choisir est précisé) mais le choix de ceux-ci est laissé libre à l’étudiant.
Liste facultative :
Elle regroupe des éléments optionnels liés à l’étape. L’étudiant s’inscrit librement aux éléments de cette liste.
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Cellule Apogée
15/09/2015
Inscription pédagogique (IP) :
C’est la démarche faite après l’inscription administrative qui détermine le contrat pédagogique de l’étudiant.
Capitalisation :
La capitalisation s’applique à un élément pédagogique (souvent à une unité d’enseignement).
La note et le résultat d’un élément capitalisable sont utilisés par l’étudiant sans limite de durée.
Prise en compte pour Calcul (PrC) :
Elle permet à un étudiant de choisir, lors de l’IP, des notes et des résultats antérieurs capitalisés et/ou conservés.
Les PrC sont utilisées automatiquement sur les éléments obligatoires où l’étudiant a eu un résultat positif.
Remarque : elles doivent être choisies pour les éléments obligatoires à choix.
Crédit Européen ou European Crédit Transfer System (ECTS) :
C’est le système d'équivalence d'enseignements entre universités européennes mis en place à l’université d’Angers
à la rentrée 2004/2005 dans le cadre de la réforme LMD.
La correspondance prévoit un montant de crédits (points) porté par les éléments pédagogiques.
Elément en dette :
L’élément en dette n’appartient pas à l’étape d’inscription et n’intervient pas dans les calculs.
A l’issue d’une commission de validation, un étudiant peut se retrouver inscrit en L2
avec obligation de suivre une unité d’enseignement en L1 : cette unité est considérée comme un ELP en dette.
Une dette peut également porter sur une étape. Elle concerne généralement l’année de niveau le plus bas,
celle sur laquelle les étudiants ont eu le statut AJAC l’année antérieure, lorsque l’étudiant est inscrit
sur deux années sur la nouvelle année en cours.
Elément en crédit :
C’est une autorisation d’inscription par anticipation à des enseignements d’une étape sans y être inscrit administrativement.
A l’issue d’un jury, un étudiant peut-être autorisé à suivre une unité en année supérieure en plus de l’année sur laquelle
il est inscrit : cette unité est considérée comme un ELP en crédit.
Epreuve :
C’est l’évaluation d’un enseignement dans le cadre d’une session. L'épreuve est caractérisée par sa nature
(écrit, contrôle continu, tp, oral, rapport, soutenance, etc.) et par son type (contrôle terminal, contrôle continu,
contrôle partiel, etc.)
Lien de correspondance :
C’est un lien mis en place entre un élément pédagogique « source » et un élément pédagogique « cible »,
afin qu’une note / résultat acquis, capitalisé ou conservé sur l’ELP « source », soit automatiquement rendu « utilisable »,
lors de l’IP, à la place de la note / résultat attendus sur l’ELP « cible » dans tous les calculs de niveau supérieur
où celui-ci est utilisé.
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Exemple de présentation d’une étape :
Etape
─────────
Semestre x
Semestre y
O
O
Liste Sem. x
─────────
Unité 1
Unité 2
Liste Sem. y
─────────
Unité 3
Unité 4
O
X (1,1)
Liste Unité 1
──────────
Mathématiques
Informatique
Liste Unité 2
─────────
Unité 2A
Unité 2B
O
Liste Unité 2A
─────────
Biologie
Géologie
O
O
Liste Unité 3
─────────
Physique
Chimie
O
Liste Unité 2B
─────────
Economie
Droit
Liste Unité 4
─────────
Economie
L.V.
X (1,1)
Liste LV
─────────
Anglais
Allemand
Espagnol
Un lien avec un O correspond à une liste où les éléments sont obligatoires.
Un lien avec un X correspond à une liste où il faut faire un choix.
Exemple :
le X (1,1) sur la Liste LV signifie que l’étudiant doit choisir au minimum une langue vivante
et au maximum une seule.
Dans certains cas, les minimums et maximums sont > 1 et parfois le minimum et le maximum sont
différents.
Pour les étapes où les IP ne sont pas proposées à distance, le principe est :
1) d’inscrire les étudiants aux éléments obligatoires :
a) soit sur l‘année entière
Inscription automatique aux éléments obligatoires
b) soit à un seul semestre à deux périodes différentes
Inscription automatique semestrielle
2) de les inscrire aux éléments à choix (sur le schéma ci-dessus : Unité 2 et Langue vivante)
Inscription de masse à un élément pédagogique
Pré-requis : Toute cette formation est basée sur le principe que les Inscriptions Administratives (IA)
sont réalisées avant les IP. Seuls, les étudiants ayant réglé leurs droits d’inscription et
n’ayant aucun interdit seront pris en compte dans les travaux qui suivent.
Attention :
Avant de vous lancer dans ce traitement, il faut toujours vous assurer
que la Structure des Enseignements (SE) ainsi que les Modalités de Collecte et de Contrôle (MCC)
de votre étape soient mises à jour !
Assurez-vous également que l’étape sur laquelle vous allez travailler n’est pas proposée à distance (IPweb).
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Inscription automatique aux éléments obligatoires
Important : Quelque soit le niveau où une IP est lancée, celle-ci est réalisée du haut vers le bas de l’arborescence
d’une Structure des Enseignements (SE).
Dans le domaine Inscription pédagogique,
cliquez dans le menu Administration
puis sur Inscription auto aux vers.
d’étapes et éléments obligatoires.
A l’aide de l’ascenseur situé sur la droite,
trouvez l’étape qui vous intéresse
et cochez la case sur la gauche
comme indiqué en 1.
2
La colonne Exm indiquée en 2
permet de saisir une formule d’examen
sur l’étape choisie. La formule saisie
s’initialisera automatiquement sur tous
les ELP descendants : il sera toujours
possible d’intervenir manuellement
pour modifier cette formule.
La plupart du temps, on ne met rien
et c’est la formule S (Standard)
qui est appliquée par défaut.
1
Cliquez ensuite sur Immédiat puis
sur Accepter . Un message « Demande
de traitement enregistrée » s’affiche.
Le principe est identique si on souhaite le faire par semestre.
Il suffit pour cela d’aller dans le menu
Administration puis sur Inscription
automatique semestrielle.
Indiquez en 3 le code de l’ « élément »
semestre souhaité.
3
Cliquez en 4 sur le bouton Quelques.
Vous verrez apparaitre l’étape sur laquelle
l’élément sélectionné au dessus
est rattaché.
Cochez en 5 le carré situé à gauche,
cliquez sur Immédiat puis sur Accepter .
5
4
Attention :
Si votre « élément » semestre est commun
à plusieurs étapes, choisissez bien
la bonne sinon vous pourriez réaliser l’IP
sur une étape dont vous ne souhaiteriez pas
qu’elle se fasse où bien d’une étape
dont vous n’avez pas la gestion !
Il faut ensuite quitter cet écran pour savoir si le traitement que l’on vient de lancer s’exécute correctement.
4
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Dans le domaine Inscription pédagogique,
cliquez dans le menu Administration
puis sur Liste des travaux différés.
Ces travaux sont classés du plus récent
au plus ancien. La colonne Traitement indique
le travail demandé, les colonnes Demandé
et Attendu, les dates et heures
de leur lancement et de leur exécution.
La colonne Etat indiquée en 6
est la plus importante car c’est elle
qui nous indique si tout s’est bien passé !
6
Tapez Ctrl+E sur le dernier champ à droite
pour afficher le message indiqué en 7.
Il informe sur quelle étape
vous venez de lancer l’IP.
7
Si vous obtenez le message Fin normale
cela signifie que tous les étudiants inscrits
administrativement à l’étape sont inscrits
pédagogiquement à tous les éléments
obligatoires rattachés à cette VET
par le biais des listes obligatoires.
Remarque : La colonne Etat peut prendre, pendant son exécution plusieurs valeurs : Demandé, Pris en compte,
En exécution, Fin normale, Anomalies détectées, Interrompu.
Il faut impérativement que le message « Fin normale » apparaisse. Si ce n’est pas le cas,
contactez le modélisateur qui gère votre étape avant de faire quoi que ce soit d’autre !
Attention :
Ce traitement s’exécute progressivement et peut prendre plusieurs minutes avant d’arriver à son terme.
Il ne faut pas chercher dans la foulée à connaître le nombre d’étudiants inscrits dans chaque élément
pédagogique ou épreuve.
Notes personnelles
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Inscription de masse à un élément pédagogique
Cliquez dans le menu Inscription
pédagogique, puis sur Inscription
pédagogique de masse.
8
A l’aide de schémas Diego,
(comme sur l’exemple de la page 17),
recherchez puis saisissez l’Elément cible
(élément sur lequel vous souhaitez faire
10
9
votre IP de masse) comme indiqué en 8.
Cliquez sur Saisie assistée en
11
9.
Les champs Liste Elt cible, Elément
supérieur et Version étape deviennent
obligatoires : renseignez-les,
comme indiqué en 10, avec la touche F9.
Cliquez sur Afficher en 11 :
les étudiants déjà inscrits sur cet élément
sont déjà affichés dans le bloc
Etudiants inscrits.
13
12
Le bouton Compter étudiants en 12 permet de connaître le nombre d’étudiants
susceptibles d’être inscrits pédagogiquement à l’élément cible.
Exemple de valeur obtenue :
Sur cet écran, dans le rectangle Etudiants inscrits figurent à droite quatre colonnes.
Exm : Formule d’examen :
La formule est initialisée en général à S (comme Standard) mais vous pouvez
choisir une autre formule parmi celles définies pour l’élément.
Dis :
Vous pouvez saisir une dispense d’examen pour l’étudiant et pour l’année en cours.
La dispense se répercute automatiquement sur les éléments obligatoires.
L’étudiant n’apparaîtra pas dans les écrans de saisie de notes.
Dispense :
Com : Commentaire :
PrC :
Zone utilisable pour saisir un commentaire (filtre possible)
Prise en compte pour Calcul : La notion de PrC permet à l’étudiant d’utiliser des notes et résultats
capitalisés, conservés ou bien obtenus par validation d’acquis.
Important : Depuis la version Apogée 3.30, les champs Liste Elt cible et Elément supérieur sont remplis
systématiquement si l’élément cible est relié à une seule liste et si cet élément
appartient à un seul élément supérieur.
Précision :
Si votre VET contient des Parcours, indiquez sur l’Elément cible un ELP « Parcours »
de la même manière que vous le faites sur n’importe quel autre élément pédagogique.
Cliquez sur le bouton Ajouter Etudiants en
13, ce qui permet d’accéder à la fenêtre de Saisie assistée.
Notes personnelles
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15/09/2015
Cette fenêtre permet de visualiser les étudiants susceptibles de s’inscrire à l’élément et de sélectionner en masse
ces étudiants.
Dans cette liste d’étudiants proposés, n’apparaissent pas les étudiants qui ont déjà atteint le nombre maximum d’inscription
(ou PrC) pour la liste de l’élément cible (cas des listes obligatoires à choix).
Egalement, les étudiants qui ont déjà une IP (ou PrC) sur cet élément cible de cette VET ainsi que ceux qui ont une PrC,
une dette ou un crédit sur l’élément supérieur de l’élément cible n’apparaissent pas non plus.
Pour effectuer l’IP, il faut individuellement
cocher la case IP des étudiants
qui ont choisi l’élément cible affiché.
8
Exemple ici : Image de synthèse.
Il est possible de cliquer sur le bouton
Tout sélectionner IP en 14 :
tous les étudiants susceptibles de s’inscrire
à cet élément seront sélectionnés.
Cliquez ensuite sur le bouton Retour ,
comme indiqué en 15.
Les étudiants sélectionnés sont rapatriés
dans le bloc des étudiants inscrits
dans l’écran précédent.
15
14
16
Enregistrez votre travail en cliquant
sur l’icône
ou en tapant
sur la touche F10.
Attention :
Si vous avez sélectionné en 8 comme Elément cible un ELP capitalisable (type UE par exemple)
et s’il y a des redoublants, il faut toujours commencer par cliquer sur Tout sélectionner PrC en 16
pour rapatrier les notes et résultats des étudiants ayant déjà acquis cet Elément cible.
Il faut néanmoins savoir qu’Apogée considère qu’un élément pédagogique à choix qui contient une PrC
peut ne pas être utilisé sur l’année en cours.
Concernant les IP aux éléments obligatoires, les PrC sont d’office rapatriées par défaut.
Remarque :
Les colonnes N/R, Note, Barème et Résultat nous informent si des notes et résultats ont été obtenus
sur l’élément cible antérieurement : c’est ce qui permet de déterminer si l’étudiant peut bénéficier
ou non d’une PrC sur cet élément.
Notes personnelles
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15/09/2015
Inscription pédagogique d’un nouvel étudiant après son IA
Cette procédure sert de manière ponctuelle suite à une inscription tardive d’un étudiant à une étape ou à une régularisation
de ses droits d’inscription.
Cliquez dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Modification d’une inscription / Choix des étapes.
Contrôlez que l’année d’inscription
au centre de l’écran soit bien celle
de l’année en cours sinon la choisir
en manipulant les flèches < et > ,
cliquez comme indiqué en 17
sur le bouton IAE Réalisées .
17
Apparaît alors, l’étape choisie
par l’étudiant lors de l’IA.
Si l’étudiant a fait le choix de plusieurs
étapes, une petite fenêtre apparaît
afin de sélectionner l’étape désirée.
S’il n’y en a qu’une, sélectionnez l’étape
proposée puis cliquez sur Accepter .
Cliquez ensuite en
18
18
sur le bouton Suivant :
un nouvel écran apparaît.
Cliquez sur le bouton Ins élt oblig ,
comme indiqué en 19.
Les éléments obligatoires rattachés
à la VET s’affichent automatiquement
dans le bloc Eléments choisis.
A ce niveau, on peut saisir, modifier
et/ou consulter les formules d’examen
(colonne Exm). Si l’étudiant bénéficie
d’une PrC, la case située sur la colonne PrC
sera cochée sur l’élément correspondant
20
21
comme indiquée en 20.
On observera également si l’étudiant
bénéficie d’une dispense d’examen ou non
à l’élément : cela sera précisé en 21.
Cliquez en
22 sur le bouton
22
19
Saisie assistée pour inscrire l’étudiant
aux éléments obligatoires à choix.
Un nouvel écran apparaît.
8
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15/09/2015
Positionnez le curseur dans le champ Etape en 23 pour afficher dans le bloc Eléments disponibles,
les éléments disponibles rattachés directement à la VET et non encore choisis.
S’il n’y en a pas, se positionner
sur le 1er élément dans le rectangle
Eléments choisis puis descendre
au fur et à mesure avec la flèche
du clavier jusqu’à ce qu’apparaissent
dans le rectangle Eléments disponibles
les éléments à choisir. (ex : ici, choisir
une matière optionnelle)
Cochez la case IP de l’ELP choisi en
24.
Cliquez sur la flèche <= pour rapatrier
l’élément dans le bloc Eléments choisis
comme précisé en
23
26
24
25.
25
Si la case située en 26 Inscription
par défaut aux éléments obligatoires
est cochée, le système rapatrie
également les éléments obligatoires
sous l’élément choisi.
27
28
Important : Ce n’est pas parce que vous venez de choisir un élément que votre IP est terminée.
Tant que vous n’êtes pas rendu au dernier ELP avec la flèche du clavier , il peut y avoir d’autres
choix à faire sur d’autres ELP.
Attention :
Au moment où vous sélectionnez en 24 un ELP, avant de le rapatrier en 25, assurez-vous
que vous ne dépassez pas l’effectif maximum prévu pour cet élément (capacité bloquante définie).
Remarque : Une fois que vous avez fait un choix sur un ELP, si vous vous repositionnez dans le rectangle
Eléments choisis sur l’élément Mati. opt. - unité S6I, par exemple, vous observerez sur la droite
les ELP disponibles non choisis également rattachés cet élément Mati. opt. - unité S6.
En 27, les colonnes Typ, Mn et Mx précisent le type de liste à laquelle est rattachée l’ELP
(ici le X = liste obligatoire à choix) ainsi que le nombre minimum et maximum à choisir.
Cliquez sur le bouton Saisie directe indiqué en
puis sur Fin inscription pour valider l’IP.
28 pour revenir à l’écran principal
Des contrôles sont réalisés à ce moment et des messages d’erreurs non bloquants peuvent apparaître
si le nombre d’éléments choisis est insuffisant ou dépassé.
Exemple de message :
Deux possibilités : Soit il s’agit d’un ELP suivi actuellement par l’étudiant et dans ce cas, il faut retourner dans l’écran
Saisie assistée et reprendre la procédure ci-dessus pour sélectionner l’élément choisi et le rapatrier.
Soit il s’agit d’un ELP qui sera à choisir au semestre suivant et là, vous passez outre.
Ce message signifie qu’il faudra y revenir dans quelques temps.
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Université d’Angers
Cellule Apogée
15/09/2015
Modification d’une inscription pédagogique
Un étudiant émet un souhait de modifier son IP. Par exemple, il avait indiqué avoir pris Image de synthèse et finalement,
c’est Analyses statistiques qu’il a choisi comme matière optionnelle.
Allez dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Modification d’une inscription / Inscription aux éléments.
Cliquez sur le bouton Saisie assistée .
Placez le curseur sur le code élément
dont vous voulez supprimer l’inscription.
Exemple :
ici Image de synthèse
et cliquez sur la flèche =>
comme indiqué en
29.
L’élément Image de synthèse
apparaîtra alors dans le bloc de droite
Eléments disponibles avec les autres
éléments pouvant être choisis.
29
Voir écran ci-dessous.
Cliquez alors sur la case de l’élément
finalement choisi par l’étudiant,
Analyses statistiques,
en cochant la case IP
puis sur la flèche <= indiquée en 30.
L’élément Analyses statistiques apparaît
maintenant dans le bloc de gauche
Eléments choisis.
30
Cliquez sur le bouton Saisie directe ,
en 31 : vous revenez sur l’écran précédent.
Vous n’avez plus qu’à enregistrer
puis quitter l’écran.
31
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Université d’Angers
Cellule Apogée
15/09/2015
Editions disponibles
Dans le menu Documentation / Edition du contrat pédagogique, vous pourrez éditer la fiche pédagogique
en sélectionnant le numéro de l’étudiant puis en cliquant sur Imprimer .
Il existe également une autre édition : Edition par lots du contrat pédagogique :
celle-ci permet d’éditer les fiches pédagogiques pour une population donnée d’étudiants.
Prise en compte d’éléments capitalisables
Lors de l’inscription automatique aux éléments obligatoires, les PrC sont cochées automatiquement sur les éléments
où les étudiants ont déjà obtenu des résultats favorables.
Allez dans le menu Inscription pédagogique puis sur Modification d’une inscription / Inscription aux éléments.
Sélectionnez un étudiant et visualisez, comme sur l’écran ci-dessous, les colonnes PrC en 32 et en 33.
Cette visualisation est très explicite en Saisie assistée .
S’il s’agit d’un ELP à choix comme précisé
en 33, vous pouvez visualiser la note
et le résultat obtenus antérieurement
en utilisant l’ascenseur horizontal en
34.
Il suffit alors de cliquer sur la flèche <=
pour rapatrier l’élément dans le bloc
Eléments choisis.
Ainsi la note et le résultat acquis
antérieurement seront utilisés
pour les calculs de l’année en cours.
La colonne N/R en 35, indique le type
de PrC : par défaut un O.
S’il s’agit d’une validation d’acquis,
ce sera un V, s’il s’agit d’un lien
de correspondance, ce sera un U.
33
35
32
34
Remarque : Dans la colonne Exm s’affiche la formule d’examen définie par défaut à S (comme Standard).
Vous pouvez la modifier à condition que plusieurs formules d’examens aient été définies
pour l’élément dans le domaine Modalités de Collectes et de Contrôles (MCC).
Il est possible également de définir une formule d’examen au niveau du choix de l’étape,
ainsi cette formule est initialisée pour chaque élément pédagogique
(si cette formule est prédéterminée dans les MCC).
Notes personnelles
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Université d’Angers
Cellule Apogée
15/09/2015
Prise en compte d’éléments en dettes
Certains étudiants peuvent se retrouver inscrits administrativement sur une étape donnée avec obligation de suivre
des enseignements appartenant à une étape de rang inférieur. Ces enseignements sont considérés comme des dettes.
C’est le cas, par exemple, d’un étudiant qui n’a pas terminé son année de L2 et qui a été autorisé à s’inscrire en L3
ou bien de quelqu’un qui a obtenu un BTS ou DUT qui a été autorisé à s’inscrire en L3 avec obligation de suivre
quelques enseignements en L2.
Pour pouvoir prendre en compte ces cas particuliers, il faut passer par plusieurs écrans.
Dans le menu Décision commission
allez sur Saisie des dettes.
Indiquez en 36 le n° de l’étudiant concerné
puis validez avec la touche F8.
36
Assurez-vous en 37 que vous êtes bien
sur la bonne année universitaire !
37
Dans le rectangle du bas, indiquez en 38
dans le champ Etape comprenant
des dettes, l’étape sur laquelle l’étudiant
a une ou plusieurs dettes puis en dessous,
dans le champ Etape visée, son étape
principale d’inscription.
38
En 39, vous saisirez les codes des ELP
en dette que la commission de validation
a demandé à l’étudiant de suivre
40
39
puis en 40 la date à laquelle la commission
de validation a pris cette décision.
Validez en cliquant sur l’icône
..
Allez dans le menu Inscription pédagogique /
Modification d’une inscription /
Choix des étapes.
En principe, vous êtes positionnés
sur l’étudiant sur lequel vous venez
42
41
de saisir des dettes sinon, indiquez en 41
le n° de l’étudiant concerné puis validez
avec la touche F8.
43
Assurez-vous en 42 que vous êtes bien
sur la bonne année universitaire !
Cliquez en
43, sur l’onglet Etapes dette
.
Une fenêtre intermédiaire apparaît.
12
Université d’Angers
Cellule Apogée
15/09/2015
Vous trouvez comme Etape disponible,
l’étape sur laquelle vous avez saisi
des dettes.
Cochez en 44 la case située à coté
du code étape puis sur Accepter en 45.
44
Vous retrouvez l’écran précédent
avec dans le rectangle Etapes choisies,
une ligne supplémentaire.
45
Dans la colonne Situation de l’étudiant,
vous remarquerez, dans cet exemple,
en 46, le terme Dette sur l’étape de L2.
A présent qu’on a indiqué à l’étudiant
l’étape sur laquelle il avait une dette,
on va procéder à l’IP sur les éléments
en dettes.
47
46
Positionnez-vous sur le code étape
en dette en
47 puis cliquez en 48
sur le bouton Suivant pour accéder
à l’écran suivant.
48
Remarque : Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant en 48, c’est l’équivalent de l’accès au menu
Inscription pédagogique / Modification d’une inscription / Inscription aux éléments.
Notes personnelles
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Université d’Angers
Cellule Apogée
15/09/2015
Vous retrouvez ici les écrans
décrits en page 10 à la différence
que vous travaillez sur une étape en dette
comme c’est précisé en
Cliquez en
49
49.
50 sur le bouton
Saisie assistée .
50
Vous trouverez à droite, en 51,
comme éléments disponibles,
uniquement les éléments en dettes
qui ont été décidés par la commission
de validation.
Cochez en 52 la case IP puis cliquez
sur l’icône <= pour inscrire
pédagogiquement l’étudiant
sur ses éléments en dettes.
Il ne reste plus qu’à cliquer en
52
51
53
sur le bouton Saisie directe puis,
une fois revenu sur l’écran précédent,
sur la touche F10 ou bien l’icône
pour enregistrer votre travail.
53
Important : N’oubliez pas, lorsque vous rapatriez des éléments en dettes, qu’il peut y avoir, en dessous de ces ELP,
des choix possibles à prendre en compte. Dans cet exemple, c’est le cas de l’Unité S4-2
où l’étudiant doit suivre un enseignement parmi quatre possibles.
Prise en compte d’éléments en crédits
Le principe est identique à celui des dettes expliqué à partir de la page 12. La différence vient du premier écran :
le travail s’effectue dans le menu Décision commission / Saisie des crédits.
Ensuite, sur l’écran Inscription pédagogique / Modification d’une inscription / Choix des étapes,
c’est sur l’onglet Etapes crédits que l’on clique.
Enfin, au niveau des éléments disponibles en
51, ceux-ci sont signalés en Crédit.
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Université d’Angers
Cellule Apogée
15/09/2015
Prise en compte de validations d’acquis (VAC)
Certains étudiants peuvent être inscrits à l’université dans une étape une année donnée et avoir obtenu antérieurement
et ailleurs des éléments capitalisables (semestre ou unité) pouvant être pris en compte. C’est une commission de validation
qui détermine étudiant par étudiant ce qui peut-être gardé ou non pour l’année en cours.
Important : Si vous avez connaissance très tôt dans l’année universitaire de validations d’acquis (VAC),
il faudra les prendre en compte avant de vous lancer dans les IP.
Remarque : C’est souvent une fois les IP réalisées que l’on apprend qu’un ou plusieurs étudiants bénéficient de VAC.
Dans ce cas, il faudra commencer par désinscrire, pour chaque étudiant concerné,
tout élément sur lequel sera posée une VAC.
Dans le menu Décision commission
allez sur Validation d’acquis individuelle.
Indiquez en 54 le n° de l’étudiant concerné
puis validez avec la touche F8.
55
Assurez-vous en 55 que vous êtes bien
sur la bonne année universitaire !
54
60
Placez-vous en 56 et indiquez
dans le champ Etape, l’étape d’inscription
sur l’année en cours puis en 57
l’élément (ou le 1er élément) sur lequel
l’étudiant a obtenu une VAC.
56
57
59
58
En 58, vous saisirez la date à laquelle
la commission de validation a pris
cette décision.
Attention :
c’est la date du jour qui est
systématiquement initialisée
sur ce champ !
Remarque : Vous avez également la possibilité de saisir une note en 59. Suivant la configuration de paramétrage
de la règle de calcul de note utilisée, la VAC pourra ou non servir dans les calculs
pour la préparation des jurys.
S’il y a plusieurs éléments pour lesquels des VAC sont à poser, passez sur la 2ème ligne, puis sur la 3ème, etc.
en suivant le même principe que pour la 1ère.
En cliquant en 60 sur le petit + ,
on accède à cette fenêtre permettant
de saisir un complément d’information
dans le style de ce qui apparaît en 61.
En 62, il faut impérativement
remplir ce champ !
Avec la touche F9, sélectionnez la valeur
FRAN correspondant au français.
Cliquez sur le bouton Accepter en
pour revenir sur l’écran précédent.
63
63
Validez en cliquant sur l’icône
62
61
ou bien en appuyant sur la touche F10.
15
Université d’Angers
Cellule Apogée
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Une fois cette (ou ces) validation(s) d’acquis enregistrée(s), il va falloir les prendre en compte
au niveau de l’inscription pédagogique.
Allez dans le menu Inscription pédagogique, puis sur Modification d’une inscription / Inscription aux éléments.
Après avoir sélectionné le n° d’étudiant
et cliqué sur le bouton Saisie assistée ,
placez-vous, comme indiqué en 64,
sur l’élément supérieur à celui sur lequel
vous avez saisi une VAC.
64
Vous verrez apparaître sur la droite,
en 65, cet élément avec la case PrC
cochée. De plus, la présence d’un V
65
sur le champ N/R (note/résultat) en 66
vous indique qu’une VAC a été saisie.
66
Cliquez sur la flèche <= pour rapatrier
l’élément en PrC dans le bloc Eléments
choisis.
Vous observerez à ce moment là en
la prise en compte de la VAC.
Il ne reste plus qu’à cliquer en
67
68
sur le bouton Saisie directe ,
et à valider en cliquant sur l’icône
.
67
68
Lorsque vous éditerez des documents (PV, relevés de notes), l’information VAC apparaîtra au niveau des éléments
sur lesquels une validation d’acquis aura été posée.
Notes personnelles
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Dispense d’assiduité
Il arrive, de temps à autres, que des étudiants demandent une dispense d’assiduité, soit pour l’ensemble des enseignements
du semestre, soit pour ceux qui tombent un jour précis de la semaine. Lorsqu’une dispense d’assiduité
est validée par le responsable de la filière, vous devrez en tenir compte dans l’inscription pédagogique de l’étudiant
sur la formule d’examen (colonne Exm) en remplaçant le S (formule standard), réservé aux étudiants assidus,
par un D (dispensé d’assiduité) uniquement sur les enseignements indiqués sur la dispense.
C’est en général sur les ELP « matières » que l’on fait ce changement (voir sur l’écran du bas de la page 8).
Solution possible en cas d’erreurs sur une IP de masse
Depuis la version 4.00 d’Apogée, il est possible de désinscrire en masse un ELP sans être obligé de reprendre
la procédure en page 6 et de mettre à la corbeille les étudiants inscrits un par un ce qui était jusqu’à présent fastidieux.
Allez dans le menu Administration / Suppression en masse des IP et indiquez la version d’étape et l’ELP sur lequel
vous souhaitez désinscrire les étudiants.
Attention :
si l’élément est commun à plusieurs parcours d’une même étape, tous les étudiants auparavant inscrits
à cet élément sont désinscrits !
Exemple de schéma Diego
Elément
supérieur
Liste éléments
cibles
Elément
cible
Dans cet exemple de schéma, les quatre éléments en jaune situés sous la liste 33IFL61Y sont des éléments cibles.
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