Guide du membre 2013 Club Toastmasters de Chicoutimi 6502

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Guide du membre 2013
Club Toastmasters de Chicoutimi 6502, District 61, Division I, Secteur 94
1
TABLE DES MATIÈRE
1
INTRODUCTION ................................................................................................................................................................... 4
1.1
1.2
1.3
2
BUT DU GUIDE ..................................................................................................................................................................... 4
ORGANISATION TOASTMASTERS ........................................................................................................................................ 4
HISTORIQUE ........................................................................................................................................................................ 5
LE CLUB DE CHICOUTIMI ...................................................................................................................................................... 6
2.1
PRÉSIDENTS DU CLUB.......................................................................................................................................................... 6
MISSION DU CLUB ............................................................................................................................................................... 6
2.2
CHARTE DU CLUB ................................................................................................................................................................ 7
2.3
ENSEIGNEMENT RECONNU ................................................................................................................................................. 8
2.4
ASPECT JURIDIQUE .............................................................................................................................................................. 9
2.5
2.5.1 FORME JURIDIQUE DU CLUB .......................................................................................................................................... 9
2.5.2 CODE CIVIL DU QUÉBEC .................................................................................................................................................. 9
2.5.3 ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE .............................................................................................................................. 9
2.5.4 ASSURANCE DES MEMBRES DU CA ................................................................................................................................ 9
2.5.5 DÉCLARATION LIBÉRATION DE RESPONSABILITÉ.......................................................................................................... 10
2.5.6 PROMESSE DU TOASTMASTERS ................................................................................................................................... 10
COUTS ............................................................................................................................................................................... 11
2.6
2.6.1 COTISATION ANNUELLE ................................................................................................................................................ 11
2.6.2 FRAIS D’ADHÉSION ....................................................................................................................................................... 11
2.6.3 REMBOURSEMENT DES DÉPENSES ............................................................................................................................... 11
2.6.4 CONDITIONS DE REMBOURSEMENT............................................................................................................................. 11
ADMINISTRATEURS DU CLUB ............................................................................................................................................ 12
2.7
2.7.1 PRÉSIDENT .................................................................................................................................................................... 12
2.7.2 PRÉSIDENT SORTANT .................................................................................................................................................... 12
2.7.3 VP FORMATION ............................................................................................................................................................ 13
2.7.4 VP SERVICE AUX MEMBRES .......................................................................................................................................... 13
2.7.5 VP RELATIONS PUBLIQUES ........................................................................................................................................... 13
2.7.6 TRÉSORIER .................................................................................................................................................................... 13
2.7.7 SECRÉTAIRE ................................................................................................................................................................... 14
2.7.8 HUISSIER ....................................................................................................................................................................... 14
RÉUNION DU CA ................................................................................................................................................................ 14
2.8
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ..................................................................................................................................................... 15
2.9
CALENDRIER DES ÉVÈNEMENTS ........................................................................................................................................ 15
2.10
3
MEMBRE TOASTMASTERS ................................................................................................................................................. 16
3.1
ÉTHIQUE ............................................................................................................................................................................ 16
3.1.1 TOASTMASTERS EFFICACE ............................................................................................................................................ 16
3.1.2 L’ÉTIQUETTE TOASTMASTERS....................................................................................................................................... 16
3.1.3 SALUTATIONS ............................................................................................................................................................... 16
3.1.4 TENUE VESTIMENTAIRE ................................................................................................................................................ 17
PARRAINAGE ..................................................................................................................................................................... 18
3.2
3.2.1 DÉFINITION ................................................................................................................................................................... 18
3.2.2 QUALITÉS D’UN PARRAIN ............................................................................................................................................. 18
3.2.3 BÉNÉFICES POUR LE PARRAIN ...................................................................................................................................... 18
3.2.4 BÉNÉFICES POUR LE CLUB ............................................................................................................................................ 18
4
COMMUNICATION ET LEADERSHIP .................................................................................................................................... 19
4.1
PROGRAMME DE COMMUNICATION ................................................................................................................................ 20
4.1.1 PROGRAMME DE BASE ................................................................................................................................................. 20
4.1.2 LE PROGRAMME AVANCÉ............................................................................................................................................. 21
PROGRAMME DE LEADERSHIP .......................................................................................................................................... 22
4.2
4.2.1 PROGRAMME DE BASE ................................................................................................................................................. 22
5
RÉUNIONS ......................................................................................................................................................................... 23
5.1
DÉROULEMENT D’UNE RÉUNION ...................................................................................................................................... 23
2
5.1.1 INTRODUCTION ............................................................................................................................................................ 23
5.1.2 LES IMPROVISATIONS ................................................................................................................................................... 23
5.1.3 LES DISCOURS ............................................................................................................................................................... 23
5.1.4 LES ÉVALUATIONS ......................................................................................................................................................... 23
5.1.5 CONCLUSION ................................................................................................................................................................ 23
MODIFICATION AUX RÉUNIONS ........................................................................................................................................ 24
5.2
5.2.1 INTRONISATION ............................................................................................................................................................ 24
5.2.2 CAPSULE ÉDUCATIVE .................................................................................................................................................... 24
5.2.3 FONCTIONS MYSTÈRES ................................................................................................................................................. 24
5.2.4 JEU QUESTIONNAIRE .................................................................................................................................................... 24
5.2.5 CONCOURS ................................................................................................................................................................... 25
6
RÔLES DURANT UNE RÉUNION .......................................................................................................................................... 26
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
MEMBRE RESPONSABLE D’UN INVITÉ ............................................................................................................................... 27
HUISSIER ........................................................................................................................................................................... 28
CHRONOMÉTREUR............................................................................................................................................................ 31
GRAMMAIRIEN ................................................................................................................................................................. 33
COMPTEUR DE EE .............................................................................................................................................................. 35
HUMORISTE ...................................................................................................................................................................... 37
TOAST................................................................................................................................................................................ 38
MENEUR DES IMPROVISATIONS ....................................................................................................................................... 40
IMPROVISATEUR ............................................................................................................................................................... 43
ÉVALUATEUR DES IMPROVISATIONS ................................................................................................................................ 44
DISCOURS .......................................................................................................................................................................... 46
ÉVALUATEUR DE DISCOURS .............................................................................................................................................. 48
ANIMATEUR ...................................................................................................................................................................... 53
PRÉSIDENT ........................................................................................................................................................................ 56
ÉVALUATEUR GÉNÉRAL ..................................................................................................................................................... 58
REMETTRE UNE RÉCOMPENSE .......................................................................................................................................... 67
7
FORMULAIRE D’ADHÉSION ................................................................................................................................................ 69
8
INTRONISATION ................................................................................................................................................................ 71
9
PAGE POUR INVITÉ ............................................................................................................................................................ 73
3
1 INTRODUCTION
Ce guide de référence Toastmasters a été rédigé à l'intention des membres du Club de
Chicoutimi. Il a été élaboré à l'aide de documents préparés par Toastmasters International (TI) et
d'expériences personnelles des membres de différents clubs Toastmasters.
1.1 BUT DU GUIDE
Ce guide a pour objet de :
1. Regrouper l'information courante et essentielle sur les règles, les procédures, les fonctions, les
activités administratives et éducatives en vigueur au Club Toastmasters de Chicoutimi.
2. Servir d'aide-mémoire aux membres assignés à jouer un rôle ou à remplir d'autres responsabilités.
3. Encourager les membres à parvenir au niveau d'excellence visé par le Club de Chicoutimi.
4. Faciliter l'intégration des nouveaux membres Toastmasters.
Ce guide se veut un résumé et un aide-mémoire facile à consulter. Il n'a donc pas la prétention d'être
complet ni exhaustif. Il est basé sur les procédures en vigueur au Club. En aucun temps, ce document ne
doit prévaloir sur le fait que le Club appartient aux membres et que les normes et règles propres au Club
peuvent être modifiées par le vote majoritaire des membres.
D'autre part, le lecteur peut se référer à l'imposante documentation émise par TI. Le catalogue de la
documentation Toastmasters est conservé au secrétariat du Club. Certaines brochures peuvent être
commandées, au besoin. Celles-ci sont principalement publiées en anglais, toutefois quelques-unes
d'usage courant sont traduites en français.
NOTE : La forme masculine, qui désigne aussi bien les femmes que les hommes, a été privilégiée
pour faciliter la lecture et la compréhension.
1.2 ORGANISATION TOASTMASTERS
TI a plus de 13 000 clubs au Canada, aux États-Unis et dans cinquante autres pays. Ces clubs ont pour
origine des municipalités, des sociétés, des bases militaires, etc. Il y a aussi d'autres sortes de clubs,
notamment ceux pour les handicapés visuels et même des clubs à vocation bilingue. C'est la responsabilité
des conseils d'administration élus de définir les stratégies de l'organisation.
À Rancho Santa Margarita, en Californie, tout près du lieu de fondation de Toastmasters, le personnel du
siège social, dirigé par le directeur général, surveille au jour le jour les activités de l'organisation. Ceux-ci
envoient des fournitures et assistent les clubs et les districts. Les membres et autres visiteurs sont toujours
les bienvenus au siège social de TI. http://www.toastmasters.org/
Les clubs sont regroupés au sein d'unité administrative nommée Districts. Les activités des districts offrent
des possibilités d'avancement dans le domaine du leadership et de la communication.
http://www.toastmastersdistrict61.org/
Les districts sont divisés en Divisions et les divisions en Secteurs qui regroupent habituellement de quatre
à sept clubs locaux. http://www.toastmasters-quebec.com/
Les gouverneurs de districts sont élus chaque année pour servir le district. Un gouverneur de secteur est
élu pour servir le secteur. Le gouverneur de secteur visite les clubs de son secteur, 2 fois par année.
Le Club de Chicoutimi fait parti du District 61 (Nord de l’état de New York ; le Québec et le sud-est de
l’Ontario), Division I (Québec et l’est), Secteur 94, Club 6502.
4
1.3 HISTORIQUE
Plus de deux millions de personnes ont bénéficié des programmes Toastmasters, depuis la création de
l’organisation. Le premier club fut fondé en octobre 1924 : un groupe d'hommes rassemblés par le docteur
Ralph C. Smedley commença à tenir des réunions dans le sous-sol du local YMCA à Santa Ana en
Californie pour acquérir de l'expérience et de la formation dans les domaines de l'art oratoire et de la
présidence d'assemblée et ainsi favoriser la sociabilité et l'esprit de camaraderie parmi ses membres. Le
groupe prit le nom de Toastmasters.
Un an plus tard, toujours en Californie, un deuxième club fut fondé à Anaheim, puis un troisième à Los
Angeles. En 1930, il était manifeste que la création d'une fédération s'imposait afin de coordonner les
activités des clubs et de faire appliquer partout les mêmes méthodes. Après la fondation d'un club à Victoria
en Colombie-Britannique, la fédération prit le nom de Toastmasters International (TI).
L'expansion fut lente au début, mais le nombre de clubs continua d'augmenter. L'ancêtre des actuels
programmes de communication et de leadership, nommé Formation de base, fut instauré en 1942 et a été,
depuis lors, plusieurs fois enrichi et révisé afin qu'il reste adapté à son temps et aux besoins des membres.
Le nombre d'adeptes augmenta rapidement après la Deuxième Guerre Mondiale et, en 1954, le nombre de
clubs Toastmasters atteignait presque 1 500.
En 1958, on a dû mettre sur pied des clubs autonomes, pour répondre aux demandes de groupes désirant
recevoir la formation Toastmasters, mais ne pouvant, pour diverses raisons, adhérer à l'organisation. Ces
clubs forment des gens dans les établissements de détention, les hôpitaux et les écoles. En 1966, TI
ajoutait, au programme de services à la collectivité, l'atelier Jeunes Leaders destiné aux jeunes fréquentant
les écoles secondaires. En 1962, le siège social emménageait dans un nouvel édifice à Santa Ana, en
Californie, non loin de l'endroit où le premier club fut formé.
En 1973, TI ouvrait ses portes aux femmes, leur permettant ainsi de bénéficier, elles aussi, d'un plan de
croissance personnelle axé sur la communication et le leadership. La même année, on fit un vaste sondage
dans le but d'aider davantage les membres à développer leurs aptitudes en communication. L'année
suivante, c'était le cinquantième anniversaire de l'organisation et le début d'un autre demi-siècle qui se
voulait encore plus prometteur.
Depuis lors, le programme de formation en communication et en leadership a été considérablement enrichi :
y a été ajouté l'ensemble des manuels du programme de communication et de leadership de niveau
avancé, les collections Le Succès par la Communication et Le Succès par le Leadership, de même que les
cassettes d'auto apprentissage. La fondation de clubs, surtout dans les entreprises, a atteint de nouveaux
sommets, au début des années 1990, alors que leur nombre atteignait 8 000. En 1990, le siège social
déménageait à nouveau ses bureaux, cette fois, à Rancho Santa Margarita, en Californie.
TI est donc un leader mondial incontesté dans le domaine de la formation en art oratoire. À l'aube d'un
nouveau siècle, un nombre toujours croissant de personnes bénéficiera des programmes Toastmasters.
5
2 LE CLUB DE CHICOUTIMI
Le Club Toastmasters de Chicoutimi fut formé en 1986 par madame Diane Bolduc.
2.1 PRÉSIDENTS DU CLUB
1986-1988
1988-1989
1989-1990
1990-1991
1991-1993
1993-1995
1995-1996
1996-1997
1997-1998
1998-1999
1999-2000
2000-2001
2001-2002
2002-2004
2004-2006
2006-2008
2008-2010
Diane Bolduc
Jean-Roger Brodeur
Sylvia Antinozzi
Gary Tweddell
Yvon Ménard
Sylvie Patoine
Martin Lamontagne
Céline Bouchard
Claire Bouchard
Line Grenon
Luc Tremblay
Louise Desjardins
Jacques Chateauneuf
Luc Tremblay
Raymonde Vachon
Ronald Gaucher
Pierre Simard
Présidents du Club
2010-2011 Ginette Deschenes
2011-2013 Brigitte Poirier
2013-2014 Rénaté Spieglehalter
2.2 MISSION DU CLUB
La mission du club est de fournir à ses membres un
milieu d’apprentissage qui soit positif et aidant dans
lequel les membres peuvent en toute confiance
développer leurs connaissances en communication et
en leadership, ce qui a pour effet d’accroître la
confiance en soi et la croissance personnelle.
6
2.3 CHARTE DU CLUB
7
2.4 ENSEIGNEMENT RECONNU
8
2.5 ASPECT JURIDIQUE
2.5.1
FORME JURIDIQUE DU CLUB
Le Club Toastmasters de Chicoutimi a la forme juridique d’Association. L’association n’est pas tenue par la
Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales de
s’immatriculer au Registre des Entreprises du Québec. [email protected]
Il y a actuellement au Québec quelques Club qui sont enregistré au Registraire des Entreprises du Québec
en tant qu’association. La raison de cet enregistrement c’est que c’était une exigence de la Caisse
Populaire pour ouvrir un compte pour le nouveau Club.
2.5.2
CODE CIVIL DU QUÉBEC
Article 336 : Les décisions du CA sont prises à la majorité des voix des administrateurs
Article 337 : Tout administrateur est responsable, avec ses coadministrateurs, des décisions du conseil
d’administration, à mois qu’il n’ait fait consigner sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce
qui en tient lieu.
Toutefois, un administrateur absent à une réunion du conseil est présumé ne pas avoir approuvé les
décisions prises lors de cette réunion.
2.5.3
ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE
Les activités du Club qui se tiennent à l’endroit habituel de réunion du Club sont couvertes par une
assurance responsabilité civile (UXCPC70320) défrayée par Toastmasters International.
2.5.4
ASSURANCE DES MEMBRES DU CA
Il n’y a pas d’assurance pour les membres du CA et ce n’est pas requis d’en avoir pour les raisons
suivantes :
 Les administrateurs gèrent un budget d’environ 1000$ par année.
 Le Club n’a pas d’employé et ne reçois pas de subvention.
 Le membre qui adhère au Club, remplit le formulaire d’adhésion et signe une déclaration d’indemnisation
et de libération. Cette déclaration protège les membres du CA en cas de poursuite.
9
2.5.5
DÉCLARATION LIBÉRATION DE RESPONSABILITÉ
En accord avec ma volonté d’assurer mes responsabilités personnelles en tant que membre
d’un club Toastmasters, je consens à me conformer aux principes définis dans la promesse
du Toastmaster, dans les directives et politiques de Toastmasters International et de mon
club.
Je m’abstiendrai de toute discrimination, de harcèlement, de toute attitude de dénigrement et
de toute conduite contraire à l’éthique et aux lois.
Je consens à défendre, à indemniser et à innocenter Toastmasters International, ses Clubs,
ses dirigeants et représentants et représentants de toute responsabilité, coût ou dépenses
générés par mes actes, omissions d’agir ou toute conduite intentionnelle ou négligente de ma
part.
Compte tenu que les programmes Toastmasters sont gérés par des bénévoles qui ne
peuvent faire l’objet d’une sélection, ni d’une supervision de la part de Toastmasters
International, ni de ses clubs, je dégage et libère de toute responsabilité Toastmasters
International, ses clubs, ses dirigeants et ses représentants, à l’égard des actes, omissions
d’agir, conduite intentionnelle ou négligente de tout membre, dirigeant de mon club ou
d’autres clubs ou tout dirigeant de Toastmasters International.
2.5.6
PROMESSE DU TOASTMASTERS
En tant que membre de Toastmasters International et de mon Club, je promets de…
 Assister régulièrement aux réunions du club.
 Préparer de mon mieux tous mes discours et mes projets de leadership selon les projets
des manuels de base avancé du Programme de communication ainsi que du manuel de
leadership.
 Me préparer à mes tâches et de m’en acquitter.
 Offrir à mes camarades des évaluations constructives et utiles.
 Contribuer au sein du club, au maintien d’un environnement positif et amical nécessaire à
l’apprentissage et au développement de tous ses membres.
 Servir mon club en tant que dirigeant si on me demande de le faire.
 Traiter avec respect et courtoisie mes camarades Toastmasters et nos invités.
 Amener des invités aux réunions du club pour leur montrer quels avantages ils pourraient
retirer en adhérant.
 Me conformer aux directives et aux règles de tous les programmes de formation et de
reconnaissance des mérites de Toastmasters.
Maintenir dans toutes les activités Toastmasters un niveau d’excellence fondé sur
l’honnêteté.
10
2.6 COUTS
2.6.1
COTISATION ANNUELLE
La cotisation est payable en 1 ou 2 versements, au choix du membre, soit en septembre et en janvier.
Pour un nouveau membre qui arrive en cours de session (après le 15 octobre ou le 15 février), la cotisation
est calculée au prorata des rencontres restantes de la session (minimum coût de redevance à TI).
2.6.2
FRAIS D’ADHÉSION
Des frais d'adhésion sont requis, pour couvrir le coût des manuels de formation :
•
•
•
•
•
•
Pochette, Toastmasters et vous
Programme de communication
Devenir un leader
La voix de l’orateur
Le langage corporel
Évaluation efficace d’un discours
2.6.3
REMBOURSEMENT DES DÉPENSES
Cette politique permet de soutenir les membres du Club qui participent à des activités Toastmasters tenues
en dehors des réunions ordinaires du Club.
Ces activités spéciales existent pour inciter les membres à se faire ambassadeurs et explorateurs. Elles
permettent également au Club de profiter de l'expérience de d'autres clubs soit, de la division, du district,
voire de l'international !
Ceci, bien sûr, dans une optique de maintien et d'évolution de la qualité des rencontres hebdomadaires du
Club de Chicoutimi. Selon cette politique, chaque remboursement fait à un membre du Club devrait
rapporter à l'ensemble des membres.
2.6.4
CONDITIONS DE REMBOURSEMENT
Le remboursement, pour des frais encourus lors d’une activité extérieure, devra être en accord avec la
planification financière annuelle du Club en accord avec les décisions du CA. Les pièces justificatives sont
requises (reçus, etc.)
Activité
Remboursement
Conditions obligatoires
Visite du Gouverneur
Coût du repas
Aucune
Concours district
Maximum 60$ par membre
Participer à un concours
Présenter un atelier
Concours secteur et division
Remboursement frais d’inscriptions
1 frais de déplacement par voiture
(1 véhicule pour 4 membres)
Un membre représente le Club
par concours
Atelier formation des officiers
Frais d’inscription
1 frais de déplacement par voiture
(1 véhicule pour 4 membres)
Membre du Club
Transmettre l’information
Capsule éducative hors Club
Proposition de dépenses
Autorisé au préalable par le CA
11
2.7 ADMINISTRATEURS DU CLUB
Tous les administrateurs participent aux réunions du CA
2.7.1
PRÉSIDENT
Chargé de la supervision du Club et de son bon fonctionnement :
Général
• Fixer des objectifs précis (programme Club Remarquable et autres).
• Planifier la façon d’atteindre les objectifs.
• Évaluer constamment les résultats.
• Reconnaître les réalisations.
• Analyser les forces et faiblesses.
Hors des réunions
• Inscrire les administrateurs à TI.
• Superviser les administrateurs et déléguer des tâches.
• Rédiger l’ordre du jour, convoquer et présider les réunions du CA.
• S’assurer que les dirigeants sont bien formés.
• S’assurer que le recrutement s’effectue tout au long de l’année.
• S’assurer que le travail administratif est efficace.
• Participer et voter aux réunions du district
• Convoquer une assemblée générale annuelle et y tenir des élections
• Former son successeur.
Pendant les réunions
• Prend le temps de converser avec les invités avant ou après les réunions
• Lire occasionnellement la mission du Club
• Parler de la progression du programme Club Remarquable
• Reconnaître les réalisations et réussite des membres
• S’assurer que les réunions commencent et terminent à l’heure.
• S’assurer que l’accueil des invités est chaleureux
• S’assurer de l’intégration des nouveaux membres.
• S’assurer de l’attribution d’un parrain aux nouveaux membres
• S’assurer que l’atmosphère du Club est positive et agréable
• S’assurer que les membres suivent le programme de formation et leadership.
2.7.2
PRÉSIDENT SORTANT
• Offre ses conseils et son assistance aux responsables et aux membres du Club
• Présider les élections.
• Supporter les efforts pour devenir Club Remarquable
12
2.7.3
VP FORMATION
Chargée d’organiser des réunions répondant aux objectifs de formation des membres :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tenir à jour la liste des membres
Planifier des réunions dynamiques, fixer le calendrier des rôles et des discours
Signer les manuels de communication et de leadership
Promouvoir le programme de formation Toastmasters
Informer le personnel du siège social dès qu'un membre a terminé un programme de formation et
coordonner la cérémonie en l'honneur du membre
Expliquer aux nouveaux membres le fonctionnement du club et les programmes de formation
S'assurer que tous les membres savent formuler des évaluations constructives
Organiser les concours oratoires
Encourager tous les membres à participer à toutes les activités Toastmasters
Présider le club en l'absence du président
Assister et voter aux réunions des conseils du secteur et du district
2.7.4
VP SERVICE AUX MEMBRES
Assurer une participation maximale lors des réunions en recherchant les points d’amélioration du club.
•
•
•
•
S’assurer de la satisfaction et du cheminement des membres
Discuter avec tout nouveau membre le principe de parrainage et à lui assigner un parrain
Introniser tout nouveau membre
Sonder, une fois par année, la satisfaction des membres
2.7.5
VP RELATIONS PUBLIQUES
Élabore, met en œuvre et administre un plan qui présente une image positive du Club :
• Élaborer un programme de relations publiques
• Préparer le matériel publicitaire pour les invités et le public
• Rédiger et publier un bulletin de liaison pour le club incluant la traduction d'articles provenant du bulletin
Toastmasters, la promotion des événements spéciaux, etc.
• Rédiger des articles ou communiqués de presse pour la diffusion dans différents journaux locaux afin de
promouvoir les activités et événements spéciaux Toastmasters
• Élaborer des entrevues à la radio pour faire connaître Toastmasters et le club
2.7.6
TRÉSORIER
Responsable des politiques financières du club, des procédures, des vérifications et des contrôles :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Préparer le budget annuel
Fournir à la Caisse Populaire les nouvelles signatures pour les chèques
Aviser, chaque membre du montant de sa cotisation
Faire remplir le formulaire d’adhésion et en conserver une copie
Percevoir les cotisations et frais d’adhésion
Effectuer les paiements à TI avant le 10 octobre et le 10 avril
Acquitter promptement les factures
Consigner toutes les transactions dans un livre comptable
Présenter à chaque réunion du CA un rapport
Collaborer avec les vérificateurs des livres comptables
Répondre aux requêtes des services gouvernementaux (si requis)
13
2.7.7
SECRÉTAIRE
Chargé des dossiers et de la correspondance du club :
•
•
•
•
Rédiger le Procès Verbal de réunion du CA
Prendre les commandes de matériel et les expédier au siège social
Être dépositaire du livre Statuts et règlements du club
Tenir la correspondance du club
2.7.8
HUISSIER
Agit en qualité d’hôte et s’occupe du matériel nécessaire au bon déroulement des réunions :
•
•
•
•
•
Préparer le local et disposer le matériel à chaque réunion
Accueillir les invités et les membres à chaque réunion
S'assurer que le service est adéquat lorsque des repas sont pris lors des réunions
Recueillir les bulletins de vote et en faire le décompte
Veiller à la garde et à l'entretien de l'équipement et du matériel du club
2.8 RÉUNION DU CA
1. Ouverture de la réunion par le président et vérification du quorum (50% + 1 membres présents).
2. Lecture de l’ordre du jour par le président.
Le président demande s'il y a des changements à apporter.
Le président demande l’adoption (tel que lu, ou modifié).
3. Lecture du procès verbal de la réunion précédente par le secrétaire.
Le président demande s'il y a des modifications à apporter.
Le président demande l’adoption (tel que lu, ou modifié).
4. Lecture du point à l’ordre du jour par le président.
Explication brève par le membre du CA concerné.
Discussion, tour de table, commentaire,
Synthèse par le président.
Lorsqu'un membre veut prendre la parole, il doit attendre que le président la lui cède.
Si un membre désire faire une proposition :
•
•
•
•
•
Le proposeur dépose sa proposition lentement et d'une voix forte (le secrétaire en prend note).
La proposition doit être appuyée par un autre membre.
Le proposeur a 2 minutes pour expliquer les raisons et le bien-fondé de sa proposition.
Un court débat peut avoir lieu (membres s'expriment en faveur ou en défaveur de la proposition).
S'il n'y a plus d'intervention, on peut immédiatement passer au vote à main levée
Pour qu'une proposition soit adoptée, il faut que 50% + 1 des membres se prononcent en faveur.
Si un membre propose de modifier la proposition, il y a amendement. Il faut donc d'abord y avoir un débat et
un vote sur l'amendement avant de débattre et de voter sur la proposition principale. Et le vote aura lieu sur
la proposition principale telle qu'amendée.
Si l'amendement est rejeté, il y a vote sur la proposition telle que proposée.
Si le débat se déroule depuis un bon moment et que les intervenants semblent se répéter, un membre peut
proposer le vote. La proposition de vote n'a pas besoin d'être appuyée.
Le président demande à l'assemblée si elle désire passer au vote immédiatement.
14
2.9 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Une fois par année, au début du mois de mai, le club tient une assemblée générale où on procède à
l’élection des administrateurs.
Cette réunion a pour but d’informer tous les membres du fonctionnement du club, des objectifs et de la
situation financière du club.
Pendant cette réunion, tous les membres du conseil d’administration présentent ce qu’ils ont accomplis.
2.10 CALENDRIER DES ÉVÈNEMENTS
Le calendrier ci-dessous est basé sur une année typique de Toastmasters International.
1er juillet
Début du nouveau concours Club remarquable
Juillet
Rapport final du concours Club remarquable est envoyé au président de chacun des clubs
Août
Congrès international de l'organisation TI
10 Octobre
Échéance pour remise des cotisations au siège social (points concours Club remarquable)
Novembre
Congrès de District.
Janvier
Formation des officiers organisée par le district
10 avril
Échéance pour remise des cotisations au siège social. (points concours Club remarquable)
Avril
Congrès de District
Mai
Tenue d'élections à la première réunion du mois
Juin
Congrès régional
Juin
Formation des officiers organisée par le district
30 juin
Échéance pour l'envoi de la liste des nouveaux dirigeants du Club au siège social
30 juin
Fin du concours Club remarquable (demandes certificats de CC, CL, etc.)
Ce qui est pris en considération dans le concours Club remarquable doit être posté
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3 MEMBRE TOASTMASTERS
3.1 ÉTHIQUE
3.1.1
TOASTMASTERS EFFICACE
1. Assister régulièrement aux rencontres Toastmasters. Quand vous n'assistez pas aux réunions
hebdomadaires, vous vous privez des connaissances et des expériences qui aident à progresser.
2. Donnez régulièrement des discours. Plusieurs membres partent après quelques discours, dès qu'ils se
sentent à l'aise. Pour devenir un virtuose, continuez de pratiquer sans vous lasser.
3. Portez l'épinglette Toastmasters. Soyez fier d'être membre et montrez ce que vous avez appris.
4. Offrez votre aide comme bénévole pour diverses tâches. Apprenez à remplir tous les rôles. Le Club est
un laboratoire. Vous ignorez quand vous aurez l'obligation de parler en public.
5. Participez aux rencontres régionales et internationales. Les membres Toastmasters les plus compétents
sont ceux qui vont aux réunions de tous les niveaux.
3.1.2
L’ÉTIQUETTE TOASTMASTERS
Si vous arrivez en retard, entrez lors d'une transition ou d’une pause entre orateurs ou intervenants.
Si vous devez quitter avant la fin, assoyez-vous près de la porte ; votre sortie sera alors discrète.
Si possible, quittez la salle après un discours ou entre deux discours.
Si vous prévoyez prendre des notes, ayez votre matériel prêt avant le début du discours.
Assurez-vous que votre téléphone cellulaire est fermé.
Éviter de parler, de distribuer des feuilles pendant les improvisations, un discours ou une évaluation.
Si vous avez à prendre des notes pendant un discours, faites-le discrètement.
Regardez l’orateur, souriez-lui, écoutez avec intérêt ce qu'il dit.
Éviter de faire des commentaires pendant un discours ; cela peut distraire l'orateur.
Donner des commentaires positifs et des pistes d'amélioration et signez vos commentaires.
À la fin de la soirée, allez voir l'orateur pour lui exprimer votre appréciation.
3.1.3
SALUTATIONS
Il est de mise de faire des salutations appropriées lorsque l'on prend la parole.
• D'abord saluer la personne qui vous a cédé la parole (Monsieur l’animateur) la personne qui vous a
cédé la parole attendra vos salutations avant de s'asseoir.
• Ensuite saluer les gens qui composent votre auditoire (membres et invités). S'il y a un invité de marque,
comme le gouverneur de secteur, il est important de le saluer en premier.
• Lorsque vous aurez fini de parler, remettez la parole à la personne qui vous l'a cédé, en la saluant de
nouveau (Monsieur l’animateur). Lorsque vous cédez la parole, remettez le maillet qui est le symbole de
la cession de parole.
Évitez de dire « Merci » à la fin de votre exposé ; vous n'avez pas à remercier votre auditoire, car en fait,
c'est plutôt votre auditoire qui vous est reconnaissant d'avoir pris la parole.
Vous constaterez qu'une personne qui fait de belles salutations lorsqu'elle prend la parole se distingue,
attire l'attention, et gagne le respect de son auditoire.
De plus, pendant que vous faites vos salutations, vous gagnez de l'assurance, vous prenez votre souffle et
vous pensez à votre introduction qui sera ainsi plus percutante.
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3.1.4
TENUE VESTIMENTAIRE
La tenue vestimentaire au club Toastmasters est un élément qui compte au même titre que la gestuelle.
Il est dit que le message silencieux qu’elle transmet à l’auditoire a une influence déterminante sur l’efficacité
du travail de communication.
Voici quelques conseils qui ont pour objectif de vous aider à choisir la tenue vestimentaire gagnante pour
vos activités au sein du Club. Le but n’est pas d’établir un code vestimentaire strict, ni de dénigrer
quiconque. Il s’agit d’être en harmonie avec les rôles que l’on prend au club. Il y a un proverbe qui dit :
L’habit ne fait pas le moine, mais l’on reconnaît le moine par son habit.
Voici quelques conseils :
Choisir un habillement qui renforce votre discours. Vous pouvez porter un accessoire qui aide à mettre
l’auditoire en contexte (par exemples : chapeau, bottes, etc.).
Choisir un habillement en fonction de votre auditoire ou du thème de la rencontre. S’habiller selon le
contexte de la présentation. Par exemple, s’habiller en lien avec le thème de la rencontre lorsque proposé
par l’animateur. Si le thème est les couleurs, vous pouvez vous habiller avec plusieurs couleurs. Cela pour
pratiquer le réflexe de s’habiller de manière conséquente. Pensez aux colloques auxquels vous pourriez
être convié de participer. Si l’auditoire est habillé de manière sobre, vous présenterez-vous en T-shirt et
jeans pour faire votre conférence ?
Choisir un vêtement en fonction du rôle à jouer. Si vous êtes à la table d’honneur (animateur, président ou
meneur des improvisations), il est de mise de porter un habillement plus solennel. Cela a plus d’impact et
influence votre manière de parler devant public. Il est dit qu’une personne qui porte un ensemble
décontracté parlera de manière plus relâchée qu’une personne qui porte des habits plus solennels. Par
exemple, chemise, blouse, pantalon propre, etc.
Se vêtir de manière soignée. L’auditoire est sensible à l’habillement que l’on le veuille ou non. Nul besoin de
se vêtir à la dernière mode ou de porter un complet veston cravate ou un tailleur et une jupe. Cela signifie,
par exemple, d’avoir son collet de chemise (ou blouse) droit, de ne pas avoir les poches des pantalons
remplies de monnaies ou de clés, qui à leur bruit peut déranger l’auditoire.
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3.2 PARRAINAGE
3.2.1
DÉFINITION
Un parrain est un membre qui aide un nouveau membre à accomplir le programme Toastmasters.
Le parrainage a pour but de faciliter l'intégration d'un nouveau membre dans le club.
Répondre aux questions du membre :
• Être un conseiller
• Partager ses expériences et ses
connaissances
• Être un exemple en s'impliquant soi-même
Aider à atteindre les objectifs du programme :
• Mettre au courant des ressources
• Fournir une évaluation positive et lui faire part
de ses progrès personnels
• Expliquer ses responsabilités (ex : assiduité,
préparation des rôles, etc.)
Assister le membre pour :
• Préparer son brise-glace
• Préparer 3 discours subséquents
• Aider à trouver des sujets qui le touchent
• Expliquer comment structurer ses discours
Fournir au membre des renseignements sur
l'organisation du Club :
• Décrire l'organisation Toastmasters,
• Parler des concours de discours, et Inviter à
des événements (congrès, formation, etc.)
Encourager le membre à s'impliquer dans les
fonctions éducatives et administratives du club :
• Expliquer les fonctions des administrateurs
• Encourager à s'impliquer comme bénévole
Initier le membre aux procédures :
• Expliquer les différents rôles et qui contacter
• Informer des procédures et des particularités
du club
3.2.2
QUALITÉS D’UN PARRAIN
Le parrain doit posséder certaines qualités afin que le nouveau membre atteigne un niveau avancé plus
rapidement et puisse participer efficacement dans les rôles et les fonctions du club.
Quelques qualités nécessaires du parrain : disponibilité, patience, sensibilité, respect, flexibilité.
3.2.3
BÉNÉFICES POUR LE PARRAIN
Il a été prouvé que nous apprenons beaucoup plus en enseignant. Comme parrain, vous :
Apprenez de votre filleul.
Demeurez productif.
Faites quelque chose pour le Club, pour les autres et pour vous-même.
Recevez des reconnaissances du filleul et du Club.
3.2.4
BÉNÉFICES POUR LE CLUB
Votre participation comme parrain profite au club, particulièrement à titre de club efficace.
• Attraction de nouveaux membres par la publicité faite par les membres, nouveaux ou anciens.
• Membres sont davantage satisfaits de leur expérience.
• Meilleure rétention des membres en raison de cette satisfaction.
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4 COMMUNICATION ET LEADERSHIP
Programme de communication
Programme de leadership
Communicateur compétent CC
• Compléter le manuel du programme de
communicateur compétent (10 projets de
discours)
Communicateur accompli Bronze ACB
• Obtenir le CC
• Compléter deux manuels du programme avancés
de communication
Communicateur accompli Argent ACS
Leader compétent CL
• Compléter le manuel du programme de
leadership compétent (10 projets de leadership)
Leader accompli Bronze ALB
• Être CC et CL
• Servir au moins six mois à titre d'administrateur
du club
• À titre d’administrateur, participer à la préparation
et l'accomplissement d'un plan de succès pour le
club (Club Success Plan)
• À titre d’administrateur, participer à une session
de formation des administrateurs de club,
organisée par le district
• Présenter deux programmes au choix dans les
séries The Successful Club Series et/ou The
Leadership Excellence Series
Leader accompli Argent ALS
• Obtenir le ALB
• Occuper, pendant un mandat, un poste
d'administrateur du district
• Obtenir l’ACB
• Compléter deux autres manuels du programme
avancés de communication
• Présenter deux programmes au choix dans les
séries, The Better Speaker Series ou The
Successful Club Series
Communicateur accompli Or ACG
• Obtenir l’ACS
• Compléter deux autres manuels du programme
avancés de communication
• Présenter un programme Success/Leadership ou
Success/Communication ou Jeunes chefs de file
• Guider un nouveau membre dans la préparation
de ses trois premiers discours
DTM
• Compléter le programme de communication et de leadership
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4.1 PROGRAMME DE COMMUNICATION
4.1.1
PROGRAMME DE BASE
1 - Briser la glace
• Parler devant un auditoire
• Évaluer qualité et besoins en tant qu'orateur
• Se présenter aux autres membres du club
6 - La variété vocale
• Utiliser sa voix en s'exerçant à varier le volume, le
ton, le débit pour mieux exprimer son message
• Ménager des pauses pour renforcer son message
• Faire varier sa voix avec naturel
2 - Structurer son discours
• Faire un plan de discours qui facilite l’écoute et
la compréhension
• Clarifier le message et sélectionner les
arguments
• Faire transitions harmonieuses entre 2 idée
• Préparer introduction/conclusion qui frappe
7 - La recherche documentaire
• Rassembler des informations en provenance de
plusieurs sources
• Étayer solidement les points et les opinions que
l’on souhaite développer sur des faits précis, des
exemples et des illustrations issus de ses
recherches
3 - Aller à l’essentiel
• Décider à quelles fins, vous souhaitez
prononcer votre discours
• Adopter la structure de discours qui servira au
plus près ces objectifs
• Faire preuve de sincérité et de conviction
• Tâcher de maîtriser sa nervosité éventuelle
• Essayer de se passer de ses notes
8 - Savoir utiliser les supports visuels
• Augmenter l'impact du discours en utilisant des
accessoires pour mettre en valeur les points les
plus importants
• Choisir les supports visuels les mieux adaptés à
son message et à son auditoire,
• S’entraîner à utiliser des supports visuels avec
aisance et assurance
4 - Les mots pour le dire
• Exprimer ses idées avec clarté, précision et de
façon imagée grâce au choix des mots et une
bonne structure de phrases
• Utiliser des figures de rhétorique pour mettre
ses idées en valeur et les développer
• Éliminer le jargon et les mots superflus
9 - Être persuasif
• Aborder un sujet qui intéresse l’auditoire
• Persuader ses auditeurs d’adopter son point de
vue ou ses idées, ou de faire quelque chose
• Soutenir sa position avec une argumentation à la
fois logique et émouvante
• Parler sans notes
5 - Langage corporel
• S’aider de son attitude, mouvements, gestes,
expressions du visage, contact visuel
• S’efforcer d’avoir un langage corporel naturel et
sans à-coups
• Faire des gestes naturels et au bon moment
10 - Stimuler son auditoire
• Inspirer son auditoire en faisant appel à de nobles
motivations et l’inciter à élever son niveau de
pensée et à se dépasser
• Cibler les besoins et la sensibilité de son auditoire,
utiliser des histoires vraies, des anecdotes et des
citations pour augmenter l’impact émotionnel de
son discours
• Parler sans notes
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4.1.2
LE PROGRAMME AVANCÉ
A Savoir divertir Comment présenter un discours divertissant ou dramatique, où trouver des sujets,
comment faire rire un public, que faire si l'on vous demande de parler à la fin d'un dîner.
B Parler pour informer Comment faire une démonstration, un rapport basé sur des faits, présenter un
concept abstrait, appuyer l'information sur des recherches.
C Relations publiques Comment gagner des clients grâce à un discours, comment persuader un public,
s'adresser à un public hostile, parler avec les media.
D Animateur Donne des indications sur les quatre différentes méthodes de conduite d'une discussion de
groupe. Un manuel parfait pour les managers.
E Discours spécialisés Discours improvisé, présentation commerciale, présentation de quelqu'un,
discours motivant et interprétation orale.
F Discours au niveau de la direction Comment faire face à toutes sortes de situations professionnelles
au cours desquelles un manager doit s'exprimer : donner des instructions, faire une présentation technique,
motiver ses collaborateurs, faire le point sur la situation.
G Orateur professionnel Un guide pour préparer et présenter les cinq types de discours professionnels
les plus courants : le discours - programme, le discours distrayant, l'entraînement à la vente, le séminaire
et le discours motivant.
H Présentation technique Un guide complet pour préparer et présenter des instructions techniques, une
proposition, une étude technique et une présentation en équipe.
I Professionnel de la vente Des techniques pour mieux vendre, diriger des réunions de vendeurs, et
former d'autres vendeurs.
J Communiquer à la télévision Les présentations télévisées diffèrent des autres types de présentations
et méritent qu'on s'y arrête. Grâce à ce manuel, vous apprendrez à présenter un éditorial, à répondre à une
interview en qualité d'invité, à mener une conférence de presse et à utiliser la télévision comme outil de
formation.
K Art de raconter Les types d'histoires abordés dans ce manuel comprennent le conte populaire, l'histoire
personnelle, l'histoire qui a une morale, l'histoire émouvante et le récit historique.
L Lecture expressive Comment améliorer vos talents de lecteur : comment lire une histoire, un poème, un
monologue, une pièce de théâtre ou un discours célèbre.
M Communication interpersonnelle La conversation sans peine, la négociation, comment faire face aux
critiques, aider quelqu'un à s'améliorer ou encore exprimer son mécontentement de manière efficace.
N Discours aux occasions spéciales Comment porter un toast, faire un éloge, mettre quelqu'un en boîte,
remettre et recevoir une récompense.
O S’exprimer avec humour Les gens adorent rire. Ce manuel montre comment ajouter ici et là une
histoire drôle à vos discours pour capter et retenir l'attention du public ou pour illustrer ce que vous dites.
Vous apprendrez aussi à présenter un discours entièrement voué à l'humour.
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4.2 PROGRAMME DE LEADERSHIP
4.2.1
PROGRAMME DE BASE
1- Écoute et leadership
2- La pensée critique
3- Évaluer une prestation
4- Gérer le temps
5- Planifier et mettre en œuvre
6- Organiser et déléguer
7- Faciliter les choses
8- Motiver les autres
9- Être un bon mentor
10- Former une équipe
Évaluateur
Improvisateur
Compteur d'hésitation
Grammairien
Évaluateur
Grammairien
Évaluateur général
Chronométreur
Maître de cérémonie
Orateur
Grammairien
Meneur des improvisations
Chronométreur
Orateur
Grammairien
Orateur
Aide à l'organisation d'un concours de discours
Aide à l'organisation d'un évènement spécial
Aide à l'organisation d'une campagne de recrutement
Aide à l'organisation d'une campagne de relation publique
Aide à la création d'un Bulletin du Club
Assistant-webmestre
Accueil des invités
Organisation d'une campagne de recrutement
Organisation d'une campagne de relation publique
Évaluateur
Mentor d'un nouveau membre
Mentor d'un membre expérimenté
Membre du comité de soutien à un projet "High Performance Leadership"
Organisation d'une campagne de recrutement
Organisation d'une campagne de relation publique
Organisation d'un concours de discours
Organisation d'un évènement spécial
Éditeur du bulletin du Club ou webmestre
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5 RÉUNIONS
5.1 DÉROULEMENT D’UNE RÉUNION
5.1.1
INTRODUCTION
À 18 h, l’huissier ouvre la réunion et présente l’animateur.
L’animateur introduit le thème de la réunion et présente le président.
Le président demande aux membres de se présenter et de répondre à une question.
L’animateur demande au chronométreur de décrire son rôle.
L’animateur présente l’évaluateur.
L’évaluateur général explique son rôle et demande aux évaluateurs d’expliquer leurs rôles :
Grammairien ; Compteur d’hésitations ; Évaluateur des improvisations.
L’évaluateur général mentionne le nom des évaluateurs de discours
L’animateur cède la parole à l’humoriste et au porteur de toast.
5.1.2
LES IMPROVISATIONS
Le meneur explique le but des improvisations, la durée de la période des improvisations ainsi que la durée
pour chaque improvisation. Ensuite, le meneur énonce sa première question et choisit une personne au
hasard, pour répondre à la question. Le meneur choisit les personnes qui ont un petit rôle ou pas de rôle.
Ensuite s’il reste du temps, il peut demander aux à ceux qui un rôle important. Cependant, le meneur des
improvisations ne choisit aucun invité.
5.1.3
LES DISCOURS
La période des discours permet au membre de faire des discours afin d’avancer dans leur programme de
perfectionnement. Pour chaque discours, l’animateur demande à l’évaluateur du discours de présenter
l’orateur. L’évaluateur de discours introduit le but du discours et présente quelques caractéristiques
personnelles de l’orateur. Une fois terminé, il annonce le titre du discours et, en nommant l’orateur, il
demande à tous de se joindre à lui pour l’accueillir.
5.1.4
LES ÉVALUATIONS
L’animateur demande à chaque évaluateur de discours de partager leur évaluation. Par la suite, l’animateur
demande au grammairien, compteur de ee, évaluateur des improvisations, évaluateur général de faire leurs
rapports.
5.1.5
CONCLUSION
L’animateur remet la parole au président pour le mot de la fin et celui-ci sera normalement suivi du viceprésident à la formation pour la préparation de la prochaine réunion.
23
5.2
5.2.1
MODIFICATION AUX RÉUNIONS
INTRONISATION
L’intronisation est une cérémonie pendant laquelle un nouveau membre est officiellement reconnu comme
membre du club. Pour être intronisé, un candidat doit avoir assisté à au moins une réunion, avoir été
accepté par les membres et avoir payé sa cotisation.
5.2.2
CAPSULE ÉDUCATIVE
Une capsule éducative sert à améliorer la connaissance des membres sur un sujet précis.
Pendant la réunion, la capsule éducative remplace la période de discours. La durée habituelle d’une
capsule éducative est entre 12 et 15 minutes.
Une capsule éducative ne compte pas pour un discours étant donné que ce n’est pas le matériel original de
l’orateur. Vous pouvez prévoir une période de questions.
5.2.3
FONCTIONS MYSTÈRES
Une réunion «fonctions mystères» est une réunion régulière, dont tous les rôles sont déterminés au hasard
quelques minutes avant l'ouverture de la réunion. Le but de cette activité est de favoriser la diversité des
réunions. Seul le président et les orateurs qui ont préparé un discours savent à l'avance ce qu'ils font.
5.2.4
JEU QUESTIONNAIRE
Tout au long de la soirée, votre rôle consistera à écouter attentivement chacune des personnes qui
prendront la parole pour ensuite poser des questions à l’auditoire en fin de soirée afin de vérifier leur degré
d’écoute ou d’attention.
Par exemple, si M. X mentionne qu’il a voyagé dans un certain pays. Vous pourriez demander dans quel
pays M. X a-t-il voyagé ? Ou bien : Qui a voyagé dans ce pays ?
Le but étant de faire ressortir certains faits ou dires qui ont attiré votre attention et qui selon vous sont
dignes d’être mentionnés à nouveau à l’auditoire sous forme de question.
Ce rôle, en plus de mesurer le degré d’écoute de l’auditoire vous permettra à vous aussi d’améliorer votre
écoute puisque vous serez attentif à tout ce qui se dira tout au long de la soirée. S’améliorer à mieux
s’exprimer, c’est bien ; mais, s’il n’y a personne pour écouter, à quoi bon…
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5.2.5
CONCOURS
Le concours vise à sélectionner le membre qui représente le Club au concours de la division.
5.2.5.1 Concours de discours
Pour participer au concours de discours vous devez avoir fait au moins les 6 premiers discours du manuel
de base. À tour de rôle, chacun des orateurs inscrits au concours prononce son discours.
Les volontaires au poste de juge du concours de discours, jugeront du meilleur discours prononcé, selon les
critères du concours de discours.
Même si vous n'avez pas prononcé 6 discours du manuel de base, il est avantageux de participer au
concours de discours du Club.
En plus de l'évaluation faite par votre évaluateur de discours et inscrite dans votre manuel de base, vous
bénéficiez d'une évaluation différente comparée à la performance d'autres orateurs.
5.2.5.2
Concours d'évaluation
Pour participer au concours d'évaluation, il suffit d'être un membre en règle. Les personnes inscrites à ce
concours font individuellement l'évaluation d'un discours cible.
Il n'y a pas de critères spécifiques à utiliser. Les commentaires peuvent porter sur l'ensemble des aspects
du discours, ce qui inclut : la structure, la voix, les gestes, le regard circulaire, le langage, le contrôle de la
nervosité, la sincérité.
L’évaluation orale du discours cible est faite, en présence des juges et en l'absence des autres évaluateurs
participant au concours. Les juges du concours d'évaluation sélectionnent, la meilleure évaluation selon les
critères du concours d’évaluation.
NOTE : La documentation, pour les concours, est disponible sur le site Toastmasters, District 61.
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6 RÔLES DURANT UNE RÉUNION
Le concept Toastmasters est d’apprendre en participant.
Les réunions vous donnent l’occasion d’occuper des rôles différents.
Animateur
L’animateur est celui qui crée l’ambiance et dirige la réunion. Il présente les différents intervenants. Il donne
le rythme de la réunion et s’assure que la réunion se déroule dans les temps.
Chronométreur
Le chronométreur mesure le temps de parole de chaque intervenant. Il l’aide à gérer son temps de parole
en lui signalant combien de temps il a utilisé. Dans son rapport, le chronométreur présente la durée précise
de chaque intervention.
Grammairien
Le grammairien présente un mot du jour. Dans son rapport, il nomme ceux qui ont utilisé le mot du jour,
mentionne les défauts de langage et les belles expressions.
Compteur de « ee »
Le compteur de « ee » compte tous les « ee » et toutes sortes d’hésitations, répétitions et bafouillages
employées par les personnes qui prennent la parole pendant la réunion. Dans son rapport, il présente la
caractéristique et le nombre total de « ee » prononcé.
Le but de la période d’improvisations est de permettre aux membres de parler à brûle-pourpoint sur un sujet
déterminé. Le meneur des improvisations prépare des questions en rapport avec le thème de la réunion. Il
pose une question et choisit une personne pour répondre à la question. Il fait le lien entre chaque
improvisation.
Évaluateur des improvisations
L’évaluateur des improvisations donne ses critères d’évaluation et effectue son évaluation en fonction de
ces critères. Il donne les points forts et des suggestions d’améliorations d’une façon constructive et
motivante.
Discours
Chaque discours doit rencontrer des critères spécifiques le niveau du projet de discours. L’orateur présente
son discours en fonctions de ces critères.
Évaluateur de discours
Chaque discours est évalué selon les objectifs du projet. L’évaluateur donne des suggestions d’amélioration
précises et nomme quelques points forts pour motiver.
L’évaluateur général observe tous ce qui se passe dans la réunion et prend des notes. À la fin de la réunion
donne son rapport. Il mentionne les points forts et donne des suggestions d’améliorations.
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6.1 MEMBRE RESPONSABLE D’UN INVITÉ
Description du rôle
Le responsable d'un invité est celui qui assure l'intégration de tout invité à une réunion régulière. Si vous
êtes responsable d'un invité, vos tâches sont celles qui suivent.
Avant la réunion
• Prévenez votre invité que l'heure d'arrivée idéale pour la réunion est 17 h 50. Informez-le de la façon
d'agir lors du souper, lui dire à quoi il doit s'attendre, et ce dont le Club s'attend d'un invité.
• Assurez-vous d'arriver à la réunion plus tôt ou tout au moins à la même heure que votre invité.
• Assurez-vous que votre invité signe le livre des invités et qu’il obtienne une feuille d’invité conservée par
le huissier.
• Présentez votre invité au président et à d'autres membres, si le temps le permet ; Assurez-vous que
votre invité soit assis à côté de vous.
Pendant la réunion
• Lorsque le président demande au membre de présenter son invité, levez-vous et présentez brièvement
votre invité aux membres présents.
NOTE : L'invité devrait rester assis pendant la présentation puis être applaudi lorsque le membre a terminé
la présentation de l'invité. On ne s'attend pas à ce que l'invité ajoute quelque chose à votre présentation.
Si un invité se présente sans l'appui d'un membre
Un membre du Club fait sa connaissance. Il prend ses coordonnés tel que nom, travail, famille, intérêts, ce
qui l'amène chez Toastmasters. Il s'assoit à côté de lui et le présente lorsque le président le demande.
Dans tous les cas, le membre Toastmasters responsable de l'invité le guide lors de la rencontre afin qu'il
puisse suivre le déroulement et en comprendre les différentes étapes.
LA FAÇON DONT NOUS TRAITONS UN INVITÉ L'INFLUENCERA SÛREMENT À REVENIR. FAISONS
PREUVE DE NOS TALENT DE COMMUNICATEUR.
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6.2 HUISSIER
L’huissier est l'hôte d'une réunion Toastmasters. Il est responsable de l'aménagement de la salle et du bon
déroulement initial de la rencontre sur le plan de l'accueil et de la logistique.
Avant la réunion
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Arriver au moins ½ heure avant le début de la réunion
Place bannière, lutrin, maillet, trophées
Installer le jeu de lumières et le chronomètre
Installer le dictionnaire
Si requis, prévoir tableau à feuilles, crayons, rétroprojecteur (lampe supplémentaire) et écran
S’assurer que tous les membres et invités ont une place.
Installer le livre des signatures pour les invités ainsi que dépliants à l'entrée de la salle
Déposer à chaque place, bulletins de vote, feuillet d’évaluation et commande de repas
Prévoir une feuille pour la compilation des votes et grille de remise de trophées à votre intention
Accueille les membres et invités en vous faisant aider au besoin
Remet un carton d’identification
Fait signer le registre des invités
Donne aux invités le feuillet d’information du déroulement d’une réunion Toastmasters
Fournit la liste des invités au président
Votre place doit être près de la porte d’entrée
Trouver un remplaçant, en cas d’absence
Pendant la réunion
17 h 55
Invitez les participants à prendre place et remplir le feuillet de commande pour le repas
18 h 00
À l'aide du maillet, débutez la rencontre,
Mentionner les personnes assises à la table d’honneur
Présenter l’animateur
• Si un membre vous a prévenu de son retard, assurez-vous qu'il aura une place disponible
• Ramasser les bulletins de vote et faites le décompte pour déterminer les gagnants
• Ramasser les feuillets de commentaires et les distribuer
Après la réunion
• Rassembler le matériel du club et le ranger à l’endroit prévu. Pour cette tâche, la participation des
membres est appréciée
• Contrôler le matériel du club entre les réunions
28
Grille de compilation des votes
Nom
Improvisation
Discours
Évaluation
Amélioration
29
Grille de remise des trophées
Expliquer pourquoi
Rendre hommage
Remettre le trophée
Improvisation :
Orateur :
Évaluateur :
Amélioration :
Pourquoi :
Remarques générales
Huissier :
Date :
30
6.3 CHRONOMÉTREUR
Un des enseignements précieux de Toastmasters est le respect du temps. Combien de fois entendons nous
« il ne devait parler que deux minutes et voilà que quinze minutes sont passées ». Nous connaissons bien
les résultats d'une telle observation : les gens perdent intérêt, les organisateurs sont mécontents, l’horaire
est bouleversé. Voilà la raison d'être du chronométreur qui est responsable d'assurer une réunion efficace
en ce qui a trait au temps.
Avant la réunion
•
•
•
•
Préparez une explication concernant l’objectif de votre rôle et les outils utilisés.
Obtenez le tableau du temps des activités et la grille du chronométreur
Comprendre et vérifier le fonctionnement du chronomètre et du système de lumière
Vérifier avec l’animateur le temps alloué à la période d'improvisation et la durée de chaque discours
Pendant la réunion
Le travail consiste chronométreur consiste à :
• Indiquer à l’orateur via les lumières verte, jaune ou rouge où il en est rendu dans son temps
• Noter sur la grille, le nom et le temps de chacune des personnes qui prennent la parole
Objectif
L’objectif est d’évaluer la durée de chaque activité de la réunion.
Le critère d’évaluation est le temps établis pour chaque activité.
Explications
• Sur demande, expliquez brièvement l’objectif du chronométrage et les outils utilisés
Improvisation
Le meneur des improvisations demande d’expliquer la durée de chaque improvisation
• Mentionner durée de chaque improvisation et la qualification
• Indiquez à quel moment les lumières s’allument
• Sur demande, mentionner si tous les improvisateurs se qualifient
Discours
L’animateur demande le temps pour la présentation de l’orateur ainsi que le temps
alloué pour le discours
• Mentionner le temps alloué pour la présentation de l’orateur
• Mentionner la durée du discours et le jeu de lumières
• Sur demande mentionner si tous les orateurs se qualifient
Évaluation
discours
• Sur demande, expliquez le temps alloué incluant le jeu de lumière
• Sur demande, indiquez si tous les évaluateurs se qualifient
Rapport des
évaluateurs
• Sur demande, expliquer les temps alloué incluant le jeu de lumière
Rapport
• Sur demande de l’animateur donner le temps utilisé pour les rapports : grammaire,
hésitation, évaluation improvisation, évaluation générale
• Si non demandé, assurez vous de suivre le tableau des lumières.
31
Grille du Chronométreur
1) Improvisation
Improvisation
Temps alloué
Vert
Jaune
Rouge
+/-
Courte
01:30
01:00
01:15
01:30
±15
Normale
02:00
01:00
01:45
02:00
±15
Discours
Temps alloué
Vert
Jaune
Rouge
+/-
Brise Glace
4:00 à 6:00
04:00
05:00
06:00
±30
D2 à D9
5:00 à 7:00
05:00
06:00
07:00
±30
D10
8:00 à 10:00
5:00 à 7:00
8:00 à 10:00
10:00 à 12:00
08:00
05:00
08:00
10:00
09:00
06:00
09:00
11:00
10:00
07:00
10:00
12:00
±30
±30
±30
±30
Évaluation
Vert
Jaune
Rouge
+/-
2) Discours
Avancé
(temps à vérifier)
3) Rôle
Rôle
Présentation
Huissier
01:00
---
---
---
01:00
---
Chronométreur
01:00
---
---
---
01:00
---
Humoriste
01:00
---
---
---
01:00
---
Toast
01:00
---
---
---
01:00
---
Compteur de ee
01:00
01:00
---
---
01:00
---
Grammairien
01:00
02:00
01:00
01:30
02:00
---
Évaluateur Discours
01:00
02:00
01:00
01:30
02:00
±30
01:00
02:00
01:00
01:30
02:00
±30
01:00
02:00
01:00
01:30
02:00
±30
01:00
02:00
01:00
01:30
02:00
±30
Évaluateur Impro
01:00
06:00
04:00
05:00
06:00
±30
Évaluateur Général
01:00
10:00
08:00
09:00
10:00
±30
32
6.4 GRAMMAIRIEN
Le but de l'évaluation de la langue est de faire prendre conscience aux membres des inexactitudes qui sont
souvent répétées et comment elles peuvent être évitées, d'enrichir le vocabulaire de chacun en relevant les
belles expressions et en expliquant le sens.
Vous disposez de peu de temps pour faire votre évaluation. Soyez concis et apportez des exemples
concrets : vous pouvez mentionner par exemple, j'ai entendu à plusieurs reprises une expression qui, dans
le contexte, ne convenait pas, etc. Ainsi, vous donnerez de la crédibilité à vos propos. Cependant, lorsque
vous donnez ainsi des exemples, ne spécifiez pas le nom du membre. La personne se reconnaîtra ellemême et, de toute façon, le but de l'évaluation de la langue n'est pas de viser un membre en particulier
mais d'aider tout le monde à mieux s'exprimer.
Le mot du jour
Le mot du jour est un mot à la portée de tous. Il contribue à l'enrichissement du langage. Il n'est pas
compliqué et son utilisation devrait nous servir régulièrement lors de nos présentations ou de nos
improvisations. Il peut ou non être relié au thème de la réunion.
Avant la réunion
• Vérifiez auprès de l’animateur pour connaître le thème de la réunion
• Déterminez quel aspect fera l'objet de votre évaluation de la langue
• Assurez-vous d'avoir accès à un dictionnaire
Pendant la réunion
Objectif
• Évaluer la qualité de la langue
• Critère d’évaluation, à notre niveau
• Fournir un mot du jour à utiliser au cours de la réunion (simple et facile à utiliser)
Explication
du rôle
• Sur demande de l’évaluateur général, décrivez votre rôle et explique le mot du jour.
• Expliquer le mot du jour, sa définition, synonymes et un exemple d’utilisation.
Observation • Noter le nom de personnes qui utilisent le mot du jour.
• Vérifier la justesse des mots utilisés, la syntaxe, la grammaire.
• Relever les bonnes expressions, clarifier le sens de certains termes.
• Soyez attentif aux anglicismes et offrez des solutions de rechange.
• Relevez les expressions que vous aimez.
Rapport
• Sur demande de l’animateur, mentionnez ceux qui ont utilisé le mot du jour
• Souligner les points forts et les points à améliorer, avec suggestions d’amélioration sans
nommer personne.
Variante
Lorsque le mot du jour est prononcé, les membres cognent sur la table.
33
Grille du grammairien
Mot du jour :
Définition :
Exemple :
Évaluer la qualité de la langue
Mots nouveaux / belles expressions
Définitions
Inexactitudes (prononciation, anglicisme, syntaxe, liaison, etc.)
Inexactitudes
Correction
Nommer les personnes qui ont utilisées mot du jour et le nombre de fois
34
6.5 COMPTEUR DE EE
Le travail de compteur de ee est d'écoute attentive. Il faut déterminer quand une personne prononce des ee
ou fait des hésitations.
Le but est d’amener à la conscience ce que l’on fait inconsciemment. Pour corriger quelque chose, il faut
d’abord en prendre conscience et ensuite que cela devienne un objectif.
Le rôle du compteur de ee est de relever :
Les hésitations
L’utilisation de ee lorsqu’un membre s’exprime
Normalement, les hésitations et les ee ne sont pas comptés lorsqu’un membre fait un discours. Cependant,
il est toujours possible de vérifier auprès de l’orateur s’il désire que vous fassiez ce compte.
Avant la réunion
Assurez-vous d'avoir accès à une grille de comptage, préparez-en une au besoin.
Pendant la réunion
Objectif
• Évaluer le nombre de ee (hésitations, répétition)
• Le critère d’évaluation est le nombre d’hésitation
Explication
Sur demande de l’évaluateur général, expliquez votre rôle
• Décrivez pourquoi on compte les ee et les hésitations
• Spécifiez comment vous procéderez
• Spécifiez que dès qu’une personne parle, le compte commence
Observation En se servant de la grille fournie, comptez les hésitations et les ee.
Rapport
Sur demande de l’animateur, donnez votre rapport sur le nombre total de ee et d’hésitation
• Mentionner le nombre total de ee et d’hésitations qui ont été faits
• Mentionner les personnes n’ayant fait aucun aucune hésitation et dit aucun ee
• Ne mentionnez pas la personne qui en a fait le plus.
• Affichez la feuille de compilation à la fin de la réunion.
La grille de compilation est affichée au mur, à la suite de la réunion, afin que les membres puissent
constater leur propre performance.
Variante
Lorsque un ee est prononcé, le Compteur de ee sonne une cloche.
35
Grille du Compteur de ee
Évaluer le nombre de ee (hésitation répétition, etc.) prononcé pendant la réunion.
Nom
ee
Total
Total
Présenter les résultat sans nommer personne. Nommer ceux qui n’ont pas fait de ee.
36
6.6 HUMORISTE
Le rôle consiste tout simplement à raconter une histoire drôle qui divertira vos collègues.
Une bonne histoire drôle pour détendre l’atmosphère et nous faire rire un peu.
Livrer avec entrain et verve, un peu de mystère ou encore un air enfantin, cette histoire, qu'elle soit vraie ou
imaginée, ajoutera au succès de la rencontre.
L'humoriste se produit de sa place ou à tout autre endroit mettant en valeur son mot d’humour.
Formuler le mot d’humour
Objectif
• Développer une habileté à faire rire son auditoire
• Le critère d’évaluation est le nombre d’hésitation
Mot d’humour
• Sur demande de l’animateur levez vous et présenter votre mot d’humour
Élocution
• L’effet dépend beaucoup du ton de voix utilisé. Avis à tous, c’est le moment de
pratiquer votre variation vocale.
• Bon contact avec le public en ayant un regard circulaire
• Le mot d’humour exclut les sujets suivants : sexe, politique, racisme, religion
Particularités
L’histoire humoristique n’a pas besoin de nous faire rire aux larmes. Le but est de tout simplement de
développer vos habiletés de conteur et de divertir l’auditoire.
L'humour peut être subtil, vivifiant, drôle, comique et hilarant sans toutefois être grivois, de mauvais goût,
raciste, sexiste ou partisan politique. Évitez les jurons et les mots vulgaires.
37
6.7 TOAST
L'objectif du toast est de rendre hommage, à une personne ou à un groupe de personnes pour souligner
leurs efforts, leur travail pour une raison particulière. Par hommage, on entend un témoignage ou
expression de respect, de reconnaissance ou d'admiration. Cela est fait avec sérieux, décorum, de façon
posée voire même un peu solennelle.
Si l'on porte un toast à quelqu'un qui s'est illustré d'une façon particulière, il faut dire pourquoi on porte un
toast en indiquant ce qu'on veut souligner ou valoriser.
On ne présente pas un toast à une chose (votre bicyclette préférée ou votre fidèle automobile) ni à un
événement (le printemps ou la fin de la guerre) ou à un groupe trop imprécis (ceux qui luttent contre la
violence ou à tous les enfants).
Avant la réunion
Prévenir la personne à l’avance et lui demander de rester assise.
Assurer vous que tous les verres sont remplis.
Formuler le toast
Objectif
• Rendre hommage
• Le critère d’évaluation est la voix
Toast
• Sur demande de l’animateur levez vous verre à la main
• Expliquer pourquoi vous rendez hommage à cette personne.
• Ce qu’on veut souligner ou valoriser
• Cher collègues, cher invité, je vous demande de vous lever (faire une pause)
• Et de lever vos verres à (nommer la personne)
• À (les gens répètent le nom de la personne)
• Prendre une gorgée, applaudir et s’asseoir
Élocution
• Le toast se fait de sa place et est formulé de façon brève et précise.
• Décorum, avec sérieux, formel, bonne voix, expressive.
• On porte un toast avec un breuvage froid (eau, jus, vin, etc.).
Voici un exemple de toast :
• Elle a commencé sa carrière très jeune et l'a menée au sommet grâce à sa discipline, son talent et sa
confiance en son imprésario.
• Mesdames, messieurs, je vous invite à vous lever et à vous joindre à moi (faire une pause).
• Pour offrir un toast à Céline Dion
• À Céline Dion (Tous les gens présents répètent)
• Boire une gorgée, applaudir et se rasseoir
Quoi faire quand le toast s’adresse à vous ?
Lorsque la personne à qui le toast est destiné est parmi l'assistance, elle demeure assise et attend que les
personnes se rassoient avant de boire à son tour. Elle peut par la suite manifester sa gratitude par un
sourire, un hochement de tête ou un remerciement discret ou encore se lever pour remercier brièvement
l'assistance de cet honneur.
38
Grille du Porteur de Toast
Expliquer pourquoi vous rendez hommage à cette personne.
Ce qu’on veut souligner ou valoriser
Cher collègues, cher invité, je vous demande de vous lever (faire une pause)
Et de lever vos verres à ________________________________________
À ______________________________________________
Prendre une gorgée, applaudir et s’asseoir.
La personne qui reçoit le toast demeure assise et attend que les personnes se rassoient avant de boire à
son tour. Elle peut par la suite manifester sa gratitude par un sourire, un hochement de tête ou un
remerciement discret ou encore se lever pour remercier brièvement l'assistance de cet honneur.
39
6.8 MENEUR DES IMPROVISATIONS
Le meneur d’improvisations est responsable de la période des improvisations. Il prépare les sujets, choisi
les improvisateurs et fait les enchaînements entre chaque improvisation.
Il est important de préparer des sujets qui permettront aux improvisateurs de faire appel à leur imagination
et d'entrer en jeu rapidement. Les mises en situation font d'excellents sujets.
Les improvisations servent à délier la langue, à clarifier les positions, à apporter des points de vue uniques,
à augmenter la capacité d'organiser ses idées, à vaincre ses peurs et à dire ce qu'on pense sans embarras
et le plus naturellement possible.
Le rôle permet d’utiliser ou de faire ressortir votre côté de créatif. Toutes les idées que vous pourriez avoir,
peu importe lesquelles, sont les bienvenues.
Avant la réunion
•
•
•
•
•
•
•
Préparez des remarques d'ouverture et soulignez brièvement l'importance des improvisations.
Préparez environ 8 à 12 improvisations en accord avec le thème.
Remettre une feuille des improvisations à l’évaluateur des improvisations.
Choisir un membre pour chaque improvisation
La première improvisation doit être donnée à un membre d'expérience.
Ne pas choisir ceux qui ont un rôle important, à moins d’en recevoir leur accord.
Consultez l’animateur pour déterminer la durée totale de la période d’improvisation.
Pendant la réunion
Objectif
• Permettre aux membres de s'exercer à parler sans préparation sur un sujet donné.
Procédure
• Expliquez à l’audience le but des improvisations
• Demandez au chronométreur d’expliquer les règles de chronométrages et lumière
• Demandez à l’évaluateur des improvisations ses critères d’évaluation
• Invitez les membres à faire des commentaires sur les billets d’évaluation
• Décrivez le thème ou le contexte des improvisations
• Énoncer le sujet d’abord, puis nommer l’improvisateur
• Initier les applaudissements, pendant que la personne se déplace
• Une fois que la personne a pris la parole, vous pouvez vous rasseoir
• L’improvisation terminée, levez-vous en applaudissant et remerciez la personne
• Faites une remarque brève pour établir un lien entre chaque improvisation
• Continuez à proposer des improvisations jusqu’à ce que votre temps total soit écoulé
• Demandez au chronométreur si tous se sont qualifiés
• Demandez aux membres de voter pour la meilleure improvisation
• Remerciez tous les participants, courte conclusion, remettre la parole à l’animateur
L’improvisation est un excellent outil qui nous permet aussi de développer une pensée structurée (idée
principale, arguments, introduction, développement, conclusion), le tout dans un temps limité.
Faites des commentaires entre les improvisations : soyez bref. Par contre, si aucun commentaire ne vous
vient à l'esprit, il vaut mieux alors ne rien dire et poursuivre les improvisations
40
Types d’improvisations
Par chahuteur
Pendant l'improvisation, l’assemblée est appelée à réagir verbalement comme
bon lui semble
Comparé
Le même sujet est attribué à tous les improvisateurs
Mise en situation
Formulation d'une situation réelle ou fantaisiste à développer
Citation
L'improvisateur développe un sujet qui va à l'encontre de ses convictions
Pour et contre
Un improvisateur est en faveur et un autre est contre, indépendamment de leurs
convictions personnelles.
Expression
Sujet à développer en utilisant l'expression personnelle
Qu'en pensez-vous ?
Sujet d'actualité à controverse
Thème journalistique
Émission radiophonique, article de journal ou entrevue
Objet à décrire ou
évaluer
On montre l'objet dont l'improvisateur doit parler, il peut parler aussi de l'usage
que l'on en fait ou de sa fabrication
L'improvisateur
Le participant peut, à sa discrétion, changer de sujet pendant son improvisation
Mots à utiliser 3 à 5
Sur un carton, le meneur des improvisations a indiqué 3 à 5 mots que
l'improvisateur doit utiliser lorsqu'il répond à la question posée.
Écrire les questions
sur des billets
Écrivez les thèmes d’improvisation sur des bouts de papier et choisir un
improvisateur et lui demander de piger un biller.
La glissade politique
Un improvisateur doit absolument ne pas répondre à la question tout en donnant
l'impression qu'il y répond
41
Grille des question d’improvisations
Thème/Nom
Points Fort
Points à Améliorer
Points Fort
Points Fort
Points Fort
Thème/Nom
Thème/Nom
Thème/Nom
Salutation, Réponse question, (intro, corps, conclusion), Gestuelle, Regard, Humour, Voix, Mot du jour
42
6.9 IMPROVISATEUR
Le but des improvisations est de développer l'habileté de s'exprimer de façon cohérente sans préparation.
En improvisant souvent, vous apprendrez à toujours exprimer votre pensée de façon logique, même dans
les situations les plus difficiles.
• Soyez attentif car le meneur des improvisations ne doit pas avoir à répéter la question.
• Saluer le meneur des improvisations au début et lui remettre la parole à la fin.
• Avant de commencer prenez un bref instant (le temps de bien respirer) pour réfléchir à l’idée
principale que vous développerez.
• Répondre à la question, structurer votre réponse avec introduction, corps et conclusion.
• Ayez recours à votre imagination. Même si ce que vous dites vous semble complètement farfelu,
au moins vous vous exprimez et faites rire l’auditoire.
• Ayez recours à l’humour, si approprié.
• Prenez le temps de regarder l’auditoire, faire des mimiques ou des bruits pour décrire une
situation.
• Respectez le temps. Dès que vous voyez la lumière jaune, songer à conclure.
• Évitez de parler de façon partisane de groupe ethniques, religion, sexe ou politique.
Utilisez le principe de PRES :
P – Point :
Faire un point, exprimer une opinion
R – Raison :
E – Exemple :
Donnez la raison de cette opinion
Illustrez ou expliquez par un exemple
S – Sommaire
Résumer pour l'auditoire votre pensée sur le sujet
Utilisez le principe de PSE :
P – Personnage : Entrer dans un personnage
S – Situation :
Quelle est la situation
E – Émotion :
Quelle émotions vous voulez transmettre
Suggestions pour débuter une improvisation :
• Journaliste : Qui, Quoi, Quand, Comment, Combien, Pourquoi, Où
• Voyage dans le temps : Donnez un état des faits dans le passé, le présent ou le futur
• Évènement changeant : Avant et après
• Les 2 cotés des la médaille : Complémentarité et opposition, avantages et inconvénients
• Citez tout de suite un nom de personne représentant la situation
• Présentez immédiatement une situation concrète, donnez un exemple
• Dites si cela vous fait rêver ou si cela vous plonge dans le réel
• Ne vous sentez pas concerné par cela
• Référez à un film, une lecture ou une conférence traitant du sujet
• Cherchez le pourquoi, donnez les causes
43
6.10 ÉVALUATEUR DES IMPROVISATIONS
Il n'est certes pas facile d'évaluer la performance des improvisateurs qui ne parlent que pendant deux
minutes. L'évaluateur des improvisations doit être rapide, attentif et juste. Vérifier d’abord si l’improvisateur
répond à la question et la structure (introduction, développement et conclusion). Souligner les points forts et
apporter quelques suggestions d’amélioration.
L'évaluation est votre appréciation personnelle de ce qui a été dit. Énoncer vos commentaires avec tact et
diplomatie. Parlez sur un ton encourageant et soyez empathique. Adressez-vous à chaque improvisateur
par son nom. Tenez compte de son expérience. Un nouveau membre a besoin d'encouragement. Essayez
de bien répartir votre temps entre chaque improvisateur.
Avant la réunion
• Préparer une brève explication de votre rôle
• Sélectionner environ 3 critères d’évaluation
• Préparer des feuilles d’évaluation pour 10 improvisations
Pendant la réunion
La rétroaction est une étape importante car elle permet de s'améliorer. Utilisez un style empathique et
personnel de façon à encourager l'improvisateur et à lui permettre de s'améliorer. Selon moi ...
Objectif
Évaluer la performance des improvisateurs
Explication
• Sur demande de l’évaluateur général, expliquer brièvement votre rôle.
• Critère de base, répondre à la question et mentionner le 2 ou 3 autres critères.
Observation
• Pendant chaque improvisation, notez vos observations sur une grille.
Rapport
• Rappeler vos critères d’évaluation
• Préciser que ce sont vos observations personnelles
• Soyer bref et clair dans votre évaluation de chaque participant
• Donner quelques bons points et pourquoi
• Donner 1 ou 2 points d’amélioration, pourquoi et comment
• Finir sur1 bon point et pourquoi
• Restez en contact visuel avec la personne évalué
• Finalement, félicitez tous les participants et remettez la parole à l’animateur
L’improvisation peut être évaluée selon les aspects suivants :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Réponse à la question
La structure (introduction, développement, conclusion)
Organisation de la pensée (ses idées, logique)
Conserve le fil tout au long
Exprime son opinion ou se base sur des faits
Le contenu (clair, imagination, créativité, humour, exemples)
Livraison (Regard, gestuelle, jeux de rôles, force, vitalité, passion, persuasion
La voix (volume, débit, articulation, prononciation, variation, etc.)
Le vocabulaire et les expressions utilisées (adéquat ou non)
44
Grille d’évaluation des improvisations
Improvisateur : _______________________________ Thème : _________________________________
Contenu
Respect du thème
Structure
Clarté
Humour
Fait, exemple
Argumentation
Mot du jour
Articulation
Débit
Variation
Volume
Choix des mots
Authenticité
-
Parler en JE
Salutation début/fin
Posture
Balancement
Contact Visuel
Sourire
Geste
Expression visage
Enthousiasme
Nervosité
Élocution
Comportement
+
Sincérité
Émotion
Sympathique
Naturel
Capte l’intérêt
Félicitations !
45
6.11 DISCOURS
Être stressé, les mains moites et l’estomac en boule avant un discours, c’est normal… En fait, plusieurs
orateurs chevronnés vous diront qu’ils s’inquiètent lorsqu’ils ne ressentent aucun stress, car la nervosité
devient une excellente source d’énergie, si on sait la contrôler.
L’expérience acquise au fil du temps, vous donnera confiance en vous-même. Plus vous prononcerez des
discours, plus vous vous sentirez à l’aise de parler en public.
Le manuel du Programme de communication explique les objectifs de chaque projet de discours.
Prenez le temps de bien saisir le but du projet avant même de penser à un sujet. Rappelez-vous que vous
serez évalué selon les objectifs du projet et non sur le sujet. Une fois que vous aurez compris les objectifs,
pensez aux sujets qui pourraient vous aider à les atteindre. Par exemple, si l’objectif du discours est de
travailler vos gestes, préparez un sujet qui vous permettra de bouger et de faire beaucoup de descriptions
avec votre corps. Choisissez des sujets dont vous aimez parler, de ce qui vous touche, vous amuse ou
vous bouleverse. Ayez à l’esprit le message que vous voulez avoir sur l’auditoire. Variez les sujets d’un
projet à l’autre.
Fixer vous un objectif et/ou un message à livrer et soyez disposé à bien vous préparer. Vous devrez peutêtre écrire les grandes lignes de votre discours, élaborer chaque idée, et même faire des recherches.
N’hésitez pas à rassembler tout le matériel possible sur votre sujet. Par la suite, éliminer ce qui ne convient
pas. Répétez votre discours plusieurs fois même devant un miroir, enregistrez-le, ou mieux encore,
demandez à quelqu’un de vous écouter et de vous livrer ses impressions. Vous pourrez ainsi l’améliorer
grandement.
Avant la réunion
•
•
•
•
•
•
Déterminez le lieu ou vous parlerez (lutrin ou autre).
Confirmez votre présence à l’animateur.
Avisez le Huissier si vous avez besoin d’équipements audiovisuels ou autres.
Discutez avec votre évaluateur des points particuliers à surveiller.
Apportez votre manuel Toastmasters et remettez-le à l’évaluateur.
Assurez-vous de respecter le temps alloué.
Pendant la réunion
•
•
•
•
•
Avant de commencer, regardez votre auditoire et prenez une bonne respiration.
Saluer l’animateur, les invités et vos collègues Toastmasters.
Faites votre discours.
Inutile de remercier l'auditoire, c'est vous qui lui rendez service.
Après votre discours, remettez la parole à l’animateur.
Après la réunion
Faire signer votre manuel par le vice-président à la formation.
46
Préparation d’un discours
Introduction
Rien n'est plus essentiel que d'avoir un bon début. Quelque chose de percutant qui suscite immédiatement
l'attention
C'est le cœur du problème, obtenir un contact avec l'auditoire dès les premiers mots.
Faire une transition → cause, répétition, déclaration.
Captez l'attention de l'auditoire en :
• éveillant la curiosité
• posant une question
• faisant des révélations frappantes
Corps
Le corps du discours devrait contenir au moins trois points que vous voulez développer. Chaque point
devrait être énoncé clairement, illustré et prouvé. Partez du principe que votre public n'est pas du tout
familier avec le sujet et ne présumez pas de ses connaissances. Accordez le même temps à chaque point
si vous voulez que les auditeurs accordent la même importance à chacun d'eux. Agencez vos points dans
un ordre logique.
Faire une transition → alternative, contraste, ajout...
Présentez un premier point :
• Énoncez un fait
• Fournissez des preuves à l'appui (histoire, expérience personnelle, statistiques, témoignages d’experts
conseils, démonstrations concrètes)
Présentez un deuxième point :
• Fournissez des preuves à l'appui
Présentez un troisième point :
• Fournissez des preuves à l'appui
Conclusion
Faites une rétrospective ou un résumé des propos avancés
Faites un appel à l'action ou une déclaration mémorable.
L'orateur doit laisser un message, inciter l’auditoire à mettre en pratique ce qu'il recommande.
47
6.12 ÉVALUATEUR DE DISCOURS
L’évaluation est un mini discours avec introduction, corps et conclusion. L’objectif est de transmettre une
réaction honnête et constructive. L'évaluation est guidée par l'effort apparent de l'orateur à respecter le but
et les objectifs de son projet. L'évaluateur tient compte de l'expérience du membre, de son habileté naturelle
et de sa personnalité. Une bonne évaluation renforce les aspects positifs et offrent des suggestions
d'amélioration. En donnant un feedback, vous êtes comme un professeur dans la réunion vous aidez
l’orateur et aussi les autres membres.
Avant la réunion
• Lire les objectifs du manuel, s’informer des objectifs personnels de l’orateur.
• Discuter avec l’orateur de ses forces et de points à améliorer.
• S’informer de quelques caractéristiques de l’orateur et du titre du discours.
Pendant la réunion
Une évaluation est une analyse des forces et des faiblesses de la présentation de l’orateur.
Vous devez donner une rétroaction par rapport aux objectifs que l’orateur doit satisfaire.
Objectif
• Fournir de l’information à l’orateur sur ses forces et les aspects à améliorer.
Présentation • Sujet : mentionner le numéro du discours et l’objectif à atteindre.
• Intérêt : Accrocher l'intérêt de votre auditoire concernant le sujet du discours.
• Conférencier : Caractéristiques orateur, inviter à accueillir, nom, titre du discours,
applaudir.
Discours
• Regarder si l’orateur atteint objectifs. Si oui pourquoi. Si non pourquoi et comment
s’améliorer
• Notez vos impressions sur le contenu, la livraison, la réaction de l'auditoire.
Après
• Déterminer les qui peuvent être les plus utile à la progression de l’orateur.
• Structurer votre évaluation en quelques points avec une brève introduction et
conclusion.
Rapport
• Prenez un ton amical, parler en JE et soyez emphatique, faites preuve de tact et de
diplomatie.
• Adressez vous à l’orateur, sans toutefois négliger l’auditoire.
• Les commentaires doivent être précis et constructif
• Capter l’attention avec une ouverture originale
• Relever les points forts, ainsi que les points à améliorer, pourquoi, pourquoi et
comment.
• Expliquer ce que vous avez aimé et aussi ce que vous auriez aimé et pourquoi.
• Résumer les commentaires et recommandations de façons positive et encourageante.
Si vous considérez que l'orateur n'a pas rencontré les objectifs, vous pouvez, après la réunion, suggérez
alors à l'orateur de reprendre son discours. Cependant, c’est à l’orateur de décider.
Parler en public est un exercice stressant pour plusieurs personnes et le but de Toastmasters n'est
certainement pas d'augmenter ce stress. Nous voulons plutôt encourager les membres à s’améliorer, à se
dépasser même, mais surtout à bâtir la confiance en soi et l’assurance que la réussite est à notre portée.
Alors refaire un discours est un choix personnel qu’il ne faut pas imposer.
Après la réunion
Rencontrer l’orateur pour des informations complémentaires et remplir le manuel de l’orateur.
48
10 points pour vous aider à mieux accomplir votre rôle d’évaluateur
1. Honnêteté et Sincérité
L’évaluation d’être être honnête et sincère et aider
l’orateur dans sa démarche pour être un meilleur
communicateur.
2. Ajustez votre évaluation
Ajuster votre évaluation au degré d’expérience de
l’orateur et à ses besoins.
3. Connaissez les objectifs de l’orateur
Connaître les objectifs du discours et les points
que l’orateur veut améliorer.
4. Écoutez attentivement
Écoutez avec vos yeux autant qu’avec vos oreilles.
Prenez des notes sur ce que vous voyez et
entendez. Placez-vous à la place de l’orateur pour
comprendre son point de vue.
5. Personnalisez vos remarques
Lorsque vous évaluez, décrivez l’effet qu’a eu sur
vous le discours, en disant par exemple :
Ma réaction est…
Je ressens…
Il me semble…
6. Donnez des commentaires positifs
L’orateur a besoin de savoir ce qui a bien
fonctionné et ce qu’il y a à améliorer.
7. Motivez l’orateur
Encouragez l’orateur à développer son plein
potentiel. Rappelez-lui que ses objectifs de
communicateur sont réalisables.
8. Évaluez l’action et non la personne
Toujours évaluer ce que l’orateur fait et non ce qu’il
est ou pense. Votre rôle est de l’aider à devenir un
meilleur communicateur et non de changer ses
idées.
9. Respectez son estime de soi
Finissez toujours votre évaluation orale sur une
note positive. Assurez-vous que l’orateur quittera la
réunion avec un « estime de soi » meilleure
qu’avant la réunion.
10. Comment s’améliorer ?
Souvenez-vous que votre but premier est d’aider
l’orateur à s’améliorer. Ne faites pas trop de
suggestions et faites-le d’une façon positive.
Structure de l’évaluation
L’évaluation est un mini discours avec introduction, corps et conclusion
• Introduction
Capter l’attention de l’auditoire avec une entrée originale
• Corps
Donnez vos impressions en associant votre évaluation avec les objectifs
• Quelques bons points, pourquoi
• 1 ou 2 points d’amélioration, pourquoi et comment
• Le meilleur bons points, pourquoi
• Conclusion
Résumer les principaux points de façon positive et encourageante
49
Grille de présentation de l’orateur
Sujet : Numéro du discours et Objectifs
Intérêt : Accrocher l’intérêt de l’auditoire sur le sujet
Caractéristiques de l’orateur
Son discours intitulé : ____________________________________
Veuillez accueillir : _______________________________________________________ Applaudissez !
50
Grille d’évaluation de discours (1)
+
–
Parler en JE
Objectifs :
Structure
Introduction : Précise le sujet
Capte l’attention et l’intérêt
Explique le développement
Développement : Suite logique
Conclusion : Rappel l’essentiel
Appel à l’action
Contenu
Préparation, connaissance sujet
Supports visuels
Message clair
Citation et exemples
Intérêt de l’auditoire
Posture
Geste
Livraison
Confiance en soi
Contact visuel
Expression faciale
Humour, Sourire
Enthousiasme
Sincérité, conviction
Émotion
Volume
Voix
Débit
Variation
Articulation
Langage approprié
Point fort, pourquoi ;
Point à améliorer, pourquoi et comment ;
Point fort, pourquoi
51
Objectif
Intro
Grille d’évaluation de discours (2)
Ouverture, mise en situation
Objectif et Résultat
Point fort, pourquoi
Corps
Point à améliorer, pourquoi et comment
Conclure
Le Meilleur Point fort, pourquoi
Résumer, Encourager, Prévision future
ON ÉVALUE CE QUE L’ORATEUR FAIT, NON CE QU’IL EST
ON ÉVALUE LA TECHNIQUE, PAS LE MESSAGE
52
6.13 ANIMATEUR
La réussite de ce rôle repose sur une bonne préparation. L’animateur est responsable de la bonne marche
de la réunion. Il est l'hôte qui assure la transition entre les différentes étapes de la réunion. Il doit s'assurer
que tous les aspects du programme sont en place et que les participants sont prêts à assumer leurs rôles.
Avant la réunion
•
•
•
•
•
Choisir le thème de la réunion en collaboration avec le meneur des improvisations.
Préparez des propos en rapport avec le thème pour meubler la réunion.
Contactez président, évaluateur général et meneur d’impro afin de préparer leurs présentations.
Le dimanche précédant la réunion, appelez toutes les personnes ayant un rôle.
Décider de la durée de la période des improvisations en fonction des activités.
Pendant la réunion
Une fois que le huissier vous a présenté, c’est à vous d’entrer en scène !
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Diriger la réunion.
Propos concernant le thème de la réunion.
Explique le déroulement de la réunion.
Explique l’utilité du feuillet d’évaluation et du bulletin de vote.
Présenter le président, l’évaluateur général et le meneur des improvisations.
Demander au chronométreur les explications concernant le temps.
Demander aux membres de voter lorsque requis.
Demande aux évaluateurs de discours (discours en ordre croissant) de présenter leurs orateurs.
Accueille les personnes au lutrin avec une poigné de main et remet le maillet.
Initier les applaudissements.
Fait la transition entre les personnes qui prennent la parole.
Demande les rapports.
S’assurer que la réunion se termine à l’heure
Sans aucun doute, ce rôle pourra vous aider à l’extérieur du club lorsque viendra le temps pour vous,
d’animer des soirées familiales ou de présenter des orateurs au travail, par exemple. C’est l’endroit idéal
pour vous pratiquer, vous êtes en toute sécurité, appuyés par vos collègues. Vous êtes toujours encouragés
à y ajouter votre petite touche personnelle !
NOTE : L’animateur accueille le membre au lutrin avec une poignée de main et donne maillet.
53
Grille de l’Animateur
18h
Huis
Ouvre la réunion, présente l’Animateur
Anim
Thème
Présente Président invite au lutrin
Prés
Mot bienvenu, présentation des invités et question jour
Anim
Programme 3 étapes : 1) Impro ; 2) Discours ; 3) Évaluation
Feuillet évaluation et bulletin vote
Demande Chrono expliquer son rôle
Chr
Présente le but de son rôle.
Anim
Présente Évaluateur général
Demande d’expliquer son rôle et présenter son équipe
Eg
Présente son rôle. Demande (Ce, Gr, Ei) de présenter leurs rôles. Nomme les (Ed)
Anim
Demande mot d’humour, détendre l’atmosphère
Hm
Mot d’humour
Anim
Demande de porter un toast
Toast
Se lève verre à la main et explique la raison du toast
Anim
Duré période Improvisation 25min
Présente Meneur Improvisation, invite au lutrin
18h25 Mi
18h50
2
5
1
1
1
But impro, Critère évaluation, Mot du jour, Règles chronométrage
Chr
Durée impro 2m±15s : V=1m, J=1m45s, R+2m
Mi
Amorce applaudissement et transition entre chaque impro
Demande qualification et vote pour meilleur impro
Anim
Remercie meneur impro
Demande qualification et vote, si oublié
25
Pause 5 minutes
4
5
54
Anim
Coup maillet, période Discours
Demande Chrono règles de présentation et de discours
Chr
Présentation (1m±30s R=1m), Discours (5à7m±30s V=5m, J=6m, R=7m)
Anim
Rappel feuillets de commentaires
Anim
Demande Évaluateur présenter son Orateur (ordre croissant)
Ed
Présente son Orateur
Anim
Accueille Orateur
Di1
Prononce son discours
Anim
Liaison chaque discours (si requis)
Anim
Félicite les Orateurs
Demande au Chrono le temps des discours
Invite à voter pour meilleur discours
19h10
1
Pause 3 minutes
Anim
Coup maillet, période Évaluation
Rappel importance évaluations
Demande Chrono règles évaluation discours
Chr
Durée évaluation, 2m±30s : V=1m, J=1m30, R=2m
Anim
Demande Évaluateur son évaluation
Ed#
Évaluation discours selon objectifs du discours
Anim
Liaison entre chaque évaluation (si requis)
Anim
Demande Chrono si Évaluateur qualifiés
Invite à voter pour meilleure Évaluation
Invite Évaluateur impro
Anim
Ei
Fait le rapport d’évaluation des improvisations
Anim
Demande rapport Grammairien
Gr
Mentionne points forts, erreurs, utilisation mot du jour
Anim
Demande rapport Compteur ee
Cee
Mentionne ses observations et nombre total de ee comptabilisé
Anim
Invite Évaluateur général
Eg
Évaluation générale de la réunion
19h45 Anim
Prés
20h00 VPF
3
2
6
2
1
10
Mot fin, Remercie l’équipe, Invite Président
Commentaires, remise des trophées, appréciation des invités
5
Distribution des rôles pour la prochaine réunion
2
55
6.14 PRÉSIDENT
En tant que président ou présidente, vous aurez la tâche d’ouvrir et de terminer la soirée. Donc, vous serez
la personne qui donnera le ton à la rencontre, en réchauffant l’auditoire et aussi, vous serez celui ou celle
qui prononcera les derniers mots avant que chaque personne ne quitte la salle.
Le président s’assure que le Club rencontre les besoins des membres au niveau de la formation dans le
domaine de la communication et du leadership. En collaboration avec les autres officiers, le président établit
les objectifs à court et long terme.
Avant la réunion
• Préparer des remarques d’ouverture, partager vos pensées, vos idées, votre opinion par rapport au
thème de la réunion.
• Préparez, soit une question d’actualité, soit une question reliée au thème que vous poserez à tous les
membres présents.
• Juste avant la réunion, vérifier s’il y a des invités dans la salle. Si oui, prenez en note leur nom et
assurez-vous de savoir qui présentera chaque invité.
Début de la réunion
Après la présentation par l’animateur, prenez place au lutrin.
Débutez avec un mot d'ouverture. Soyez enthousiaste et bref afin d'intéresser l'auditoire.
S'il y a des invités, adressez-vous particulièrement à eux quand vous donnez des explications.
Demandez aux membres désignés de présenter leurs invités (notez le nom des invités)
Avisez les invités qu'ils peuvent, s'ils le veulent, faire des commentaires à la fin de la rencontre
Présenter les invités par ordre d’importance le plus important en premier.
S’il y a des invités, expliquer brièvement ce qu’est le club Toastmasters.
Demandez aux membres de se lever à tour de rôle, se nommer, et répondre à votre question du jour
Remettez le contrôle de la réunion à l’animateur. Retournez à votre place.
Fin de la réunion
Vous devez donc vous assurer que la réunion se termine à l’heure. Normalement, vous avez 5 minutes qui
vous sont réservées pour clore la soirée mais c’est vraiment l’heure qu’il est qui indiquera combien de
temps vous avez.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
À l’invitation de l’animateur, prenez place au lutrin.
Faites un lien entre le rôle de l’animateur et la reprise du contrôle de la réunion
Invitez des membres à remettre les trophées et rubans aux gagnants
Demandez les commentaires des invités
Si le temps le permet, demandez aux membres s’il y a des annonces
Demandez aux gens d’aider à replacer et nettoyer la salle
Inviter les gens à la rencontre sociale suivant la soirée
Remerciez l'auditoire pour cette réunion
Clore la soirée (en donnant un coup de marteau sur le lutrin).
Remettez la parole au VP à la formation pour planifier la prochaine réunion
56
Grille du président
Introduction, mot bienvenu
Demande aux hôtes des invités ou aux invités eux-mêmes de se présenter
Aviser les invités qu’ils pourront exprimer leur appréciation à la fin de la réunion
La mission d'un club est de fournir à ses membres un milieu d'apprentissage accueillant, basé sur
l'entraide, dans lequel les membres peuvent en toute confiance développer leurs habiletés en
communication et en leadership, pour ainsi favoriser l'évolution personnelle et le renforcement de
la confiance en soi
Tour de table poser une question qui fait parle les membres d’eux-mêmes
Chaque membre se lève, se présenter et répond brièvement à la question
(Les invités sont libres de répondre ou non)
Merci à tous pour vos réponses à la question
Commentaires
Invitez des membres à remettre les trophées
Le membre qui remet, décrit pourquoi, annonce la personne et remet le trophée
Lecture des impressions générales de la réunion
Demandez aux invités de partager leurs impressions
Message et conclusion
Bravo ! Et bonne semaine à tous
Passer la parole au VP Formation pour préparer la prochaine réunion
57
6.15 ÉVALUATEUR GÉNÉRAL
L'évaluateur général donne son appréciation personnelle de la réunion. Il souligne les points forts et relève
les points à améliorer. Le but est d’orienter les membres vers une efficacité accrue et améliorer la vitalité
des réunions. L’évaluation est un outil d’amélioration. Elle doit être constructive permettre de rehausser
l’estime de soi. L’évaluation est une expérience positive destinée à aider les personnes à surmonter leurs
travers et à accentuer leurs forces.
Avant la réunion
• Arrivez avant l’ensemble des participants pour pouvoir observer l'accueil
• Avisez l’animateur de votre présence ou avisez-le du nom de votre remplaçant
• Préparez des remarques d'ouverture et résumez le but ainsi que l'importance des évaluations
Pendant la réunion
Pendant la réunion, surveillez tous les rôles. Vous devrez commenter le déroulement de la réunion dans
son ensemble en faisant ressortir les forces et les améliorations à apporter.
Objectif
• Évalue l’efficacité de chaque rôle selon les règles Toastmasters.
• Fait ressortir les points forts et les points faibles des différents rôles.
• Donne son impression générale de la réunion.
Explication
• Expliquer le rôle d’évaluateur général
• Présenter les personnes suivantes et leurs demander d’expliquer leurs rôles :
• Grammairien (évalue la qualité de la langue)
• Compteur de ee (évalue le nombre d’hésitation)
• Évaluateur des improvisations (répondre à la question et 2 ou 3 critères)
• Présentez les personnes qui feront des évaluations de discours sans nommer la
personne qu’ils évalueront. Ces personnes n’ont pas à expliquer leur rôle
Observation • Pendant la réunion, notez vos observations sur une grille.
Rapport
• Spécifier que ce sont vos impressions personnelles.
• Rappelez que la réunion est un laboratoire et soulignez l'importance de la rétroaction
qu'on obtient par les évaluations.
• Donnez votre évaluation de la réunion en vous servant de la grille fournie.
• Faite ressortir les bons points et suggérer des points d’amélioration. (Ex : j’ai noté… par
contre un point à améliorer… comment)
• Gardez contact avec la personne évaluée
• Le but de l'évaluation est d'améliorer l'efficacité des orateurs
• Remercier les membres de l’équipe d’évaluation et féliciter leur travail.
Vous pouvez demander à une personne de vous évaluer.
58
Grille d’Évaluateur général (page 1)
Huissier
+ –
Mise en place
Accueil, sourire, prise en charge
Fait signer le registre des invités
17 h 55 demande à tous de s’asseoir
18 h Courte allocution (1minute)
Présente l’animateur (1 minute)
Accueille invités en retard (si requis)
Ferme la porte lorsque requis
Compile votes et remet au président
Propension à aider
Chronométreur
+ –
Préparation et créativité
Objectif de son rôle (1 minute)
Explique le temps pour chaque activité
Explique le fonctionnement lumières
Indique lorsque le temps est terminé
Note la durée de chaque activité
Rapport précis
Rigoureux
Peut intervenir de façon diplomate, s’il voit qu’il y a un oubli de la part de l’animateur.
59
Grille d’Évaluateur Général (page 2)
Grammairien
+ –
Préparation
Affiche mot du jour
Objectif de son rôle (originalité)
Mot du jour, définition et exemple
Mot pas compliqué et facile à utiliser
Mot qui sert à améliorer le vocabulaire
Le mot du jour a été utilisé
Souligne les points forts
Relève les erreurs : mot juste, syntaxe,
prononciation, anglicisme, liaison…
(sans nommer la personne)
Fait des suggestions pour amélioration
Ne nomme personne
Nomme ceux qui ont utilisé mot du jour
Attentif
Compteur de ee
+ –
Préparation
Objectif de son rôle (originalité)
Donne des trucs pour s’améliorer
Comptabilise le nombre de ee
Présente les résultats par catégorie
sans nommer personne.
Mentionne ceux qui n’en ont pas fait
Affiche la grille pour consultation
Attentif
60
Humouriste
+ –
Se lève, raconte mot d’humour
Fait rire, détend l’atmosphère.
Court et bien énoncé
Rencontre l’éthique du club.
Bref
Ton de la voix, sourire
Drôle
Toast
+ –
Prévenir la personne à l’avance
S’assurer que verre plein
Porter un toast pour (raisons)
Cher collègues, je vous demande
de vous lever (pause)
Et de lever vos verres à (nom)
Prendre une gorgée
Applaudir et s’asseoir
Bref
Ton de la voix, sourire
Sincérité
Reçoit
+ –
Demeurer assis
Ne pas toucher à son verre
Attendre que tous sont assis
Remercier et prendre une gorgée
Gratitude
61
Meneur Impro
+ –
Remet à l’évaluateur impro une copie
Donne les instructions au Chronomètre
Explique le but des improvisations
Thème des improvisations
Demande règle chronométrage
Rappel les critères d’évaluation
Encourager à utiliser le mot du jour
Énonce le sujet brièvement
Puis désigne un improvisateur
Amorce les applaudissements
Originalité des questions
Debout jusqu’à la prise de parole par
l’improvisateur
Debout pour remise de parole par
l’improvisateur
Enchaînements brefs et pertinents
Conclusion
Regard
Voix
Gestuelle
Demande Qualification
Demande Vote
Remet parole à l’animateur.
Emphatique
62
Évaluateur Improvisation
+ –
Présentation
Explique l’objectif de son rôle
Choix critères
Évaluation
Rappel les critères d’évaluation
Ce sont mes perceptions personnelles
Parle en JE
Regarde la personne, voix, geste
Commentaire adapté au niveau
Commentaire spécifique (précis)
Critères et Objectifs respectés
Analyse et synthèse
Point fort
Suggestion d’amélioration
Juste et sincère
63
+ –
Présentation
But et objectifs
Qualité et talent de l’orateur
Donne le titre et le nom de l’orateur
Évaluation
Entrée originale
Parle en JE
Regarde l’orateur, voix, geste
Analyse
Claire, bien orienté, rend fidèlement les
éléments importants du discours
Commentaire spécifique (précis)
Points forts (exemple à l’appui)
Points d’amélioration et comment
Recommandation
Positives, spécifiques, utiles
Technique
Sympathique, sensible, motivante
Récapitulation
Concise, encourageante
Juste et sincère
64
Animateur
+ –
Thème de la réunion préparation
Présente le président
Explique le programme de la réunion
Présente feuilles appréciation et utilité
Présente bulletin de vote et utilité
Présente Eg et lui demande de présenter son
équipe (Gr, Ce, Ei, Ed)
Présente Meneur improvisations
Demande Qualification et vote si oublié par
Meneur d’impro
Demande au Chrono temps pour présentation
et discours
Rappel d’utiliser feuilles d’appréciation
Demande au Ch qualification et le vote
Demande qualification Ed et vote
Demande le rapport du Grammairien
Demande le rapport du Compteur ee
Demande rapport Ei (8 min)
Demande rapport Eg (12 min)
Amorce des applaudissements
Enchaînement, Transition
Contrôle de la réunion
Gestion du temps
Leader par la parole
L’animateur accueille au lutrin les personnes avec une poignée de main et donne le maillet manche en avant.
65
Président
+ –
Mot de bienvenue
Remarque d’ouverture et respect du thème
Demande aux membres de présenter leurs
invités (si requis)
Présente les invités qui n’ont pas été invités
par un membre
Mentionne aux invités qu’ils pourront donner
leurs commentaires à la fin
Invite les membres à se présenter en
répondant à une question
Remet le contrôle de la réunion à l’animateur
Impressions générales
+ –
Atmosphère
Bruit
Discipline
Respect
Encourageant
66
6.16 REMETTRE UNE RÉCOMPENSE
Pour remettre une récompense, il faut autant de grâce, de dignité et de sincérité que pour la recevoir.
La personne qui la remet doit choisir des mots qui expriment la signification de la récompense ou de
l’événement en question.
Expliquez pourquoi
Faites toujours références aux circonstances. Rappelez à tous pour quelles raisons ils sont rassemblés.
Expliquez l’objectif de la récompense que vous remettez et insistez sur le fait que cette récompense n’est
qu’une infime partie de la reconnaissance due au récipiendaire pour ce qu’il a fait ou pour la haute estime
dans laquelle il est tenu.
Rendre hommage
Ensuite, rendez hommage au récipiendaire. Expliquez de quelle façon il s’est consacré à la tâche, les
sacrifices qu’il a consentis et ce que nous lui devons. Illustrez vos affirmations par des exemples. Il faut que
le public comprenne clairement pourquoi le récipiendaire mérite cette récompense (critères auxquels il a
satisfait pour recevoir ce prix.
Remettre le trophée
Prenez le trophée, montrez le et appelez le récipiendaire auprès de vous. Tenez-vous légèrement de côté
par rapport au public. Nommez son nom et remettez-lui le trophée en rappelant que c’est un symbole de la
gratitude ou de la haute estime de l’organisation que vous représentez.
Accordez un temps de réponse
Une fois que le trophée a changé de main, accordez au récipiendaire un temps de réponse. Écartez vous
du lutrin pendant son discours.
Exemple :
Monsieur le président, chers membres.
J’ai l’honneur de remettre le trophée de la meilleure improvisation de ce soir.
Le meilleur improvisateur a été choisi pour plusieurs raisons. Il a capté l’intérêt de l’auditoire et cet intérêt a
été maintenu tout au long de sa prestation. Il a bien répondu à la question. Son improvisation comportait
une introduction, un corps et une conclusion. Les gestes soutenaient ses propos.
Le meilleur improvisateur de ce soir est une personne qui s’implique beaucoup dans le Club et travaille très
fort pour s’améliorer. Avec le temps il a acquis une habileté naturelle à improviser de façon efficace.
Chers amis, joignez vous à moi pour honorer notre meilleur improvisateur de ce soir, M…..
67
Grille pour remettre une récompense
Expliquer pourquoi : Expliquez l’objectif de la récompense que vous remettez.
Rendre hommage : Expliquez de quelle façon il s’est consacré à la tâche. Illustrez vos affirmations par
des exemples. Il faut que le public comprenne clairement pourquoi le récipiendaire mérite cette
récompense (critères auxquels il a satisfait pour recevoir ce prix.
Remettre le trophée : Montrez le trophée, appelez-le. Tenez-vous légèrement de côté par rapport au
public. Nommez son nom et remettez-lui le trophée en rappelant que c’est un symbole de la gratitude ou
de la haute estime de l’organisation que vous représentez.
Accorder un temps de réponse : Une fois que le trophée a changé de main, accordez au récipiendaire
un temps de réponse. Écartez vous du lutrin pendant son discours.
68
7 FORMULAIRE D’ADHÉSION
69
70
8 INTRONISATION
PROMESSE DU MEMBRE
En tant que membre de Toastmasters International et de mon Club, je promets de :
• Participer régulièrement aux réunions.
• Préparer consciencieusement tous mes discours d'après les manuels.
• Préparer et accomplir avec entrain mes tâches aux réunions.
• Donner à mes collègues des évaluations constructives et profitables.
• Contribuer au maintien, dans le Club, d'un climat sain et amical.
• Assurer volontiers une fonction au sein du Club.
• Traiter les collègues et les invités avec respect et courtoisie.
• Amener des invités aux réunions afin de leur faire découvrir l'intérêt de
Toastmasters.
• Respecter les recommandations et les règles dans les activités de Toastmasters.
• Demeurer intègre et de me conduire de façon irréprochable dans toutes les
activités Toastmasters.
71
Grille d’intronisation
M., Mme _________________________________ Date : _______________________
Cher Candidat,
Le Club Toastmasters de Chicoutimi entend vous accueillir dans ses rangs en tenant compte de votre
intérêt et de votre disponibilité. Votre candidature a été retenue car vous avez démontré les qualités
suivantes :
1. _______________________________________
2. _______________________________________
3. _______________________________________
4. _______________________________________
5.________________________________________
Accepterez-vous de participer aux activités du Club Toastmasters de Chicoutimi pour, avec les autres
membres, arriver à mieux penser, mieux écouter et mieux vous exprimer en public afin d’être plus utile à la
société.
Pour atteindre vos objectifs, il vous faudra fournir un effort soutenu, assister assidûment aux assemblées. Si
possible, y arriver à l’heure pour y remplir au mieux les tâches qui vous sont attribuées.
Nous vous demandons d’éviter de parler de façon partisane des questions de race, de religion, de politique
et de sexe, respectant toujours l’opinion des autres autant que leur personne.
Accepterez-vous maintenant de vous conformer volontairement à toutes les clauses que nous venons de
vous décrire et garder au sein du Club Toastmasters de Chicoutimi le climat d’ordre et de fraternité qui y
règne déjà ?
Réponse du candidat :
Il nous fait donc plaisir d’inviter votre parrain, marraine __________________________ à vous offrir
l’épinglette officielle qui confirmera votre adhésion en tant que membre de Toastmasters International en
vous unissant au Club Toastmasters de Chicoutimi district 61.
(Mot du nouveau membre)
72
9 PAGE POUR INVITÉ
Le Club Toastmasters francophone de Chicoutimi vous
souhaite la bienvenue
Apprendre en s’amusant
Toastmasters International est une organisation
à but non lucratif, fondée en 1924. Il y a plus de
13 000 Clubs Toastmasters à travers le monde.
Le Club Chicoutimi existe depuis 1986.
Sa mission est de fournir aux membres un
milieu d'apprentissage accueillant, basé sur
l'entraide, dans lequel les membres peuvent en
toute confiance développer leurs habiletés en
communication et en leadership, pour ainsi
favoriser l'évolution personnelle et le
renforcement de la confiance en soi.
Pour information
678-9373
Toastmasters Internationnal
http://www.toastmasters.org
Réunions du Club
Tous les mardis de 18h à 20h
Au restaurant Le Coq Rôti
805, boulevard Talbot à Chicoutimi
District 61
http://www.toastmastersdistrict61.org/
Session automne
Septembre à Décembre
Division I
http://www.toastmasters-quebec.com/
Session d'hiver
Janvier à Mai
Secteur 94, Chicoutimi
http://www.toastmasters-quebec.com/chicoutimi.htm
Programme de parrainage pour les nouveaux membres
Un programme de parrainage est disponible pour faciliter l’intégration des nouveaux membres. Le
parrain est un membre qui supporte un nouveau membre dans son cheminement pour accomplir le
programme de communication et leadership.
73
Déroulement d'une réunion au Club de Chicoutimi
Introduction
Le préposé à l'accueil ouvre la réunion et présente l'animateur. L'animateur introduit le thème et présente le
président du Club. Celui-ci souhaite la bienvenue. Il invite les membres à se nommer et à répondre à la
question du jour, les invités sont libres d’y répondre. Ensuite, l'animateur explique le déroulement de la
réunion et demande aux membres qui remplissent un rôle de l’expliquer aux participants. Ceux-ci décrivent
brièvement leurs fonctions et présenteront un rapport à la fin de la réunion. De plus l'animateur demande si
quelqu'un veut porter un toast et si quelqu’un a une courte histoire humoristique à raconter.
Les improvisations
Le meneur des improvisations est responsable de cette partie de la réunion. Il pose successivement une
question et choisit une personne dans la salle. Le but d'une improvisation est de répondre sans préparation
à une mise en situation. Une improvisation dure habituelle deux minutes. Le seul rôle à jouer pour les
invités, c’est d’être observateurs.
Les discours
Les membres sont encouragés à prononcer des discours selon le Programme de communication fourni aux
membres. Chaque projet de discours a pour but de pratiquer un aspect particulier de la communication. Le
Programme de communication contient 10 discours dont la majorité est présentée dans un temps de 5 à 7
minutes. Lorsque le membre a prononcé les dix discours, il se mérite le titre de communicateur compétent.
Les évaluations
À la fin des discours, l’animateur invite chaque évaluateur de discours de partager leurs observations.
L’évaluateur du discours, donne son évaluation de la présentation de l’orateur selon les critères du
Programme de communication. Par la suite, il invite le grammairien, le compteur d’hésitation, l’évaluateur
des improvisations et l’évaluateur général à faire leur rapport.
En parallèle, pendant la réunion, les membres sont conviés à inscrirent leur appréciation de chacune des
interventions. Ces notes sont distribuées aux personnes concernées à la fin de la réunion. De plus, les
membres votent pour la meilleure improvisation, le meilleur discours, la meilleure évaluation et la meilleure
amélioration.
Conclusion
Au terme de la réunion, le président procède à la remise des trophées, selon la compilation des votes
exprimés par les membres.
Les invités peuvent, s'ils le désirent, fournir leurs impressions de la réunion.
Pour plus d’information
concernant le déroulement d’une réunion et les divers rôles, veuillez
consulter le Guide du membre du Club de Chicoutimi, disponible sur le web.
http://www.toastmasters-quebec.com/chicoutimi/guidemembre-toastmasters-chicoutimi.pdf
74
1

Guide du membre 2013 Club Toastmasters de Chicoutimi 6502

Transcription

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