Serveur de fax ou service fax

WHITE PAPER
Serveur de fax ou service fax :
quel est le bon choix pour
votre entreprise ?
Livre blanc
Élaboré par Davidson Consulting
Sponsorisé par
Davidson Consulting
806 S. Lakeview Avenue
Sturgis, MI 49091
269-651-3157
www.davidsonconsulting.biz
Table des matières
Introduction ...............................................................................................................................................................................................................................3
Serveurs de fax .......................................................................................................................................................................................................................4
ƒ Annexe 1 : Éléments à prendre en considération lors de l’acquisition d’un serveur de fax ............................................................5
Serveurs de fax par Internet .........................................................................................................................................................................................6
Cartes fax ....................................................................................................................................................................................................................................7
Coûts cachés des serveurs de fax ...........................................................................................................................................................................8
Services fax par Internet .................................................................................................................................................................................................9
ƒ Annexe 2 : Éléments à prendre en considération lors de l’acquisition d’un service fax...................................................................9
Serveur de fax ou service fax ? ................................................................................................................................................................................10
ƒ Annexe 3 : Serveurs de fax et services fax : les pour et les contre ........................................................................................................10
À propos de l’auteur ..........................................................................................................................................................................................................11
ESKER
Introduction
Si vous envisagez d’acquérir un système de fax pour votre entreprise, vous devez choisir entre un serveur de fax ou un service fax.
Pour commencer, vous devez déterminer les raisons qui vous poussent à acheter un fax.
Que ce soit pour les envois de fax réalisés par vos employés au quotidien, ou pour l’automatisation à venir d’une application
d’entreprise, l’acquisition d’un serveur de fax ou d’un service fax peut être décisive dans votre degré de contrôle sur les opérations
par fax et peut avoir un impact sur les dépenses encourues. En 2006, le marché des serveurs de fax a augmenté de seulement 0,4 %
pour atteindre 280 millions de dollars (environ 200 millions d’euros), tandis que le marché des services fax par Internet a augmenté
de 26,4 % pour atteindre 570 millions de dollars (environ 405 millions d’euros), selon deux rapports d’étude de marché réalisés par
Davidson Consulting.
Les entreprises peuvent également envisager de mettre à niveau leurs serveurs de fax existants. Elles peuvent disposer
de plusieurs serveurs de fax individuels répartis dans différents services et envisager désormais d’installer deux serveurs de fax
principaux qui serviront à toute l’entreprise. Deux serveurs, car il est plus prudent pour les grandes entreprises de prévoir un équipement
de secours (backup). Par ailleurs, il est bien moins onéreux de regrouper des serveurs de fax que d’avoir plusieurs serveurs pour chaque
service d’une entreprise. D’une part, le nombre de cartes fax nécessaires lorsque les serveurs sont répartis dans plusieurs services
est bien plus important que lorsque les serveurs sont regroupés. D’autre part, le montant des coûts cachés liés à l’entretien est bien
plus important pour des dizaines de serveurs de fax que pour seulement deux serveurs. Vous pouvez ainsi disposer d’un service de
maintenance centralisé. Les services informatiques peuvent également envisager d’avoir un seul serveur de fax et un service fax en
complément. Vous trouverez plus d’informations sur ce point ci-dessous.
Vous disposez peut-être d’une application de fax de production dans laquelle vous souhaitez automatiser l’envoi non contrôlé
de centaines de bons de commande pour le lendemain. À la clé : des économies potentiellement colossales en matière de
main-d’œuvre et de messagerie, et l’acheminement des bons de commande aux acheteurs dans de meilleurs délais.
Les fax de production représentaient 33,7 % de toutes les installations de serveur de fax en 2006 et 86 millions de dollars
(environ 60 millions d’euros) dans le secteur des services fax. Vous pouvez vous servir de ce type d’application depuis un serveur de
fax ou un service fax, bien que certains informaticiens préfèrent une solution interne, estimant que les données concernées ne sont
pas protégées sur un serveur externe. Cependant, de nombreuses entreprises choisissent un service fax pour gérer l’ensemble de leurs
besoins en matière de fax, notamment de fax de production. De nombreuses entreprises choisissent le service fax notamment pour
les raisons suivantes : elles ne disposent pas du personnel nécessaire pour gérer un serveur interne et elles souhaitent réduire le coût
total de possession de leurs solutions de fax.
Quoi qu’il en soit, l’avantage principal de l’utilisation d’un système de fax automatisé est la gestion simplifiée des activités faisant
appel à des fax. Par exemple, ce système permet aux utilisateurs d’envoyer des fichiers directement depuis leur ordinateur sans
se déplacer jusqu’au télécopieur. Vous réalisez ainsi de réelles économies de main d’œuvre. Par ailleurs, cela signifie que tous
les fichiers faxés par vos employés peuvent être archivés automatiquement, un impératif majeur de nombreuses lois en matière
de conformité telles que la loi HIPAA (Health Information Portability and Accountability Act) et la loi Sarbanes-Oxley. Enfin, tous
les fax sont automatiquement reçus sous forme d’e-mails, ce qui signifie qu’ils ne restent pas au format papier dans la corbeille
de sortie des fax et peuvent également être archivés automatiquement.
-3-
Serveurs de fax
Un serveur de fax est constitué d’un logiciel serveur exécuté sur un serveur et d’un logiciel client exécuté sur les ordinateurs
de bureau. Le marché des serveurs de fax devrait augmenter avec un taux de croissance annuel de 8,2 % pour atteindre les
400 millions de dollars (environ 285 millions d’euros) en 2010.
Le logiciel client est ce que les utilisateurs finaux voient et utilisent. En général, il est installé depuis un point central
du réseau. Il n’est pas nécessaire d’installer un client distinct sur chaque ordinateur de bureau.
On trouve des logiciels de fax soit client standard, soit par Internet. Les logiciels client permettent aux utilisateurs
d’envoyer et de recevoir des fax, et de gérer leur activité personnelle. Grâce à eux, ils ont la possibilité d’envoyer leurs
fax à partir d’applications personnelles, de la même manière que lors de l’impression d’un document, ou en utilisant
leur interface de messagerie électronique. Les utilisateurs peuvent généralement intégrer leurs logiciels client dans
n’importe quelle application Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Access) et souvent dans de nombreuses autres
applications. Les expéditeurs peuvent joindre plusieurs fichiers d’extensions différentes à un fax qui seront convertis
en fichiers images. Il est aussi simple de recevoir un fax que d’ouvrir un e-mail.
Le logiciel client de fax par Internet est simplement un site Web auxquels les utilisateurs ont accès. Par conséquent, aucun
problème d’installation. Les employés se rendent simplement sur le site Web chaque fois qu’ils souhaitent envoyer ou
récupérer un fax. Il arrive fréquemment qu’un client de fax par Internet n’ait pas toutes les fonctions d’un client d’ordinateur
de bureau. Dans ce cas, les clients Web les complètent. Ils sont compatibles avec tous les types d’ordinateur de bureau.
Le logiciel serveur de fax assure la gestion et la maintenance de toutes les opérations par fax d’une société. Le logiciel
serveur est généralement compatible avec les principaux systèmes d’exploitation serveur et systèmes de messagerie
d’entreprise. Il peut être intégré avec les systèmes de messagerie Microsoft Exchange, IBM Notes ou n’importe quel
programme de messagerie SMTP. De même, les programmes de serveur de fax prenant en charge la gestion des fax
de production prennent souvent en charge l’intégration avec SAP, Oracle et d’autres ERP et solutions de gestion de la
relation client (CRM). C’est un domaine dans lequel l’acquéreur doit s’intéresser aux relations étroites qu’entretiennent
certains fournisseurs avec les principaux acteurs du marché des ERP. Par exemple, Esker est un partenaire SAP depuis
des années.
Lors de l’installation, de nombreux serveurs de fax prennent en charge l’ajout d’utilisateurs directement et automatiquement à partir d’un système de messagerie ou d’autres moyens de communication informatisés. Le gain de temps
peut être énorme par rapport à l’ajout d’utilisateurs un par un manuellement.
Le logiciel serveur de fax assure également l’acheminement des messages entrants depuis le serveur de fax,
où le message est en fait reçu, jusqu’aux ordinateurs de bureau des utilisateurs finaux utilisés par les destinataires des
messages. Les serveurs de fax prennent en charge cette fonction d’acheminement des messages entrants par l’intermédiaire
d’un certain nombre de mécanismes différents.
Premier mécanisme : la sélection directe à l’arrivée (SDA), qui fonctionne comme un autocommutateur privé avec
des lignes téléphoniques directes. La fonction SDA reçoit un grand nombre de numéros vers une seule liaison
téléphonique et elle vérifie les quatre derniers chiffres par rapport à une table de routage pour déterminer où l’appel
téléphonique doit être acheminé. Il s’agit du meilleur type d’acheminement de messages entrants car l’expéditeur du
fax doit simplement composer un numéro de téléphone pour que le fax soit automatiquement acheminé. Cependant,
il se peut que la fonction SDA ne soit pas disponible pour des autocommutateurs privés de versions antérieures et que
l’achat des numéros de téléphone SDA se révèle onéreux. La fonction SDA et la fonction RNIS (Réseau Numérique
à Intégration de Services, technique d’acheminement semblable utilisée à l’étranger) ont été employées dans
78 % de tous les serveurs de fax utilisant l’acheminement de messages entrants en 2006.
-4-
Les autres méthodes pouvant être utilisées vont de l’acheminement manuel, où une personne physique achemine chaque
fax dès qu’il arrive (utilisé dans 5 % des cas), à la reconnaissance optique de caractères (ou ROC ; utilisée dans 2,5 %
des cas), où le nom du destinataire est lu par la machine sur le bordereau du fax, en passant par la multifréquence à
deux tonalités, où l’expéditeur du fax doit composer un numéro de poste (méthode utilisée dans 11 % des cas), et enfin
l’acheminement des lignes, où un serveur de fax a plusieurs lignes de fax et où les appels vers chaque ligne sont acheminés
séparément (utilisé dans 7 % des cas).
Chacune de ces méthodes peut rencontrer des problèmes : l’acheminement manuel peut être confronté à l’erreur
humaine, la reconnaissance optique de caractères à des erreurs de lecture du nom des destinataires par la machine,
la multifréquence à deux tonalités à la saisie, par l’expéditeur, du numéro de poste au moment opportun,
et l’acheminement des lignes au fait que le nombre de destinataires doit être égal au nombre de lignes fax que vous
possédez. Par conséquent, la fonction SDA l’emporte largement. Toutefois, il reste à noter qu’elle n’est pas toujours
disponible pour certains systèmes téléphoniques de génération antérieure.
Annexe 1
Éléments à prendre en considération lors de l’acquisition d’un serveur de fax
Le logiciel serveur s’intègre-t-il bien avec les applications ERP d’éditeurs tels que SAP, Oracle ou tout autre éditeur ?
Le logiciel serveur est-il compatible avec votre messagerie électronique ?
Le logiciel serveur est-il compatible avec les systèmes d’exploitation requis ?
Prend-t-il en charge les opérations par fax de type standard et Web ?
Le serveur de fax offre-t-il une fiabilité à toute épreuve ?
Le logiciel serveur prend-t-il en charge la technique d’acheminement des messages entrants que vous souhaitez utiliser ?
Si vous avez choisi la technique SDA pour l’acheminement des messages entrants, le serveur de fax supporte-t-il une carte fax prenant
en charge la SDA ?
Les fonctionnalités de gestion vous permettent-elles de déterminer facilement si une transmission par fax a été réalisée avec succès
et fournissent-elles des rapports indiquant le statut de chaque transmission par fax ?
Est-il simple d’ajouter des utilisateurs à partir d’un système de messagerie électronique ou d’autres moyens de communication
informatisés d’employés ?
Le serveur de fax prend-t-il en charge la gestion des fax par Internet ?
Le logiciel client est-il facile à utiliser ?
Existe-t-il un logiciel de fax par Internet doté des fonctions appropriées ?
Est-il possible d’archiver automatiquement les fax envoyés ?
Pouvez-vous envoyer plusieurs pièces jointes d’extension différente ?
Est-il simple de recevoir des fax et existe-t-il des méthodes d’archivage automatique des fichiers ?
Source : Davidson Consulting ; Sturgis, Michigan (États-Unis) ; 2007.
-5-
Serveurs de fax par Internet
Il existe également des serveurs de fax classiques et des serveurs de fax sur IP. Les serveurs de fax classiques
se connectent à des lignes téléphoniques analogiques et utilisent le réseau téléphonique commuté public (RTCP) pour
envoyer et recevoir toutes les communications par fax. Les serveurs de fax sur IP utilisent Internet pour envoyer l’ensemble
des fax et peuvent les recevoir par l’intermédiaire d’une passerelle.
Les serveurs de fax par Internet ont représenté 44 millions de dollars (environ 30 millions d’euros) sur les 280 millions
de dollars (environ 200 millions d’euros) du marché des serveurs de fax en 2006. Selon les prévisions, ils devraient passer
devant les serveurs de fax classiques en 2009 et augmenter à un taux de croissance annuel de 50,7 % pour atteindre les
245 millions de dollars (environ 174 millions d’euros) en 2010.
En général, il n’y a pas de différences majeures entre les fonctionnalités prises en charge par un serveur de fax
classique et un serveur de fax sur IP. Cependant, la manière d’envoyer un fax est différente. Un serveur de fax
classique envoie le fax via une ligne téléphonique standard, ce qui fait appel à un processus nommé " établissement
d’une liaison " par lequel le fax en cours de transmission envoie des signaux au terminal récepteur pour déterminer
à quelle vitesse la transmission s’effectue, quelle méthode de compression est utilisée, quel protocole de protection
contre les erreurs est utilisé, etc. La communication se poursuit et, une fois terminée, un message de confirmation
(ou un rapport d’erreur) est renvoyé au terminal émetteur par fax.
Dans une transmission de fax par Internet, la communication passe par Internet qui crée un environnement différent
du RTCP. Internet prend une communication, place des fragments de communication dans des paquets et les envoie
via différents chemins vers la destination (moyen de communication avec stockage et retransmission). Avec une
communication par fax, cela peut se traduire par l’envoi d’un fax comme un e-mail : aucun établissement de liaison et la
communication par fax ne reçoit pas de message de confirmation à la fin de la session.Cela peut se traduire également par
l’envoi de la communication par fax en temps réel (ou presque) et par l’utilisation d’une technique de mystification pour
faire croire au fax récepteur que la communication arrive en temps réel. Cette technique de mystification est primordiale
car une communication par fax standard échoue à certains points pendant l’établissement de la liaison en cas de retard
de juste quelques millisecondes. Le système de fax récepteur doit être mystifié si un paquet arrive défectueux et en retard.
En raison de ce facteur de retard, les acheteurs doutent d’obtenir des serveurs de fax sur IP le même type de performances
qu’avec les serveurs de fax classiques.
Les serveurs de fax par Internet peuvent être utilisés sans carte fax, ce qui est un avantage indéniable. Cette opération
est réalisable avec les serveurs de fax par Internet basés sur des logiciels qui utilisent les microprocesseurs dans les
routeurs et les passerelles Internet que les entreprises ont déjà installés. Les ventes de ces systèmes sans carte ont
été trois fois supérieures à celles des serveurs de fax par Internet comportant des cartes fax. En utilisant des systèmes
de fax sur IP, une société peut également éliminer tous les coûts liés à l’utilisation du réseau téléphonique commuté
public, notamment les lignes et les ports des autocommutateurs privés. Cet avantage séduit tout particulièrement
les sociétés ayant supprimé l’ensemble de leur infrastructure RTCP pour installer des services de voix par IP.
En fin de compte, avec le temps et la réussite des tests de fiabilité produits par les fournisseurs, les craintes
concernant les serveurs de fax par Internet se sont dissipées. Cantata Technology, principal fournisseur de cartes fax,
a lancé la solution logicielle Brooktrout SR140, une solution de fax sur IP en temps réel, et de nombreux fournisseurs
de serveurs de fax, dont Esker, prennent en charge le SR140 depuis plus d’un an. Au fur et à mesure que les entreprises
installent la version d’Esker du serveur de fax par Internet et constatent la fiabilité de ses performances, les ventes
se multiplient.
De nombreuses entreprises adoptant le système voix sur IP, ce n’est plus qu’une question de temps avant que la majorité
des serveurs de fax commercialisés soit des serveurs de fax sur IP. Pendant ce temps, il reste possible de bénéficier des
deux technologies fax traditionnel et fax sur IP sur les serveurs de fax actuellement commercialisés.
-6-
Cartes fax
Les cartes fax sont nécessaires pour tous les serveurs de fax classiques. Les cartes fax effectuent la compression des
images, et envoient et reçoivent des fax. La grande majorité des ventes de cartes fax concernent les cartes fax intelligentes
équipées de microprocesseurs qui effectuent les calculs les plus rapides, souvent cause d’échec des transmissions par
fax.
Le premier élément qu’un acheteur doit prendre en considération est le type de carte fax à acheter. Les cartes fax intelligentes présentent le pourcentage d’échec de transmission le plus faible, mais elles sont les plus onéreuses. L’utilisation de
modems fax non intelligents peut impliquer certains risques, y compris un pourcentage d’échec de transmission de fax plus
élevé et des communications par fax plus lentes (en raison d’un établissement plus lent de la liaison, d’un éventuel bourrage,
de protocoles d’établissement de la liaison moins efficaces) qui se traduisent directement par l’augmentation des factures
de téléphone. Certains acheteurs sont prêts à accepter ces risques inhérents à l’utilisation des modems fax non intelligents
et peuvent donc acquérir des modems fax pour un coût moins important.
La plupart des acheteurs adoptent les cartes fax intelligentes, ce qui implique généralement l’acquisition de nouvelles
plages de lignes directes ou le réacheminement des appels, nécessitant un investissement supérieur au seul coût des
cartes fax. De nombreux utilisateurs de cartes fax intelligentes bénéficient également d’un service d’échange express,
par conséquent, si l’une de leurs cartes fax est défaillante, ils peuvent la faire remplacer sous 24 heures.
Les acheteurs de carte fax ont également la possibilité d’augmenter le nombre de voies logicielles à l’aide d’une
simple clé de licence, si le volume de fax augmente. Aucune réinstallation du logiciel fax n’est requise. En revanche,
cela nécessitera soit d’acquérir une nouvelle carte fax pour gérer le nombre de voies supplémentaires, soit de remplacer
la carte fax existante par une carte avec plus de voies. Une autre option serait d’investir initialement dans une carte
surdimensionnée en nombre de voies par rapport au besoin de l’acheteur et de débloquer les voies logicielles au fur et
à mesure de la croissance du volume fax. Cette formule est initialement plus onéreuse, mais au final elle revient moins
chère que d’acheter une nouvelle carte fax.
-7-
Les coûts cachés des serveurs de fax
Les coûts cachés ne sont pas l’apanage des cartes fax. Une grande partie de ces coûts sont générés par les serveurs
de fax. Parmi ces coûts, on compte ceux liés aux éléments suivants :
ƒ Serveurs sur lesquels se trouvent les cartes et les logiciels fax ; si vous dédiez un serveur à la fonction de fax,
cela peut être onéreux, un peu moins si le serveur est partagé. En plus du matériel serveur, le logiciel (système
d’exploitation) et le coût de sécurisation de ce matériel en cas d’opération de fax critique (regroupement, stockage
d’une carte fax de rechange, etc.) doivent être pris en compte.
ƒ Coût des ports des autocommutateurs privés : pour intégrer les ports de serveur de fax avec les ports
des autocommutateurs privés.
ƒ Consulting avant installation : planification des installations importantes.
ƒ Installation et configuration : il s’agit du temps nécessaire pour installer le logiciel sur le serveur et les clients,
du temps nécessaire pour configurer le logiciel pour chaque client et du temps nécessaire pour intégrer le logiciel
dans une application d’entreprise, et de tester les résultats.
ƒ Formation initiale par administrateur : temps nécessaire pour former les administrateurs réseau à l’utilisation
et à la gestion du serveur de fax, puis à former les utilisateurs finaux.
ƒ Formation initiale : temps nécessaire pour former chaque utilisateur final.
ƒ Frais d’installation de lignes téléphoniques SDA ponctuelles : la configuration de lignes téléphoniques SDA où,
par exemple, il y aurait une ligne téléphonique avec 20 numéros de téléphone différents pour 20 utilisateurs
différents.
ƒ Frais mensuels de ligne téléphonique : frais fixes mensuels facturés par les opérateurs téléphoniques pour une
seule ligne ou un seul canal T1.
ƒ Frais mensuels pour les numéros SDA : également facturés chaque mois par les opérateurs téléphoniques locaux.
ƒ Temps d’assistance en interne : coûts du travail de l’administrateur liés à l’assistance des utilisateurs finaux,
aux correctifs, aux mises à niveau et aux blocages.
ƒ Contrats de maintenance et d’assistance des fournisseurs : ces contrats coûtent en général 20 % du coût initial
du logiciel de serveur de fax par an.
ƒ Coût de l’investissement initial : paiements des intérêts du prêt ou " coût de renonciation " à utiliser des espèces
pour acheter la fonctionnalité de serveur de fax au lieu de les utiliser à d’autres fins.
ƒ Location d'espace : coût de la location de l'espace occupé par l'équipement de serveur de fax.
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Services fax par Internet
Les services fax par Internet offrent les mêmes fonctionnalités que les serveurs de fax, sans les coûts cachés
et sans besoin de cartes fax. Selon les prévisions, les services fax de production par Internet devraient augmenter
avec un taux de croissance annuel de 26,8 % pour atteindre 440 millions de dollars (environ 310 millions d'euros)
en 2010. Les services fax par Internet destinés aux particuliers devraient croître avec un taux de croissance annuel de
24,4 % pour atteindre 670 millions de dollars (environ 475 millions d'euros) en 2010. Avec ces services, les entreprises
ont la possibilité d'envoyer et de recevoir des fax, de gérer leurs activités faisant appel à des fax et, au moins avec
le service Esker, d'intégrer le fax dans leurs applications d'entreprise. Esker offre également la possibilité d'envoyer
des documents papier par courrier simple ou recommandé aussi simplement qu’un email*.
Avec un service, les acheteurs ont un faible investissement initial et les coûts fi xes se transforment en coûts variables,
en fonction du volume de trafic. Aucun installation logicielle n’est nécessaire, toutes les opérations ont lieu depuis une
interface Web. Les services offrent par ailleurs une capacité presque illimitée. Par conséquent, si une entreprise doit
effectuer une opération importante mais ponctuelle par fax, cette dernière peut être réalisée très facilement grâce
à un service fax.
À l'inverse, si l'entreprise utilise un serveur de fax, elle est limitée par le nombre de lignes de fax installées. Il est inutile
d'acquérir plus de cartes fax pour effectuer une opération de fax ponctuelle, mieux vaut dans ce cas précis utiliser un
service fax par Internet. Un autre aspect important des services fax est le modèle de tarification à la consommation.
Le coût par fax ne varie pas en fonction du volume, il est en général à la page. Avec un serveur de fax, le coût par fax varie
en fonction du volume en raison du coût fi xe de l'infrastructure fax.
Le service fournit-il à votre société toutes les fonctionnalités dont elle a besoin et offre-t-il une fiabilité à toute épreuve
? S'intègre-t-il bien avec les applications bureautiques et d'entreprise que vous utilisez ? L'archivage automatique
de tous les fax envoyés et reçus est-il possible ? La tarification est-elle simple à comprendre et est-elle avantageuse ?
Si vous trouvez des réponses satisfaisantes à ces questions, un service fax est sans doute ce qu'il vous faut.
*Pour plus d’informations sur ce service, visitez le site : www.fl ydoc.fr
Annexe 2
Éléments à prendre en considération lors de l'acquisition d'un service fax
S'intègre-t-il bien avec les applications bureautiques et/ou les applications d'entreprise que vous utilisez ?
Fournit-il des capacités de gestion permettant à votre société d'ajouter et de modifier des utilisateurs facilement ?
La tarification est-elle simple à comprendre ?
Le service fax est-il facile à utiliser ?
Fournit-il toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin ?
Offre-t-il une fiabilité à toute épreuve ?
Supprime-t-il le besoin d'une assistance en interne ?
L'archivage automatique de tous les fax envoyés et reçus est-il possible ?
Pouvez-vous générer des rapports pour déterminer le statut final de toutes les transmissions par fax ?
Existe-t-il des coûts cachés ?
Source : Davidson Consulting ; Sturgis, Michigan (États-Unis) ; 2007.
-9-
Serveur de fax ou service fax?
En fin de compte, l'acheteur hésite sans doute encore entre un serveur de fax ou un service fax. Un serveur de fax offre
une intégration plus rigoureuse avec les applications (Exchange, applications Microsoft, applications SAP, Oracle et bien
d’autres encore) que de nombreux services fax. Cela permet à l'infrastructure informatique de garder le contrôle sur le
serveur de fax interne et aux informaticiens d'accéder à de plus larges fonctionnalités de personnalisation. Les serveurs
de fax offrent également une technologie aboutie qui peut être plus agréable pour les nombreuses personnes adoptant ce
système tardivement.
D'un autre côté, les acheteurs doivent comparer ces avantages avec les coûts des serveurs de fax, notamment les
logiciels, le matériel et la longue liste de coûts cachés. Si un serveur de fax est acheté, l'entreprise doit avoir conscience
de sa capacité fixe. De plus, les entreprises doivent gérer les situations de défaillance du matériel, entraînant souvent
la mise en place de plans de secours onéreux. L'une des options pour surmonter ce problème consiste en l'acquisition
d'un serveur de fax permettant néanmoins au trafic d'être dévié vers un service fax en cas de défaillance du matériel ou
de pics de trafic inattendus que le matériel interne ne peut absorber. En choisissant cette option, l'entreprise bénéficie
de l’intégration rigoureuse du serveur de fax avec les applications locales mais aussi de la capacité illimitée du modèle
de service fax. Ce modèle garantit la continuité de service car le service fax gère les dépassements de capacité si jamais
le serveur de fax est défaillant ou sous-dimensionné pour gérer les flux. Cependant, il n'élimine pas la plupart
des problèmes liés au serveur de fax interne.
En cas d'utilisation d'un service fax, les sociétés bénéficient du très faible investissement initial et des coûts variables
indexés sur le volume de trafic. Autre avantage, il n’y a aucun investissement logiciel (achat ou mise à jour). En outre,
les entreprises disposent d’une capacité d’envoi illimitée pour des volumes de fax importants. Enfin, les services de
fax n'engendrent aucun coût caché. Cependant, un service informatique peut ressentir une perte de contrôle lors de
l'utilisation d'un système externe pour la gestion de son trafic de fax. La tarification du service fax peut parfois sembler
onéreuse pour de petits volumes, bien qu'elle puisse être facilement justifiée si l'on considère les coûts cachés liés
à un serveur de fax.
Une seule société, Esker, propose à la fois des serveurs de fax et des services fax. Si vous recherchez une solution
de fax, pourquoi ne pas choisir la société Esker pour répondre au mieux à vos besoins spécifiques ?
Annexe 3
Serveur de fax et service fax : les pour et les contre
Serveur de fax
Pour
Service fax
Serveur + Service
ƒ Intégration complète avec les
applications (Exchange, SAP,
Oracle, …)
ƒ Faible investissement initial
ƒ Coût variable en fonction du trafic
ƒ Intégration rigoureuse avec les
applications locales (Exchange, SAP,
Oracle, …)
ƒ Contrôle interne sur le serveur de fax
ƒ Capacité illimitée
ƒ Capacité variable du service
ƒ Fonctionnalités de personnalisation
supérieures
ƒ Aucun logiciel à installer ou à mettre
à jour
ƒ Continuité de service garantie
(dépassement et basculement)
ƒ Une technologie aboutie, agréable pour ƒ Aucun coût caché
les personnes adoptant ce système
tardivement
Contre
ƒ Coût (logiciels, matériel, coûts cachés)
ƒ Sentiment de perte de contrôle
ƒ Capacité fixe
ƒ La tarification peut sembler onéreuse
pour de petits volumes
ƒ Obligation de gérer les situations
de défaillance du matériel
(plans de secours onéreux)
Source : Davidson Consulting ; Sturgis, Michigan (États-Unis) ; 2007.
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ƒ Coût du modèle de serveur (logiciels,
matériel, coûts cachés)
ƒ Coût du modèle de service (en cas
d'utilisation pour de petits volumes)
À propos de l'auteur
Davidson Consulting publishes market research, newsletters and also offers custom consulting in the area of facsimile.
The company published Fax Messaging Markets, 2005-2009, a report that covers internet faxing, broadcast faxing,
and production faxing as outsource services. The report covers market growth in revenues and also shows Internet fax
subscribers. Internet fax is covered in terms of both enterprise and individual market segments. The report shows 16.9%
compound annual growth for the total market for fax services, from $770 million in 2005 to just over $1.4 billion in 2009.
Davidson Consulting also published Computer-Based Fax Markets, 2005-2010, a report that covers the fax server and
intelligent fax board markets. The report covers market growth in terms of both units and revenues. The report shows
8.2% growth to $400 million in fax servers in 2010.
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