Fiche de poste Identification du poste BAP : J Catégorie: B Intitulé du

Fichedeposte
Identificationduposte
BAP:J
Catégorie:B
Intituléduposte:Secrétairepédagogiquedeformationsinitialesparlavoiedel’apprentissage
Quotitéd’affectation:100/100
Contextedetravail
Sited’affectation:UniversitéParis13–IUTdeSaint‐Denis
Composante/Service:IUTdeSaint‐Denis–DépartementsGEAetTC(Affectationà50%enGEAet50%
enTC)
Compositionduservice(effectifs):
‐ DépartementGEA:3collèguesBIATSS,30enseignantspermanents
‐ DépartementTC:3collèguesBIATSS,30enseignantspermanents
Missiond’encadrementet/ouconduitedeprojets:néant
Nombredepersonnesencadrées:néant
Rattachementhiérarchiquedirect,dufaitdel’affectationà50%enGEAet50%enTC:
‐ CheffedudépartementGEA:KarineLAMIAUX‐CHARET
‐ CheffedudépartementTC:ValérieBARRES
Rattachementhiérarchique:Responsableadministrativeetfinancière
Missionsprincipalesetdescriptionduposte
I.
Missionsprincipales
Le secrétaire pédagogique de formations se voit confierla gestion administrative, logistique et
pédagogiquedesformationsinitialesparlavoiedel’apprentissagesuivantes:
‐ DépartementGEA:
DUTGEAFA,optionGCFetGRH,1èreet2èmeannée
LPManagementdesentreprises,optionentreprenariat
‐ DépartementTC:
DUTTCFA,1èreet2èmeannée
LPHôtellerie
Sesmissionssontréaliséesencollaborationaveclesdirecteursd’étudesdecesformationsets’articulent
autourde:
‐ Lagestionadministrativeetlogistique,
‐ Lagestiondescandidatures,
‐ Lesuivipédagogiquedesapprentis,
‐ Lagestiondesplannings,calendriersuniversitairesetemploisdutemps.
II.
Détaildesmissions
Missions
Activités
‐
Mission1:Gestion
administrativeet
logistique
‐
‐
‐
‐
Mission2:Gestion
descandidatures
‐
‐
‐
Assurerlagestionadministrativeetlogistiqueenlienaveclagestion des
formationsconfiées
Assurerdesactivitésdesecrétariatstandard:accueilphysiqueet
téléphoniquedupublicétudiantetenseignant,informationdesusagers,
gestiondesappelstéléphoniques,gestiondescommunicationsparcourriel,
diffusiond’informations,archivages…
Etablirlesmailing‐listsd’étudiantsetlesmettreàjour
Gérerlesdemandeslogistiquesauprèsdesservicesconcernésàl’IUT:remise
declés,matériel,photocopies…
Gérerlesdossiersdecandidatures :réception,tri,enregistrementdesdossiers
dansl’applicationdédiée–Collaborationnécessaireaveclepôledelascolarité
del’IUTdeSaint‐Denis
Transmettrelesdossiersauxresponsablespédagogiquesenvuedessélections
Assurerlagestiondesprisesderendez‐vouspourlesrecrutements
Communiquerlesrésultatsauxcandidatsparlebiaisdel’applicationdédiée
Fichedeposte
‐
‐
Participerauxréunionspédagogiquesenlienaveclesformationsconfiées
S’assurerdelamiseàjourdesmaquettesd’enseignementsurl’application
ApogéeenlienavecleréférentApogéedudépartement
‐ Assurerlesinscriptionspédagogiquessurl’applicationApogée
‐ Solliciterlesfichiersdenotesauprèsdesenseignants,assurerlesrelanceset
procéderàl’intégrationetlasaisiedesnotesdansl’applicationApogée
‐ Participer à l’organisation des jurys d’examensen collaboration avec les
directeurs d’études : édition des procès‐verbaux (mi‐semestre, fin de
formation),convocationdesjurys…
‐ Transmettrelesrésultatsdessous‐commissionsaucoordinateurpédagogique
Mission3:Suivi
del’IUTenvuedelatenuedesgrandsjurys
pédagogiquedes
‐ Classeretarchiverlesrésultatsdessous‐commissions
apprentis
‐ Editeretdélivrerlesrelevésdenotes,lesattestationsderéussite
‐ Participer à l’organisation des examensen collaboration avec les directeurs
d’études conformément aux modalités du contrôle des connaissances:
élaborationducalendrier,réceptionetmiseenœuvredelareproductiondes
sujets
‐ Participeràl’organisationdesrattrapages
‐ Assurerlaplanificationdessoutenancesdestage
‐ Assurerlagestionadministrativedesdemandesdepoursuitesd’étude
‐ CollaboreravecleSFCAàlamiseenœuvredesretourspériodiquesdansles
procéduresdesuividesformationsenapprentissageaveclesCFApartenaires
(notammentpourlesuividesabsences)
‐ Elaborerlescalendriersuniversitairesetplanningsenlienaveclesdirecteurs
d’études
‐ Participer à la saisie des emplois du temps transmis par les directeurs
Mission4:Gestion
d’étudessurl’applicationdédiéeHyperP
desplannings,
‐ Attribueretréserverlessallessurl’applicationHyperPauregarddesemplois
calendriers
dutempscommuniqués
universitaireet
‐ Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes
emploisdutemps
pouvantseprésenter
‐ Informer la communauté universitaire du planning et des modifications
éventuellesparvoied’affichage,mailingouparlebiaisdel’applicationHyperP
consultabledepuisl’ENT
‐ Toutenrestantdansledomainedecompétence,l’agentpourrasevoirconfierd’autrestâchesenlien
aveclagestionadministrativeetpédagogiquedesformationsconfiées.
‐ Contraintesliéesàlafonctionenpériodederentréeuniversitaire(présencenécessaireàla
réouverturedel’IUTenaoût),lorsdesjurysdesous‐commissions.
Connaissances/Compétences
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Connaissances
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Compétences
opérationnelles
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‐
Connaissancedufonctionnementdel’enseignementsupérieuretdela
recherche
Connaissancedel’organisationducursusuniversitairefrançais
Connaissancesouhaitéedesdispositifsdeformation
Utilisationdesoutilsmultimédias,informatiquesetbureautiquesdemanière
efficiente,
ConnaissancesouhaitéedesapplicationsAPOGEE,HYPERPLANNING,
CIELL2,APB
Aptitudesrelationnelles:êtrecourtoisetfairepreuvedecompréhension,
Capacitéàrendrecomptedesonactivité,
Capacitéd'anticipation,deprised’initiativesetdeplanificationdeson
activité,
Capacitéàtravaillerenéquipe,
Sensduservicepublic,
Conscienceprofessionnelle,
Organisation,soinetrigueurdansl’exécutiondestâches.
Fichedeposte
Liaisonsfonctionnelles
Liensavecd’autrespostesouservices
Liensinternesàl’IUT:
‐ LeServiceformationcontinueetApprentissagedel’IUT(SFCA)
‐ Lecoordinateurpédagogiquedel’IUT
‐ Lesservicescentrauxdel’IUT
Liensexternespossibles:
‐ PartenaireCFA
‐ Entreprises
Contact
Nom–Prénom:ALLAINSandra
Fonction:Responsabledupôledéveloppementdescompétencesetdesressourceshumainesà
l’université
Téléphone:0149403696
Lettredemotivation+CV:recrutbiatss@univ‐paris13.fr
Personnesàcontacteràl’IUTdeSaint‐Denis:
NathalieETIENNE,Responsableadministrativeetfinancière
Téléphone:0149406109
nathalie.etienne@univ‐paris13.fr
KarineLAMIAUX‐CHARET,cheffedudépartementGEA
Karine.lamiaux@univ‐paris13.fr
ValérieBARRES,cheffedudépartementTC
tc‐[email protected]‐paris13.fr