Liste aide-mémoire déménagement bureaux

Liste aide-mémoire déménagement bureaux
Votre bureau ne répond plus à vos besoins et vous déménagez vers un nouveau site ?
Un plan par étapes bien étudié vous offrira l’assurance que tout se déroule comme sur des roulettes.
Cette liste aide-mémoire peut faciliter votre déménagement.
9 mois avant le déménagement
• Vérifier le préavis de votre bail actuel. Informer le propriétaire par courrier recommandé.
• D
es travaux d’adaptation sont-ils requis à l’ancienne ou à la nouvelle adresse ? Les programmer soigneusement afin
d’éviter toute surprise.
• Se concerter avec le propriétaire afin de déterminer la date à laquelle vous pouvez emménager à la nouvelle adresse.
3 mois avant le déménagement
• C
onvenir d’une réunion avec la société de déménagement. Élaborer un planning réaliste pour les jours de
déménagement. Vous déménagez en semaine ou le week-end ? Les déménagements le week-end sont moins
perturbants, mais coûtent plus cher en heures de travail.
• Définir de concert dans quel ordre les départements doivent déménager.
• Il est temps d’informer vos collaborateurs. Choisir un support approprié. Soit par le biais d’une circulaire, soit par
Intranet. Ne pas oublier qu’un déménagement peut également représenter pour vos collaborateurs une source de stress
ou d’inconfort. Une communication transparente résout pas mal de questions.
• A
vertir vos clients, fournisseurs et partenaires par courrier ou e-mail. Ne pas oublier à cet égard vos sous-traitants :
distributeur de boissons, plantes, photocopieuses, imprimantes... Le moment est peut-être venu de revoir votre contrat
avec eux ou de discuter des (meilleures) conditions ?
2 mois avant le déménagement
• D
resser l’inventaire de ce qui doit et ne doit pas être déménagé. Un déménagement est souvent l’occasion idéale pour
un grand nettoyage.
• V
os archives doivent-elles suivre le déménagement ? Un archivage en externe pourrait bien représenter une bonne
solution. Gage d’économies en termes d’espace et d’argent, également à la location.
• Convenir d’une réunion de coordination avec les chefs de projet de votre société concernant les points suivants :
•
•
•
•
éterminer de concert le nombre de boîtes et de caisses nécessaires.
D
Quand doivent-elles être livrées ? Faut-il prévoir une protection spécifique pour le mobilier ?
Mieux vaut numéroter les boîtes, meubles et accessoires.
Numéroter les différents locaux en appliquant la méthode suivie par les hôtels (le premier chiffre pour l’étage,
le deuxième pour le local...).
• Qui se charge du démontage et remontage du mobilier ?
• C
onvenir avec votre propre département IT ou département IT externe de la date de connexion de l’infrastructure à la
nouvelle adresse.
• V
otre infrastructure IT comporte un trésor en données. Pour ne courir aucun risque, veiller à effectuer des
sauvegardes. Les appareils bureautiques doivent être préparés en temps voulu pour le déménagement. Appareils
loués ou en leasing ? Dans ce cas, une autorisation écrite de la société de leasing est généralement requise.
1 mois avant le déménagement
Demandez le service de Déménagement auprès de bpost.
Via ce service, nous transférons votre courrier adressé de votre ancienne à votre nouvelle adresse
Sûr
: vous déménagez dans de bonnes conditions, sans perdre de courrier important.
Gain de temps : 4 mois de plus pour informer tout le monde de votre déménagement.
Efficace
: ^personne ne doit aller chercher votre courrier à votre ancienne adresse.
Plus d’infos ou commande ? www.bpost.be/demenager
• Notifier votre changement d’adresse aux :
• Services communaux
• Sécurité sociale
• Fournisseur d’électricité
• Société distributrice du gaz
• Société distributrice de l’eau
• S ociété de télécommunications
• Services postaux (bpost)
• Services d’abonnement
aux journaux, magazines...
• F édérations et associations
professionnelles
• Tous les fournisseurs
• V
eiller à un espace de parking suffisant pendant les jours de déménagement. Demander des autorisations et
interdictions de stationnement auprès de votre commune.
• Bien que les directives et la numérotation existent sur papier, ne pas oublier de les transposer dans des procédures :
• L es caisses en plastique sont une solution idéale pour les articles de bureau individuels, tels que machines à
calculer, téléphone, ordinateurs, petits tableaux...
• Le matériel plus léger peut être emballé dans des boîtes en carton. Indiquer clairement les boîtes ou caisses qui
renferment des objets fragiles.
• Fermer soigneusement toutes les boîtes en dessous et au-dessus à l’aide de ruban adhésif. Ne pas surcharger les
boîtes. Ne jamais dépasser le bord à plier, afin qu’elles puissent être rapidement empilées en toute sécurité.
• Déposer les boîtes pleines après marquage alignées contre un mur du local, et non sur des meubles ou des
armoires. Le mobilier demeure alors accessible pour le déménagement.
• Bien renseigner au préalable également si des objets lourds ou non démontables doivent être déménagés.
1 jour avant le déménagement
• Préparer les ordinateurs et appareils bureautiques en vue du déménagement :
• Débrancher les appareils et enrouler les câbles
• Si besoin, fixer les modules mémoire des ordinateurs
• Retirer les toners et bacs de tri des photocopieuses
• Convenir avec la société d’entretien du nettoyage des locaux après votre départ.
Le jour du déménagement
• S e trouver sur place amplement à temps. Désigner par département un responsable qui supervise que tout se déroule
suivant le plan.
• Prévoir un contrôle d’accès adéquat aux ancienne et nouvelle adresses, afin d’éviter les intrusions et le vandalisme.
• Aménager un petit helpdesk pour résoudre les problèmes.
• P endant le déménagement, les entrées et sorties doivent à tout moment demeurer dégagées. Veiller à ce que les
couloirs et ascenseurs soient facilement accessibles.
Après le déménagement
• Vérifier que tous les changements d’adresse ont bien été effectués :
•
•
•
•
anque(s)
B
Société d’assurance
Immatriculations des véhicules de société
Fisc
• L a mission est terminée et menée à bien. Organiser un drink pour tous vos collaborateurs. L’ambiance sera d’emblée
au zénith et votre entreprise retrouvera tout aussi vite sa vitesse de croisière.
www.bpost.be
02 201 11 11