Request for Proposals - Sponsorship Marketing Council Canada

 Request for Proposals Canadian Freestyle Ski Association 2015 Organizational Rebranding Project Introduction & Background The Canadian Freestyle Ski Association (CFSA) is the governing body of freestyle skiing in Canada. Since 1974, our organization has been in pursuit of athletic excellence in the disciplines of moguls, aerials, slopestyle and halfpipe. The CFSA is requesting interested parties to submit a proposal package to design and launch our new brand, inclusive of our visual identity, tone of voice, narrative and development of value proposition for various stakeholders. The deliverables of this project will allow the CFSA to achieve a strong brand position within the snow sports industry, Canadian sport landscape and freestyle skiing community. The new brand must be authentic, resonate with our various stakeholders and target audiences and align with our organization’s values and goals. Goal #1: To increase the value of the CFSA brand to generate more revenue Goal #2: To educate Canadians about the history of our sport and invite them to join us on our journey to the 2018 Olympic Winter Games in South Korea Goal #3: To unite our sport disciplines together under one simple, clean identity that is relevant, innovative and creative Goal #4: To strengthen our relationships with the various members of our freestyle community (ie. clubs, athletes, volunteers, corporate partners and technical officials) Objectives of the Rebrand Project: •
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Create an authentic, relevant and aspirational brand identity for the CFSA that increases awareness, engagement, investment and participation Create a unique value proposition that differentiates our organization from other snow sports organizations Create detailed brand guidelines and templates, providing clear guidance and direction on communication and sales materials, tone of voice, style, etc. Develop an execution and implementation plan whereby the new brand is translated into corporate sponsorship resources & materials, current digital communication platforms and actions to be taken by staff and stakeholders, creating understanding and engagement Deliverables of the Project: Phase I • Assessing the current value of CFSA brand, for benchmarking purposes • Working with CFSA staff, gather research relevant to rebrand project through stakeholder interviews and discovery sessions with select members of the Freestyle community • Evaluate the marketability and resonance of our current business name, Canadian Freestyle Ski Association, and whether it is suitable to continue using Phase II • Create new business name (if necessary) • Create new brand narrative and platform o Identify our brand position, value proposition, tone of voice, essence, promise and attributes Phase III • Create new visual identity o Including: § Parent logo and sub-­‐logo designs (for provincial sport partners) § Colour palette § Typeface § Photography style o Three visual identity concepts should be produced for review; one will be chosen for refinement o Final artwork for the new brand will be delivered in three formats (.eps for full colour, reverse and black and white) Phase IV • Integrate new brand into digital communication platforms (website and social media channels) • Integrating the pillars of our values and the newly developed brand identity, develop the requisite components of our partnership engagement strategy inclusive of: o Storylines o Theme Development o Asset Development o Architecture o Property Development o Presentation Materials • Execute brand announcement and launch Language Note: The CFSA is a national organization with a strong history and presence in French Canada. As such, the recognition and inclusion of both languages in all deliverables of our Rebrand project is paramount. Anticipated Timelines: April 7, 2015 – RFP released April 21, 2015 – RFP submission close date (proposals must be submitted by 5pm PST) April 24, 2015 – RFP shortlist completed May 1, 2015 – Successful agency selected & proposal finalized May – November 2015 – Develop new brand December 1, 2015 – Launch of new brand Proposal Components: 1. Summary of firm, project team and responsibilities 2. Describe firm’s approach and process for brand development 3. Services provided in-­‐house and services provided by any outside consultants. If any outside consultants are to be used, please provide a brief description of the consultants and previous project work. 4. Portfolio of firm’s relevant work 5. Breakdown of fees and expenses 6. Project schedule Budget & Fee Schedule: The total budget for all phases of this project will be $80,000 CDN, inclusive of all taxes. Proposals should include a breakdown of the fees for services to complete the above deliverables. Proposals with a budget over this amount will still be accepted, but reasons for the overage must be provided. Strong consideration will be given to agencies coming in at or below this figure. Proposal Evaluation: Selection of the successful proposal will be made by the CFSA based on the bidders’: • Anticipated fulfillment of work scope and needs (35%) • Experience and expertise in similar projects (25%) • Cost effectiveness (25%) • Personnel assigned (15%) Contract Terms: The proposed contract period of services is through the end of 2015. All material produced, data collected and reports generated by the subcontractor on behalf of the CFSA are confidential and become the exclusive property of the CFSA. The subcontractor may not share brand materials, research data, program or participant information unless explicitly authorized by CFSA to do so. The RFP does not commit CFSA to pay any costs incurred in the preparation of a proposal or to procure or contract for services. CFSA reserves the right to accept or reject any or all proposals received as a result of this RFP, to negotiate with all qualified bidders and to cancel the RFP, in part or in its entirety at its sole discretion. Contact & Inquiries: Completed proposals or any questions regarding this RFP should be submitted to: Jenn Johnson Director, Marketing, Communications & Partnerships [email protected] 403.797.3248 Demande de propositions Association canadienne de ski acrobatique Projet de renouvellement de l’image de l’organisme 2015 Introduction et contexte L’Association canadienne de ski acrobatique (ACSA) est l’organisme qui régit le ski acrobatique au Canada. Depuis 1974, notre organisme est à la recherche de l’excellence athlétique dans les disciplines de bosses, de sauts, de slopestyle et de demi-­‐lune. L’ACSA demande aux parties intéressées de présenter une proposition pour la conception et le lancement de notre nouvelle image : identité visuelle, ton général, structure narrative, etc. Les réalisations de ce projet permettront à l’ACSA de consolider son image au sein de l’industrie des sports d’hiver, du sport canadien et de la communauté du ski acrobatique. La nouvelle image doit être authentique, elle doit interpeller nos intervenants et notre public cible et doit correspondre aux valeurs et aux objectifs de notre organisme. Objectif no 1 : accroître la valeur de l’image de l’ACSA afin de générer des revenus plus importants Objectif no 2 : éduquer les Canadiens sur l’histoire de notre sport et les inviter à se joindre à nous dans notre parcours vers les Jeux olympiques d’hiver de 2018 en Corée du Sud Objectif no 3 : réunir les disciplines de notre sport sous une seule identité qui est à la fois pertinente, novatrice et créative Objectif no 4 : consolider nos liens avec les divers membres de notre communauté du ski acrobatique (c.à.d., les clubs, les athlètes, les bénévoles, les partenaires d’entreprises et les officiels techniques) Objectifs du projet de renouvellement de l’image : •
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Créer une image de marque authentique, pertinente et inspirante pour l’ACSA, qui accroît la sensibilisation, l’engagement, l’investissement et la participation Créer une proposition de valeur unique qui distingue notre organisme des autres organismes de sports de neige Élaborer des directives précises et des modèles relativement à l’image de marque qui offrent des indications et une orientation quant à la communication et aux outils de vente, au ton général, au style, etc. Élaborer un plan d’exécution et de mise en œuvre dans lequel la nouvelle image est intégrée aux ressources et aux documents de commandites d’entreprise, aux présentes plateformes de communication numérique et aux actions prises par le personnel et les intervenants, favorisant ainsi compréhension et engagement Réalisations attendues du projet : Phase I • Évaluer la valeur actuelle de l’image de l’ACSA, aux fins d’analyse comparative • Travailler avec le personnel de l’ACSA, effectuer des recherches pertinentes au projet de renouvellement de l’image par le biais d’entrevues auprès d’intervenants et de séances de découverte avec des membres clés de la communauté du ski acrobatique • Évaluer la possibilité de commercialisation et la résonance de notre nom commercial actuel, Association canadienne de ski acrobatique, et décider s’il est adéquat de le garder tel quel Phase II • Créer un nouveau nom commercial (s’il y a lieu) • Élaborer une nouvelle structure narrative et une nouvelle plateforme o Déterminer le positionnement de la marque, la valeur de proposition, ton général, l’essence, la promesse et les attributs Phase III • Créer une nouvelle identité visuelle o Incluant : § La conception d’un logo original et d’un logo secondaire (pour les partenaires provinciaux du sport) § Une palette de couleurs § La typographie § Un style de photographie o Trois identités visuelles seront créées, puis examinées; une des trois sera retenue et ensuite mise au point o Les maquettes finales de la nouvelle image de marque seront présentées en trois formats (.eps pour la version couleurs, en renversé et en noir et blanc) Phase IV • Intégrer la nouvelle image aux plateformes de communication numérique (site Web et médias sociaux) • Intégrer nos valeurs fondamentales et la nouvelle identité, élaborer les éléments nécessaires pour notre stratégie d’engagement de partenariat, incluant : o Nos positions o Développement du thème o Développement des biens o Architecture o Développement de la propriété o Matériel de présentation • Annoncer et lancer la nouvelle image Remarque relativement à la langue : L’ACSA est un organisme national avec une histoire et une forte présence dans le Canada français. C’est pourquoi la reconnaissance et l’inclusion des deux langues dans toutes les réalisations de notre projet de renouvellement d’image sont primordiales. Calendrier prévu : 7 avril 2015 – lancement de la demande de propositions (DP) 21 avril 2015 – date de la fin pour les présentations de DP (les propositions doivent être présentées d’ici 17 h HNP) 24 avril 2015 – liste restreinte de DP terminée 1er mai 2015 – dévoilement de l’agence retenue et proposition réglée De mai à novembre 2015 – élaboration de la nouvelle image 1er décembre 2015 – lancement de la nouvelle image Éléments de la proposition : 7. Aperçu de l’entreprise, de l’équipe de projet et des responsabilités 8. Description de l’approche et du processus utilisés par l’entreprise pour l’élaboration de l’image 9. Services offerts en interne et services fournis par des consultants externes. Si des consultants externes doivent être utilisés, veuillez fournir une brève description des consultants et de leurs projets déjà réalisés. 10. Portfolio des travaux pertinents de l’entreprise 11. Répartition des coûts et des dépenses 12. Calendrier du projet Budget et barème d’honoraires : Le budget total pour toutes les phases du présent projet est de 80 000 $ CA, taxes incluses. Les propositions doivent comprendre une répartition des coûts pour les services nécessaires à l’accomplissement des réalisations mentionnées précédemment. Les propositions dont le budget dépasse ce montant seront quand même acceptées, mais des justifications pour l’excédent doivent être fournies. Une grande attention sera portée aux agences dont les coûts sont de ce montant ou moindres. Évaluation des propositions : La sélection de la proposition retenue sera effectuée par l’ACSA, selon les points suivants : • Exécution prévue par rapport à l’étendue des travaux et aux besoins (35 %) • Expérience et expertise liées à des projets semblables (25 %) • Rapport coût-­‐efficacité (25 %) • Personnel attitré (15 %) Modalités du contrat : La durée du contrat de services s’étend jusqu’à la fin de 2015. L’ensemble du matériel produit, des données recueillies et des rapports rédigés par le sous-­‐traitant au nom de l’ACSA sont confidentiels et sont la propriété exclusive de l’ACSA. Le sous-­‐traitant n’a pas le droit de partager du matériel, des données de recherche ou des renseignements sur les programmes ou les participants liés à l’image de marque, à moins d’en être expressément autorisé par l’ACSA. L’ACSA ne s’engage aucunement à payer les coûts engagés qui se rapportent à la préparation de la proposition ou à fournir des services ou établir des contrats à cet effet. L’ACSA se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute proposition reçue à la suite de la présente DP, de négocier avec tous les soumissionnaires qualifiés et d’annuler la DP, en partie ou dans son intégralité, à sa discrétion exclusive. Contact et renseignements : Les propositions ainsi que toute question relative à cette DP doivent être envoyées à : Jenn Johnson Directrice, marketing, communications et partenariats [email protected] 403-­‐797-­‐3248