LA GESTION DE PROJET INFORMATIQUE

Transcription

Structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d’un projet implique la maîtrise des besoins, des
objectifs, des ressources, des coûts et des délais.
Dans le cadre de la gestion d’un projet informatique s’ajoutent des contraintes inhérentes au système
d’information d’une entreprise ; en premier lieu, les exigences accrues des utilisateurs notamment en
matière d’ergonomie. En constante évolution, les technologies informatiques apportent elles aussi
leur lot de difficultés supplémentaires. Enfin, un projet informatique est soumis à un impératif de
pérennité : un logiciel doit être capable d’évoluer lorsque les processus de l’entreprise changent.
Cette notice aborde les aspects méthodologiques de la gestion de projet informatique.
ETAPES CLES D’UN PROJET INFORMATIQUE
Qu’il s’agisse d’un ERP1, d’une CRM2 ou d’un site Internet, le projet informatique s’organise en
plusieurs phases successives. Certaines donnent lieu à un document formalisé appelé livrable.
Un livrable se définit tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de
l’achèvement d’une partie de projet ou du projet global.
1
ERP (Entreprise Ressource Planning) : logiciel intégrant un ensemble de fonctionnalités (ressources humaines,
logistique, production, vente...) à une base de données dont le but est de simplifier la gestion de l'entreprise.
2
CRM (Customer Relashionship Management) : logiciel de gestion de la relation client.
Contacts :
Muriel NIVON, Conseillère Economie Numérique
Laure PERDIGAO, Chargée de mission Médias Sociaux
economie.numé[email protected] ou 04 66 78 49 10
Page 1 sur 10
Etapes clés d’un projet informatique
Cadrage du projet
Périmètre et analyse
(Cahier des charges fonctionnel et technique)
Recherche de prestataires et
d’outils
Réception des offres et
dépouillement
Présélection de prestataires
Maquettage et jeu d’essai
Choix et contractualisation
Spécifications détaillées
Déploiement
Recette technique et fonctionnelle
Mise en production
Contacts :
Page 2 sur 10
CADRAGE DU PROJET
Définition du projet
Cette étape est un préalable à tout projet.
Elle consiste à définir :
 Les raisons à l’origine du projet
 Les objectifs finaux
 Les indicateurs clés
 L’équipe projet
 Le lotissement du projet : regrouper des sous-projets entre eux. Chaque regroupement est
un lot du projet. Les lots peuvent parfois se chevaucher dans le temps ou se paralléliser
partiellement
 La planification du projet : déterminer et ordonnancer les tâches du projet, estimer leurs
charges et identifier les profils nécessaires à leur réalisation
La ou les personnes chargées d’exécuter ces tâches s’appelle la maîtrise d’ouvrage (MOA).
Remarque :
La MOA décrit le besoin dans le cahier des charges fonctionnel. Dans le cas d'un projet informatique,
la MOA est aussi chargée de préparer des cas de tests fonctionnels pour vérifier que les
développements / paramétrages effectués par le maître d’oeuvre fonctionnent.
La maîtrise d’œuvre (MOE) prend connaissance du besoin exprimé par la MOA pour y apporter une
réponse technique. Pour ce faire, elle rédige un dossier de réponse au besoin, parfois nommé
« cahier des charges technique », « dossier de paramétrage », « dossier de conception générale /
détaillée » ou encore « étude technique ».
Contacts :
Page 3 sur 10
Découpage chronologique d’un projet
La conduite d’un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant : ce
qui doit être fait (tâches) par qui (ressources).
Trois notions à retenir sont importantes :
 Les dates « au plus tôt » et « au plus tard » : pour bâtir un planning, il faut associer à chaque
tâche les dates au plus tôt (« Début au plus tôt » et « Fin au plus tôt » de l’exécution de la
tâche) et les dates au plus tard (« Début au plus tard » et « Fin au plus tard » de l’exécution
de la tâche).

La durée de la tâche : est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.

Le chemin critique correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du
projet. Ce chemin est continu du début à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du
chemin critique se répercute intégralement sur la durée du projet et, par conséquent, sur sa
date de fin.
La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d’une des tâches
critiques impacte d’autant la durée totale du projet.
PERIMETRE ET ANALYSE
Le périmètre du projet correspond à la délimitation précise du projet. Le projet peut être ensuite
subdivisé en sous-projets délimités par leur propre périmètre.
Le cahier des charges repose sur deux grandes parties :
 La description fonctionnelle du besoin
 Le descriptif de l’existant
Contacts :
Page 4 sur 10
Description fonctionnelle du besoin
Elle permet d’obtenir un chiffrage au plus juste des devis lors d’un appel d’offre.
Ce volet du cahier des charges décrit le périmètre couvert par le logiciel, c'est-à-dire les fonctions de
l’entreprise impactées : préparation de commande, SAV, etc.
Elle décrit ensuite les fonctionnalités recherchées dans l’acquisition de l’outil informatique.
o Inventaire des fonctions
Une première phase consiste à lister l’ensemble des fonctions que l’outil doit couvrir. En fonction du
budget, les applications identifiées ne pourront pas forcément couvrir l’ensemble des fonctionnalités
souhaitées. Il faut donc hiérarchiser et prioriser les fonctions estimées nécessaires.
Exemple tiré du cahier des charges fonctionnel d’un annuaire d’entreprises :
Nom de la fonction
Inscription
Description de la fonction
Possibilité de s’inscrire, apporter des
informations sur la fiche d’adhérent.
Modification de fiche par l’adhérent
Il doit pouvoir mettre à jour sa fiche avec
un nom d’utilisateur et un mot de passe
Perte du mot de passe
Pouvoir redemander son mot de passe
Recherche par mot clé
Recherche dans la base par mot clé
Recherche par nom
Recherche par nom de l’adhérent
Recherche par catégorie
Recherche par secteur d’activité
Affichage d’une liste de réponse après Pouvoir voir la fiche à partir de cette liste
une recherche
de réponse
Affichage d’une fiche
Voir la fiche
Impression de la fiche
Prendre contact avec l’adhérent
Possibilité de prendre contact avec
l’adhérent à partir d’un formulaire
PDF
Créer un pdf de la fiche
Destruction de la fiche
L’administrateur pourra détruire une fiche
…
Contacts :
Page 5 sur 10
o Description des fonctions
Une fonction est souvent associée à un processus qui est une suite logique d’opérations. Pour que le
prestataire puisse comprendre le besoin sans ambigüité, il est important de formaliser et d’expliciter
ces scénarii de fonctionnement.
Ce travail de formalisation peut s’avérer fastidieux, mais il est néanmoins essentiel pour la bonne
compréhension des besoins. L’écart entre ce qui est souhaité et ce qui sera réalisé sera
obligatoirement minimisé par la précision de la description. Ce travail sera également une base de
dialogue avec le prestataire qui pourra parfois proposer des solutions plus simples et moins
coûteuses en termes de faisabilité technique ou de délai de développement.
Plusieurs formes peuvent être utilisées : logigramme, défilement d’écrans, scénario de
comportement.
Descriptif de l’existant
Ce volet décrit l’état de l’infrastructure et du parc informatique dans le cahier des charges général du
projet : logiciels utilisés, étendu du parc informatique, débit Internet, etc..
Ce travail de description consiste également à expliciter les contraintes techniques.
Exemple :
La société est équipée d’une base de données développée avec l’outil XXX contenant les
produits de l’entreprise, ces données devront être récupérées automatiquement dans
l’application développée et mises à jour régulièrement.
La société est équipée d’un logiciel de xxx qui servira à alimenter la base de données du
catalogue en ligne...
La société utilise uniquement des Mac.
Contacts :
Page 6 sur 10
APPEL D’OFFRES
En amont de l’appel d’offres, il est conseillé de définir les critères de sélection du prestataire dans le
cahier des charges :
 La compréhension et le respect du cahier des charges
 Les références sur des projets similaires
 L’organisation de projet proposée
 Le respect du budget alloué ou le prix
 Le respect du délai de livraison
 La pérennité de la société et des solutions proposées
 L’implication ressentie et les idées apportées
 ….
Recherche de prestataires
Il s’agit de recenser les acteurs du marché et les outils susceptibles de pouvoir répondre à la
demande : éditeurs, intégrateurs de logiciels en fonction du périmètre.
Réception des offres et dépouillement
Les réponses des prestataires sont décryptées sur la base d’une grille d’analyse définie par le client.
Deux à quatre d’entre eux sont ensuite retenus dans une présélection de prestataires
Maquettage et jeu d’essai
Cette étape consiste à demander aux prestataires présélectionnés de procéder à une démonstration
de leur outil.
Il est également possible de demander aux prestataires de présenter un jeu d’essai : sur la base de
données et processus fournis par l’entreprise, ils doivent montrer comment leur outil peut
fonctionner.
Cette pratique est utilisée dans le choix d’application impactant toute entreprise, comme un ERP par
exemple.
Contacts :
Page 7 sur 10
Choix et contractualisation
Il s’agit notamment de valider :
 Le prix
 Les conditions générales de vente
 Les délais
 Le planning de déploiement de la solution
 L’équipe projet
CONCEPTION : SPECIFICATIONS DETAILLEES
En réponse à l’état de l’infrastructure décrit par l’entreprise, le prestataire réalise un cahier des
charges technique dans lequel il explique comment la nouvelle application va s’intégrer dans le
système d’information de l’entreprise.
Ce document fournit également des préconisations : augmenter le débit Internet, renouveler certains
équipements vieillissants, etc.
REALISATION ET DEPLOIEMENT
A partir de cette phase débute le travail du prestataire.
Développements spécifiques
Les logiciels du marché couvrent en général la majeure partie des besoins des entreprises. Pour les
fonctions inexistantes, il est nécessaire de faire des développements spécifiques.
Migration des données
La migration des données est une phase délicate du projet notamment entre les outils d’éditeurs
différents, chacun ayant une organisation des données propre.
Deux modes de migration existent :
 Le prestataire développe une application de migration des données (valable sur de gros
systèmes types ERP, PLM, GED, etc.)
 La migration des données est effectuée par le client en mode manuel (ressaisie).
La solution choisie doit être spécifiée dans le cahier des charges car son coût n’est pas négligeable.
Contacts :
Page 8 sur 10
Transition
Deux types de transition sont possibles :
 A partir d’une date précise, toutes les données sont saisies dans le nouvel outil
 Les données concernant les affaires/dossiers commencés avant l’intégration de l’outil
continuent d’être saisies dans l’ancien outil. Pour tous les nouveaux projets, la nouvelle
application est utilisée
Recette technique et recette fonctionnelle
La recette technique consiste à tester que l’application fonctionne. La recette fonctionnelle consiste
à tester que l’application fonctionne selon les processus de l’entreprise.
Livraison et déploiement : intégration de la solution
Lors de cette phase, le logiciel est déployé dans l’entreprise et les utilisateurs sont formés. Ce dernier
point est essentiel dans la réussite du projet.
PIEGES A EVITER






Ne pas spécifier et structurer son besoin dans un cahier des charges
Rédiger un cahier des charges trop précis (« lettre au Père Noël »)
Ne pas faire de jeu d’essai
Vouloir toutes les fonctionnalités à tout prix
Laisser le prestataire proposer des modes de fonctionnements alternatifs
Sous-estimer la reprise des données (migration manuelle ou automatique)
Contacts :
Page 9 sur 10
FACTEURS CLES DE SUCCES










Un chef de projet ayant la disponibilité et les capacités suffisantes pour créer une équipe
cohérente et efficace
Un objectif clairement défini, formalisé et validé en comité de pilotage
Une organisation projet basée sur une communication concertée et formalisée,
Des besoins utilisateurs étudiés de manière approfondie
Valider la disponibilité des moyens humains, matériels et financiers reconnus comme
nécessaires pour le bon déroulement du projet
Planifier la totalité des activités et déterminer les responsabilités de chacun
Respecter la démarche dans l’enchaînement des phases et des points de contrôle
Une gestion rigoureuse des changements et des modifications en cours de projet
Un suivi de projet régulier
Un plan de recette rigoureux et méthodologique
CONCLUSION
Cette notice ne peut pas être exhaustive sur les tâches à réaliser car la gestion d’un projet diffère en
fonction des entreprises et des typologies de projets.
Pour les projets complexes, il est conseillé de s’entourer de spécialistes qui maîtrisent les méthodes
de gestion de projet informatique (un cabinet spécialisé dans l’assistance à maîtrise d’ouvrage de
projets informatiques, par exemple). Ceux-ci pourront notamment vous fournir des outils permettant
de sécuriser le projet : notes de cadrage, analyses, cahiers des charges, grilles de réponses, scénarii
pour le jeu d’essai, etc.
Contacts :
Page 10 sur 10

LA GESTION DE PROJET INFORMATIQUE

Transcription

Documents pareils

Améliorer l`organisation de l`Entreprise

INFORMATISER LA GESTION COMMERCIALE D`UNE TPE

MES : ORGANISER ET SUIVRE LA PERFORMANCE DE SES

Qu`est ce que le décisionnel

Structurer l`information grâce au mindmapping

MANAGEMENT PAR LA QUALITE ET TIC

LES LOGICIELS DE GESTION DE STOCK

Comprendre le marché des éditeurs de logiciels

SYNDICAT MIXTE NORD DAUPHINE 1180 Chemin de Rajat BP 25

Carte des 115 sites d`émission de la TNT

Exposition de Muriel Cayet

Muriel VANDERMEULEN Biographie: Fonction et entreprise:

(concours CCI éveil à l`esprit d`entrprendre)

BIBLI` HOME - Ville de Saint-Brice-sous

cv débutant