Fiche technique n°3 d`Interbibly

septembre 1997
N°3
Les fiches d'Interbibly
agence
de coopération
entre
les bibliothèques,
les services d'archives
et
les centres
de documentation
de
Champagne-Ardenne
Utilisation des CD ROM
en Bibliothèque
Le CD-ROM est un support qui a conquis les bibliothèques d'abord pour un
usage professionnel.
Les CD-ROM bibliographiques OPALE, ELECTRE, OCLC...ont été et
demeurent des sources privilégiées pour la dérivation de notices
bibliographiques en vue de leur intégration dans les catalogues informatisés
des bibliothèques.
La commercialisation des CD-ROM multimédia banalise l'usage de ce
support pour le loisir, la culture, l'éducation. L'intégration du CD-ROM aux
collections documentaires des bibliothèques est en cours après celle des
documents sonores et vidéos. Les spécificités du support et les objectifs de
diffusion qu'on se fixe conditionnent les moyens techniques, financiers et
humains à engager.
Principe de fonctionnement
Le disque
L'informatisation est enregistrée sous forme numérisée, c'est à dire codée en
mode binaire sur une galette de plastique aluminisée à la surface de laquelle
sont gravées des cuvettes pour matérialiser les " zéros ". Les " uns " sont
représentés par l'absence de cuvette.
Il n'y a pas d'usure du CD-ROM lors de la lecture puisqu'il n'y a pas de contact
mécanique entre le dispositif de lecture et le disque
siège social :
Bibliothèque Municipale
1, passage Vendel
51000 Châlons en Champagne
bureau :
Espace Catalaunien
7 bis rue Thiers
51000 Châlons en Champagne
tel/fax : 03 26 65 02 08
Les fiches d'Interbibly sont publiées
avec le concours de la Direction Régionale des Affaires Culturelles
de Champagne-Ardenne
Par contre les CD-ROM sont sensibles aux agressions intervenant lors des
manipulations (rayures) ou du stockage (déformations dues à la chaleur). Un
CD-ROM rayé peut être partiellement ou totalement inutilisable suivant
l'importance des fichiers touchés.
Aucune précaution particulière n'est à prendre vis-à-vis des champs
magnétiques. Les CD-ROM comme les CD audio peuvent sans inconvénient
subir les magnétisations et démagnétisations aux banques de prêt.
Evolution des lecteurs de CD-ROM
La principale évolution concerne la vitesse de rotation du CD-ROM : la
vitesse de rotation de la première génération de lecteurs de CD-ROM sert
de base de référence pour apprécier les performances des modèles ultérieurs.
Des modèles tournant à 12 fois la vitesse initiale sont aujourd'hui couramment
commercialisés. Cette augmentation de la vitesse de rotation raccourcit les
temps d'accès aux données tout en sachant que ce n'est pas le seul facteur susceptible d'aboutir à ce résultat
(il y a sur le marché des lecteurs 8x offrant un accès aux données plus rapides que certains (12x).
Par ailleurs, 2 types d'interfaces se partagent le marché :
- SCsI (temps d'accès plus rapide, mais coût plus élevé)
- IDE (meilleur marché, mais temps d'accès plus lent)
Les différents types de lecteurs disponibles
Existent sur le marché :
- des lecteurs individuels (1 seul CD-ROM peut être hébergé dans le lecteur). Le plus souvent les lecteurs
individuels sont installés dans le boîtier de l'unité centrale du micro-ordinateur, mais il existe des lecteurs
externes (2 modèles : soit à connecter à la carte driver à installer dans le PC, soit à connecter sur le port
parallèle).
- des lecteurs à plateau qui peuvent charger de 3 à 6 CD-ROM. Ceci évite de manipuler les CD-ROM.
- des tours de lecteurs empilant 4,6, 12,... lecteurs.
- des juke box équipés d'un seul lecteur sélectionnant à la demande un CD-ROM parmi un lot de x CD-ROM
(x dépendant du modèle de juke box).
L'installation des CD-ROM
CD-ROM et système d'exploitation
Les CD-ROM ont suivi l'évolution des systèmes d'exploitation installés dans les micro-ordinateurs.
On trouve donc sur le marché :
- les CD-ROM fonctionnant sous DOS (de plus en plus rares), ceux fonctionnant sous Windows
- les CD-ROM pour MacIntosh
- les CD-ROM compatibles Windows et MacIntosh (de plus en plus fréquents)
Les catalogues et les articles de critiques dans les revues précisent la catégorie à laquelle appartient le CDROM.
Monoposte ou réseau ?
Deux possibilités d'exploitation :
- les CD-ROM exploitables en monoposte ne sont consultables que sur un seul micro-ordinateur à la fois.
- Les CD-ROM exploitables en réseaux peuvent être consultés par plusieurs postes simultanément. Avec les
logiciels de gestion de réseaux comme WINDOWS NT ou NOVELL la mise en réseau d'une tour de CDROM est simple : celle-ci est connectée à un PC, elle est déclarée comme ressource partagée auprès d'une
liste de postes utilisateurs. Dans les fichiers de configuration de chacun de ceux-ci le chemin d'accès de la tour
de CD-ROM est enregistré.
Le coût des licences d'exploitation multipostes est calculé en fonction du nombre de postes autorisés à utiliser
simultanément un CD-ROM. Les tarifs sont souvent calculés par tranche d'utilisateurs (1 à 5, 6 à 10 etc.).
Ils sont d'abord dégressifs pour chaque utilisateur supplémentaire puis fixes au delà d'un certain nombre de
postes (politique de vente propre à chaque éditeur). Certains CD-ROM sont protégés par des mots de passe
délivrés par l'éditeur et permettant de discriminer une utilisation monoposte, d'une utilisation en réseau
(ELECTRE par exemple).
Nature des informations enregistrées sur les CD-ROM
Deux grandes catégories peuvent être distinguées :
- les CD-ROM contenant des informations sous forme de texte uniquement (bases de données, catalogues de
bibliothèques, répertoires ou annuaires, logiciels).
- les CD-ROM multimédia incluant en outre de l'information sonore et sous forme d'images fixes voire de
courtes séquences d'images animées.
Quel type de machine pour lire les CD-ROM ?
Configuration matérielle
La configuration minimale nécessaire pour exploiter un CD-ROM est précisée sur la notice l'accompagnant.
D'une manière générale les CD-ROM fonctionnant sous DOS peuvent être consultés à partir de machines "
anciennes " et ne nécessitent pas de lecteurs très rapides (un PC 486 équipé d'un lecteur double ou quadruple
vitesse suffit).
Pour les CD-ROM multimédia ou les bases de données sous Windows il est recommandé de disposer de
machines plus puissantes (PENTIUM avec 16 Mo de RAM et 1,2 Go de disque dur ; carte vidéo 32768 couleurs
; moniteur 800 par 600 pixels, largeur 15 pouces).
En outre les CD-ROM multimédia nécessitent des postes de consultation comportant une carte son. Les
machines dotées d'écran ou d'unité centrale incorporant des haut-parleurs sont à éviter dans les bibliothèques
(sauf isolement phonique de chaque micro-ordinateur dans un box individuel). Seule l'écoute au casque est
compatible avec un usage en salle de lecture publique.
Le coût moyen d'une telle station est de 10 000 F TTC (prix continuellement en baisse, à puissance égale).
Contrairement aux données enregistrées sur le CD-ROM les fichiers du logiciel d'interrogation qui permettent
à l'utilisateur de naviguer et de dialoguer sont copiés sur le disque dur du poste de consultation... Il est donc
indispensable de disposer d'une place libre suffisante, sinon l'installation ne sera pas possible. Le nombre
d'octets copiés est très variable d'un titre de CD-ROM à l'autre (de quelques dizaines de kilo octets à plusieurs
dizaines de méga octets). Les exigences en matière de place disponible sur le disque dur sont précisées sur
le mode d'installation de chaque CD-ROM.
Préparation particulière des postes de consultation destinés au public
Chaque poste doit être protégé pour éviter les déconfigurations sauvages. Il s'agit de ne laisser accessibles
à l'écran que les icônes permettant de lancer les CD-ROM. Les fichiers de configuration des machines
seront rendus inaccessibles, les touches CTRL, ALT, SUPPR seront inhibées. Si les CD-ROM sont en
réseau, les serveurs seront protégés par des mots de passe. Cette protection peut être réalisée par le
service informatique ou achetée aux fournisseurs de CD-ROM qui commercialisent des logiciels de
protection.
L'acquisition des CD-ROM
Achat ou abonnement ?
Les CD-ROM peuvent être soit achetés (CD-ROM multimédia, base de données fixes comme le
catalogue général de la Bibliothèque Nationale), soit faire l'objet d'un abonnement lorsqu'il s'agit d'une
publication en série comme ELECTRE (mensuel ou trimestriel), OPALE (trimestriel), MYRIADE
(semestriel), etc... Dans le cas d'un abonnement, la convention passée avec l'éditeur stipule que l'abonné
retourne l'ancienne version à la réception du nouveau CD-ROM.
Diffusion des CD-ROM
La diffusion des CD-ROM en consultation sur place ou en prêt ne fait l'objet d'aucune réglementation
spécifique. Le fournisseur de la bibliothèque peut proposer la signature d'une convention tripartite entre luimême, l'éditeur et la bibliothèque pour organiser les conditions de la diffusion (prêt et/ou consultation sur
place gratuits), cette convention " protège " la bibliothèque de tous recours émanant de l'éditeur signataire.
Liste non exhaustive de fournisseurs travaillant avec les bibliothèques et proposant des conventions
tripartites " types " : OCD, ADAV...
Quels outils pour choisir les CD-ROM ?
Les catalogues des éditeurs, ceux des fournisseurs, les articles de présentation dans les revues
spécialisées (SV multimédia, etc...), ELECTRE multimédia.
Les CD-ROM multimédia actuellement sur le marché couvrent : le domaine culturel (peinture, sculpture,
architecture, histoire, vulgarisation scientifique, etc...), l'éducation (méthodes de langues, dictionnaires et
encyclopédies, atlas, apprentissage des différentes disciplines scolaires de la maternelle au niveau bac), les
jeux (jeux de rôles, jeux vidéo, simulations...), les sujets pratiques (droit, vie quotidienne, jardinage,
automobile).
Coût moyen d'un CD-ROM multimédia " culturel " : 350 F TTC.
La qualité des CD-ROM est très inégale, beaucoup ne supportent pas la comparaison par rapport au livre
en terme de contenu intellectuel. La nouveauté du produit et son caractère " interactif " suppléent aux
yeux des éditeurs à l'exigence de qualité, leur but étant d'être présent sur ce marché considéré comme
porteur pour l'avenir.
Quel service pour l'usager ?
La consultation sur place
Consultation à la demande
Les PC de consultation sont en monoposte, chaque CD-ROM est pré-installé, un affichage annonce la
liste des CD-ROM consultables sur place, l'usager retire à l'accueil moyennant dépôt d'une pièce d'identité
le CD-ROM de son choix et le casque d'écoute. Il peut consulter le CD-ROM pendant la durée fixée par
le règlement de la bibliothèque.
Le libre service
Les postes de consultation sont dotés chacun d'un lecteur à plateau. Il n'y a plus de manipulation des CDROM, la consultation est en libre service... mais il est plus difficile de limiter la monopolisation des postes.
La mise en réseau
Un micro-ordinateur connecté à une tour de lecteurs fait office de serveur. Chaque CD-ROM installé sur
ce serveur devient accessible à partir de n'importe quel poste de consultation.
Dans la pratique on rencontre un panachage de ces différentes solutions
- Pour le public
Les CD-ROM comme ELECTRE, les encyclopédies, les CD-ROM de référence sont mis en réseau ou
dans des lecteurs à plateau pour éviter leur manipulation.
Les autres CD-ROM sont installés en monoposte et délivrés à l'usager à sa demande.
L'édition d'extraits de fichiers constituant le CD-ROM est possible. L'imprimante mise à disposition doit
avoir une capacité mémoire suffisante (pour l'édition de cartes géographiques par ex.).
- Pour les professionnels
La mise en réseau des CD-ROM à usage professionnel permet une plus grande souplesse dans la gestion
de l'occupation des postes de travail et dans l'adaptation du circuit du livre à la configuration des locaux de
la bibliothèque.
Formations à la consultation
Faut-il mettre en place à destination du public des séances de formation à la consultation des CD-ROM ?
Le produit est conçu dans l'optique de l'autoformation et l'ergonomie des logiciels d'interrogation rend
inutile une assistance systématique. Pourra être intégrée dans la charge de travail du personnel durant les
permanences dans les salles de lecture, le temps consacré à une aide ponctuelle de mise en route apportée
aux usagers qui la solliciterait. Par contre, il est souhaitable que le personnel de la bibliothèque se
familiarise avec les modes de navigation utilisés dans les CD-ROM.
Le prêt de CD-ROM
Les CD-ROM n'impliquent pas de contraintes particulières pour le prêt, les vérifications à effectuer au
moment du retour sont les mêmes que celles réalisées pour les CD audio.
Quel avenir pour le CD-ROM ?
Ce support n'échappe pas à l'évolution galopante qui caractérise le monde de la micro-informatique. Au
delà de l'amélioration des performances en terme de vitesse de lecture, l'année 1997 a vu apparaître sur le
marché un nouveau format de gravure : le DVD-ROM. Le diamètre et le principe d'enregistrement sont
identiques à ceux mis en oeuvre pour les CD-ROM mais cet enregistrement est réalisé sur deux " couches
" superposées avec une densité d'informations accrue sur chaque couche, offrant un accroissement
spectaculaire de la capacité du disque.
Le DVD devient le support universel capable d'emmagasiner :
- des images (films longue durée sur DVD vidéo) ;
- du son (support concurrent du CD audio) ;
- des données numériques (DVD-ROM multimédia).
Les DVD-ROM ne peuvent pas être lus par les lecteurs de CD-ROM actuels, mais les lecteurs de DVDROM peuvent lire les CD-ROM (compatibilité ascendante).
Des lecteurs spécialisés pour les DVD vidéo connectés à un récepteur TV grand écran 16/9 et à une
chaîne HIFI visent à reproduire chez le particulier les conditions d'une salle de cinéma.
La possibilité d'enregistrer en masse des images animées amènera probablement une réglementation dans
l'usage des DVD vidéo pour le prêt public ou la consultation sur place à l'instar de ce qui s'est passé pour
les cassettes vidéo (acquittement d'une taxe compensatrice pour rétribuer les auteurs et les éditeurs).
Christian Gauthier
B.M. de Reims