FICHE DE POSTE Assistant en gestion administrative

FICHE DE POSTE
Assistant en gestion administrative
Identification du poste
Fonctions:
Métier ou Emploi type * (REME / RIME / REFERENS) :
Catégorie :
Corps
BAP :
Localisation du poste :
Quotité du poste :
Management :
Responsable administratif de composante adjoint(e)
J3X21
A
ASI
J
Site de Cergy Pontoise (Les Chênes)
100%
Encadrement: OUI
Nombre d’agents encadrés par catagorie: 1 catégorie C
Conduite de projet: NON
Descriptif du poste de travail
Contexte d’exercice :
L’université de Cergy Pontoise (UCP) est membre fondateur de la Comue Paris Seine comprenant 15
étabissements dont l'ESSEC. L'UCP accueille 18000 étudiants, 1700 personnels, elle est dotée d’un
budget de 143,5 M € (dont 112 M€ de masse salariale).
Elle comprend 8 composantes dont un IUT, un IEP, l’ESPE de l’académie de Versailles et plus de 20
équipes de recherche.
Ses locaux sont répartis sur 10 sites, 3 départements (Yvelines, Hauts-de-Seine, Val d'Oise) et 8
communes.
Le poste est rattaché à l'UFR de droit.
L'assistant(e) en gestion administraive est chargé(e) de:
- Seconder le RAC dans sa mission d’organisation et du fonctionnement de la composante
- Coordonner les secrétariats pédagogiques et élaborer le planning des enseignements
- Occuper le rôle d'assistant prévention
Missions :
Activités / tâches :
Niveau et nature des responsabilités (pour les catégories A) :
Attributions générales :
Seconder le RAC dans sa mission d’organisation et du bon fonctionnement du service
Assistant de prévention
Administrateur du site inter et intranet
Mise en place des codes photocopies pour les personnels
Attributions Ressources Humaines:
Dossiers de recrutement des enseignants titulaires, ATER, contractuels
Suivi des emplois enseignants
Gestion des vacataires et des conférenciers, du recrutement au paiement
Gestion du Tutorat
Suivi des transmissions à la DRH (BIATS et enseignants)
Suivi de la masse salariale en lien avec le RAC et les secrétaires pédagogiques
Attributions concernant l’immobilier et le matériel :
Gestion des salles de l’UFR droit (référent CELCAT)
Gestion des moyens d’accessibilité au site de l’UCP (badges et puces serrures rubis)
Coordination dossier immobilier en liaison avec le RAC
Recensement du matériel informatique et audiovisuel
Vérification de l’état des locaux (bureaux et salles de cours) en lien avec l’appariteur, le RAC et la
direction du patrimoine immobilier
Transmission des besoins de commande de matériel à la gestionnaire financière
Attributions relatives à la pédagogie :
Encadrer et coordonner les secrétariats pédagogiques
Participation aux réunions pédagogiques
Organisation des emplois du temps de la licence aux masters 1ère année
Suivi de la coordination des examens et des partiels en lien avec les coordinateurs Licences et
Masters
Organisation des inscriptions à l’UFR droit en liaison avec le RAC (IP web)
Organisation de la pré-rentrée
Validation des demandes de reprographie
Coordonner et animer les secrétariats pédagogiques
Compétences * requises pour le poste
Connaissances (savoirs) :
Compétences opérationnelles (savoir faire) :
Compétences comportementales (savoir être) :
Connaître le domaine de l'enseignement supérieur et de la recherche, le fonctionnement des EPSCP,
les filières et les diplômes, les circuits de décision
Maîtriser l’environnement bureautique, MOZART, APOGEE, CELCAT, Harpege
Animer et coordonner l'activité d'une équipe
Maîtriser un ensemble de règles et de procédures administratives liées à la gestion de la composante
Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
Structurer
et rédiger
un document
Etre capable
de travailler
en équiped’information technique ou réglementaire.
Disposer du sens de l’organisation et de l’anticipation
Disposer du sens du relationnel, de l'écoute et du dialogue
Avoir le sens de la hiérarchie, savoir remonter les informations importantes
Etre réactif
Ce profil de poste reste indicatif et les activités qui le composent sont susceptibles de varier en fonction de l’évolution des connaissances du métier et des nécessités de service
* Conformément à l'annexe de l'arrêté du 18 mars 2013 (NOR: MENH1305559A)
Page 1 de 1