manuel de procedures administratives credel

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DEVELOPPEMENT
République du Bénin
ACTION
Un centre à caractère social, professionnel et scientifique.
« Ensemble, œuvrons pour le développement durable
pour tous »
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES Siège Social : Maison EHOUINSOU
Zogbadjè, Abomey- Calavi, 500m Nord-Ouest Université d’Abomey-Calavi
BP 1612 Calavi, Bénin,
Tél : (00229) 21 03 89 09/ 97 48 87 84/95 69 92 44
Email : [email protected]
Site web: www.credel.org
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AVANT PROPOS
I - PRESENTATION DE l'ONG CREDEL
II - ORGANISATION DE l'ONG CREDEL
2.1 - Rôle des organes
2.2 - Rôle des cadres
2.3 - Activités
2.4 - Suivi et évaluation
III - RELATIONS AVEC LES PARTENAIRES
3.1 - Relations avec les bénéficiaires
3.2 - Relations avec les partenaires financiers et/ou
techniques
3.3 - Relations avec l'administration publique
IV- GESTION DU PERSONNEL
4.1 - Cadre institutionnel
4.2 - Recrutement
4.3 - Droits et devoirs du personnel
4.4 - Politique salariale
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Avant propos
Le fonctionnement efficace et efficient de toute structure ou institution
nécessite, au plan interne une démarche cohérente dans la gestion administrative.
C’est pourquoi le présent document décrit de manière générale le système de gestion
administrative de l’ONG CREDEL.
Il constitue le manuel de procédures administratives de l’ONG CREDEL. Les
membres et le personnel de l’ONG CREDEL sont donc soumis au respect des règles
prescrites dans ce manuel.
La procédure répond aux exigences des consignes d’exécution des tâches, à
l’utilisation des documents disponibles, leur diffusion et la périodicité de cette
diffusion etc.
Sont aussi contenus dans la procédure, le système de contrôle à mettre en
place, les autorisations et approbations. La hiérarchie, les règles à respecter,
l’enregistrement et le traitement des opérations pouvant permettre d’assurer la fiabilité
et la pertinence des informations font également partie du présent document.
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I - PRESENTATION DE L’ONG CREDEL
1.1 - Genèse
L'Organisation Non Gouvernementale CREDEL est apolitique créée sur
l’initiative de quelques personnes mobilisées et engagées pour que les objectifs du
processus du Développement Humain Durable soient atteints.
L’idée de créer l’ONG CREDEL a pris corps après une réflexion approfondie
et une concertation élargie entre ces personnes portant sur deux axes essentiels :
� une situation caractérisée par l’incertitude face à l'avenir des communautés
humaines, et ce au regard et l'analyse des paramètres et considérations socioéconomiques, politiques et environnementales qui caractérisent le monde
contemporain.
� Une situation extrême de pauvreté dans laquelle vivent les membres des
communautés défavorisées, des zones rurales et urbaines du Bénin et d’Afrique.
Après analyse et réflexions approfondies sur les faits qui marquent et
façonnement le devenir de l'humanité tout entière, ils ont pris la résolution de
contribuer à la réduction de la pauvreté et à l'amélioration conséquente des
conditions de vie des populations par le biais d'une approche participative.
1.2 - Label CREDEL
Œuvrons pour le développement durable pour tous
1.3 - Devise
Recherche – Action - Développement
1.4 - Logos de CREDEL
Le globe terrestre sur lequel est disposé un entonnoir dans laquelle est inscrit le sigle
CREDEL.
1.5 - Objectif global
L'ONG CREDEL a pour objectif global de promouvoir le développement
durable à l’échelle nationale et continentale par le biais d'une nouvelle approche
d’intervention et de gestion concertée et participative des ressources existantes et
disponibles.
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CREDEL vise à :
� Appuyer le développement du monde rural, péri-urbain et urbain ;
� Contribuer à la mise en œuvre des politiques nationales de développement rural
et urbain ;
�
Elaborer et gérer des projets au profit des couches vulnérables ;
�
Capitaliser et vulgariser les expériences de développement durable ;
�
Assurer un environnement sain à travers la gestion rationnelle et durable des
ressources naturelles et la réduction de la pollution ;
� Assurer une vigilance particulière sur les questions d’environnement, des
risques climatiques, géologiques et du développement durable ;
�
Apporter un appui aux institutions, entreprises nationales et internationales
sous forme de services, d’assistance- conseils ;
�
Promouvoir l’égalité et l’équité au sein des communautés
� Appuyer toutes les actions des institutions nationales et internationales allant
dans le sens de la lutte contre la pauvreté et la protection de l'environnement
aux fins du développement durable ;
� Renforcer les capacités des acteurs, groupements des femmes et autres groupes
cibles pour leur plus grande efficacité dans la mise en œuvre et la gestion des
initiatives de développement à la base.
1.6 - Moyens & Stratégies Opérationnelles
La stratégie du centre est orientée sur le renforcement des capacités techniques,
matérielles, organisationnelles des couches vulnérables pauvres et l’élévation de la
conscience environnementale des communautés à la base par :
� Appui à la consolidation de la gestion des programmes de développement ;
� Participation nationale et internationale aux dialogues sur les politiques et
programmes ;
� Génération, traitement et partage d’information au bénéfice des couches
vulnérables ;
� Approche holistique des problèmes du développement ;
� La formation des ressources humaines dans tous les compartiments du
développement humain durable ;
� L'élaboration des stratégies de valorisation des ressources disponibles à travers
des projets intégrateurs et respectueux de l’environnement ;
� L'organisation des séminaires et conférences, la réalisation des études, enquêtes
et consultations ;
� La promotion des technologies propres et appropriées ;
� Le développement des activités socio-économiques génératrices de revenus ;
5
� La création des projets démonstratifs et des centres de formation ou fermesécoles ;
� La recherche, l’expérimentation et la vulgarisation ;
� L'édition et la publication des données sur le cadre de vie et sur les questions
touchant au bien-être des populations tant rurales qu’urbaines etc.
1.7 - Instances de décision
L’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration
1.8 - Organe d'exécution
La Direction Exécutive et les antennes régionales
1.9 - Dispositif de vérification
Le Comité de Contrôle et de Vérification
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ORGANIGRAMME DE CREDEL
Assemblée Générale (AG)
Comité de Contrôle et de
vérification
Conseil d’Administration (CA)
Directeur Exécutif (DE)
Responsable Administratif et
Financier
Chargé de
Programme
Coordonnateur d'antenne
Secrétaire
administratif et
financier
Comptable
Animateurs
Chargé de SuiviEvaluation
Département des
Etudes, de la
Formation et des
Recherches
Département
Développement agricole et
Innovations Technologiques
Département Décentralisation et
Promotion des
Initiatives de base
Opératrice de
saisie
Gardien
Département - Actions
environnementales et
protection de la famille
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II - ORGANISATION DE l'ONG CREDEL
2.1- Rôle des organes
Les Organes de l’Organisation sont :
1.
2.
3.
4.
L’Assemblée Générale ;
Le Conseil d’Administration ;
Le Comité de Contrôle et de Vérification ;
La Direction.
1- Le rôle de l’Assemblée Générale
Assemblée Générale – Attributions
L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’Organisation. Elle est
composée de tous les membres de CREDEL régulièrement inscrits sur le registre.
L’Assemblée Générale est chargée de :
� Prononcer l’admission ou l’exclusion des membres ;
� Adopter les Statuts et le Règlement Intérieur de CREDEL ;
� Elire les membres du Conseil d’Administration et du Comité de Contrôle et
de Vérification ;
� Fixer le taux de cotisation annuelle ;
� Déterminer la politique générale et les objectifs prioritaires de CREDEL ;
� Adopter les activités de l’Organisation dans l’espace et dans le temps dans le
respect de l’objectif global ;
� Donner quitus au Conseil d’Administration ;
� Délibérer sur toutes autres questions inscrites à l’ordre du jour.
2 - Rôle du Conseil d’Administration (CA)
Le Conseil d’Administration est l’organe de gestion de la politique générale de
l’Organisation. Il est chargé de :
� Veiller à l’exécution des décisions de l’Assemblée Générale et à la gestion
des biens de l’organisation ;
� Apprécier les rapports annuels d’activités et financiers de l’ONG ;
� Nommer le directeur exécutif parmi les membres actifs de l’organisation.
Cette personne doit être expérimentée en développement et en gestion de
projet. En cas de non disponibilité au sein de l’organisation des
compétences requises, il peut procéder à un recrutement externe.
� proposer à l’AG les grandes orientations ;
� préparer les réunions de l’AG ;
� Examiner les demandes d’adhésion des nouveaux membres avant de les
soumettre à l’AG
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� adopter les projets de budgets avant de les soumettre à l’AG ;
� défendre et protéger les intérêts de l’ONG ;
� représenter l’ONG devant les instances politiques et administratives de
notre pays et les organisations internationaux. A cet effet, il peut donner
mandat à un ou plusieurs de ses membres. Il peut en cas de besoin mettre
en place des commissions des groupes de travail spécialisés chargés
d’exécuter des tâches spécifiques ou des projets.
3 - Attributions de la Direction
La Direction assure l’exécution des décisions du Conseil d’Administration.
Elle est l’organe exécutif de l’Organisation. De manière plus détaillée :
- La Direction prépare les rapports d’activités et fait le bilan financier à
l’attention du Conseil d’Administration ;
� La Direction fait au Conseil d’Administration des suggestions relatives à la
vie et aux activités de l’Organisation ;
� La Direction prend toute décision nécessaire et conforme aux intérêts de
l’Organisation dans l’intervalle des réunions du Conseil d’Administration ;
� La Direction peut être sollicitée à tout moment par le Président en matière
de relations extérieures ;
� La Direction élabore et propose au Conseil d’Administration les politiques
et modalités de recrutement du personnel ;
� La Direction coordonne les activités des Représentations Nationales.
4 - Comité de Contrôle et de Vérification
Le Comité de Contrôle et de Vérification organise l’audit de l’Organisation au
moins une fois l’an.
2.2 - L'organigramme de CREDEL et les responsabilités
1- Le rôle du Directeur Exécutif
Il est chargé de :
� Coordonner la recherche de financement des programmes et projets ;
� Coordonner la gestion administrative, financière et technique de l'ONG. Lorsque
le Directeur est empêché ou en mission, ce dernier désigne par arrêté son
intérimaire. Ledit arrêté précise le champ d'action de l'intérimaire.
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2- Rôle du Responsable Administratif et Financier
La fonction du Responsable Administratif et Financier est d'organiser et de
veiller à la gestion aussi bien administrative que financière de l'ONG. Il assure
l'intérim du Directeur Exécutif en cas d'absence de celui-ci.
3 - Le Comptable
Sa fonction est d'assurer la gestion comptable de la Direction Exécutive. Il est
l'intérimaire du Responsable Administratif et Financier spécifiquement pour le
traitement des affaires financières et comptables courantes en cas d'absence de celuici.
4 - Le rôle du Chargé de Programme
Il a pour fonction d’assurer la conception, la programmation et la planification
des projets. Il assure l'intérim du Chargé de suivi-évaluation dans la gestion courante
des affaires de l'ONG. Il assure l'intérim du Responsable Administratif et Financier
dans la gestion des affaires de l'ONG sauf dans les affaires financières et comptables.
5 - Le rôle du Chargé de Suivi-Evaluation
Il a pour fonction d'assurer le suivi et l'évaluation de toutes les activités
techniques, la conception, la programmation et la planification des projets. Son
intérim est assuré par le Chef du département des Etudes, de la Formation et de la
Recherche.
6- Le rôle du Coordonnateur d'antenne
Le Coordonnateur d'antenne a pour fonction d'assurer la coordination
administrative et financière de l'antenne, la coordination de toutes les activités
réalisées dans le rayon de l'antenne, la sensibilisation et l'information sur les objectifs.
Il prépare des rapports circonstanciés sur les activités et projets réalisés dans son aire
de supervision et de couverture.
7- Le rôle des Animateurs-Formateurs
Les Animateurs-Formateurs ont pour fonction d'assurer l'exécution des projets
sur le terrain et l'auto-promotion communautaire. Ils ont l'obligation d'entretenir de
bonnes relations avec les populations à la base. Leurs actions sont mentionnées dans
un rapport mensuel spécifié valablement rédigé et en utilisant des indicateurs
appropriés qui indiquent les niveaux de résultats atteints. Par ailleurs, des
propositions sont faites à la lumière des données du terrain et ou des circonstances
spécifiques.
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8 - Le secrétaire
Il est chargé de la saisie, de l'archivage, de l'enregistrement des courriers et donc
de la gestion du "classeur arrivé" et du "classeur départ". Il centralise les documents
de l'ONG et organise le secrétariat pour que celui-ci soit suffisamment opérationnel.
Il est également chargé de la transmission des documents, des contacts téléphoniques
standard et gère le livre journal de l'ONG. Il prépare une synthèse des activités
hebdomadaires de CREDEL au regard des données disponibles au siège social.
9 - Le gardien
Il assure la sécurité des lieux et l'entretien des locaux
10 - Les Départements techniques
Pour une plus grande efficacité, il est crée des Départements spécifiques et
techniques au sein de la Direction Exécutive. Ils sont consultés et donnent leur avis
technique sur les différents projets ou activités de CREDEL. Ils proposent des projets
d'envergure dans leur domaine de compétence tout en élaborant des rapports
circonstanciés selon une périodicité définie
� Département chargé de la "Décentralisation et Promotion des Initiatives de
Base (DPIB)". Il arbitre sur tout ce qui est relatif à la décentralisation et
processus de développement à la base. Il propose des stratégies
d'intervention innovantes au regard de données du terrain et des évolutions
connues. Il évalue le processus de la décentralisation à l'échelle nationale et
dresse un état des lieux sur le développement des collectivités décentralisées.
Se basant sur les priorités étatiques et ou sur celles des institutions,
partenaires au développement, il élabore des projets novateurs et ce, en
tenant grand compte des aspirations locales de développement. En plus,
ledit Département doit élaborer des indicateurs précis pour une évaluation
du chemin parcouru au niveau de l'ONG ainsi qu'au niveau national. En
somme, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur
l'état de la décentralisation et sur le processus du développement local. Ledit
rapport après validation est publié par CREDEL ou grâce à un appui des
partenaires de l'ONG.
� Département des "Etudes, de la Formation et de la Recherche (EFR)". Il est
chargé d'identifier les axes majeurs de formations dans les divers domaines
d'intervention de CREDEL. Il s'occupe du renforcement des capacités des
collectivités et des groupes organisés. Il assure la coordination d'un spécial
report global sur les activités de CREDEL portant sur une année d'exercice.
Du reste, le Département chaque année rédige un rapport circonstancié sur
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les activités de CREDEL. Le Département collecte les informations
nécessaires sur la vie des acteurs clés qui interviennent pour le
développement du Bénin. Un rapport sanctionne le travail accompli. Ledit
rapport après validation est soumis aux institutions indiquées, et publié par
CREDEL ou grâce à l'appui d'une institution partenaire.
� Département des "Actions Environnementales et Protection de la Famille
(AEPF)". La mission essentielle de ce département est de favoriser chez le
béninois l'éco-réflexe et le sens de la protection de l'environnement. Il
propose des projets pertinents de protection et ou de restauration des aires
fragiles et plus généralement des composantes de l'environnement. Il
travaille à l'implication effective d'une société civile dans le domaine de
protection de l'environnement ; à travers des projets de restauration et de
renforcement des capacités des groupes organisés, des entités décentralisées
et plus généralement des communautés. En plus le Département assure la
promotion des droits de l'homme, engage des actions visant la protection de
la famille et la promotion de l'approche genre. En somme, le Département
chaque année rédige un rapport circonstancié sur l'état de l'environnement
et une synthèse critique réalisée sur les avancées enregistrées dans le
domaine de sa protection. Ledit rapport après validation est publié par
CREDEL ou grâce à un appui des partenaires de l'ONG.
� Département "Développement Agricole et Innovation Technologiques
(DAIT)". Il a en charge le développement du monde rural béninois. Il
formule des projets intégrés pertinents, certes, respectueux de
l'environnement, visant une amélioration de la production nationale et
partant une augmentation du niveau des revenus agricoles ; à travers la mise
en œuvre des technologies d'exploitation rationnelle et innovantes, qui
doivent être basées autant que peut se faire sur les techniques endogènes
d'utilisation des terres et d'exploitation agricole. Il assure la vulgarisation et
la formation des groupes organisés dans son domaine de compétence. Du
reste, le Département, chaque année rédige un rapport circonstancié sur
l'état de l'agriculture au niveau national et sur les projets d'agriculture
durable (agro-pastoraux et sylvicoles) exécutés par CREDEL. Ledit rapport
après validation est publié par CREDEL ou grâce à un appui des partenaires
de l'ONG.
2.3 - Activités de l'ONG CREDEL
L'ONG CREDEL mène deux ordres activités :
� Des actions de développement qu'elle initie, finance et met en œuvre d'une part, et
celles subventionnées par des partenaires d'autre part ;
� Des services qu'elle prête et/ou des consultations qu’elle réalise.
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1 - Les activités subventionnées
L'ONG CREDEL doit en priorité identifier, concevoir et élaborer des projets
et/ou programmes au profit des groupes cibles. Une fois les projets/programmes
élaborés, elle doit à défaut de les exécuter sur fonds propres, rechercher et trouver de
financements pour leur exécution, leur suivi et évaluation en faveur des groupes cibles
que constituent les populations à la base.
2 - Les activités génératrices de revenus
L'ONG CREDEL doit rechercher et mener des activités génératrices de
revenus en vue d'accroître et de diversifier les ressources ; à travers la création de
micro-entreprises, prestation de service etc. Les revenus générés ne peuvent pas être
partagés comme dividendes mais doivent contribuer à la gestion de l'administration et
des activités de l'ONG.
2.4 - Suivi et évaluation
La mise en place d'un système de suivi et évaluation est essentielle pour
maximiser les résultats des activités initiées par l'ONG CREDEL et réaliser ses
objectifs de façon efficace. Le développement et la maintenance d'un tel système
doivent permettre d'évaluer régulièrement les points faibles des activités de l'ONG
CREDEL, afin de tirer toutes les leçons des expériences vécues et d'améliorer les
performances futures. Autrement dit, ce système permet à l'organisation de corriger à
tous les niveaux, les écarts observés entre les prévisions et les réalisations dans
l'exécution des activités afin de garantir l'atteinte des objectifs de l'Organisation.
Le suivi-évaluation est donc conçu comme un instrument de gestion de
CREDEL. Il fournit les informations nécessaires au pilotage et à l'exécution des
programmes sur la base des données de la planification, en assurant la transparence.
1 - Les bases du système de suivi-évaluation
�
�
�
�
Le système est basé sur tous les documents et informations relatifs :
aux manuels de procédures ;
au plan opérationnel ;
au plan de travail par Département ;
aux fiches de programmation, de planification, rapports de mission etc.
2 - Les champs de suivi-évaluation
Le suivi-évaluation s'opère à trois niveaux :
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� Performance du management de CREDEL, indépendamment de son mandat :
répartition des responsabilités, organisation du travail, gestion du personnel,
gestion comptable et financière, gestion administrative, compétence et
performance du personnel, relations publiques etc.
� Performance de l'Organisation dans l'exécution des activités inhérentes à son but :
collaboration avec les groupes cibles, identification de micro projets, élaboration
des dossiers de projets, information et communication, suivi des groupes cibles,
suivi des micro- projets, capacités de répondre aux demandes des bénéficiaires,
appui technique et financier aux Organisations plus jeunes et moins organiques.
� Impact des activités réalisées par l'Organisation : utilisation des infrastructures
réhabilitées ou construites, application de nouvelles compétences acquises,
ouverture à la solidarité communautaire, amélioration des conditions de vie des
groupes cibles.
3 - Responsabilité du suivi-évaluation
Le premier niveau relève de la responsabilité du Directeur Exécutif. Les 2ème et
3ème niveau relèvent de la responsabilité du Chargé de Suivi et du Chargé de
Programme qui seront appuyés par les responsables de la Direction et des
Départements. A la création des antennes, la responsabilité quotidienne du suivi du
2ème et 3ème niveau sera déléguée au coordinateur d'antenne. Toutefois, les chargés de
suivi et de programme seront responsables de la coordination des 2ème et 3ème niveau
de suivi et évaluation.
Les séances d'auto-évaluation sont préparées et effectuées sous la Direction du
Directeur Exécutif, du Chargé de suivi, du Chargé de Programme, et des
Responsables d'antennes. Les études d’impacts et les évaluations à mi-parcours sont
préparées par les chargés de suivi et de programme.
4 – Le suivi sur la base d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs
La nécessité de coordonner les activités des antennes départementales avec la
Direction nationale et le souci de transparence imposent que le système de suivi et
évaluation soit en même temps un outil de pilotage et un instrument viable de
communication. Des indicateurs quantitatifs préalablement définis permettent de
synthétiser l’information et de mettre en évidence les écarts par rapport aux précisions
initiales. L’exercice doit permettre d’obtenir :
� Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon
des critères financiers (taux d’exécution budgétaire, tranche décaissée et à
décaisser) ;
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� Des données de réalisation décrivant l’état d’avancement des activités selon
des critères techniques (traitement du dossier, phase d’exécution du projet) ;
� Des indicateurs de performance décrivant l’écart entre la réalisation de
l’activité et les objectifs initialement définis.
Les indicateurs quantitatifs doivent être complétés par les indicateurs
qualitatifs avec les partenaires afin de cerner les aspects qui demandent une
approche plus sensible et nuancée (relation avec bénéficiaires, qualité du plan
d’opération, degré d’appropriation de la micro-réalisation, fonctionnement des
comités de gestion et de suivi etc.).
5 - Méthodes de suivi
A CREDEL, on distingue les méthodes suivantes :
� La réunion : elle est un cadre de partage d’informations, de mise en
commun, de partage de décision, de compte rendu, de planification
d’activités. Elle est hebdomadaire et mensuelle. Toutefois des réunions
extraordinaires peuvent être initiées par la Direction Exécutive.
� L’observation directe : elle est souvent faite sous forme de visite. Elle est
utilisée soit pour observer des réalisations, soit des activités spécifiques.
� L’exploitation des rapports d’activités, des fiches de programmation de suivi
et de mission et le livre journal de l'ONG etc.
6 - Les rapports
Chaque trois mois, des rapports d’activités de chaque programme doivent être
élaborés et adressés au Conseil d’Administration et aux partenaires. Ces rapports sont
rédigés par les animateurs-formateurs, les chargés de programmes et de suivi. Les
rapports de mission sont élaborés dès mission terminée. En effet, dans le cadre des
missions, les 25% des frais ne sont remboursés qu'après dépôt du rapport.
7 - Evaluation
Chaque semestre, CREDEL organise une auto-évaluation administrative et
financière. A la fin de chaque exercice, CREDEL commandite un audit externe
pour l'appréciation de ses comptes. Chaque année, une étude d'impact des projets doit
être réalisée avec ou sans les partenaires financiers. Cette évaluation doit permettre de
déterminer les changements au niveau :
� de l'utilisation des infrastructures construites ou réhabilitées ;
� des compétences des communautés à la suite de la réalisation de microprojets (dans la gestion et l'entretien).
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A la fin des réalisations (infrastructures, formations, promotion des activités
génératrices de revenus), une évaluation doit être organisée avec tous les intervenants
pour tirer des leçons de l'expérience.
III - RELATION AVEC LES PARTENAIRES
3.1 - Relation avec les bénéficiaires
L'ONG CREDEL est un outil de développement et d'auto-promotion
communautaire. A cet effet, elle doit toujours veiller à jouer un rôle d'éveilleur,
d’inducteur et d'accompagnateur en vue d'un développement humain durable. En
aucun cas, l'ONG CREDEL ne doit prendre la place, ni jouer le rôle des
communautés à la base. Pour ce faire, l'ONG CREDEL doit toujours utiliser des
techniques et méthodes participatives dans une vision d'implication maximale des
véritables concernés pour éviter de pérenniser sa présence dans ses milieux
d'intervention.
3.2 - Relation avec les partenaires financiers et ou techniques
CREDEL doit veiller à développer son identité personnelle. Elle doit
identifier, concevoir et élaborer des programmes propres qui tiennent bon compte de
sa vision, sa mission, son but et ses objectifs et négocier des partenaires en fonction
de ses programmes de base.
CREDEL doit entretenir des relations assez professionnelles avec ses
partenaires selon les normes administratives requises.
3.3 – Relation avec l’administration publique
L’ONG CREDEL doit respecter les politiques générales et sectorielles du
gouvernement. CREDEL doit apporter sa contribution à l’élaboration des politiques
générales et sectorielles relatives à ses domaines de compétence. Sur le terrain,
CREDEL doit entretenir de bonnes relations de collaboration avec toutes les
structures publiques décentralisées.
IV- GESTION DU PERSONNEL
4.1- Cadre institutionnel
� Le cadre juridique pour la gestion du personnel et pour les relations de
travail est le droit du travail sauf s’il y a des dispositions légales statutaires ou
des dispositions découlant d’une convention de travail contraire ;
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� Le contrat de travail est une condition sine qua non à l’embauche d’un
employé. Il doit être aussi précis que possible. La durée est d’un an
renouvelable ;
� Le directeur exécutif, le secrétaire administratif et les responsables
d’antennes, assurent les tâches de gestion du personnel de l’ONG
CREDEL.
4.2 - Recrutement
� Le recrutement à l’ONG CREDEL doit se faire par un test conduit par un
jury présidé par le directeur exécutif pour les postes d’agents de maîtrise.
Pour le poste de secrétaire administratif et financier, les résultats du jury
sont transmis au Conseil d’administration pour approbation.
� Pour le reste du personnel, la Direction exécutive peut délibérer toute seule.
� Conformément à l’article 24 des statuts, le directeur exécutif est nommé ou
recruté par le Conseil d’Administration.
� Pour chaque poste à pourvoir, un profil détaillé doit être défini pour
orienter les candidats et les organes chargés de la sélection.
� Le processus de recrutement (le test) doit être bien défini dans la
convention collective du travail du personnel de l’ONG CREDEL pour
tous les postes à pourvoir y compris ceux dont la Direction exécutive à
compétence.
4.3 - Droit et devoirs du personnel
Rémunération et avantages
� La rémunération doit être fixée et comparable aux traitements dans des
Institutions similaires ;
� La fixation de la rémunération doit rendre possible l'augmentation annuelle
liée à la performance.
� Les avantages les plus importants à garantir sont :
La protection sociale ;
- Les moyens adéquats du travail ;
Un cadre agréable de travail.
La formation
La formation du personnel est une exigence à l'Organisation. Elle vise
l'amélioration des compétences des cadres. Elle doit être encouragée et
soutenue par l'Organisation.
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La formation est essentiellement de courte durée et peut se faire même à
l'extérieur du pays. L'Organisation doit avoir un plan de formation pour son
personnel cadre.
Chaque année, l'Organisation doit accorder une attention particulière à
l'élaboration d'un budget de formation.
Les obligations
� Le personnel doit accomplir les tâches à lui confiées avec efficacité, conscience,
responsabilité et abnégation ;
� L'évaluation des employés doit être corrective mais pas répressive.
Cependant, le dispositif des sanctions doit être mis en place et appliqué au
besoin. La convention collective du travail du personnel aménage ce système de
sanctions et précise les modalités de son application.
4.4 - Politique salariale
La présente politique porte sur les catégories professionnelles, la grille des
salaires applicables au personnel ; la nature des primes, les indemnités et
avantages à allouer au personnel.
Les catégories professionnelles
Le personnel de l’ONG CREDEL comprend :
� des agents conventionnés ;
� des agents contractuels ;
� des agents en position de détachement.
Le personnel est réparti en trois groupes :
� Groupe I : les cadres (techniciens supérieurs et assimilés, ingénieurs,
�
administrateurs) ;
� Groupe II : les agents qualifiés, de maîtrise et assimilés ;
� Groupe III : les agents d’exécution (manœuvres, ouvriers, chauffeurs,
employés.
La classification
Le personnel du CREDEL est classé dans les différentes catégories de la
classification professionnelle en fonction de leurs qualifications et ou de l’emploi
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qu’il occupe. Chaque catégorie professionnelle comprend douze (12) échelons. Le
personnel évolue par le jeu de l’avancement et de la promotion.
Avancement
L’avancement est le passage d’un échelon inférieur à un échelon supérieur dans la
même catégorie. L’avancement s’effectue par le système de l’ancienneté. Il
s’applique par le pourcentage de 2% après deux années de service et à partir de la
troisième année, de 1% par année supplémentaire de service. Le pourcentage
maximum de la prime d’ancienneté est de 25%.
Le pourcentage s’applique au salaire de base correspondant à la classe du
personnel. L’avancement est constaté le 1er jour suivant la date à laquelle le
personnel remplit la condition d’ancienneté requise. La décision d’avancement est
prise par le directeur exécutif de l'organisation après avis d’une commission
d’avancement composée du :
�
Directeur Exécutif ;
�
du chargé de la gestion du personnel ;
�
du supérieur hiérarchique du personnel.
Promotion
La promotion consiste en un passage d’une catégorie ou échelle inférieure à une
catégorie ou échelle supérieure. Elle peut intervenir :
� à l'issue d'une formation professionnelle qui améliore significativement les
compétences et aptitudes du personnel et utiles à l'organisation ;
�
à la suite de concours professionnels organisés par l'ONG ;
� au choix du Directeur Exécutif sur proposition des chefs hiérarchiques en
fonction de l'ancienneté et des notes annuelles du personnel ;
�
en cas de vacance ou de création de poste.
Pour bénéficier de promotions prévues au 4ème et 3ème point, le personnel doit
avoir occupé pendant au moins trois (3) ans un emploi de la catégorie ou échelle
immédiatement inférieure.
Le personnel promu est reclassé dans sa nouvelle catégorie à l'échelon
correspondant au salaire immédiatement supérieur à l'ancien.
En cas d'augmentation d'échelon, le gain résultant de la promotion ne peut être
inférieure à 3000 FCFA auquel cas l'intéressé bénéficiera d'un avancement
automatique d'échelon.
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Les frais accessoires
a- Les frais de mission
Les frais de mission sont accordés par catégorie de personnel :
� pour les cadres, ils s'élèvent à 18.000F CFA (restauration et hébergement) et
à 8.000F CFA (pour restauration simple) par jour complet ;
� pour les agents de maîtrise, ils s'élèvent à 10.000F CFA (restauration et
Hébergement) et à 4.000F CFA (pour restauration simple) par jour complet ;
� pour les agents d'exécution, ils s'élèvent à 6.000F CFA (restauration et
hébergement) et à 2500F CFA (pour restauration simple) par jour complet.
Les frais de mission ne sont pas obligatoirement à justifier. Mais le
décaissement de la dernière tranche (25%) est conditionné par le dépôt du rapport de
mission.
b- Les frais pendant les stages
Lorsque les nécessités de service l'exigent, le personnel remplissant des
conditions d'instruction générale appropriée peut être désigné pour effectuer des
stages de formations professionnelles, de perfectionnement ou de recyclage soit au
Bénin soit à l'étranger.
Tout stage doit être autorisé par l'Organisation. Pendant la durée du stage, le
stagiaire en plus des éventuels frais de stage perçoit :
� l'intégralité de son salaire ;
� toutes les indemnités prévues et avantages sociaux.
Tout agent qui effectue un stage non autorisé doit démissionner de son poste
ou est considéré comme ayant abandonné son poste. Le stage ne donne pas
automatiquement droit à une promotion.
c- Le détachement
Un personnel de l'ONG CREDEL peut être circonstanciellement détaché
pour des services à un tiers. Dans le cas d'espèce, il perçoit les 2/3 et reverse le 1/3
des honoraires auxquels il a droit.
d - indemnités et primes
� Indemnités pour heures supplémentaires
Le personnel de l'ONG CREDEL a droit à des indemnités d'heures
supplémentaires conformément à l'article 27 de la Convention Collective du travail du
personnel de l'ONG CREDEL. Toutefois, les heures supplémentaires ne donnent
droit à aucune indemnité pour :
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- le Directeur Exécutif ;
- le Secrétaire Administratif ;
- le Responsable Administratif et Financier ;
- le Chargé de Programme ;
- le Chargé de Suivi ;
- les Coordonnateurs d'antennes.
� Indemnité de responsabilité
Une indemnité de responsabilité est allouée mensuellement à tous ceux qui
n'ont pas droit aux indemnités d'heures supplémentaires.
� Moyens de transport
Le Directeur Exécutif bénéficie d'un véhicule de fonction avec dotation de
carburant à hauteur de 20.000F CFA par semaine. Les
autres
cadres,
collaborateurs directs du Directeur pourront être dotés de véhicules de service.
� Prime annuelle de rendement
A la fin de chaque année, il est attribué une prime de rendement aux deux (2)
meilleurs employés de l'année. Le montant de la prime est décidé par le
Directeur Exécutif.
Fait à Abomey-Calavi, le
juin 2008
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