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RÈGLES DE FONCTIONNEMENT INTERNE
1. Rôle du Directeur du STATEC
1.1. Le directeur est le chef administratif du STATEC et il est responsable de la mise en
œuvre de la politique d'information statistique, comprenant la collecte, la production
et la diffusion de l'information statistique, ainsi que la réalisation des études et
travaux de recherche. Dans cette fonction il assume le leadership du STATEC.
1.2. Le directeur fixe les priorités du programme de travail en coordination avec les
membres de la réunion de planification annuelle et en accord avec les obligations
découlant de la législation nationale et européenne.
1.3. Le directeur est responsable de la coordination générale et de l’exécution des
travaux. Il assume également la responsabilité de l’exécution du programme de
travail envers le Conseil supérieur de la statistique et le Ministre ayant l’Economie
dans ses attributions.
1.4. Le directeur représente le STATEC vers l’extérieur et dans les organismes de
statistiques de haut niveau. Il représente le Luxembourg au Comité du système
statistique européen (CSSE).
1.5. Le directeur réalise chaque année des entretiens de développement personnel et
de formation avec ses chefs de division.
1.6. Le directeur établit une description du poste de chacun de ses chefs de division et
la tient à jour annuellement.
2. Composition, rôle et fonctionnement du Comité de direction
2.1. Composition
2.1.1. Le comité de direction se compose du directeur, du directeur adjoint et des
chefs de division.
2.1.2. Est également membre du Comité de direction le chef d’unité ayant sous sa
responsabilité le budget et les ressources humaines.
2.1.3. Les chefs de division absents se font remplacer par leurs adjoints.
2.1.4. Pour des sujets particuliers le Comité de direction peut inviter d’autres agents
du STATEC.
2.2. Rôle et fonctionnement
2.2.1. Le Comité de direction conseille le directeur.
2.2.2. Le Comité de direction discute et coordonne le suivi des affaires courantes au
sein du STATEC et au sein du système statistique national. Il discute les
objectifs à moyen et long terme du STATEC.
2.2.3. Le Comité prépare les réunions de coordination mensuelles (StatCor) et la
réunion de planification annuelle (StatPlan).
2.2.4. A travers les responsables de division le Comité de direction est informé de
tous les faits et évènements pertinents ayant trait aux différentes unités du
STATEC, notamment celles nécessitant des prises de décision urgentes.
2.2.5. Les unités sont informées des décisions du Comité de direction à travers les
réunions de coordination mensuelles (StatCor).
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2.2.6. Le Comité de direction informe l’Association des fonctionnaires et employés
du STATEC (AFES) sur les questions relevant de ses domaines de
compétence.
2.2.7. Les délibérations du Comité de direction sur des questions de personnel ou
tout autre sujet délicat sont confidentielles. Seuls les résultats peuvent être
rendus publics par le directeur.
2.2.8. Le Comité de direction se réunit en principe de manière hebdomadaire.
3. Rôle du chef de division
3.1. Le chef de division gère et motive les chefs d’unité placés sous sa responsabilité
dans un esprit de coopération constructive.
3.2. Le chef de division est responsable de la préparation et de l’exécution du
programme de travail annuel de sa division découlant des obligations de la
règlementation statistique nationale et européenne. Le programme de travail est
élaboré par la réunion de planification annuelle (Statplan) après consultation des
chefs d’unité concernés.
3.3. Le chef de division veille au respect des échéances en matière de transmission et
de communication des données statistiques. Ceci tant au plan national que
supranational.
3.4. Le chef de division participe aux réunions du Comité de direction, à la réunion de
planification annuelle, aux réunions de coordination mensuelles (StatCor), ainsi
qu’aux réunions de coordination de sa division.
3.5. Le chef de division s’assure de l’exécution des articles budgétaires, du respect des
engagements pris, ainsi que des échéances prévues dans les contrats de
recherche et d’études ou dans d’autres domaines qui relèvent de sa compétence
en conformité avec les lettres circulaires et autres instructions existant en la
matière.
3.6. Le chef de division coordonne les unités sous sa responsabilité et informe les chefs
d’unités lors de réunions régulières, au moins à rythme mensuel, respectivement
lors d’entretiens bilatéraux en cas d’urgence.
3.7. Le chef de division informe le Comité de direction des éléments pertinents et des
prises de position de sa division à l’occasion de réunions du système statistique
européen (SSE) ou d’autres réunions internationales et nationales.
3.8. Le chef de division tient son chef de division adjoint informé de tous les éléments
nécessaires pour permettre à ce dernier de jouer son rôle de suppléant en cas de
besoin.
3.9. Chaque année le chef de division réalise des entretiens de développement
personnel avec les chefs d’unité de sa division et établit le plan de formation de sa
division en coordination avec le responsable à la formation du STATEC.
3.10. Le chef de division établit une description du poste de chacun de ses chefs d’unité
et la tient à jour annuellement.
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4. Rôle du chef de division adjoint
4.1. Le chef de division adjoint assiste et conseille le chef de division.
4.2. Le chef de division adjoint est choisi parmi les chefs d’unité de la division.
4.3. Le cas échéant le chef de division adjoint remplace son chef de division au Comité
de direction ainsi que pour toute autre activité du domaine de compétence du chef
de division.
5. Rôle des chefs d’unité
5.1. Le chef d’unité gère et motive les agents placés sous sa responsabilité dans un
esprit de coopération constructive.
5.2. Le chef d’unité conseille et assiste le chef de division.
5.3. Le chef d’unité exécute le programme statistique dans le cadre des travaux qui lui
sont dévolus par le chef de division.
5.4. Le chef d’unité participe aux réunions de coordination mensuelles, à la réunion de
planification annuelle, ainsi qu’aux réunions de coordination de sa division.
5.5. Le chef d’unité coordonne les agents sous sa responsabilité et les informe à
l’occasion de réunions au moins mensuelles.
5.6. Le chef d’unité gère les travaux de son unité en ayant recours au modèle de « timesheet » standardisé du STATEC.
5.7. Le chef d’unité surveille le respect des circulaires et ordres de travail et informe son
chef de division de tout manquement constaté dans l’exécution des travaux d’un de
ses collaborateurs.
5.8. Le chef d’unité gère les horaires de travail et les congés de ses collaborateurs dans
le respect de la législation existante et en fonction des besoins de service, tout en
agissant avec flexibilité quand cela s’impose. En cas de publication importante il
veille à assurer une permanence téléphonique jusqu’à 18 heures.
5.9. En cas de comportement contraire aux devoirs du fonctionnaire prévus au statut
des agents de l’Etat, le chef d’unité prend les mesures y prévues et en informe son
supérieur hiérarchique et le cas échéant le directeur et le responsable des
ressources humaines.
5.10. Chaque année le chef d’unité réalise des entretiens de développement personnel
avec chaque membre de son unité et établit les besoins de formation de ses
collaborateurs en vue de l’établissement du plan de formation par le chef de
division.
5.11. Le chef d’unité établit une description du poste de chacun de ses collaborateurs et
la tient à jour annuellement.
6. Rôle du responsable de cellule
Au cas où une unité dépasse une certaine taille critique en termes de nombre et de diversité
des tâches, l’unité peut procéder, avec l’accord du directeur, à la mise en place d’un niveau
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hiérarchique supplémentaire appelé « cellule » dont le responsable est appelé « responsable
de cellule ». Ainsi la cellule est un élément permettant de structurer davantage les unités.
6.1. Le responsable de cellule conseille et assiste le chef d’unité.
6.2. Le responsable de cellule organise les travaux courants de ses collaborateurs en
coordination étroite avec son chef d’unité.
6.3. Le responsable de cellule informe régulièrement le chef d’unité sur l’exécution de
ses travaux.
6.4. Les responsables de cellule n’apparaîtront pas dans l’organigramme communiqué
vers l’extérieur, mais seulement sur l’organigramme interne au STATEC. Ils ne
participeront ni aux réunions StatCor et StatPlan, ni au Forum des chefs d’unités.
7. Participation, rôle et fonctionnement de la réunion de planification annuelle
(StatPlan)
7.1. Participation
7.1.1. Participent à la réunion StatPlan le directeur, le directeur adjoint, les chefs de
division, les chefs de division adjoints et les chefs d’unité.
7.1.2. Participent également :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
le délégué à l’égalité des chances,
le délégué à la qualité,
le délégué à la formation,
le président de l’AFES,
des invités ad hoc selon les questions transversales traitées.
7.1.3. Le secrétaire de la réunion StatCor participe également en tant que
secrétaire.
7.2. Rôle et fonctionnement
7.2.1. La réunion StatPlan est organisée au courant du mois de décembre.
7.2.2. La réunion StatPlan procède à l’évaluation de l’exécution du programme de
travail de l’année révolue et à l’établissement du programme statistique, de celui
des analyses et études pour l’année, respectivement les années à venir.
7.2.3. Les décisions de la réunion StatPlan sont communiquées au Ministre ayant
l’Economie dans ses attributions et au Conseil Supérieur de la Statistique.
7.2.4. Le planning annuel se penche aussi sur toute question horizontale concernant
le fonctionnement du STATEC, et plus particulièrement sur les conditions de
travail des agents.
8. Participation, rôle et fonctionnement des réunions de coordination mensuelles
(StatCor)
8.1. Participation
8.1.1. Participent aux réunions, le directeur du STATEC, le directeur adjoint du
STATEC, les chefs de division, les chefs de division adjoints et les chefs d’unité.
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8.1.2. Participent également :
i. toute personne invitée à participer pour des sujets ad hoc figurant à
l’ordre du jour,
ii. le secrétaire,
iii. le délégué à la qualité.
8.2. Rôle et fonctionnement
8.2.1. Les réunions StatCor visent à assurer la cohérence des activités du STATEC
vers l’intérieur comme vers l’extérieur. Les réunions doivent garantir une vue
d’ensemble des activités du STATEC. Elles examinent les projets courants,
d’éventuels problèmes et les solutions à mettre en œuvre dans le respect du
code de bonnes pratiques de la statistique européenne.
8.2.2. Lors des réunions StatCor le Comité de direction informe les chefs d’unités
des décisions non confidentielles prises lors des réunions du Comité de
direction.
8.2.3. Le Forum des chefs d’unité informe sur les discussions et propositions
élaborées lors de ses réunions.
8.2.4. Ces réunions seront aussi un lieu d’échange d’informations et de méthodes.
L’esprit de ces réunions sera celui d’une approche mutualiste, coopérative,
dépassant les intérêts particuliers des unités et des divisions.
8.2.5. Les réunions StatCor font le suivi de l’exécution du programme de travail
annuel fixé lors de la réunion de planning annuel.
8.2.6. Les réunions StatCor sont le lieu privilégié pour construire et garantir la
cohérence des activités entre divisions.
8.2.7. Les réunions StatCor se déroulent à un rythme mensuel ; elles sont présidées
par le directeur (ou son représentant) qui est assisté par un secrétaire. Les
comptes rendus validés sont publiés sur l’Intranet.
9. Le Forum des chefs d’unité
9.1. Le Forum des chefs d'unité du STATEC constitue une plate-forme informelle pour
échanger des informations, pour discuter des sujets et problèmes liés à la fonction
du chef d'unité ainsi que pour mener des réflexions sur l’évolution du STATEC et
l’optimisation des processus de travail.
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