OFFRE D`EMPLOI# - mediacongo.net
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Catholic Relief Seruices-USCCB 12 Bis, Avenue Nyembo Quartier Socimat Faith. Action. Results. Kinshasa/Gombe, R.D. Congo Telephone: O99 I 00 95 00 E-mail : [email protected] CATHOLIC RELIEF SERVICES OFFRE D'EMPLOI# 20t16 CgaRGE DES CoNTRATS Titre du poste : Lieu d'Affection Supervis6 par : Type de contrat : Chargd des Contrats Lu bu mbash i A ddterminer : CDD R6sum6 du poste : Catholic Relief Services met en euvre !'engagement des Ev6ques des Etats-Unis d'assister les populations d6munies et vuln6rables i l'6tranger. Notre identit6 catholique est au ceur de notre mission et de nos op6rations. Notre personnel et nos partenaires sont compos6s de personnes de toutes confessions et traditions s6culaires qui partagent nos valeurs et notre engagement servir les n6cessiteux. i Etant une organisation qui adopte une approche hotistique de secours et de d6veloppement, CRS vise I'excellence dans tout ce qu'elle fait. Pour atteindre l'6chelle et la qualit6 requises par nos aspirations, nous nous concentrons sur l'augmentation de notre efficacit6 et de notre influence par I'approfondissement de notre expertise et la performance i un niveau international dans les trois Domaines Strat6giques du Programme suivants (DSP): I'lntervention d'urgence et de redressement, les Moyens de subsistance agricoles et la Sant6. CRS a en outre identifi6 les comp6tences de base suivantes en vue d'une culture plus profonde et des investissements strat6giques : L) Suivi et Evaluation, Redevabilit6 et Apprentissage (SERA), 2) Solutions ICT4D pour I'assistance humanitaire et de d6veloppement, 3) Cotlaboration et Support des partenaires, 4) Gestion de la marque au niveau international et 5) I'int6gration de la justice et consolidation de la paix. Notre strat6gie fait appe! i une culture organisationnetle caract6ris6e par un ensemble d'attributs qui 6tablissent les normes, les attentes et l'6thique de CRS. parmi ceux-ci figurent, entre autres : l'excellence et la redevabilit6 op6rationnelles pour les r6suttats. CRS travaille i travers !a RDC et est bas6e dans les villes suivantes : Kinshasa, Kananga, Lodja, Dungu, Ango, Goma, Bukavu, Kalemie, Lubumbashi. Le Cha196 des contrats apporte son soutien i i travers I'orientation diff6rentes 6tapes de la gestion des savoir le d6veloppement de la proposition, le ddmarrage, la mise en @uvre, !a cl6ture la gestion au niveau nationat et son support dans les questions li6es aux contrats i contrats, i et les legons apprises ainsi que la revue aprds mise en @uvre. Le Charg6 des Contrats est 6galement responsable (i) des aspects de la conformit6 de t'ensemble des CRS / RDC sur les contrats en cours ; (ii) de collaborer avec les partenaires actuels et futurs sur l'6tat de pr6paration de contrat ; (iii)jeter les bases pour permettre 6RS/RDC de g6rer de grands contrats i l'avenir. i ll apportera 6galement son support au Programme Pays RDC dans la pr6paration et la soumission avec succds des Appels d'offres (RFP) et la mise en @uvre ult6rieure de contrats, contrats de sous-traitance, subventions en vertu des contrats (GUCs), consultance et contrats de fournisseur dtablis en vertu de I'acquisition. En outre, le titulaire du poste travaillera en vue d'augmenter la capacit6 de g6rer de manidre proactive les diff6rentes politiques et normes de l,agence et des donateurs li6es I'acquisition. i titulaire du poste travaillera en partenariat avec le TA Contracts r6gional selon le besoin pour assurer un soutien sans faille au niveau r6gional et national sp6cifique. lls travaitleront 6galement ensemble sur des initiatives li6es i I'administration des Contrats et les Communautes de Le Pratique. Le Charg6 des contrats travaillera en 6troite collaboration avec le TA Controcfs r6gional de CARO en vue de veiller i ce que les politiques et les proc6dures d'acquisition de l'agence soient bien comprises dans le Programme Pays, tout en fournissant des commentaires et des mises i jour au CARO sur des questions contractuelles au niveau r6gional. Le titulaire du poste fera large diffusion des initiatives et outils de pr6paration des Contrats dans le programme pays pour assurer la coh6rence. Principales Responsabilit6s : Elaborer des propositions des contrats et d'autres nouvelles activit6s d,affaires o ' o Examiner des sollicitations des clients, participer i l'6laboration des questions i soumettre et de la strat6gie budg6taire pour les propositions en fonction de ta taille ou de la complexit6 de la proposition, il peut g6rer ces t6ches de fagon autonome ou avec des degr6s vari6s d'orientation et de contr6le. Elaborer des budgets complexes. ll peut 6galement effectuer la revue des budgets 6labor6s par d'autres membres de l,6quipe. Aider ) l'6laboration du volume de la proposition des co0ts /d'affaires complets pour pr6sentation aux clients. Participer aux revues d'attribution et au d6marrage de nouveaux projets. ll peut fournir des orientations sur les termes et conditions du contrat l'6quipe du programme en fonction du type et de la complexit6 de I'attribution. Soutenir le TA Contracts dans l'administration g6n6rale des contrats des projets au sein du portefeuille de la RDC, y compris la pr6paration des contrats de consultant et de fournisseur, contrats de sous-traitance et des subventions en vertu des contrats' Diriger les correspondances soumettre au client pour approbations, renonciations, notifications de financement, demandes de modification, etc. Aider la revue et la pr6paration des budgets pour les modifications des contrats et i i i 16unions avec les clients. Administration des contrats o o o . Fournir des orientations, le soutien et la formation n6cessaires i diff6rentes 6tapes de la gestion des contrats, savoir l'6laboration de la proposition, le d6marrage, la mise en @uvre, la cl6ture et les legons apprises ainsi que la revue aprds mise en @uvre. Aider CRS/RDC dans I'organisation et la facilitation des 6v6nements de d6marrage r6ussis. Jouer le r6le de responsable des questions li6es ir la communaut6 de pratique pour le personnel des projets et des op6rations impliqu6 dans I'administration et la gestion des contrats. Le cas 6ch6ant, assurer la liaison entre le Gestionnaire de Programme de la RDC avec ceux 6tablis dans d'autres pays et r6gions, ainsi qu'avec l'6quipe IDEA au QG. Elaborer et partager des faits saillants / mises i jour p6riodiques sur les legons apprises i de I'administration et de la gestion des contrats. Administration des contrats de sous-traitance . o o o Elaborer des documents d'attribution de sous-traitance et de sous-subvention conformes aux exigences des donateurs et aux moddles standard de CRS et travailler en 6troite collaboration avec les 6quipes CARO et IDEA pour ex6cuter des contrats de sous-traitance et de sous-attributions de qualit6. Administrer le cycle complet des activit6s de gestion des sous-attributions de sollicitation i la cl6ture, en passant par la s6lection, l'6valuation pr6-attribution, n6gociation, Ies visites de suivi / de conformit6, pour tout contrat au sein de CRS/RDC. la Utiliser le systdme Gateway (Salesforce) et les systdmes comptables (SUN et JDE) de CRS pour l'6mission et la gestion des sous-attributions. Veiller i ce que tous les documents requis soient disponibles et stock6s conform6ment aux politiques de CRS. Superviser la gestion du budget des pools de sous-attribution des projets en collaboration avec le Directeur des Finances. Travailler en 6troite collaboration avec le Directeur des finances pour assurer le d6caissement et la liquidation exacts et opportuns des d6penses de la sous-attribution. Assurer la formation en temps opportun des b6n6ficiaires et du personnel de CRS pour les aider i comprendre et i se conformer pleinement aux normes du client. D6velopper des mat6riels de formation et ex6cuter des formations sur une base r6gulidre avec des partenaires b6n6ficiaires ainsi qu'avec le personnel de conformit6 et du programme de i o la CRS RDC. o o . Veiller i ce que les syst6mes de bureau pour l'administration des subventions et des contrats soient maintenus et que des rapports r6guliers soient transmis au TA Controct r6gional. Attribuer et administrer les contrats de sous-traitance (s) et de consultance dans le cadre d'acquisition n6cessaire pour appuyer les programmes et projets locaux. Appuyer !a cl6ture des contrats de sous-attributions et de fournisseurs dans le cadre des m6canismes d'acquisition. Legons apprises o & Revue aprEs mise en @uvre Cr6er et maintenir une base de donn6es sur les legons apprises de chaque sous-traitant, ainsi qu'une base de donn6es g6n6rale sur o o la mise en euvre des m6canismes d'acquisition. En collaboration avec le TA Controcts, initier les revues aprds mise en euvre avec le personnel du projet de la RDC ainsi que tous les partenaires en vue de recueillir des informations sur les meilleures pratiques et les legons apprises. Maintenir une base de donn6es des Rapports de Performance Pass6s (RPP) de tous les contrats. Autres responsabilit6s o . o o o o o o o Utiliser des outils pour 6valuer !'6tat de pr6paration des Contrats de CRS/RDC et des partenaires potentiels sur une base continue. Recommander des mesures susceptibles de rem6dier aux lacunes et faiblesses identifi6es. Veiller 6galement i ce que ce type d'apprentissage soit largement partagd au sein du Programme Pays et au-deli. ldentifier les probldmes ou les risques potentiels et prendre des d6cisions 6clair6es sur !a fagon de rem6dier i la situation, le cas 6ch6ant communiquer avec !e responsable hi6rarchiq ue appropri6. Effectuer d'autres tiches budg6taires ou analytiques qui lui sont assign6es. Promouvoir et cultiver un milieu de travail inclusif qui favorise la cr6ation de possibilit6s, I'entraide, le renforcement de Ia confiance, I'innovation, et !e d6passement des attentes. Coordonner et r6aliser !'examen des finances et de la conformit6 ainsi que les missions de cl6ture, r6diger des rapports et formuler des recommandations et de meilleures pratiques aux 6quipes de projet. Suivre l'6tat des recommandations formul6es aux 6quipes de projet de diverses missions, y compris les missions de d6marrage. Proposer et d6velopper des outils ou des processus novateurs pour rationaliser les activit6s ou combler les lacunes en vue d'appuyer la conformit6 de l'6quipe des finances et/ou de l'6quipe de projet. Jouer le r6le de point focal en matidre de conformit6 de contrats pour CRS/RDC. Effectuer d'autres t6ches et responsabilit6s qui lui seront requises. comp6tences g6n6rales requises pour tout le personnet de I'Agence Ces comp6tences sont ancr6es dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilis6es par chaque membre du personnel pour s'acquitter de ses responsabilit6s et atteindre les r6sultats souhait6s. Servir avec int6grit6 G6rer/diriger par I'exemple Cultiver des relations constructives Promouvoirl'apprentissage o o r o Principales relations de travail lnternes: Repr6sentants pays, 6quipes de conformit6 et des finances de CRS/RDC, Responsable de d6veloppement des affaires, Responsable des programmes, Repr6sentants pays adjoints, personneldu programme pays et des op6rations, personnel r6gionalde CARO plus pr6cis6ment le TA Controts, D6partements d, eG, notamment I,lDEA. Externes: Les donateurs, les consultants, les partenaires potentiels Qualifications Un dipl6me de Maitrise en finances, comptabilit6, administration des affaires, 6conomie, commerce international ou une exp6rience pertinente, pr6f6r6. o Une exp6rience minimum de trois ans dans te domaine de la conformit6 financidre pour les contrats de I'usAtD / gouvernement f6d6ral, et une bonne ma?trise de FAR, AIDAR, ADS et 2 CFR 200. Une expdrience minimum de cinq ans dans la gestion des contrats usG, la v6rification ou la comptabilit6 est pr6f6r6e, ainsi qu'une exp6rience pertinente avec Ies orga n isations multilat6rales. Une exp6rience minimum de trois ans dans la gestion d'attribution de contrats, avec une exp6rience dans la nouvelle tarification des affaires et la gestion du budget Solides comp6tences analytiques et capacit6 i travailler avec les systdmes et te personnel financiers et comptables, le personnel des RH et des politiques, etc. Connaissances des logiciels d'audit ou de comptabilit6 et/ou des m6thodes d'6chantillonnage statistique, pr6f6r6es. Des connaissances pr6alables de JD Edwards, sun systems, etc., pr6f6r6es. Aptitude av6r6e communiquer clairement et de manidre concise tant oralement que par 6crit. Aptitude av6r6e suivre des pratiques et des proc6dures standard, recevoir une instruction g6n6rale et 6tre supervis6 sur I'avancement des travaux, et apporter une contribution significative i la r6alisation des r6sultats poursuivis. Capacit6 i s'acquitter de plusieurs tdches et de g6rer efficacement son temps. Capacit6 i travailler de fagon autonome et en 6quipe. Faire preuve de leadership, polyvalence et int6grit6. o o o o o o o o o o o i i formation et Capacit6 av6r6e dans le renforcement des capacit6s et la fourniture d'une partenaires d,une assistance technique, et une exp6rience dans la collaboration avec des confessionnels. Autonome, avec de solides comp6tences organisationnelles et de planification. o o Exigences physiques I Environnementales pouvant avoir des 6quipements Le poste exige des d6placements dans certaines zones de la DRC lorsque limit6s, ainsi que la participation a des conf6rences et des ateliers internes et externes, req u is. Langue 6trangEre requise Excellentes comp6tences en communication orale et 6crite en frangais et en anglais sont req uises. Non-exhaustivit6 de la description de poste comp6tences, efforts, La pr6sente description de poste ne constitue pas une liste exhaustive des devoirs et responsabilit6s associ6s i ce poste. @ politique regoit toutes les candidotures sans distinaion de religion, d'opportenonce ou de sexe. o Les condidatures fdminines sont encourag6es a Les proc€dures de recrutement et de sfllection de CRS reftdtent notre engagement d prend prot1ger les enfonts et les adultes vulnirables contre les obus et l'exploitotion. CRS toutes oll1gotions tris sirieusement. L'abus ou l'exploitation d'enfonts ou d'odultes vulndrables peut entrdiner un renvoi imm€diot. Le CRS candidatures reprendront obligatoirement le num6ro de l'offre et devront le comprendre un curriculum vitae, une lettre de motivation adress6e i Monsieur des copies professionnelles, Repi6sentant R6sident de CRS en RDC, trois r6f6rences dipl6mes, certificats attestations de services rendus' Les dossiers de Les dossiers sont i d6poser i la r{ception du Nyembo, Quartier Socimat dans CRS e Kinshasa sise au n" 12bis, Avenue la Gombe ou 6lectroniquement a [email protected] au plus tard le 15 novembre 2016 a 17h00 ' por courrier Seuls les candidots pr6s6lectionn6s seront contact€s par t6l6phone ou individuel. Fait iI ffi La Dire w e 2016 Catholic Relief Services-USCCB 12 Bis, Avenue Nyembo Quartier Socimat Kinshasa/Gombe, R.D. Congo Telephone: O99 I 00 95 00 Faith. Action. Results. E-mail : [email protected] CATHOLIC RELIEF SERVICES JOB ADVERTISEMENT # 20tl 6 CoNTRACTS OTUCER JOB TITLE: DEPARTMENT: LOCATION: TYPE OF CONTffiQ1. REPORTS TO: Contracts Officer DRC Lubumbashi CDD (l year) TBD Job Summary: Catholic Relief Services carries out the commitment of the Bishops of the United States to assist the poor and vulnerable overseas. Our Catholic identity is at the heart of our mission and operations. We welcome as part of our staff and as partners people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment toierving thor. in need. As an organization that takes a holistic approach to relief and development, CRS strives for excellence in all that we do. To reach the scale and quality required by our aspirations, we focus on increasing our effectiveness and influence by deepening our expertise and performing at a world-class level in the following three Strategic Program Areas lSirer;r Emergency Response and Recovery, Agricultural Livelihoods and Health. CRS has further ideniified tfrJ fodowir!.o.. competencies for deeper cultivation and strategic investments: 1) Monitoring and Eval;tion, Accountability and Learning (MEAL), 2) ICT4D Solutions for Humanitarian;d Developmeni Assistance, 3) Partner Collaboration and Support, 4) Global Brand Management, and 5) Justice and Peacebuilding Integration. Our strategy calls for an organizational culttpe characterized by a set of attributes that establishes the norms, expectations and ethos of CRS. These include, u*org others: operational Excellence and Accountability for outcomes. CRS works across DRC and is based in the following cities: Kinshasa, Kananga, Lodja, Dungu, Ango, Goma, Bukavu, Kalemie, Lubumbashi. The Contracts Officer assists the country level management through guidance and support in contracts related matters at the various stages of contracts management, i.e. proposal development, start up, implementation, close-out and after action learning and review. The Contracts Officer is also responsible for (i) compliance aspects of all of CRS/DRC's on going contracts; (ii) working with current and future partners on contract readiness; (iii) layini thI foundation for GRS/DRC to take on larger contraits in the future. will also be provided to the DRC Country Program in preparing for and successfully submiuing Request for Proposals (MPs) and the subsequent implementation of contracts, Support subcontracts, grants under contracts (GUCs), consultancy and vendor agreements issued under acquisition. Additionally, this position, will work to increase capacity to proactively manage various agency and donor policies and standards related to acquisition. This position will work in partnership with the regional TA Contracts as needed to ensure seamless support at the regional and country specific level. They will also work together on initiatives related to the Contract Administration & Management Communities of Practice. The Contracts Officer will work closely with CARO's regional TA Contracts to ensure that agency acquisition policies and procedures are well-understood in the CP, while providing feedback and updates to CARO on regional contracting matters. This position will disseminate agency wide contract readiness initiatives and tools within the CP to ensure consistency. Primary Responsibilities include: Contracts Proposal Development and other New Business Activities o . o o o Review client solicitations, participates in the development of questions to be submitted, as well as the budget strategy for proposals - depending on size or complexity of proposal, may handle these tasks independently or with varying degrees of guidance and oversight. Develop complex budgets and may do peer review on budgets for other team members. Assist with the development of the fuIl cost/business proposal volume for submission to clients. Participate in award reviews, and stafi-up of new projects, may provide guidance on contract terms and conditions to program teams depending on award type and complexity. Support the TA Contracts in general contract administration of projects within the DRC portfolio, including preparation of consultant and vendor agreements, subcontracts, and grants under contracts. Lead correspondence for submission to the client for approvals, waivers, funding notifications, modifi cation requests, etc. Assist in the review and preparation of budgets for contract modifications and client meetings. Contracts Administration o o o Provide guidance, necessary support and training at the various stages of Contracts Management, i.e. proposal development, start up, implementation, close-out and after action learning and review. Assist CRS/DRC in organizing and facilitating thorough start-up events. Serve as CRS/DRC's lead for the Community of Practice for Project and Operations staff involved in contract administration and management. If applicable, link DRC's CoP/PM with those established in other regions and countries, as well as with the IDEA team in HQ. o Develop and share periodic highlights/updates on and lessons learned Administration and Management. in Contracts Sub-award Administration . . o o o o o o Develop subcontract and sub-grant award documents compliant with donor requirements and CRS standard templates and works closely with the CARO team and IDEA teams to execute quality sub-awards. Administer the full cycle of sub-award management activities beginning from solicitation through selection, pre-award assessments, negotiation, monitoring/compliance visits, and closeout for all contract within CRS/DRC. Utilize CRS' Gateway (Salesforce) and accounting systems (SUN and JDE) for sub-award issuance and management. Ensure that all required documentation is available and stored as per CRS policies. Oversee budget management of projects' sub-award pools working with the Finance Manager. Work closely with the Finance Manager to ensure accurate and timely disbursement and liquidation of sub-award expenses. Ensure timely training of grantees and CRS staffto understand and comply fully with client standards. Develops training materials and carries out regular hainings with grantee partners as well as CRS DRC compliance and program staff. Ensure that office systems for grants and contracts administration are maintained and that regular reports are provided to the RTA contract. Award and administer sub-contract(s) and consultant agreements under acquisition necessary to support local programs and projects. Support closeout of sub-awards and vendor agreements under acquisition mechanisms. After Action Learning and Review o o o Create and maintain a database on lessons learned on each subcontractor as well as a general database on implementation of acquisition mechanisms. In collaboration with TA Contracts initiate after action reviews with DRC project staff as well as any partners to gather information on best practices and lessons learned. Maintain a database of past performance reports (PPRs) of all contracts. Other Responsibilities o e o o Use tools to assess CRS/DRC as well as potential partner's contract readiness on an ongoing basis. Recommend actions to address identified gaps and weaknesses. Ensuring also this kind of learning is widely shared within the CP and beyond. Identify issues or potential risks and make informed decisions on how to address the situation, communicating when appropriate with the appropriate line manager. Perform other budgeting or analytical tasks, as assigned. Foster and demonstrate a workplace inclusive of creating opportunity, serving others, building trust, innovation, and exceeding expectations. . o o o o Coordinate and perform finance and compliance review and closeout assignments, drafts reports, and provide recommendations and best practices to project teams. Track the status recommendations presented to project teams from various assignments, including start-up assignments. Propose and develop innovative tools or processes to streamline activities or fill gaps to support the Finance team and/or project team compliance. Act as compliance focal point for Contacts for CRS/DRC. Performs other duties and responsibilities as required. of Agency-wide Competencies (for all Staff) These are rooted in the mission, values and guiding principles of CRS and used by each staff member to fulfill hisftrer responsibilities and achieve the desired results. Serves with Integrity Models Stewardship Cultivates Constructive Relationships Promotes Learning o o o o Key Working Relationships Internal: Country Representatives, CRS/DRC compliance and finance teams, business development officer, Head of programs, Deputy Country Representatives, Country Program and Operations Staff, CARO regional staff especially TA Contracts, HQ Departments, most notably IDEA. External: Donors, Consultants, potential partners Qualifications o Master's degree or equivalent experience required in finance, accounting, business administration, economics, or international business preferred. o Minimum of three years' experience in financial compliance for USAID/Federal government contracts, and well-versed in the FAR, AIDAR, ADS and 2 CFR 200. o Minimum of five years' experience with USG contract management, audit or accounting preferred, as well as some experience in working with multilateral organizations. o Minimum of three years of award management experience, with new business pricing and o o o o o o o budget management experience Strong analytical skills and ability to work with finance and accounting systems and staff, HR staff and policies, etc. Knowledge of audit or accounting software and/or statistical sampling methodologies preferred. Prior knowledge of JD Edwards, Sun Systems, etc. preferred. Demonstrated ability to communicate clearly and concisely both orally and in writing. Demonstrated ability to follow standard practices and procedures, receive general instruction and supervision on work progress, and make significant contribution to end results. Able to multitask and manage time effectively. Able to work both independently and as part of a team. o o o Demonstrated leadership, versatility, and integrity. Demonstrated ability in building capacity and providing training and technical assistance, and experience working with church partners. Self-guided, strong organizational and planning skills. Physical RequirementslEnvironment The position requires some travel within DRC in some areas that can have limited amenities, well as attendance at internal and external conferences and workshops, when requested. as Foreign Language Required Excellent English and French language oral and written communication skills required. Disclaimer Clause This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. o Le CRS regoit toutes les candidatures sdns distinction de religion, d'oppartenance politique ou de sexe, e Les candidatures ldminines sont encourogdes procAdures de recrutement et de s€leaion de CRS relldtent notre engagement d protdger les enlants et les adultes vulnirables contre les abus et l'exploitation. CRS prend toutes alligations trEs s6rieusement. L'abus ou I'exploitation d'enfonts ou d'adultes vulndrables peut entrainer un renvoi o Les immidiat. Les dossiers de candidatures reprendront obligatoirement Ie numdro de l'offre et devront comprendre un curriculum vitae, une lettre de motivation adress6e i Monsieur Ie Repr6sentant R6sident de CRS en RDC, trois rdf6rences professionnelles, copies des dipl6mes, certificats attestations de services rendus. d6poser i la r6ception du CRS i Kinshasa sise au n'12bis, Avenue Nyembo, Quartier Socimat dans la Gombe ou 6lectroniquement i [email protected] au plus tard le 15 novembre 2016 a 17h00'. Les dossiers sont i Seuls les candidats pris€lectionnds seront contoctis par tdldphone ou por courrier individuel. Fait a Kinshasa le 2 nove La Direction Ucd REPRESENTANT RESIDENT