Embaucher dans une association

INFO PRATIQUE N° VII :
Les formalités d’embauche et le Chèque
Emploi Associatif
Quelles sont les formalités d’embauche pour une
association ?
Déclaration à l’URSSAF
Pour embaucher un premier salarié, une association
à but non lucratif (loi 1901) doit s’immatriculer au
répertoire national des entreprises de l’INSEE via la
déclaration de création d’une association employeur de
personnel auprès de l’URSSAF, qui tient lieu de centre
de formalités des entreprises (C.F.E.) pour les
associations.
Lors de son immatriculation, l’association se voit
attribué par l’INSEE plusieurs identifications :
- Un Code A.P.E. (Activité Principale Exercée), en
référence à la nomenclature statistique nationale
d’activités française (N.A.F. rév.2, en vigueur depuis
2008),
- Un numéro de SIREN, qui permet d’identifier
chaque personne morale, et un numéro de SIRET, qui
identifie chaque établissement de la même association,
inscrits dans le répertoire SIREN.
Le code A.P.E. (ou code NAF) permet d’identifier
la branche d’activité de l’association et doit figurer de
façon obligatoire sur de nombreux documents,
notamment les bulletins de salaire.
Le répertoire SIRENE enregistre toutes les
entreprises ou associations et leurs établissements,
quels que soient leur forme juridique et leurs secteurs
d’activité.
Les associations n’ont pas d’obligation légale
d’inscription au répertoire SIRENE, sauf si elles
emploient du personnel, exercent des activités qui
entraînent paiement de la TVA ou de l’impôt sur les
sociétés ou reçoivent des subventions publiques.
De même, il est possible d’effectuer en ligne toute
déclaration de modification de situation (dénomination,
adresse du siège ou des autres établissements) ou
d’activité pour les associations employeurs.
Déclaration Unique d’embauche (D.U.E.) ou
chèque emploi associatif (C.E.A.)
Une fois munie des numéros de SIREN et
SIRET, l’association peut embaucher un salarié au
moyen de la Déclaration Unique d’Embauche
(D.U.E.), utilisable par tout employeur, quel que
soit le secteur d’activité, les conditions d’exercice
de la profession, et la durée d’engagement, pour
toute embauche d’un salarié relevant du régime
général de la Sécurité Sociale.
La D.U.E. doit être effectuée avant la prise de
fonction ou le début de la période d’essai, au plus
tôt 8 jours avant la date d’embauche.
Si l’association n’employait pas de salarié
auparavant, la première D.U.E. déclenche
l’ouverture d’un compte employeur auprès de
l’URSSAF.
Par ailleurs, une association qui emploie moins
de neuf salariés équivalent temps plein dans l’année
peut recruter de manière simplifiée au moyen du
Chèque Emploi Associatif (C.E.A.), qui permet
d’accomplir l’ensemble des formalités : embauche,
déclaration sociales, bulletins de salaire …
Chèque Emploi Associatif
- Principe
- Associations concernées
- Comment obtenir un carnet « Chèque Emploi
Associatif »
- Comment utiliser le Chèque Emploi
Associatif ?
Principe
Le chèque Emploi Associatif (C.E.A.) permet à une
association qui emploie un salarié de s’acquitter dans
un seul et même acte du paiement de ses salaires et de
l’accomplissement
des
formalités
obligatoires
suivantes :
* Déclaration d’embauche
* Etablissement du contrat de travail
* paiement des cotisations sociales (Assurances
maladie, assurances chômage, retraite et prévoyance)
* Etablissement du bulletin de salaire destiné au
salarié.
Associations concernées
L’association doit avoir au plus 9 salariés au cours
des 12 derniers mois.
- le choix d’un service de santé du travail de
référence.
A savoir :
Ces démarches initiales pouvant se révéler
relativement
complexes,
l’association
peut
demander à sa banque de l’accompagner dans leur
réalisation, en jouant un rôle d’intermédiaire
facilitateur.
Comment utiliser le Chèque Emploi Associatif ?
Identification du salarié : www.cea.urssaf.fr
Avant son embauche, l’association déclare
l’identité de chaque nouvelle personne employée en
utilisant les services en ligne ou les imprimés
« identification des salariés » fournis par le centre
national Chèque Emploi Associatif.
Gestion des droits des salariés
Le salarié doit donner son accord
La relation employé – employeur ne doit pas entrer
dans le champ du spectacle occasionnel.
Comment obtenir un carnet « Chèque Emploi
Associatif »
Les carnets Chèque Emploi Associatif sont remis
aux associations par leur banque après qu’elles aient
adhéré de façon formelle au dispositif.
* Si l’association est déjà employeur :
L’association peut au choix :
- Souscrire en ligne au dispositif, avec son
identifiant URSSAF
- Remettre à sa banque le formulaire téléchargeable
de demande d’adhésion dûment rempli
* Si l’association effectue sa première démarche
d’embauche :
L’association doit prendre contact avec le centre
national Chèque Emploi Associatif afin de réaliser, en
plus de la demande d’adhésion, différentes opérations
dont :
- l’obtention de son N° SIRET, si l’association n’en
dispose pas encore,
- l’ouverture de dossier d’affiliation à une caisse de
retraite et prévoyance,
- la détermination des accords et conventions
collectifs impactant la relation employeur-employé,
- l’examen des obligations relatives à la taxe sur les
salaires et aux taxes d’apprentissage ou de formation
professionnelle continue
L’association émet des chèques successifs dont
les montants correspondent à la rémunération nette
des heures travaillées par le salarié augmentée
d’une indemnité de 10 % valant paiement des
congés payés.
L’association remet ces chèques directement au
salarié, qui les encaisse sur son compte bancaire
personnel.
L’association déclare au centre national chèque
emploi associatif le nombre d’heures travaillées et
les montants de rémunération en lui adressant les
« volets sociaux » attachés aux chèques émis.
Le salarié reçoit ensuite pour chaque chèque
une attestation valant bulletin de paie, que lui
envoie directement le centre national Chèque
Emploi Associatif. Le salarié reçoit en outre, une
fois par an, une attestation récapitulative.
Le salarié ne reçoit ni chèque, ni attestation
valant bulletin de paie pour les périodes où il a pris
des congés car les rémunérations en rapport sont
déjà prise en compte dans les autres chèques et
attestations.
Attention : L’association n’est pas dispensée
d’établir elle-même l’attestation d’employeur à
remettre au salarié lorsque la relation employeuremployé cesse (licenciement, démission, fin de
contrat, etc …) et destinée à Pôle Emploi pour le
calcul des droits aux allocations d’assurances
chômage.
Gestion des cotisations
L’association s’acquitte des cotisations sociales
dues par le salarié et par elle-même sur présentation
des factures que lui présente le centre national
Chèque Emploi Associatif.