manuel utilisation - Caisses Sociales de Monaco

Transcription

Caisses Sociales de Monaco - Déclarations de Salaires
DIDACTICIEL
Version 3.2
Table des matières
Les différentes étapes
1
Saisie des déclarations du mois courant....................................................... 2
Saisie ................................................................................................ 2
Insertion de lignes ............................................................................ 5
Suppression de lignes....................................................................... 7
Saisie des déclarations sur des mois antérieurs au mois courant ................. 8
Création feuille de saisie sur mois antérieur .................................... 8
Suppression de feuille ...................................................................... 9
Impression du coupon et télétransmission du fichier................................. 11
Impression de la liste des employeurs ........................................... 12
Télétransmettre un fichier .............................................................. 12
Télétransmettre plusieurs fichiers (cabinets comptables) .............. 15
Autres opérations
16
Recherche................................................................................................... 17
Impression des déclarations ....................................................................... 18
Personnalisation et paramètres................................................................... 19
Changement des taux de cotisations .............................................. 22
Tri par ordre croissant................................................................................ 24
Import de fichier ........................................................................................ 25
Format du fichier à importer .......................................................... 26
Cas des personnes qui traitent plusieurs employeurs................................. 28
Traitement d’un nouvel employeur................................................ 28
Changement d’employeur.............................................................. 30
Suppression d’un employeur.......................................................... 32
Particularités de Windows Vista
33
Macro désactivées. ..................................................................................... 33
Affichage de la barre d’outils personnalisée des déclarations de salaires . 34
Aide en ligne
35
Aide contextuelle ........................................................................... 35
Assistance
37
Table des matières • i
Les différentes étapes
La saisie mensuelle des déclarations de salaires se fait suivant les
étapes ci-dessous :
•
Saisie de la déclaration du mois courant.
•
Saisie éventuelle de déclarations qui portent sur des
mois antérieurs au mois courant.
•
Impression du coupon récapitulatif, enregistrement de la
déclaration de salaires.
•
Impression de la liste des employeurs (Si plusieurs
employeurs).
Les différentes étapes •1
Saisie des déclarations du mois courant
Saisie
Avant de saisir les différentes lignes de déclaration il faut initialiser
la feuille de saisie pour le mois courant. Pour effectuer cette
opération vous pouvez :
- soit activer l’option menu “Période / Mois en cours...”
Dans la boîte de dialogue affichée entrez le mois sous la forme
MM/SSAA (MM= Mois, SS=Siècle, AA=Année) :
Cliquez sur le bouton OK pour valider.
- soit cliquer sur le bouton “Nouvelle période ”de la barre
d’outils
Dans la boîte de dialogue affichée :
- entrez le mois sous la forme MM/SSAA (MM= Mois,
SS=Siècle, AA=Année)
- cochez l’option “ Mois en cours ”
Une boîte de message s’affiche pour vous avertir que la partie
droite de la feuille de saisie du mois courant (SALAIRES et
ELEMENTS DE L’ACTIVITE) sera remise à blanc. Les
éventuelles feuilles de déclarations complémentaires sur les mois
antérieurs seront supprimées.
Vous êtes prêt à saisir les lignes de déclaration de salaires. Pour
cela déplacez-vous sur la feuille de saisie à l’aide du curseur grâce
aux touches de déplacement “gauche, droite, haut, bas”.
Insertion de lignes
Deux cas peuvent se présenter :
- soit vous voulez insérer une ou plusieurs lignes vierges,
- soit vous voulez insérer une ou plusieurs lignes
complémentaires à une ligne existante.
Positionnez le curseur sur la ligne après laquelle vous voulez
insérer une ou plusieurs lignes.
Ensuite vous pouvez :
- soit activer l’option “Edition / Insertion de ligne(s)...”
- soit cliquer sur le bouton “Insertion de ligne(s)” de la
barre d’outils
Dans la boite de dialogue, saisissez le nombre de lignes à insérer et
cliquez sur le bouton de votre choix :
Dans l’exemple ci-dessous une ligne complémentaire a été insérée,
le Nom, le Matricule, la Clé et le Régime maladie de la ligne
pointée par le curseur ont été reportés. Vous pouvez maintenant
compléter cette ligne par des éléments de salaires ou d’activité
(code A, code B, Dates etc...).
Suppression de lignes
Pour supprimer une ou plusieurs lignes :
- sélectionnez la ou les lignes à supprimer,
- choisissez ensuite une des deux possibilités suivantes :
- soit activer l’option menu “Edition / Suppression
de ligne(s)...”
- soit cliquer sur le bouton “Suppression
de ligne(s)”
Dans la boîte de dialogue choisissez OK pour confirmer la
suppression, ou Annuler pour l’annuler.
Saisie des déclarations sur des mois antérieurs au
mois courant
Création feuille de saisie sur mois antérieur
Pour créer une feuille de saisie de déclarations pour un mois
antérieur à la période de déclaration vous pouvez :
- soit activer l’option menu “Période / Mois antérieur...”
Dans la boîte de dialogue affichée entrez le mois sous la forme
MM/SSAA (MM=Mois, SS=Siècle, AA=Année) :
- soit cliquer sur le bouton “Nouvelle période” de la barre
d’outils
Dans la boîte de dialogue affichée :
- entrez le mois sous la forme MM/SSAA (MM=Mois,
SS=Siècle, AA=Année)
- cochez l’option “Déclaration complémentaire”
Cliquez sur le bouton OK pour valider, la feuille est créée.
Suppression de feuille
Il n’est pas possible de supprimer la feuille du mois courant.
La feuille de saisie du mois antérieur doit être la feuille active, pour
la supprimer vous pouvez :
- soit activer l’option menu “Edition / Supprimer une
feuille...”
- soit cliquer sur le bouton “Supprimer une feuille”
Dans la boîte de dialogue choisissez OK pour confirmer la
suppression, ou Annuler pour l’annuler.
Les autres opérations (saisie, suppression et insertion de ligne) sont
identiques au mois courant, voir chapitre “Saisie des déclarations
du mois courant”.
Impression du coupon et télétransmission du fichier
Lorsque la déclaration du mois courant et les éventuelles
déclarations complémentaires sont saisies il vous faut :
•
télétransmettre (nécessite un abonnement ; modalité sur
le site internet www.caisses-sociales.mc)
•
imprimer éventuellement le coupon récapitulatif.
Impression de la liste des employeurs
Si vous traitez les déclarations de plusieurs employeurs (cas des
agences ou cabinets comptables), il vous faut joindre la liste des
employeurs dont la déclaration est enregistrée sur votre disque dur
(C:\Caisses Sociales de Monaco\Déclarations de Salaires). Pour
imprimer la liste des employeurs vous devez :
- vérifier que l’imprimante est prête (papier et ON LINE)
Ensuite :
- soit activer l’option menu “Fichier / Imprimer / Liste
des employeurs”
- soit cliquer sur le bouton “Liste des employeurs”
Récupérez la liste sur votre imprimante et joignez-la aux autres
documents à destination des Caisses Sociales.
Télétransmettre un fichier
Pour cela vous pouvez :
- soit activer l’option menu “Fichier / Tranfert /
Télétransmettre la déclaration ...”
- soit cliquer sur le bouton “Transfert puis Par
télétransmission … »
Une boite de dialogue vous indique alors l’emplacement du fichier
à télétransmettre et vous garde le chemin en mémoire pour
l’opération de télétransmission
Cliquez sur OK.
Vous êtes alors connecté sur le site « Internet » des caisses sociales
de Monaco soit la fenêtre :
Cliquez sur « Télétransmission de fichier »
Saisissez votre numéro d’abonné et votre mot de passe
Cliquez sur OK.
L’écran suivant apparaît
Le nom du fichier à télétransmettre ayant été préalablement
mis en mémoire lors de l’opération dans excel, maintenez la
touche « Ctrl » de votre clavier (en bas à gauche ) appuyée
puis la touche « V » . Le nom du fichier est alors chargé et
prêt à être télétransmis.
Cliquez sur le bouton « Envoyer » et laissez vous guider
Remarque : Pour de plus amples informations sur la télétransmission, utilisez le bouton d’aide.
Télétransmettre plusieurs fichiers (cabinets
comptables)
Pour cela vous pouvez :
- soit répéter l’opération précédente pour chaque
déclaration
- soit enregistrer les différentes déclarations sur votre
disque dur (C:\Caisses Sociales de Monaco\Déclarations de
Salaires) puis les sélectionner à partir du bouton « Parcourir »
présent sur le site de télétransmission
Autres opérations
Différentes options vous sont proposées en annexe des opérations
précédentes :
•
Recherche.
•
Impression des déclarations.
•
Personnalisation et paramètres.
•
Tri par ordre croissant.
•
Import de fichier.
•
Cas des personnes qui traitent plusieurs employeurs.
•
Aide en ligne.
Autres opérations •16
Recherche
Si vous traitez un nombre important de salariés, vous avez la
possibilité de vous déplacer plus facilement parmis ceux-ci grâce à
la fonction de recherche.
Pour l’activer :
- choisissez l’option menu “Edition / Rechercher...”
Dans la boîte de dialogue :
Entrez la valeur à rechercher (Numéro Matricule, Nom,...) dans la
zone prévue à cet effet et cliquez sur le bouton OK, si la recherche
aboutit, le curseur se positionnera sur la première occurrence de
cette valeur.
Si vous voulez vous positionner sur une lettre de l’alphabet (par
exemple les salariés dont le nom commence par la lettre P),
saisissez cette lettre et cliquez sur OK. Dans cette option la liste
des salariés doit être au préalable triée sur le nom.
Impression des déclarations
Il n’est pas nécessaire de joindre une copie papier de la déclaration
des salaires. Néanmoins vous pouvez imprimer les feuilles de
déclaration de salaires. Pour cela :
- positionnez-vous sur la feuille à imprimer
Vous devez ensuite :
- soit activer l’option menu “Fichier / Imprimer / Feuille
active... ”
- soit cliquer sur le bouton “Imprimer”
Personnalisation et paramètres
Pour personnaliser votre déclaration ou pour changer les taux de
cotisation, vous devez :
- soit activer l’option menu “Options / Personnaliser...”
- soit cliquer sur le bouton “Personnaliser”
Dans la boîte de dialogue :
Modifiez éventuellement l’Adresse, le numéro de Téléphone.
Le Matricule Employeur, la Clé, la Raison Sociale et les options
Régimes particuliers ont été chargés lors de la procédure
d’installation suivant les instructions données par les Caisses
Sociales de Monaco et vous ne devez pas les modifier, car la valeur
de ces rubriques correspond à ce qui est enregistré dans le système
d’informations des Caisses Sociales.
IMPORTANT : les deux cases à cocher figurant dans le cadre
“Régimes particuliers” ont été renseignées de façon à ce que les
cotisations appelées par la Caisse de Garantie des Créances des
Salariés (CGCS) et par la Caisse des Congés Payés du Bâtiment
(CCPB) ne figurent sur le coupon récapitulatif que pour les
employeurs affiliés à ces régimes.
LE SERVICE RECOUVREMENT DES CAISSES SOCIALES
DEVRA IMPERATIVEMENT ETRE CONTACTE
PREALABLEMENT A TOUTE MODIFICATION DE CES
DONNEES.
Lorsque la case CCPB et/ou CGCS est cochée l’employeur doit
cotiser au régime correspondant et est tenu de mettre à jour le taux
de cotisation en cas de modification de celui-ci.
L’attention des employeurs adhérant à la CCPB est appelée sur le
fait que le taux de cotisation à ce régime n’est pas réajusté à la
même date que les taux CCSS-CAR et CGCS, d’où la nécessité
d’effectuer les mises à jour nécessaires en cours d’exercice.
Changement des taux de cotisations
Les taux des cotisations CCSS, CGCS et CAR sont normalement
réajustés annuellement au mois d’octobre. Lorsque le mois
d’octobre devient le mois courant, et que vous initialisez la feuille
de saisie de celui-ci, la boîte de dialogue “Personnaliser” vous est
proposée automatiquement. Dans le cas de changement de taux en
cours d’exercice (un mois autre que le mois d’octobre), ce qui est
actuellement le cas pour la CCPB, il vous faudra activer cette boîte
de dialogue suivant les directives précédentes.
Pour modifier les taux au changement d’exercice (octobre), cliquez
sur le bouton prévu à cet effet :
Ceci a pour effet de faire basculer les valeurs des rubriques Date
d’effet et des Taux, de la ligne du dessus vers la ligne du bas, et de
préparer la ligne du dessus afin de recevoir les nouvelles valeurs.
Après confirmation (OK) dans la boîte de message :
On obtiendrait dans notre exemple :
Il ne vous reste plus qu’a rentrer les nouveaux taux et à cliquer sur
le bouton OK pour valider.
Si plus tard en cours d’exercice (un mois autre que le mois
d’octobre), il y a changement de taux, procéder comme indiqué cidessus, puis saisir sur la première ligne la date d’effet et les
différents taux applicables à cette date.
Tri par ordre croissant
Si vous avez enregistré vos lignes de déclaration sans vous soucier
du classement par ordre alphabétique, vous avez la possibilité de
les trier par ordre croissant sur le Nom et Prénom.
Pour cela vous devez :
- soit activer l’option menu “Données / Trier”
- soit cliquer le bouton “Trier dans l’ordre croissant”
Import de fichier
Si vous avez un logiciel capable de créer un fichier ASCII au
format décrit dans les pages suivantes, vous avez la possibilité
d’importer ce fichier dans des feuilles de saisies. Pour cela vous
devez :
- soit activer l’option menu “Fichier / Ouvrir la
déclaration de l’employeur...”
- soit cliquer sur le bouton “Ouvrir la déclaration d’un
employeur”
Dans la boîte de dialogue choisissez le fichier à importer et cliquez
sur le bouton OK.
Format du fichier à importer
Code enregistrement
Information
(positions 1 à 3)
(positions 4 à ...)
Format
E01
Numéro employeur
5c numériques
E02
Raison sociale
40c maxi
E03
Chiffre clé employeur
1c numérique
E04
Adresse
40c maxi
E05
Adresse 2eme ligne
40c maxi
E06
Code postal
5c numériques
E07
Ville
30c maxi
E08
Téléphone
20c maxi (ex : 93.12.34.56)
E09
Date effet taux exercice en
cours
MM/SSAA (ex: 10/1996)
E10
Taux CCSS exer. cours
99,99
E11
Taux CGCS exer. cours
99,99
E12
Taux CAR exer. cours
99,99
E13
Taux CCPB exer. cours
99,99
E14
Date effet taux exercice
précédent
MM/SSAA (ex: 10/1995)
E15
Taux CCSS exer. précéd.
99,99
E16
Taux CGCS exer. précéd.
99,99
E17
Taux CAR exer. précéd.
99,99
E18
Taux CCPB exer. précéd.
99,99
E19
Code CCPB
0 ou 1
0 = n’adhère pas
1 = adhésion
E20
Code CGCS
0 ou 1
0 = n’adhère pas
1 = adhésion
Les enregistrements E01 à E20 sont utilisés pour remplir la boîte
de dialogue “personnaliser”. Si les enregistrements E09 à E18 sont
omis les taux en place seront utilisés.
Information
Nbre de Position Position
caractères de début de fin
Format
Code enregistrement (valeur 05)
2
1
2
Numérique
Code CCPB
1
3
3
Alpha.
Numéro employeur
5
4
8
Numérique
Période de travail : (le mois et les deux
derniers chiffres de l’année)
Numéro immatriculation salarié
4
9
12
MMAA
7
13
19
Numérique
Chiffre clé salarié
1
20
20
Numérique
Régime maladie
1
21
21
Numérique
Salaires bruts : (7 entiers et 2 décimales)
11
22
32
-9999999,99
Dépassement CCSS (7 ent. et 2 décimales)
11
33
43
-9999999,99
Dépassement CAR (7 ent. et 2 décimales)
11
44
54
-9999999,99
Heures de travail
4
55
58
-999
Code A
1
59
59
Numérique
Heures de Code A
4
60
63
-999
Code B
1
64
64
Numérique
Nombre de jours d’absence : (uniquement
pour les salariés relevant du régime T.T.)
Date de début du Code A : (le jour et le
mois)
Date de fin du code A : (le jour et le mois)
3
65
67
-99
4
68
71
JJMM
4
72
75
JJMM
Date de début du Code B : (le jour et le
mois)
Date de fin du Code B : (le jour et le mois)
4
76
79
JJMM
4
80
83
JJMM
Nom et prénom
30
84
113
Alpha.
Date de Naissance
10
121
130
JJ/MM/SSA
A
Les différentes rubriques sont toutes facultatives à l’exception du
Numéro d’immatriculation salarié, du Chiffre clé salarié, du Nom
du salarié et du régime maladie. Si une rubrique n’est pas
renseignée il faut prévoir une zone à blanc de la longueur de cette
rubrique.
Pour la codification des différentes rubriques (Code A, Code B,
etc.) se référer à la notice “DECLARATIONS MENSUELLES” ou
à l’aide en ligne.
Cas des personnes qui traitent plusieurs employeurs
Traitement d’un nouvel employeur
(ajout d’un nouvel employeur)
ATTENTION : cette opération efface toutes les informations du
traitement en cours. Veuillez au préalable sauvegarder sur disque
les informations de l’employeur en cours (Fichier / Sauvegarder).
Pour prendre en compte un nouvel employeur vous devez :
- soit activer l’option menu “Fichier / Nouvel
employeur...”
- soit cliquer sur le bouton “Nouvel employeur”
Après un message vous invitant à sauvegarder l’employeur en
cours, la boîte de dialogue “Personnaliser” est affichée :
Dans cette boîte de dialogue saisissez les renseignements
concernant le nouvel employeur et cliquez sur le bouton OK.
Saisissez ensuite vos lignes de déclaration.
Changement d’employeur
ATTENTION : cette opération efface toutes les informations du
traitement en cours. Veuillez au préalable sauvegarder sur disque
les informations de l’employeur en cours (Fichier / Enregistrer).
Pour passer d’un employeur à un autre vous devez :
- soit activer l’option menu “Fichier / Ouvrir la
déclaration de l’employeur...”
- soit cliquer sur le bouton “Ouvrir la déclaration d’un
employeur”
Après un message vous invitant à sauvegarder l’employeur en
cours, la boîte de dialogue “Ouvrir” est affichée :
Choisissez l’employeur à traiter et cliquez sur le bouton OK.
Le nom du fichier est composé comme suit :
- “n0”,
- le numéro de l’employeur,
- “.emp”.
Ensuite saisissez ou modifiez vos lignes de déclaration.
Suppression d’un employeur
Vous avez la possibilité de supprimer un des employeurs.
Pour effectuer cette opération sélectionnez l’option menu “Edition
/ Supprimer un employeur ...”.
Dans la boite de dialogue :
Sélectionnez l’employeur à supprimer et cliquez sur le bouton
Supprimer.
Particularités de Windows Vista
Macro désactivées.
Dans certain cas les macros sont désactivées dès le démarrage
d’Excel
Il faut donc cliquer sur « Option » et cocher « Activer ce contenu »
Particularités de Windows Vista •33
Affichage de la barre d’outils personnalisée des
déclarations de salaires
Pour visualiser la barre d'outils personnalisée des déclarations de
salaires il faut cliquer sur l'onglet Compléments
Particularités de Windows Vista •34
Aide en ligne
Pour activer l’aide en ligne sélectionnez l’une des options menu
suivantes :
“Aide / Comment remplir la déclaration” pour une aide sur les
différentes rubriques de la déclaration de salaires.
“Aide / A propos de...” si vous avez besoin de téléphoner à la HOT
LINE des Caisses Sociales de Monaco.
Aide contextuelle
Si vous avez besoin d’une aide au moment de la saisie des lignes
de la déclaration, positionnez le curseur sur la rubrique qui vous
pose problème (exemple Code B), appuyez en même temps sur les
touches MAJ (SHIFT) et F1, l’aide correspondante à la rubrique
(dans notre exemple le Code B) est activée.
Aide en ligne •35
Assistance
En cas de problème technique majeur sur ce logiciel, vous pouvez
appeler la HOT LINE des Caisses Sociales de Monaco au numéro :
93 15 44 44
Pour nous permettre de traiter votre appel plus rapidement veuillez
préciser :
la version de Windows utilisée (Ex: W98, NT4, windows
2000, XP, Vista)
la version d’Excel utilisée (Ex: 7.0, 97, 2000, XP, 2007),
les paramètres nationaux de Windows et d’Excel
(Français, Anglais,...),
type de machine,
la mémoire RAM
le problème rencontré de la manière la plus précise
possible,
vos coordonnées (Nom, No de téléphone,...).
Assistance •37

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