Fiche pratique SEF DS (Service d`Echanges de Fichiers

ID Dématérialisation – Service Relations Adhérents – MSA IDF
Fiche pratique SEF DS
(Service d’Echanges de Fichiers - Déclaration de Salaire)
Les employeurs de main d’oeuvre agricole peuvent transférer - par l’Extranet des MSA - des
fichiers au protocole déclaration de salaires, directement issus de leurs logiciels de paye.
Ces fichiers sont ensuite intégrés automatiquement (ou manuellement, après analyse du
traitement du fichier par l’agent MSA) pour assurer la déclaration trimestrielle de salaires.
L'envoi d'une copie papier des déclarations de salaires n'est plus obligatoire si
l'extranaute déclare par ce canal (la copie papier reste nécessaire dans le cas de l'envoi
d'une DS protocole magnétique par mail ou disquette).
Ce service s’adresse aux employeurs de main d’oeuvre agricole (ou à leurs mandataires via
la procuration pour les services Web).
Les extranautes ont la possibilité de :
Transférer un fichier au format protocole DS pour le trimestre de déclaration en
cours ;
Transférer un fichier au format protocole DS pour un trimestre antérieur au
trimestre de déclaration en cours ;
Transférer un fichier rectificatif pour le trimestre en cours ou pour un trimestre
antérieur ;
Consulter la liste des fichiers transmis depuis 6 mois ;
Consulter le rapport d’erreur d’un fichier rejeté.
1. Format du fichier
Logiciel de paye:
Pratiquement tous les logiciels de paye du marché proposent d’éditer des fichiers au
protocole déclaration de salaires MSA (ISAGRI, SAGE, AXYS…). Si votre logiciel ne
propose pas cette fonctionnalité, nous vous invitons à vous rapprocher de votre fournisseur
de logiciel pour mettre à jour votre version par exemple.
Format du fichier :
Il doit être nommé ainsi : DS772122.DAT = DS + dpt (77 ou 95 ou 75) + année (212 pour
2012 ou 213 pour 2013) + trimestre (2 pour 2ème tr, 3 pour 3ème tr)
DS752123.DAT = fichier DS dept 75 pour l’an 2012 3ème tr
2. Un télé service en trois clics
Connectez-vous et sélectionnez le service « Transférer le fichier déclaration de salaires
(SEF DS) ».
1. Cochez et validez la déclaration sur l’honneur, c’est la signature électronique.
2. Sélectionnez le fichier à transférer. Après l’envoi du fichier, une page de
temporisation vérifie la conformité de votre fichier avec le protocole DS.
Cette page s’affiche le temps des phases de contrôles, l’extranaute n’a aucune action à
mener durant cette phase et doit patienter.
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Suivant le résultat des contrôles, 3 cas sont possibles :
1. Si le fichier a une taille supérieure à 20 Mégaoctets ou contient un virus, la page de choix
du fichier se réaffichera en affichant l’anomalie rencontrée.
2. Si le fichier contient une ou des anomalies de structure (mauvaise utilisation du
protocole), une page de rapport d’erreur s’affichera et/ou le fichier sera rejeté. Les contrôles
ne sont pas en lien avec le système d’information.
3. Si le fichier passe avec succès les contrôles, un accusé d’envoi sera affiché et le fichier
sera ajouté à la liste des fichiers transférés.
En cas d’anomalie dans la structure de votre fichier, une page affiche le rapport d’erreur qui
permet de :
Consulter les anomalies détectées sur son fichier ;
Visualiser et imprimer le rapport d’erreur (nouvelle fenêtre) ;
Visualiser et imprimer l’aide sur les anomalies (nouvelle fenêtre) pour résoudre les
erreurs ;
Visualiser l’aide afférente à une erreur précise en cliquant sur le pictogramme ? de la
ligne correspondante (nouvelle fenêtre) ;
Revenir à la page d’accueil du service en cliquant sur le lien « Retour ».
Plusieurs éléments aidant à la résolution de l’anomalie sont présents dans ce tableau :
Le numéro de la ligne en erreur (# si l’erreur ne correspond pas à une ligne précise) ;
La description de l’erreur ;
Le salarié concerné (si un salarié est concerné) ;
Une aide concernant l’erreur.
Ce télé service a une tolérance de 20% d’erreurs avant de bloquer l’envoi du fichier.
L’aide en ligne vous propose une version détaillée du protocole d’échange si besoin.
Cependant une erreur répétée à chaque ligne pour chaque salarié peut-être bloquante.
Ainsi afin de garantir la meilleure qualité dans vos déclarations et un minimum d’erreur, nous
vous invitons à bien formater vos fichiers dès le début.
3. La page Accusé d’envoi
L’extranaute voit ici les informations liées à l’envoi de son fichier. Celles-ci font foi en cas de
contestation ou de litige. Lorsque cette page s’affiche, le fichier est déposé et possède l’état
« Envoyé ».
3. Avantages et limites
Traçabilité, délais de traitement plus courts, archivage électronique.
Comme pour les autres télé services, tous les fichiers sont tracés. Les télés déclarations
sont intégrées plus rapidement dans le système d’information.
Dans un même fichier vous pouvez déclarer à partir d’un SIREN plusieurs SIRET
différents (jusqu’à 20 mégaoctets).
Une et une seule entreprise (n° SIREN ou n° EN) peut être déclarée par fichier dans ce
service, à cet entreprise vous pouvez rattacher autant d’établissements (SIRET) que
souhaité.
Limite : vous ne pouvez charger plus de 10 fichiers par compte extranet.
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