UPS Billing Data : plus d`efficacité, moins de documents papier

Dernières nouvelles et perspectives d’UPS
Forum
Automne/Hiver 2005
Solutions pour
la facturation
UPS Billing Data : plus d’efficacité,
moins de documents papier
L’outil UPS Billing Data (données de facturation UPS) permet une gestion plus efficace et plus flexible tout
en réduisant le nombre de documents papier et le travail de classement.
Que vous soyez responsable
des expéditions, assistant de
direction ou cadre supérieur,
votre temps est précieux. C’est
pourquoi nous avons mis au point
UPS Billing Data. Cet outil vous
permet d’analyser les données de
facturation plus rapidement et plus
facilement, que ce soit par site,
par expéditeur, par destination
ou tout autre paramètre grâce à
notre nouveau format de facture
électronique.
En quoi consiste ce nouvel
outil UPS ?
Les factures de nos clients
contiennent souvent un grand
nombre de pages. Pour vous
permettre d’extraire plus facilement
de vos factures UPS les informations
dont vous avez besoin, nous vous
donnons désormais la possibilité
de recevoir par voie électronique
le détail de vos coûts d’expédition.
Un récapitulatif vous sera envoyé
par la poste.
Quelle aide concrète
m’apportera UPS Billing Data?
plus que quelques minutes et non
plusieurs heures de travail.
L’utilité d’UPS Billing Data
vous sautera aux yeux, car votre
facture ne comprendra plus que
quelques pages ! Aujourd’hui,
il n’est pas rare que votre facture
Pour transmettre ensuite tous les
renseignements utiles, il vous suffit
d’imprimer les résultats de votre
requête ou des les envoyer par e-mail.
Le système est-il facile
à utiliser ?
« Le système UPS
Billing Data est conçu
pour vous permettre
de visualiser tous les
frais imputables à vos
expéditions en utilisant
Microsoft® Access, même
si vous ne l’avez jamais
utilisé auparavant.
»
UPS hebdomadaire ou mensuelle
contienne des douzaines de pages,
en fonction de la fréquence de vos
expéditions. Avec UPS Billing Data,
votre facture vous parvient sous
forme d’une feuille de calcul facile
à utiliser et un récapitulatif vous
est envoyé par la poste.
Fini le classement fastidieux
de factures volumineuses !
S’agit-il d’une version
électronique de mon
ancienne facture papier ?
UPS Billing Data est bien plus
qu’une simple version électronique
de votre ancienne facture.
Bons baisers d’Asie
UPS lance Trade DirectSM pour les envois d’Asie en Europe
Les consommateurs européens
ne remercieront jamais assez
UPS d’avoir étendu Trade Direct
Inbound aux envois en provenance
des pays d’Asie ! En un seul geste,
UPS a ainsi redéfini et simplifié
toute la procédure d’expédition
de marchandises de tous types en
provenance d’Asie.
Importer des marchandises d’Asie
n’a jamais été aussi facile qu’avec
Trade Direct Inbound. Grâce à ce
service, vous pouvez en importer
plus... avec moins de problèmes !
Les économies de temps, d’argent
et de main d’œuvre réalisées font
baisser vos prix et grimper vos
marges bénéficiaires.
Vos clients eux aussi réalisent
des économies, car UPS prend
en charge ce qui lui a valu sa
réputation d’excellence: la
synchronisation du monde
des affaires et la création des
solutions de la chaîne logistique.
UPS Trade Direct enlève tous vos
envois en Asie, quel que soit le
nombre d’usines ou d’entrepôts
concernés, les regroupe et les
achemine vers l’Europe par voie
maritime ou aérienne, procède au
dédouanement, les dégroupe en
colis individuels pour ensuite les
intégrer au réseau UPS et les livrer
directement à vos clients.
UPS Trade Direct vous permet
d’opter pour le transport par air ou
par mer et de décider quand vous
voulez commercialiser vos produits.
UPS Trade Direct AirSM gère
efficacement les envois urgents
acheminés par voie aérienne
d’Asie en Europe. Vos envois
sont expédiés de façon continue
Suite page 2
Concrètement, le système vous
permet d’analyser et de gérer
facilement vos frais d’expédition
– mais aussi d’exporter les données
vers un tableur et d’utiliser des
requêtes personnalisées pour créer
des feuilles de calcul en fonction de
vos besoins spécifiques. Répartir
vos frais d’expédition par service,
par site ou par date ne vous prendra
Le système UPS Billing Data est
conçu pour vous permettre de
visualiser tous les frais imputables
à vos expéditions en utilisant
Microsoft® Access, même si vous
ne l’avez jamais utilisé auparavant.
En fait, le système a été conçu
spécialement pour les employés
qui n’ont jamais utilisé Access.
Est-il nécessaire d’avoir déjà
installé Microsoft® Access ?
Non. UPS Billing Data est un outil
flexible et peut donc être utilisé
avec n’importe quel tableur.
Suite de l’article à la dernière page
Dans ce numéro
Personnages UPS
Jean Reno décroche un
rôle sur mesure - page 2
Mode
UPS : les coulisses
de la mode - page 2
Gamme des services UPS
L’Europe des 25, une
opportunité à saisir page 3
Etude de cas client
Foot Locker s’allie à UPS
- page 3
Forum
Automne/Hiver 2005
Personnages UPS
Jean Reno Décroche
Un Rôle Sur Mesure Pour UPS
Bons baisers... suite de la page 1
depuis l’usine vers le client
final ou le détaillant, ce qui
permet de commercialiser
plus rapidement les produits
nouveaux ou de grande valeur
tout en minimisant certains
frais de manutention et de
stockage inutile.
Les acteurs
disent souvent
que l’aspect le
plus agréable de
leur métier est
de pouvoir faire
semblant d’être
quelqu’un d’autre.
Jean Reno, vedette internationale,
a ainsi pu jouer le rôle du gendarme
Gilbert Ponton dans son prochain
film, La Panthère rose. Le gendarme
Ponton a pour mission peu enviable
d’assister l’infortuné Inspecteur
Clouseau. L’année prochaine,
l’acteur incarnera le commissaire
Bezu Fache dans le très attendu
Code da Vinci.
Il arrive également que des
acteurs aient à endosser des
rôles qui leur sont un peu plus
familiers. Pour Jean Reno, ce fut
le cas lorsqu’UPS lui demanda de
figurer dans sa dernière campagne
publicitaire télévisée, où il jouait…
son propre rôle.
Dans ces spots, Jean Reno
remonte le temps pour retrouver
tout d’abord le bébé puis le
Nous avons demandé à Jean Reno
quelle période de sa vie il choisirait
de revivre s’il pouvait remonter
le temps. Choisirait-t-il une
époque heureuse et insouciante,
une période plus difficile ou une
phase d’évolution ? « Je voudrais
revenir à mes 20 ans, le moment
où j’ai quitté la maison pour partir
à la découverte du monde et
commencer mes études théâtrales,
révèle l’acteur, qui a aujourd’hui
57 ans. Le conseil que je me
donnerais à moi-même ?
‘Aie confiance. Sois patient.’ »
garçon de 10 ans qu’il fut
autrefois et échanger avec eux
quelques conseils et paroles
d’encouragement.
« Le conseil que je me
donnerais à moi-même ?
‘Aie confiance.
Sois patient.’
»
Grâce à un procédé futuriste mis
au point par UPS, le bébé voit ainsi
se matérialiser comme par magie
son vieil ours en peluche et le
garçonnet obtient une échelle
bien utile pour monter aux arbres.
entre en conversation avec lui-même,
âgé de 10 ans, pour débattre de
l’importance de l’ambition et de
la vision dans toute entreprise
– que ce soit pour grimper aux
arbres ou réussir en affaires.
Ce spot sera diffusé début 2006.
Né de parents espagnols, Jean
Reno a grandi à Casablanca
(Maroc). Il est arrivé en France
à l’âge de 17 ans pour entamer
des études théâtrales et a ensuite
travaillé pour le théâtre, la
télévision et le cinéma.
Jean Reno a filmé deux spots
publicitaires pour UPS. Le second
film a pour décor un arbre où Reno
Grâce au vaste réseau
international d’UPS
et à sa fiabilité totale,
UPS Trade Direct OceanSM
peut raccourcir de plusieurs
jours votre chaîne logistique.
Vous pouvez gagner encore
plus de temps et rentabiliser
la durée du transport en
utilisant le cargo comme
un véritable entrepôt flottant.
Vendez vos marchandises
pendant le transport ; dès
qu’elles arrivent au port,
nous les étiquetons et les
livrons directement à vos clients.
Qu’ils soient à l’affût des
dernières tendances de la mode
à Milan, filiales de sociétés ou
intermédiaires commerciaux,
vos clients ne sauront peutêtre jamais qu’ils reçoivent
leurs produits préférés plus
rapidement et à moindre coût
grâce à Trade Direct – mais
ils remarqueront sans aucun
doute qu’ils bénéficient de
meilleurs prix et d’un service
plus rapide – un avantage
concurrentiel nécessaire à toute
entreprise dans le contexte
économique actuel.
Mode
UPS dans les coulisses de la mode
garantissent que les esquisses,
les échantillons de tissus et les
créations terminées arrivent au bon
endroit au bon moment.
et de rigueur », a déclaré
Felipe Oliveira Baptista.
Ce partenariat entre UPS et
l’industrie de la mode pourrait
Adam Jones pour UPS
« J’ai trouvé très amusant de
créer un uniforme pour UPS,
qui livre un grand nombre de
nos colis contenant des tissus,
des photos et des prototypes.
L’uniforme est un symbole qui
rassure ; il vous dit immédiatement
à qui vous avez affaire et dégage
une image de sécurité, de confiance
on aura tout vu pour UPS
UPS s’est trouvé sous les feux
de la rampe durant la Semaine
de la Haute Couture à Paris.
Trois créateurs, Adam Jones,
Felipe Oliveira Baptista et on
aura tout vu, y ont présenté des
interprétations très personnelles de
l’uniforme UPS lors de leur défilé.
sembler étrange au premier
abord. C’est oublier que derrière
la splendeur des modèles et
les paillettes des podiums se
cachent souvent des mois de
Felipe Oliveira Baptista pour UPS
Créer l’uniforme
UPS parfait
en toutes
circonstances
travail acharné et une discipline
quotidienne rythmée par des délais
implacables et l’envoi de nombreux
colis de grande valeur. UPS possède
l’expérience et le savoir-faire qui
Les trois jeunes stylistes ont créé
une version féminine du célèbre
uniforme marron. Le Britannique
Adam Jones s’est inspiré de la
Conquête de l’Ouest, l’équipe
portugaise/bulgare de on aura tout
vu est restée fidèle à son esprit
innovateur et le créateur portugais
Felipe Oliveira Baptista a basé
toute sa collection, y compris son
interprétation de l’uniforme UPS,
sur les grands classiques du cinéma
et la photo en noir et blanc.
Ces modèles pleins de grâce,
d’humour et d’audace ont été
présentés lors des défilés haute
couture de la saison automne/hiver
2005-2006. Pour avoir un aperçu
de ces étonnantes créations,
consultez www.upsalamode.com.
Forum
Automne/Hiver 2005
Gamme des services
L’Europe des 25 – Plus de pays,
plus d’opportunités
Comment UPS aide les entreprises à relever un nouveau défi : traiter avec l’Europe de l’Est.
L’élargissement de l’Union
européenne à 25 Etats membres,
le 1er mai 2004, a donné lieu
à toutes sortes de prédictions.
Certains y voyaient la fin de
l’Europe telle que nous l’avions
connue et d’autres pensaient,
au contraire, qu’il annonçait
le début d’un nouvel âge d’or.
La vérité, comme souvent,
se situe quelque part entre
ces deux extrêmes.
Les résultats économiques atteints
par ces nouveaux Etats membres
forcent souvent le respect. Les pays
baltes, en particulier, ont fourni
un travail considérable et leur
croissance les place à la tête de tous
les nouveaux Etats membres. Ainsi,
la Lettonie a connu la plus forte
croissance dans l’Union européenne
avec 8,5 % d’augmentation
du produit intérieur brut, un
résultat phénoménal. La Lituanie,
monde des affaires ; notre travail
sur le terrain confirme chaque
jour que ces pays, considérés
récemment comme en marge
du commerce international,
connaissent un véritable boom
économique. « D’un point de vue
commercial, l’avantage principal
de l’élargissement est l’émergence
d’un marché interne plus vaste,
a déclaré Mike Mahoney,
vice-président du Business
Development, UPS Europe SA.
L’Union européenne est devenue
aujourd’hui le plus grand
marché unique au monde ;
avec leurs économies en pleine
croissance et l’augmentation rapide
de leur PIB, les dix nouveaux Etats
membres représentent une foule
d’opportunités pour les entreprises. »
l’Estonie, la Slovaquie et la
Pologne connaissent elles aussi une
croissance prodigieuse qui dépasse
les 5 % du PIB.
UPS suit de très près la croissance
de ces nouveaux Etats membres de
l’Union européenne. Après tout,
nous faisons partie intégrante du
Toutefois, on ne fait pas des
affaires à Riga comme à Bonn.
Pour beaucoup d’entreprises,
l’Europe de l’Est est toujours
un territoire inconnu où mieux
vaut ne pas foncer tête baissée.
UPS y est présent pratiquement
depuis la chute du Mur de Berlin.
Nous avons acquis une grande
expérience de ces régions et
développé des produits efficaces
et simples à utiliser qui vous
permettront de traiter en toute
confiance si vous décidez
d’étendre vos activités à l’Est.
Le service UPS Livraison contre
remboursement (C.O.D.) a
été conçu pour optimiser vos
performances sur de nouveaux
marchés. En encaissant le
paiement des marchandises lors
de la livraison, nous éliminons
une bonne part du risque que
représentent les clients nouveaux
ou inconnus.
Suite de l’article à la dernière page
Etude de cas client
Quand UPS suit la mode
Comment UPS a aidé Foot
Locker a concevoir une chaîne
logistique grâce à laquelle la
société – et ses chaussures
– sont restées en tête de
l’industrie de la mode.
L’opération semblait assez simple :
pour transférer des marchandises
d’un magasin à l’autre, chacun
des points de vente de Foot
Locker en Europe traitait l’envoi
manuellement. Si un magasin en
Allemagne devait transférer cinq
paires de chaussures de course
vers un autre point de vente,
il ouvrait un compte individuel
chez UPS, complétait le bordereau
d’expédition, organisait
l’enlèvement et expédiait
le colis. Ensuite, il recevait
directement la facture UPS.
En analysant cette procédure,
UPS et Foot Locker y
décelèrent d’importants points
d’amélioration. Le siège central
de Foot Locker en Europe n’avait
pas de contrôle sur le transfert de
marchandises entre les différents
points de vente et leur retour aux
entrepôts. Remplir les bordereaux
d’expédition prenait du temps. Le
personnel des magasins, qui aurait
dû se consacrer en priorité à la
vente, était débordé par les tâches
administratives. Enfin, les factures
UPS étaient envoyées directement
aux détaillants et devaient être
transmises au siège central afin
d’être traitées.
N’oublions pas que toutes
ces opérations se répétaient
quotidiennement dans les
500 magasins Foot Locker
en Europe. 500 comptes UPS
individuels avaient été ouverts
et le siège central devait faire
face à un flot ininterrompu
de factures en provenance des
différents points de vente.
Notre solution
Le siège de Foot Locker aux
Pays-Bas avait besoin d’un
outil qui puisse automatiser les
procédures d’expédition, assurer le
suivi de tous les envois effectués à
l’intérieur du réseau et permettre
le contrôle des coûts et de
la facturation.
« Le volume de ces opérations
est simplement devenu ingérable
dans la structure actuelle, explique
Marco de Jong, responsable
transport chez Foot Locker.
Nous nous sommes donc adressés
à UPS. Nous savions qu’UPS
pourrait nous fournir le réseau
logistique, les tarifs, le service
et le support informatique dont
nous avions besoin. »
Aujourd’hui, un magasin en
Allemagne peut se connecter au
serveur de Foot Locker et faire une
demande de retour ou de transfert
de marchandises. En quelques
minutes, cette demande est traitée
au siège européen de Foot Locker
et une étiquette retour UPS
complétée est renvoyée au magasin
par voie électronique. Il ne reste
plus au magasin qu’à appeler UPS
pour programmer l’enlèvement.
La solution s’imposa tout
naturellement : le programme
Retours UPS XML sur Internet
permit de mettre en place un
système de gestion et de transfert
des stocks en interne, parfaitement
intégré à l’infrastructure
informatique existante
de Foot Locker.
La solution fournie par UPS permet
au siège européen de Foot Locker
de contrôler et de gérer efficacement
la circulation des marchandises. Les
nouvelles procédures automatisées
réduisent la charge de travail du
personnel des magasins qui peut
dès lors se consacrer à sa mission
prioritaire – la vente.
UNE MISSION
Développer et intégrer une
procédure en ligne qui améliore
la visibilité et le contrôle des
stocks tout en simplifiant
considérablement la procédure
de facturation.
UNE SOLUTION
Nous avons intégré directement
Retours UPS XML sur Internet
à l’infrastructure informatique
existante de Foot Locker.
DES RESULTATS
• Un système de gestion des
stocks centralisé avec des
procédures d’expédition
automatisées
• Le nombre des comptes UPS
est passé de 500 à 12
• Libéré des tâches
administratives, le personnel
des magasins peut se
consacrer à la vente.
Forum
Automne/Hiver 2005
Nouvelles du monde
UPS Billing Data – suite
Est-il vraiment possible
de visualiser tous les
frais d’expédition ?
Résultat : une meilleure maîtrise
des coûts et plus de transparence
à tous les niveaux.
Absolument ! Vous pourrez
désormais visualiser tous
les frais UPS imputables à
l’expédition des marchandises,
c’est-à-dire non seulement les frais
d’expédition standard mais aussi
les suppléments facturés pour
corrections d’adresse, corrections
de frais de transport ou encore
ajustements entre adresse privée
et adresse professionnelle.
Puis-je personnaliser
UPS Billing Data en
fonction des spécificités
de mon entreprise ?
procédures commerciales.
Les récapitulatifs et les sous-totaux
de vos frais de transport sont établis
en fonction des codes de coûts de
votre entreprise.
Comment puis-je avoir accès
à ce service ?
Tout à fait : le système permet
de sélectionner les champs que
vous souhaitez afficher. Ainsi,
les rapports prédéfinis peuvent
vous fournir des renseignements
précis de façon à améliorer vos
Pour en savoir plus sur UPS Billing
Data ou demander un accès au
service, consultez Solutions pour
les entreprises sur www.ups.com
ou contactez votre attaché
commercial UPS.
L’Europe des 25 – suite
Synchroniser le flux
d’informations
Mike Eskew, le PDG d’UPS, s’est
associé à 80 autres collaborateurs
d’UPS pour faire installer un
laboratoire informatique dernier
cri dans une école primaire de
Lipa, localité située dans une des
régions les plus économiquement
défavorisées de Pologne.
Et pour rester en
Pologne...
UPS a remplacé le Boeing 727 qui
desservait la Pologne et l’Europe
centrale par un Boeing 757. Cet
appareil plus gros permettra
d’améliorer le service tout en
réduisant les nuisances sonores et
l’impact sur l’environnement.
Avez-vous une boîte
assez grande ?
UPS a assuré le transport de
deux requins-baleines jusqu’à
l’Aquarium de Georgia, en Géorgie
(Etats-Unis). Les requins-baleines
UPS C.O.D. est un outil
fantastique – et pas seulement
pour les exportateurs ! La livraison
contre remboursement permet
aux jeunes entreprises en Europe
de l’Est de commander des
produits indispensables à leur
développement sans être pénalisées
parce qu’elles n’ont pas encore
eu le temps de prouver leur
fiabilité. Les clients qui hésitent à
commander des marchandises sur
Internet disposent à présent d’une
méthode de paiement aussi sûre
que pratique.
L’essor économique suscité
par l’élargissement de l’Union
européenne concerne bien plus
que les seuls nouveaux Etats
membres. Selon Eurostat, la
branche statistique de l’Union
européenne, les investissements
des 15 anciens membres de l’UE
dans les 10 nouveaux Etats ont
Le service Livraison contre
remboursement UPS est le
moyen le plus simple et le
plus sûr de traiter avec des
clients nouveaux ou inconnus.
Nous vous simplifions la vie
et vous aidons à améliorer
considérablement votre cash
flow en encaissant le paiement
des marchandises à la livraison.
Les Services Retour UPS
constituent une gamme étendue
de services conçus pour vous
offrir, à vous et à votre client, le
produit parfaitement adapté à
vos besoins.
rapporté 7,5 milliards en 2004
– une augmentation de 200 % par
rapport au taux de rendement du
capital investi en 2002. Avec de
tels montants en jeu, on comprend
que les sociétés portent de plus en
plus d’attention à leurs clients des
pays de l’Est.
« D’un point de
vue commercial,
l’avantage principal
de l’élargissement
est l’émergence
d’un marché
intérieur plus vaste.
»
Les Services Retour UPS
représentent la formule idéale en
cas d’échanges de marchandises
Vous pouvez imprimer des
étiquettes et les joindre aux
envois sortants ou envoyer
une étiquette retour au
client par voie électronique;
il n’aura plus qu’à
l’imprimer si nécessaire.
Pour les opérations de
grande envergure, UPS
peut même créer et
envoyer les étiquettes
directement à vos clients.
Cette solution est idéale
lorsqu’un grand nombre de
transferts et plusieurs sites
sont concernés par ces
opérations de retour.
entre clients et fournisseurs.
Cartouches d’encre à remplir,
écrans d’ordinateurs à réparer sous
garantie, téléphones portables à
échanger contre le tout dernier
modèle... quel que soit le produit
concerné, les Services Retour UPS
proposent la formule adaptée aux
besoins de votre entreprise.
Peu importe où se trouve votre
client, il pourra bénéficier des
Services Retour UPS disponibles
dans toute l’Union européenne
ainsi qu’en Norvège, en Suisse
et au Liechtenstein. Tout
porte à croire que les activités
commerciales continueront de
se développer en Europe de
l’Est et UPS compte bien vous
aider à effectuer l’échange
de marchandises entre votre
entreprise et ces pays.
Si le prix de vos
marchandises n’a rien
à envier à celui de
l’inestimable Panthère Rose,
nous vous proposons des
services à la hauteur
de la tâche : notre chauffeur
fait jusqu’à trois tentatives
d’enlèvement à l’adresse
indiquée pour récupérer
vos marchandises de grande
valeur et vous les rapporter.
Pour plus d’informations
sur les services de retour
et toute notre gamme de
services, nous vous invitons
à consulter www.ups.com
sont les plus gros poissons au
monde et ils constitueront sans
aucun doute l’attraction vedette de
l’Aquarium, qui a ouvert ses portes
en septembre.
Des choix écologiques
14 sites UPS en Californie se sont
engagés à consommer de ‘l’énergie
propre’ dérivée principalement de
la biomasse. Ce choix diminuera
de 1,1 million de kilogrammes
les émissions de dioxyde de
carbone dans l’atmosphère. UPS a
également installé des dispositifs
de veille sur 11.000 ordinateurs,
ce qui permettra de réduire la
consommation d’énergie et de
réaliser une économie d’environ
145.000 $ par an.
Quelques chiffres
Chaque minute, partout dans le
monde, UPS livre 9.800 colis.
Pendant que vous lisiez la phrase
précédente, pas moins de 490
envois ont ainsi été remis à leur
destinataire.
Nouveaux tarifs
UPS augmentera légèrement les
tarifs de tous ses services à partir
du 2 janvier 2006.
Un contrôle strict des coûts nous
a permis de limiter l’augmentation
globale de nos tarifs. Nous gardons
ainsi des prix très compétitifs tout
en améliorant encore la qualité
des services dont nos clients ont
toujours bénéficié.
Pour vous tenir au courant de ces
changements, nous vous enverrons
des informations plus détaillées en
temps utile, soit par courrier, soit
via votre interlocuteur UPS.
Parlez-nous de VOUS
Votre avis nous intéresse et nous aimerions beaucoup savoir
ce que vous pensez d’UPS Forum. Vos suggestions sont les
bienvenues, de même que toutes les anecdotes, amusantes ou
moins plaisantes, dont vous souhaiteriez nous faire part. Envoyezles simplement à [email protected]. Par ailleurs, si vous
connaissez quelqu’un, dans votre entreprise, qui aimerait recevoir
UPS Forum régulièrement, n’hésitez pas à nous communiquer ses
coordonnées et nous lui ferons parvenir chaque numéro !
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UPS et est destiné aux dirigeants et cadres des
entreprises dont les activités sont exercées en
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