Document 1 FICHE DE COMMUNICATION DU 24 mars 2007

Document 1
FICHE DE COMMUNICATION DU 24 mars 2007
Émetteur : Le (la) stagiaire
Destinataire : Monsieur LEROY Guy, le gérant
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Objet : votre demande de traitement du dossier de ce jour
Message :
J’ai vérifié les documents que vous m’avez transmis.
Cependant, j’ai constaté des erreurs :
- le bon de livraison n° 753011359 du 23/03 du fournisseur Éts BOMBARD SA à
Cambrai comporte des réserves (3 bidons de gel javel sont non conformes car ils sont
percés). La livraison a été effectuée par le transporteur SA BRETS TRANSPORTS.
- la facture n° 0011359 présente une erreur de prix par rapport à l’extrait du tarif 2007
communiqué par le fournisseur BOMBARD (l’art réf E05-17 Essuie Tout Lotus a été
facturé au prix de 16,85 € au lieu de 16,65 €) ;
- la facture n° 03/492 présente une erreur de quantité par rapport au bon de livraison
n° 03/492 du 21/03 du fournisseur Papeterie BUVARD (8 lots de l’art réf STY31
Désignation : stylos bille nous ont été facturés au prix de 4.56 € au lieu des 5 livrés) ;
Il faudrait donc :
- confirmer des réserves au transporteur par LRAR dans les trois jours qui suivent la
réception des marchandises soit le 27 mars au plus tard (selon l’article 105 du Code
de commerce) ;
- informer les fournisseurs par courrier des erreurs de prix ou de quantité constatés
sur les factures. Pour cela je propose de réaliser un publipostage pour automatiser ce
courrier qui pourrait être réutilisé pour ce type d’erreurs courantes sur les factures.
PRONET
15 avenue du Général De Gaulle
02100 SAINT-QUENTIN
Tél : 03 23 51 60 62
Fax : 03 23 51 60 63
SA BRETS TRANSPORTS
BP 6
59400 CAMBRAI
Nos réf :
GL/..
Saint-Quentin,
le 24 mars 2007
Objet :
v /livraison du 24/03
PJ :
une copie du bon de livraison
n° 753011359
une copie de la facture n° 0011359 du 23 courant
LETTRE RECOMMANDÉE
AVEC ACCUSÉ DE RÉCEPTION
Messieurs,
Vous nous avez livré le 24 courant des colis en provenance des Éts
BOMBARD SA à CAMBRAI.
Lors du déchargement, nous avons constaté qu'un colis était endommagé
et nous avons donc notifié nos réserves auprès du livreur. En effet, les articles
surlignés sur la facture ci-jointe et qui se trouvaient dans le colis endommagé (il
s’agit de trois bidons d’eau de javel) sont percés donc non conformes.
Nous vous confirmons ces réserves et nous vous demandons donc
réparation du préjudice subi en vertu des articles 103 et 105 du Code de
Commerce.
Nous comptons sur votre diligence pour régler cet incident.
Le Gérant,
G. LEROY
PRONET
15 avenue du Général De Gaulle
02100 SAINT-QUENTIN
Tél : 03 23 51 60 62
Fax : 03 23 51 60 63
«Société»
«Adresse1»
«Code_postal» «Ville»
Nos réf :
GL/….
Objet :
v/ facture n° «N_facture»
du «Date_facture_»
Saint-Quentin,
Le «Date_du_jour»
«Titre»,
Nous avons bien reçu votre facture citée en objet.
Cependant, après vérification, nous avons constaté l’erreur suivante : «Erreur_constatée_».
Vous voudrez
«Solution_proposée».
bien
rectifier
cette
erreur
et
nous
Nous espérons que vous réglerez rapidement cet incident.
Veuillez agréer, «Titre», nos salutations distinguées.
Le Gérant,
G. LEROY
vous
suggérons
donc
de
Titre
Monsieur
Société
Adresse1
Ville
Ets
12 rue de CAMBRAI
BOMBARD Denain
Code_postal
N° facture
Date facture
59400
0011359
23/03/2007
Erreur
Solution
constatée
proposée
l'article Réf nous adresser la
E05-17
facture d'avoir
Essuie tout correspondante.
Lotus a été
facturé 16.85
€ au lieu de
16.65 €.
Date du jour
24 mars 2007
PRONET
15 avenue du Général De Gaulle
02100 SAINT-QUENTIN
Tél : 03 23 51 60 62
Fax : 03 23 51 60 63
Ets BOMBARD
12 rue de Denain
59400 CAMBRAI
Nos réf :
GL/….
Objet :
v/ facture n° 0011359
du 23/03/2007
Saint-Quentin,
Le 24 mars 2007
Monsieur ,
Nous avons bien reçu votre facture citée en objet.
Cependant, après vérification, nous avons constaté l’erreur suivante :l'article Réf E0517 Essuie tout Lotus a été facturé 16.85 € au lieu de 16.65 €..
Vous voudrez bien rectifier cette erreur et nous vous suggérons donc de nous adresser
la facture d'avoir correspondante.
Nous espérons que vous réglerez rapidement cet incident.
Veuillez agréer, Monsieur , nos salutations distinguées.
Le Gérant,
G. LEROY
PRONET
15 avenue du Général De Gaulle
02100 SAINT-QUENTIN
Tél : 03 23 51 60 62
Fax : 03 23 51 60 63
Papeterie BUVARD
21 Rue Victor Basch
02100 ST QUENTIN
Nos réf :
GL/….
Objet :
v/ facture n° 03/492
du 24/03/07
Saint-Quentin,
Le 24 mars 2007
Madame ,
Nous avons bien reçu votre facture citée en objet.
Cependant, après vérification, nous avons constaté l’erreur suivante : 8 lots de l'art Réf
STY31 facturés à la place de 5.
Vous voudrez bien rectifier cette erreur et nous vous suggérons donc de nous adresser
la facture d'avoir correspondante.
Nous espérons que vous réglerez rapidement cet incident.
Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées.
Le Gérant,
G. LEROY
Classe de BAC PRO Comptabilité
Communication/Organisation
SYNTHÈSE
Sur le traitement des erreurs de livraison et de facturation
- La réception et le contrôle des marchandises
À la réception et en présence du transporteur, le réceptionnaire des marchandises doit
contrôler le nombre et l’état des colis à partir du bon de livraison-réception que détient le
livreur. Il vérifie aussi le contenu des colis d’après le bon de livraison (références, quantités,
couleurs, tailles, qualité, avaries…).
Le réceptionnaire signe ces documents, garde le bon de livraison et rend le bon de
réception au livreur qui le retournera au fournisseur.
S’il constate des anomalies sur les colis (dommages, avaries), il émet des réserves sur le
bon de réception et devra confirmer ces réserves au transporteur dans les trois jours qui suivent la
réception des marchandises par lettre recommandée avec accusé de réception conformément à
l’article 105 du Code de commerce.
- Le contrôle des factures
Avant d’être transmises à la comptabilité, dans le service achats, les factures sont
comparées aux bons de livraison pour être contrôlées : références, quantités, éventuellement
prix unitaire. Il faut aussi vérifier les calculs et les taux de TVA.
La consultation du fichier «Fournisseurs» permet de vérifier les conditions de vente :
réductions, conditions de paiement, de livraison.
Lorsque des anomalies sur les factures sont constatées (erreur de prix, quantité, remises…),
il faut effectuer des réclamations auprès des fournisseurs. Pour les erreurs de facturation les plus
courantes, un publipostage sera réalisé.