Le bilan simplifié - Carrefour des Associations Parisiennes

Lot 2 : Fiscalité et comptabilité
Initiation à la
comptabilité simplifiée
Ville de Paris
Carrefour des Associations Parisiennes
PROJETS-19
[email protected]
• Organisation matérielle :
–
3 heures avec une pause de 10 minutes au milieu de l’atelier
• Méthode pédagogique :
–
–
–
–
Exposés
Échanges et analyse des situations et pratiques des participants
Questions/réponses sur les aspects pratiques et comptables
Remise de documents d'informations et cas pratiques
• Objectifs de la formation :
–
–
–
Connaître les obligations comptables des associations
Savoir organiser les documents comptables
Savoir élaborer les documents de synthèse simplifiés (bilan et compte de résultat)
• Tour de table :
–
–
–
Rôle et fonction dans l’association
Niveau de connaissance sur le sujet
Attentes par rapport à l’atelier
Plan
Introduction
La diversité des modèles économiques
Définition et fonction de la comptabilité
La comptabilité en partie simple (d’encaissement)
1. Les obligations comptables d’une association
• La fonction du trésorier
2. Principes et organisation
• Le livre journal
• Le classement des pièces comptables
• Le rapprochement bancaire
3. Les documents de synthèse comptable
• Le compte de résultat simplifié
• Le bilan simplifié
Conclusion
Introduction : la diversité
des modèles économiques
Des budgets variables selon la taille
–
–
–
2/3 des associations ont des budgets annuels inférieurs à 7.500 €.
92 % ont des budgets inférieurs à 75.000 €.
Seules 5 % des associations disposent de budgets supérieurs à 150.000 €.*
*Rapport Viviane Tchernonog - Ressources, financements publics et logiques d’action des associations
selon les secteurs d’activités
–
–
Les associations du secteur sanitaire et social sont celles ayant les budgets
les plus élevés avec un budget moyen de 200.000 €.
Les secteurs de la culture, des loisirs et du sport sont des secteurs à faible
budget (20 à 30.000 € en moyenne).
Des moyens de financements différenciés
–
–
Le bénévolat est la première ressource des associations. 80% des
associations ne fonctionnent qu’avec des bénévoles.
En France, près de 3 associations sur 4 sont quasiment autofinancées.
Les obligations comptables
des associations
La loi 1901 n’impose aucune obligation légale générale aux
associations en matière comptable…
Certains textes prévoient cependant des obligations
comptables pour certains types d’associations :
–
–
Les associations ayant une activité économique
Les associations bénéficiant d’aides publiques …
La certification des comptes par un « commissaire aux
comptes » est obligatoire si l’association perçoit plus de
150K€/an de subventions publiques et/ou dépasse deux des 3
seuils suivants : 50 salariés, 3,1M€ de CA, 1,55M€ de bilan
Objectifs et utilité de la comptabilité
–
–
Outil d’information
Outil de gestion et de prévisions
Les obligations comptables
des associations
Les principes de la comptabilité
– Les principes comptables :
•
•
•
•
•
Régularité
Sincérité
Image fidèle du patrimoine
Prudence
Prééminence de la réalité sur l’apparence
– Les règles d’établissement des comptes
•
•
•
•
•
Continuité de l’activité
Permanence des méthodes comptables d’un exercice à l’autre
Indépendance des exercices
Coûts historiques
Non compensation
La conservation des documents
La fonction du trésorier
Le trésorier, une fonction financière
–
–
–
Il gère le patrimoine financier de l’association
Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l’association
Il prépare le compte de résultat et le bilan présenté à l’AG
–
Parfois aidé par un expert comptable. Ses missions peuvent comprendre:
• La tenue complète de la comptabilité ou d’une partie de celle-ci (la paie par
exemple)
• L’élaboration ou la vérification des comptes annuels
• L’élaboration ou la vérification des déclarations fiscales
• Le conseil en matière de gestion ou d’optimisation fiscale
• L’accompagnement de l’entreprise en création…
La comptabilité simplifiée
La comptabilité en partie simple
–
–
–
Plus connue sous le nom de « recettes/dépenses »
Elle enregistre uniquement les encaissements et les décaissements, au fur
et à mesure de leur réalisation
Opérations enregistrées chronologiquement dans un livre journal
Organisation comptable en partie simple (pendant l’année)
–
–
–
Un livre journal de recettes et de dépenses
Conservation de toutes les pièces justificatives
Vérification des soldes du compte bancaire et de la caisse
Organisation comptable en partie simple (à la fin de l’année)
–
–
Tableau récapitulatif des recettes et dépenses de l’année
Inventaire du patrimoine de l’association (biens, créances, dettes)
La comptabilité simplifiée
La période de l’exercice comptable
–
–
Période généralement calée sur l’année civile
Mais si les activités de l’association le nécessitent, peut être fixée à une autre
date (associations qui exercent leurs activités durant la période scolaire :
exercice comptable du 1er septembre au 31 août)
La durée de l’exercice comptable
–
–
Durée de 12 mois
Mais peut être portée à 18 mois en cas de premier exercice afin de
régulariser une période
La comptabilité simplifiée
Le livre comptable
–
–
–
Document de base de toute comptabilité
Utilisation : reporter au jour le jour toutes les opérations se traduisant par une
entrée ou une sortie d’argent
Pour chaque opération doivent figurer : son objet, sa date, un justificatif, le
mode de paiement
Le livre comptable permet :
–
–
De calculer à tout moment le solde disponible de l’association
De contrôler les disponibilités restant en caisse et les relevés de compte de
la banque
La comptabilité simplifiée
JOURNAL DE RECETTES ET DEPENSES - ANNEE N
N°
Date
Motif
Banque
Caisse
Solde
activité
Mode de
(banque et
Référence
concernée
paiement
dépenses recettes dépenses recettes
caisse)
La saisie des opérations
–
–
Enregistrer les entrées et les sorties d’argent dans un « Journal »
Pouvoir comparer ce journal à votre relevé de compte bancaire = un rapprochement
bancaire
Gestion de la caisse
–
–
Pas nécessaire avec un fonctionnement par chèque
Une personne « référant » pour éviter les trous dans la caisse !
La comptabilité simplifiée
Le classement des pièces comptables répond à deux objectifs :
–
–
Tant que les factures n’ont pas été réglées, il doit vous permettre de suivre
les échéances de paiement
Une fois que les factures ont été réglées, il doit vous permettre de les
retrouver aisément en cas de besoin
Le classement des factures à payer et à encaisser
–
–
–
Factures à régler ou à encaisser avant la fin de la semaine en cours
Factures à régler ou à encaisser la semaine suivante
Facture à régler ou à encaisser à échéance plus lointaine
Le classement des factures payées et encaissées
–
–
–
Pour répondre à un fournisseur qui affirme ne pas avoir été payé
Pour retrouver le détail d’une dépense comptabilisée
Pour justifier des opérations en cas de contrôle fiscal
La comptabilité simplifiée
Le remboursement de frais :
– Les bénévoles ne doivent percevoir aucune rémunération ou
avantage en nature
– Seuls les remboursements de frais sont admis
Conditions :
–
–
–
–
à l’euro et au centime près
sur justificatif
frais justifiables
caractère exceptionnel et non régulier
La comptabilité simplifiée
La facturation
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Obligation d’émettre une facture pour toute vente de produit ou prestation de
service
En double exemplaire (une pour l’acheteur, l’autre pour le vendeur)
Nom et adresse des parties
Numéro de SIRET
Numéro d’ordre
Date de la vente ou de la prestation
Quantité et dénomination précise des produits ou prestations vendus
Montant HT des produits, taux et montant de la TVA pour les vendeurs soumis à
la TVA
Toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation des
services et directement liée à l’opération
Date à laquelle la facture doit être payée
Eventuellement, le taux de pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement
inscrite sur la facture
La comptabilité simplifiée
Le rapprochement bancaire
–
–
Clé de voûte de la comptabilité en partie simple
Principe : contrôler que les mêmes montants apparaissent dans votre
comptabilité et sur le relevé de banque pour repérer les écarts
Mettre en évidence et analyser les écarts
–
–
–
Ecarts normaux : aucune correction
Ecarts provenant d’erreurs de la banque
Ecarts provenant d’erreurs ou d’omissions dans votre comptabilité
Cas pratique
La comptabilité simplifiée
Limites :
Pas de distinction entre les biens durables (investissements) et les
consommations (charges) et ne permet pas de déterminer la valeur
patrimoniale de l’association.
Le compte « dépenses-recettes » s’il indique les entrées et sorties
d’argent, ne présente pas véritablement l’activité réelle de
l’association (certaines subventions versées tardivement peuvent
représenter les produits (activités) relatifs à l’année précédente).
Créances et dettes de l’association ne sont pas mentionnées. Ceci
fausse la perception des disponibilités financières de l’association et
limite la pertinence des informations qui faciliterait la prise de
décision (investissement, engagement de dépenses…).
Les documents de synthèse
Durant l’année :
•
•
•
Classer les factures
Tenir à jour le journal des recettes et des dépenses
Suivre votre trésorerie
En fin d’année :
•
•
Présenter le bilan financier à l’association
Les « documents de synthèse » ou « comptes annuels » :
• Le compte de résultat
• Le bilan
Les documents de synthèse
Le compte de résultat simplifié
–
–
–
–
Le compte de résultat présente les charges et les produits liés à l’exploitation
d’une année passée (aux activités), ainsi que ceux liés à des opérations
financières ou exceptionnelles
Il va comptabiliser les consommations réelles et les productions réelles de
l’exercice
Il s’agit, en définitive, du « film » de l’activité de l’association pendant une
période
Le compte de résultat reprend les comptes de la classe 6 et ceux de la
classe 7, le solde constituant le résultat de la période (excédent ou déficit)
Valorisation des contributions volontaires en nature
–
–
Contributions volontaires: bénévolat (hors CA), mise à disposition gratuite
d’un local, mise à disposition gratuite de matériel…
Pour les valoriser, il faut déterminer le volume et estimer le coût des
contributions volontaires en nature
Les documents de synthèse
COMPTE DE RESULTAT simplifié - Année N
DEPENSES
RECETTES
€
ACHATS
Eau gaz électricité
Fournitures d'entretien et de bureau
Fournitures d'activités
Equipement
SERVICES EXTERNES
Locations
Travaux d'entretien et de réparation
Assurances
Divers services externes
AUTRES SERVICES EXTERNES
Honoraires
Publicité-publications
Déplacements
Missions et réceptions
Frais postaux et téléphone
Services bancaires
IMPOTS ET TAXES
FRAIS DE PERSONNEL
Salaires nets
Charges sociales
Autres charges personnel
€
REMUNERATION DES SERVICES
Ventes
Prestations de services
Participation des usagers (sauf cotisations)
SUBVENTIONS PUBLIQUES
Etat
dont Politique de la ville
dont Affaires sociales, santé
dont ASP (Emplois aidés : CAE, Adulte Relais...)
Collectivités Territoriales
Région (EmploisTremplin et autres subv Région)
Ville de Paris
Autres collectivités
ORGANISMES SEMI PUBLICS
dont Caisse d'allocations familiales
autres
FINANCEMENTS PRIVES
Entreprises, Fondations
autres
AUTRES PROD. DE GESTION COURANTE
Dons
Cotisations
AUTRES PRODUITS
CHARGES FINANCIERES
Total des charges
Total des produits
Résultat (excédent)
Résultat (déficit)
TOTAL (hors contributions)
TOTAL (hors contributions)
86-emploi des contributions en nature
Personnel bénévole
Mise à disposition gratuite de biens et prestations
Secours en nature
87-Contributions volontaires en nature
bénévolat
prestations en nature
dons en nature
TOTAL (avec contributions)
TOTAL (avec contributions)
Les documents de synthèse
Le bilan simplifié
–
–
–
Il est établi à la fin de l’exercice comptable
Le bilan est un inventaire de ce que l’association possède et de tout ce
qu’elle doit
Il s’agit d’une photographie de la situation patrimoniale, à travers laquelle on
identifie les emplois et leurs moyens de financement :
• Le passif représente l’origine des fonds de l’association (d’où vient l’argent) :
fonds propres, réserves, emprunts, dettes envers les fournisseurs…
• L’actif désigne tout ce que l’association possède (où l’argent est utilisé) :
constructions, terrains, matériels, stocks, sommes dues par les clients,
trésorerie disponible…
Les documents de synthèse
BILAN au 31/../..
ACTIF
A
C
T
I
F
I
M
M
O
B
I
L
I
S
E
PASSIF
CAPIT AUX
IMMOBILISAT IONS
Incorporelles
Corporelles
Financières
- Am ortissements
ST OCKS
C
A I
C R
T C
I U
F L
A
N
T
BILAN au 31/../..
PROPRES
DETTES
A LONG TERME
C
A
P
I
T
A
U
X
P
E
R
M
A
N
E
N
T
S
Utilisation des Ressources
Origine des Ressources
CE QUE L’ON POSSEDE
NOS MOYENS DE
FINANCEMENT
Terrains
Constructions
Mobilier
Matériel
…………
Cautions
Apport de départ
Résultats successifs
Subventions d’ équipement
P rovisions
NOS DETTES A PLUS
D’UN AN
Emprunts
CE QUE L’ON NOUS DOIT
CREANCES
DETTES
A COURT TERME
DISPONIBILITES
D
E
T
T
E
S
Subventions (Etat, Collectivités)
Usagers, P articipants, Clients ...
L’ARGENT DONT
ON DISPOSE
Banque
Caisse
NOS DETTES A MOINS
D’UN AN
Charges sociales
Fournisseurs
Les documents de synthèse
Bilan simplifié (Etat du patrimoine) au 31/12/N
ACTIF
PASSIF
Actif immobilisé
Capitaux propres
Immobilisations incorporelles
Fonds propres et réserves
Immobilisations corporelles
Report à nouveau
Immobilisations financières
Résultat net de l'exercice
Total actif immobilisé
Total capitaux propres
Actif circulant
Stocks
Provisions
Total comptes de tiers
Provisions
- créances subventions à recevoir
Total des provisions
- créances clients, usagers
Total comptes financiers
- Banque (solde)
Dettes
- Caisse (solde)
Emprunts et dettes assimilées
Total actif circulant
Total des dettes
TOTAL ACTIF
TOTAL PASSIF
Conclusion
ARCHIVER
JUSTIFICATIFS
CLASSEURS
ENREGISTRER
JOURNAL
RECETTES/DEPENSES
SYNTHETISER
COMPTE DE RESULTAT
ET BILAN
CONTRÔLER
ET VERIFIER
RAPPROCHEMENT
BANCAIRE
Conclusion
Respecter les obligations comptables de votre
association et anticiper les obligations de faits (Compte
de Résultat et bilan demandés dans les dossiers de
subvention…)
Conserver toutes les pièces justificatives
Organiser votre archivage et votre saisie comptable
Vérifier vos comptes avec le rapprochement bancaire
Les comptes annuels (bilan, compte de résultat) : des
outils d’information et de prévision