guide dossier annuel et entretien d`activité - DGDR

ANNEXE 2
DOSSIER ANNUEL D'ACTIVITES
GUIDE ET SUPPORT DE CONDUITE D'ENTRETIEN
Préparation et déroulement de l'entretien annuel
Mode d'emploi du dossier annuel d’activités
A DESTINATION :
► DES INGENIEURS ET TECHNICIENS,
► DES RESPONSABLES ET DIRECTEURS D'UNITE
-1-
L’entretien et le dossier annuel d'activités
Le dossier établi annuellement pour chacun des fonctionnaires IT du CNRS constitue un document essentiel pour les agents et leurs responsables.
Le support d’entretien et d’appréciation, appelé dossier annuel d'activités, comprend à la fois :
o
les éléments de la carrière professionnelle de l'agent et ses diplômes,
o
le descriptif des activités de l’agent
o
le compte rendu de l'entretien annuel d'activités,
o
la fiche de formation,
o
l’appréciation générale
o
éventuellement les motivations pour une proposition d'avancement.
Ce dossier permet donc aux personnels comme aux responsables de travailler sur les objectifs, les orientations de l’activité, le bilan de leur réalisation, leurs éventuels souhaits d’évolution et
le recensement de leur besoin de formation professionnelle.
Ce guide est composé de deux parties : la première partie concerne la préparation et le déroulement de l'entretien annuel et donne des indications aux agents et à leurs responsables sur les
éléments devant être abordés durant cet entretien et la seconde fait état des modalités de rédaction du dossier annuel d'activités.
-2-
SOMMAIRE
L'entretien annuel d'activités
Principes et objectifs ....................................................................................................................................................................................................
Règles de base .............................................................................................................................................................................................................
Préparation de l'entretien ..............................................................................................................................................................................................
Déroulement de l'entretien ............................................................................................................................................................................................
Suivi de l'entretien .........................................................................................................................................................................................................
page 4
page 5
page 6
page 7
page 12
Le dossier annuel d'activités - fiche par fiche
Fiche 1 : Récapitulatif de carrière et propositions d’avancement ..................................................................................................................................
Parcours professionnel ...............................................................................................................................................................................
Fiche 2 : Descriptif d'activités ........................................................................................................................................................................................
Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives ..................................................................................................................................................................
Fiche 4 : Formation professionnelle ..............................................................................................................................................................................
Fiche 5 : Appréciation générale .....................................................................................................................................................................................
Propositions d'avancement..............................................................................................................................................................................
-3-
page 14
page 14
page 15
page 17
page 18
page 19
page 20
L'entretien annuel d'appréciation
Principes et objectifs
► Définir des objectifs et des projets
► Promouvoir le dialogue entre le collaborateur et son responsable
L’analyse de la situation de travail doit permettre de convenir de projets et de fixer des orientations
pour l’année à venir.
L’entretien permettra de faire le point sur les actions précédemment définies.
L’étude conjointe des réalisations de l’agent au sein du collectif permettra de se poser les
questions sur les moyens à mettre en œuvre et les éventuelles actions correctrices à envisager. De
la même façon que le bilan s'effectue sur la base de l'activité de l'année écoulée, la définition des
objectifs de l'agent doit permettre à l'agent et à son responsable de se projeter sur l'année
suivante.
Il donne l’occasion à chacun de définir et faire le point sur les activités de l’agent par rapport aux
missions de l’unité ou du service et de l’établissement,
Il permet
- à l’agent, de savoir comment son travail est perçu par son responsable et de s’exprimer sur son
activité, son environnement de travail…
- au responsable, de préparer l’appréciation qu’il porte sur le travail fourni.
►
Permettre à chacun de mieux comprendre sa contribution au fonctionnement
collectif
Dans une collectivité de travail, personne n’agit de façon isolée, sans conséquence pour l’activité
des autres membres. Pour autant, il n’est pas toujours évident de cerner en quoi sa propre activité
contribue au fonctionnement général.
L’entretien sera l’occasion de montrer dans quelle mesure son travail s’inscrit dans la mission
générale du laboratoire et de l’établissement et quel est son apport personnel.
► Mieux connaître l'existant et améliorer le fonctionnement du service
La synthèse de l’ensemble des entretiens permettra au responsable de faire un bilan du
fonctionnement du service afin, le cas échéant, d’améliorer le travail d’équipe par des
changements dans l’organisation du travail ou dans les modalités de transmission de l’information,
par exemple.
► Faire évoluer les activités et les compétences
L’entretien permet au collaborateur de faire le point avec son responsable sur les compétences
qu’il met en œuvre dans l’exercice de son activité.
Ainsi, l’entretien permet d’identifier les besoins en formation, liés aux évolutions prévues pour sa
fonction ou le service et/ou les projets d’évolution du collaborateur (évolution dans son poste,
changement de fonction, mobilité,…).
-4-
L'entretien annuel d'appréciation
Règles de base

L'entretien annuel d'activité se déroule une fois par an, durant le 1er semestre. Il est recommandé de préparer les entretiens en réfléchissant à leur contenu sans attendre le début
de la campagne d'avancement.

L’entretien doit être réalisé par le directeur de la structure ou, selon les modes d’organisation, par un responsable direct. Celui-ci doit être institutionnellement reconnu et désigné
par le directeur d’unité (par exemple directeur d’unité adjoint, responsable de service).
Cette mission ne peut être déléguée à un autre collaborateur ou autre responsable.

Le responsable qui conduit l'entretien doit rencontrer tous les IT qui lui sont rattachés y compris les agents travaillant sur un autre site.

Lorsqu'un agent effectue une mobilité en cours d'année, c'est le hiérarchique de l’entité de départ qui mène l'entretien et rédige le dossier annuel.

En cas de désaccord entre l'agent et le responsable qui conduit l'entretien, une procédure de médiation sera engagée avec le directeur d'unité et/ou le responsable RH de la
délégation régionale.
-5-
L'entretien annuel d'appréciation
Préparation de l'entretien
Pour le responsable qui conduit l'entretien
Pour l'agent



Prévoyez un temps de préparation suffisant et planifiez-le dans votre agenda.

Identifiez les informations objectives qui peuvent aider à présenter votre travail et
les questions à aborder lors de l'entretien ; le dossier de l’année précédente peut
chacun au moins 15 jours à l'avance afin de permettre à l'agent de s'y préparer.
vous y aider.
Prévoyez une durée raisonnable, d’environ une heure.
Faites le bilan de votre année, de vos réussites, des difficultés que vous avez
rencontrées, des activités dans lesquelles vous pensez vous exprimer le mieux

Réfléchissez à l’ensemble des thèmes à aborder en vous référant notamment au
dossier de l’année précédente, aux résultats concrets obtenus, à des faits précis,
aux réussites et difficultés éventuelles rencontrées.

Réfléchissez à de nouvelles orientations (objectifs, projets…) et perspectives
et celles dans lesquelles vous vous sentez moins à l’aise.

Réfléchissez à ce que vous attendez de l’entretien, à ce que vous voudriez voir
changer.

Proposez une date et une heure d'entretien en fonction des disponibilités de
Préparez des propositions d'orientations, d’objectifs (et les moyens qui vous
d'avenir de votre collaborateur.
semblent nécessaires), formalisez vos souhaits de développement, d’évolution et
de formation.
Prenez le temps de préparer l’entretien : la qualité et l’efficacité du dialogue au cours de
l’entretien résultent de l’attention portée à sa préparation par l'agent et par son
responsable.
L'entretien annuel d'appréciation
-6-
Déroulement de l'entretien
Attitude à adopter
L’entretien doit être conçu comme un échange entre le responsable qui conduit l'entretien et l'agent, se fondant sur une écoute réciproque et constructive, afin que les deux parties
s’expriment dans un climat de confiance et de respect mutuel.
Quelques règles de base s'imposent :
- respecter le temps de parole de chacun,
- écouter,
- expliquer et comprendre,
- se centrer sur des faits précis,
- reformuler et s’attacher à trouver une position commune sur l‘ensemble des sujets traités.
-
Les différents thèmes à aborder
 la mission et les activités de l'agent
L'entretien annuel doit permettre, à travers le rappel de la mission et des activités, de donner une image précise de la situation actuelle du collaborateur et de préparer l’appréciation portée
par le responsable.
 le bilan de l'activité depuis le dernier entretien
A travers le bilan des activités, l’entretien vise à dégager les points forts et les points à améliorer dans la contribution du collaborateur à la bonne marche de l'unité/service. Il s'agit dans un
premier temps de constater si les objectifs définis l'année précédente ont été atteints, voire dépassés. En cas de difficultés constatées dans la réalisation des activités du collaborateur, il est
nécessaire d'en identifier les causes, sans porter de jugement de valeur à priori : conditions et moyens de travail adéquats ? Situation générale de l'unité : favorable ou défavorable ?
Evènements ayant eu une influence marquante sur l'activité ? De même, une analyse des conditions nécessaires de réussite dans les actions de l'unité/service est importante.
L'entretien annuel d'appréciation
 les orientations, projets et/ou objectifs pour l'année à venir
Il s'agit de définir les orientations ainsi que les projets à mener, les objectifs à atteindre, et les moyens à mettre en œuvre dans le cadre plus général des orientations, des axes de recherche,
des priorités de l’unité/du service. Le principe est d'établir un engagement commun sur des objectifs à atteindre et sur les moyens à mettre en œuvre dans le cadre des orientations de travail
et des axes de recherche du laboratoire ou des projets de l'unité/du service.
Comment définir un projet ?
Les éléments permettant de décrire un projet sont les suivants : finalités du projet, actions à mettre en œuvre, personnes concernées, domaines d'activités, programmation dans le temps,
moyens et méthodes nécessaires, budget…
-7-
Comment définir un objectif ?
Un objectif est le résultat attendu de l'activité à venir. Il doit être défini de façon à être réaliste et adapté à l'agent et au contexte.
Il est donc possible de formuler un objectif en mentionnant trois informations : l'énoncé de l'objectif, son délai de réalisation et les critères qui permettront d'apprécier objectivement le résultat
l'année suivante.
-8-
L'entretien annuel d'appréciation
A titre d'illustration, le responsable et l’agent peuvent appliquer ou s’inspirer de la technique SMART qui peut sembler appropriée pour définir et formuler des objectifs:
 Spécifique : un objectif ne peut être formulé de manière générale, mais doit être défini de manière rigoureuse et précise
 Mesurable : afin de pouvoir estimer si l'objectif est atteint, il doit être mesurable. Il est important lors des entretiens d'appréciation de pouvoir vérifier de manière objective si les
objectifs visés ont été atteints (notions de qualité, de quantité, de temps, de budget…).
 Acceptable : les objectifs doivent être acceptés par le collaborateur, l'équipe, l'organisation… Il est également important que ceux-ci s'inscrivent dans la vision et la mission de
l'unité/service et, naturellement, soient cohérents avec la fonction de l’agent.
 Réaliste : lors de la détermination des objectifs, il est utile de s'accorder un délai de réflexion au sujet du réalisme ou de la faisabilité de l'objectif. S'il est trop ambitieux, il est
impossible à atteindre, ce qui est inévitablement démotivant pour le collaborateur.
 déterminé dans le Temps : il est convenu d'une échéance à laquelle l'objectif doit être atteint ; des objectifs intermédiaires peuvent également être définis sur une échelle de
temps pour parvenir à atteindre l'objectif final.
Deux types d'objectifs peuvent être définis :
 les objectifs reconduits
Il s'agit de maintenir ce qui est acquis et de l'afficher comme un objectif en soi.
 les objectifs de progrès / de changement
Il s'agit de notifier des éléments de progression ou bien de nouveaux objectifs.
Il est essentiel que :
- les objectifs définis soient en accord avec le métier de l’agent (profil de poste, fiche
d’emploi type),
- l'agent joue un rôle actif dans la détermination de ses objectifs
- la définition des orientations résulte d'une analyse concertée entre le responsable et
l'agent
-9-
L'entretien annuel d'appréciation

les perspectives d'évolution
L'entretien peut permettre d'engager un dialogue sur les souhaits d'évolution de l'agent ; il constitue ainsi l'occasion d'échanger et, notamment si les perspectives évoquées se situent au
sein de l’unité/service, de donner lieu à un éclairage du responsable sur leur faisabilité et les étapes à envisager. Ces perspectives peuvent concerner des évolutions au sein du poste actuel
et dans ce cas, les sujets d'échanges sont nombreux : conditions de travail, organisation du travail (responsabilisation, circulation de l'information, latitude d'initiatives…), relations interservices, enrichissement des activités actuelles.
Des évolutions au-delà du poste actuel peuvent également être évoquées, et l'entretien peut être l'occasion de recueillir des informations sur les potentialités de l'agent qui ne seraient pas
exploitées dans le poste actuel, ses aspirations et orientations souhaitées à moyen terme, les parcours envisageables pour y parvenir ainsi que les étapes nécessaires de formation. Afin
que ce projet s'inscrive en cohérence avec les besoins de l'établissement et l'évolution des métiers du CNRS, un entretien spécifique avec un conseiller des ressources humaines de la
délégation pourra être envisagé.
Qu'est-ce qu'un Projet professionnel ?
Un projet professionnel se doit d'être réaliste, réalisable et cohérent avec les perspectives envisageables au sein ou en dehors de
l'établissement. Il n'est pas irrévocable et peut évoluer en fonction du contexte. Il correspond :
► soit à une évolution dans le poste actuel (délégation d'activités, enrichissement des activités du poste, montée en
compétences…)
► soit à une évolution au-delà du poste actuel au sein ou en dehors de l'unité/service (aspirations et nouvelles orientations
professionnelles souhaitées à moyen terme, parcours professionnels envisageables et les moyens à mettre en œuvre pour y
parvenir : mobilité thématique ou géographique, reconversion…)
-10-
L'entretien annuel d'appréciation

Les besoins de formation
La formation professionnelle est l'un des moyens essentiels pour l'adaptation de l'agent à son poste de travail, l'accompagnement de l'évolution de son métier et le développement ou
l'acquisition de nouvelles compétences dans le cadre de son projet d'évolution professionnelle.
Dans ce sens, la réforme de la formation professionnelle tout au long de la vie prévoit un entretien annuel de formation, avec le supérieur hiérarchique.
Evaluation des actions de formation : durant l'entretien, l'évaluation des actions réalisées au cours de l'année par l'agent sera effectuée afin d'en mesurer les impacts sur sa situation
de travail. Il s'agit d'identifier les principales retombées de la formation au niveau du savoir-faire et du savoir être du collaborateur et au niveau de la résolution des difficultés éventuelles
rencontrées l'année précédente. L'intérêt est de savoir si la formation correspondait au besoin défini au préalable, permettant alors de mettre l'accent sur l'importance de la définition du
besoin de formation en terme de résultat attendu.
Identification des besoins de formation : les besoins de formation sont identifiés en lien avec les projets, les objectifs et les orientations définies ainsi qu'avec les perspectives
d’évolution de l’agent. Les bénéfices attendus de ces formations doivent être établis. Le degré de priorité de la formation envisagée sera également abordé. De même, la finalité de chaque
besoin de formation doit être précisée comme le prévoit la réforme de la formation (adaptation au poste de travail, évolution du métier, développement ou acquisition de nouvelles
compétences).
L’ensemble de ce travail contribuera à l’élaboration du plan de formation de l’unité.

la proposition à un avancement
La décision du directeur d'unité de proposer à un avancement ou non l'agent promouvable pourra également faire l'objet d'un échange.
-11-
L'entretien annuel d'appréciation

la conclusion de l'entretien
Conclure l'entretien annuel, c'est lui assurer une issue positive. Il est donc important de :
-
poser une question de type "tous les points que vous souhaitiez évoquer ont-ils été abordés ?"
-
reformuler et résumer les principales décisions prises au cours de l'entretien
-
rappeler les suites à donner par le responsable et l'agent à court terme
-
fixer le délai du prochain point dans le cadre d'un suivi
-
rappeler la disponibilité du responsable si nécessaire
Suivi de l'entretien
 Au niveau de l'agent et du responsable
Le suivi doit permettre de garantir la réalisation des orientations, projets et objectifs convenus concernant en particulier l'environnement de travail de l'agent et de vérifier que les actions
décidées au cours de l'entretien soient bien menées.
Par ailleurs, le responsable doit s'assurer de la cohérence avec les autres actions d'écoute et de conseil se déroulant tout au long de l'année et avec l'évolution éventuelle des objectifs de
l'unité/du service.
 Au niveau de l'unité
Une synthèse des entretiens annuels de l'ensemble des collaborateurs peut être élaborée par le directeur d'unité et les différents responsables qui ont conduit les entretiens. Elle pourra faire
l'objet d'une présentation en conseil de laboratoire/de service afin de contribuer à la mise au point collective de plan d'actions concernant l'amélioration des problèmes d'organisation, de
communication, de formation et de conditions de travail au sein de l'unité/du service.
 Au niveau du service ressources humaines en délégation régionale
Si elle est formalisée, la synthèse des entretiens pourra également être transmise au service RH de la délégation régionale en charge du suivi des besoins de formation et de
l'accompagnement du projet professionnel des agents. Ces informations serviront de base à la délégation régionale pour assurer le soutien et le suivi des parcours professionnels de
chacun.
-12-
Le dossier annuel d'activités – fiche par fiche
Ce dossier intègre à la fois l'historique de carrière de l'agent et la description de sa situation actuelle de travail, le compte rendu de l'entretien annuel d'activités et les éléments d’appréciation
de l’activité de l’ITA par son responsable.
Il est composé de 5 fiches détachables, qui selon leur nature, seront accessibles à différents interlocuteurs.
FICHE 1
► Récapitulatif de
carrière
► Parcours
professionnel
FICHE 2
► Descriptif d'activités
FICHE 3
► Bilan, orientations et
perspectives
FICHE 4
FICHE 5
► Evaluation et recueil
des besoins de formation
► Appréciation générale
► Propositions
d'avancement
Leur ensemble constitue le dossier annuel qui sera conservé par l'agent, le responsable qui conduit l'entretien et le directeur d'unité/de service, au sein même du laboratoire / du
service d'affectation de l'agent.
En résumé…
 Dossier conservé par l'agent et son responsable : fiche 1 à 5 (dossier intégral)
 Dossier transmis en délégation régionale au service RH : fiche 1, 2, 4, 5
 Dossier transmis aux experts et aux membres de la CAP dans le cadre d'une proposition d'avancement : fiche 1, 2, 4, 5
Seule la fiche 3 (bilan, orientations et perspectives) est destinée uniquement à l'agent et à son responsable
-13-
Le dossier annuel d'activités
Fiche 1 : Récapitulatif de carrière
Récapitulatif de carrière et propositions d’avancement
Parcours professionnel
Les informations portées sont à vérifier par l'agent comme par son responsable.
L'agent est appelé à saisir l'ensemble des informations demandées. Au fil du déploiement
du système d’information RH dans les unités, ces informations seront présentes l'année
Pour faciliter le travail ultérieur, une zone est prévue sur cette page pour que le Directeur
suivante dans le dossier et ne feront l'objet que de vérifications par l’agent comme par son
indique s’il propose l’agent à un avancement de corps ou de grade aux choix, à un
responsable.
échelon accéléré ou retardé. Comme l’ensemble des rubriques, ces propositions doivent
être l'un des sujets de l’entretien préalable.
Il est important de noter que ces éléments peuvent être utilisés aux différents stades du
processus d'avancement à titre de critères d’appréciation de l’agent.
Une fois le dossier établi, la signature du directeur d'unité et l’apposition du cachet de
l’unité sont obligatoires au bas de cette page.
-14-
Le dossier annuel d'activités
Fiche 2 : Descriptif d'activités
Le descriptif doit s’attacher à situer la fonction dans son contexte et à préciser les missions
demande d'actualisation de la BAP et de l’emploi type doit être remplie par le
de l’agent, notamment par des éléments quantitatifs ou techniques. Par ailleurs, des
responsable qui conduit l'entretien.
exemples de thèmes de publications réalisées durant l'année pourront être mentionnés en
Cette zone donne la possibilité au responsable (après validation du directeur d'unité) de
précisant le nombre de ces publications.
demander au service des ressources humaines un changement de BAP et/ou d'emploitype lorsque le descriptif des activités de l'agent, le justifie.
La partie mission est rédigée par le responsable, tandis que la partie activité est
remplie par l'agent. Toutefois, il est souhaitable que ces deux parties fassent l'objet
Le directeur pourra, s’il le souhaite, demander conseil auprès du service des ressources
d'un consensus et d'une discussion lors de l'entretien annuel.
humaines de la délégation. Ce dernier analysera la proposition au regard des activités de
La mission peut être définie comme la contribution spécifique d'un agent aux objectifs de
l’agent. Le directeur sera informé des suites de la demande de changement de BAP et/ou
l'unité ou du service. Si l’énoncé de la mission doit être bref (de l’ordre de 5 à 6 lignes), le
d’emploi-type et la décision du SRH sera mentionnée dans un encart prévu à cet effet sur
descriptif devra être plus détaillé. Il est ainsi important que l’agent situe son activité dans le
la première page du dossier annuel. Le directeur d'unité en informera à son tour l’agent
cadre de l’organisation et des missions de l’unité/service, qu’il fasse part d’éléments
concerné.
objectifs, et, dans la mesure où cela est cohérent avec son activité, d’éléments quantifiés
Une demande de changement de BAP acceptée par le SRH prendra effet l’année
(nombre de notices bibliographiques rédigées, volume financier géré, nombre d'agents
même de sa formulation. Par conséquent, le dossier d’une personne proposée à un
encadrés…). Cette partie du dossier est en effet essentielle, quelle que soit la situation de
changement de corps ou de grade au choix sera examiné par le groupe compétent
l’agent, et notamment qu’il soit proposé ou non à un avancement.
pour la BAP adéquate.
La zone relative à la
-15-
Le dossier annuel d'activités

Fiche 2 : Descriptif d'activités
L'organigramme
Dans le même souci de clarté pour les lecteurs du dossier, un organigramme doit être
fourni, et cela même si l'agent n'est pas proposé à un avancement. Cet organigramme
Descriptif d'activités
doit être identique pour l’ensemble de la structure concernée.
Il doit permettre au lecteur de situer l’IT dans la structure tant en termes fonctionnels que
A remplir ou à fournir par le responsable :
 Mission de l’agent
 Demande éventuelle de changement de
BAP et emploi-type
 Organigramme
hiérarchiques. Il est également intéressant que ce document mentionne la fonction
exercée, ainsi que le corps et le grade des personnels y figurant.
Un organigramme
C'est une représentation schématique des liens hiérarchiques et fonctionnels entre les
agents d'une unité ou d'un service,
A remplir par l'agent :
 Descriptif d'activités
Ce n'est pas une simple liste de personnels extraite de Labintel, ou une liste
téléphonique/alphabétique.
-16-
Le dossier annuel d'activités
Fiche 3 : Bilan, Orientations et Perspectives
Cette rubrique est composée de 3 parties permettant de formuler les éléments abordés
Si l’agent a souhaité évoquer ce point au cours de l’entretien, il s'agit de retranscrire son
durant l'entretien en les synthétisant.
projet professionnel, en précisant si tel est le cas à quel terme ce projet est envisagé
(court, moyen ou long terme). L'objectif est de formaliser ce projet et si l'agent le souhaite

d'en informer le service RH qui pourra alors intervenir auprès de lui pour le conseiller sur
Bilan de l'année écoulée
les parcours professionnels envisageables. Si l’agent n’a pas de projet professionnel
En fonction des orientations et des objectifs fixés l'année précédente, il convient de faire
précis, la démarche de l’entretien annuel permet de susciter la réflexion autour de ce
un bilan de leur réalisation. Comme cela était précisé dans la première partie du guide, le
sujet.
bilan s’attachera à dégager les points forts comme les éléments à améliorer.
Dans ce cadre, il est important d’identifier les évènements et les éléments qui ont eu lieu
durant l'année et qui par leur nature ont eu un impact sur la situation de l'agent et la
réalisation des projets pouvant ainsi expliquer un écart entre les orientations et les
résultats obtenus.

Orientations de l'année future
Dans cette rubrique, sont identifiés les projets et objectifs de l'année à venir définis lors de
l'entretien (Cf. § Comment définir un projet et un objectif, page 8).
Si cela s'avère nécessaire, les modifications d'activités à venir (réorganisation de l'équipe
de travail, la mise en place d'un projet, prise en charge de nouvelles missions, prise en
compte d’une diminution du temps de travail) seront mentionnées dans la partie prévue à
cet effet.
Une zone d'observations éventuelles sur les éléments indiqués dans les parties bilan et
orientations permet à l'agent de s'exprimer s'il le souhaite.

Perspectives
-17-
Le dossier annuel d'activités

Fiche 4 : Formation, évaluation et recueil des besoins

Evaluation des formations suivies
Besoins de formation
Il s'agit dans une première partie d’énoncer les actions de formation auxquelles l'agent a
Dans une seconde partie consacrée au recensement des besoins de formation, il s'agit
participé ces 3 dernières années et/ou celles qui ont été les plus déterminantes.
de formuler clairement les thématiques de formation en cohérence avec les évolutions en
Une évaluation de la formation est demandée afin de constater l'impact de cette action sur
compétences souhaitées, les améliorations à apporter et les problèmes à résoudre.
la situation de travail de l'agent, permettant ainsi de savoir si la formation a bien répondu
L'énoncé des résultats attendus permettra de savoir si l'action de formation aura été
aux attentes de l'agent et de son responsable.
bénéfique et d'évaluer le moment venu les impacts de la formation sur la situation de
travail de l'agent.
Quatre critères sont formalisés (A, B, C ou D) afin de mesurer l'utilité de la formation sur
La finalité de la formation doit être renseignée conformément aux éléments que prévoit la
la situation de travail de l'agent ou la cohérence avec son projet professionnel.
réforme de la formation :
A : formation répondant aux résultats attendus et ayant impactés la situation de
► T1, adaptation au poste de travail : " ici et maintenant"
travail de l'agent
► T2, évolution du métier : "ici et demain"
B : formation répondant aux résultats attendus mais n'ayant pas été exploitée en
► T3, développement et acquisition de compétences : "ailleurs et demain"
situation de travail
Enfin, il est nécessaire de hiérarchiser les besoins de formation pour que le correspondant
C : formation ne répondant pas aux résultats attendus et inutile
formation puisse évaluer le degré d'urgence de la demande et établir le plan de formation
D : formation répondant aux résultats attendus dans le cadre du projet
de l’unité.
professionnel de l'agent
Une zone de commentaires éventuels sur les éléments figurant dans cette fiche formation
permet à l'agent et au responsable de s'exprimer si nécessaire.
Elle est transmise au correspondant formation de l’unité.
-18-
Le dossier annuel d'activités

Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement
Appréciation générale et observations
Le responsable qui conduit l'entretien formule une appréciation générale par rapport à l'ensemble des éléments abordés durant l'entretien, et précisément au regard du bilan de l'année
écoulée et des orientations de l'année future. Ces éléments permettent ainsi de formaliser les conclusions de l'entretien et formuler une appréciation et ce dans tous les cas, qu'un
agent soit ou non proposé à un avancement.
Une zone de commentaires est réservée à l'agent pour lui donner la possibilité de s'exprimer sur l'ensemble des éléments évoqués durant l'entretien annuel d'appréciation et figurant dans le
compte rendu, aussi bien sur les parties bilan de l'année écoulée, objectifs de l'année future que sur la partie perspectives.
En bref…
 L'appréciation générale, c'est la synthèse qui conclut l'entretien annuel sur la base du bilan de l'activité de l'agent ; elle a donc une
vocation annuelle. Elle vaut argumentaire pour les avancements accélérés d’échelon.
 L'argumentaire pour la proposition d'avancement de corps au choix se base sur les compétences et activités de l'agent qui
correspondent au corps de niveau supérieur
 L'argumentaire pour la proposition d'avancement de grade au choix se base sur la technicité de l'agent et ses compétences
professionnelles dans son corps d'appartenance
 Pour un agent proposé en corps ou en grade, l’appréciation générale peut être très brève et renvoyer à l’argumentaire de
changement de corps ou de changement de grade.
-19-
Le dossier annuel d'activités

Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement
Propositions d'avancement
demande de changement de corps devrait quant à elle être appuyée par la mise en
Deux feuillets sont respectivement destinés aux propositions :
-
de changement de corps au choix
évidence de compétences, tâches, missions relevant du corps supérieur.
-
de changement de grade au choix
Les thèmes de publication pourront être mentionnés (les plus récentes et les plus
Chacun de ces feuillets est constitué d'une partie réservée à l'argumentaire servant à
significatives) ; ces éléments seront étudiés par les personnes compétentes tout au long
motiver la proposition d'avancement.
du processus d'avancement.
Cet argumentaire doit être rédigé par le directeur d'unité.
De même, chaque argumentaire comprendra des renseignements relatifs à l’organisation
Des informations concernant la structure à laquelle est rattaché l'agent sont demandées.
de l’unité.
Elles concernent la position de l'agent dans son unité et le nombre d'agents avec lesquels
il travaille.
Pour information, des critères plus détaillés sont disponibles à l’adresse suivante :
Dans chacun des cas, demande de changement de grade ou de corps, l’argumentaire ne
http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/carriere/dossier-annuel/
devrait pas dépasser une page.
Chaque fiche doit être impérativement signée par le directeur d'unité et par l'agent
Outre les indications portées sur le dossier lui-même, les deux types de promotion
concerné lorsque que celui-ci est proposé dans tous les cas.
obéissent à des principes différents : si le changement de grade correspond à la
reconnaissance d’un niveau de technicité, d’expertise dans le métier exercé et le corps
d’appartenance de l’agent, le changement de corps est une forme de reconnaissance de
l’exercice par l’agent de fonctions associées à des responsabilités, compétences et
techniques relevant du corps supérieur.
En conséquence, une même personne ne devrait pas être proposée à la fois en corps et
en grade. Si toutefois cela devait se produire, les deux argumentaires ne doivent pas être
identiques. La demande de changement de grade peut, par exemple, insister sur la qualité
de l’agent dans la mise en œuvre des compétences relevant de son corps actuel, sur
l’élargissement de ses responsabilités, l’extension de son champ d’intervention. La
-20-