CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DE LA SALLE DES FETES

MISE A DISPOSITION DE LA SALLE LUCIE AUBRAC DE LA VOULTE/RHÔNE
- PLACE ETIENNE JARGEAT -
REGLEMENT INTERIEUR VALANT CONVENTION D’UTILISATION DES
LOCAUX
ARTICLE 1 – CONDITIONS GENERALES (OBJET)
La salle Lucie Aubrac de La Voulte/Rhône (comprenant une grande salle, des annexes, le mobilier
adéquat et un équipement de sonorisation et de projection audiovisuelle) est mise à disposition des
associations, sociétés, établissements publics de La Voulte/Rhône et des communes extérieures, dans
les conditions définies ci-après et selon les tarifs votés par le Conseil municipal. Les particuliers de La
Voulte/Rhône et des communes extérieures ne peuvent disposer de la salle que dans le cadre de
manifestations ouvertes à tous. Les manifestations d’ordre strictement privées sont proscrites.
ARTICLE 2 – CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION
Principe de la mise à disposition
La salle peut accueillir un maximum de 120 personnes. Le caractère lié au développement culturel de
la salle étant fortement marqué, les manifestations de type conférences, expositions artistiques ou
historiques seront privilégiées. Les manifestations autres que culturelles, artistiques et administratives
se tiendront en priorité dans la salle des fêtes. En cas de conflit entre plusieurs demandes de
réservation concernant la même date, les manifestations d’ordre culturel auront priorité, la décision
finale d’affectation appartenant à M. le Maire.
Dispositions particulières
Il est strictement interdit de confectionner des repas sur place. Par contre, la livraison de denrées
pour des apéritifs (n’ayant ni le caractère de banquet, de repas ou de buffet) est tolérée, ainsi que
les repas « tirés des sacs » des organisateurs et acteurs des manifestations se déroulant dans la salle.
L’utilisation de musique enregistrée se fera dans le cadre de la réglementation en vigueur relative à la
protection des droits d’auteur. Les organisateurs feront leur affaire des droits et taxes liés à cet
aspect. Les nuisances sonores devront être réduites au strict minimum après 22 heures,
conformément aux arrêtés préfectoraux et municipaux règlementant les nuisances sonores (dernière
version en date : 24 mai 2007). Le cas échéant, les contrevenants pourront être verbalisés selon les
textes en vigueur.
Les locaux étant placés sous alarme et télésurveillance, les consignes d’utilisation fournies par la
Commune à ce sujet devront être strictement respectées.
En cohérence avec les deux alinéas précédents, l’heure limite d’utilisation de la salle est fixée à minuit.
Les œuvres exposées, ainsi que tous objets leur appartenant (matériels divers, instruments de
musique, collections, expositions de toutes natures, vestiaires, boissons,…) seront assurés par
l’utilisateur et placés sous sa seule responsabilité.
Si une manifestation doit se dérouler parallèlement à une exposition, les utilisateurs de la salle
seront entièrement responsables des dommages éventuels causés aux biens exposés, et
leur police d’assurances devra obligatoirement prendre en compte ce cas de figure.
ARTICLE 3 – RESERVATION
Toute réservation définitive doit intervenir au plus tard deux mois avant la date de la
manifestation. Ce délai est réduit à une semaine en cas de disponibilité, mais la réservation doit
alors être définitive.
Une réservation provisoire est autorisée pour les associations, sociétés, établissements publics et
particuliers de la commune exclusivement, mais devra être définitive au plus tard deux mois avant la
date de la manifestation, comme indiquée ci-dessus. Les associations, sociétés, établissements publics
et particuliers extérieurs à la commune ne peuvent effectuer de réservation provisoire.
En cas de réservation provisoire, si une autre demande est formulée pour cette même date, priorité
est donnée à la première demande. La réservation définitive devra intervenir dans les conditions
indiquées ci-dessus. Une liste d’attente sera établie, le cas échéant.
Toute demande de réservation, y compris provisoire, devra être formulée par écrit ou sur
place, auprès des services municipaux localisés à la bibliothèque. Aucune réservation ne pourra être
formulée par téléphone.
Toute réservation définitive sera due, sauf cas de force majeure ayant entraîné l’annulation de la
manifestation.
ARTICLE 4 – TARIFICATION
La tarification est fixée par le Conseil Municipal et affichée dans la salle.
ARTICLE 5 – MODALITES DE PAIEMENT
Le règlement de la location, le versement d’une caution, ainsi que la présentation d’une
attestation d’assurance responsabilité locative garantissant la responsabilité à l’égard des
locaux occupés, devront intervenir au plus tard une semaine avant la date de la manifestation.
Un reçu sera remis à l’organisateur pour le chèque de location (s’il y a lieu de payer la location).
L’attestation d’assurance devra préciser le jour d’utilisation de la salle et sa localisation.
Ces formalités devront être accomplies auprès des services municipaux, à la bibliothèque municipale
Place Etienne Jargeat, aux jours et heures d’ouverture de celle-ci, une fois rendez-vous pris
avec le personnel.
Aucune remise de clefs ne pourra être consentie en l’absence de ces formalités et en
dehors des horaires d’ouverture de la bibliothèque.
La caution sera restituée à l’utilisateur une semaine au plus tard après l’état des lieux de sortie, lors
de son passage à la bibliothèque pour la restitution des clés.
Si la remise en état des lieux le nécessite, la caution sera utilisée pour couvrir les frais engagés par la
Commune à cet effet, et, si le montant n’était pas suffisant pour couvrir ces frais, un titre de recettes
complémentaire sera émis à l’encontre de l’utilisateur.
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ARTICLE 6 – MODALITES DE MISE A DISPOSITION
Les organisateurs préciseront aux services municipaux, lors de la réservation, le type de la
manifestation, la nature des activités, le nombre de personnes attendues, le matériel qu’ils
souhaitent obtenir, ainsi que tout autre renseignement technique propre à la manifestation (exemple :
puissance électrique, etc.). Ils préciseront également les horaires d’utilisation de la salle.
La remise des clefs et d’un code d’alarme personnalisé interviendra après un état des lieux d’entrée,
lequel sera effectué avec un agent municipal. Les dates d’état des lieux et de remise des clefs seront
convenues d’un commun accord entre l’utilisateur et la Commune. Ces dates devront être définies
au plus tard une semaine avant la manifestation. La remise des clefs sera également
subordonnée, comme indiqué à l’article précédent, à la présentation du reçu établi par les services
municipaux, après règlement de la location, versement de la caution et présentation d’une attestation
d’assurance.
Les utilisateurs s’obligent à acquitter les droits et taxes prévus par la loi et frappant le spectacle
organisé. Ils s’engagent à prendre connaissance des textes et directives en vigueur, notamment en ce
qui concerne les nuisances sonores. S’agissant d’une salle située en plein cœur de ville, l’attention des
participants aux manifestations devra être attirée sur le respect de la quiétude du voisinage, en
particulier au moment des sorties et sur la place.
Les utilisateurs prévoiront le temps nécessaire pour installer le mobilier (tables et chaises) selon leurs
besoins et veilleront à le ranger convenablement dans le local prévu à l’issue de la manifestation.
ARTICLE 7 – POLICE ET SECURITE
Les organisateurs respecteront scrupuleusement les consignes de sécurité qui leur sont données par
l’autorité municipale concernant le dégagement des issues de secours et le nombre maximum de
personnes autorisé dans les locaux mis à leur disposition. Un conseil quant à l’organisation de la salle
peut, si nécessaire, être sollicité auprès des services techniques municipaux.
Aucune transformation ou installation nouvelle ne peut être faite à l’intérieur ou à l’extérieur sans
l’autorisation de la Municipalité. Notamment, il est expressément interdit :
- d’agrafer, punaiser, coller, clouer, afficher par tout procédé que ce soit sur les murs, cloisons ou
baies (se servir des cimaises prévues à cet effet), ou d’enlever des éléments déjà affichés et ayant
trait à l’utilisation de la salle,
- de modifier les installations électriques ou autres,
- d’utiliser le mobilier (chaises, tables) à l’extérieur de la salle,
- d’installer des éléments aux plafonds (exemple : guirlandes, éléments de décoration, etc.),
Les animaux sont interdits, sauf s’ils font partie intégrante d’un spectacle (cirque, exposition canine,
etc.).
Les organisateurs devront avoir pleine conscience de la responsabilité qui leur incombe, et devront
être particulièrement attentifs sur ces points :
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lorsque la manifestation menacera de dégénérer et que les efforts des organisateurs seront
vains, le responsable devra faire un usage strict de son droit d’en prononcer la clôture et de
faire évacuer la salle en requérant la force publique.
au cas où une manifestation aurait engendré du désordre ou causé des dégâts excessifs, la
Municipalité se réserve le droit de prendre immédiatement toute mesure qu’elle jugera utile.
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La Municipalité se réserve le droit de refuser l’occupation de la salle lorsque les demandeurs ne lui
sembleraient pas offrir les garanties de moralité ou de solvabilité suffisantes, ainsi que pour toute
manifestation dont la nature serait susceptible de troubler l’ordre public.
Les contrevenants aux règles énumérées dans le présent article engagent leur responsabilité et
s’exposent à un refus d’une location nouvelle.
ARTCILE 8 – DEBIT TEMPORAIRE DE BOISSON
Tout débit temporaire de boisson doit faire l’objet d’une déclaration en Mairie.
Les dispositions légales applicables à la police des débits de boissons doivent être strictement
respectées.
ARTICLE 9 – NETTOYAGE ET REMISE EN ETAT
Avant et après occupation, un état des lieux et des matériels sera dressé par les services municipaux.
Après utilisation, la salle sera laissée en parfait état de propreté de façon à ce qu’une éventuelle
autre manifestation puisse succéder sans intervention du personnel d’entretien dans l’intervalle :
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les sols seront balayés et les salissures (ex : boissons renversées, etc.) seront enlevées,
les déchets et détritus seront évacués vers les conteneurs extérieurs prévus à cet effet,
les sanitaires seront laissés propres, les points d’eau fermés,
le matériel sera nettoyé des salissures, rangé et remis en place,
les portes seront fermées et l’alarme enclenchée,
les lumières seront éteintes,
Le frigo sera nettoyé et aucun reste de nourriture ni de boisson n’y sera laissé.
L’utilisateur qui ne sera pas présent lors de l’état des lieux de sortie reconnaît implicitement celui qui
sera effectué par l’agent communal seul.
ARTICLE 10 – ACCEPTATION DU PRESENT REGLEMENT
L’utilisateur reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et s’engage à en respecter les
consignes.
La Commune se réserve le droit de refuser toute nouvelle location aux contrevenants du présent
règlement.
A La Voulte S/ Rhône, le 27/08/2009
M. le Maire de La Voulte/Rhône
Signature de l’utilisateur,
précédée de la mention « lu et approuvé »
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