Bases de datos: Access

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DEPARTAMENTO DE LENGUAJES Y SISTEMAS INFORMÁTICOS
ESCUELA SUPERIOR DE TECNOLOGÍA Y CIENCIAS EXPERIMENTALES
A.D.E.M.
Segundo Curso
A25. Informática aplicada a la gestión
Curso 2005/2006
Bases de datos: Access
Tema 1. Introducción
Access
Universitat Jaume I
TABLA DE CONTENIDOS.
1.
Introducción. ............................................................................................................3
1.1. Conceptos de bases de datos. El modelo relacional. ......................................3
1.2. ACCESS como SGBDR. ................................................................................3
1.2.1. Tablas ...............................................................................................5
1.2.2. Consultas ..........................................................................................5
1.2.3. Formularios.......................................................................................6
1.2.4. Informes............................................................................................7
1.2.5. Macros ..............................................................................................7
1.2.6. Módulos ...........................................................................................7
2.
Iniciar Microsoft Access. .........................................................................................8
2.1. Componentes de la pantalla inicial.................................................................8
2.1.1. La barra de menús. ...........................................................................9
2.1.2. La barra de herramientas. ...............................................................10
2.1.3. La barra de estado...........................................................................11
2.1.4. La ventana de base de datos. ..........................................................11
2.2. Utilización de la ayuda. ................................................................................12
2.3. Salir de Access..............................................................................................13
Práctica 1. Introducción
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Access
1.
Universitat Jaume I
INTRODUCCIÓN.
Esta práctica presenta una introducción a la terminología y a los conceptos básicos que
nos vamos a encontrar a lo largo del curso.
Los principales conceptos que se desarrollan en este guión son:
♦ Base de datos
♦ Tabla
♦ Consultas
♦ Formulario
♦ Informe
♦ Macro
♦ Módulo
Para entender con mayor claridad estos conceptos se puede seguir el ejemplo de la
base de datos Neptuno que se instala con el Access y se encuentra situada en la
carpeta ejemplos dentro de la carpeta Access. Con objeto de que no se dañe la base de
datos y todos los compañeros puedan hacer pruebas con ella es recomendable que
creéis una carpeta con vuestro nombre en el disco duro (no en el disquete) y copiéis
(no mováis) el archivo neptuno.mdb que está en c:\Access\ejemplos o c:\Archivos de
programas\Microsoft Office\Office\Samples a vuestra carpeta.
1.1. Conceptos de bases de datos.
Una base de datos se define como un conjunto de datos relacionados que se almacenan
de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de efectuar
consultas, ordenaciones en base a diferentes criterios, imprimir informes, etc.
El objetivo principal de una base de datos es unificar toda la información del sistema
para evitar redundancias, sin perder las distintas perspectivas, que de la misma tienen
los usuarios, Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que no
está diseñado para una aplicación concreta, sino que tiende a satisfacer las necesidades
de información de toda la organización.
Las herramientas software desarrolladas para soportar el concepto de base de datos se
conocen como Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD). Un SGBD se
caracteriza por:
Descripción centralizada de todos los datos.
Posibilidad de definir vistas parciales de dichos datos para los distintos usuarios.
1.2. ACCESS como SGBDR.
Access es un programa que permite definir, desarrollar, mantener y utilizar bases de
datos relacionales. Este tipo de herramientas se llama habitualmente generadores de
aplicaciones.
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Access permite integrar información gráfica en forma de imágenes y dibujos con texto e
información numérica. En definitiva, es una herramienta de base de datos que permite
crear aplicaciones de una forma rápida y sencilla.
Las bases de datos relacionales facilitan la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la
protección de los datos almacenados, pues los datos se almacenan en un solo lugar.
Ejemplo: Vamos a abrir la base de datos de ejemplo Neptuno. En primer lugar,
abriremos el Access siguiendo los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón Inicio.
2. Hacer clic en Programas
3. Hacer clic en Microsoft Access. (sino aparece directamente puede estar en
Aplicaciones o en Microsoft Office).
Aparecerá una ventana en la pantalla cuando se abra el programa como la que se ve en
la figura.
A continuación abriremos la base de datos Neptuno. Desde el menú Archivo
seleccionar Abrir Base de Datos ... o con el icono de la barra de herramientas que
simula una carpeta abierta. Una vez se ha abierto el cuadro de diálogo buscaremos la
carpeta que hemos creado y seleccionaremos neptuno.mdb. Finalmente pulsaremos
Ver ventana Base de Datos. Ya tenemos la ventana de la base de datos. La imagen que
aparece, y en la que podemos ver todos los componentes citados, es:
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En la ventana de la base de datos, hay seis botones que corresponden a los diferentes
elementos de que puede constar nuestra base de datos.
1.2.1
Tablas
Una tabla es una unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos
relacional que contiene una determinada categoría de datos, como por ejemplo,
empleados, clientes, etc.
Las tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas
registros). Cada campo contiene una parte de la información correspondiente a un
cliente, como por ejemplo, el DNI del cliente. Cada registro contiene toda la
información correspondiente a un cliente, incluyendo su DNI, el nombre de la
compañía, su dirección, etc.
Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la tabla clientes y pulsar diseño. De
esta manera observamos toda la información que contiene esa tabla. Los campos
aparecen en la parte superior “ID del cliente”, “Nombre de compañía”, “Nombre del
contacto”, etc. Los registros son cada una de las filas de la tabla.
Vamos a ver el diseño de la tabla. Para ello cerrar la ventana de la tabla y pulsar el
botón situado debajo del botón abrir. La información que aparece en pantalla es la
definición de cada uno de los campos de la tabla. También se puede pasar de una
forma a otra mediante el icono situado más a la izquierda en la barra de tareas.
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Salir del diseño mediante la opción Cerrar del menú Archivo.
1.2.2
Consultas
Esta utilidad permite seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan
las condiciones de las preguntas que se formulen. Microsoft Access recopila de una o
varias tablas los datos que corresponden a la pregunta formulada.
Cada vez que se ejecute la consulta, se obtendrá en la hoja de respuestas la información
actualizada, o bien realizará alguna acción en ella, como eliminar o actualizar datos.
Ejemplo: En la base de datos Neptuno seleccionar la opción Consulta. De las consultas que aparecen
elegid la que se llama “Los 10 productos más caros” y pulsar Abrir. Esta consulta saca de la tabla
productos los diez que tienen un precio mayor y muestra el nombre del producto y el precio unitario de
cada uno de ellos ordenados de mayor a menor.
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Si pulsamos el botón de Diseño (el de la escuadra, en la barra de herramientas) pasamos a ver el diseño
de la consulta donde se seleccionan los campos que se van a mostrar y se indican las condiciones de
búsqueda. Cerrar la consulta con Archivo Cerrar.
1.2.3
Formularios
Los formularios son muy útiles a la hora de introducir o mostrar los datos de un registro
determinado. Un formulario se puede usar para ver y editar información en la base de
datos, registro a registro pudiéndose crear un formulario colorido y distinto, pues se
tiene control sobre el tamaño y la presentación de todo el formulario.
Ejemplo: Pulsar la solapa Formulario. Elegid empleados y pulsar Abrir.
Con las flechas que aparecen en la parte de abajo del formulario podemos avanzar uno a
uno viendo a cada uno de los empleados. Podríamos modificar sus datos, borrarlos o
insertar nuevos desde el formulario.
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1.2.4
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Informes
Un informe se utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un
conjunto de registros. Es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso.
Como tiene control sobre el tamaño y el aspecto de todos sus elementos, puede
presentar la información en la forma que se desee verla.
Ejemplo: Pulsad en la solapa de informe. Seleccionad Catálogo y pulsad Vista Previa. Este es un
catálogo de los productos de la empresa. Con los botones de
desplazamiento podéis ver cada una de las hojas que componen el informe. Con el icono de la
impresora se podrían imprimir todas o algunas de las hojas que lo forman. Este informe está diseñado
para imprimirse en un folio pero podríamos diseñar sobre, etiquetas, etc.
Entremos en el diseño del informe. Este informe se ha diseñado de forma que no se pueda acceder al
diseño una vez se ha presentado el informe. Para entrar deberemos cerrar el informe, seleccionarlo y
pulsar Diseño. Desde aquí podemos modificar la apariencia del informe igual que hacíamos desde el
diseño del formulario. Con Archivo Cerrar saldremos del informe.
1.2.5
Macros
Una macro supone la posibilidad de automatizar de una forma rápida y sencilla una
serie de acciones que, realizadas de modo normal, comportarían varios pasos.
1.2.6
Módulos
En ellos se utiliza el lenguaje de programación de Access, el Visual Basic. Se utiliza
cuando se quieren realizar aplicaciones complejas.
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2.
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INICIAR MICROSOFT ACCESS
Para empezar a trabajar con Access debemos situarnos en la barra de tareas y pulsar el
botón "Inicio", seleccionar el menú Programas y a continuación la opción Microsoft
Access.
También podemos iniciar Access desde la barra de herramientas de Microsoft Office
situada en el escritorio de Windows, pulsando el botón "Access".
Inicialmente, siempre que se arranca Access aparece la siguiente pantalla:
Podemos utilizar o cerrar el Panel de tareas de inicio que aparece en la parte derecha de
la pantalla.
2.1. Componentes de la pantalla inicial.
Si se crea una base de datos nueva, en blanco o con asistente, Access pide el nombre
para dicha base de datos. Una vez hemos dado el nombre aparece la pantalla inicial de
Access.
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Línea de Menús
Barra de Herramientas
Ventana de Base de Datos
Objetos de Base de Datos
Barra de Estado
2.1.1 La barra de menús
La mayoría de comandos en Access pueden activarse de diferentes formas. Una de ellas
es utilizar la barra de menús. Esta aparece cuando se abre una base de datos. Las barras
de menús en Access son sensibles al contexto, esto es, se adaptan las opciones a la
pantalla donde nos encontremos. Por ejemplo, los menús de la pantalla inicial son
distintos a los que aparecen cuando se está creando una base de datos.
Cada nombre de la barra de menús contiende su propio menú con distintos comandos.
Este menú desplegable se muestra cuando se pulsa clic sobre cualquier item del menú.
Algunos comandos terminan con tres puntos (...). Esto indica que esta opción muestra
un cuadro de diálogo, donde hay que establecer ciertas opciones.
Otras veces, aparece un triángulo junto al comando. Con este símbolo se significa que
este comando tiene a su vez subopciones.
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También se aprecia que existen opciones con una combinación de teclas a su lado; esta
combinación de teclas equivale al comando.
El punto junto a una opción indica una opción exclusiva, sólo puede estar una de ellas
activa a la vez en el grupo donde se encuentra dicha opción. Las opciones en gris
indican que no están activas
2.1.2 La barra de herramientas
Una barra de herramientas es un conjunto de botones que se activan haciendo clic sobre
ellos y se utilizan para ejecutar comandos en lugar de utilizar los menús. A veces,
algunos botones aparecen con un color más claro, lo que significa que no están
accesibles. Las barras de herramientas, al igual que los menús, son sensibles al
contexto; cambian según el entorno donde nos encontremos trabajando.
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Algunos botones tienen un triángulo orientado hacia abajo. Pulsando sobre este
triángulo aparece un cuadro desplegado con más opciones.
Asimismo, cuando acercamos el puntero del ratón sobre cualquier botón aparece en la
parte inferior una etiqueta con el nombre de ese botón.
2.1.3 La barra de estado
Situada en la parte inferior de la ventana. Muestra información sobre el objeto que se
tiene en pantalla o sobre el comando seleccionado de un menú.
2.1.4 La ventana de base de datos.
Esta ventana es el eje central de trabajo con Access. A través de ella podemos ir a
cualquier tipo de objeto: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
Para trabajar con un tipo de objetos hay que pulsar sobre la pestaña con nombre de la
ventana; en la ventana aparecerán todos los objetos de la clase elegida.
En esta ventana aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo.
Abrir permite visualizar el objeto elegido.
Diseño nos dispone para cambiar la definición del objeto.
Nuevo crea un objeto nuevo de la clase activa.
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2.2. Utilización de la ayuda.
La ayuda en Access se muestra en una ventana donde se puede encontrar información
sobre cualquier aspecto del programa. Es una opción interesante cuando se quiere
puntualizar sobre el uso de una opción o conocer los parámetros de una función, entre
otras cosas. Se puede acceder a la ayuda de diversas maneras:

Utilizando el comando Ayuda del menú o la tecla F1.
Pulsando el botón "Ayuda" posteriormente hacer clic sobre el objeto de la pantalla
del cual se quiere la ayuda.
Si utilizamos el comando Ayuda del menú aparece la siguiente ventana: Las cuatro
pestañas que aparecen en la ventana nos muestran cuatro maneras de pedir ayuda en
Access.
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2.3. Salir de Access
Para salir de Access se debe pulsar el comando Salir de la opción Archivo del menú.
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