L`externalisation des processus documentaires soutient la

Success story
L’externalisation
des processus
documentaires
soutient la réussite
de l’entreprise
Compagnie d'assurance
leader du marché
Objectifs du client
• Gestion externalisée des
documents
Ricoh assure des services de sous-traitance documentaires pour une compagnie
d'assurance leader du marché et apparaissant dans la liste Fortune Global 500.
Ricoh traite plus de 60 millions de documents par an pour l'assureur, à l'aide de
systèmes de production en boucle fermée qui éliminent les risques opérationnels.
Le fait de confier à Ricoh la gestion des processus documentaires critiques a permis
d’améliorer les niveaux de service aux clients et de réduire les coûts.
Documents cruciaux
Les documents sont la quintessence de l'industrie de l'assurance. Des courriers
promotionnels aux formulaires d'inscription, en passant par les documents de polices,
les factures et les formulaires de réclamation, chaque document a un caractère
juridique. Alors que la distribution et la réception de ces documents est une activité
secondaire, la gestion efficace du traitement de ces documents est cruciale.
Le client de Ricoh, une compagnie d'assurance faisant partie de la liste Fortune
Global 500, souhaitait externaliser des processus d’entreprise intensifs liés aux
documents. En établissant un partenariat avec un fournisseur de confiance, l'assureur
souhaitait améliorer l'efficacité du traitement et les niveaux de service aux clients
tout en minimisant les coûts. Étant donné la nature cruciale des documents, le service
devait être géré de manière sécurisée et sans risque.
Transformation des processus documentaires
Une expertise détaillée a établi le besoin d'une approche en deux phases. Dans
la première phase, Ricoh a proposé une solution « lift and shift », éliminant la
dépendance de l'assureur vis-à-vis de services internes en déplaçant la production
vers le centre documentaire de Ricoh. Dans la seconde phase, Ricoh a développé
les processus documentaires, améliorant leur efficacité et ajoutant des services
supplémentaires.
Ricoh traite plus de 60 millions de documents chaque année pour cette compagnie
d'assurance. Des services ont été développés pour comprendre une impression et
une distribution en boucle fermée avec un reporting au niveau des pages ainsi que
la capture et le suivi de distribution des documents entrants. La solution proposée
par Ricoh a transformé les processus documentaires de l'assureur, améliorant les
niveaux de service aux clients et réduisant les coûts.
• Amélioration de l'efficacité du
traitement
• Amélioration du service après-vente
• Disparition des risques
opérationnels
• Migration vers un service
numérique
La solution de Ricoh
• Conseil sur la gestion des
documents
• Solution intérimaire « lift and shift »
• Gestion des actifs et des effectifs
• Niveaux de service garantis
• Développement continu du service
L'amélioration des processus réduit les risques
« Notre entreprise est totalement centrée sur le client et nos processus documentaires
revêtent une importance cruciale. L'optimisation du traitement des documents a
amélioré les niveaux de service aux clients et a éliminé les risques opérationnels.
L'approche basée sur le service de Ricoh nous permet d'économiser de l'argent et
offre une meilleure rentabilité pour l'actionnaire. »
Cadre délégué, Compagnie d'assurance faisant partie de la liste Fortune Global 500
Amélioration des services aux clients
Ricoh offre des services documentaires pour un grand nombre de banques et de
compagnies d'assurance leaders sur leur marché. Ricoh tire profit de ses connaissances
et de son expertise dans le secteur financier pour proposer un service d'impression
et de distribution fiable pour l'assureur et développe des services documentaires
supplémentaires porteurs de valeur ajoutée, améliorant l'efficacité et garantissant la
conformité.
Dans la phase de mise en place initiale, le service d'impression et de distribution
en interne de l'assureur a été externalisé vers l'un des centres de traitement
documentaire de Ricoh. En plus des services d'impression et de distribution, Ricoh a
accompagné l'assureur dans la gestion de la main d’œuvre et des problèmes d'actifs
liés à la fermeture de ses infrastructures internes.
Tout en travaillant avec l'assureur, Ricoh a continué de développer des services.
L'automatisation a amélioré la vitesse de production et l'introduction de processus en
boucle fermée, tels que le contrôle de lots, éliminant les erreurs et offrant un audit
au niveau des pages. La compilation précise des paquets de documents permet une
répartition plus rapide, améliorant le niveau de satisfaction client.
Réduction des risques opérationnels
Afin d’aider l'assureur à réduire les coûts d'impression externes, Ricoh a mis en place un
portail Intranet sécurisé grâce auquel de nombreux services d'impression compétitifs,
tels que l'impression de brochure et de poster, peuvent être commandés. Ce portail
permet aux utilisateurs de soumettre des documents de manière électronique au
centre d'impression, de les corriger en ligne et de suivre la production.
Améliorations du service
• Documentation précise
• Répartition plus rapide
• Services de tri des documents
entrants
• Archives numériques des
documents
• Équipement d'impression à la
demande virtuel
Avantages commerciaux
Ricoh offre également à l'assureur un bureau de tri numérique. Les documents
entrants sont validés et chargés dans le système d'informations de gestion de
l'entreprise, réduisant ainsi la dépendance en enregistrements papier encombrants
de l'entreprise. Les documents papier originaux sont archivés lors de la réception.
L'enregistrement numérique est facilement accessible, améliorant l'accès aux actifs
informationnels.
• Amélioration du niveau de
satisfaction de la clientèle
L'intégration du service bout à bout procure un réel avantage à l’entreprise.
Les risques opérationnels ont été réduits et les clients profitent d'un meilleur
service. L'assistance de Ricoh a amélioré la souplesse de l'entreprise. L'assureur
est en mesure, grâce à la compétence de Ricoh en matière de traitement des
processus documentaires les plus importants, de consacrer ses ressources internes
au développement stratégique.
• Importantes économies
• Processus fiable, sans erreur
• Parcours d'audit de conformité
• Informations plus accessibles
Les chiffres et données avancés dans cette brochure
sont rattachés à des études de cas spécifiques. Des cas
particuliers peuvent avoir des résultats différents. Tous
les noms d'entreprise, de marque et de service sont la
propriété de leurs détenteurs respectifs et sont déposés.
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