les écrits professionnels

[ LIVRE BLANC ] LES ÉCRITS
PROFESSIONNELS
DIFFÉRENCES ENTRE COMPTE
RENDU, PROCÈS VERBAL,
RAPPORT,
NOTE D’ANALYSE ET
NOTE DE SYNTHÈSE
À PROPOS DE L’AUTEUR
Saâd Kettani
Fondateur de l’agence K.ractère
Après un parcours de près de 12 années dans le monde de la presse et
de l’édition, Saâd a fondé K.ractère, son agence de conseil en
communication éditoriale.
Chargé de cours en Haute École (communication écrite en entreprise, journalisme,
web content, réseaux sociaux et e-marketing), il est également formateur, coach et
consultant pour les entreprises et les institutions.
Saâd est titulaire d’un master en Communication Appliquée (IHECS), d’un postgraduat en Droit de l’Environnement (CUNIC) et d’un diplôme d’aptitude
pédagogique. Il a développé ces précédentes années une expertise sur ce que le
web et les réseaux sociaux peuvent apporter au service de la performance des
entreprises et des organisations.
Cuisinier de formation, Saâd a également été chroniqueur gastronomique et
œnologique durant plus de dix ans. De cette période, il garde une passion pour
les belles tables, les produits d’exception et les divins flacons.
LES ÉCRITS PROFESSIONNELS -
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Niveau de ce Livre Blanc :
DÉCOUVERTE
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Ce livre blanc est tiré de la formation « Écrire pour manager » qui aborde
tous les aspects liés à la rédaction des écrits professionnels.
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LES DIFFÉRENTS ÉCRITS
PROFESSIONNELS
Il est primordial de ne pas confondre les cinq documents que sont le
compte rendu, le procès verbal, le rapport, l’analyse et la note de synthèse.
S’ils ont en commun de fournir une information et le cas échéant une
preuve, cinq objectifs distincts les différencient :
• Le compte rendu témoigne
• Le procès verbal atteste
• Le rapport étudie et propose des solutions
• L’analyse aide à prendre une décision
• La note de synthèse coordonne des idées reprises dans plusieurs documents
ACCÈS DIRECT :
⇢ LE COMPTE RENDU
⇢ LE PROCÈS VERBAL
⇢ LE RAPPORT
⇢ LA NOTE D’ANALYSE
⇢ LA NOTE DE SYNTHÈSE
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LE COMPTE RENDU
⇢ Retour à la page 4
CE DOCUMENT REMPLIT 3 FONCTIONS :
1. Informer ceux qui n’ont pas assisté au déroulement des faits.
2. Proposer une notification de ces faits afin que l’on puisse y revenir
ultérieurement.
3. Faciliter le travail des collaborateurs dont la mission dépend de ces
faits.
Pour être efficace, le compte rendu doit être clair, soigné, précis, concis et fidèle à
la réalité. Il doit rendre compte en toute neutralité, sans commentaire ni analyse.
3 PLANS DIFFÉRENTS
Le plan éditorial d’un compte rendu peut varier en fonction de son objectif
immédiat. On distingue :
⇢ LE COMPTE RENDU STÉNOGRAPHIQUE
⇢ LE COMPTE RENDU ANALYTIQUE
⇢ LE COMPTE RENDU SYNOPTIQUE
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LE COMPTE RENDU STÉNOGRAPHIQUE
Ce type de compte rendu reprend mot pour mot ce que les interlocuteurs ont dit.
Il s’impose lorsque l’objectif porte tant sur le déroulement des faits que sur la
forme des propos échangés (notamment si l’un des protagonistes est susceptible
de se dédire).
EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE RÉDUITE
D’un point de vue opérationnel, ce type de document est généralement trop long,
mal structuré et ennuyeux. Et s’il permet de rendre compte de faits tant sur le
fond que sur la forme, c’est un outil peu efficace pour mener à bien une action. À
éviter en dehors de l’objectif repris ci-dessus.
LES LIMITES DE L’EXERCICE
Ce compte rendu est difficilement réalisable en cas d’événement imprévu. Lors
d’un incident ou d’une réunion improvisée, il est plutôt rare d’avoir l’opportunité
d’enregistrer le détail des échanges.
COMPÉTENCES REQUISES
La rédaction de ce type de document ne nécessite pas de compétences
particulières. C’est une retranscription fidèle d’une réalité. À ce titre, il est
recommandé d’enregistrer les débats afin de prévenir toutes contestations
éventuelles.
+
--
Document complet et fidèle à la réalité
Document souvent trop long et fastidieux à lire
⇢ Retour à la page 5
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LE COMPTE RENDU ANALYTIQUE
C’est le plus courant des comptes rendus. Son objectif est double : faciliter la
lecture d’un document et accélérer la compréhension d’une situation.
TITRES INFORMATIFS
Par souci d’efficacité, il est recommmandé d’annoncer les thèmes abordés par un
titre informatif qui reprend le message essentiel. La seule lecture de ces titres
permettra ainsi au lecteur d’avoir un premier aperçu du contenu du document.
MAÎTRISE DU DOMAINE RECOMMANDÉE
La rédaction d’un compte rendu analytique s’articule autour de deux étapes
fondamentales :
• Classer les propos par thèmes.
• Regrouper dans une conclusion les éléments importants comme les prises de
décision, les conséquences d’un incident, les accords conclus lors d’une
réunion…
Cette spécificité induit que le rédacteur maîtrise tant le domaine concerné que
l’expression écrite. C’est cette connaissance du fond qui va lui permettre de
regrouper les informations par thème et de faire la part entre les idées-clés et les
faits secondaires.
+
--
Structure efficace et texte lisible
Risque d’interprétation et d’omissions
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LE COMPTE RENDU SYNOPTIQUE
Ce type de compte rendu a pour objectif de faciliter l’application rapide et
pragmatique sur le terrain. Axé résultat, ce document ne tient plus compte de la
chronologie des faits. Il se présente sous forme d’un tableau qui classe le contenu
en colonnes :
• Incidents, causes, solutions proposées…
• Faits, avis, décisions…
• Action, moyens, responsable, date et fin…
Cet outil qui se veut 100% opérationnel n’est envisageable qu’au sein d’un groupe
motivé et soudé, porté par un objectif commun.
Pour faciliter la compréhension des faits, il est souvent préférable d’envisager une
forme intermédiaire qui mixte compte rendu analytique et synoptique.
+
--
Document porté vers l’action
Document qui nécessite un consensus
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MODE OPÉRATOIRE
ORDONNER L’INFO DÈS SA COLLECTE
Une page de garde regroupant les renseignements administratifs et logistiques
permet d’alléger le corps du texte.
LOGO
Compte rendu de réunion
P. 1/5
Référence : xx
Date de rédaction : xx
Réunion du : xx
Lieu : xx
Objet de la réunion :
Participants :
M. xxx
Mme xxx
Compte rendu transmis à :
M. xxx
Mme xxx
Prochaine réunion :
Date : xx
Objet : xx
Lieu : xx
Signature du rédacteur :
Signature
Jean Renaud
Signature des participants en cas de procès verbal
L’utilisation de grilles synoptiques adaptées à chaque type de compte rendu
optimise et facilite la rédaction du document.
Dans certains cas,
l’utilisation d’une carte
heuristique (mind mapping)
permet de visualiser en un
coup d’œil l’étendue et la
complexité d’un projet.
⇢ En savoir plus…
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LES TYPES DE COMPTES RENDUS
Sur le fond, les comptes rendus peuvent se classer en trois grandes catégories :
⇢ LES COMPTES RENDUS D’ÉVÉNEMENT
⇢ LES COMPTES RENDUS DE RÉUNION
⇢ LES COMPTES RENDUS D’ACTIVITÉ
LES COMPTES RENDUS D’ÉVÉNEMENT
- LE COMPTE RENDU D’ACCIDENT
Le compte rendu d’accident reprend les faits qui ont pu être observé au moment
de l’accident. Ce document ne doit pas être confondu avec un rapport d’accident
qui implique une enquête complémentaire (par une instance compétente) après la
collecte des témoignages.
- LE COMPTE RENDU DE VISITE OU DE MISSION
Ce type de compte rendu est sollicité par la direction au retour d’une visite ou
d’une mission. Via ce document qui se présente comme un compte rendu de
réunion, le collaborateur va faire part de son expérience et des échanges. Ce
document doit être compréhensible par le plus grand nombre (éviter le jargon),
notamment si la mission entreprise a pour objectif de déboucher sur une
collaboration ou une transaction.
- LE COMPTE RENDU DE LECTURE OU DE CONFERENCE
Ce compte rendu a pour vocation de partager de l’information utile avec ses
collègues. Il peut également prendre la forme d’un compte rendu de réunion ou
d’une note d’analyse.
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- LE COMPTE RENDU D’ENTRETIEN (CONTACT REPORT)
Le compte rendu d’entretien (Contact Report) officialise ce qui a pu être conclu
lors d’un entretien. Ce document est une base indispensable pour la mise en place
d’une collaboration fructueuse. Un tel document peut également s’avérer
providentiel en cas de litige entre les deux parties.
LE COMPTE RENDU DE RÉUNION
Lors d’une réunion, la prise de notes efficace ne tient pas compte de l’ordre
chronologique ou du mot à mot. Il est préférable de noter rationnellement en
fonction de l’objectif du compte rendu et des questions à l’ordre du jour.
Pour optimiser la prise de notes, il est recommandé d’utiliser une grille synoptique
reprenant les thèmes de l’ordre du jour. Le recours à une carte heuristique (mind
mapping) permet de structurer ses notes de manière particulièrement efficace.
Trois grands types de réunions :
• Réunion consultative
• Réunion visant à prendre des décisions
• Réunion visant à mettre en place des actions
NATURE DE LA RÉUNION PRÉSENTATION ET PLAN DU COMPTE RENDU
Réunion consultative
1. L’introduction rappelle le point discuté.
2. Chaque opinion est présentée
3. Synthèse des opinions
Réunion > décisions
1. Une colonne pour les informations et les avis échangés
2. Une colonne pour les décisions effectives prises
Réunion > actions
1. Une colonne pour le actions envisagées
2. Une colonne pour les moyens engagés
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EXEMPLES DE GRILLES SYNOPTIQUES
Date : xxx
Lieu : xxx
Ordre du jour : xxx
M. X
Mme Y
M. Z
Fait n°1
Fait n°2
Fait n°3
Aspect financier
Aspect technique
Date : xxx
Lieu : xxx
Ordre du jour : xxx
Qui
Quoi
Comment
…
Prévoir une répartion en colonne de type TDR (Thème, Débat, Réflexions) lorsque
les critères de prise de notes ne sont pas identifiables dans un ordre du jour :
Date : xxx
Lieu : xxx
Ordre du jour : xxx
Thème
Débat
Réflexions
xxx
Xxx
xxx
⇢ Retour à la page 10
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LE COMPTE RENDU D’ACTIVITÉ
Ce document se rapporte à une entreprise ou à une organisation dans son
ensemble, soit à un service ou un secteur. Sa fréquence peut être hebdomadaire,
mensuelle, annuelle ou couvrir une période déterminée. Le plan le plus courant
est chronologique :
présent
passé
futur
PARTIE 1 : EXPOSÉ DES FAITS
Le présent > Dresser l’état des lieux sur la
période étudiée :
Chiffres, affaires traitées, problèmes
rencontrés, bénéfices et pertes, …
PARTIE 2 : EXPLICATION
Le passé > Expliquer les causes des résultats
observés.
PARTIE 3 : RÉPERCUSSIONS
Le futur > Déduire les conséquences de ces
résultats. Dresser une prospective.
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LE PROCÈS VERBAL
⇢ Retour à la page 4
Le procès verbal est un type de compte rendu (sténographique) qui atteste,
respecte la chronologie des faits ou des paroles échangées et ne supprime que 10
à 20 % des faits ou des paroles inutiles.
Pour remplir sa mission d’acte authentique, ce document comporte les signatures
de tous les protagonistes de l’événement (réunion, visite, incident…).
Il doit être pris en charge et rédigé par un médiateur/rédacteur qui ne reprendra
que ce qui est strictement approuvé par l’ensemble des protagonistes.
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LE RAPPORT
⇢ Retour à la page 4
Si le compte rendu et le procès verbal rapportent de façon la plus neutre qui soit
les faits concernés, le rapport les analyse et tente d’apporter des solutions.
Cet objectif a une incidence sur la structure du document qui se décompose en
trois parties :
• Introduction
• Développement
• Conclusion
Cette spécificité éditoriale implique que le rédacteur doit posséder une double
compétence : une parfaite connaissance du domaine concerné et une bonne
capacité rédactionnelle.
RASSEMBLER LES DONNÉES
Avant la rédaction, une phase d’études, d’expérimentations, de documentation,
voire de déplacement et d’enquêtes est nécessaire. Lorsque toutes les données
sont rassemblées, il importe d’établir un plan.
CONCEVOIR LE PLAN
Un rapport peut tenir sur une page. Il s’apparentra alors à une note. Il peut
également se présenter comme un documment relié de plusieurs centaines de
pages.
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Quelles que soient sa longueur et sa forme, ce document se décline toujours en
trois parties, selon le plan FOR :
• FAITS : Exposé de la situation (introduction)
• OPINION : Analyse, évaluation, regard critique (dévelop.)
• RECOMMANDATIONS : Propositions et solutions (conclusions)
RÉDIGER LA CONCLUSION EN PREMIER LIEU
Rédiger la conclusion d’un rapport consiste à reprendre tout ce qui apparaît
comme des solutions dans le développement.
Le fait de structurer et de rédiger cette conclusion à partir des notes prises au
cours de l’analyse va vous permettre de canaliser le contenu du corps du texte.
Tous les éléments qui ne contribuent pas aux solutions pourront ainsi être
éliminés du développement.
La conclusion énonce les solutions FARE :
• FAISABLES
• ACCEPTABLES
• RENTABLES
• EFFICACES
SCINDER LE DÉVELOPPEMENT EN DEUX PARTIES
La rédaction du développement est composée de deux parties qui ont pour
objectif de décrire l’état actuel de la situation.
LE CONSTAT DES FAITS
La première partie du développement consiste en une série de réponses
obtenues au questionnement (qui ? quoi ? comment ? combien ? où ? quand ?
pourquoi ?) lors de l’analyse de la situation. Ce constat ne doit pas anticiper sur
l’analyse ou sur la conclusion : il doit être objectif et l’avis du rédacteur ne peut
intervenir qu’après l’exposé des faits. C’est ce descriptif qui va servir de base à
l’analyse.
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L’ANALYSE DES FAITS
La seconde partie du document propose une analyse objective de cette situation.
C’est dans cette partie que le lecteur va trouver les détails nécessaires à la
compréhension des propositions reprises dans la conclusion.
Cette analyse reprend ce qui est positif, ce qui manque ou ce qui ne fonctionne
pas dans les faits. Elle compare les objectifs et les moyens escomptés à ceux
réellement mis en œuvre. C’est ce mode opératoire qui va permettre au rédacteur
de présenter des propositions dans la conclusion.
Par souci d’efficacité, cette analyse privilégie la critique positive (on commence par
ce qui va) via une grille analytique spécifique.
Pourquoi ?
Que faire
Ce qui va
Ce qui manque
Ce qui ne va pas
FINIR AVEC L’INTRODUCTION
Cette introduction va servir à exposer les éléments répertoriés dans le corps du
texte afin de situer le sujet et de préciser son importance. Dans la foulée, elle va
également annoncer les parties reprises dans le développement. Il ne faut pas
craindre ici d’être redondant avec ce qui va suivre dans le développement : un
écrit professionnel doit se garder de réserver du suspens.
Il est d’ailleurs recommandé de présenter dès l’introduction le contenu en
précisant :
• Le sujet du rapport
• La conjoncture (qui a commandité le rapport et pourquoi)
• La vocation de l’entreprise, du service…
• L’étendue de l’intérêt de l‘entreprise
• La démarche investigatrice et les ressources
• Les grandes lignes du raisonnement
• …
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Cette introduction se construit selon la formule REXAN.
R : reformuler
EX : expliciter
AN : annoncer
Exemple :
Un audit mené par un organisme indépendant a mis le doigt sur le manque d’efficacité
de notre communication interne. J’ai été chargé par la direction d’analyser les causes de
ce déficit et de proposer des pistes d’amélioration.
La structure de notre entreprise implique en effet la circulation d’un grand nombre de
documents écrits qui devraient être efficaces… et qui ne le sont pas.
Ce rapport repose sur l’analyse de documents écrits et l’observation attentive des postes
de travail. Les informations recueillies ont été confrontées aux objectifs que nous nous
sommes fixés en matière de communication interne. De cette analyse, découlent
quelques solutions intéressantes reprises dans la conclusion.
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RÉCAPITULONS
COMPTE RENDU
PROCÈS VERBAL
RAPPORT
POUR QUI ?
Du subordonné au supérieur
hiérarchique
Pour information aux
participants
Du subordonné au
supérieur hiérarchique
Pour information aux
participants
Du subordonné au supérieur
hiérarchique
Consultable pour une
information / une action
À QUEL SUJET ?
Réunion, débat, visite, stage,
accident, faits, activité
Débat, faits
Etude, problème, accident,
stage, projet, réalisation…
OBJECTIF
Témoigner
Attester
Étudier et proposer des
solutions
APTITUDES
Neutralité
Précision
Neutralité
Précision
Objectivité
Neutralité
Connaissance du sujet
PLAN
Sténographique
Analytique
Synoptique
Sténographique
Analytique
Chronologique
Topographique
Mixte
CONTENU
Descriptif
Descriptif
Description
Analyse
Propositions
INTRODUCTION
Non requis
Non requis
Situation de l’objet
Explication de l’objet
Annonce du plan adopté
CONCLUSION
Non requis
Non requis
Récapitule les propositions
issues de l’analyse
STYLE
Personnel ou impersonnel
Impersonnel
Impersonnel
TEMPS DU VERBE
Présent
Présent
Présent + conditionnel
SIGNATURE
Du rédacteur
De tous les participants
Du rédacteur
FORME
De la note
De la lettre
De la note
De la note ou document relié
avec sommaire
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LA NOTE D’ANALYSE
⇢ Retour à la page 4
Les analyses sont des documents internes qui sont conçus pour aider les
dirigeants à prendre une décision en fonction d’un texte ou d’un dossier.
Ces documents doivent :
• Informer objectivement sur l’essentiel d’un cas
• Présenter les informations nécessaires à sa décision
• Présenter les différentes issues de leurs conséquences
• Lui indiquer la marche à suivre pour chacune des possibilités de décision
• Présenter les documents nécessaires au traitement administratif des
différentes possibilités
L’analyse n’est pas le résumé d’un document. Elle repère plutôt les idées clés d’un
texte et souligne leurs rapports logiques.
Sa longueur n’est pas forcément proportionnelle à celle du document de
référence. Si le texte d’origine est concis, l’analyse ne sera pas beaucoup plus
courte. S’il est par contre très dilué, l’analyse pourra être succincte car il est
primordial que l’information superficielle ne masque pas les idées clés.
L’analyse peut fournir des suggestions pour la mise en application de l’information.
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MODE OPÉRATOIRE
La méthode d’analyse implique une lecture approfondie du texte. Cette méthode
qui met en œuvre une stratégie d’écrémage demande de :
• Suivre des étapes
• Déployer un savoir-faire à chacune des étapes
• Gérer le temps : 50% compréhension et 50% rédaction
ÉTAPE 1 : COMPRENDRE
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
Analyse de l’environnement
du texte :
Identifier le message essentiel
(idée clé)
Commencer à rédiger une intro
- Auteur
- Date
Repérer les paragraphes les plus
denses
- Nature du support
Situer le texte dans son contexte
Développer à partir de la
première idée importante
Analyser le texte de manière
linéaire
- Titraille
- Encadrés
- Glossaire
…
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ÉTAPE 2 : STRUCTURER
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
Repérage des mots outils
(mots de liaisons, conjonction
de coordination…)
Faire apparaître les rapports de
cause à effet entre paragraphes
Lire le texte passivement
Repérer les paragraphes
potentiels
Recopier des phrases entières
Faire l’inventaire et hiérarchiser
les idées clés
S’en tenir au texte d’origine
Repérage des mots clés
(champs lexicaux)
Approfondissement du texte
pour dégager sa structure
Relire le texte sans comprendre
Surligner des passages entiers
Disposer d’une vision synoptique
Restructuration à partir des
(sens) du texte et non plus
idées clés et abandon du texte linéaire (structure d’origine)
d’origine
ÉTAPE 3 : RÉDIGER
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
Réorganiser les informations en
fonction des champs lexicaux
Faire apparaître l’information
essentielle
Rédiger un paragraphe à partir
de chaque idée clé (+ intertitre).
Ecrire en bon français
Être bref et clair
Éviter les ambiguïtés
Se contenter de résumer
Reconstruire un texte avec des
phrases du texte
Se relire plusieurs fois
Pour le sens
Pour la connotation
Pour la grammaire
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Écrire au fil de la plume
Oublier la structure
Utiliser des jargons
Faire confiance à sa maîtrise de la
langue
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LA NOTE DE SYNTHÈSE
⇢ Retour à la page 4
La synthèse intègre et coordonne dans un même document les idées reprises
dans plusieurs textes traitant du même sujet.
Ce type de document s’avère nécessaire lorsque le dossier est complexe et qu’il
est nécessaire de comprendre tous les tenants et les aboutissants d’une affaire :
son origine, son développement, les thèses avancées, les propositions, les avis, etc.
ENGAGEMENT ET SOLUTIONS
Contrairement à l’analyse qui se limite à proposer des suggestions concernant le
traitement administratif d’une question, la synthèse demande un engagement
quant aux solutions à proposer. C’est à ce niveau que rapport et synthèse se
rejoignent.
Dans le cas du rapport, les solutions découleront de toute l’information recueillie
par son auteur (avis personnel). Pour la synthèse, cette information se trouve déjà
dans la documentation remise par le requérant.
EFFICACITÉ INFORMATIVE
La rédaction de la note de synthèse ne dépend pas d’un protocole pré-établi mais
bien d’une recherche d’efficacité informative. La priorité pour l’auteur est de
trouver des réponses aux questions que se pose le destinataire.
Dans cet esprit, la méthode SPRI (Situation, Problème, Résolution, Information)
s’avère être un plan particulièrement efficace.
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APPLIQUONS CETTE TECHNIQUE À UN FAIT D’ACTUALITÉ :
S pour Situation :
Exposition des faits (situation). Le rédacteur avance une vérité indéniable, avec
laquelle le lecteur sera forcément d’accord.
L'armée ne semble plus en mesure de relever les nouveaux défis que pose le terrorisme
international.
P pour Problème :
Le rédacteur explique en quoi cette situation pose un problème. Au besoin,
l’évocation de ce problème pourra être détaillée.
Les militaires n’ont plus les moyens d’assumer financièrement leurs missions.
R pour Résolution :
Le rédacteur présente ensuite la résolution qui va permettre de résoudre le
problème.
L’armée doit s’adapter, adopter une structure plus simple et tabler sur des spécialistes.
I pour Informations :
Le rédacteur termine en exposant les informations détaillées de la résolution.
Cette mutation progressive va être accompagnée de mesures économiques et sociales
(+ liste des mesures).
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STRATÉGIE DE SURVOL
Nous l’avons dit, la note de synthèse est une mise en forme du résultat de
l’analyse de plusieurs documents. Pour atteindre cet objectif, la méthodologie la
plus opérante consiste à appliquer une stratégie de survol. Un mode opératoire
qui se décline en deux phases et plusieurs étapes :
1. COMPRENDRE
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
ANALYSER LA REQUÊTE
Traiter l’information en tenant
compte de ce qui est demandé
Commencer par rédiger
l’introduction
Définir un plan préalable
Lire attentivement les
documents du dossier
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
EXAMINER LA COMPOSITION
DU DOSSIER
Bien cerner la structure de la
note à rédiger
Parcourir les documents d’un
œil distrait et sans méthode
Repérer les pièces qui sont
directement en lien avec la
requête
Hiérarchiser les pièces en
fonction de l’information qu’elles
contiennent
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
FORMULER UNE HYPOTHESE PAR
ÉCRIT
Orienter sa recherche et trouver
des élements qui confirment
l’hypothèse
Se lancer dans la lecture
intégrale de tous les
documents
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FAIRE
POUR
ÉVITER DE
PROCÉDER À L’ÉCREMAGE DU
DOCUMENT FOURNI
Avoir une vision d’ensemble du
dossier
Lire les pièces dans l’ordre où
elles se présentent
Eliminer les parties qui n’ont pas
de rapport avec la requête
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
ÉTUDIER ATTENTIVEMENT LES
PIÈCES RETENUES
Maîtriser toute l’information qui
répond à la requête
Étudier la totalité des pièces
Eviter les redondances
Adopter une méthode de prise
de note linéaire
Classifier l’information par thème
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
METTRE LES PIÈCES DU DOSSIER
DE CÔTE ET S’EN TENIR À SES
NOTES
Éviter de revenir sur des
documents qui ont été écartés
lors des précédentes étapes
Rédiger sa synthèse en
consultant les différents textes
du dossier
Disposer d’une vision synoptique
du dossier
S’écarter du style rédactionnel
des documents
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
ÉTUDIER ATTENTIVEMENT LES
PIÈCES RETENUES
Maîtriser toute l’information qui
répond à la requête
Étudier la totalité des pièces
Éviter les redondances et classer
l’information par thème
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Adopter une méthode de
prise de note linéaire
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2. RÉDIGER
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
ORGANISER LES DONNÉES DANS
UN PLAN EN RAPPORT AVEC LA
REQUÊTE
Mettre en avant et ordonner
l’information qui intéresse le
destinataire
Commencer par rédiger
l’introduction
Rédiger l’introduction qui
présente le contenu
Faire confiance à son
inspiration
Reprendre des phrases du
texte d’origine
FAIRE
POUR
ÉVITER DE
RÉDIGER UNE PHRASE SIMPLE
POUR CHAQUE POINT DU PLAN
Être clair et concis
Rédiger sans structurer sa
pensée
Être certain que les termes
employés seront compris par le
lecteur cible
Adopter un style trop littéraire
et confus
FAIRE
POUR
EVITER DE
SE RELIRE
Une première fois pour le sens
général
Faire confiance à sa maîtrise
de la langue
Une deuxième fois pour la
connotation (sens culturel)
Une troisième fois pour la
grammaire
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RÉCAPITULONS
Note interne
Note d’analyse
Note de synthèse
MOTIF
Une conjoncture
Un document
Une affaire
DESTINATAIRE
Un collaborateur
Une autorité
Une autorité
OBJECTIF
Faire savoir
Provoquer une décision
Provoquer une décision
AVANTAGE
Laisser une trace
Donner rapidement
l’essentiel du document
Présenter sur un document
unique les éléments
importants contenus dans
plusieurs documents
CONTENU
Expose
Explique le contenu du
document sans citer de
passages
Fait apparaîre l’origine de
l’affaire, son
développement
CONCLUSION
Pas obligatoire ;
en rapport avec les
circonstances
Propose le cas échéant
des dispositions
pratiques
Propose une solution pour
résoudre l’affaire ; inutile si
la requête ne le spécifie pas
Impersonnel
Impersonnel
Impersonnel
STYLE
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28
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