Réunion du 15 septembre 2015
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Réunion du 15 septembre 2015
Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 1 PROCÈS-VERBAL / MINUTES COMITÉ DU PARC DE LIMOGES PARC COMMITTEE Réunion du 15 septembre 2015 – 18 h Pavillon de Limoges Présents : Carol Ann Scott, directrice de la récréation Francis Brière, conseiller Bob Joiner, membre (stepped down from role as President) Jocelyne Joiner, membre Tanya Joiner, secrétaire Stéphanie McLeod (new ball diamond) Phil and Vivianne Warren (tot Lot) Absent : Peggy O’Meara, membre Brian Young, membre 1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE / OPENING OF THE MEETING Proposé par Tanya Joiner Appuyé par Jocelyne Joiner Que l’assemblée soit ouverte à 18h. / Be it resolved that the present meeting be opened at 6pm. Adoptée / Carried 2. PRIÈRE / PRAYER Par : Tanya Joiner 3. ORDRE DU JOUR / AGENDA Proposé par Tanya Joiner Appuyé par Bob Joiner Que l’ordre du jour soit accepté avec les ajouts suivants et les modifications apportées séance tenante, le cas échéant. / That the agenda be accepted, including the modifications made forthwith as applicable. Adoptée / Carried Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 2 4. PROCÈS VERBAL / MINUTES Proposé par Jocelyne Joiner Appuyé par Bob Joiner Il est résolu que le procès-verbal de l'assemblée du 21 avril 2015 soit adopté tel que présenté. / Be it resolved that the minutes from the meeting held April 21, 2015 be accepted as presented. Adoptée / Carried 5. DÉLÉGATIONS / DELEGATIONS Stephanie McLeod –New Ball Diamond 6. AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES / UNFINISHED BUSINESS FROM PREVIOUS MEETINGS a) Second Baseball Diamond / Deuxième terrain de balle La ligue de la balle molle a fait une demande au Comité du parc pour un nouveau terrain de balle car il y a beaucoup de gens qui aimeraient jouer à la balle molle mais un terrain n'est pas suffisant. La ligue de balle molle est prête à faire des levées de fonds pour amasser une partie des fonds pour construire ce nouveau terrain. Ils ont présenté des quotations de plusieurs compagnies, qui donnent un aperçu du coût pour bâtir le terrain qui devrait être opérationnel en 2016-2017. / The Softball League is asking the Park Committee for a second ball diamond because many people would like to play ball but one diamond is not enough. The Softball league is prepared to help raise money to build the diamond. They brought quotes from companies giving an approximate cost to build this new ball diamond which should be operational by 2016-2017. Carol Ann a un avant-projet de plan de Dagenais et sera discuté avec le sous-comité le 19 février. Les plans coûteront environ $8,590.00 plus taxes. Une facture pour environ 50% de la somme a été reçue pour le travail accompli à ce jour et payés par la municipalité. Le solde du montant a été mis en place comme une charge du budget 2014 et sera versée lorsque les plans seront terminés. / Carol Ann has a preliminary draft plan from Dagenais and will be discussed on February 19 with sub-committee. The plans will cost approx. $8,590.00 plus tax – an invoice for approximately 50% of the amount was received for work done to date and paid by the municipality. The balance of the amount was set up as a payable from the 2014 budget and will be paid when the plans are completed. Francis suggère que nous soyons peut-être en mesure de recycler les matériaux d'autres terrains existants provenant d'autres villages de la Nation qui ne sont pas utilisés (Ste-Rose, Fournier). Les matériaux pourraient être enlevés par un groupe de bénévoles et ré-installés par des professionnels. Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 3 Nous avons besoin d'un devis pour l'installation d'un nouveau terrain de balle y compris les matériaux et un devis pour l'installation de matériaux utilisés pour comparer les prix. Le plan préliminaire final a été reçu. Le sous-comité ce recontre jeudi 23 avril à 19h. / Francis suggests that we may be able to recycle materials from other existing diamonds in other villages of the Nation that are not being used (Ste-Rose, Fournier). Materials could be removed by a group of volunteers and re-installed by professionals. We need a quote for installation of new ball diamond including materials and a quote for installation of used materials to compare prices. Final preliminary plan has been received. Sub-committee will be meeting Thursday April 23 at 7pm. Stéphanie nous a donné une mise à jour sur la collecte de fonds. Ils ont 943 $ amassés du tournoi de ball du mois de mai. Le drainage est prévue pour être complété en Octobre 2015. Brian Young travaille sur une demande à Hydro One pour un don des pôteaux. Antidévireur serait inclus dans le budget de 2016. Paysage, les clôtures et les lumières sont prévues pour 2016. Le sous-comité installera un thermomètre dans le parc pour démontrer la cible et le progrès. Des pancartes de commanditaires seront vendus pour l’antidévireur à environ1,000 $ chacun pour aider au financement. Plus d'idées de collecte de fonds/subventions seront discutées à l'automne pour atteindre l'objectif de collecte de fonds de $75,000..Stephanie gave us an update on fundraising. They have $943 raised from May baseball tournament. Drainage is scheduled to be completed in October 2015. Brian Young is working on a request to Hydro One to donate posts. Backstop would be included in 2016 budget. Landscape, fencing and lights are anticipated for 2016. Sub-committee to install a thermometer sign in park to show target and progress. Sponsor signs will be sold for the backstop at approx.. $1,000 each to help with funding. More fundraising ideas will be discussed in the Fall to reach the target of $75K in fundraising/grants. Brian Young a accepté de prendre soin de la tente de bière durant le tournoi de balle du club Optimist de Limoges le 25 au 27 septembre. Tous les profits des ventes iront vers la levée de fonds du nouveau terrain de balle. /Brian Young has agreed to run the bar during the Limoges Optimist Club ball tournament from September 25-27. All bar profits will go towards new ball diamond fundraising. b) Existing Ball Diamond / Terrain de balle existant -Réparations à faire au terrain de balle / Baseball diamond repairs : Les lumières sur les poteaux n’ont pas encore été ajustées. Il va falloir faire un suivi avec Luc Savage au printemps 2015. $2,000 a été mis de côté pour redresser les lumières. Tanya doit contacter Luc et copier Francis pour obtenir un devis de Sproule soit pour redresser ou remplacer. Céduler une recontre avec Luc et les capitaines pour aider à redresser/ The lights on the poles have not yet been alligned. We will need to follow-up with Luc Savage in April 2015. $2K has been set aside to straighten the lights. Tanya to contact Luc and copy Francis to get a quote from Sproule to either straighten Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 4 or replace. Then schedule with Luc and a few captains one night to straighten. La ligue de balle a également demandé si nous pouvons drainer le terrain de balle actuel. Lapointe peut installer un drainage avec ou sans pierre et nous fournira un devis pour le drainage à l'automne 2015. $10,000 a été mis de côté pour le drainage des deux terrains. Le terrain c’est fait remis à niveau par Légère Paving et les coûts ont été défrayé par les fonds de la journée communautaire de Limoges . / The ball league has also asked if we can drain the current ball diamond. Lapointe can install drainage with or without stone and will provide us with a quote for the drainage to be done in the Fall 2015. $10K has been set aside for draining of both new and old feilds. Field was releveled by Légëre Paving and costs were covered by the Limoges Community Day fund. Carol-Ann a reçu une quotation de Sproule au montant de $ 5K à: Redresser 2 pôteaux, fournir de nouvelles traverses, réorienter 1 pôteau au fer à cheval, réorienter 1 pôteau à l’antdérivant et de réajuster les lumières. Nous aurons besoin des factures à appliquer contre la subvention approuvée pour 2016 (24K), Sproule a accepté de fournir la facture seulement en 2016. Luc et les bénévoles seront en mesure de déplaçer toutes clôtures autour du terrain entre le 28 septembre et le 11 octobre. Le drainage est prévue pour le 12 octobre. Le prix a augmenté de 25% depuis la dernière quotation en 2014 (12K maintenant ). La clôture sera reculé de 20 pieds de Luc et les bénévoles. Carol-Ann doit envoyer un courriel à Luc pour confirmer le plan pour reculer la clôture et les détails sur le travail approuvé par Sproule. CarolAnn devra envoyer les facturespour la balles des enfants et de la ligue de balle d’adultes par la fin octobre. / Carol-Ann received a quote from Sproule in the amount of $5K to: Straighten 2 posts, provide new cross-arms, re-direct 1 post from horseshoe, re-direct 1 post from backstop and re-adjust the lights. Since we will need 2016 invoices to apply against approved grant (24K), Sproule has agreed to provide invoice only in 2016. Luc and volunteers will be removing all fencing around diamond between September 28 th and October 11th. Drainage is scheduled for October 12th. Price has gone up 25% from last quote in 2014 (now $12K). Fence will be moved back by 20 feet by Luc and volunteers. Carol-Ann to send Luc an e-mail to confirm plan for moving fence and details on work approved by Sproule. Carol-Ann to send bills to both kids ball and adult ball league by end of October. c) Rink / Patinoire Il va falloir remplacer ou réparer quelques panneaux au rond de glace. Il va aussi falloir peinturer l’asphalte à l’été 2015. Couts provenent du budget opérationel. Attend de voir comment le fibre de verre utilise à St-Isidore dur Durant l’hiver. Carol-Ann doit verifier avant prochaine reunion. / Some of the boards at the rink will need to be fixed or replaced. The asphalt will also need painting in summer 2015. Costs taken from the operational budget. Waiting to Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 5 see how well the fibreglass patches used in St-Isidore held up after this winter. Carol-Ann to check before next meeting. La municipalité vont réparer les bandes le la patinoire par novembre 2015 à l'aide des patchs de fibre de verre. / Municipality will fix rink boards by November 2015 using the fiberglass patches. d) Restaurant / Restaurant Devis reçu de KT plomberie pour une nouvelle fontaine d'eau avec réservoir et remplissage de bouteille pour $ 1,977.50. Carol Ann devra obtenir un devis de JVM Plumbing et D-Tail pour une fontaine sans réservoir, et remplissage de la bouteille pour notre prochaine réunion. / Quote received from KT plumbing for a new water fountain with reservoir & bottle filler for $1,977.50. Carol Ann to get quote for a fountain without reservoir and bottle filler for our next meeting. Carol-Ann to get quotes from JVM Plumbing and D-Tail Une nouvelle fontaine d'eau a été éreçu et installé. La facture a été envoyée à l'attention de Carol-Ann la semaine dernière. / New water fountain received and installed. Invoice was sent to Carol-Ann’s attention last week. e) Park Sign / Affiche du parc Une nouvelle affiche a été installé à l’entré du parc. Ceci a été payé par la famille Latreille. Ils suggèrent l’installation de la vieille affiche près du pont Bob Joiner. Location à être déterminé pour ne pas bloquer l’entrée. L’affiche a besoin d’être re-peinturé. / The Latreille family has paid for the new sign at entrance of park. They suggest installing the old sign close to the Bob Joiner bridge. Need to choose location as to not block entrance. Sign needs to be re-painted. L’affiche a été re-fini et installé à proximité du pont Bob Joiner. / Sign has been re-finished and installed close to Bob Joiner bridge. f) Tot Lot Phillip Warren a approché la municipalité de La Nation pour un parc au coin des rues Savage et Giroux pour les petits enfants. Le comité des citoyens de Limoges a mis $ 3000 de côté pour le projet. Le comité du parc soutient la demande et propose un montant de 60,000$ pour ce projet en 2015 pour inclure les clôtures, deux structures pour commencer, un banc, une poubelle, un signe de parc et un pour « aucun chien ». Le comité recommande que l’on clôtures le parc pour la sécurité de l'étang à proximité. / Phillip Warren approached the Nation Municipality for a park at the corner of Savage and Giroux streets for small children. The Citizens Committee of Limoges has put $3,000 aside for the project. The park committee is supporting the request and suggests an amounted of 60K towards this project in 2015 to include fencing, 2 structures to start, a bench, a garbage, a park sign and no dog sign. Committee recommends fencing the park for safety of the nearby pond. Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 6 Proposé par Tanya Joiner Appuyé par Sylvie Beaudin Il est résolu que le comité recommande l'emplacement du parc, au coin des rues Savage et Giroux, mais que nous sommes préoccupés par la distance entre l'étang et le parc. Nous suggérons que le parc sera clôturé. / Be it resolved that committee recommends the location of the park at the corner of Savage and Giroux streets but that we have concerns with the distance between the pond and the park. We suggest that the park be fenced in. $25,000 a été approuvé par la municipalité pour le nouveau parc. Ces fonds devraient être utilisés pour l'aménagement paysager, le clôturage et la préparation du site. Francis suggère de regarder aux structures de d'autres parcs qui ne sont pas utilisés qui peuvent être déplacés vers le nouveau parc. / 25K has been approved by the Municipality for the new tot lot. These funds should be used for landscaping, fencing and site preparation. Francis suggests looking into structures at other parks that are not being used may be moved to the tot lot. Carol-Ann vas s’informer sur les besoins d'accessibilité pour les nouveaux parcs. / Carol-Ann to look into accessibility needs for new parks. Francis invitera un représentant du projet du noubeau parc tot à notre reunion du 21 avril pour discuter les prochianes étapes. Re-scheduler pour la prochaine reunion./ Francis will invite a representative of the tot lot project to our April 21st meeting to discuss next steps. To re-schedule for next meeting. Le projet « Tot Lot » a été approuvé par le conseil pour $120,000 et sera accessible à 100%. Les matériaux ont tous été commandés, mais ne seront installés qu’au printemps 2016 pour répondre à la préoccupation de la garantie de de la colle pour la surface accessible. Les travaux à être effectués en 2015 travaux comprend tous les clôtures. Le sous-comité devra fournir un plan de site, y compris des arbres, des bancs, sentier, affiche, des poubelles et un stationnement pour le 7 octobre. Tous les coûts doivent également être fournis afin que nous puissions inclure dans la demande pour le budget 2016 en fin octobre. La contribution de $ 9K du comité des citoyens doit être appliqué à la commande de matériel en 2015. Carol-Ann enverra une facture à François Sigouin sous peu.The Tot Lot project was approved by council for $120,000 and will be 100% accessible. Materials have all been ordered but will only be installed in spring 2016 to address the concern of the cold impacting guarantee of glue for accessible surfacing. 2015 work to be completed includes all fencing. Sub-committee is being asked to provide a site plan including trees, benches, path, sign, garbage bins and parking by October 7th. All costs should also be provided so that we can include in request for 2016 budget at end of October. The $9K contribution from Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 7 Citizens Committee needs to be applied to ordering of material in 2015. Carol-Ann will send Francois Sigouin an invoice shortly. Adoptée / Carried g) Ginnette Beaudry a approché le comité du parc pour pouvoir se servir du terrain de Tennis pour jouer au Pickleball. Elle demande au comité si nous pouvons peinturer des lignes sur le terrain de Tennis pour pouvoir jouer au Pickelball. Le terrain peut faire deux jeux à la fois. Elle demande aussi si nous pourrions acheter un filet portable qui coûte à peu près 177 $. Elle nous a montré une cote de 600 $ qui comprend deux filets, six balles et huit raquettes. / Ginnette Beaudry approached the park committee to use the tennis court to play Pickleball. She is asking the committee to paint lines on the tennis court so they can play Pickleball. Two games can be played at once on the tennis court. She is also asking if we can purchase à portable net that costs approximately $177. She showed us a quote of $600 that includes two nets, six balls and eight paddles. Proposé par Tanya Joiner Appuyé par Sylvie Beaudin Il est résolu que, si il y a assez d'argent dans le budget 2014, nous allons acheter un filet portable. Sinon, il sera mis dans le budget 2015. Les lignes seront peinturer au printemps de 2015 par la municipalité. / Be it resolved that, if there is enough money left in the 2014 budget, we will by one portable net. If not, it will be put in the 2015 budget. The lines will be painted in Spring of 2015 by the township. Adoptée / Carried Le comité a convenu que les nouvelle lignes seront peinturer au printemps 2015 pour accueillir le jeu de pickle-ball. Nous ne serons pas en mesure d'acheter de l’équipement tels que les filets ou les palettes. / The committee has agreed that new line will be painted in Spring 2015 to accommodate the game of pickle ball. We although will not be purchasing any equipment such as nets or paddles. Des lignes jaunes ont été peinturé pour le Pickle Ball./ Yellow pickle ball lines have been painted. h) Des insectes semblent avoir infesté le chapiteau. Carol-Ann devra contacter un exterminateur pour jeter un coup d’oeil. Le chapiteau peut-être aura besoin d'être re-vernis pour résoudre le problème./ Bugs seem to have infested the gazebo. Carol-Ann to contact an exterminator to have a look. Gazebo may need to be re-stained to solve the problem. Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 8 i) Des ados à limoges ont demandé pour une nouvelle structure au skate park. Nous avons demandé d'obtenir des détails, y compris les coûts du comité Kraft pour être en mesure de demander un financement du comité des citoyens (3,500 $). Le comité de la journée communautaire de Limoges est veux contribuer 1000 $. Francis contribuera également le même montant et le comité des citoyens a accepté de contribuer le solde de 1,500 $. Bob devra contacter Michel Bourdeau pour demander quand est-ce que cette structure peut être ajouté. Tanya devra envoyer les dimensions du ½ tuyau à CarolAnn pour obtenir l'approbation du conseil pour ajouter cette structure. / Limoges teens have been asking for a new skate park structure. We requested to get details including costs from the Kraft committee to be able to request funding from the Citizens Committee ($3,500). The Limoges Community Day is willing to contribute $1,000. Francis agreed to match this contribution and the Citizens Committee agreed to contribute the remaining $1,500. Bob to contact Michel Bourdeau to ask when this structure can be added. Tanya to send dimensions of ½ pipe to Carol-Ann to get council approval to add this structure. j) Une suggestion d'un citoyen a été faite pour éclairer le chemin vers le pont. Ce projet serait trop coûteux, donc a été refusé. / A suggestion from a citizen was made to light the path towards the bridge. Since this project would be too costly it was declined. k) Des détails sur l'offre d'emploi pour le nouvel employé du parc a été demandée. Carol-Ann confirme que l'emploi sera affichée dans les 2 prochaines semaines / Details on job posting for new park employee requested. Carol-Ann confirms that job will be posted with the next 2 weeks. l) Limoges Community Day has some funds/profits from this year’s event. They would like to have a plan to spend some of this money in the community by organizing free events or purchasing items for park. Anticipated projects include: 1. Sponsoring new ball diamond ($1,000) 2. Skate park addition ($1,000) 3. Organize rink day in February 2016 ($400) 4. Keep in reserve for supplies for event in 2016 ($200) 5. Reserve for kiddie inflatables ($500) 6. Accessible swing ($600) –DENIED by committee 7. Musical Instrument ($1,000) –approved upon receiving further details 8. Sign for “Limoges loves to Play” –pending design and costs 9. BMX hills –need to look into further 10. Albert Benoit sign –pending design and cost 11. Purchase of bingo machine for community day –pending cost Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 9 7. SESSION À HUIS CLOS / CLOSED SESSION Aucune /None 8. RAPPORTS / REPORTS 8.1 Rapport de la directrice / Director’s report Tout va bien / All is well 8.2 Rapport du membre du conseil / Council member’s report Tout va bien / All is well 9. RAPPORT DE LA TRÉSORERIE / TREASURER’S REPORT Carol Ann a manqué de temps pour présenter le rapport financier du mois de de août 2015. / Carol Ann ran out of time to present the financial report for the month of August 2015. 10. SUJETS DE DISCUSSION / TOPICS FOR DISCUSSION Aucun / None 11. AUTRES / OTHERS Aucun / None 12. PROCHAINE RÉUNION / NEXT MEETING La prochaine réunion aura lieu le 20 octobre 2015, à 18h30 au pavillion de Limoges. / The next meeting will be held on October 20th at 6:30pm, at the Limoges pavillion. 13. AJOURNEMENT / ADJOURNMENT Proposé par Jocelyne Joiner Appuyé par Tanya Joiner Il est résolu que la présente assemblée soit ajournée à 19 h 30. / Be it resolved that the present meeting be adjourned at 7:30pm. Comité du Parc de Limoges Procès-verbal du 15 septembre 2015 10 Adoptée / Carried ______________________ Bob Joiner Président / President _______________________ Tanya Joiner Secrétaire / Secretary