Comment organiser son bureau - Chambre de métiers et de l

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Aube
Comment organiser son bureau ?
Savoir gérer les entrées et sorties de papiers
La paperasse ... telle est la hantise de tout chef d'entreprise !
Pour mieux vivre cette question, voici quelques conseils simples, pratiques et
surtout de bon sens qui vont vous permettre de vous organiser au quotidien
et ainsi gagner du temps !
En fait, tout se résume à maîtriser en permanence 3 domaines :
1 Le stockage des informations essentielles à la vie de l'entreprise
2 Le pilotage financier de l'entreprise : suivi et anticipation
3 Le stockage des entrées et sorties de documents :
courriers, factures, relevés...
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AR-CMA10-12/08
Chambre de métiers et de l'artisanat de l'Aube
6, rue Jeanne d'Arc - BP 4104 - 10018 Troyes Cedex
Tél. 03 25 82 62 00 - Fax 03 25 82 62 01
[email protected]
1 Le stockage des informations
La vie de l'entreprise est faite d'engagements importants dont il faut
garder la trace (contrats, évènements, factures, garanties, etc.).
Ces documents importants doivent être stockés pour pouvoir, si nécessaire, être
retrouvés le plus facilement et le plus rapidement possible .
Pour cela, l'idéal est de se doter de boîtes de classement : 1 boîte par type de document.
Tout au long de la vie de l'entreprise,vous stockerez dans chaque boite les pièces
indispensables. Les documents à classer peuvent se répartir en 2 catégories :
Les boîtes pourles
contrats d'engagement
Les boîtes pour les
autres documents
Relevés bancaires
Relevés bancaires
Banque
prêts
contrats
Assurances
contrats
Caisses sociales
1 chemise par client
adhésions
échéanciers
Partenaires
Actes immobiliers
bail
achat
contrats
syndicats
comptable
Personnel
1 chemise par salarié
Contrats
téléphone
Internet
électricité
Eau
Gaz
Bilans et (pour les sociétés)
PV d'AG
Dossier clients
Fournisseurs
objectifs
engagements
accords
Registres personnel
Obligatoire
Formalités
de création /
reprise
Documentation
produits
Documentation
Documentation
professionnelle
abonnements
revues
aménagements
matériel
2 Le suivi et l'anticipation
Quelques tableaux peuvent vous permettre d'anticiper
l'avenir et ainsi piloter votre entreprise :
Le planning des travaux à réaliser (ou à suivre)
L'échéancier des charges principales
Le prévisionnel de trésorerie
3 Les entrées et sorties de documents
Chaque jour, l'entreprise émet et reçoit des documents (courriers, factures, devis, avis...).
Sous peine d'être vite submergé sous la "paperasse", tous ces documents doivent être
gérés rapidement et traités selon les cas.
Dès leurs arrivées, classer les documents en 3 catégories
Les infos commerciales
les revues, les magazines
techniques, les publicités...
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Les documents clients
devis, factures, études,
commandes ...
Facture
Devis
Facture
N° 712
Les autres documents
factures fournisseurs,
échéanciers, relevés...
Durand
Tél call box
EDF bleu ciel
Martin
Dubois
RSI
Cotisation 1er trimestre
Numéro 1 de la
Rangez-les à part.
Vous les regarderez
en temps utile...
Rangez-les dans une
chemise et traitez-les
rapidement
Rangez-les dans une
chemise et traitez-les
rapidement
Ces deux chemises devront être traitées
rapidement par type de documents
... puis traitez les documents
Les documents clients :
Traitement
Type de documents
Destination finale
Double d'un devis émis
Attente retour ou relance
Dossier du client
Retour d'un devis
Planification du travail
Dossier du client
Double d'une facture émise
Attente paiement du client
ou relance
Dossier du client
Règlement d'un client
(chèque ou espèces)
Pointage avec double
existant(avec réf. chèque )
Banque : chèque ou espèces
et
Comptable : double facture
Les autres documents :
Traitement
Destination finale
Emission d'une commande
fournisseur
Vérifications à réception de
marchandise
Dossier fournisseur
Réception facture fournisseur
Paiement après vérifications
Comptable
Relevé de banque
Pointage avec chéquier /CB
Comptable
Avis de paiement (loyer,
cotisation, etc.)
Paiement avec référence du
n° de chèque
Comptable
Avis de prélèvement (idem)
Vérification avec le relevé de
banque
Comptable
Type de documents
Conclusion
Chacun devra très vite adapter ces outils à son mode de fonctionnement, les
étoffer et s'il en ressent le besoin, les améliorer grâce aux outils informatiques par
exemple.
Cette question de classement peut devenir, soit un cauchemard, soit un point fort
de votre réussite !
Chambre de métiers et de l'artisanat de l'Aube
6, rue Jeanne d'Arc - BP 4104 - 10018 Troyes cedex
Tél. 03 25 82 62 00 - Fax 03 25 82 62 01 - [email protected]