document d`appel d`offres de restauration scolaire

DOCUMENT D’APPEL D’OFFRES
DE RESTAURATION SCOLAIRE
— Cahier
des charges —
SOMMAIRE
1. AVANT-PROPOS
2. PRESENTATION GENERALE DE L’ETABLISSEMENT
3. CADRE JURIDIQUE
4. CARACTERISTIQUES DU SERVICE DE RESTAURATION
5. DENREES - POLITIQUE ACHATS
6. DEMARCHE QUALITE - CONTROLES BACTERIOLOGIQUES
7. PERSONNEL - ASSURANCES - RESPONSABILITES
8. REPARTITION DES CHARGES D’EXPLOITATION
9. REMARQUES / ANNOTATIONS DIVERSES DE LA SOCIETE DE
RESTAURATION
10. COMPOSITION DE LA REPONSE A L’APPEL D’OFFRES
11. CALENDRIER
ANNEXES
1. AVANT-PROPOS
Les éléments pris en considération dans le choix d’une société de restauration seront, outre
le prix des prestations, ses capacités à s’intégrer dans le projet éducatif de l’établissement et
le contexte actuel de distribution des repas, son professionnalisme et ses références dans le
métier, la qualité de gestion de ses ressources humaines, et son aptitude à respecter et à
faire respecter sur le terrain les règlements officiels qui fixent le cadre de fonctionnement de
la restauration collective et scolaire.
La société retenue aura pour mission essentielle d’assurer une prestation de qualité au
quotidien, ce qui entend aussi variété, rapidité, convivialité et compétitivité des prix.
Les interlocuteurs de l’établissement sont, dans le cadre de cette consultation :
❏ Mme Désy ODDON, Chef d’établissement, tél. (044) 200 19 94
❏ Mme Natalia VYSHNEVSKA, Directrice Administrative et Financière, tél. (044) 200 19 93
2.PRESENTATION GENERALE DE L’ETABLISSEMENT
2.1 Nom de l’établissement,
❏ Adresse : Lycée Français Anne de Kiev
21, rue Lypynskogo, KIEV 01030 Tél . : +38 (044) 200 19 93
Fax : +38 (044) 200 19 97
L’école française de Kiev a été fondée en 1994. Elle s’est d’abord appelée « Petite
école de Kiev» avant de prendre le nom de Collège Français Anne de Kiev en 2005
puis celui de Lycée Français Anne de Kiev à partir de septembre 2010.
Nous faisons partie d’un réseau de près de 500 établissements français dépendant
de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’étranger ( AEFE )
De la Maternelle à la classe de terminale. Nous dispensons un enseignement
d’excellente qualité à des élèves de 21 nationalités différentes dans le strict respect des programmes définis par le ministère français de l’Education nationale. Nous
bénéficions également d’une licence d’enseignement délivré par le ministère de
l’Education Nationale ukrainien.
http://lyceeadk.com/
2016 : 415 élèves
2.2 Locaux de restauration : Adresse de livraison et effectifs
Numéro du site
Site 1
Adresse du site
21 rue Lypynskogo
Nombre de
repas à livrer
79
2
Ages des enfants
Maternelles
3 à 6 ans
41
Site 2
52V, rue
B.Khmelnytskogo
Primaires
7 – 8 ans
Primaires
6 -7 ans
119
9-10 ans
Site 3
4a ruelle Chekhovs'kyi
Site 4
5 rue Toulchynska
27
Primaires
7-8 ans
Collégiens
11-15 ans
Lycéens
15-18 ans
67
2.3 Informations générales sur l’établissement :
http://lyceeadk.com/
3. CADRE JURIDIQUE
Contrat de gestion :
Un prix de prestation a été établi, au couvert, pour 6 mois entre les deux parties.
Le cadre des responsabilités de chacune d’entre elles est défini. La société de restauration
est seule responsable de la gestion financière de son contrat et de ses résultats.
Le taux de TVA applicable sera précisé.
La société de restauration met en place, chez le client, un responsable chargé d’animer et de
coordonner toute l’équipe qui, elle, reste salariée du fournisseur et sous la responsabilité
hiérarchique du chef d’établissement.
Les tâches de la société de restauration sont d’élaborer les menus, effectuer les achats des
matières premières, confectionner et distribuer les repas, nettoyer, ranger, évacuer les
ordures, etc.
Pas de transfert de personnel vers la société sous-traitante.
La société de restauration aura en charge :
❏ l’élaboration des menus
❏ l’achat des matières premières et des produits nécessaires
❏ la confection des repas
❏ la distribution des repas
❏ le nettoyage de la vaisselle, du matériel, des cuisines et des locaux après le service
3
❏ l’évacuation des déchets vers les poubelles
La société de restauration sera seule responsable de la gestion financière, notamment vis-à-vis des
fournisseurs et du personnel employé par elle.
L’établissement mettra à disposition les locaux pour la distribution des repas.
La société de restauration utilisera les locaux confiés, à titre gratuit, avec simple droit d’usage.
Elle n’aura pas le droit d’y créer un fonds de commerce.
Les services de restauration sont à la disposition exclusive des élèves inscrits dans l’établissement,
des adultes travaillant régulièrement sur le site (corps professoral, communauté, personnel
administratif) et pouvant prouver leur appartenance régulière à l’établissement.
4. CARACTERISTIQUES DU SERVICE RESTAURATION
4.1 Aspect technique :
1 • Pas de cuisine sur place
L’établissement n’est pas équipé d’une cuisine permettant la préparation, la réalisation des
repas sur place. C’est pourquoi Il fait appel à une ‘’cuisine centrale de fabrication de repas’’.
La prestation sera réalisée en « liaison chaude et froide ».
Les enfants mangent dans leurs classes ou dans la salle de cantine.
4.2 Périodes et jours de fonctionnement normaux :
❏ année scolaire du lundi au vendredi
4.3 Périodes et jours de fonctionnement spécifiques :
❏ jours exceptionnels de fermeture (journées pédagogiques, ponts, …)
❏ fin d’année scolaire
❏ jours à événements particuliers (sorties, classes vertes, etc.)
4.4 Moyens matériels mis à disposition :
❏ Site 1 : 21 rue Lypynskogo
Vaisselle
Personnel
Assiettes, couverts, verres en plastique pour tous les élèves
du site. Le groupe des plus petits mange dans leurs classes,
les plus grands mangent dans une salle de cantine sur deux
services.
2 personnes du service technique
Equipement
Matériel de maintien au chaud et froid
4
❏ Site 2 : 52V rue B.Khmelnytskogo
Vaisselle
Assiettes, couverts, verres en plastique pour tous les élèves
du site. Les enfants mangent dans une salle de cantine.
Personnel
4 personnes du service technique
Equipement
Matériel de maintien au chaud et froid
❏ Site 3 : 4a, ruelle Chekhovs'kyi
Vaisselle
Personnel
Equipement
Assiettes, couverts, verres en plastique pour tous les élèves
du site. Les enfants mangent dans une salle de cantine.
1 personne du service technique
Aucun
❏ Site 4 : 5, rue Toulchynska
Vaisselle
Personnel
Equipement
Assiettes, couverts, verres en plastique pour tous les élèves du
site. Les enfants mangent dans une salle de cantine.
1 surveillant
Aucun
L’école est consciente du peu de moyens mis à disposition. Si des aménagements de faibles
investissements semblent indispensables, indiquer ci-dessous lesquels :
ANNEXE 1 : EQUIPEMENTS ET AMENAGEMENT EVENTUELS NECESSAIRES PAR
SITE A LA DEMANDE FOURNISSEUR
4.5 Type de service :
Le prestataire choisira le mode de distribution le plus adapté par site de distribution des
repas à savoir :
❏ Portion collective et service sur place à l’assiette
❏ Portion individuelle
❏ Buffet
Chaque service dure 20 à 30 minutes D’autres solutions de préparation des repas
peuvent être envisagées (indiquez ci-dessous lesquelles)
ANNEXE 2 : ORGANISATION DU SERVICE DES REPAS PAR SITE
5
4.6 Horaires de service :
№
NOMBRE
D’ENFANTS
AGE
DUREE DE
SERVICE
HORAIRE DE
SERVICE
PS (dans les classes)
MS, MS/GS, GS (dans
la salle de cantine, 1er
service)
CE1-A, CE1-B (dans la
salle de cantine, 2ème
service)
20
3 ans
30 min
12h00-12h30
60
4-5 ans
30 min
12h15-12h45
40
30 min
12h50-13h20
CP-A, CP-B, CM2-B
60
7 ans
6 et 10
ans
30 min
12h15-12h45
CM1-A, CM1-B, CM2-A
59
9-10
ans
30 min
12h50-13h20
CE2-A, CE2-B
27
30 min
12h15-12h45
6e-Terminale
67
30 min
12h20-12h50
LIEU
CLASSES
21, rue Lypynskogo
1
2
52V, rue
B.Khmelnytskogo
3
4a, ruelle Chekhovskyi
4
5, rue Toulchynska
7-8 ans
11-18
ans
4.7 Prestations de restauration
❏ Déjeuner élève :
• 1 hors d’œuvre/soupe
• 1 plat principal au choix avec poisson, jambon, viande, omelette… en alternant
• 1 garniture et/ou légumes cuits
• 1 fromage ou produits lactés
• fruit, les desserts tels que les « pâtisseries maison » seront occasionnels
• pain et légumes servis à volonté
L’école sera attentive à la saveur gustative des aliments proposés ainsi qu’à la présentation
en particulier pour les élèves de maternelle.
L’école souhaite des menus adaptés à l’âge des enfants.
❏ Déjeuner Adultes : identique à celui des élèves
❏ Pique-nique
• en individuel
4.8 Fréquentation à prévoir :
6
1 • Fréquentation journalière prévisionnelle :
— en période scolaire (aucune livraison en périodes de vacances) —
FREQUENTATION JOURNALIERE PREVISIONNELLE EN PERIODE SCOLAIRE
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Total
Maternelles
333
79
Primaires
187
Collège
67
Lycée
Adultes
Total
5. DENREES - POLITIQUE ACHATS
5.1 Denrées :
Les matières premières et produits entrant dans la préparation des repas devront être de
qualité saine et marchande.
La société de restauration assurera l’approvisionnement des denrées et leur stockage dans
ses locaux avec un bon fonctionnement des chambres froides et de surgélation.
❏ Les produits frais seront privilégiés, ensuite les produits surgelés.
❏ Le poisson sera frais, éventuellement surgelé, en pièce ou en filet.
❏ Il ne sera pas accepté de poisson reconstitué.
❏ Les yaourts et les produits lactés seront non sucrés, de préférence.
❏ La pâtisserie sera principalement faite “maison”.
❏ L’eau utilisée pour la préparation des soupes et sauces sera de l’eau propre embouteillée
par une société spécialisée
5.2 Menus – Grammages :
Les propositions de menus seront établies à l’avance sur 7 semaines selon un plan
alimentaire précis, et soumis pour approbation à la commission ad hoc désignée par
l’établissement.
Les menus devront respecter au plus près la saisonnalité, la variété.
Le grammage devra être précisé et adapté naturellement à la catégorie des convives
selon les normes ukrainiennes.
5.3 Politique Achats :
La société de restauration détaillera sa politique achats :
7
❏ Le cahier des charges pour les fournisseurs et les produits, qui garantit la régularité des
conditions d’approvisionnement.
❏ La procédure de contrôle sanitaire des fournisseurs, et des produits.
❏ La politique de qualité pour chaque famille de produits, application des normes
ukrainiennes, suivi de la traçabilité.
6. DEMARCHE QUALITE - CONTROLES BACTERIOLOGIQUES
6.1 Démarche qualité :
La société de restauration précisera quelle est sa démarche qualité permanente et le Plan
d’Action Qualité qu’elle mettra en place afin de mesurer la qualité perçue par les convives et
répondre à leurs attentes.
Elle définira les moyens qu’elle mettra en œuvre pour y parvenir, en concertation avec le
responsable de l’établissement (plan de communication, par exemple).
6.2 Contrôles bactériologiques :
La société de restauration fera assurer des contrôles bactériologiques réguliers des aliments
par un laboratoire d’analyses extérieur. Elle donnera à l’établissement :
❏ Le nom du laboratoire utilisé
❏ Le mode d’intervention et sa fréquence
❏ Le compte-rendu de visite dont copie sera adressée à l’établissement. Des échantillonstémoins de chaque composante du repas, travaillé par la cuisine, seront conservés chaque
jour juste avant le début du service et déposés en chambre froide, pendant 6 jours après le
jour de consommation, soit une semaine.
❏ L’école garde la possibilité de désigner son propre laboratoire de contrôle pour opérer à
des contrôles inopinés des aliments et des cuisines.
❏ L’école se réserve la possibilité de réaliser des visites des locaux de l’entreprise de
restauration régulièrement
6.3 Normes :
La société de restauration respectera les normes en vigueur. Elle garantira la traçabilité de
toutes les procédures, dans un archivage clair, et aisément consultable.
6.4 Compte-rendu d’activité :
La société de restauration rendra compte de son activité régulièrement, à travers un compterendu d’activité établi en accord avec l’établissement.
7. PERSONNEL - ASSURANCE - RESPONSABILITES
8
7.1 • Effectif :
La société de restauration mettra en place sous son entière responsabilité financière et
légale, en nombre suffisant, le personnel nécessaire et qualifié pour assurer le
fonctionnement des cuisines, et service des repas qui lui seront confiés tout au long du
contrat.
Elle s’engagera à appliquer les textes légaux et réglementaires en vigueur, en matière de
législation du travail, sécurité sociale et législation fiscale, les textes relatifs à la reprise du
personnel, à la lutte contre le travail clandestin.
7.2 • Tenues du personnel :
L’ensemble du personnel disposera d’une tenue de travail et d’une tenue de service qui
seront définies par la société de restauration.
Elles seront entretenues et renouvelées de manière à ce que la présentation du personnel
soit toujours impeccable, au travail, et pendant le service.
7.3 • Attitude du personnel :
Le service doit être effectué avec courtoisie et dans les horaires prescrits.
Le personnel devra avoir, vis-à-vis des convives, une attitude correcte et courtoise.
7.4 • Règlement intérieur - Sécurité :
Le personnel devra respecter le règlement intérieur propre à son employeur, ainsi que celui
de l’établissement en ce qui concerne l’hygiène, la sécurité, les conditions d’accès sur le site.
ASSURANCES - RESPONSABILITES
D’une manière générale, la société de restauration devra être garantie auprès d’une
compagnie notoirement solvable, contre toutes les conséquences dommageables et de
quelque nature que ce soit, résultant de l’exécution de son métier de restaurateur, dans le
cadre du contrat.
Elle sera garantie pour les biens matériels lui appartenant, ainsi que les marchandises objet
de la prestation Elle devra être assurée contre les dommages de toute nature causés de son
fait ou celui des personnes travaillant sous ses ordres.
La société de restauration s’engage à justifier de la régularité de sa situation à toute
demande de l’établissement, par la présentation des attestations correspondantes.
La société de restauration devra être couverte contre :
• tout risque d’empoisonnement et/ou d’intoxication alimentaire pouvant survenir chez des
consommateurs, dans le cadre de son activité,
• tout accident, sinistre, dont ses employés pourraient être victimes sur les lieux et dans le
cadre de leur travail,
• tout dégât dû à une négligence ou fausse manœuvre de son personnel, dans l’utilisation
des matériels et équipements mis à sa disposition et dont elle a la garde. La société de
9
restauration précisera le montant de la garantie souscrite auprès de ses assureurs, avec la
renonciation à recours, dans le cadre de sa responsabilité civile.
 La société de restauration restera responsable financièrement vis-à-vis de son personnel,
des organismes de sécurité sociale, des impôts, de ses fournisseurs, ainsi que de tout tiers
en général.
L’établissement sera couvert pour les risques incendie, dégât des eaux, dans les locaux
mis à la disposition de la société de restauration.
8. REPARTITION DES CHARGES D’EXPLOITATION
8.1 Généralités :
La société de restauration gérera les installations et les équipements mis à sa disposition en
bon père de famille et en prendra le plus grand soin.
Un état des lieux et un inventaire contradictoires seront établis à la date d’entrée et à la date
de sortie. Chaque année, à la date anniversaire du démarrage, il sera procédé à un état des
lieux et un inventaire contradictoires.
La société de restauration devra déclarer toute défaillance, interruption de fonctionnement de
matériel dans les plus brefs délais.
9. REMARQUES / ANNOTATIONS DIVERSES DE LA SOCIETE DE RESTAURATION
ANNEXE 3
10. COMPOSITION DE LA REPONSE A L’APPEL D’OFFRE
Chaque offre devra impérativement comprendre :
10.1 Informations sur le fournisseur :
ANNEXE 4
1. Coordonnées (adresse, téléphone, fax, e-mail) du Participant.
2. Coordonnées du Directeur et du chef-comptable du Participant (nom, prénom,
patronyme, téléphone).
2.1. Les copies des documents (pour la SARL)
2.2. Statut (complet)
2.3. Attestation d’enregistrement d’Etat
2.4. Attestation de paiement des imôts
2.5. Attestation du Registre unique d’Etat (code EDRPOU)
3. Déclaration sur l’absence de conflit d’intérêt.
4. 5 lettres de recommandation pour la période de 1 à 2 dernières années avec les
contacts (copies des documents). Les préférences sont données aux
recommandations des établissements scolaires.
5. Autorisation de l’Administration d’Etat pour exercer l’activité (copie).
6. Licence de commerce (copie).
7. Documentation sur la certification des services de l’alimentation.
10
8. Documentation sur la gestion de sécurité des produits alimentaires.
9. Documentation sur la qualification professionnelle, certificat du cuisinier en chef
(copie).
10. Consignes de sécurité du personnel et consignes d’exécution des travaux (la
présence des consignes et la bonne volonté à l’exécution des travaux à confirmer).
11. Journal de bord d’enregistrement des formations sur la protection du travail (la
présence des consignes et la bonne volonté à l’exécution de la formation à
confirmer).
12. Présence du numéro de la consigne de formation dans le journal de bord sur la
sécurité incendie (la présence des consignes et la bonne volonté à l’exécution de la
formation à confirmer).
13. Présence des carnets sanitaires pour tout le personnel.
14. Adresse et photographies du site de production.
15. Brochure de la société.
10.2 Informations relatives au cadre légal :
Les documents que le fournisseur devra fournir après la signature du contrat :
❏ A copy of the Sanitary Expertise Statement allowing operation of catering / production
premises or copy of a valid agreement with a municipal school for the lease (operation) of a
school canteen. Legal basis: Clause 8 of Rules on Organizing Luncheons at Schools,
adopted by the Ministry of Health Order dated June 1, 2005 No. 242 (the “Rules”);
❏ A written declaration on responsibility for safety of luncheons. Legal basis: Clause 14 of
Rules;
❏ A written declaration regarding all luncheons / ingredients to be delivered with a set of
obligatory documents proving origin and safety (consignment notes, conformity certificates,
sanitary expertise statements). Legal basis: Clause 15 of Rules;
❏ Template 2-weeks menus approved by the regional department of the State Sanitary
Service (since September 2016 – the Main Department of the State Foods Safety Authority
in Kyiv - http://www.dpss.gov.ua/index.php?p=imprint). Legal basis: Clause 19 of the Rules;
❏ A written statement indicating the list of employees to be engaged in production and
delivery of luncheons, consisting of, at least, the culinary specialist, technologist, carrier
forwarder, driver. The statement shall also confirm that all employees undergo periodical
medical checks. Legal basis: Clause 24 of Rules.
10.3 Une proposition personnalisée :
Une proposition personnalisée du fournisseur est composée de :
- Description détaillée de l’Article 5, Article 6, Article 7
- Annexes 1-5;
Proposition de MENU pour les 7 premières semaines, ainsi que le cahier de
grammages détaillé par catégorie de convives.
10.4 L’offre de prix (tableaux « Prix au couvert servi »)
ANNEXE 5
11
Prix au couvert servi (exprimée en grivnas) : Un tableau de présentation détaillée pour les
repas servis et par type de convives (maternelles, primaires, collège, lycée, adultes).
Prestation Servie :
3 ans
4-6 ans
7-10 ans
11-15
ans
15-18 ans
Adultes
Coût denrées HT
TVA
Coût denrées TTC
Indiquer la durée de validité des prix :
11. CALENDRIER
23 décembre 2016 – lancement de l’appel d’offres
09 janvier 2017 à 14h00 - visite technique des locaux
Chaque société candidate pourra se faire représenter par 2 personnes maximum.
20 janvier 2017 à 17h00 – date limite de remise des offres
Les offres des candidats devront être déposés à la Direction de l’école en deux exemplaires
originaux sous enveloppes scellées et adressées à :
Lycée Français Anne de Kiev
A l'attention de Madame ODDON et de la « commission cantine »
OBJET : Appel d'offres restauration
Il sera remis à chaque société de restauration un avis de réception des offres.
Toute offre non parvenue dans ces délais ne sera pas acceptée.
Tout dossier non complet sera refusé.
11.1 Décision du choix de la société de restauration :
A partir du 20 janvier 2017 - analyse et classement des offres
01-15 février 2017 - rencontre avec la Direction de l’établissement pour les meilleures
propositions et visite du site
15 février 2017 - choix de la société retenue
16-17 février 2017 - signature du contrat de gestion avec le prestataire retenu
06 mars 2017 - date de démarrage
12
ANNEXES
ANNEXE 1 : EQUIPEMENTS ET AMENAGEMENT EVENTUELS NECESSAIRES PAR SITE
A LA DEMANDE FOURNISSEUR
ANNEXE 2 : ORGANISATION DU SERVICE DES REPAS PAR SITE
ANNEXE 3 : COMMENTAIRES/REMARQUES
ANNEXE 4 : DOCUMENTS FOURNISSEUR
PROPOSITION PERSONNALISEE DU FOURNISSEUR
ANNEXE 5 : PROPOSITION DE PRIX
13