304 règles de conservation

SERIE DES REGLES DE CONSERVATION
Administration :
Règles de conservation concernant l’administration générale, les comités, l’historique de
l’UQAC, les documents constitutifs et réglementaires, la planification, l’organisation et la régie
interne, les rapports et statistiques, la gestion des documents administratifs ainsi que les
affaires juridiques.
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Histoire de l'UQAC
Charte, statuts, lettres patentes
Règlement
Directive, politique et procédure
Délégation de pouvoirs
Planification administrative
Mandat et structure administrative
Organisation et régie interne
Statistiques
Enquête et sondage
Classification des documents administratifs
Gestion des documents essentiels
Calendrier de conservation des documents - fichier informatique
Transfert des documents semi-actifs
Calendrier de conservation des documents - dossier
Micrographie et numérisation des documents
Élimination des documents administratifs
Gestion des formulaires
Comité - dossier de réunion
Procès-verbaux et résolutions
Gestion des procès-verbaux
Nomination des membres d'un comité
Dossier d'élection
Loi et réglementation gouvernementale
Décret
Évaluation et développement des services
Avis juridique
Action judiciaire
Droit d'auteur
Dépôt légal
Brevet d'invention
Marque de commerce
Enregistrement d'un dessin industriel
Contrat majeur
Contrat mineur
Demande d'accès à des documents publics et à des renseignements personnels
Gestion des fichiers de renseignements personnels
Licence et permis
Réclamation
Assurances
Comité d'organismes externes
Document - fichier informatique
Document préparatoire, document de travail
Dossier de référence
Dossier sujet, dossier ad hoc
Correspondance et document de liaison
Liste et inventaire
Publication externe
Calendrier des activités
Demande de renseignements
Rapport
Ressources humaines :
Règles de conservation concernant la dotation du personnel, les dossiers du personnel,
l’évaluation, le développement, le mouvement du personnel, les conditions de travail, les
avantages sociaux, la santé et la sécurité au travail ainsi que les relations de travail.
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Description de fonction
Dossier d’élaboration pour la répartition des nouveaux postes de professeur
Dossier d’évaluation de poste
Dossier de renouvellement de poste
Plan des effectifs
Listes de personnel
Plan des effectifs professoraux
Dossier de recrutement des professeurs
Dossier de recrutement du personnel
Dossier d’exigences de qualification pour l’enseignement (EQE)
Offre d’emploi
Offre de service
Contrat d'engagement du chargé de cours et cours en appoint
Réquisition et fiche d'engagement - personnel étudiant et contractuel
Embauche du personnel
Intégration du nouveau personnel
Réquisition de personnel occasionnel
Dossier individuel - personnel enseignant
Dossier individuel - personnel cadre, administratif et de soutien
Dossier individuel - personnel contractuel ELFCQ
Dossier de gestion des postes
Accident du travail - dossier individuel
Horaire de travail - feuille de contrôle
Demande de modification à l’horaire de travail
Absences et congés
Dossier d'assurances collectives
Assurances collectives - dossier du participant
Régime de retraite
Régime de retraite - dossier individuel
Dossier échelle de salaire
Évaluation du personnel
Liste des professeurs à évaluer
Dossier d'évaluation des professeurs
Dégagement des professeurs
Plan de travail des professeurs (tâches)
Dossier des congés de perfectionnement et des congés sabbatiques des professeurs
Dossier de promotion des professeurs
Demande de perfectionnement des employés
Rapport pour le perfectionnement des employés
Dossier de perfectionnement des chargés de cours
Accréditation des syndicats et association d'employés
Libération syndicale
Dossier de négociations collectives
Convention collective et protocole
Dossier d’avancement à la classe I
Dossier de grief et de plainte
Dossier de mesure disciplinaire
Dossier de conflit de travail
Activités sociales du personnel
Programme d'aide au personnel
Déclaration
Santé et sécurité au travail
Ressources financières
Règles de conservation concernant le financement, les budgets, la comptabilité, la gestion
salariale, les opérations bancaires, les emprunts, les placements et les garanties, les états
financiers ainsi que les impôts et taxes.
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Rapport financier au MELS
Dossier de subvention et contrat de recherche - volet financier
Dossier de reçu de charité
Campagne majeure de développement - fichier informatique
Campagne majeure de développement
Dossier de prévisions budgétaires
Budget
Modification budgétaire
Réclamation d’investissement
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Comptabilité et budget - fichier informatique SIGA
Rapports budgétaires
Correction d'écritures (de journal et de budget)
Contrôle de lots - grand livre
Contrôle de lots - comptes à payer
Pièces justificatives et demandes de paiement
Facturation - client
Rapport sur les soldes étudiants
Dossier de mauvaises créances - frais de scolarité
Cahier des écritures du trimestre - compte étudiant
Comptes étudiants - fichier informatique (SIGARE)
Chèques
Opérations bancaires
Conciliation bancaire
Emprunts, placements et garanties
Gestion salariale - fichier informatique (SIGA)
Dossier individuel - volet rémunération
Caisse-retraite annuelle
Liste de déductions salariales
Registre de paie
Obligations d’épargne
Feuillet d’impôt (T4 – T4A – Relevé 1)
Fermeture et intégration de la paie
Rapport annuel CSST
Retenues (non obligatoires) sur le salaire
Arrérages
Réclamation mensuelle TPS/TVQ
États financiers annuels
Ressources mobilières et immobilières
Règles de conservation concernant les ressources immobilières, les ressources mobilières,
l’entretien et la réparation, l’approvisionnement et la sécurité.
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Entretien et réparation des ressources mobilières et immobilières (MAXIMO)
Document de support - aménagement, construction, entretien et réparation
Identification et signalisation - espaces et bâtiments
Plans et devis
Construction d'édifices et projet majeur d'aménagement
Projet d'amélioration et de transformation
Réservation de locaux
Attribution des locaux de cours - fichier informatique
Entretien et réparation - biens immobiliers
Stationnement - fichier informatique
Stationnement
Dossier d'appel d'offres
Dossier d'achat de matériel
Dossier de vente de matériel et de disposition de biens
Entrée et sortie de matériel et d'équipement
Dossier des véhicules de l'UQAC
Utilisation des véhicules de l'UQAC
Mesures d'urgence
Prévention et mesures de sécurité
Équipement de sécurité - fichier informatique
Intervention de sécurité - fichier informatique
Contrôle d'accès - fichier informatique
Gestion des clés
Accès aux édifices et aux locaux
Matières dangereuses
Affaires étudiantes
Règles de conservation concernant la clientèle étudiante, les admissions et les inscriptions, les
services et les activités offerts aux étudiants.
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Transaction de données
SIGARE - Fichier informatique
Dossier individuel - étudiant
Dossier individuel - étudiant ÉLFCQ
École de langue française et de culture québécoise - fichier informatique
Prévisions de clientèle étudiante
Activités de recrutement des étudiants
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Test d'admission ou de sélection
Évaluation des étudiants - Fichier informatique SYDRE
Révision de résultat
Cas de discipline
Collation des grades - fichier informatique
Collation des grades
Diplômés - Fichier informatique
Diplôme
Services aux étudiants - fichier informatique
Accueil et intégration des étudiants
Projet du milieu - Aide financière
Reconnaissance de l'implication
Activités - vie étudiante
Activités reliées à la réussite des études
Location de casiers
Location de casiers - dossier de l'usager
Aide et soutien à l'apprentissage
Programme d'échange étudiant - dossier de gestion
Dossier de l'étudiant étranger
Assurances pour les étudiants étrangers
Dossier de mobilité étudiante - dossier de l'étudiant
Soutien aux étudiants avec un handicap - dossier de gestion
Soutien aux étudiants avec un handicap - Dossier de l'étudiant
Aide à la recherche d'emploi
Bourses et aide financière - dossier de gestion
Aide financière accordée par le gouvernement
Bourses accordées par l'UQAC
Bourses accordées par des organismes externes
Fonds de dépannage - Aide financière
Bourses d’exemption de droits de scolarité
Service d'orientation et d'information scolaire - dossier de gestion
Service d'orientation et d'information scolaire - dossier de l'étudiant
Associations étudiantes accréditées et autorisées
Évaluation des activités par les étudiants
Équipe sportive de l'UQAC
Compétitions interuniversitaires
Services à la communauté
Règles de conservation concernant l’hébergement, le service de santé, les services sportifs, les
activités socioculturelles, les congrès, les colloques et activités de bienfaisance.
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Activité socioculturelle
Activité socioculturelle - dossier de l'usager
Hébergement - hors campus
Service de consultation psychosociale - dossier de gestion
Consultation psychosociale - dossier de l'étudiant
Clinique universitaire de psychologie - fichier informatique
Clinique universitaire de psychologie - dossier de l'usager
Service santé - dossier de l'usager
Pavillon sportif - fichier informatique
Conditionnement physique - Dossier de l'usager
Activités du Pavillon sportif
Installation et équipement sportif
Activités de bienfaisance
Exposition
Congrès et colloques internes
Congrès et colloques externes
Enseignement
Règles de conservation concernant l’organisation
l'enseignement et l’évaluation des études.
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de
Dossier d'élaboration d'un projet de programme
Dossier de programme
Dossier d'évaluation de programme
Répertoire de programmes
Dossier d'activité de formation non créditée (dossier bleu)
Formation non créditée - fichier informatique
Dossier projet d'activité (dossier vert)
Dossier d'activité de formation créditée (dossier orange)
l'enseignement,
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gestion
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Dossier d'organismes de coopération
Dossier du professeur coopérant
Enseignement - centres d'études
Accréditation et agrément des programmes
Calendrier universitaire
Dossier des tâches départementales
Dossier de planification des activités d'enseignement (organisation de session)
Liste de pointage (chargés de cours et superviseurs)
Liste des exigences de qualification pour l'enseignement (EQE) et la supervision de stage (EQS)
Dossier SCCCUQAC
Attribution des charges de cours et supervision (organisation des trimestres)
Horaire des cours
Offre de cours - fichier informatique
Dossier de cours
Cahier de pédagogie
Plan de cours
Attestation d'accueil de stagiaire (1974-1995)
Gestion des stages - fichier informatique
Organisation et gestion des stages
Dossier du stagiaire
Pédagogie universitaire
Évaluation des enseignements par les étudiants
Activités de préparation à un examen
Évaluation des étudiants (travaux et examen)
Mémoires et thèses - fichier informatique
Mémoires et thèses
Recherche et création
Règles de conservation concernant l’organisation et le financement de la recherche et de la
création.
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Éthique de la recherche
Programme de financement de la recherche et de la création
Dossier de subvention et contrat de recherche - volet recherche
Unité de recherche
Dossier de recherche
Utilisation des animaux de laboratoire
Dossier du professeur - recherche et création
Information et communication :
Règles de conservation concernant les communications, l’information, les archives, la
bibliothèque, les collections, l’audiovisuel et l’informatique.
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Identification de l'UQAC
Cérémonie officielle et événement spécial
Livre d'or
Allocution, conférence, discours
Distinction honorifique
Information interne
Publicité et marketing
Relation de presse
Matériel de promotion - dossier d'élaboration
Cahier de presse
Imprimés
Production graphique - fichier informatique
Publication - dossier d'élaboration
Document photographique
Production audiovisuelle
Production audiovisuelle et photographique - document d'élaboration
Facturation reprographie - fichier informatique
Courrier, messagerie, transport
Dossier de suivi - Postes Canada
Demande de travaux de photocopie/imprimerie
Dossier de reproduction (notes de cours - recueil de textes)
Dossier de conciliation (notes de cours - recueil de textes)
Inventaire des dossiers étudiants inactifs
Dossier de fonds d'archives privées
Diffusion des collections
Catalogue informatique de la collection d'œuvres d'art
Dossier d'acquisition de collection
Bibliothèque - fichier informatique (ALEPH)
Dossier d'acquisition de la bibliothèque
Dossier de donation de la bibliothèque
Dossier de traitement de la bibliothèque
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Service à l'usager
Dossier de l'usager de la bibliothèque
Courriel - fichier informatique
Prêt d'équipement audiovisuel
Équipement informatique
Logiciel et progiciel
Système informatique
Site Web - fichier informatique