DNE-SC 36-06-1 Gestion du courrier et des OS

REPUBLIQUE DE GUINÉE
MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE, DE
L’ENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS
MANUEL QUALITÉ DES
SERVICES CENTRAUX DE LA DNE
PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET
DES ORDRES DE SERVICE
36-07-1
DNE-SC
Cette procédure décrit les étapes obligatoires du courrier entrant et sortant de la DNE en vue d’assurer :
-
la traçabilité de tout courrier de son arrivée jusqu’à l’archivage final à la DNE ou de son départ de la
DNE jusqu’à la garantie de réception par le destinataire
-
le suivi de l’exécution de toute instruction dans les délais exigés par le donneur d’ordre.
1/ COURRIER A L’ARRIVÉE
A. Au niveau de la Direction
1/ Réception et enregistrement sur le registre « arrivée » de la Direction, avec attribution d’un numéro de
référence et ajout d’une fiche de circulation sur chaque courrier
2/ Remise du courrier numéroté et enregistré au Directeur National
3/ Lecture, tri, instructions sur la fiche de circulation et attribution, sur certains courriers, de la mention
« Ordre de service » par le Directeur (tampon avec mention OS en rouge). Un ordre de service est une
instruction ou une demande émanant d’une autorité supérieure ou de référence (Gouvernement,
Gouvernorat, Institutions internationales, etc.) et devant conduire à une action spécifique, souvent dans un
délai précis.
4/ Retour du courrier au secrétariat de Direction (après consultation du DNAE si nécessaire) qui exécute les
opérations suivantes :
4.1. Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire principal au sein de la DNE ou archivage
direct au niveau du secrétariat de Direction (si ventilation inutile).
« OS »
, enregistrement informatique dans le fichier Excel
4.2. Pour le courrier répertorié
« Gestion des OS » placé sur le réseau informatique de la DNE (cf. modèle dans annexe), avec notamment une
date limite d’exécution. Après cet enregistrement, le courrier OS est ventilé comme le courrier ordinaire.
B. Au niveau du Service destinataire (division, service rattaché, service spécialisé, etc.)
1/ Réception et enregistrement sur le registre « arrivée » du Service, avec attribution d’un numéro d’ordre
au niveau du service. Cet enregistrement doit obligatoirement indiquer dans une colonne le numéro
de référence du dossier (celui attribué par le secrétariat de Direction).
2/ Remise du courrier enregistré au chef de Service
3/ Lecture, tri et instructions complémentaires éventuelles portées sur la fiche de circulation par le chef de
Service pour le destinataire final
4/ Retour du courrier au secrétariat du Service qui exécute les opérations suivantes :
4.1. Pour le courrier non OS, ventilation vers le destinataire au sein du Service ou archivage direct au
niveau du secrétariat du Service (si ventilation inutile).
« OS »
4.2. Pour le courrier répertorié
, enregistrement informatique (date de remise et nom
du destinataire final) dans le fichier Excel « Gestion des OS » placé sur le réseau informatique de la DNE.
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REPUBLIQUE DE GUINÉE
MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE, DE
L’ENVIRONNEMENT ET DES EAUX ET FORETS
MANUEL QUALITÉ DES
SERVICES CENTRAUX DE LA DNE
PROCEDURE DE GESTION DU COURRIER ET
DES ORDRES DE SERVICE
36-07-1
DNE-SC
2/ COURRIER AU DÉPART
A. Au niveau des Divisions
1/ Propositions de courrier soumises obligatoirement à la lecture du chef de Division. Après corrections
éventuelles et finalisation, transmission à la secrétaire de Division
2/ Enregistrement, par la secrétaire de Division, des courriers au départ dans le registre « Départ » au
niveau de la Division
« OS »
, enregistrement informatique des informations relatives à la
3/ Pour les courriers classés
réponse apportée dans la colonne « Suites données » dans le fichier Excel « Gestion des OS ».
4/ Remise (avec émargement sur le registre division) au secrétariat de Direction des courriers finalisés pour
signature du Directeur National (ou de son adjoint). Aucun courrier ne peut quitter la DNE sous une
signature autre que celle du DNE ou du DNAE (sauf exceptions ou délégations clairement précisées
par écrit).
B. Au niveau du secrétariat de Direction
1/ Enregistrement et archivage (chronos) de tous les courriers au départ. Une copie des courriers
émanant des Divisions est cependant retournée au secrétariat de Division pour archivage (chronos)
2/ Expédition des courriers au départ exclusivement sous la responsabilité du secrétariat de Direction.
Le courrier ne doit pas retourner dans les services pour envoi aux destinataires.
Examen par le Responsable Assurance Qualité
Nom :
Signature :
Date :
Validation par le Directeur National de L'Elevage
Nom : Seny MANÉ
Signature :
Date :
(Cette fiche annule et remplace celle du : )
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