appel d`offre pour le choix d`une agence de

APPEL D’OFFRE POUR LE CHOIX D’UNE
AGENCE DE COMMUNICATION ET DE
PIGE
1
CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES ET
FINANCIERES
2
CONTENU DU DOSSIER DE L’APPEL D’OFFRES
Le dossier de l’appel d’offres est constitué par un fascicule contenant:
Les clauses administratives et financières qui contiennent en annexe :
o un modèle de soumission (annexe A)
o un modèle de garantie de bonne exécution (Annexe B)
Les termes de référence (lot 1 et 2)
Langue De L'
offre
L'
offre établie par le soumissionnaire ainsi que l'
ensemble du courrier et des documents qui s'
y
rapportent et qui sont échangés entre le soumissionnaire et TOGO TELECOMdoivent être rédigés
en français.
OFFRE ET MONNAIE DE REGLEMENT
MONNAIE DE L'
Le franc CFA constitue la monnaie de l'
offre.
A. DEPOT DES OFFRES
1. CLOTURE DU DEPOT DES OFFRES.
Les offres doivent être reçues par TOGO TELECOM au plus tard le ________à 09 H 00 TU.
TOGO TELECOM si elle le juge utile, peut proroger la date limite fixée pour le dépôt des offres,
auquel cas les droits et obligations de TOGO TELECOM et des soumissionnaires seront dorénavant
régis par la date limite telle que reportée.
2. OFFRES TARDIVES
2 .1. Aucune offre arrivée en retard ne pourra être reçue. Toute offre parvenue à TOGO TELECOM
après l'
expiration du délai de dépôt des offres arrêté sera retournée cachetée au soumissionnaire.
2.2. Les Soumissionnaires prendront toutes les dispositions idoines pour s’assurer de
l’acheminement de leur offre. Si l’enveloppe extérieure n’est pas cachetée et marquée comme
requis, TOGO TELECOM décline toute responsabilité pour toute perte ou égarement de l’offre ou si
elle est ouverte prématurément.
Si l’enveloppe extérieure porte l’identité de TOGO TELECOM au lieu des inscriptions exigées
au C.1, TOGO TELECOM ne pourra garantir que l’offre ne peut être ouverte prématurément.
3. MODIFICATION ET RETRAIT DES OFFRES
Le soumissionnaire peut modifier ou retirer son offre après l'
avoir présentée, pour autant que la
modification ou la notification de retrait, parvienne par écrit à TOGO TELECOM avant la date limite
de dépôt des offres.
3
La modification ou la notification de retrait sera préparée, scellée, portera les mêmes mentions que
celles relatives au dépôt des offres, et l’enveloppe contenant la modification ou le retrait portera la
mention "MODIFICATION" ou "RETRAIT", selon le cas.
B. OUVERTURE DES PLIS ET EVALUATION DES OFFRES
1. OUVERTURE DES PLIS
TOGO TELECOM procédera à l'
ouverture des plis, y compris les modifications ou retraits
intervenus, en présence des représentants des soumissionnaires qui souhaitent assister à
l'
ouverture des plis le _____________ à 09 H 30 TU, à l'
adresse suivante:
Salle de Conférence de la Direction Générale de la Société
des Télécommunications du TOGO (TOGO TELECOM)
Les représentants des soumissionnaires qui sont présents signeront un registre attestant leur
présence.
TOGO TELECOM vérifiera les offres pour s'
assurer qu'
elles sont complètes et en règle.
Au cours de l'
ouverture des plis, TOGO TELECOM annoncera les noms des soumissionnaires, la
présence ou non de la caution de soumission, les montants de l’offre, les notifications écrites des
modifications ou des retraits survenus et les autres informations que TOGO TELECOM considère
nécessaires.
TOGO TELECOM dressera pour son propre usage le procès-verbal de l'
ouverture des plis.
L'
ouverture des plis se fera en deux phases :
a) la première phase concernera uniquement les offres techniques telles que définies dans le
présent cahier des charges;
b) La seconde phase sera relative aux offres financières des soumissionnaires retenus
conformément audit cahier des charges.
2. CARACTERE CONFIDENTIEL DE LA PROCEDURE
Aucune information relative à l'
examen, aux éclaircissements, à l'
évaluation et à la comparaison
des offres, et aux recommandations relatives à l'
attribution du marché ne pourra être divulguée
aux soumissionnaires ou à toute autre personne étrangère à la procédure d'
examen et d'
évaluation,
après l'
ouverture des plis et jusqu'
à l'
annonce de l'
attribution du Marché au soumissionnaire
retenu.
Toute tentative effectuée par un soumissionnaire pour influencer TOGO TELECOM au cours de la
procédure d'
examen, d'
évaluation et de comparaison des offres et dans sa décision relative à
l'
attribution du Marché conduira au rejet de l'
offre de ce soumissionnaire.
3. ÉCLAIRCISSEMENTS APPORTES AUX OFFRES
L’Acheteur, pour faciliter l'
évaluation et la comparaison des offres, peut demander aux
soumissionnaires entendus, séparément, des éclaircissements relatifs à leur offre. Une telle
demande et la réponse qui y seront apportées seront formulées par lettre ou par fax. A l'
exception
de la confirmation de la rectification des erreurs de calcul découvertes par TOGO TELECOM au
4
cours de l'
évaluation des offres, aucune modification des prix ou du contenu de l'
offre ne sera
recherchée, offerte ou recevable.
4. DETERMINATION DE LA CONFORMITE DES OFFRES AU DOSSIER DE L’APPEL D’OFFRES
Avant d'
effectuer l'
évaluation détaillée des offres, TOGO TELECOM vérifiera si elles sont pour
l'
essentiel conformes aux conditions requises par le dossier de l’appel d’offres. Toute offre jugée
non conforme sera rejetée par TOGO TELECOM.
C. ATTRIBUTION DU MARCHE
1. CRITERES D'
ATTRIBUTION DU MARCHE
TOGO TELECOM attribuera le marché au soumissionnaire dont il estime l’offre conforme à ses
prescriptions techniques et la plus avantageuse.
NB : TOGO TELECOM se chargera de vérifier le montant de la consommation de ses produits
par le soumissionnaire.
Aussi, ne peut soumissionner que les Entreprises dont les consommations mensuelles sont
conformes au barème défini dans le tableau ci-dessus :
MONTANT MINIMUM DES CONSOMMATIONS MENSUELLES DES SERVICES ET
PRODUITS DE TOGO TELECOM REQUISES SELON LE PRIX DES OFFRES
PRIX DES OFFRES
Montant
0 à 1 Millions
10 000 F/Mois
1 à 5 Millions
25 000 F/Mois
5 à 10 Millions
45 000 F/Mois
10 à 20 Millions
60 000 F/Mois
20 Millions à 100 Millions
80 000 F/Mois
100 Millions à 200 Millions
200 000 F/ Mois
Plus de 200 Millions
500 000 F / Mois
5
NB : La consommation doit être faite sur le compte de l’entreprise soumissionnaire et pas au nom
de la personne physique représentant l’entreprise.
2. DROIT RECONNU A TOGO TELECOM D'
ACCEPTER OU DE REJETER TOUTE OFFRE
TOGO TELECOM se réserve le droit d'
accepter ou de rejeter toute offre, d'
annuler la procédure de
l’appel d’offres et de rejeter l'
ensemble des offres aussi longtemps qu'
il n'
a pas attribué le marché,
sans encourir pour autant une responsabilité quelconque à l'
égard des soumissionnaires concernés
ou sans devoir informer le ou les soumissionnaires des raisons de sa décision.
ATTRIBUTION DU MARCHE
3. NOTIFICATION DE L'
Avant l'
expiration du délai de validité des offres arrêté par TOGO TELECOM, celui-ci notifiera à
l'
attributaire du marché par un télégramme, fax ou télex confirmé par lettre recommandée que son
offre a été retenue. L’adjudicataire sera invité aux négociations contractuelles en vue de la
signature d’un marché.
Dès que l'
attributaire aura constitué une garantie de bonne exécution conformément l’annexe B ciaprès, TOGO TELECOM informera dans les plus brefs délais les autres soumissionnaires du rejet
de leurs offres.
4. CORRUPTION ET MANOEUVRES FRAUDULEUSES
Il est demandé aux soumissionnaires de respecter les règles de l’éthique professionnelle les plus
élevées lors de la passation des marchés. A cet effet :
aux fins de cette clause, les termes et expressions ci-dessous se définissent de la façon suivante :
"corruption" signifie le fait d’offrir, donner, solliciter ou accepter un quelconque
avantage en vue d’influencer l’action d’un responsable dans le processus
d’attribution ou de l’exécution d’un marché ;
"manœuvres frauduleuses" signifie une présentation inexacte des faits dans le but
d’influencer le processus de passation (d’attribution) ou d’exécution du marché au
détriment de l’Acheteur.
"manœuvres frauduleuses" comprend toute entente ou manœuvre, collusion des
soumissionnaires (avant ou après la remise de l’offre) visant à maintenir
artificiellement les prix des offres à des niveaux ne correspondant pas à ceux qui
résulteraient du jeu d’une concurrence libre et ouverte.
Sera rejetée toute proposition d’attribution du marché si TOGO TELECOM détermine que
l’attributaire proposé s’est rendu coupable de corruption ou s’est livré à des manœuvres
frauduleuses pour l’attribution de ce marché.
5. Pièces à fournir
-
La carte d’opérateur économique en cours de validité
Le quitus fiscal du service des impôts en cours de validité
Autorisation d’installation
Un quitus fiscal de la Mairie pour les communes et de la préfecture pour les autres lieux
hors des communes.
Attestation prouvant l’appartenance des panneaux à l’agence.
Numéro de compte bancaire
6
-
Toute information relative aux actions judiciaires auxquelles le soumissionnaire pourrait être
partie.
Le Pouvoir du signataire et/ou du représentant de la société soumissionnaire.
B. PREPARATION
1. DOCUMENTS CONSTITUANT L'OFFRE
L'
offre préparée par le soumissionnaire comprendra :
une lettre de soumission remplie suivant le modèle en annexe A;
le modèle de garantie de bonne exécution
une fiche de présentation du soumissionnaire précisant :
o les Références du soumissionnaire dans le domaine
o une description de son entreprise, les pièces justifiant son activité, sa raison sociale,
son adresse et sa constitution,
o l'
identité complète de la ou des personne (s) signataire (s) de l'
offre ainsi que les
documents légalisés conférant à cette (ou ces) personne (s) les pouvoirs nécessaires,
2. PRIX DE L'OFFRE
Le soumissionnaire indiquera séparément sur les bordereaux des prix, d’une part, les prix unitaires
et le prix total des prestations de services.
Les prix devront tenir compte de tous impôts et taxes payables éventuellement par le
soumissionnaire au titre du contrat.
Les impôts et taxes afférents seront ceux en vigueur au Togo trente (30) jours avant la date limite de
dépôt des offres.
3. VALIDITE DES OFFRES
Les offres resteront valides pendant une période de six (6) mois suivant la date de l'
ouverture des
plis.
Dans des cas exceptionnels, TOGO TELECOM pourra demander aux soumissionnaires de proroger
la durée de validité de leur offre.
4. FORME ET SIGNATURE DES OFFRES
Le soumissionnaire préparera les documents constituant son offre en un (01) original et cinq (5)
copies et indiquant visiblement "ORIGINAL" et "COPIE" selon le cas. En cas de divergence entre
l'
exemplaire original et les copies, l'
original fera foi.
L'
exemplaire original et les copies de l'
offre seront dactylographiés ou écrit dans une encre indélébile
et porteront la signature de la ou des personnes autorisées à engager le soumissionnaire au titre du
Marché. Cette autorisation sera constituée par un pouvoir donné par écrit et joint à l'
offre. Les pages
de l'
offre comportant des surcharges ou des changements seront paraphées par le ou les signatures
de l'
offre.
Chaque soumissionnaire ne peut présenter qu'
une offre à titre individuel ou en tant que membre
d’un groupement d’entreprises.
7
C. PRESENTATION DES OFFRES
1. PRESENTATION D'
OFFRES CACHETEES ET SCELLEES
La présentation des offres se fait selon le système de “double enveloppe” (une pour l’offre
technique et une pour l’offre financière) et de la manière suivante:
- “OFFRE TECHNIQUE” (contenue dans une 1ère enveloppe), en six (06) exemplaires avec
la mention suivante sur l’enveloppe "offre technique, "original" et "copie" suivant le cas.
- “OFFRE FINANCIERE” (contenue dans une 2ème enveloppe séparée), en six (06)
exemplaires avec la mention suivante sur l’enveloppe "offre financière, "original" et "copie"
suivant le cas.
NB : Les offres seront présentées en support papier et électronique.
Les deux (02) enveloppes sont glissées et enfermées dans une troisième enveloppe soigneusement
cachetée (où ne doit figurer ni la raison sociale du soumissionnaire ni aucune autre inscription),
portant la mention suivante :
APPEL D’OFFRE POUR LE CHOIX D’UNE AGENCE
D’EVENEMENTIELS ET DE REGIE PUBLICITAIRE ET D’UNE AGENCE
DE PIGE (LOT N°XXX)
"A n'ouvrir qu'en Commission"
Les offres conformes aux instructions du présent dossier d’appel d’offres devront être déposées sous
plis fermés à l'
adresse suivante :
Secrétariat Central 1er étage porte 108
Direction Générale de la Société des Télécommunications du TOGO
TOGO TELECOM Avenue Nicolas GRUNITZKY BP 333 LOME.
L’enveloppe intérieure portera l’adresse complète du soumissionnaire pour un réacheminement
éventuel en cas de rejet.
2. CONTENU DES OFFRES
2.1 Contenu de l’offre technique
L’enveloppe renfermera les pièces justificatives suivantes :
Pièces administratives requises ;
la réponse au cahier des charges techniques ;
Références générales et spécifiques au domaine ;
Informations sur les engagements contractuels en cours;
La fiche de présentation du soumissionnaire ;
Les soumissionnaires souhaitant offrir des variantes techniques doivent d’abord chiffrer la
solution de base de TOGO TELECOM telle que décrite dans le Dossier de l’appel d’offres et
fournir en outre tous les renseignements dont TOGO TELECOM a besoin pour procéder à
l’évaluation complète de la variante proposée.
8
2.2 Contenu de l’offre financière
L’enveloppe financière renfermera les pièces suivantes:
la lettre de soumission remplie conformément au modèle en annexe A ;
Les Bordereaux des prix unitaires ;
Les Bordereaux récapitulatifs des coûts ;
D : EVALUATION ET COMPARAISON DES OFFRES
1. PROCEDURE D'
EVALUATION DES OFFRES
Les offres seront évaluées suivant une procédure à deux (2) phases.
TOGO TELECOM évaluera et comparera les offres retenues et dont on aura déterminé au
préalable qu'
elles répondent, de façon substantielle aux conditions d’appel d’offres.
L'
évaluation d'
une offre exclura et ne tiendra pas compte de toute clause de variation de prix
insérée dans l'
offre ni de toute option et variante.
La comparaison des offres se fera sur les prix HT/TTC.
TOGO TELECOM se réserve le droit d'
accepter ou de rejeter toute modification, divergence ou
proposition variante. Les modifications, divergences, ou propositions variantes et éléments venant
en addition aux conditions requises par le dossier d’Appel d’Offres ou qui aboutissent de toute
autre façon à la constitution de bénéfice non sollicités par TOGO TELECOM ne seront pas prises
en considération au cours de l'
évaluation des offres.
2. Procédure d'
évaluation des offres techniques et financières
Les offres seront évaluées suivant une procédure à deux (2) phases.
Dans une première phase, les offres techniques de qualification des soumissionnaires seront
évaluées.
Après cette première évaluation, les soumissionnaires qualifiés sont ceux dont les offres techniques
ont satisfait aux critères de qualification et à la notation.
En vue d’être qualifiée pour l’analyse des offres financières, toute offre doit obtenir une note
technique minimum de 70/100.
En deuxième étape, les offres financières des soumissionnaires qualifiés seront évaluées.
Les offres financières des soumissionnaires seront classées et une pondération de 100 points sera
attribuée à l'
offre la mieux disant et proportionnellement aux autres.
Dans la dernière étape de l'
évaluation, une pondération de 60 % (soixante pour cent) sera attribuée
aux points de mérite technique, et de 40 % (quarante pour cent) aux points de mérite financier. Les
points pondérés seront additionnés.
Le soumissionnaire ayant obtenu le plus de points pondérés pourra être sélectionné comme
adjudicataire.
9
Système de notation finale
OFFRES
COEFFICIENT DE PONDERATION
Offre financière
40%
Offre technique et administrative
60 %
La soumission offrant les fournitures au prix le plus avantageux recevra le maximum de points.
Aux autres soumissions sera attribué un nombre de points calculés au prorata des prix évalués
selon la formule suivante:
N(X) = Nmax * Pmin/P(X)
où Nmax est le coefficient de pondération maximum,
Pmin prix le plus bas de toutes les offres,
P(X) prix de l'
offre X,
N(X) le nombre de points pondérés attribués à l'
offre X.
GARANTIE DE BONNE EXECUTION
Le Fournisseur, dans les quinze (15) jours de la réception de la notification de l'
attribution du
Marché, fournira à TOGO TELECOMun cautionnement de bonne exécution, égal à 10% du
montant total du Marché conformément à l’annexe B ci-jointe. Aucun paiement ne sera effectué
avant la constitution de la caution de bonne exécution.
10
ANNEXE A. MODELE DE SOUMISSION
Date _________________
Prêt N° _______________
Marché N° _____________
Références bancaires du soumissionnaire (code banque, code guichet et clé RIB)
A : SOCIETE DES TELECOMMUNICATIONS
DU TOGO (TOGO TELECOM)
BP 333 Lomé
Messieurs,
Après avoir examiné les Conditions du Marché et les Prescriptions techniques, y compris les
Addenda Nos (insérer les numéros) dont nous vous accusons ici officiellement réception, nous,
soussignés, offrons de réaliser les prestations objet du présent appel d’offres conformément aux
Descriptifs et spécifications, et pour la somme de (Prix total de la Soumission en chiffres et lettres)
ou autres montants énumérés au Bordereau des prix ci-joint et qui fait partie de la présente
soumission.
Nous nous engageons, si notre offre est acceptée, à commencer les prestations dans les _______
jours et à les terminer dans un délai de ________ jours, à compter de la date de signature du
marché.
Si notre offre est acceptée, nous fournirons une garantie de bonne exécution d'
un montant égal à
10% du prix du Marché, pour l'
exécution satisfaisante de celui-ci.
Nous nous engageons sur les termes de cette offre pour une période de six (6) mois à compter de
la date fixée pour l'
ouverture des plis; l'
offre continuera à nous engager et pourra être acceptée à
tout moment avant la fin de cette période.
Jusqu'
à ce qu'
un marché en bonne et due forme soit préparé et signé, la présente soumission,
complétée par votre acceptation écrite dans votre notification d'
attribution du marché, constituera
un contrat nous obligeant réciproquement.
Il est entendu que vous n'
êtes pas tenus d'
accepter l'
offre la moins disant ni aucune des offres que
vous recevrez.
le
jour de
2009/2010
Signature
(Titre)
Dûment autorisé à signer une soumission pour et au nom de
11
ANNEXE B. MODELE DE GARANTIE DE BONNE EXECUTION.
A: (nom du bénéficiaire des prestations)
ATTENDU QUE (nom du prestataire)
ci-après désigné comme "le Prestataire" s'
est engagé en exécution du Marché N°
__________________ en date du _____________200X____ à réaliser (description des prestations) ciaprès désigné comme le "Marché".
ET QUE vous avez stipulé dans ledit Marché que le prestataire vous remettra une Garantie
bancaire d'
une banque connue, du montant stipulé ci-après, comme garantie de bonne exécution
de ses obligations, conformément au Marché.
ET QUE nous avons convenu de donner une Garantie au Prestataire.
QUE DES LORS, nous affirmons par les présentes que nous nous portons garants et responsables à
votre égard, au nom du Prestataire, pour un montant maximum (montant de la garantie en chiffres
et lettres) et nous nous engageons à vous payer, dès réception de votre première demande écrite,
déclarant que le Prestataire ne se conforme pas aux stipulations du Marché, et sans argutie ni
discussion, toute(s) somme(s), dans les limites de (montant de la garantie), ci-dessous stipulées,
sans que vous ayez à donner les raisons ni le motif de votre demande ou du montant indiqué cidessus.
La présente garantie est payable jusqu'
au
2009/2010
Signature et cachet des Garants
______________________________________
______________________________________
______________________________________
date _________________________________
Adresse ______________________________
12
TERMES DE REFERENCES
13
LOT 1:
CHOIX D’UNE AGENCE DE COMMUNICATION
Objet
Dans le cadre de la mise en oeuvre de sa politique marketing et de communication, TOGO
TELECOM lance un appel d’offre national pour le choix d’une agence de communication qui sera
chargée de la conception et de l’impression de tous ses supports de communication, de la mise à
disposition des espaces de publicités, de la représentation de TOGO TELECOM auprès des media
et de l’organisation des événements de la société.
I.
Obligations du soumissionnaire
Le prestataire devra:
- Concevoir les affiches publicitaires, les flayers et le contenu des spots publicitaires ;
- Imprimer les affiches et les flayers,
- Proposer à TOGO TELECOM les prix de ces conceptions et ceux de l’impression (par quantités)
- Proposer à Togo Telecom les grilles de tarif en HT pour la location des panneaux de
différentes dimensions. (Confère annexe1).
- Proposer la liste détaillée des sites d’affichage et le nombre de panneau par dimension et
backlit avec des précisions sur la location des panneaux (ville, quartier, lieu le plus proche
du panneau).
- Fournir des photos pour illustration des lieux.
- Communiquer le délai de livraison pour la pose des affiches dans les différentes villes à
compter de la passation de commande.
- Préciser les conditions de garantie et l’étendue de la garantie.
- Fournir sur support CD les photos des panneaux. Ces photos devront permettre à Togo
Telecom de localiser l’environnement géographique des panneaux.
- Négocier, au mieux des intérêts de TOGO TELECOM, des prix compétitifs pour les prestations des
médias et des conditions de réalisation de ces prestations,
- Servir d’intermédiaire entre TOGO TELECOM et les médias pour la commande des prestations
médias et le paiement
- Proposer et retenir d’un commun accord avec les services compétents de Togo Telecom les
dates propices pour les évènements indiqués ;
- Choisir le ou les lieux de déroulement des cérémonies des évènements en accord avec les
services compétents de Togo Telecom ;
- Choisir les médias chargés de couvrir l’évènement et définir la grille de diffusion au regard
des groupes cibles concernés ;
- Gérer la relation avec les médias retenus : envoi d’invitation contrôle de la qualité des
reportages, supervision du contenu des reportages, contrôle du respect de la durée des
reportages ainsi que des tranches de diffusions ;
- Gérer la relation avec les participants : envoi d’invitation, accueil et installation lors des
cérémonies … ;
- Signaler à Togo Telecom, dès que constaté, tout dysfonctionnement préjudiciable à la
bonne organisation des cérémonies (éventualité d’un évènement susceptible de noyer la
cérémonie, indisponibilité des gagnants des super lots…) pour action à entreprendre.
- Transférer la compétence en la matière aux agents de TOGO TELECOM.
- Présenter à TOGO TELECOM au plus tard dans un délai de cinq (5) (jours ouvrables) après
chaque évènement, un rapport de celui-ci, en deux exemplaires comportant :
14
•
•
II.
III.
Une analyse narrative qui résume les grands points des résultats de la cérémonie
(évaluer les forces, faiblesses et dysfonctionnements majeurs constatés qui
nécessitent une action de Togo Telecom) ;
Un tableau de synthèse qui présente d’une part la planification des dépenses
validées préalablement par Togo Telecom et les dépenses effectivement faites
accompagnés des reçus ou factures délivrés ;
Critères techniques
Expérience professionnelle documentée sur la base d’attestation d’exécution ;
Capacité en ressources humaines qui seront affectées à chaque activité,
Capacités techniques (équipement, et matériels informatiques, tailles du parc informatique,
les informations techniques sur le logiciel qui sera utilisé pour chaque activité)
Méthodologie pour la mise en œuvre pour une exécution efficiente du cahier de charge,
Durée et étendue de la garantie
Délai pour la pose des affiches, la diffusion des spots, la mise à disposition du calendrier
des événements, de mise du programme de chaque événement ;
Délai pour procéder au remplacement de panneaux dans le cadre de l’application des
conditions de garantie.
Critères financiers
Chaque soumissionnaire devra préciser séparément d’une part le prix unitaire et d’autre part le
prix total de :
- les prix de ses prestations
o prix des conceptions des affiches, spots publicitaires et flayers,
o prix des locations de panneaux,
o Prix des impressions,
o Prix de représentation auprès des médias
o Prix du transfert de compétences
o Etc…
les conditions de paiement
Les prix devront tenir compte de tous impôts et taxes payables éventuellement par le
soumissionnaire au titre du contrat. Les impôts et taxes afférents seront ceux en vigueur au Togo
trente (30) jours avant la date limite de dépôt des offres.
15
Annexe 1
Durée 12 mois
Quantité
(Nombre de Face)
LOCATION DE PANNEAUX
PU
PU
Xm2
Backlit
Durée d’exécution
de la pose
Nature de la garantie
1-20
10-20
20-30
30-40
40-50
50-100
100-150
150-200
200-250
250-300
300-350
Légende : X égal de 1 à n
16
LOT 2 : CHOIX D’UNE AGENCE DE PIGE
Objet :
Dans le cadre du suivi de ses campagnes media, Togo Telecom lance un appel d’offre national
pour le recrutement d’une agence qui aura pour tâche de :
- Réaliser le suivi et le contrôle sur un ensemble de media TV et radios sur toute l’étendue du
territoire sur la base d’un système informatique performant et efficient,
- Effectuer le contrôle des campagnes d’affichage pour une durée d’un an.
- Transférer la compétence en la matière aux agents de TOGO TELECOM.
I.
Critères techniques
A- Stations radiophoniques et chaînes de télévision
1. Contrôle des prix
Vérifier que les prix proposés par les médias et négociés par l’agence publicitaire sont les plus
compétitifs et conseiller TOGO TELECOM en vue de l’amener au choix de la meilleure offre.
-
2. Contrôle qualité
Vérifier que les spots sont diffusés dans leur intégralité et dans les versions linguistiques
telles que précisées aux plannings de diffusion des divers organes.
Contrôler la qualité des images et / ou des sons des spots diffusés sur les stations et radios
et les chaînes de télévisions.
Procéder à l’archivage des supports numériques documentant la diffusion des spots audio
et visuels de Togo Telecom.
Signaler à Togo Telecom, dès que constaté, tout dysfonctionnement préjudiciable à la
bonne diffusion des campagnes médias (interruption d’émission de la radio ou télévision,
dégradation de la qualité sonore et visuelle des spots diffusés par Togo Telecom, situation
de délestage…..) pour action à entreprendre.
3. Contrôle Programmation
-
Vérifier le respect par chaque média des diffusions journalières des spots audio et vidéo.
Vérifier si les spots programmés en diffusion sont réellement diffusés.
Vérifier la conformité des diffusions selon les plages horaires des plans de diffusion conçus
par l’agence et validés par TOGO TELECOM.
4. Documentation numérique diffusion de campagne Togo Telecom
Joindre chaque mois au rapport mensuel de pige des enregistrements numériques audio et
vidéo des spots diffusés par les médias partenaires sur un disque dur externe qui est à la
charge de l’agence. TOGO TELECOM après avoir sauvegardé les données du disque dur, le
retourne à l’agence.
5. Rapport
L’agence sélectionnée devra présenter à Togo Telecom au plus tard dans les cinq (5) (jours
ouvrables) à compter du dernier jour du mois, un rapport mensuel, en deux exemplaires
comportant :
- Une analyse narrative qui résume les grands points des résultats de la pige (évaluer les
forces, faiblesses et dysfonctionnements majeurs constatés qui nécessitent une action de
Togo Telecom ;
17
-
Un tableau de synthèse qui présente d’une part la planification des spots à diffuser et
d’autre part les spots effectivement diffusés ;
Un rapport synthèse par type de média;
Présenter par grille de synthèse, une conclusion narrative par média, qui résume les
principaux dysfonctionnements constatés (confusion de spot, non diffusion de spots……)
B- Campagne d’affichage
-
1. Suivi et contrôle des campagnes affichage sur toute l’étendue du territoire
Contrôler la qualité des affiches et des panneaux [l’état des affiches (décollée, déchirée,
décolorée) l’entretien des panneaux] sur les sites d’affichage.
Contrôler la localisation des panneaux d’affichage sur les sites (liste des villes abritant les
panneaux).
2. Rapport
Présenter à Togo Telecom au plus tard dans les cinq (5) (jours ouvrables) à compter du dernier jour
du mois, un rapport trimestriel, en deux exemplaires.
C- Campagne d’annonce et d’encart presse écrite
-
-
1. Suivi et contrôle des campagnes d’annonce et d’encart dans la presse écrite
Contrôler la qualité des annonces et des encarts effectués dans la presse écrite
conformément au plan médias élaboré et validé par Togo Telecom et l’agence ; [la netteté
des couleurs et des messages envoyés, les dimensions utilisées pour figurer l’annonce, la
situation de la page utilisée pour l’annonce (visibilité maximale de la page utilisée).
Contrôler la régularité des annonces et veiller à ce qu’elles ne soient pas noyées par des
annonces concurrentes concomitantes ;
2. Rapport
Présenter à Togo Telecom au plus tard dans un délai de cinq (5) jours (jours ouvrables) après
la fin du trimestre, un rapport trimestriel
II.
-
-
Critères d’évaluation
Expérience professionnelle documentée sur la base d’attestation d’exécution (en matière de
contrôle des radios et chaines de télévision, contrôle des campagnes d’affichage et contrôle
des campagnes d’annonce et d’encart presse écrite)
Capacité en ressources humaines qui seront affectées à chaque contrôle.
Capacités techniques (équipement, et matériels informatiques, tailles du parc informatique,
les informations techniques sur le logiciel qui sera utilisé)
Méthodologie pour la mise en œuvre pour une exécution efficiente du cahier de charge
III.
Critères financiers
Chaque soumissionnaire devra préciser séparément d’une part le prix unitaire et d’autre part le
prix total de :
- les prix de ses prestations
o contrôle des campagnes média,
o contrôle des campagnes d’affiche
o contrôle des annonces et encart presse écrite
o transfert des compétences
o Etc…
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-
les conditions de paiement
Les prix devront tenir compte de tous impôts et taxes payables éventuellement par le
soumissionnaire au titre du contrat. Les impôts et taxes afférents seront ceux en vigueur au Togo
trente (30) jours avant la date limite de dépôt des offres.
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