Avantages de l`archivage des e-mails

Avantages de l'archivage
des e-mails
En plus d'être l'un des plus importants moyens de communication
actuels, l'e-mail est aussi l'une des sources d'information les plus complètes et précieuses. Or, les informations transmises par e-mail ne sont
généralement pas enregistrées à un autre emplacement, mais restent
dans la boîte de messagerie des expéditeurs ou des destinataires. Au fil
des années, les e-mails ainsi cumulés constituent un ensemble de
connaissances unique en termes de volume et de qualité.
En mettant en place une solution d'archivage des e-mails, les entreprises, les institutions publiques et les établissements de formation sont
en mesure de sécuriser ces connaissances sur le long terme et de les
exploiter efficacement. Elles y gagnent ainsi des avantages décisifs en
termes de coûts et de compétitivité, ainsi que dans l'optique de leur mise
en conformité avec les exigences légales et de leur protection face aux
risques de contentieux juridiques.
Vue d'ensemble
Avantages pour les entreprises
•
•
•
•
•
•
Conservation complète et sécurisée de tous les e-mails pendant la durée choisie
Protection contre les pertes de données
Conformité avec les exigences légales et protection face aux risques de contentieux juridiques (notamment grâce à l'utilisation des e-mails en tant que preuve)
Protection face aux risques de contentieux juridiques
Augmentation de la productivité, grâce à une utilisation efficace des e-mails en tant
que source de connaissance
Réduction immédiate des coûts de stockage et autres coûts informatiques
Avantages pour les administrateurs
•
•
Amélioration des performances du serveur de messagerie et réduction des besoins
de stockage, grâce au transfert des anciens e-mails dans les archives
Réduction des coûts de stockage, grâce à la gestion hiérarchisée du stockage (Hierarchical Storage Management, HSM), au stockage d'instance unique (Single Instance Storage, SIS) et à la compression
Avantages de l'archivage des e-mails
•
•
•
•
Raccourcissement des temps de sauvegarde et de restauration du serveur de messagerie
Possibilité pour les utilisateurs finaux de restaurer directement les e-mails perdus
Suppression des fichiers PST non sécurisés
Contrôle sur les e-mails enregistrés de manière décentralisée (par exemple par
l'archivage de clients de messagerie dispersés ou de boîtes de messagerie externes)
Avantages pour les utilisateurs finaux
•
•
•
•
•
Recherche intégrale rapide possible dans tous les e-mails et les pièces-jointes
Accès aux e-mails archivés directement depuis Microsoft Outlook, via le navigateur
Internet ou sur des périphériques mobiles
Suppression des limitations des boîtes de messagerie et de l'obligation associée de
trier les e-mails par ordre d'importance
Possibilité de restaurer des e-mails perdus en un seul clic à partir de l'archive
En fonction des droits attribués, possibilité d'accéder à l'archive d'autres collaborateurs
Avantages juridiques
Dans de nombreux pays et secteurs, des réglementations imposent de conserver les emails pendant une période déterminée. Souvent, une organisation doit être en mesure de
présenter rapidement des e-mails aux autorités ou tribunaux qui en font la demande. En
règle générale, seule une solution d'archivage des e-mails permet de répondre de manière
fiable à ces exigences.
L'archivage exhaustif et sécurisé de tous les e-mails de l'entreprise offre aussi un meilleur
point de départ en cas de contentieux juridiques, car les e-mails peuvent servir de preuve.
Avantages économiques
Augmentation de la productivité
La plupart des informations commerciales critiques d'une entreprise sont enregistrées sous
forme d'e-mails. Dans ce contexte, l'accès efficace à ces données pour tous les collaborateurs et à tout moment est un facteur de productivité et un avantage concurrentiel majeur.
L'archivage des e-mails permet de garantir le meilleur accès possible à ces informations.
Protection contre les pertes de données
Des e-mails importants peuvent être perdus suite à une erreur technique ou à une suppression accidentelle ou volontaire. Lorsqu'ils quittent l'entreprise, les collaborateurs suppriment souvent l'ensemble du contenu de leur boîte de messagerie. Une solution d'archivage
permet le stockage centralisé, sécurisé et complet de tous les e-mails sur une période
souhaitée, offrant ainsi une protection fiable contre la perte de données.
Réduction des coûts informatiques
Les serveurs de messagerie surchargés, les coûts de stockage de plus en plus élevés, la
complexité des procédures de sauvegarde des données, les longs processus de récupération et les temps d'arrêt prolongés en cas de sinistre sont autant de facteurs qui font perdre
du temps et de l'argent à l'entreprise. En archivant ses e-mails, celle-ci peut résoudre un
Avantages de l'archivage des e-mails
grand nombre des problèmes techniques associés à la messagerie électronique et simplifier
considérablement ses processus informatiques. Les coûts ainsi économisés permettent
généralement d'amortir rapidement le coût de la solution d'archivage mise en place.
Indépendance et sécurité
Dans de nombreuses entreprises, les e-mails ne sont pas enregistrés sur des serveurs de
messagerie locaux, sous leur propre contrôle, mais sur des serveurs d'entreprises externes,
sur Internet. Cette solution implique d'avoir confiance dans les mécanismes techniques de
sécurité et dans la stabilité de ces entreprises. L'archivage de ces données gérées en
externe est une mesure de sécurité simple et efficace qui peut encore contribuer à renforcer
cette confiance.
Avantages techniques
Réduction des coûts de stockage et allègement durable de la
charge des serveurs de messagerie
Le volume croissant des e-mails et la quantité d'e-mails historiques obligent les responsables informatiques à mettre en place une gestion efficace des ressources de stockage.
C'est dans ce contexte qu'une solution de stockage des e-mails s'avère utile, en permettant de décharger l'infrastructure informatique de l'entreprise de façon instantanée.
Allègement de la charge des serveurs de messagerie
Le déplacement des anciens e-mails dans une archive de messagerie permet de réduire
considérablement l'espace requis par le serveur de messagerie. Par ailleurs, une fois
l'archivage exécuté avec succès, les e-mails peuvent être supprimés des boîtes du serveur
de messagerie conformément à des règles définies (par exemple tous les messages datant
de plus d'un an).
Après le premier archivage des messages, le processus peut être défini comme une tâche
régulière (quotidienne, par exemple), afin de décharger le serveur de messagerie en continu.
Les utilisateurs gardent la possibilité d'accéder aux e-mails stockés dans l'archive depuis
leur environnement de travail habituel (tel que Microsoft Outlook).
Réduction des besoins en espace
La technologie Single Instance Storage permet de n'enregistrer qu'une seule fois dans
l'archive les pièces-jointes et les contenus de messages identiques. L'association de cette
fonctionnalité à la compression des pièces-jointes permet de réduire considérablement les
besoins en espace.
Suppression des limitations des boîtes de messagerie
Une fois une solution d'archivage des e-mails en place, les limitations de boîtes de
messagerie comme instrument de limitation de l'espace disque du serveur de messagerie
deviennent inutiles. De leur côté, les utilisateurs ne sont plus obligés de passer du temps à
régulièrement supprimer ou enregistrer les e-mails « moins importants » en local (dans des
fichiers PST, par exemple).
Avantages de l'archivage des e-mails
Simplification de la sauvegarde des données et de la récupération des serveurs de messagerie
La sauvegarde des serveurs de messagerie et la récupération des e-mails en cas de sinistre
posent de plus en plus de problèmes aux administrateurs. Souvent, les créneaux horaires
disponibles pour une sauvegarde ne sont pas assez longs.
Réduction des temps de sauvegarde
Le déplacement des anciens e-mails dans une archive permet de réduire considérablement
non seulement la charge des données sur le serveur de messagerie, mais aussi le temps et
les ressources nécessaires à la sauvegarde de ce serveur. La sauvegarde de l'archive des
messages elle-même est très simple. Outre l'optimisation fondamentale du stockage de
données pour les sauvegardes incrémentielles, il est possible de protéger des portions
entières de l'archive en écriture. Cela offre l'avantage de pouvoir retirer les données de la
sauvegarde de données en cours après une sauvegarde unique. La sauvegarde peut être
réalisée via une fonction de sauvegarde intégrée ou au moyen d'un logiciel de sauvegarde
de votre choix.
Récupération des e-mails par les utilisateurs
Les utilisateurs peuvent récupérer eux-mêmes des e-mails de l'archive en un seul clic. La
récupération fastidieuse par l'administrateur des e-mails perdus dans les sauvegardes de
données devient donc inutile.
Une sauvegarde complète de tous les e-mails
Si un utilisateur supprime des messages avant leur première sauvegarde, ils sont définitivement perdus pour l'entreprise. Toutefois, si les e-mails sont archivés directement lors de
l'envoi ou de la réception, à l'aide de MailStore Server, ce risque est totalement exclu.
Disponibilité continue de tous les e-mails en cas de sinistre
En matière de sauvegarde des serveurs de messagerie, l'aspect le plus critique réside dans
le temps nécessaire à la récupération des données en cas de sinistre. Lors de ce temps
d'arrêt (qui se décompte souvent en heures, voire en jours), l'entreprise et les collaborateurs
perdent l'accès à des informations critiques.
Si une solution d'archivage est en place, tous les collaborateurs de l'entreprise peuvent
accéder à tous les e-mails, même en cas de panne du serveur de messagerie ou de perte
de données. Les activités commerciales peuvent donc se poursuivre sans interruption.
Réduction de la dépendance aux fichiers PST
Une solution d'archivage des e-mails offre deux options pour limiter les problèmes relatifs
au format PST :
•
•
L'archivage et le déstockage associé des données correspondantes permettent
d'alléger la charge du serveur de messagerie. Il devient ainsi inutile d'utiliser les fichiers PST.
Les fichiers PST existants peuvent être transférés dans l'archive dans un processus
unique, avant d'être supprimés. Les utilisateurs gardent la possibilité d'accéder aux
e-mails archivés à tout moment, par exemple via Microsoft Outlook ou MailStore
Web Access.
Avantages de l'archivage des e-mails
A propos de MailStore Server
®
MailStore Server fait partie des solutions d'archivage d'e-mails
leaders pour les PME à l'échelle mondiale. Des milliers d'entreprises de tous secteurs et toutes tailles, mais aussi de nombreuses administrations et autres institutions publiques ont
choisi de la déployer.
MailStore Server prend en charge toutes les infrastructures de
messagerie actuelles et permet la mise en œuvre de différentes
stratégies d'archivage et de conformité. La solution s'adapte
ainsi de manière optimale aux exigences et objectifs individuels
d'une entreprise. MailStore Server combine une technologie
performante et de faibles coûts, des exigences système
minimes et un processus d'installation très simple.
Lancez-vous
Essai gratuit
Vous pouvez télécharger une version d'essai gratuite de 30 jours sur la page
www.mailstore.com, puis l'installer en quelques minutes sur un PC Windows de votre choix
(même virtuel). L'archivage n'entraîne aucune modification au niveau de vos systèmes de
messagerie.
Conseil et commercialisation
Merci de contacter Watsoft, le distributeur officiel de MailStore
Par téléphone
+33 (0) 556 157 570
Par e-mail
[email protected]
www.mailstore.fr
Copyright © 2005-2012 MailStore Software GmbH. All trademarks and registered trademarks are
the property of their respective owners.