Fiche de poste Identification du poste BAP : J Catégorie: C Intitulé
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Fiche de poste Identification du poste BAP : J Catégorie: C Intitulé
Fiche de poste Identification du poste BAP : J Catégorie: C Intitulé du poste : Assistant administratif et pédagogique Quotité d’affectation : 100/100 Contexte de travail Site d’affectation : Université Paris 13 Composante / Service : IUT de Saint-Denis – Département Hygiène Sécurité et Environnement (HSE) Composition du service (effectifs) : 4 personnels BIATSS – 23 enseignants permanents Mission d’encadrement : non Nombre de personnes encadrées : néant Rattachement hiérarchique : Chef du département HSE Rattachement fonctionnel : Coordinateur pédagogique Missions principales et description du poste I. Missions principales L’assistant se voit confier la gestion administrative et pédagogique des formations du département HSE : Licence pro et DUT Hygiène sécurité et environnement. Mission 1 : Assistance administrative Mission 2 : Secrétariat pédagogique II. Détail des missions Missions Assistance administrative Activités - Secrétariat pédagogique - - Elaboration du calendrier des activités du département, Suivi administratif des activités du département, Gestion des intervenants extérieurs : organisation de leur recrutement et de la gestion de leur service (depuis la phase de préparation de l’agrément à celle de la préparation de la validation des services faits), veille sur les besoins en recrutement et les règles de gestion des recrutements, Gestion financière du département Frappe des comptes –rendus, courriers divers Traitement du courrier Gestion des commandes du département Classement, photocopie de documents Accueil du public Traitement et diffusion de l’information Coordination de la préparation des emplois du temps Modification des emplois du temps, changements de salles de cours au quotidien. Accueil, information et orientation des étudiants Suivi de la scolarité des étudiants sur APOGEE (Inscriptions pédagogiques des étudiants : saisie des éléments pédagogiques sur APOGEE, gestion des Travaux Dirigés…) Organisation des examens : établissement des calendriers, réception et reproduction des sujets, convocation de jury, procès-verbaux d’examens, saisie de notes sur APOGEE, publication des résultats (attestation de réussite, relevé de notes…) Aide à l’élaboration du planning de la formation en collaboration avec les enseignants Fiche de poste - Aide à la préparation des jurys Aide à la gestion et participation aux différentes réunions pédagogiques. Rédaction et diffusion des comptes rendus Gestion des examens Interface/ Accueil/Information/Gestion administrative des étudiants Accompagnement des projets pédagogiques : organisation de réunions, aide à la mise en place des décisions et au suivi de l’application des décisions, etc. Aide à la gestion des recrutements (APB..) Connaissances / Compétences Connaissances - Compétences opérationnelles - Connaissance souhaitée du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche Connaissance de l’organisation du cursus universitaire français Connaissance de la structure des enseignements (attestation de réussite, diplôme, règlement des examens) Connaissances des procédures administratives Utilisation des outils multimédia, informatiques et bureautiques de manière efficiente Connaissance souhaitée des applications APOGEE, CIELL², APB, CEF PASTEL Polyvalence et gestion des tâches par ordre de priorité en respectant les délais Qualités d’expression écrite et orale Capacité à rendre compte de son activité Conscience professionnelle, disponibilité en période d’examens Organisation, soin et rigueur dans l’exécution des tâches Aptitudes relationnelles Liaisons fonctionnelles Liens avec d’autres postes ou services Travail en mode collaboratif et partenarial avec différents interlocuteurs au sein de la composante, et de l’Université : - Collègues BIATSS et enseignants du département HSE, services transversaux, notamment le coordinateur pédagogique, et services centraux de l’IUT - Services centraux de l’université : BFVU, Scolarité centrale, DSI,… Contact Nom – Prénom : ALLAIN Sandra Fonction : Responsable du pôle développement des compétences et des ressources humaines Téléphone : 01 49 40 36 96 Lettre de motivation + CV : [email protected] Personnes à contacter à l’IUT : Nathalie ETIENNE, Responsable administrative et financière : [email protected] Noureddine JOUINI, chef du département HSE : [email protected]