Guides+des+stages+étudiants 2012-2013

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UFR de Sciences Humaines et Arts de l’Université de Poitiers
Guide des stages étudiants
Année 2012-2013
Contact : Insertion professionnelle UFR SHA
Hôtel Fumé – 8 rue René Descartes – BP 603 - 86022 Poitiers Cedex
Web : sha.univ-poitiers.fr / rubrique Insertion professionnelle
2
Table des matières
Introduction......................................................................................................... 3
Le cadre administratif et réglementaire.................................................................. 3
> Rappel des principes généraux ...................................................................... 3
> La Loi sur l’égalité des chances et la Charte des stages en entreprises ............ 4
> La durée du stage ......................................................................................... 4
> La gratification .............................................................................................. 4
> La protection sociale et les assurances............................................................ 5
> Référence des textes législatifs relatifs aux stages........................................... 5
La recherche de stage .......................................................................................... 5
> Typologie des stages .................................................................................... 5
> Quelques principes généraux dans la recherche de stage................................. 6
> Sites web, personnes et lieux ressource utiles ................................................. 7
Les stages à l’étranger.......................................................................................... 8
Le D.U. Stage ...................................................................................................... 9
La procédure pour obtenir une convention de stage [NOUVEAU] .......................10
> Les éléments à recueillir par l’étudiant ...........................................................10
> Les démarches à effectuer........................................................................................... 11
> Les délais.....................................................................................................11
> Et en cas de changement pendant le stage? ..................................................11
> Contacts ......................................................................................................12
Et après ? ...........................................................................................................12
> Le suivi et l’évaluation du stage.....................................................................12
> La valorisation du stage ................................................................................12
UFR Sciences humaines et arts de l’Université de Poitiers
Guide des stages étudiants – édition 2012-2013
3
Introduction
Ce guide a pour objet de vous accompagner dans votre démarche de stage, en particulier dans la
procédure à suivre pour obtenir une convention.
Pour compléter ces informations, n’hésitez pas à consulter vos enseignants (tuteurs pédagogiques
potentiels, responsables de formation,…), les secrétariats de vos départements, ou la cellule Insertion
Professionnelle de votre UFR.
Ce guide permet aussi d’informer tout organisme susceptible d’accueillir un étudiant-stagiaire de l’UFR
de Sciences humaines et arts : réglementation, procédure, etc.
Le cadre administratif et réglementaire
> Rappel des principes généraux :
Le(s) stage(s) permet(tent) aux étudiants de compléter leur formation par des expériences concrètes, de
terrain. Il peut également s’agir de stage d’observation d’un métier, ou de découverte d’un milieu
professionnel ou d’un secteur d’activité destiné à valider un choix d’orientation.
Un stage doit toujours avoir une finalité pédagogique (Art.3 du décret 2006-1093 du 29 08 06) :
« Les conventions types précisent les clauses que doivent impérativement comporter les conventions de
stage au nombre desquelles : 1° la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs
de formation… ».
Cette finalité pédagogique ne peut être approuvée que par un enseignant-chercheur de l’UFR (= le
« tuteur pédagogique »).
Le stage se fait pendant l’année universitaire, de préférence avant la validation du diplôme
(période autorisée pour un stage à l’UFR : de l’inscription de l’étudiant à septembre
suivant).
Depuis le 1er septembre 2010, les stages dits « hors cursus » ne sont plus autorisés (Décret
n° 2010-956 du 25 août 2010). Néanmoins, selon certains critères liés à votre diplôme, votre discipline
et votre niveau d’études, un dispositif appelé « D.U. Stage » peut vous être proposé (voir avec le service
Insertion de l’UFR pour les critères d’éligibilité).
L’art.6 du décret 2006-1093 prévient le recours abusif à des stagiaires : « aucune convention de
stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence,….pour exécuter une tâche
régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire
de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier. »
Le stage doit impérativement avoir lieu en dehors de l’Université (comprendre l’établissement
dans son ensemble de composantes). Il est précisé à l’article D 412-6 du code de la sécurité sociale que
les stages « sont ceux qui figurent au programme de l’enseignement et qui sont destinés à mettre en
pratique, hors l’établissement, l’enseignement dispensé par celui-ci… ». La convention étant tripartite, un
étudiant ne peut effectuer son stage dans l’établissement où il suit sa formation.
4
> La Loi sur l’égalité des chances et la Charte des stages en entreprises (signée par les
représentants de l’Etat, des entreprises, de l’enseignement supérieur et des étudiant)
Tout stage impose la signature d’une convention de stage avant le début du stage est
IMPERATIVE et OBLIGATOIRE.
Dans le prolongement de la loi sur l’égalité des chances du 31 mars 2006 prévoyant notamment une
gratification1 pour les stages d’une durée supérieure à deux mois, une Charte des stages en entreprise
a été signée le 26 avril 2006 encadrant engagements et les responsabilités de l’établissement des
différentes parties et impliquant plus étroitement l’organisme d’accueil et l’établissement supérieur.
Ces garanties sont précisées dans la convention de stage.
Le
texte
intégral
de
la
Charte
peut
être
consulté
à
http://media.education.gouv.fr/file/Stages/27/6/guidestages2407_33276.pdf
l’adresse
suivante :
> La durée du stage
A l’exception de ceux dont la durée est explicitement précisée dans le cursus pédagogique,
aucun stage ne peut excéder 6 mois, renouvellement(s) compris.
Les stages peuvent être « massés » (d’un bloc) ou « filés » (plusieurs heures/jours/périodes réparties
sur le mois ou l’année).
Une durée de stage supérieure à deux mois implique obligatoirement une gratification dans le secteur
privé (entreprises privées et associations) ainsi que dans une partie du secteur public (Fonction publique
d’Etat, EPA, EPIC, EPST, EPCS,…). Seules les fonctions publiques hospitalière et territoriale ne sont pas
encore tenues de gratifier à ce jour (susceptible d’évolution).
> La gratification
Lorsque le stage dure plus de 2 mois consécutifs (= durée initiale contenue dans la convention de stage
et prolongations éventuelles prévues par avenant), le versement d’une gratification est obligatoire. Le
décret du 31 janvier 2008 précise que cette gratification doit au minimum être égale à 12,5%
du plafond horaire de la Sécurité Sociale, soit au 1er janvier 2012, 436,05 € par mois de
stage à temps plein (cette somme est bien évidemment révisable en janvier de chaque année). A
noter que dans le cas des organismes relevant de l’Etat, il s’agit d’une durée de 2 mois dont 40 jours
de présence effective.
Sont concernés par cette obligation de gratification :
les entreprises, privées et publiques,
les associations,
les établissements publics à caractère industriel et commercial
les services de l’Etat,
Les EPA, les EPST, EPCSP, …
Dans le cas des fonctions publiques hospitalière et territoriale, même si l’obligation de gratification ne
s’applique pas, rien ne s’oppose à ce que le stagiaire soit gratifié à l’issue de son stage (la
réglementation sur la gratification des stages peut servir de base).
Les avantages en nature entrent dans l’assiette des cotisations (par exemple, pour une gratification de
436,05 € à laquelle s’ajoutent 100 € d’avantage en nature, l’entreprise devra verser des cotisations sur
100 €). En revanche, les sommes versées aux stagiaires au titre des remboursements de frais
professionnels sont exclues de l’assiette des cotisations sous réserve d’utilisation conforme à leur objet
1
Voir chapitre Gratification
5
des sommes versées. La participation de l’employeur au titre de transport du stagiaire s’inscrit dans ce
cadre.
> La protection sociale et les assurances
Tous les étudiants inscrits à l’Université de Poitiers bénéficient pendant leur stage d’une protection
contre les accidents du travail (AT) et les maladies professionnelles (MP).
L’Université de Poitiers a souscrit une assurance (MAIF) qui prend en charge la
responsabilité civile des stagiaires durant leur présence en entreprise, y compris sur le trajet aller
et retour et éventuellement l’hébergement lorsque celui-ci a été rendu nécessaire par l’organisation du
stage. Ainsi, le stagiaire n’a plus obligation de prendre une assurance en responsabilité
civile. Toutefois certains lieux de stage tels que les hôpitaux peuvent exiger, dans leur procédure
d’accueil de stagiaires, des attestations d’assurance spécifique. Il est donc recommandé au stagiaire
d’avoir sa propre couverture en responsabilité civile pour ses activités privées lors d’un stage.
> Référence des textes législatifs relatifs aux stages (consultables en ligne sur
legifrance.fr)
-
Code de l’éducation : articles L. 611-2 et L. 611-3 ;
Code du travail ;
Code la Sécurité Sociale, articles L 241-3, L 242-4-1, L 412-8
Loi 2006-396 du 31 mars 2006 modifiée sur l’égalité des chances ;
Loi 2009-1437 du 24 novembre 2009 ;
Décret 2006-757 du 29 juin 2006 ;
Décret 2006-1093 du 29 août 2006 pris pour l’application de l’article 9 de la loi sur l’égalité des
chances ;
Décret 2009-885 du 21 juillet 2009 ;
Circulaire du 23 juillet 2009 ;
Charte des stages du 26 avril 2006
Décret n° 2010-956 du 25 août 2010
Arrêté du 19 mai 2006 relatif aux modalités d'organisation et de validation du stage professionnel
pour le titre de psychologue
La recherche de stage
> Typologie des stages :
-
le stage d’observation ou d’orientation, souvent court (de quelques heures à 1 mois
maximum). Ce stage est généralement réalisé au niveau Licence, par exemple lors des parcours de
préprofessionnalisation. Ce type de stage permet notamment de découvrir la réalité d’un métier ou
d’un milieu, d’entériner ou non le choix de travailler dans tel ou tel secteur professionnel, de valider
une (ré)orientation.
-
Le stage d’application, d’une durée plus longue (de 1 à plusieurs mois), permet de mettre en
pratique les connaissances et les outils acquis en formation, parfois de valider une partie des
enseignements. Il est donc extrêmement important pour l’étudiant de bien définir le contenu et
d’anticiper la manière dont il valorisera cet acquis.
-
Le stage de mission ou de fin d’études, est un stage généralement long (plusieurs mois),
constituant véritablement une expérience professionnelle voire une pré-insertion. Comme son nom
l’indique, ce type de stage vient clôturer un parcours et colore ou oriente souvent le profil du jeune
6
diplômé. Il est donc crucial pour l’étudiant de réfléchir à la manière dont il valorisera cette
expérience. Ici plus qu’ailleurs, le stagiaire doit bien sûr se comporter « comme un salarié potentiel».
Les stages peuvent avoir des durées et une organisation du temps variable en fonction des besoins de la
structure d’accueil ou des commanditaires de la mission et des contraintes de la formation (Cf p. 4, §
Durée du stage). Ces éléments doivent être discutés avec la structure d’accueil et les responsables de la
formation.
> Quelques principes généraux dans la recherche de stage
-
Lorsqu’un étudiant est en recherche de stage, il a la responsabilité de représenter son Université,
voire son UFR, voire sa formation : il devient donc un « ambassadeur » auprès du secteur socioéconomique et doit de ce fait se comporter en « professionnel ». C’est l’image de son diplôme,
parfois même de sa promotion, qui peut être en jeu.
-
Pour préparer au mieux ses candidatures de stage, il est important de respecter certaines étapes
et notamment :
o de faire le point sur son projet personnel et professionnel pour mieux définir ses
motivations et ses objectifs de stage (si l’étudiant ne sait pas ce qu’il veut, l’organisme de
stage potentiel ne peut pas le savoir pour lui…) :
Objectifs personnels. Par exemple : capacité d’intégration dans un milieu,
organisation dans le travail, mobilité (région, hors région, hors France) …
Objectifs pédagogiques. Par exemple : mise en pratique de telle ou telle
méthodologie, acquisition de nouveaux savoirs,…
Objectifs professionnels. Par exemple : valider une orientation, se confronter à la
réalité d’un métier ou d’un secteur d’activité, faciliter une insertion future en
valorisant le stage comme une expérience professionnelle,…
o De prospecter et de cibler ses candidatures (tendances du marché ou du secteur
d’activités visé, types de structures, emplois et fonctions, contraintes particulières liées à
la profession ou au milieu socioprofessionnel,…)
o De préparer des documents/supports (CV, lettre, présentation de son projet de stage,
calendrier des étapes,…) : des ateliers de méthodologie, de rédaction et de relecture
sont possibles.
o A noter : des permanences de relecture de CV et de lettres de motivation sont
assurées :
- par les conseillères d’orientation et d’insertion sur le Campus les mardis après-midis : Bât.B
25, 1 rue Pierre Brousse (ancien Bâtiment de Mécanique, côté UFR de Sciences et ESIP).
o D’organiser sa recherche dans le temps et de suivre ses candidatures (recontacter,
remercier, tenir un planning des démarches,…),
o D’anticiper l’analyse et la valorisation ultérieure de son stage (que ferais-je de cette
expérience ?) .
-
Le sujet du stage et ses missions, voire-même le lieu du stage et ses dates, doivent
IMPERATIVEMENT être validés par un enseignant-chercheur qui doit apporter sa caution
pédagogique. Il est donc important de le tenir régulièrement informé à toutes les étapes de la
démarche de recherche de stage.
o Ne pas attendre le dernier moment pour effectuer sa recherche : la recherche de
stage est une démarche longue, similaire en bien des points à la recherche d’emploi. Par
ailleurs, un délai minimum est à prévoir pour le circuit des signatures de la convention de
stage.
Aucun stage ne peut commencer sans une convention de stage dûment signée par toutes
les parties.
7
> Sites web, personnes et lieux ressource utiles
-
En premier lieu l’équipe pédagogique de votre diplôme : responsable pédagogique ou de
formation, professionnels extérieurs intervenant dans votre formation, peuvent aider dans
l’orientation de la recherche de stage et activer leur réseau.
-
Les conseillères d’orientation et d’Insertion des services communs (ex Planete’Info de la Maison
de l’étudiant sur le Campus déménagement au Bâtiment B 25, 1 rue Pierre Brousse sur le
Campus, côté Sciences et ESIP) peuvent relire un CV, une lettre, vous expliquer l’accès à
certaines ressources mises à votre disposition.
-
Pour prospecter, effectuer des candidatures de stage spontanées ou envoyer des « offres de
services » : les sites web des fédérations professionnelles, le Kompass (disponible en ligne via le
site du SCD), les sites des grandes entreprises qui ont en général une rubrique « offres d’emploi
ou de stage », les sites des chambres consulaires, les collectivités locales et territoriales…
-
Quelques sites web dans lesquels on trouve des offres de stages :
-
o
Le site « étu » de l’Université de Poitiers (http://etu.univ-poitiers.fr/), et sa rubrique »
Accueil > Insertion > Stages - emplois > Offres de stages »
o
Le site http://www.emploi86.com/, le site de l’emploi dans la Vienne, dispose d’une
Rubrique offres de stage
o
Le site de la Bourse nationale
http://www.infostages.com/
o
Le site de l’AFIJ – Association pour Faciliter l’Insertion des Jeunes diplômés : www.afij.org
o
Le site de l’APEC, l’Association pour l’Emploi des Cadres dispose d’une Rubrique
spécialisée d’offres de stage : www.apec.fr (plutôt à partir du master 1)
o
De très nombreux sites spécialisés stages (liste non exhaustive !) comportent des offres
susceptibles d’intéresser des étudiants issus des Sciences humaines et arts :
http://www.stage.fr, http://www.offres-stage.com/, www.kapstage.com,
www.atoustages.com, http://www.kelstage.com/, http://www.jobstage.com,
http://www.un-stage.com/, http://www.vip-stage.com,
http://www.michaelpagejunior.com (la version « spéciale Stage » du cabinet de
recrutement, à partir de Bac + 2), http://www.aktiveo.com (permet une recherche par
discipline de la formation), http://www.aidostage.com, …
o
Sites orientés « information des jeunes » avec un item de recherche « offres de stage » :
http://www.studya.com, http://www.canaljeunes.com/, www.letudiant.fr,
http://www.capcampus.com/, http://www.iquesta.com/, http://www.studyrama.com/,
http://www.directetudiant.com, http://www.hobsons.fr,
o
…
des
stages
du
Pôle
Emploi
et
du
La rubrique Insertion professionnelle du site de l’UFR SHA (« Ressources » et « Offres »)
CDIJ :
8
Les stages à l’étranger
La législation française des stages ne peut de fait s’appliquer aux entreprises et organisations situées à
l’étranger (notamment sur la question des gratifications), sauf si le siège social de l’entreprise ou de
l’organisation est en France.
> Les aides financières
Pour les stages à l’étranger, vous pouvez consulter les sites web :
- du Ministère des Affaires Etrangères (https://pastel.diplomatie.gouv.fr/tdstage/),
- du Conseil Régional Poitou-Charentes pour les « Bourses régionales de la découverte »
(http://www.poitou-charentes.fr/services-en-ligne/guide-aides), notamment dans le cadre des
mobilités suivantes :
o Stage professionnel de 2 à 24 semaines pour tout étudiant de 28 ans maximum, en
Europe ou hors Europe (voir critères d’éligibilité sur le site du Conseil Régional)
o ERASMUS Stages : stage de 3 à 6 mois pour étudiants de Poitou-Charentes souhaitant
acquérir une expérience professionnelle dans une entreprise européenne et de
perfectionner une langue étrangère.
- Sur certaines destinations, d’autres aides peuvent être apportées par le Conseil Général de la
Vienne (voir critères et formulaire à télécharger « Aide stage/études étranger » sur
www.cg86.fr).
- Pour accompagner les démarches des étudiants souhaitant effectuer un stage à l’étranger :
Relations internationales de SHA [email protected]
> Les démarches particulières à effectuer relatives à la protection maladie du stagiaire à
l’étranger
-
-
Si le stage se déroule dans un pays de l’Espace Economique Européen, il appartient à l’étudiant
de demander à sa mutuelle la carte européenne d’assurance maladie (CEAM) pour le
remboursement de ses soins.
Si le stage se déroule au Québec, l’étudiant stagiaire de nationalité française doit demander le
formulaire SE401Q.
Pour tous les autres pays, la protection sociale de l’étudiant et les formalités à accomplir sont
différentes pour chaque pays d’accueil. Il est donc conseillé de se renseigner auprès de sa
mutuelle. Dans tous les cas, l’étudiant doit souscrire une assurance personnelle de rapatriement
et en cas d’accident, il appartiendra à l’étudiant d’en faire la déclaration à son assurance.
> Accident du travail du stagiaire à l’étranger
Pour pouvoir bénéficier de la législation française sur la couverture accident du travail, le stage doit :
- être d’une durée de 12 mois maximum, prolongations incluses,
- ne donner lieu à aucune rémunération susceptible d’ouvrir des droits à une protection accident
du travail dans le pays étranger
- se dérouler exclusivement dans l’entreprise ou l’organisation partie à la convention
- se dérouler exclusivement dans le pays étranger cité
Lorsque ces conditions ne sont pas remplies, l’organisme de stage s’engage à cotiser pour la protection
du stagiaire et à faire les déclarations nécessaires en cas d’accident du travail.
Si l’étudiant-stagiaire remplit des missions limitées en-dehors de l’organisme de stage ou en-dehors du
pays du stage, l’organisme de stage doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour fournir au
stagiaire les assurances appropriées.
9
Le D.U Stage "ouverture au monde sociosocio-économique"
Les stages dits « hors cursus » étant interdits par la Loi depuis le 1er septembre 2010 (Décret n° 2010956 du 25 août 2010), un nouveau dispositif a été mis en place à l’Université de Poitiers pour répondre à
des demandes de stage non prévues dans les formations : le D.U. Stage "ouverture au monde socioéconomique". Il s’agit d’un D.U. dont le coût est gratuit et l’inscription complémentaire à une
inscription administrative principale en L1, L2, L3, M1 ou M2. Ne sont pas éligibles à ce
dispositif :
- les doctorants ;
- les étudiants inscrits en D.U. seul ;
- les étudiants de psychologie dont les stages hors cursus restent interdits nonobstant la mise en
œuvre de dispositif, à l’exception des étudiants de Master 2 de psychologie souhaitant effectuer
un stage pour valider le titre de psychologue.
Le nombre de possibilités d’effectuer des stages via ce dispositif reste limité (voir tableau ci-après) et
soumis à l’autorisation pédagogique préalable de l’UFR : l’étudiant ne peut s’inscrire directement
et sans autorisation à ce D.U. Stage.
NB
autorisé
8
Intitulé
Fréquence
Durée
DECOUVERTE
1 par semestre
du L1 au M1
moins de 2 mois
4
EXPERIMENTATION
1 par an
du L1 au M1
2 à 3 mois
1
DU
PROFESSIONNALISATION
1 du L1 au M2
Non renouvelable
3 à 6 mois
Evaluation
Rédaction d’un rapport de 2 p par étudiant et
fourniture fiche d’évaluation de la structure
d’accueil
Rédaction d’un rapport de 5 à 10 p par étudiant
et fourniture fiche d’évaluation de la structure
d’accueil
Rédaction d’un rapport de 20 à 25 p par étudiant
et fourniture fiche d’évaluation de la structure
d’accueil
> Démarches à effectuer
L’étudiant ayant un projet de stage éligible à ce dispositif effectue les mêmes démarches que pour un
stage classique (voir procédure page suivante). Le service Insertion s’assure de l’aval pédagogique de
l’enseignant mentionné comme tuteur par l’étudiant dans sa demande, puis en fonction de l’avis de ce
tuteur, effectue le dossier de convention et la demande d’inscription en D. U. auprès du service
compétent, le SAFIRE (ce n’est pas l’étudiant qui s’inscrit directement ou qui se déplace physiquement
au SAFIRE). Ce n’est que lorsque l’étudiant est prévenu par le service Insertion de son inscription
effective au D.U. que celui-ci peut récupérer ses conventions auprès du secrétariat de son département
pour les faire signer par les différentes parties.
A la fin du stage, l’étudiant remet ou envoie son rapport à l’enseignant responsable du stage pour
validation avec fiche d’évaluation complétée par la structure d’accueil. L’avis du tuteur pédagogique est
transmis au service Insertion qui complète alors une fiche de liaison avec le SAFIRE.
10
La procédure
procédure pour obtenir une convention
convention de stage [NOUVEAU]
Les conventions de stage de l'UFR Sciences Humaines et Arts ne sont pas directement disponibles en
ligne, ni en format papier. Vous devez effectuer une demande de convention sur AREXIS. Cette
demande doit se faire entre le jour de l'inscription et la fin de l'année universitaire.
> Les éléments à recueillir par l'étudiant
En amont, vous pouvez recueillir les accords de principe de l’organisme de stage et de l’enseignant
chargé de vous encadrer en remplissant la "fiche d’aide à la saisie d’une demande de stage sur
l’application Arexis", disponible sur le site web de l'UFR SHA, rubrique "Insertion professionnelle",
"Stage-Procédure".
Fiche d’aide à la saisie d’une demande de stage sur l’application Arexis
(Document à conserver par l’étudiant)
Les données suivantes vous seront nécessaires pour saisir votre demande.
Nom et prénom de l’étudiant :
Formation :
N° Dossier :
LA STRUCTURE D’ACCUEIL
Dénomination sociale (donner l’intitulé exact) :
Numéro SIREN (7 chiffres)
:
code APE / NAF (4 chiffres - une lettre) :
Numéro SIRET (14 chiffres):
Forme juridique de l’entreprise :
Adresse (siège social) :
Tél :
Fax :
Adresse du lieu de stage (si différente) :
Dénomination sociale (si différente) :
N° SIRET (si différent):
Nom et prénom du signataire de la convention au nom de la structure d’accueil:
Fonction :
Mail :
N° de téléphone :
Nom et prénom du tuteur de stage dans la structure d’accueil :
Fonction :
Mail:
N° de téléphone :
LE STAGE
Date du stage :
Titre du stage :
Missions du stage :
Nombre d’heures hebdomadaires de travail (maximum 35h en France) :
Jours et heures de présence dans la structure d’accueil :
Condition de travail particulières (travail de nuit, travail hors jours ouvrés, déplacements-préciser le véhicule utilisé et l’aire de
mobilité, autre situation….) :
Si une gratification est prévue :
Montant de la gratification mensuelle :
Modalité de versement de cette gratification :
Liste et montant des avantages en nature :
11
> Les démarches à effectuer
1 / Rendez-vous sur https://arexis.appli.univ-poitiers.fr/arexis_ied via votre ENT, ou via le site web de
l'UFR SHA, rubrique "Insertion professionnelle", "Stage-Procédure".
Faites votre demande sur AREXIS (Cf. tutoriel étudiant, et réunion à la rentrée).
Recherchez si l'organisme existe dans la base. S'il n'existe pas, créez-le.
Remplissez les champs demandés : nom du tuteur pédagogique, nom du tuteur technique, organisation
du temps...
Une fois terminée, votre demande est envoyée automatiquement par mail à l'enseignant.
2 / L'enseignant reçoit votre demande sur AREXIS pour validation pédagogique. Elle s’affiche en vert
si elle est acceptée, en rouge si elle est refusée. Vous êtes averti automatiquement par mail. Par la
suite, les conventions n'ont pas besoin d'être signées manuellement par l'enseignant, comme elles ont
déjà été validées en ligne.
3 / Le service insertion de l'UFR SHA vérifie, et valide administrativement ou non votre demande sur
AREXIS (dans ce cas vous recevez un mail avec le motif, vous invitant à corriger votre demande), puis le
service insertion édite les conventions.
4 / Une fois vos conventions doublement validées, récupérez les dans les 10 jours ouvrables
(sauf périodes de congés), auprès du secrétariat de votre département (secrétariat d'histoire,
d'info-com, de psychologie,...). Ces conventions seront déjà signées en amont par le Doyen de l'UFR
SHA.
5 / Faites signer les conventions par :
- vous-même
- l'organisme d'accueil
6 / Remettez un exemplaire complet et signé de tous, à chacune des 3 parties AVANT LE DEBUT
DU STAGE :
- vous-même
- l'organisme
- le service insertion de l'université (enveloppe jointe)
> Délais
Compte-tenu du circuit, il est impératif de fournir l'ensemble des éléments le plus tôt possible (une
convention peut être signée plusieurs mois avant le début du stage) :
Pour un stage en France : minimum 2 semaines (soit 10 jours ouvrables) à réception de la demande de
stage
Pour un stage à l'étranger : minimum 1 mois à réception de la demande de stage
> Et en cas de changement pendant le stage?
Toute modification substantielle de l'organisation du stage dans le temps et l'espace entraine
obligatoirement la réalisation d'un avenant à la convention de stage. En clair, si vos dates de stages
changent en cours, vous devez le signaler au service insertion. La demande se fait en ligne, et suit la
même procédure, et le même circuit que la convention initiale. Les modifications d'ordre pédagogique
(contenu du stage...) doivent être signalées à l'enseignant pour juger de l'opportunité.
12
> Contacts :
Questions administratives
Au service insertion de l'UFR SHA
05 16 01 23 41 (Suivi des conventions)
05 49 45 45 74
Questions techniques et fonctionnelles
Au SAFIRE
[email protected]
Et après ?...
> Le suivi et l’évaluation du stage
Une attestation de stage et une fiche d’appréciation, facultatives, sont remises aux étudiants avec les
exemplaires de convention de stage. Ce document peut être l’occasion, à la demande de l’étudiantstagiaire, de formaliser un temps d’échange avec le tuteur technique en fin de stage. Pour autant, ces
documents n’ont aucun caractère obligatoire et ne se substituent pas aux éventuelles procédures et
documents d’évaluation propres aux formations mis en place par les équipes pédagogiques (voir
consignes des tuteurs enseignants).
Les tuteurs enseignants et les tuteurs dans les organismes de stage doivent être en relation et sont
encouragés à échanger (téléphone, courriel, …), voire à se rencontrer.
Le rendu attendu de l’étudiant (fond et forme du rapport de stage, mémoire, soutenance, notation etc. )
doit être précisé par l’équipe pédagogique.
> La valorisation du stage
Outre l’évaluation au sens scolaire (la « note » de stage), il est important pour l’étudiant de faire son
bilan de stage pour exploiter au mieux cette expérience en termes de :
- rencontres, contacts, réseaux à entretenir,
- tâches, missions, activités, responsabilités confiées,
- savoir-faire acquis, compétences développées,
- qualités personnelles/relationnelles dont il a fallu faire preuve lors du stage,
- pistes ouvertes par le stage, perspectives, opportunités découvertes
Ce guide des stages est disponible en téléchargement sur
http://www.sha.univ-poitiers.fr
Rubrique Insertion professionnelle
Pour répondre à vos questions concernant les stages :
Service insertion professionnelle de l’UFR S.H.A.

Guides+des+stages+étudiants 2012-2013

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