Wallonie-Bruxelles International LETTRE DE MISSION

Wallonie-Bruxelles International
LETTRE DE MISSION
ADMINISTRATEUR(TRICE) GENERAL(E)
Administrateur(trice) général(e) de Wallonie-Bruxelles International
1. Description de la fonction (Art. 272 - § 3 – 1° du statut administratif et
pécuniaire du personnel de W.B.I.)
Le mandataire est chargé de la gestion journalière de Wallonie-Bruxelles
International (W.B.I.).
Il préside le Comité de direction de l’organisme.
Le mandataire coordonne les services de W.B.I. et en assure l’unité de gestion.
Il propose des actions, il est le relais des politiques définies par le(s) Ministre(s)
fonctionnellement compétent(s) et il en assure la mise en œuvre.
L’Administrateur(trice) général(e) de W.B.I. est un(e) mandataire de rang A2.
Description des missions :
L’Accord de Coopération du 23 mars 2008, approuvé par le Parlement wallon le
30 avril 2008 et par le Parlement de la Fédération Wallonie-Bruxelles le 6 mai
2008, a créé une entité commune pour les Relations internationales de WallonieBruxelles.
Wallonie-Bruxelles International (W.B.I.) est chargé de la préparation et de la
coordination des relations internationales ainsi que de l'exécution des tâches
qu'elles comportent, dans les matières relevant des attributions de la Fédération
Wallonie-Bruxelles, de la Wallonie, en ce compris les matières dont l’exercice lui
a été transféré par la Fédération Wallonie-Bruxelles, et de la Commission
communautaire française, dans le cadre des matières dont l’exercice lui a été
transféré par la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Le mandataire est chargé de la gestion journalière de Wallonie-Bruxelles
International. Ceci inclut la préparation et la mise en œuvre de la politique
internationale de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Wallonie, telle que
déterminée dans les Déclarations gouvernementales, dans la Note de Politique
internationale et par le biais des décisions ministérielles. En synthèse, sa
mission consiste à renforcer l’ouverture de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de
la Wallonie sur le monde, pour contribuer à leur propre développement et agir
dans un esprit de solidarité avec les plus démunis.
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Outre les missions qui lui sont confiées dans le cadre de son mandat par les
Gouvernements wallon et de la Fédération Wallonie-Bruxelles et le(s) Ministre(s)
de tutelle, le mandataire exécute les missions définies par l’Accord de
coopération précité.
En vertu de l’Accord de coopération précité, le mandataire :
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-
-
-
soumettra, au début de la législature, une proposition de note stratégique
(note de politique internationale) aux membres des Gouvernements de la
Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Wallonie ayant les relations
internationales dans ses attributions ;
organisera au moins trimestriellement une réunion de coordination avec
les représentants des Ministres-Présidents et des membres du
Gouvernement wallon, du Gouvernement de la Fédération WallonieBruxelles et du Collège de la Commission communautaire française qui ont
les relations internationales dans leurs attributions ;
représentera W.B.I. dans toutes ses actions en justice en demandant ou
en défendant ;
participera aux collèges des fonctionnaires dirigeants, composé de
l’ensemble des fonctionnaires généraux dirigeants des ministères et
organismes de la Wallonie et de la Fédération Wallonie-Bruxelles, s’il
échet ;
établira annuellement un rapport d’activité de W.B.I. et mettra le(s)
Ministre(s) compétent(s) en mesure de communiquer ce rapport au
Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles et au Gouvernement
wallon, pour le 31 mars au plus tard.
Par ailleurs, en vertu des statuts de l’APEFE, le mandataire est chargé de la
fonction d’administrateur délégué de l’asbl APEFE.
Les objectifs à atteindre par le mandataire s’articulent autour de plusieurs axes
stratégiques :
§
Positionnement politique européen et international : le mandataire proposera,
mettra en œuvre et évaluera les mesures les plus aptes à assurer le
positionnement politique européen et international de la Fédération WallonieBruxelles et de la Wallonie, ainsi que la défense de leurs intérêts. Il le fera
tant dans les relations bilatérales que dans les enceintes multilatérales ;
§
Ouverture sur le monde et attractivité : soutien au développement
économique, social et culturel au travers d’actions de valorisation de notre
patrimoine et de notre savoir-faire au sens large et d’une image
internationale transversale, globale et cohérente (soutien à la coopération
universitaire, à la coopération dans le domaine de la recherche, de
l’innovation et de la créativité, de la santé, du patrimoine, soutien à la
mobilité internationale, soutien aux créateurs et opérateurs de Wallonie et de
Bruxelles,…) ;
§
Appui au développement du Sud, tant au niveau bilatéral qu’au niveau
multilatéral) par une coopération axée sur le facteur humain et les
connaissances en concentrant les efforts de manière géographique et
sectorielle ;
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§
Défense et concrétisation des valeurs (socle des valeurs universelles)
Dans ce cadre et de manière transversale, l’Administrateur général veillera
notamment à :
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Approfondir les synergies Communauté – Région, dans le respect d’un
équilibre entre les compétences et l’identité des deux entités, sans
oublier la Cocof ;
Garantir la meilleure coordination possible entre la politique extérieure
et les différentes politiques sectorielles et organiser la communication
interne et externe dans le but d’associer à la politique internationale les
départements
sectoriels
de
Wallonie-Bruxelles, les
opérateurs
scientifiques, culturels, sociaux et économiques, les pouvoirs locaux, le
monde de l’éducation, le milieu associatif, les organisations nongouvernementales, et sensibiliser ceux-ci aux enjeux et potentialités des
relations internationales ;
Optimiser le fonctionnement d’un réseau de représentations à
l’étranger, en adéquation avec les objectifs stratégiques, les cibles
prioritaires et les moyens disponibles ;
Assurer la cohérence des actions et la complémentarité avec les autres
organismes qui disposent de réseaux à l’étranger, non seulement les
réseaux organisés par l’autorité publique tout particulièrement celui de
l’AWEX, mais aussi les réseaux de personnes-relais à l’étranger ;
Cibler les actions de visibilité sur quelques grands projets, si possible en
liaison avec l’AWEX ;
Développer des actions destinées à conforter la position de Bruxelles
comme capitale européenne, francophone et internationale, en tant que
telle et au bénéfice des deux régions ;
Assurer une participation active de la Fédération Wallonie-Bruxelles et
de la Wallonie dans les instances de concertation fédérale, dans les
principales organisations et principaux forums internationaux où leurs
compétences sont concernées ;
Développer le rôle d’orientation stratégique et de prospective de
W.B.I. ;
Développer une culture de l’évaluation des instruments et des actions,
et de la participation, notamment par l’écoute permanente des usagers
et de leurs besoins ;
Favoriser les collaborations intra-belges, notamment avec la
Communauté germanophone ;
Renforcer l’approche par « objectifs ».
Par ailleurs, le contrat d’administration reflète aussi la responsabilité toute
particulière de W.B.I. en matière institutionnelle puisqu’il s’agit d’un service
public relevant à la fois de la Région et de la Communauté. W.B.I. est donc le
laboratoire de bonnes pratiques pour le service à rendre à cette dualité de
pouvoirs.
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Gestion journalière
Au titre de la gestion journalière, il revient au mandataire :
1. d’être le garant de la diffusion des valeurs de la Fédération WallonieBruxelles et de la Wallonie au sein de ses services, et notamment des
valeurs de service (au) public ;
2. de s’assurer du respect de la légalité et de garantir la continuité des
missions de service public et l’égalité entre les usagers du service
public ;
3. de s’assurer du respect du Code de déontologie ;
4. de prendre des initiatives ou de faire des propositions qu’il juge utiles ;
5. de représenter les services dont il a la charge dans leurs relations et
leurs collaborations avec les autres services de la Fédération WallonieBruxelles et de la Wallonie ainsi qu’avec les personnes et organismes
extérieurs à l’OIP ;
6. d’assurer la collaboration et l’échange de bonnes pratiques avec les
administrations des autres niveaux de pouvoir concernés par les
mêmes compétences.
Organisation et gestion du travail
Le mandataire a pour mission d’organiser et de gérer les services de telle
manière que chacun des membres du personnel qui les compose travaille
dans le souci constant de la qualité et de l’efficience du service rendu aux
usagers.
A cette fin, il inclura dans son contrat d’administration une
proposition de cadre fonctionnel, tel que visé à l’art. 11 du statut administratif
et pécuniaire, orienté vers une lisibilité optimale. Cette proposition de cadre
fonctionnel sera en adéquation avec le cadre de l’organisme tel que fixé par
les Gouvernements.
Le mandataire a également pour mission la mise en œuvre de la Charte de
bonne conduite administrative ainsi que la recherche et la promotion de toute
initiative visant à réaliser une simplification administrative au bénéfice tant
des services que des usagers dans le cadre notamment de la simplification
administrative.
Enfin, il doit veiller à ce que le travail soit effectué avec diligence.
Gestion des ressources humaines
Le mandataire veille à une gestion optimale des ressources humaines mises à
la disposition de W.B.I.
Il doit avoir une vision systémique de la gestion des ressources humaines en
interconnectant les différents domaines de celle-ci (description de fonction,
évaluation, formation, promotion …).
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A ce titre, le mandataire prend notamment en charge :
-
la gestion optimale des ressources humaines mises à sa disposition :
-
par une répartition des tâches en rapport avec les capacités et les
aptitudes de chacun,
-
par la définition de l’organisation du travail en collaboration avec les
fonctionnaires dirigeants travaillant sous son autorité,
-
par la professionnalisation du recrutement et de la gestion des
ressources humaines et le développement d’une gestion
prévisionnelle du personne,
-
en collaboration avec la direction de la formation, par la mise en
œuvre d’une formation continuée pour les membres du personnel et
par l’accueil, l’intégration et la formation spécifique des nouveaux
membres du personnel,
-
par la prévention et la gestion des conflits qui pourraient survenir
dans l’exécution des missions.
-
l’évaluation périodique du fonctionnement des services en y associant
chacun des membres du personnel, en procédant, si nécessaire, aux
ajustements en fonction des objectifs à atteindre et en appréciant les
résultats des actions mises en œuvre au travers d’un système
d’indicateurs ;
-
l’information et la dynamisation des membres
l’encadrement à propos, d’une part, de l’évolution
des résultats obtenus au sein desdits services,
dispositions légales et réglementaires nécessaires
des missions ;
-
le renforcement de la communication et des échanges entre les membres
du personnel, en ce qui concerne, tant leur carrière ou leur formation,
qu’une meilleure efficience de l’organisation des services eux-mêmes.
du personnel et de
du fonctionnement et
et d’autre part, des
à la bonne exécution
Dans le contrat d’administration, le mandataire veillera à intégrer une description
des lignes directrices que W.B.I. compte mettre en œuvre pour l’élaboration du
plan annuel budgétisé de recrutement, d’encadrement et de promotion, tel que
visé à l’art. 36 du statut administratif et pécuniaire du personnel de W.B.I., ainsi
que toutes autres mesures aptes à rencontrer les objectifs ci-dessus.
Le mandataire s’engage à respecter les protocoles d’accord conclus en comité de
secteur XVI et à tout mettre en œuvre pour atteindre les objectifs repris dans les
conventions sectorielles et notamment l’augmentation du taux d’agents
statutaires dont le pourcentage à atteindre d’ici 2019 a été fixé à 39 % dans le
protocole n°652 du Comité de secteur XVI.
Gestion des autres ressources
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Le mandataire a également pour missions :
-
la coordination des travaux préparatoires à l’élaboration du budget ;
-
la surveillance de l’exécution du budget de son département et la gestion
des ressources financières dévolues à son entité ;
-
la gestion des ressources matérielles et immatérielles mises à la
disposition de son entité dans la perspective d’une gestion efficiente de ces
ressources et d’un développement durable, en collaboration avec les
services chargés de la maintenance de ces ressources ;
-
le respect des obligations en matière de prévention et de protection au
travail, en collaboration avec les services compétents ;
-
le respect scrupuleux de la réglementation en matière de marchés
publics ;
-
l’organisation, la conduite et le suivi des réunions de concertation prévues
par la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités
publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités ainsi que la
participation ponctuelle aux réunions de négociation prévues par cette
même loi ;
-
la coordination de l’information externe utile pour les usagers ;
-
la garantie de la continuité des missions de service public et l’égalité entre
les usagers du service public ;
-
la transmission au(x) Ministre(s) fonctionnel(s), d’initiative ou à la
demande, des avis ou des propositions constructifs relatifs au contenu des
missions, à l’organisation des services et aux moyens les plus adéquats
pour exercer les missions dans une collaboration loyale avec le(s)
Ministre(s) ;
-
la représentation de son entité, l’établissement de contacts, la création de
partenariats
avec
les
milieux
sociaux,
économiques,
culturels,
environnementaux
et
scientifiques,
la
collaboration
avec
les
administrations des autres niveaux de pouvoir (européen, fédéral, et local)
concernées par ces compétences ainsi que la collaboration et l’échange
avec les autres mandataires et services de la Wallonie et de la Fédération
Wallonie-Bruxelles.
2. Profil de compétence (Art. 272 - § 3 – 1°)
Compétences managériales spécifiques
Le mandataire met en œuvre les compétences transversales suivantes :
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-
-
-
-
-
traduction d'objectifs politiques en objectifs stratégiques et
opérationnels ;
mise en place d'indicateurs de réalisation des objectifs et capacité
d’évaluer sur cette base les effets de son action et de celles des
personnes placées sous son autorité ;
prise de décisions et de responsabilités ;
méthodologie de suivi des décisions adoptées ;
maîtrise et gestion du stress ;
capacité à gérer les conflits ;
valorisation et motivation de son personnel, création et maintien d'un
climat serein et de confiance et de disponibilité, capacité de faire
adhérer le personnel aux projets ;
développement d'une dynamique de travail en équipe et par projet ;
capacité d’auto-évaluation et d’évaluation des personnes placées sous
son autorité ;
capacité de persuasion et de négociation ;
capacité à déléguer ;
communications écrite et orale claires et précises ;
conduite de réunions et prise de parole en public ;
créativité, flexibilité, proactivité, sens de l’adaptation et de
l’innovation ;
bonnes connaissances du système institutionnel belge et du
fonctionnement des institutions, plus particulièrement au niveau de la
Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Wallonie ;
connaissances de base en droit constitutionnel et administratif ;
bonnes connaissances des matières budgétaires et des modalités
spécifiques à la fonction publique de la Wallonie et de la Fédération
Wallonie-Bruxelles, notamment en matière de relation avec les
organisations syndicales ;
connaissances de base en matière de réglementation sur les marchés
publics.
Compétences techniques spécifiques
-
très bonne connaissance des relations internationales de la Wallonie, de la
Fédération Wallonie-Bruxelles et de la COCOF y compris le contexte
européen ;
-
bonne connaissance des autres institutions belges chargées des relations
extérieures et aptitude à travailler dans ce contexte institutionnel ;
-
aptitude à évoluer dans un environnement multiculturel, notamment dans
le cadre de missions à l’étranger ;
-
vaste expérience de l’internationalisation ;
-
très bonne connaissance des règles de fonctionnement des organismes
d’intérêt public ;
-
aptitude à la négociation internationale ;
-
une bonne maîtrise de l’anglais est requise.
néerlandais ou de l’allemand est un atout.
La
connaissance
du
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3. Objectifs politiques à atteindre (Art. 272 - § 3 – 2°)
Le mandataire a pour mission de contribuer à mettre en œuvre :
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•
•
•
les objectifs définis par les Déclarations de Politique régionale et
communautaire ;
les dispositions décrétales et réglementaires ;
les objectifs définis par la note de politique internationale;
Tout document programmatique (Plan Marshall 2022, Creative Wallonia, SBA
wallon, autres plans stratégiques,…) ;
La lettre de mission ;
les décisions gouvernementales et ministérielles.
4. Moyens budgétaires et ressources humaines (Art. 272 - § 3 – 3°)
Pour l’exercice 2014, le budget de W.B.I. est établi à 70.972.000 € en
engagement et de 70.314.000 € en ordonnancement.
Le mandataire veillera à inscrire ses propositions dans le cadre des circulaires
budgétaires relatives à l’élaboration des budgets et des feuilletons d’ajustement
dictées par une trajectoire de retour progressif à l’équilibre budgétaire.
Conformément à l’arrêté du 5 décembre 2008, un cadre organique de 225
personnes, avec un cadre d’extinction de 21 personnes, concrétisé à 100 % en
2014. L’effectif de W.B.I. est, au 1er janvier 2014, de 199,6 ETP.
Le mandataire s’engage à respecter les protocoles d’accord conclus en comité de
secteur XVI et comité de secteur XVII et à tout mettre en œuvre pour atteindre
les objectifs repris dans les conventions sectorielles et notamment
l’augmentation du taux d’agents statutaires dont le pourcentage sera
prochainement fixé pour chaque OIP.
En application de l’art 227 du statut administratif et pécuniaire de W.B.I., le
mandataire peut demander à revoir le Contrat d’Administration lorsque les
moyens budgétaires et les ressources humaines attribuées ou d’autres éléments
substantiels de la lettre de mission sont modifiés.
5. Délégations de pouvoirs (Art. 272 - § 3 – 4°)
Le mandataire dispose des délégations de compétence précisées par l’arrêté
portant délégations de compétence et de signature aux fonctionnaires généraux
de Wallonie-Bruxelles International.
6. Contrat d’Administration (Art. 276)
Le mandataire élabore son Contrat d’Administration suivant les modalités
définies à l’article 276 du statut administratif et pécuniaire du personnel de
W.B.I.
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Le Contrat d’Administration doit intégrer une description des prestations
concrètes que le mandataire compte mettre en œuvre afin de rencontrer la
présente lettre de mission. Il doit être assorti d’indicateurs permettant une
évaluation effective des résultats.