Perturbations possibles des services de Postes Canada La

Perturbations possibles des services de Postes Canada
La Direction de la prévention et de la sécurité (DPS) tient à vous encourager à prendre les
mesures nécessaires pour diminuer les impacts potentiels d’une perturbation des services de
Postes Canada. À titre de rappel, un arrêt de travail de Postes Canada pourrait se produire à
compter du 8 juillet 2016. Qu’une grève ou un lock-out soit déclenché, les parties ont
l'obligation de donner un préavis de 72 heures. Ce préavis a été déposé le 5 juillet dernier.
Postes Canada n’exercera pas ses activités advenant un arrêt de travail. Les lettres et les colis ne
seront pas livrés, et aucun nouvel article ne pourra être accepté. Les lettres et les colis déjà dans
le système postal au cours d’un arrêt de travail seront sécurisés et seront livrés dès que possible
à la reprise des activités.
Seules la livraison des chèques fédéraux et la livraison d’animaux seront maintenues par Postes
Canada advenant un conflit de travail.
Voici quelques mesures pouvant être prises par vos unités pour limiter l’impact de l’arrêt de ce
service. Ces propositions sont à titre indicatif, et peuvent être adaptées aux réalités de votre
unité. Il est à noter que le service de courrier de la DI demeure disponible au 6946 pour
répondre aux questions ou pour tout arrangement particulier.
Courrier à recevoir
•
Les unités en attente de paiements de facture pourront encourager la
clientèle à utiliser les services en ligne disponibles, le service téléphonique
interactif (le cas échéant), ou le paiement sur place. Un avis par courriel à
cette clientèle pourrait être envoyé, rappelant qu’un arrêt du service de la
poste n’interrompt pas l’obligation de payer ses factures aux dates dues.
•
La réception d’appels ou de courriels questionnant les unités des mesures à
prendre est à prévoir. Une foire aux questions pourrait être développée à
l’attention des employés responsables de répondre à ces questions. Ces
informations pourraient également être mises à la disposition de la
communauté sur les sites internet appropriés.
•
Il est recommandé de communiquer avec vos fournisseurs de services et de
fournitures pour connaître les mesures qu’ils entendent prendre pour
maintenir leurs services. Au besoin, des ententes pourraient être prises pour
permettre de recevoir les services essentiels durant l’arrêt de service de la
poste avec ces fournisseurs.
Courrier à livrer
•
Il est possible de faire affaire avec des entreprises privées de livraison de colis
pour le courrier prioritaire. Ainsi, pour tout envoi urgent ou prioritaire,
Purolator pourra être utilisé. L’enveloppe ou colis peut être envoyée au
service de tri de courrier par le biais des sacs de courrier habituels mais avec
la mention prioritaire ou urgent inscrite sur l’enveloppe
•
L’utilisation de ressources extraordinaires pour la livraison de courrier peut
dans certains cas être également envisagée.
•
Un dépôt permettant aux destinataires de venir chercher le courrier ou colis à
leur attention peut être mis sur pied.
•
Communiquer avec les destinataires que la livraison du courrier jugé non
prioritaire sera retardée jusqu’à la reprise des activités de Postes Canada.
Pour tout colis d’importance devant être gardé jusqu’à la livraison, un triage
et un entreposage adéquat sont à prévoir. À titre d’exemple, le courrier
normal sans mention envoyé au service de courrier de l’Université sera
conserver à la salle de tri jusqu’au retour du service de Postes Canada
D’autres mesures pourraient s’avérer nécessaires, en fonction de votre contexte particulier.
Nous vous suggérons également d’assurer un suivi de la reprise des activités de Postes Canada,
et de maintenir une communication auprès des membres de la communauté affectés par cette
situation jusqu’à ce que le service reprenne son cours normal.
Chèque de paie et rente de retraite
Pour la plupart des employés qui ne sont toujours pas inscrits au dépôt direct, un arrêt de travail
à Postes Canada ne changera rien : les chèques de paie continueront d’être envoyés dans les
unités par courrier interne et l’employé pourra récupérer son chèque dans son unité, comme il
le fait d’habitude. Toutefois, les employés qui reçoivent leur chèque par la poste devront se
présenter dans leur unité pendant la durée du conflit afin de le récupérer.
Nous recommandons aux gestionnaires d’encourager tout employé qui reçoit toujours ses
chèques par courrier interne en version imprimée à s’abonner au dépôt direct. À cet effet, un
courriel sera acheminé aux employés visés d’ici la fin de la semaine afin de leur expliquer la
situation et de leur recommander d’adhérer au dépôt direct, en indiquant la marche à suivre
pour y arriver et en insistant sur les économies de temps et d’argent que ce service représente.
En ce qui concerne les chèques de rente de retraite, les chèques délivrés en date du 1er juillet
ont été postés autour du 21 juin et auront dans la très vaste majorité des cas déjà été livrés à
leurs destinataires. Si la grève devait perdurer au-delà du 20 juillet, notre partenaire, Fiducie
Desjardins, s’est engagé à prendre des mesures pour acheminer les chèques aux retraités, qu’ils
vivent au Canada ou à l’étranger.
Bourses d’études
Pour les étudiants qui ne sont pas inscrits au dépôt direct, un arrêt de travail à Postes Canada
entraîne un changement important : les chèques de bourses seront conservés à la Direction des
finances et les étudiants devront se présenter à la réception pour en prendre possession. Il n'est
pas possible de les envoyer aux unités en raison de l'absence d'information sur l'unité d'attache
des boursiers.
Les chèques délivrés en date du 1er juillet ont été postés. Les chèques relatifs à la prochaine
production seront délivrés le 15 juillet et seront donc conservés à la Direction des finances.
Tout comme pour les employés, nous recommandons aux gestionnaires d’encourager tout
boursier qui reçoit toujours ses chèques par courrier de s’abonner au dépôt direct.