Alcatel OmniPCX Office Alcatel 4038/4039/4068
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Alcatel OmniPCX Office Alcatel 4038/4039/4068 Manuel utilisateur Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 4038/4039/4068, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste 4038/4068 (IP) / 4029 (numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. • Actions • Clavier Décrocher. 2ab 5 Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre c jkl ef 3d mno 6 Raccrocher. téléphone, un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, Clavier numérique. Clavier alphabétique. 2 Touche spécifique du clavier numérique. des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, • Navigateur un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom. Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux écrans de téléphonie. • Afficheur et touches afficheur Dupond Guy … • Touches audios Vue partielle de l’afficheur. Écoute amplifiée, mains libres. Touche afficheur. Réglage “moins”. Réglage “plus”. • Touches programmables et icones • Autres touches fixes Touche d’appel. Touche fixe. Icone associée à une touche. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. • Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 3 How Sommaire Toc Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2. p. 7 p. 8 p. 8 p. 9 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par touches d’appels programmées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 p. 12 p. 12 p. 12 p. 13 p. 13 6. Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent. . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7. p. 14 p. 14 p. 14 p. 15 p. 15 p. 15 p. 15 p. 16 p. 16 p. 16 p. 16 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 8. p. 21 p. 21 p. 21 p. 21 p. 21 p. 22 p. 22 p. 22 p. 22 p. 22 p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 7.19 7.20 L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25 6.1 6.2 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 4. Ecrans d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ecran de gestion des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ecran d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Combiné IP Touch Bluetooth® Wireless . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 3. 5. Description des écrans et du combiné Bluetooth®. . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sélectionner la page d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer la prise audio de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Installation d'un combiné Bluetooth® Wireless Technology (appairage) . . . . . . . . . . . . . Utilisation du combiné Bluetooth® Wireless Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Installation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology (appairage) . . . . . . . . . . . . . . Utilisation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Suppression d'un accessoire (casque, combiné, ...) Bluetooth® Wireless Technology . . p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 p. 27 p. 27 p. 27 p. 28 p. 28 p. 28 p. 28 p. 29 p. 29 p. 29 p. 29 p. 29 p. 30 p. 30 p. 30 p. 30 ACD : Poste agent/Poste superviseur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 8.10 Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ouvrir une session agent (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Écran d’accueil de l’application ACD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les quatre états d’exploitation du poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Changer l'état d’exploitation du poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fermer la session agent (logout) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Poste superviseur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Superviser les boîtes vocales de groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31 p. 31 p. 31 p. 31 p. 31 p. 31 p. 32 p. 32 p. 32 p. 32 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 33 5 Découvrir votre téléphone Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 10 touches associées aux lignes de l'écran. Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icone permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi (en rotation quand un renvoi est activé). Voyant lumineux Combiné téléphonique (possibilité de combiné sans fil - Bluetooth® - uniquement Alcatel 4068) Réglage de l'inclinaison de l'écran • • Vert clignotant : arrivée d’un appel Orange clignotant : alarme Casque branché. Rendez-vous programmé. Mode silence activé. Poste verrouillé. Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran. Navigation Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info,…) et de revenir aux écrans de téléphonie. Pages d’accueil Alcatel 4068 Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d’un haut-parleur Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Présentation des appels Clavier alphabétique Appel entrant. Communication en cours. Touches audios Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. • Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Appel en attente. Touche Interphonie/Secret : • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Boîtier d'extension Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page 'Menu' et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel … Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place. 6 Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' : • pour rappeler le dernier numéro émis(appui court), • rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). Touche programmable (Touches f1 et f2) le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. 1 Description des écrans et du combiné Bluetooth® Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information. Other 1.1 Ecrans d’accueil Page menu Page perso Page info Heure et icone d'états Date Barre de défilement : indique la position dans une page Icone renvoi d'appel : Fixe : pas de renvoi activé. En rotation : renvoi activé - bleu : renvoi immédiat - orange : renvoi si occupé ou absnt Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Affichage du contenu de la page sélectionnée Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des 10 derniers numéros ou l'interception d'appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. 7 Description des écrans et du combiné Bluetooth® 1 1.2 Ecran de gestion des appels Date Icone arrivée d'un appel 1.3 Ecran d’application Heure et icone d'états Date Nom de l’application (si application installée) Lun 16 août 2004 Icone appel en garde Heure et icone d'états Icone appel en cours Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication Ecran d’application Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant. Ecran d’évènements Ecran d’application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. Ecran d’événements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours, A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icone ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant. confirmation, refus, erreur,.... Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence,…) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous, ... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée. 8 Description des écrans et du combiné Bluetooth® 1 • Batteries 1.4 Combiné IP Touch Bluetooth® Wireless (Uniquement disponible sur poste Alcatel 4068) 1 Touches Décrocher/ Raccrocher et Volume/ Secret Voyant lumineux Vert clignotant : fonctionnement normal. Vert fixe : combiné en charge (le voyant s'éteint lorsque le combiné est chargé). Orange clignotant : charge de batterie faible ou combiné hors zone de couverture. Orange fixe : fonctionnement défectueux. Décrocher/Raccrocher : appuyer sur cette touche pour prendre ou terminer un appel Volume/Secret : • • appuis courts successifs pour modifier le niveau sonore du combiné (3 niveaux) appui long pour que votre correspondant ne vous entende plus 2 Emplacement des batteries La batterie se recharge lorsque le combiné Bluetooth® est posé sur sa base. Si le combiné Bluetooth® est sur sa base, il n'est pas nécessaire d'appuyer sur la touche Décrocher/raccrocher pour prendre ou terminer l'appel. Il suffit de décrocher/ raccrocher le combiné Bluetooth®. 9 Téléphoner 2 Other Etablir un appel 2.1 accéder à l’écran suivant bc 3d jkl 6 2a 5 ef 5 numéroter directement décrocher bc 2a 5 mains libres jkl ef bc 3d jkl 6 2a o mn 5 nº de votre correspondant 3d appuyer sur la touche 'décrocher' du combiné Bluetooth® (Alcatel 4068) ef bc 3d jkl 6 2a o mn o mn 2.2 nº de votre correspondant Recevoir un appel Paul appelle décrocher ef appuyer sur la touche 'décrocher' du combiné Bluetooth® (Alcatel 4068) o mn 6 nº de votre correspondant touche d’appel programmée nom du destinataire mains libres appuyer sur la touche associée à l'icone 'appel entrant' Si le combiné Bluetooth® est sur sa base, il n'est pas nécessaire d'appuyer sur la touche Décrocher/raccrocher pour prendre ou terminer l'appel. Il suffit de décrocher/ raccrocher le combiné Bluetooth®. Paul en conversation vous êtes en communication 2.3 Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Téléphoner en mode 'Mains libres' Poste au repos : vous êtes en position mains libres Pour le standard, composer le '9' (par défaut). appui court Si le combiné Bluetooth® est sur sa base, il n'est pas nécessaire d'appuyer sur la touche Décrocher/raccrocher pour prendre ou terminer l'appel. Il suffit de décrocher/ raccrocher le combiné Bluetooth®. terminer votre appel En cours de communication : • Si le correspondant interne ou externe ne répond pas ou est occupé : Interphonie ¤Rappeler Paul en conversation Texte vous êtes en communication passer un message sur le haut-parleur du poste libre demander le rappel du poste occupé transmettre un message écrit appui court En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. 10 Téléphoner 2 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée 2.4 0 effacer la dernière lettre saisie la touche Haut-Parleur clignote Paul en conversation vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long) afficher le nom suivant afficher le nom précédent Appeler par touches d’appels programmées 2.6 La touche s'éteint régler le volume (9 niveaux) Hélène désactiver le hautparleur (appui long) accéder à la page 'Perso' un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d’ordre dans une liste Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. bc 3d jkl 6 2a Annuaire Paul 001/003 5 ef o mn nº abrégé premières lettres du nom de votre correspondant • Si le nom convient : OK 2.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. appeler votre correspondant • Activer le filtrage : étendre la recherche 5 touche programmée 'filtrage messagerie vocale' Liste afficher la liste des noms correspondents bc 3d jkl 6 2a • Si le nom du correspondant ne vous convient pas : Prénom appeler le correspondant de votre choix Appeler un numéro du répertoire collectif 2.7 2.5 rechercher votre correspondant parmi les touches d’appels programmées sélectionner le nom désiré 11 ef o mn entrer votre mot de passe même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage Téléphoner 2 • A la réception d’un appel : 2.10 vous entendez la personne déposer son message Paul est filtré nom ou nº de l’appelant mains libres pour prendre l’appel Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé correspondant interne occupé ¤Rappeler l’acceptation du rappel s’affiche • Annuler la demande de rappel : pour arrêter l’écoute seulement 2.9 ×Rappeler Rappeler 2.11 l'acceptation de l'annulation du rappel s'affiche Recevoir un appel interne en interphonie Rappeler le dernier numéro composé (bis) : Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant. • Pour activer - Poste au repos : rappel du dernier numéro touche 'Bis' :(appui court) la diode associée s’allume Rappeler l'un des 10 derniers numéros : Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. Listedebis touche 'Bis' : (appui long) • Pour désactiver - Poste au repos : accéder à la page 'Menu' La diode associée s'éteint Appeler sélectionner le n° parmi les 10 derniers émis rappeler le numéro de votre choix 12 Téléphoner 2 2.12 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. ¤Fréqvocale Paul en conversation vous êtes en communication activer 'FV' La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. 2.13 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus. • Sur le poste : La touche s'allume Paul en conversation vous êtes en communication désactiver le micro La touche s'éteint reprendre la conversation • Sur le combiné Bluetooth® (Alcatel 4068) : appuyer sur la touche volume/secret du combiné (appui long) 13 En cours de communication 3 Other Appeler un second correspondant en cours de communication 3.1 3.2 Recevoir un second appel en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : Nouvelappel c ab 2 Paul en conversation 5 vous êtes en communication jkl 3 f de mn o 6 Paul en conversation nº du second correspondant Listedebis vous êtes en communication Rép.indiv. Paul appelle nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes Répondre à l’appel affiché : John en conversation pour appeler un le premier correspondant sélectionner le n° numéro du répertoire est mis en attente parmi les 10 derniers émis si votre poste l'autorise • Autres méthodes pour appeler un second correspondant 5 John en conversation le premier correspondant touche d’appel est mis en attente dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : ef bc 3d jkl 6 2a Répondre o mn Numéroter directement. Nom du second correspondant. John en conversation - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court). Paul en conversation touche associée à l'icone 'appel en attente' Touche d’appel programmée. • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : 3.3 John en conversation Paul en conversation Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : touche associée à l'icone 'appel en attente' John en conversation En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. Paul en conversation touche associée à l'icone 'appel en attente' 14 votre premier correspondant est mis en attente En cours de communication 3 Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) : 3.4 Transférer un appel ×Conférence • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) : c ab 2 Paul en conversation 5 jkl 3 f de o mn 6 vous êtes en n° du 2ème communication poste • Si le destinataire du transfert répond : John en conversation le premier correspondant est mis en attente Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : Transfert ×Conférence Transfert annuler la conférence Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. 3.7 Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. 3.5 Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent Attente Paul en conversation En cours de communication, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d’un autre correspondant. Transf.MV Paul en conversation bc 2a 5 vous êtes en communication jkl 3d Paul en attente vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde : ef o mn 6 nº du second correspondant Paul en conversation Paul en attente 3.6 votre correspondant est mis en attente Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) touche associée à l'icone 'appel en attente' • Mise en garde commune (soumis à programmation) : En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. ¤Conférence Attente John en conversation Paul en conversation sélectionner la fonction 'conférence' vous êtes en communication 15 Paul en attente votre correspondant est mis en attente En cours de communication 3 • Se protéger contre l’entrée en tiers : Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : bc 3d jkl 6 2a Paul en conversation 5 touche programmée 'protection d'une communication' touche associée à l'icone 'appel en attente' 3.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) ef o mn entrer le numéro La protection disparaît lorsque vous raccrochez. Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : 3.10 Parquercom. Mémoriser un numéro Paul en conversation En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : vous êtes en communication • Pour retrouver votre correspondant parqué : Versrepert Paul en conversation Intercepter Repriseparc bc 3d jkl 6 2a 5 ef vous êtes en communication o mn nº du poste à l’origine du parcage ---------- Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 3.9 appuyer sur une touche d'appel de la page Perso Entrer en tiers dans une communication interne 3.11 valider Régler le niveau sonore En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné : Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : ¤Intrusion saisir le nom de votre correspondant ×Intrusion Paul en conversation vous êtes en communication même touche pour sortie 16 régler le niveau sonore L’Esprit d’Entreprise 4 Other 4.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés 4.4 Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” 4.2 même touche pour annuler touche programmée 'interception d'appel de groupe' • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Poste Intercepter 5 Intercepter AppelGénéral accéder à la page 'Menu' bc 3d jkl 6 2a 5 Filtrage patron/secrétaire touche programmée 'interception d'appel de poste' La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. • A partir du poste patron ou secrétaire : 3d 6 o mn nº du poste qui sonne accéder à la page 'Menu' 4.3 ef bc jkl 2a ef o mn nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) touche programmée “Filtrage” 4.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : votre poste sonnera en même temps que le standard même touche pour annuler touche programmée “Aide opératrice” Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associée à la touche programmée “filtrage”. 17 même touche pour annuler L’Esprit d’Entreprise 4 • A chaque appel pour le standard : Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif 4.8 un appel pour le standard sonne sur votre poste Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. touche programmée “Aide opératrice” votre récepteur portatif sonne 4.6 5 Groupement de postes Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. bc 3d jkl 6 5 6 ef o mn ef o mn Appeler un correspondant sur son haut-parleur 4.9 n° du groupement à appeler • Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement : bc 2a 5 touche programmée 'sortie de groupement' 3d nº de votre groupement touche programmée 'réponse à la recherche de personne' • Appel de postes d’un groupement : 2a bc jkl 2a jkl 3d Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : Interphonie ef Paul est libre o mn 6 votre correspondant ne répond pas nº de votre groupement vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 4.10 4.7 Envoyer un message écrit à un correspondant interne Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) EnvoyerTxt Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : 5 3d 6 ef o mn nº du poste destinataire affichage de la recherche en cours Paul est libre bc jkl 2a saisir les premières lettres du nom • Message prédéfini : votre correspondant ne répond pas touche programmée 'recherche de personne' Mess Texte rappelez 01/27 premier message de la liste Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 18 Alleràmsg sélectionner le message à envoyer (01 à 27) entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) valider votre choix L’Esprit d’Entreprise 4 Envoyermsg Enregistrer envoyer le message enregistrer un commentaire* Langue changer la langue du message • Message personnel : valider votre choix • * Pour enregistrer un commentaire : Mess voix Prêt à enreg. NouveauMsg valider votre créer un message choix personnel temporaire (clavier alphabétique) • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 4.11 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) Mess voix enregistrement Enregistrer démarrer l’enregistrement du commentaire Ecouter Stop REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique enregistrement en cours fin de l’enregistrement réécouter le commentaire Enregistrer réenregistrer un commentaire envoyer le message Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion 4.12 Envoyer une copie d’un message vocal Voix bc 2a 5 jkl 3d ef Envoyermsg o mn 6 mot de passe Voix bc 3d jkl 6 2a 5 affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages ef o mn Consulter bc 2a 5 mot de passe Envoicopie 5 choisir le message à copier par appuis successifs bc 3d jkl 6 2a ef Ajouter 3d o mn 6 nº du destinataire ou de la liste (00 à 50) ef o mn nº du poste destinataire jkl nom du destinataire ou de la liste (00 à 50) autres destinataires si nécessaire nom du destinataire Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer démarrer l’enregistrement du message 19 valider L’Esprit d’Entreprise 4 Mess voix enregistrement Stop enregistrement en cours fin de l’enregistrement Enregistrer Ecouter réécouter le message 4.13 valider réenregistrer un message valider Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : bc 3d jkl 6 2a 5 ef parlez, vous disposez de 20 secondes o mn nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 4.14 Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d’accueil de nuit ou de jour du standard automatique. bc 3d jkl 6 2a 5 ef 5 numéro d’appel de la messagerie vocale 9 accéder au menu 'options personnelles' bc 3d jkl 6 2a o mn ef 5 numéro de votre boîte vocale 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn o mn mot de passe suivre les instructions du guide vocal accéder au menu 'personnalisation des messages d’accueil' 20 Rester en contact 5 Other 5.1 Choix des appels à renvoyer 5.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ... Renvoi Renvoi - Externe Ext/Int Voix bc 2a 5 selectionner le type d'appel Ext/Int jkl 3d ef o mn 6 mot de passe le type d’appel renvoyé s’affiche Consulter renvoyer les appels internes et externes 5.2 renvoyer les appels externes sélectionner le message de votre choix renvoyer les appels internes Ecouter Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) écouter le message Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). Immédiat bc 3d jkl 6 2a 5 ef Listedebis 5.5 o mn effacer le message Réglages l’acceptation du renvoi s’affiche Envoicopie Appeler Effacer rappeler l’auteur du message copier le message Activer/désactiver l’assistant personnel nº du destinataire Rép.indiv. affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message Internes Externes Toutappel affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages Assistant Réglages Assistant : OFF accéder à la page 'Menu' Activer Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. Désactiver Réglages Assistant : ON valider 5.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Immédiat»MV l’acceptation du renvoi s’affiche 21 Rester en contact 5 5.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. Menu Assistant Réglages 5.8 Suivez-moi accéder à la page 'Menu' bc 2a choisir le type de renvoi 5 jkl 3d ef o mn 6 nº de votre poste N°Interne N°mobile N°externe 5 saisir un numéro externe saisir le nº d’un collègue ou de votre assistante ou autre saisir le nº de votre téléphone mobile ou de votre DECT touche programmée 'faire suivre ses appels' ef bc 3d jkl 6 2a l’acceptation du renvoi s’affiche o mn nº de votre poste Opérateur 5.9 activer / désactiver le transfert vers le standard 5.7 Effectuer un renvoi sélectif valider Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée 'renvoi sélectif' Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Surbip l’acceptation du renvoi s’affiche 5.10 touche programmée 'renvoi sur la recherche de personne' Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : bc 3d jkl 6 2a 5 touche programmée 'Renvoi des appels de groupement' 22 ef o mn nº du destinataire du renvoi l’acceptation du renvoi s’affiche Rester en contact 5 5.11 Annuler tous les renvois 5.14 Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Annulrenvoi programmer un autre type de renvoi Pasdéranger touche programmée 'Annulation de tous les renvois' 5.12 touche programmée 'Ne pas déranger' Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. Annuler un renvoi particulier touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) 5.13 l’acceptation du renvoi s’affiche 5.15 Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle. Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Texte Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. Sioccupé bc 3d jkl 6 2a 5 • Message prédéfini : ef l’acceptation du renvoi s’affiche o mn Mess Texte rappelez 01/27 nº destinataire du renvoi bc 3d jkl 6 2a 5 touche programmée 'Renvoi sur occupation' Alleràmsg premier message de la liste ef o mn nº destinataire du renvoi sélectionner le message à envoyer (01 à 27) entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) Langue changer la langue du message • Message personnel : valider votre choix NouveauMsg créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique) 23 valider votre choix valider votre choix Rester en contact 5 • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique 5.17 Notification des messages Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. accéder à la page 'Menu' • Activer/désactiver la notification des messages : ON/OFF 5.16 Notification Réglages Choix Consulter les messages écrits laissés en votre absence appuis successifs pour valider activer/désactiver • Pour interrompre momentanément l'enregistrement : Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Messagerie Messages voix:: 0 Messages texte:: 2 LireTexte affichage du message, de l'émetteur à l'écran Numéro 5 nombre de messages reçus Suite Message précédent. EnvoyerTxt Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Versrepert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. valider ef bc 3d 6 o mn modifier les horaires Message suivant. Rappeler l’auteur du message. o mn jkl 2a 5 Appeler 6 il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Horaires Effacer le message. 3d entrer le numéro • Modifier la plage horaire : Affichage de la suite du message ainsi que la date et l'heure de dépôt Effacer ef bc jkl 2a Quitter la consultation. 24 valider Gérer vos coûts 6 Other • En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients 6.1 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn 5 3d 6 o mn 2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation. entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro touche du destinataire poste interne du correspondant programmée 'code affaire' • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : Imprimer touche programmée “Code affaire en cours de communication” Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste 6.2 votre correspondant est mis en attente Paul en conversation en communication avec le correspondant interne bc 3d jkl 6 2a 5 ef touche programmée 'Rappel de taxation' Transfert o mn nº externe demandé nom de l’usager interne et coût de la communication ef bc jkl 2a OK transfert de l’appel à votre correspondant en attente 25 OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Initialiser votre messagerie vocale 7.1 Modifier votre mot de passe 7.3 Other Réglages entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal le voyant lumineux clignote Options Motdepasse accéder à la page 'Menu' 5 ef bc 3d jkl 6 2a Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. bc 3d jkl 6 2a o mn 5 ef o mn nouveau code (4 chiffres) ancien code (4 chiffres) Personnaliser votre accueil vocal 7.2 Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle Boîtevocale Réglages Messagepers 7.4 Configurer votre sonnerie accéder à la page 'Menu' Réglages Mess voix Prêt à enreg. Enregistrer pour démarrer l’enregistrement Stop Sonnerie accéder à la page 'Menu' enregistrement en cours Pause Poste Mess voix enregistrement T Choisir la mélodie : Défaut Mélodie fin de l’enregistrement pour interrompre momentanément l'enregistrement pour revenir à l’annonce par défaut valider sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies) valider votre choix T Régler le volume de la sonnerie : Volume sélectionner le volume de votre choix (12 niveaux) 26 valider votre choix Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 T Activer/désactiver le mode silence : 7.5 Silence pour activer pour désactiver valider votre choix Réglages T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Progressive Activer pour activer Activer Désactiver pour désactiver valider votre choix augmenter ou diminuer le contraste de l'écran ou des touches (du boîtier d'extension) par appuis successifs sur les touches correspondantes Désactiver pour désactiver Touches Ecran 7.6 pour activer Contraste Poste accéder à la page 'Menu' T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : Bips Régler le contraste de votre écran (Alcatel 4038/4039) Désactiver Activer valider votre choix Sélectionner la page d'accueil Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste. T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : Réglages Options Paul appelle votre poste sonne régler le volume de la sonnerie sélectionner la page par défaut 7.7 valider votre choix Choisir la langue Réglages Options accéder à la page 'Menu' Langue 27 sélectionner la page par défaut valider votre choix Pageaccueil Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 • A l’heure programmée votre poste sonne : Programmer les touches d’appel direct (Page perso) 7.8 Label Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. Saisir le nom appuyer sur une touche d'appel de la page Perso • Pour annuler votre demande de rappel : Numéro ab 2 5 c jkl 3 de f o mn Rendez-vous 6 Temporaire Permanent saisir le numéro accéder à la page 'Menu' Programmer les touches d’appel direct (Touches f1 et f2) 7.9 sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) Effacer Label appuyer sur une touche programmable (F1 ou F2) 7.11 saisir le nom Connaître le numéro de votre téléphone Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. Numéro ab 2 5 c jkl 3 de f o mn 6 Accéder à la page Info à l’aide du navigateur. saisir le numéro Programmer un rappel de rendez-vous 7.10 Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Rendez-vous accéder à la page 'Menu' bc 3d jkl 6 2a 5 Temporaire Permanent sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) ef o mn composer l’heure du rendez-vous valider l'heure de rendez-vous 28 Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.12 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur 7.15 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné. Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : Réglages poste au repos, vous entendez la musique Poste Casqueforcé accéder à la page 'Menu' (appui long) même touche pour annuler (Appui long) Désactiver Activer Activer/désactiver le mode 'casque forcé' La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. 7.16 7.13 Installation d'un combiné Bluetooth® Wireless Technology (appairage) - Alcatel 4068 Verrouiller / Déverrouiller votre poste Réglages Verrou 5 accéder à la page 'Menu' 7.14 bc 3d jkl 6 2a ef Bluetooth accéder à la page 'Menu' votre poste est verrouillé/déverrouillé o mn Poste suivant les instructions affichées à l’écran, entrer votre mot de passe ou valider un signal sonore composé de 3 notes retentit et la led clignote alternativement vert et orange Ajoutéquipt appuyer simultanément, combiné éteint, sur les 2 touches du combiné Bluetooth® (appui long) Configurer la prise audio de votre poste Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d’un casque, d’un kit mains-libres ou d’un haut-parleur. Poste Réglages sélectionner l'équipement accéder à la page 'Menu' Casque Ajout attendre l’affichage à l’écran de l’adresse et du nom du combiné Jack Mains-libres un signal sonore composé de 3 notes atteste de la bonne installation du combiné (la led clignote vert ou orange suivant la charge de la batterie) Haut-parleur Si vous ajoutez le combiné Bluetooth® avant l’affichage du nom du combiné sur l’écran, vous devrez entrer le mot de passe 5555 pour terminer l’installation 29 Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.17 Utilisation du combiné Bluetooth® Wireless Technology (Alcatel 4068) 7.19 Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. Le combiné sans fil Bluetooth® permet à l'utilisateur de répondre et de converser en toute liberté dans un rayon de 10 mètres autour du poste. • Combiné IP Touch Bluetooth® Wireless Un voyant lumineux et deux touches équipent le combiné. • • • • Utilisation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology - Alcatel 4068 7.20 Suppression d'un accessoire (casque, combiné, ...) Bluetooth® Wireless Technology - Alcatel 4068 Vert clignotant : fonctionnement normal. Vert fixe : combiné en charge (le voyant s'éteint lorsque le combiné est chargé). Orange clignotant : charge de batterie faible ou combiné hors zone de couverture. Orange fixe : fonctionnement défectueux. Réglages Bluetooth Poste • Touches Décrocher/Raccrocher et Volume/Secret accéder à la page 'Menu' Décrocher/Raccrocher : appuyer sur cette touche pour prendre ou terminer un appel. Volume/Secret : • appuis courts successifs pour modifier le niveau sonore du combiné (3 niveaux) • appui long pour que votre correspondant ne vous entende plus 7.18 Meséquipts affichage des différents équipements appairés sélectionner l'équipement à supprimer Installation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology (appairage) - Alcatel 4068 Supprimer Avant de pouvoir utiliser un casque Bluetooth®, celui-ci doit être appairé au poste. Afin de réaliser cet appairage, le casque doit être en mode découvrable*. Réglages Poste valider votre choix Bluetooth accéder à la page 'Menu' recherche des équipements Bluetooth®, attendre l'affichage du type d'équipement détecté et de l'adresse Ajoutéquipt sélectionner l'équipement bc 3d jkl 6 2a 5 valider votre choix ef o mn message d'acceptation de la suppression de l'équipement message d'acceptation et affichage de l'icône casque sur l'écran du poste entrer le code PIN du casque * * Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. 30 ACD : Poste agent/Poste superviseur 8 8.4 Other Poste agent 8.1 • • • • Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences. Les quatre états d’exploitation du poste agent La disponibilité d'un agent est liée à son état d'exploitation (au nombre de 4), qu'il peut changer à tout moment. Ces états sont : En service, l'agent est prêt à recevoir des appels. En retrait, l'agent s’est retiré de l’application ACD. En travail complémentaire, l’agent ne reçoit plus d’appels, le temps d’effectuer une tâche liée à un appel. En absence momentanée, l'agent est en pause et ne reçoit pas d'appels. L'agent peut changer d'état d'exploitation directement en entrant des codes (tous postes), en appuyant sur les touches de fonction du poste (postes Alcatel 4028/4029 et Alcatel 4038/4039/4068), ou par l'intermédiaire de l'application agent 'Agent Assitant' sur PC (si disponible). Ouvrir une session agent (login) - Poste agent 8.2 8.5 Changer l'état d’exploitation du poste - Poste agent Login ACD info • Changement par codes (tous postes) sélectionner l’application ACD bc 2a 5 jkl 3d Les codes de changement d’état d’exploitation sont définis lors de la configuration du système, consulter l'administrateur du système pour connaître ces codes. sélectionner l’agent et valider ef Etats en service en retrait affichage de l’écran d’accueil de l’application ACD o mn 6 entrer le code d’exploitation à activer suivant les instructions affichées à l’écran, entrer votre mot de passe ou valider Codes en travail complémentaire en absence momentanée Une alarme de type 'buzzer' retentit : activation refusée, le poste n'est probablement pas pris en compte par le centre d'appels, contacter votre administrateur Une mélodie retentit : activation acceptée, le changement d'état est effectué Écran d’accueil de l’application ACD - Poste agent 8.3 • Changement par touches de fonction (Alcatel 4028/4029 et Alcatel 4038/4039/4068) Appuyer sur la touche de fonction de l’état à activer. Des informations relatives à l’état sélectionné s’affichent à l’écran. Si un message de refus apparaît, contacter l’administrateur du système. nom du poste agent numéro du poste agent 135 1.00 5.00 état d’exploitation du poste agent ACD Perso A2 2.00 6.00 3.00 7.00 On 4.02+ 8.00 8.6 état des files d’attente Perso Enservice Travailcomp Pause Enretrait Logout Groupes Motdepasse Motdepasse ef bc 3d jkl 6 2a 5 o mn nouveau code (4 chiffres) Postes Alcatel 4038/4039/4068 • Modifier votre mot de passe - Poste agent 4.02+ signifie : groupe numéro 4; 2 appels en attente; le signe '+' indique que la capacité de la file d’attente est atteinte (Alcatel 4038/4039/4068). 31 ACD : Poste agent/Poste superviseur 8 8.7 Poste agent - Intégrer un autre groupe / quitter un groupe 8.10 Superviser les boîtes vocales de groupes - Poste superviseur • Consulter les messages : Lorsqu’un message est déposé dans la boîte vocale d'un groupe, le témoin de présence d’un méssage vocal associé à la touche de supervision clignote. Menu Groupes A.C.D. pers. Info ACD 1 ACD 2 ACD 3 ACD 4 ACD 5 ACD 6 ACD 7 ACD 8 suivre les instructions du guide vocal appuyer sur la touche de supervision appuyer sur la touche du groupe (1 à 8) à intégrer (case vide) et/ou appuyer sur la touche du groupe à quitter (case pleine) Dès qu’une boîte vocale est consultée par un superviseur, son accès n’est plus possible aux autres superviseurs. • Touches de supervision des boîtes vocales des groupes et positionnement sur les postes : 8.8 Fermer la session agent (logout) - Poste agent Menu ACD 1 Logout accéder à la page 'Perso' 8.9 Poste superviseur Un superviseur peut consulter les messages déposés dans les boîtes vocales des groupes du centre d'appels (8 groupes au maximum) en utilisant les touches de fonction d'un poste Alcatel 4028/4029 ou Alcatel 4038/4039/4068. Un superviseur peut également remplir la fonction d'agent à partir du même poste. 32 Perso pers. Info ACD 2 ACD 3 ACD 4 ACD 5 ACD 6 ACD 7 ACD 8 Garantie et clauses howtoc Déclaration de conformité Pays CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel 4038, 4039 et 4068 (pouvant être équipé d’un combiné Bluetooth®) sont conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Alcatel 4068 IP Touch & IP Touch Bluetooth® wireless handset Cet appareil utilise un spectre de fréquences radio dont l'utilisation n'est pas harmonisée dans l'ensemble des pays de la CE . Le spectre de fréquences peut être partagé par d'autres applications et son utilisation est soumise aux deux conditions suivantes : (1) cet appareil ne doit pas provoquer d'interférences nuisibles, (2) cet appareil doit accepter toute interférence reçue, y compris les interférences pouvant entraîner un fonctionnement non souhaité. Cet appareil est conforme à la Classe B de la section 15 des règlements de la FCC (Federal Communications Commission) ou de la norme CISPR 22. Cet appareil a été conçu et fabriqué de façon à ne pas excéder les limitations d'émission d'énergie de fréquence radio en SAR (Specific Absorption Rate) établies par les différents pays concernés. Informations relatives à l'environnement Ce symbole signifie qu'en fin de vie, ce produit doit faire l'objet d'une collecte et d'un traitement séparés dans les pays membres de l'Union Européenne, ainsi qu'en Norvège et en Suisse. En éliminant correctement ce produit, vous contribuerez à la conservation des ressources naturelles et à la prévention d'éventuels effets négatifs sur l'environnement et la santé humaine, pouvant résulter de la manipulation inappropriée des déchets de ce produit. Pour obtenir des informations complémentaires sur la récupération et le recyclage de ce produit, veuillez contacter le fournisseur qui vous l'a vendu. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2006. Tous droits réservés. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur et la zone du microphone du combiné peuvent attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. MU19006AAAA-O500ed01-1206 33