Gestion intuitive et visuelle des connaissances avec

Gestion intuitive
et visuelle
des connaissances
avec MindManager
La plupart du temps, nous n’avons pas conscience de la place qu’occupe la gestion des informations
ou des connaissances dans notre travail. Pour autant, nous sommes très nombreux à pratiquer
quotidiennement cette discipline sans même la désigner par son nom, puisque nous passons beaucoup
de temps à générer, traiter, partager et rechercher des informations et des connaissances. Les
connaissances sont de plus en plus rémunérées dans les entreprises car elles sont devenues une source
de valeur incontournable.
Comment alors gérer les informations et les connaissances le plus efficacement possible ? Quels sont
les aspects dont doivent tenir compte les entreprises ?
Ce livre blanc aborde les défis auxquels sont actuellement confrontées les entreprises et indique
comment leurs employés peuvent travailler de manière plus productive au quotidien en tirant parti des
avantages de MindManager.
Partie 1
Exploiter et développer la valeur du capital intellectuel dans l’entreprise
Le fait que nous soyons désormais entrés dans l’ère de
fois au sein et en dehors des entreprises. Ces connaissances
l’information et de la connaissance est indiscutable. Pour les
peuvent désormais être échangées quasiment instantanément
sociétés et les organisations, cela signifie que leurs processus,
à l’échelle planétaire sous forme de données et d’informations.
leurs produits et leurs services sont de plus en plus intensifs
S’ajoute à cette possibilité le « big data », qui consiste à collecter
en connaissances et que leur valeur ajoutée dépend dans une
des données à partir d’un large éventail de systèmes informatiques
large mesure du travail intellectuel. L’organisation productive
dans le but de les analyser et de les exploiter rapidement.
du travail intellectuel constitue donc un enjeu de taille pour les
entreprises. Mais qu’est-ce que cela implique concrètement ?
1.Rendre le travail intellectuel productif
La quantité colossale de données disponibles et la multitude des
sources d’informations sont probablement les principaux inhibiteurs
de productivité s’agissant du travail intellectuel. L’une des raisons
de ce flux de données et d’informations est la dynamique puissante
à l’origine du développement de nouvelles connaissances à la
Pour une organisation, mais aussi pour chacun de ses membres,
les questions suivantes se posent :
• Comment conserver une vue d’ensemble des données et des informations ?
• Comment identifier les données utiles et celles qui ne le sont pas ?
• Et surtout, comment exploiter efficacement ces données et informations pour en tirer des connaissances pertinentes ?
L’expression « travail intellectuel » fait référence aux activités dans le cadre desquelles les connaissances requises ne sont pas acquises une fois pour toutes et
appliquées ensuite de manière répétée, mais pour lesquelles les connaissances doivent en permanence être développées.
1
Cf. Willke, Helmut : Organisierte Wissensarbeit, Zeitschrift für Soziologie. 27, n° 3, juin 1998, pages 161-177
Introduction à la gestion des connaissances
Le facteur décisif est lié à l’acquisition des connaissances, parce que
les données et les informations brutes ne présentent en elles-mêmes
aucune valeur. Seules les connaissances acquises permettent de
prendre des décisions et de mener à bien des actions ; autrement
capables de les remplacer sont difficiles à trouver.
Pour les entreprises, ce contexte soulève deux problématiques :
• Comment sauvegarder et préserver les connaissances précieuses dit, le potentiel de création de valeur réside uniquement dans les
pour l’entreprise ?
connaissances acquises. Et seules les connaissances peuvent
•Comment favoriser un transfert de connaissances aussi efficace conférer un avantage concurrentiel significatif dans les marchés
caractérisés par un rythme d’innovation de plus en plus rapide. Il
est donc indispensable de se doter d’un moyen rapide et efficace
d’acquérir des connaissances à partir d’une quantité de données et
d’informations de plus en plus importante et difficilement gérable, et
de développer globalement (plus avant) ces connaissances.
La grande quantité de connaissances disponibles et la dynamique
de développement qui l’accompagne supposent un degré de
spécialisation de plus en plus élevé. Il en résulte que le remplacement
des employés devient de plus en plus difficile, mais aussi qu’un
manque de compréhension fait obstacle au partage de connaissances.
L’échange productif de connaissances, fondement essentiel du
développement des connaissances et de l’innovation, a besoin d’un
espace de compréhension commune . Plus le degré de spécialisation
technique est élevé, plus il est difficile de créer cet espace.
Le partage de connaissances est encore plus compliqué en raison
de la décentralisation des connaissances au sein et en dehors
de l’entreprise. Dans certains cas, les experts sont dispersés aux
quatre coins du monde et la communication suppose d’utiliser un
moyen technique. Les experts n’ont parfois pas de relation du tout
(et les entreprises n’ont pas de vision d’ensemble s’agissant de leurs
que possible ?
3. Les connaissances au sein de l’organisation dans la norme ISO
9001 version 2015
Dans la version révisée de la norme ISO 9001 , le rôle des
connaissances dans l’organisation est abordé pour la première fois. Les
exigences de cette norme en la matière sont les suivantes :
1. L’organisation doit déterminer les connaissances nécessaires
à la mise en œuvre de ses processus et à l’obtention de la conformité des produits et services (quelles sont les connaissances pertinentes pour l’organisation ?).
2.L’organisation doit tenir à jour ces connaissances. Cela signifie non seulement de les sauvegarder et de les préserver, mais aussi, le cas échéant, de les faire évoluer constamment.
3.Dès lors que c’est nécessaire, l’organisation doit déterminer comment acquérir ou accéder aux connaissances supplémentaires requises, non seulement auprès de sources externes, mais aussi en interne par un apprentissage systématique à partir des expériences et en exploitant les
données et informations disponibles.
vecteurs de connaissances internes). La virtualisation des relations ne
4.Les connaissances existantes doivent être communiquées dans favorise pas l’émergence d’un espace de compréhension commune
l’organisation. Le terme « communiquées » dans ce contexte impliquant aussi une confiance mutuelle.
signifie plus que le simple fait de les « rendre disponibles ».
Finalement, le manque de temps est un inhibiteur de productivité
Communiquer les connaissances implique l’intention de se omniprésent : l’acquisition des savoirs (apprentissage), le
développement des connaissances, la prise de décisions, le partage
faire comprendre des destinataires et de soutenir efficacement le processus d’apprentissage.
de connaissances – tous ces aspects sont soumis à des contraintes
Les entreprises ont donc de nombreuses raisons de se préoccuper de la
de temps de plus en plus strictes. Il est donc indispensable de
gestion des connaissances, à savoir l’utilisation systématique et ciblée et
disposer d’une vision d’ensemble des données, des informations et
le développement (continu) du capital intellectuel. Quels sont aujourd’hui
des connaissances aussi rapidement et efficacement que possible
les outils disponibles pour répondre aux problématiques susmentionnées ?
pour soutenir ces processus.
4. Les principes du traitement des informations
2. Les « travailleurs du savoir » — une ressource précieuse
Si le potentiel de création de valeur ne réside pas dans les données
et les informations mais dans les connaissances acquises, les
travailleurs du savoir compétents et qualifiés représentent aujourd’hui
pour les entreprises utilisant les connaissances de manière intensive,
un atout – voire une ressource décisive. On parle dans ce contexte
de « capital humain ». La disponibilité de ces travailleurs du savoir
est toutefois menacée par les changements démographiques qui
Le traitement efficace des informations pour en tirer des connaissances
repose sur deux principes essentiels :
• le principe d’agrégation ;
•le principe des hypothèses.
L’agrégation vise à regrouper les informations déjà collectées de manière
à les structurer, les synthétiser et en permettre la compréhension.
s’opèrent dans les sociétés industrielles occidentales : les travailleurs
L’agrégation des informations s’appuie par conséquent sur des
expérimentés partent à la retraite et les jeunes professionnels
hypothèses (« quels sont les éléments qui vont ensemble ? », « quelles
Planned date for publication: september 2015
See Eppler, Martin: Managing Information Quality. New York. 2006
See Eppler, Martin: Making Knowledge Visible Through Intranet Knowledge Maps. Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Science.
2001. https://prezi.com/-k1_bml5k-64/making-knowledge-visible-through-intranet-knowledge-maps (retrieved on March 26, 2015)
2
3
4
2
Introduction à la gestion des connaissances
sont les relations qui les unissent ? ») développées très tôt dans le
individuel de traitement des informations ou de développement des
processus et qui orientent dès le départ les recherches. Ces hypothèses
connaissances. De par la méthode utilisée pour son élaboration, une
permettent donc de supposer ce qui est important et ce qui ne l’est pas,
telle map thématique favorise activement l’agrégation des informations
ou encore de rechercher les interdépendances.
et la formulation d’hypothèses, et donc l’acquisition des connaissances
L’agrégation et la formulation d’hypothèses n’ont pas pour but de
rassembler des informations au hasard, mais de les traiter rapidement, d’en
tirer des conclusions et de développer des connaissances sur cette base.
L’agrégation des informations et la formulation d’hypothèses essentielles
pour le développement des connaissances peuvent être favorisées par
une représentation visuelle. En d’autres termes, le fait de transcrire une
image initialement floue et diffuse permet non seulement d’y apporter de
la clarté, mais constitue également un point de départ et de référence
pour une réflexion plus approfondie. On parle dans ce contexte de «
cartographie des connaissances ».
5. La cartographie des connaissances montre la voie
3
(apprentissage) par son créateur. La map thématique constitue donc un
outil très utile pour la gestion des connaissances personnelles. Lorsque
la map est créée collectivement en équipe, elle facilite l’émergence d’un
espace de connaissances commun ainsi que l’apprentissage collectif et le
développement collaboratif des connaissances.
La map « finale » (entre guillemets car elle reste néanmoins susceptible
d’être modifiée dynamiquement à mesure que les connaissances
correspondantes évoluent) sert de base de connaissances simple à
la fois dans un contexte individuel (elle permet d’avoir un aperçu du
thème sur lequel chacun a peut-être travaillé il y a longtemps) et dans un
contexte collectif. Au sein de l’équipe, la map peut faciliter le partage des
connaissances spécialisées des experts (ou tout au moins dans leurs
grandes lignes), et donc contribuer à leur mise en commun et à leur
La cartographie des connaissances est une représentation graphique
développement collectif ultérieur, ou encore être utilisées dans le cas
montrant l’architecture globale d’un domaine de connaissances ou
d’un simple remplacement.
des éléments de données et d’informations et de leurs relations. Elle
fournit ainsi un contexte ou un cadre commun auquel les employés
de l’entreprise peuvent se référer pour rechercher des connaissances
pertinentes ou même les compléter – au bon endroit . Le mind mapping
permet de cartographier facilement les connaissances en créant des «
maps de connaissances ». of experts, or at least the basic outline of this,
accessible to other people, and thus facilitate sharing and joint further
development, or even simply be a useful aid in representation situations.
Voici quelques exemples de différents types de maps de connaissances :
Une map thématique permet d’étudier un thème (sujet) en tenant compte
de ses différents aspects et implications. La forme de cette map n’est
soumise à aucune contrainte ni limite ; sa structure évolue au cours de
sa création et dépend du thème traité ou du créateur et de son processus
Figure 1 : Exemple d’une map thématique sur la gestion des connaissances
personnelles (les branches ne sont pas toutes développées)
Pour une utilisation en équipe, une structure de base normalisée peut être extrêmement utile pour favoriser une adhésion
rapide et relativement aisée de la part de tous les membres de l’équipe. L’exemple suivant montre une telle structure de base :
Figure 2 : Exemple d’une structure de base normalisée pour une map thématique
La cartographie des connaissances organisationnelles ne se limite pas à un seul thème, mais prend en compte le savoir de l’entreprise dans
son ensemble ou de certaines divisions de l’entreprise et permet de visualiser où se situe ce savoir – dans des documents et d’autres sources de
connaissances (pages intranet, articles wiki) ou encore dans le cerveau de certains experts. Cette cartographie offre alors un réel outil d’orientation
qui facilite les recherches en rendant la base de connaissances organisationnelles visible. Une telle map peut se présenter comme suit :
Introduction à la gestion des connaissances
Figure 3 : Structure de base d’une map de connaissances organisationnelles
La taille des branches montre l’importance du domaine de
connaissances correspondant (priorisation) ou le degré de maturité
des connaissances.
Une telle map de connaissances organisationnelles vise également
un objectif stratégique puisqu’elle permet de visualiser les domaines
de connaissances pertinents (ciblés) et leur maturité (apprentissage
organisationnel). Elle permet donc de soutenir l’élaboration d’une
stratégie de développement axée sur les connaissances (« quelles
sont nos forces ? », « quels sont nos besoins ? ») et peut servir de
filtre (« quelles connaissances n’entrent pas dans notre périmètre ?
»). Ce dernier aspect constitue un cadre de référence très utile pour
pallier les problèmes liés à l’infobésité.
Pour finir, la map de débriefing ou map d’expert soutient le
débriefing d’expert ainsi que le transfert de connaissances en cas
de changement de poste ou de départ d’un employé. Le débriefing
d’expert se compose d’entretiens au cours desquels les employés
qui quittent l’entreprise (détenteurs de connaissances) transmettent
leurs connaissances oralement à leurs successeurs ou à un groupe
de personnes (destinataires ou récepteurs des connaissances).
Cette transmission orale est plus efficace lorsqu’elle est documentée
et visualisée à l’aide d’une map. Les détenteurs et les destinataires
sont ainsi en mesure de visualiser instantanément les contenus et
leur structure et peuvent, le cas échéant, intervenir et modifier cette
structure de manière à aboutir à une représentation conforme. Là
encore, il est préférable de commencer avec une structure de base
assez simple semblable à celle-ci :
Figure 4 : Exemple de structure de base d’une map de débriefing
La structure présentée ci-dessus permet de systématiser les
transferts lors des entretiens proprement dits ainsi que dans les
périodes entre ces entretiens, et peut ensuite servir de guide
pour le successeur : « comment reproduire la même chose ? »,
« où trouver la même chose ? », « à qui s’adresser pour obtenir
la même chose ? ».
Les maps de connaissances constituent un outil très puissant
pour la gestion des connaissances parce qu’elles associent
un traitement textuel – concis – des connaissances et une
représentation visuelle de leurs interrelations et de leur
structure, et donc de leur contexte. Le contexte est à son tour
essentiel pour la compréhension et la classification des pépites
de connaissances (plus petites unités de connaissances)
et constitue donc la base d’un possible développement de
l’ensemble des connaissances représentées.
4
5
Introduction à la gestion des connaissances
6. Visualisation des connaissances – une image vaut mille mots
Depuis quelques années, la visualisation des connaissances occupe
tet donc de présenter et communiquer également les savoirs
une place centrale dans la gestion des connaissances. Quelles sont
•Elles favorisent le traitement rapide des informations et leur les raisons de cette évolution ?
compréhension.
•Une représentation graphique peut rendre compréhensibles (d’un coup d’œil) des relations complexes, des concepts abstraits ou même de grandes quantités de données et d’informations.
plus complexes tirés de l’expérience et le contexte.
•Elles peuvent servir de filtre pour répondre à certaines questions.
- Quelles sont les sujets qui nous concernent et ceux qui ne
reconnaissance de modèles.
nous concernent pas ?
- Quels sont leurs liens ?
- Que savons-nous sur eux (ou pas) ?
•L’image véhicule les connaissances en contexte (autrement dit, •Elles peuvent servir de support pour une stratégie des une vue d’ensemble) en mettant en évidence les connexions.
connaissances claire et ciblée.
•Sa puissance symbolique permet de transmettre les connaissances Les maps de connaissances constituent donc un outil central dans
dites « tacites » qui ne peuvent pas être codifiées.
une « une organisation apprenante », c’est-à-dire une organisation
•Elle favorise l’acquisition de connaissances grâce à la •La visualisation peut – en sollicitant d’autres zones du cerveau – stimuler la créativité et donc la production de nouvelles connaissances en ouvrant littéralement de nouvelles perspectives dans un cadre flexible.
•Elle favorise les contributions et la participation car elle suscite la curiosité et incite à explorer et comprendre.
7. Conclusion de la Partie 1
favorisant et soutenant le traitement des informations dans le but
d’en tirer des conclusions et de développer des connaissances
pertinentes pour l’action aux niveaux individuel et collectif comme à
l’échelle de l’entreprise.
En alliant des éléments textuels et visuels, le mind mapping offre
un moyen pratique de créer facilement des maps de connaissances.
Contrairement à une documentation purement textuelle, cette
approche garantit une simplicité et une flexibilité propres à favoriser
la communication et le partage des connaissances. En outre, elle
Les maps de connaissances comportent de nombreux avantages
permet de maintenir en phase la dynamique de création et de
pour la gestion des connaissances :
développement des contenus avec le rythme d’acquisition des
savoirs.
•Elles permettent de rendre compréhensibles et exploitables de grandes quantités d’informations.
•Elles permettent de visualiser (rapidement) la cartographie des connaissances.
- Que savons-nous ?
- Où peut-on trouver ces connaissances dans l’entreprise ?
•Elles permettent de mettre en évidence les interrelations (implicites),
part 2
Les avantages de MindManager pour le travail intellectuel
Mindjet MindManager est un logiciel de productivité qui associe
la technique éprouvée du mind mapping à de nombreuses
fonctions de gestion des tâches, des projets, des informations
et des connaissances pour améliorer l’organisation des activités
Nous approfondirons notamment les questions suivantes :
• En quoi consiste le mind mapping et quels sont les avantages de cette méthode ?
quotidiennes individuellement comme en équipe et rendre la
• Quelle importance revêtent à cet égard la visualisation et collaboration plus efficace.
l’intuition ?
Dans cette deuxième partie, ce livre blanc décrit comment les
• Quelles fonctionnalités de MindManager soutiennent le travail maps de connaissances créées avec MindManager permettent au
intellectuel au quotidien en entreprise ?
quotidien de relever les défis et saisir les opportunités du travail
intellectuel abordés dans la première partie.
Introduction à la gestion des connaissances
8. La méthode
MindManager est basé sur la méthode du mind mapping
Le mind mapping consiste à capturer et visualiser les informations et les connaissances de manière intuitive. Le mind mapping respecte notre
façon naturelle de réfléchir et favorise la compréhension.
Figure 5 : Map de connaissances sur les technologies des montagnes russes
La Figure 5 montre une map de connaissances relative aux
montagnes russes (map thématique). En substance, les
interrelations sont mises en évidence sur la base d’une structure
arborescente dans laquelle certains sujets se ramifient et
accueillent plus de détails. La map est complétée par d’autres
éléments visuels tels que des images, des symboles, des couleurs
et des connexions (relations).
MindManager va au-delà du mind mapping pure et simple
Visualisation intuitive
La visualisation favorise une meilleure vue d’ensemble,
l’identification plus rapide des connexions et un examen approfondi
des éléments essentiels. Comme nous l’avons déjà mentionné,
une image vaut mille mots. La visualisation garantit une meilleure
compréhension à plus long terme, une communication plus
transparente et l’acquisition d’une vision commune au sein des
équipes.
Les fonctions de base de MindManager se sont enrichies au fil des
Dans MindManager, la visualisation s’appuie sur la méthode du
ans et le logiciel offre aujourd’hui tous les outils requis pour soutenir
mind mapping et respecte le fonctionnement naturel du cerveau ;
efficacement le travail intellectuel au quotidien. Le cadre intuitif de
elle permet donc de comprendre de manière intuitive avec peu
MindManager permet de tirer pleinement parti de la flexibilité du
d’explications. Cette simplicité s’applique également au processus
mind mapping dans toutes les activités professionnelles. Avec des
de création des maps. Les maps visuellement convaincantes
fonctionnalités complètes qui vont bien au-delà du mind mapping
comportent également l’avantage non négligeable de susciter
classique, une intégration poussée aux principales applications
l’adhésion et l’engagement. bureautiques et de nombreuses possibilités d’importation
et d’exportation depuis et vers d’autres formats de fichiers,
MindManager favorise l’efficacité au quotidien.
Le mind mapping est généralement perçu comme très motivant
et permet de mobiliser les employés bien plus que les documents
textuels.
9. Concepts clés et avantages
Capture facile et flexible
Le mind mapping avancé dans MindManager (ou mapping
MindManager permet de capturer et de structurer rapidement les
professionnel qui se distingue du mind mapping classique)
s’appuie sur trois concepts essentiels :
1. Visualisation intuitive
2. Capture et organisation faciles et flexibles
3. Intégrations pour une agrégation rapide des informations
dispersées sur différents systèmes et/ou documents
Ces trois concepts sont complémentaires. La puissance de
MindManager réside non seulement dans la visualisation, mais
aussi dans l’interaction de ces trois concepts essentiels.
informations. Là encore, le caractère intuitif du logiciel est d’une
importance cruciale pour soutenir efficacement le travail intellectuel
au quotidien.
Contrairement aux notes adhésives (Post-it), aux tableaux blancs
et autres supports statiques, MindManager permet de capturer et
de structurer rapidement les informations sans avoir à les retaper.
Dans une même map, plusieurs scénarios peuvent être étudiés et
complétés ultérieurement. Il en résulte un gain de temps qui permet
de se concentrer sur les activités plus productives. Et qui garantit
l’adoption de cette méthode pour simplifier le travail au quotidien.
6
Introduction à la gestion des connaissances
MindManager optimise également le traitement des informations
la map. Cette possibilité permet de déceler plus rapidement les
abordé dans la première partie de ce livre blanc. Le fait de pouvoir
connexions et d’exploiter les informations tirées de diverses sources
capturer et structurer rapidement les informations permet de
en contexte. La synchronisation garantit l’absence de redondances
rassembler facilement tous les éléments pertinents en contexte
et le caractère toujours actuel des données. MindManager permet
et d’évaluer les différentes alternatives possibles pour en tirer des
donc de :
conclusions et élargir les perspectives.
•centraliser et accélérer l’accès aux informations provenant de Intégration d’informations externes
différentes sources ;
Le travail intellectuel réalisé dans le cadre des processus métiers et
•tenir à jour les connaissances en contexte ;
des tâches quotidiennes suppose d’avoir accès à des informations
provenant de diverses sources et présentées dans différents
•éviter les opérations manuelles et les redondances.
formats – sites web, tableurs, e-mails et autres. Autrement dit,
les informations utiles sont généralement disponibles mais leur
dispersion empêche d’en avoir une vision globale. Par ailleurs,
l’infobésité est aujourd’hui telle qu’il est difficile d’identifier ou de
trouver les éléments pertinents. Pour autant, visualiser le contexte
et les interrelations est essentiel pour mener à bien les tâches.
En règle générale, les opérations manuelles visant à transférer des
informations et/ou à les copier doivent être évitées car outre le fait
d’être chronophages, ces opérations peuvent entraîner la création
d’un nombre de versions ingérable qui ne garantit pas l’utilisation
des informations les plus récentes.
MindManager offre une intégration transparente avec différents
applications (MS Office et SharePoint, entre autres), permettant
Figure 6 : Aperçu des concepts et de leurs avantages
ainsi d’agréger rapidement les informations disséminées. Les
contenus liés peuvent en outre être visualisés directement dans
10. Principales fonctionnalités
First of all, we would like to explain some of the most important terms
and map elements:
•Map : la structure d’une map dépend de l’objectif visé ou de l’utilisation que l’on souhaite en faire (map d’information, map de navigation, map de gestion de projet, map thématique ou map de processus métier).
•Sujets et branches : en règle générale, les contenus sont organisés dans une structure hiérarchique composée de branches et de sous-branches disposées dans le sens horaire. MindManager permet de créer des maps avec une structure classique, mais aussi Figure 7 : Aperçu des éléments d’une map
d’autres structures spécifiques telles que des organigrammes ou des arborescences. Cette possibilité permet de changer de perspective •Relations : ces lignes permettent de matérialiser les connexions et de gagner en clarté.
existant entre des sujets, indépendamment de la structure •Sujets flottants : les sujets ne doivent pas nécessairement être reliés hiérarchique.
à la structure principale. La possibilité d’ajouter des sujets flottants •Bulles : les bulles peuvent accueillir des précisions relatives à un offre la flexibilité requise lors des sessions de brainstorming et pour sujet et comporter à leur tour des branches.
la capture initiale des informations.
7
Introduction à la gestion des connaissances
•Hyperliens, pièces jointes ou notes : ces éléments permettent MindManager ajuste automatiquement la présentation en fonction
d’associer des détails à des sujets.
de vos modifications. Il suffit donc uniquement de capturer et
•Couleurs et formes : les sujets d’une map peuvent avoir des structurer les informations, la map s’adapte en temps réel.
couleurs (de remplissage et de ligne) et des formes différentes. Contrairement aux formats linéaires, le cadre flexible et extensible
Ces attributs permettent d’identifier plus facilement des contenus de la map favorise la créativité. La présentation claire des détails
spécifiques et de faire visuellement le lien entre les sujets et de leur contexte, ainsi que la mise en évidence des similitudes
appartenant à une même catégorie.
•Images : les images sont plus parlantes que le texte et favorisent une compréhension plus rapide et une meilleure mémorisation grâce aux couleurs et aux images, facilitent l’identification des
connexions qui passeraient inaperçues sur un autre support.
Categorising and filtering (focusing)
des sujets. Elles permettent en outre de saisir le contexte d’un coup d’œil.
•Icônes et marqueurs : des icônes et des marqueurs peuvent être associés aux sujets pour servir d’indicateurs visuels et faciliter l’identification des connexions. Les icônes et les marqueurs peuvent en outre être utilisés en tant que critères de filtrage.
•Informations de tâche : elles permettent d’ajouter tous les détails requis pour la gestion des tâches et des projets. MindManager inclut des fonctionnalités combinant la gestion des projets et la gestion des connaissances puisque ces deux aspects sont généralement indissociables dans le travail quotidien.
•Fonctions de calcul : ces fonctions permettent d’exploiter des données numériques directement dans une map et d’effectuer des calculs pour assurer, par exemple, le suivi des coûts, des budgets ou des prévisions.
Capturer et organiser
Figure 9 : Symboles et marqueurs permettant de catégoriser les sujets
Dans MindManager, des indicateurs visuels (marqueurs)
peuvent être associés aux sujets de manière à les catégoriser.
Chaque map comporte en quelque sorte une légende (appelée
« index », voir la Figure 9 : Symboles et marqueurs permettant
de catégoriser les sujets). L’utilisateur peut attribuer des
significations aux marqueurs et les placer dans des groupes
créés à cet effet. L’index prédéfini peut être enrichi en ajoutant
des groupes, des icônes et des marqueurs personnalisés selon
les besoins. Il suffit d’enregistrer une map en tant que modèle
pour pouvoir réutiliser son index dans une autre map.
Chaque sujet peut comporter un nombre illimité de marqueurs et
d’icônes. Ces indicateurs servent non seulement à catégoriser
les sujets, mais aussi à localiser et atteindre plus rapidement des
sujets spécifiques. Des options de filtrage permettent par ailleurs
de réduire la map pour afficher uniquement les sujets conformes
Figure 8 : Capture et organisation des informations
MindManager facilite la capture et l’organisation des informations.
La map s’utilise comme un tableau blanc virtuel offrant toute la
flexibilité requise pour capturer dans un premier temps les détails
utiles, puis les relier et les réorganiser par simple glisser-déposer.
Tous les éléments (sujets, mais aussi branches et sujets
secondaires, pièces jointes, symboles ou images) peuvent être
déplacés par glisser-déposer au sein de la map ou à partir d’autres
applications (Figure 8).
La structure d’une map évolue généralement à mesure qu’elle se
développe. Il n’est pas rare de devoir apporter des modifications
ou des ajouts en cours de création ou même ultérieurement.
Contrairement à Visio par exemple, dans lequel vous devez
remettre en page les contenus manuellement au fur et à mesure,
à certains critères. Des filtres multicritères peuvent également
être définis pour un ciblage plus complexe.
L’index affiche instantanément la liste des marqueurs associés
aux sujets. Il suffit de cliquer sur un sujet dans la liste pour le
sélectionner et le mettre en évidence dans la map.
8
Introduction à la gestion des connaissances
Ajouter des liens vers des références
D’autres informations externes peuvent aisément être associées
à un sujet en y insérant des liens vers des documents ou des
contenus web. Les informations ainsi ajoutées sont consultables
dans le contexte de la map. L’ajout de liens permet donc d’assurer
rapidement et facilement le suivi des sources de connaissances.
Il est possible d’insérer automatiquement dans une map le contenu
entier d’un dossier grâce à l’Explorateur de fichiers. Tous les
fichiers stockés dans le dossier sont alors centralisés dans la map
(Figure 10). Cette possibilité permet d’accéder systématiquement à
la version la plus récente des fichiers liés.
Figure 10 : Ajout de liens vers des références
Faire des recherches
MindManager permet de faire des recherches internet et de visualiser
directement les résultats en contexte. Les résultats sont insérés dans
la map sous forme de liens. Lorsque l’utilisateur clique sur l’un de ces
liens, le contenu correspondant s’affiche dans le navigateur intégré de
MindManager.
Lorsque l’utilisateur se sert du navigateur intégré pour consulter des
pages internet, il peut faire glisser des images, un texte sélectionné ou
même une page entière vers la map pour créer des sujets. Des liens
vers la source originale de ces contenus sont automatiquement insérés
dans la map de manière à en faciliter l’accès ultérieur.
Intégrations pour accélérer l’agrégation de données tirées d’autres
systèmes
Figure 11 : Aperçu des intégrations standard dans MindManager
L’intégration avec d’autres systèmes est l’une des améliorations les
•MS SharePoint : permet l’intégration et la synchronisation de listes plus significatives par rapport au mind mapping traditionnel. Elle
SharePoint standard et personnalisées. Parallèlement aux requêtes permet en effet de gagner du temps en facilitant l’inclusion de données
prédéfinies, l’utilisateur peut créer des requêtes personnalisées.
tirées de diverses sources. La map permet d’étudier et d’exploiter ces
données dans un nouveau contexte et d’en avoir une vision d’ensemble.
L’accès centralisé réduit considérablement le temps consacré aux
recherches et le risque de négliger certains détails importants.
Le fait d’intégrer des contenus à une map évite d’avoir à jongler
constamment entre plusieurs applications. La synchronisation élimine
•Éditeur de liens de base de données : permet d’exécuter des requêtes pour insérer et synchroniser des contenus tirés d’une base de données.
•Explorateur de fichier : permet d’ajouter dynamiquement à la map une arborescence de dossiers complète.
les redondances et garantit que les informations les plus récentes sont
•Options d’exportation/importation : parallèlement aux toujours accessibles.
intégrations directes avec de nombreuses applications,
MindManager offre les intégrations standard suivantes (Figure 11) :
• MS Outlook : permet d’incorporer et de synchroniser les contacts, les e-mails, les tâches et les notes. Ces éléments peuvent être ajoutés à la map par glisser-déposer à partir d’Outlook. Des requêtes permettent par ailleurs de cibler des éléments précis (toutes les tâches ouvertes sur la semaine en cours, par exemple, ou tous les contacts conformes à certains critères). La synchronisation garantit que toutes les informations sont à jour (Figure 12).
•MS Excel : permet d’intégrer une plage de données Excel pour enrichir la map. Les données ainsi intégrées peuvent également faire l’objet d’une synchronisation.
MindManager offre différentes fonctions
iiid’exportation et d’importation permettant la réutilisation
iiiimmédiate des contenus dans d’autres formats.
MindManager prend également en charge le format XML et offre par
ailleurs une API COM permettant de réaliser d’autres exportations
ou même des intégrations plus poussées avec d’autres applications
et solutions d’entreprise dont le développement peut être assuré en
interne ou confié aux partenaires technologiques de Mindjet.
9
Introduction à la gestion des connaissances
10
Partager les connaissances
La plateforme Mindjet permet de stocker et d’échanger des maps,
des documents et des tâches de manière centralisée dans le cloud
ou dans Microsoft SharePoint. Elle est accessible via de multiples
clients : applications poste de travail pour Windows et Mac, ainsi
qu’applications web et mobiles pour travailler partout et à tout
moment sur les maps visuelles.
Autres aspects
MindManager optimise d’autres aspects abordés brièvement cidessous :
• Planification des tâches : des fonctionnalités simples et intuitives permettent d’élaborer efficacement la structure de répartition du travail d’un projet. Chaque sujet représentant une tâche est Figure 12 : Intégration de contacts Outlook dans une map
• Développement des connaissances
complété avec des attributs spécifiques : priorité, progression, dates de début et de fin, durée, effort et ressource. La progression et la priorité sont indiquées visuellement par des icônes qui facilitent l’identification des tâches importantes ou critiques. Tous ces attributs peuvent servir de critères de filtrage pour étudier en détail - compléter et réorganiser les contenus avec toute la flexibilité être matérialisée dans le plan.
•Diagramme de Gantt : la vue Gantt interactive permet de planifier rapidement les dates de début et de fin des tâches et de les adapter facilement pour en modifier la chronologie. Tout changement - communiquer facilement les connaissances.
• Présentation claire et efficace des connaissances au sein des équipes
- identifier rapidement les éléments essentiels et bénéficier •Diaporama : des diapositives peuvent être générées automatiquement à partir du contenu d’une map pour élaborer rapidement des présentations efficaces.
11. Conclusion de la partie 2 – Un soutien efficace pour le travail
d’une vision commune ;
- gagner du temps grâce à une présentation claire ;
apporté aux tâches dans le diagramme de Gantt est répercuté en temps réel sur les sujets correspondants dans la map.
toujours actuelles ;
- ajouter rapidement de nouvelles informations externes ;
certaines séries de tâches. Si une activité ne peut pas commencer tant qu’une autre n’est pas terminée, cette interdépendance peut requise ;
- osynchroniser les contenus pour disposer d’informations - disposer d’une base commune pour la communication en exploitant une plateforme largement utilisée.
12. Auteurs
Partie 1 – Exploiter et développer la valeur du capital
intellectuel dans l’entreprise
intellectuel
Gabriele Vollmar est titulaire d’une maîtrise et dirige le cabinet de
MindManager offre un cadre visuel intuitif qui facilite la capture et
conseil VOLLMAR Wissen + Kommunikation à Reutlingen. Sa
l’organisation des informations. Les maps permettent d’optimiser
le travail intellectuel au quotidien en favorisant l’acquisition, la
centralisation et le développement des connaissances :
• Acquisition des connaissances
- capturer et organiser rapidement les informations ;
- éliminer les obstacles à l’acquisition des connaissances
• Centralisation des connaissances
- acquérir rapidement une vision d’ensemble durable et claire ;
- identifier facilement les connexions ;
- accélérer l’agrégation des données, y compris de sources externes.
mission consiste à accompagner la mise en œuvre de la gestion
des connaissances dans des organisations en Allemagne comme
à l’étranger. Elle est également membre du conseil d’administration
de l’association Deutschen Gesellschaft für Wissensmanagement.
Elle est en outre chargée de cours et a publié de nombreux
articles professionnels ainsi que le livre « Knowledge Gardening.
Wissensarbeit in intelligenten Organisationen ».
Partie 2 – Les avantages de MindManager pour le travail
intellectuel
Steven Bashford a obtenu en 2001 un doctorat en informatique à
l’Université de Dortmund et travaille depuis 14 ans chez Mindjet.
Il dirige les services d’avant-vente, de formation et de conseil, et
organise régulièrement des présentations et des ateliers relatifs à la
valeur de la visualisation des informations dans les processus métiers.
Mindjet, MindManager et le logo Mindjet sont des marques déposées de Mindjet aux États-Unis et dans d’autres pays. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Office, Visio,
SharePoint, PowerPoint, Excel et Outlook sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis. Apple, Mac, iPad et iPhone sont des marques déposées d’Apple,
Inc. aux États-Unis et dans d’autres pays. iOS et Android sont respectivement des marques de Cisco Systems, Inc. et de Google, Inc. aux États-Unis et dans d’autres pays.
Toutes les autres marques citées dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
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