Plan de diffusion et de Communication

AGROGAS
Plan de diffusion et de Communication
Octobre 2012
Plan de diffusion et de communication
AGROGAS
Rédigé par : Claire VIALLE (LCAI)
Validé par : Mireille VIGNOLES (LCAI)
Caroline SABLAYROLLES (LCAI)
Diffusion :
AGENEX
USAL
FNDGRO
ESTIA
CVR
Francisco Márquez
Javier Ordonez
Oscar Ercribano
Miguel Ángel Salinero
Yolanda Peréz González
Christina Echanove
Sandra Muñoz
Mª Paz Martín
Stéphane Kreckelbergh
Laurent Houel
Sylvain Baudoin
Ionel Vechiu
Bruna Fonseca
Joana Carvalho
Jorge Araújo
Alexandra Pedro
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Plan de diffusion et de communication
AGROGAS
TABLE DES MATIERES
I.
INTRODUCTION .......................................................................................................................................... 4
II.
OBJECTIFS .................................................................................................................................................... 4
III.
MESSAGES ................................................................................................................................................... 5
IV.
CIBLES.......................................................................................................................................................... 5
V.
STRATEGIE ET ACTIVITES ....................................................................................................................... 6
V.1 Communication Interne ............................................................................................................................... 7
V.2 Communication externe............................................................................................................................... 7
VI.
OUTILS ......................................................................................................................................................... 8
VII. BUDGET ....................................................................................................................................................... 9
IX.
CALENDRIER ............................................................................................................................................ 10
X.
SUIVI ET EVALUATION .......................................................................................................................... 10
XI.
LOGOS ........................................................................................................................................................ 11
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AGROGAS
I. INTRODUCTION
Les activités de communication et de diffusion d'un projet sont essentielles pour le succès et
l'impact de celui-ci.
Afin de garantir la gestion efficace des activités et des outils de communication et de
diffusion, il est important de rédiger un plan de communication et de diffusion et de le
mettre à la disposition des entités participant au consortium.
Ce plan de communication et de diffusion comprend les éléments suivants:
• Objectifs et groupes cibles ;
• Stratégie de contenu et de publicité ;
• Budget et calendrier pour la mise en œuvre des mesures prévues ;
• Indication des résultats attendus de la mise en œuvre de la communication et diffusion.
II. OBJECTIFS
Les objectifs généraux du plan de communication et de diffusion d’AGROGAS sont les
suivants:
• Organiser une communication efficace entre les entités impliquées dans le projet, afin
d’optimiser la circulation de l'information entre eux ;
• Faire connaître le projet aux participants potentiels et aux principaux bénéficiaires du
projet ;
• Informer et communiquer les principales conclusions aux agences publiques et privées
provenant d'autres régions d'Europe, comme les institutions nationales et européennes qui
peuvent être intéressés par le projet.
Le plan de communication et de diffusion comprend des activités de communication interne et
externe. Les objectifs spécifiques à chaque type de communication sont explicités ci-après.
Les principaux objectifs de communication interne sont les suivants :
• Conserver tous les partenaires informés des actions communes, des obligations
administratives et financières, ainsi que de l’avancement du projet ;
• Assurer une bonne organisation de la communication entre les partenaires, en particulier
entre les partenaires et le chef de file. Cet objectif sera prédominant pour la gestion et la
mise en œuvre du projet.
Les principaux objectifs de communication externe sont les suivants :
• Faire connaître au grand public le projet AGROGAS : quelles sont ses principaux
objectifs, la raison de sa création, les partenaires impliqués, les résultats ;
• Faire connaître les progrès accomplis et les résultats obtenus dans le cadre du projet ;
• Encourager les employeurs à adopter des techniques et des pratiques plus efficaces et en
même temps plus durables ;
• Développer une base de données pour la réalisation de travaux à venir ;
• Diffuser de nouvelles connaissances sur la méthanisation dans les domaines agricoles,
agro-industriel et de l’élevage au niveau local, régional, national et européen ;
• Effectuer une communication claire et efficace dans toute la société sur le thème du
projet.
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AGROGAS
III. MESSAGES
Les messages doivent être simples, pratiques et pertinents. Ils sont dirigés vers le public cible
et devrait mettre en évidence les objectifs, les gains et les avantages du projet.
Ainsi, les messages clés des activités de communication et de diffusion sont précisés ci-après :
Aspect pertinent
Amélioration de l’efficacité des ressources
énergétiques des zones rurales
Développement d’un outil pour prendre une
décision relative à la gestion de déchets
Réduire l’impact environnemental des
déchets intensifs des secteurs agricoles,
agroindustriels et de l’élevage
Message
« Le projet AGROGAS vise à réduire la
dépendance énergétique des secteurs
agricoles, agroindustriels et de l’élevage de
l’espace SUDOE en promouvant la
méthanisation… »
« Un outil logiciel utilisable, qui à partir de
données sur les déchets, servira de support de
décision aux professionnels des secteurs
agricole, agroindustriel et de l’élevage pour
la gestion de leurs déchets, en étudiant la
faisabilité technique de la méthanisation avec
le plus faible impact sur l’environnement et
la meilleure rentabilité économique… »
« …le développement d’un outil logiciel qui
permettra d’évaluer l’impact sur
l’environnement de la méthanisation d’un
déchet… »
IV. CIBLES
Les activités de communication et de diffusion du projet AGROGAS vise à transmettre de
l'information sur le projet à des destinataires clairement identifiés :
• Destinataires directs :
- Interne :
Tous les partenaires impliqués dans le projet ;
Les responsables de la gestion et de la coordination du Programme SUDOE
INTERREG IV B.
- Externe :
Les petites et moyennes entreprises (PME) des secteurs agricoles,
agroindustriels et de l’élevage ;
Les coopératives et les associations des secteurs agricoles, agroindustriels et de
l’élevage ;
Les universités, centres technologiques, entre autres.
• Destinataires généraux :
Les médias, et autres groupes d'intérêt ;
Les organisations et les entités publiques d'autres régions du SUDOE et d'autres
régions européennes n'appartenant pas à l’espace SUDOE ;
La société en général.
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V.
AGROGAS
STRATEGIE ET ACTIVITES
Afin de répondre de manière spécifique à chaque type de cible, les actions et les supports de
diffusion peuvent être classés selon trois groupes :
• Communication interne : elle est tenue entre les partenaires du projet. Cette
communication concerne les informations au cours et à la fin du projet ;
• Communication externe : elle est destinée aux bénéficiaires et aux potentiels
bénéficiaires des résultats du projet ;
• Diffusion générale: elle est tenue pour la société en général, à travers la publication de
notes s’appuyant sur le projet.
Ces trois groupes constituent les piliers de la stratégie de communication et de diffusion du
projet AGROGAS. Ils doivent permettre un ajustement constant des activités et des outils de
communication avec les différents objectifs et les cibles. Les relations entre activités/outils et
objectifs/cibles sont détaillés ci- après :
Cibles
Objectifs
Communication
interne
Diffusion du
projet
Diffusion des
résultats
Diffusion du
bénéfice de
l’outil
Cibles directes
internes
(partenaires,
programme
SUDOE…)
Site Internet
(intranet)
Réunions de
travail
Cibles directes
externes (PME,
coopératives,
scientifiques…)
Cibles générales
Agences et
autorités
Société en
publiques,
général
médias
Site internet/logo
Plaquette
Site
internet/logo
Plaquette
Site
internet/logo
Plaquette
Site internet
Lettres
d’information
Site internet
Lettres
d’information
Site internet
Lettres
d’information
Posters
Publications
Site internet
Lettres
d’information
Ateliers / Forums
Journées de
sensibilisation
Journées de
formation
Site internet
Lettres
d’information
Journées de
sensibilisation
Site internet
Lettres
d’information
Journées de
sensibilisation
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V.1 Communication Interne
La communication interne vise à la systématisation et la structuration de l'information
pertinente liée au projet afin d'assurer de ce fait une gestion efficace, ainsi que d'assurer une
bonne communication entre les partenaires.
Pour cela, il est nécessaire d'utiliser les outils suivants :
- Intranet du site Web du projet, avec les outils de gestion suivants :
• Accès sécurisé à chaque partenaire du projet ;
• Partage de documents ;
• Accès aux documents mis à jour pour la planification et la gestion du projet
(programme de travail, répartition des tâches, rapports, modèles de communiqués de
presse, etc.) ;
• Bibliothèque avec des documents et des liens utiles à l’attention des partenaires du
projet.
- Réunions périodiques
- Outils de télécommunication (téléphone, email, fax, vidéoconférence, etc.)
V.2 Communication externe
Ce type de communication comprend la communication avec les potentiels destinataires
directs ou destinataires indirects (tels que la communauté scientifique, les médias, la société
en général, etc.).
Elle comprend les outils suivants :
- Création d'un logo
- Technologies du Web et de l'information :
• Page d'accueil du projet
• Pages Web de chaque partenaire
• Participation à des réseaux sociaux
- Documents de travail :
• Informations générales des plaquettes ainsi que des publications spécifiques sur le
projet
• Matériel promotionnel pour les séminaires, les communiqués de presse, les réunions
et les ateliers de travail
• Lettres de présentation et d'invitation aux professionnels
- Médias :
• Communiqués de presse
• Lettres d'information sur le site du projet
- Événements :
• Ateliers de travail
• Forums « Agro énergie - Economie »
• Journées de sensibilisation
• Journées de formation
- Publications et documents de référence :
• Plan de communication et de diffusion
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VI. OUTILS
Les éléments clés de la communication et de la diffusion sont les suivants:
• Page d'accueil du projet
• Matériel de diffusion (publications, plaquettes, posters, etc)
• Moyens de communication
• Réunions / Ateliers de travail / Forums / Journées de sensibilisation / Journées de
formation
Le site internet sera un élément de soutien pour la promotion du projet, en tant que canal
ouvert de diffusion. Il permettra l'accès aux informations et aux documents d'intérêt et les
sources seront mises à jour périodiquement. Il servira également d’outil d'échange
d’informations pour la communication internationale. En complément des autres éléments de
diffusion tels que des posters ou des brochures, le site permettra la promotion de cinq lettres
d’information qui seront accessibles aux utilisateurs enregistrés. La création du site internet,
ainsi que sa gestion et sa mise à jour, est de la responsabilité de LCAI. Toutes les suggestions
des partenaires pour l'amélioration du site internet seront considérées.
Parallèlement à ce plan de communication et de diffusion, une charte graphique fournira des
indications spécifiques pour la production des différents supports de diffusion (brochures,
posters, etc). La plupart des documents seront diffusés en format électronique. Néanmoins,
une plaquette générique sera éditée pour la distribution à l’occasion des séminaires. Elle
pourra ensuite être complétée par des informations spécifiques. Les partenaires seront chargés
de l'examen, de l'impression et de la distribution des supports de diffusion dans leurs langues
respectives.
Les moyens de communication représentent un élément très important pour le plan de
communication et de diffusion. Le LCAI est responsable de la communication, mais celle-ci
requiert une participation proactive de tous les partenaires. Les communiqués de presse et les
articles doivent être adaptés à la langue des médias concernés. Ils doivent être organisés avec
des titres et des sous-titres de façon à hiérarchiser l'information selon son importance et
utiliser des outils visuels (graphiques, photos, etc.) pour attirer l'attention des cibles
potentielles. Les contenus doivent être pertinents, compréhensibles et transmis de façon claire
et directe sous la forme de bulletins contenant les principales évolutions du projet et, lorsque
cela est jugé souhaitable, des articles dans des revues internationales ou des magazines
nationaux de vulgarisation peuvent être rédigés. Les médias tels que les journaux, la radio, la
télévision, les conférences, doivent être utilisés.
Les réunions, les ateliers de travail, les forums ou les journées de sensibilisation et de
formation sont des occasions qui doivent être saisies pour la promotion publique du projet. Il
est recommandé de toujours orienter le public vers le site internet du projet, ainsi que vers les
coordonnées du coordinateur. Il est essentiel d'insister sur le fait qu'il s'agit d'un projet financé
par l'UE et par le Programme SUDOE. Sont prévus :
• Quatre réunions de travail et une réunion d’évaluation au cours du projet afin de réunir
les différents partenaires ;
• Un atelier de travail par région afin de sensibiliser les associations d’agriculteurs,
d’éleveurs et d’industriels du secteur aux impacts sur l’environnement de la gestion
des déchets et à la diversification énergétique grâce à la valorisation des déchets ;
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•
•
•
AGROGAS
Au moins un forum « Agro énergie - Economie » par pays pour réunir entités
financières et utilisateurs potentiels de la méthanisation ;
Des journées de sensibilisation, à raison de deux par partenaire, sous forme de visites
techniques afin de promouvoir l’outil ;
Des journées de formation, à raison de deux par partenaires, afin de promouvoir la
méthanisation.
VII. BUDGET
Du fait de l'importance des activités de communication et de diffusion développées dans le
projet, les montants suivants (en euros) ont été prévus.
Site internet, logo,
manuel de
communication…
Supports de
diffusion,
plaquettes…
Encarts dans la
presse écrite,
annonces dans les
médias…
Diffusion des
résultats à travers
des conférences
internationales
Réunions de travail
Réunion
d’évaluation
Ateliers / Forums
Journées de
formation
Journées de
sensibilisation
TOTAL
AGENEX
USAL
FUNDAGRO
LCAI
ESTIA
CVR
TOTAL
2 200
2 200
2 200
1 400
1 400
1 400
10 800
1 500
1 500
1 500
1 500
1 500
1 500
9 000
400
400
400
400
400
400
2 400
2 000
2 000
4 000
5 200
5 200
5 200
5 200
5 200
5 200
31 200
1 300
1 300
1 300
1 300
1 300
1 300
7 800
4 200
4 400
4 400
6 400
2 400
4 400
26 200
2 000
1 000
1 000
1 000
1 000
1 000
7 000
1 600
1 600
1 600
1 600
1 600
1 600
9 600
20 400
17 600
17 600
18 800
16 800
16 800
108 000
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AGROGAS
IX. CALENDRIER
Les activités de communication et de diffusion suivront le calendrier suivant :
9
2012
10 11
12
1
2
3
4
5
6
2013
7 8
9
10
11
12
1
2
2014
3 4
5
Manuel de
communication
Site internet, logo
Plaquette du projet
en trois langues
Mise à jour du site
internet
Support de
diffusion
(posters, …)
Encarts dans la
presse régionale et
nationale
Lettres
d’information
Ateliers / Forums
Journées de
sensibilisation
Journées de
formation
Diffusion des
résultats à travers
des conférences
internationales
Diffusion des
résultats à travers
des publications
Conférence de
clôture
X.
SUIVI ET EVALUATION
Afin d'organiser plus efficacement la mise en œuvre des activités de communication et de la
diffusion, les indicateurs de performance suivants ont été mis en place :
Indicateur
Site internet
Lettres d’information
Valeur objective
1
5
Partenaires
LCA + autres
LCA + autres
LCA, ESTIA, CVR,
AGENEX, FNDGRO, USAL
LCA, ESTIA, CVR,
AGENEX, FNDGRO, USAL
LCA, ESTIA, CVR,
AGENEX, FNDGRO, USAL
Ateliers / Forums
14
Journées de sensibilisation
12
Journées de formation
14
Participation à des
conférences internationales
4
AGENEX, ESTIA
Publications
6
LCA, ESTIA, CVR,
AGENEX, FNDGRO, USAL
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XI. LOGOS
Les documents et supports produits par le projet doivent mentionner le co-financement de
l'UE dans le cadre du programme de coopération territoriale de l’espace sud-ouest européen
SUDOE. Cette reconnaissance est consolidée par apposition dans tous les documents et
supports papier (rapports, plaquettes, etc.) ou électronique (site internet, présentations
PowerPoint, etc), des logos suivants:
• logo SUDOE, dont l'utilisation doit être conforme aux règles établies dans le manuel
de l'utilisateur : le manuel et le logo peuvent être téléchargés sur le site SUDOE
Programme INTERREG IV B dans la section sur la communication,
http://www.interreg-sudoe.eu /
• logo européen, qui fait référence à l '«Union européenne» et au fond FEDER qui
finance le projet : les spécifications graphiques sur son utilisation sont disponibles sur
le site, http://europa.eu/abc/symbols/emblem/graphics1_es.htm
Il est recommandé que les deux logos aient la même taille, et apparaissant sur la première
page documents/supports de façon à informer le public sur les mesures prises par l'Union
Européenne.
En plus des instructions pour l'utilisation des logos mentionnées ci-dessus, le Règlement (CE)
n º 1828/2006 de la Commission européenne (art. 2-9) doit être consulté, ainsi que L'annexe 1
du chapitre 8.9 du Programme opérationnel SUDOE. Ces deux documents sont disponibles
dans dédiée à la communication du site http://www.interreg-sudoe.eu/. Ne pas le faire de
manière normative et manuels peuvent conduire à l'inéligibilité des dépenses se référant aux
documents / supports produits ainsi que l'application de corrections financières prévues dans
le règlement (CE) n ° 1828/2006 de la Commission européenne.
Notez également, ces logos doivent apparaître au moins sur la page d’accueil du site internet.
Il est également recommandé d’inclure des liens vers la page web des Programmes SUDOE,
vers d'autres pages Web de la Commission européenne et vers les sites web des institutions
concernées par le projet.
En outre, le logo du projet AGROGAS doit être utilisé dans tous les documents et supports
produits que ce soit format papier ou électronique. Ce logo destiné à assurer une identification
univoque du projet par le grand public doit illustrer les objectifs et les lignes directrices du
projet AGROGAS.
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