Manuel - Sécurité Sociale

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Guide de l’utilisateur
Ecaro
V. 2.0
Contenu
1.
Introduction.............................................................................................................................3
2.
Comment accéder au service en ligne ?..................................................................................4
3.
Ecran de sélection....................................................................................................................5
Ecran de sélection employeur .....................................................................................................5
Ecran de sélection mandataire....................................................................................................5
Options, champs et boutons .......................................................................................................6
Barre supérieure bleue............................................................................................................6
Aperçu des champs à remplir..................................................................................................6
4.
Résultat de la recherche..........................................................................................................8
Explication supplémentaire .........................................................................................................8
Icônes et symboles à l’écran....................................................................................................8
Information à l’écran ...............................................................................................................9
Exemple d’un écran de détail ..................................................................................................9
5.
Explication des messages d’erreur ........................................................................................12
Ecran de sélection......................................................................................................................12
Ecran de résultat........................................................................................................................13
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Annexe 1 : Date début droit ..........................................................................................................14
V. 2.0
1. Introduction
La déclaration trimestrielle d’un employeur peut contenir des déductions de cotisation pouvant
être demandées par l’employeur ou son mandataire. Pour un certain nombre de ces
déductions, l’employé doit satisfaire à certaines conditions. L’ONEM dispose de cette
information. L’ONSS reçoit l’information sous forme électronique de la part de l’ONEM et
l’utilise lors du contrôle des déclarations et/ou des déclarations de modifications qui ont été
introduites.
L’objectif du service en ligne Ecaro est de mettre également ces données à la disposition des
employeurs et de leurs mandataires.
Ecaro offre les possibilités suivantes :
•
•
avant l’envoi d’une déclaration trimestrielle, permet de vérifier s’il existe un droit
possible de déduction de cotisation particulière pour un employé ;
permet de comprendre pourquoi le système de contrôle de l’ONSS communique
certaines erreurs voire annule la déduction de cotisation demandée.
Le groupe d’utilisateurs cible pour ce service en ligne est composé de :
employeurs, secrétariats sociauxet prestataires de services ;
inspecteurs et fonctionnaires de l’ONSS, de l’ORPSS et de l’ONEM.
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•
•
V. 2.0
2. Comment accéder au service en ligne ?
Pour consulter Ecaro, vous devez être connecté au portail.
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Dans le cas où vous n’avez pas encore accès aux services en ligne sécurisés, vous devez d’abord
vous enregistrer. Vous trouverez les informations nécessaires sur le portail du sécurité sociale.
V. 2.0
3. Ecran de sélection
L’écran de sélection diffère selon que vous vous êtes enregistré comme employeur ou comme
mandataire.
Ecran de sélection employeur
Votre numéro d’immatriculation et votre numéro d’entreprise sont déjà remplis. Il n’est pas
possible de les modifier.
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Ecran de sélection mandataire
V. 2.0
Le numéro d’immatriculation et/ou le numéro d’entreprise de l’employeur doivent encore être
saisis. Vous bénéficiez uniquement d’un accès pour les employeurs pour lesquels vous disposez
du mandat nécessaire.
Options, champs et boutons
Barre supérieure bleue
En haut à droite sur cette barre, vous trouverez quelques options générales.
•
FR / NL / DE
Ceci vous permet de changer la langue du service en ligne en cours de route. La langue
active est surlignée.
•
Aide
En cliquant ici, ce manuel s’ouvrira.
•
Quittez Ecaro
En cliquant ici, le service en ligne se referme.
Numéro d’entreprise
Il s’agit du numéro attribué à toutes les entreprises via la Banque Carrefour des
entreprises, également appelé numéro BCE. Les mêmes principes s’appliquent ici que
pour le numéro d’immatriculation. Il n’est pas indispensable de remplir ces deux
champs, un seul numéro suffit (les deux peuvent être cependant remplis).
Format autorisé (N = numérique) : 3N.3N.3N, 4N.3N.3N, 9N, 10N
•
NISS
Il s’agit du numéro d’identification auprès de la sécurité sociale de l’employé pour qui
l’on souhaite consulter les données ONEM. Vous retrouvez ce numéro dans le coin
supérieur droit de la carte SIS de la personne concernée.
Format autorisé (N = numérique) : 11N, 6N-3N-2N
V. 2.0
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Aperçu des champs à remplir
• Numéro d’immatriculation
Il s’agit du numéro d’identification de l’employeur auprès de l’ONSS ou de l’ORPSS,
également appelé matricule. Pour les employeurs déjà déclarés, ils sont
automatiquement remplis. Les mandataires doivent les saisir eux-mêmes. Le système
vérifie alors s’ils disposent des compétences nécessaires pour pouvoir consulter les
données. Ce champ ne doit pas obligatoirement être rempli, des recherches pouvant
être effectuées sur la base du numéro d’entreprise (voir ci-dessous).
Format autorisé (N = numérique) : 9N, 8N, 7N, 6N, 7N-2N, 6N-2N, 5N-2N, 4N-2N
•
Date début droit
Il s’agit de la date d’entrée en service de l’employé concerné ou de la date à laquelle il
ouvre le droit à une certaine déduction. Cette date est également utilisée afin de vérifier
si l’utilisateur dispose de suffisamment de droits pour pouvoir consulter les données.
Format autorisé : JJ/MM/AAAA, JJMMAAAA
Pour obtenir une explication plus détaillée selon le type de déductions, voir l’annexe 1
de ce manuel.
•
Trimestre
Il faut mentionner le trimestre pour lequel l’on souhaite vérifier le droit à la déduction.
Format autorisé : AAAAT, AAAA/T
Boutons de commande
•
En cliquant sur ce bouton, tous les critères introduits sont supprimés et vous pouvez
lancer une nouvelle recherche.
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•
En cliquant sur ce bouton, vous obtenez le résultat de la recherche d’après les critères
introduits.
V. 2.0
4. Résultat de la recherche
La recherche dans Ecaro affiche les données retrouvées dans la banque de données de l’ONEM.
Les données affichées sont limitées selon les compétences du demandeur.
Voici un exemple d’écran de résultat :
Explication supplémentaire
Icônes et symboles à l’écran
•
En cliquant ici, un fichier PDF peut être téléchargé avec les données de la page de
résultats. Vous pouvez ensuite l’imprimer ou le sauvegarder sur votre propre
ordinateur.
En cliquant sur ce bouton, vous retournez vers l’écran de sélection et pouvez ainsi lancer
une nouvelle recherche.
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•
En cliquant sur cette icône, la page de résultats affichée sera imprimée sur votre propre
imprimante.
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•
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•
•
•
•
Ce symbole apparaît parfois dans les données de l’ONEM. Il signifie qu’une partie
seulement de l’information est montrée. En cliquant dessus, l’information cachée sera
affichée.
Ouvrir tout
Ce symbole signifie que plusieurs données sont disponibles selon les critères introduits.
Cliquez dessus pour voir toutes les données.
En cliquant sur ce symbole, il est possible de cacher les données sous-jacentes.
Fermer tout
Si plusieurs données sont disponibles, vous pouvez cacher la plupart des données sousjacentes en cliquant sur ce symbole.
Information à l’écran
Tout en haut de l’écran, les principaux critères de recherche sont affichés.
•
NISS
Le NISS de la personne pour laquelle on a demandé la consultation.
•
Nom
Le nom de la personne tel qu’il est connu dans le fichier du personnel.
•
Date début droit
La date indiquée dans l’écran de sélection.
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Exemple d’un écran de détail
Voici un exemple de données ONEM disponibles ; toutes les zones ne sont pas remplies pour
chaque déduction possible.
V. 2.0
•
Date de dernière modification ONEM
Date à laquelle l’ONEM a introduit les données ou modifié les données pour la personne
concernée.
•
Date disponible pour l’ONSS/ORPSS
Date à partir de laquelle les données sont utilisées pour les contrôles auprès de l’ONSS
ou de l’ORPSS.
•
Code(s) du document ONEM
Codes mentionnés sur les documents transmis par l’ONEM à l’employé éventuel.
•
Code(s) déduction principal
Ici sont indiqués les codes utilisés dans la déclaration trimestrielle et qui en principe
donne l’avantage majeur à l’employeur pour le travailleur concerné. Remarque : il existe
encore d’autres facteurs définissant le droit à la déduction, par exemple la fraction de
prestation.
•
Autre(s) code(s) déduction
Si d’après les données transmises, l’employé a droit à d’autres déductions, elles seront
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Type de déduction
Indique pour quelle sorte de déduction la personne concernée entre en ligne de compte
d’après les données fournies.
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•
Date de début de validité - Date de fin de validité
La combinaison de ces données indique pendant quelle période l’employé doit être
engagé afin de pouvoir bénéficier de la déduction mentionnée sur la carte délivrée par
l’ONEM. Pour les cartes premier emploi, il est possible que l’embauche se soit effectuée
avant la date de début de la période de validité.
•
Date de la carte emploi
Date à laquelle l’ONEM a délivré une carte emploi à la personne concernée.
•
Date délivrance carte d’emploi
Date à laquelle l’ONEM a délivré une carte premier emploi à la personne concernée.
•
Niveau d’études
Indique, en combinaison avec une carte (premier) emploi, ne niveau de qualification. Les
valeurs possibles sont « moyennement qualifié », « peu qualifié » ou « très peu
qualifié » (à définir par l’ONEM).
•
Origine étrangère
Indique si la personne concernée relève de la définition « origine étrangère » (à définir
par l’ONEM).
•
Handicapé
Indique si la personne concernée relève de la définition « handicapé » (à définir par
l’ONEM).
•
Date de début de la déduction
Il s’agit, pour certaines déductions, de la date à laquelle, selon l’ONEM, le droit à la
déduction est ouvert.
•
Date de fin de la déduction
Il s’agit, pour ces mêmes déductions, de la date à laquelle, selon l’ONEM, le droit à la
déduction est terminé.
•
Date d’engagement
A son importance pour un nombre réduit de déductions et mentionne la date
d’engagement telle qu’elle a été transmise à l’ONEM.
•
Numéro d’immatriculation et/ou Numéro d’entreprise
Voir plus haut dans ce manuel.
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mentionnées ici avec le code utilisé pour la déclaration trimestrielle. En principe, cellesci sont moins avantageuses que les déductions mentionnées plus haut.
5. Explication des messages d’erreur
« Numéro d'immatriculation invalide (permis : 9N, 8N, 7N, 6N, 7N-2N, 6N-2N, 5N-2N
ou 4N-2N). Exemple : 4360047 ou 1065-05 ».
Indique que le format du numéro d’immatriculation saisi est invalide.
•
« Numéro unique d'entreprise invalide (permis : 3N.3N.3N, 4N.3N.3N, 9N ou 10N).
Exemple : 222.548.583 ou 266385754 ».
Indique que le format du numéro d’entreprise saisi est invalide.
•
« NISS invalide (permis : 11N ou 6N-3N-2N). Exemple : 69120618603 ou 691206-18603 ».
Indique que le format du NISS saisi par l’utilisateur est invalide.
•
« Date invalide (permis : jj/mm/aaaa ou jjmmaaaa) ».
Indique que la date saisie sous « Date début droit » est invalide.
•
« Trimestre de début invalide (permis : aaaat ou aaaa/t) ».
Indique que le format du trimestre saisi est invalide.
•
« Nombre de contrôle erroné ».
Indique que le nombre de contrôle du NISS introduit est incorrect.
•
« Le numéro d'immatriculation ou le numéro d'entreprise doit être saisi ».
Indique que l’utilisateur n’a pas rempli le champ « Numéro d’immatriculation » ou le
champ « Numéro d’entreprise ».
L’un des deux champs doit être rempli.
•
« Le NISS doit être rempli ».
Indique que l’utilisateur n’a pas rempli le champ « NISS ».
•
« La date doit être remplie ».
Indique que l’utilisateur n’a pas rempli le champ « Date début droit ».
•
« Le Trimestre doit être rempli ».
Indique que l’utilisateur n’a pas rempli le champ « Trimestre ».
•
« Le numéro d'immatriculation ONSS/ORPSS et le numéro d'entreprise ne font pas
référence au même employeur ».
Le numéro d’immatriculation et le numéro d’entreprise saisis par l’utilisateur ne
correspondent pas.
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Ecran de sélection
•
« Vous n'avez pas accès à cet employeur ».
Signifie que le mandataire n’est pas habilité à demander les données pour l’employeur
lié au numéro d’immatriculation ou au numéro d’entreprise qu’il a introduit.
•
« Vous n'avez pas accès à cet employeur pour ce trimestre ».
Signifie que le mandataire n’est pas habilité à demander les données pour l’employeur
et le trimestre qu’il a introduits.
•
« Aucune relation de travail trouvée entre l'employeur et le NISS au moment de la
”Date” ».
Pour avoir accès aux données d’une certaine personne, l’employeur ou l’employeur
pour lequel le mandataire effectue la recherche doit avoir une relation de travail avec la
dite personne à la date introduite dans l’écran de sélection. Ce message vous informe
que ce n’est pas le cas.
•
« Aucune donnée présente pour ce NISS ».
Indique qu’aucune donnée n’est présente dans la banque de données de l’ONEM pour
la personne recherchée.
•
« Vous ne disposez pas de droit sur les données pour ces critères de sélection ».
Signifie qu’il existe des données dans la banque de données pour la personne
recherchée, mais qu’aucune ne répond aux critères de recherche introduits.
•
« Vous n'avez pas accès au fichier du personnel ».
Indique que l’utilisateur n’a pas accès au fichier du personnel.
Ecran de résultat
« Pas trouvé ».
Peut se trouver dans le champ « Nom » et indique que le nom de la personne n’a pas
été retrouvé dans le fichier du personnel.
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•
V. 2.0
Annexe 1 : Date début droit
Comme « Date début droit », on demande en principe la date apparaissant dans la déclaration
trimestrielle dans la zone 00090* (Date de début du droit à la déduction), pour autant qu’il ait
été obligatoire de la remplir dans la déclaration trimestrielle.
Il s’agit de la date d’engagement de l’employé concerné ou la date à laquelle l’employeur ouvre
le droit potentiel à la déduction.
Pour les codes de déduction suivants, la zone 00090 dans la déclaration trimestrielle doit
obligatoirement être remplie : 1101, 1102, 1104, 1105, 1106 (plan d’embauche), 1111, 1112,
8100 (plan activa), 0601, 3601, 3611 (groupe cible restructurations), 3200, 3201, 3202, 3203,
3204, 3205, 8200, 3210, 3211, 3212, 8210 (groupe cible demandeurs d’emploi de longue durée
à l’exclusion des programmes de transition professionnelle et économie d’insertion sociale),
3410, 3411, 3412, 3414, 3415 (groupe cible jeunes travailleurs).
Attention :
Pour les codes de déduction 3410, 3411, 3412, 3414 et 3415 (groupe cible jeunes
travailleurs), la date de la toute première entrée en service chez l’employeur est
demandée dans la DmfA dans la zone 00090, sans tenir compte des éventuelles
périodes comme job étudiant (déclaration avec cotisation de solidarité). C’est cette date
qui doit être remplie dans Ecaro.
*
Dans le service en ligne, la zone « 00090 » est indiquée avec la description « Date début du droit ».
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Pour les codes déduction suivants, la zone 00090 dans la déclaration trimestrielle ne doit pas
être remplie : 1141 (activation des allocations de chômage), 1142 (réinsertion de chômeurs très
difficiles à placer et des ayants droits à l’ intégration sociale ou à l’ aide sociale financière),
0600, 3600 (groupe cible restructurations), 3612 (groupe cible formateurs avec carte de
restructuration), 3220, 3221, 3230, 3231 (groupe cible demandeurs d’emploi de longue durée programmes de transition professionnelle), 3240, 3241, 3250 (groupe cible demandeurs
d’emploi de longue durée - économie d’insertion sociale).
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Pour le code de déduction 0601 (groupe cible restructuration - cotisation personnelle),
la date de la première entrée en service pendant la période de validité de la carte de
réduction restructurations est demandée dans la zone 00090 de la déclaration
trimestrielle, en dépit du fait que cette première entrée en service se soit faite chez un
ancien employeur. Comme dans un tel cas aucune relation de travail ne sera trouvée
pour cette date dans le fichier du personnel entre l’employeur et l’employé pour lequel
la consultation est faite, il faut introduire dans Ecaro la date d’entrée en service chez ce
dernier employeur.
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Dans Ecaro, la date d’entrée en service dans le cadre de la mesure concernée doit être remplie
comme « Date début du droit ».
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