Guide pratique de l`évaluateur pour L`Entretien Annuel

Direction des Ressources Humaines
Guide pratique de l’évaluateur pour
L’Entretien Annuel
Campagne 2011
Comment réussir ce rendez-vous annuel ?
1
Un temps de communication
privilégié et de formalisation
1. L’entretien annuel, qu’est- ce que c’est ?
La notation et l’appréciation de la valeur professionnelle : une
obligation prévue par le article 65-1 de la loi n° 86-33 du 9
janvier 1986 (statut de la Fonction Publique Hospitalière)
L’entretien professionnel : une démarche d’échange entre
l’agent et son supérieur hiérarchique prévue à titre
expérimental par le Décret du 29 septembre 2010 portant
application de l’article 65-1 de la Loi de 1986
Un moment d’échange
et de valorisation des
compétences
L’entretien individuel doit être conduit seulement par le supérieur hiérarchique direct de l’agent
Pour l’évaluateur
Faire le point sur les missions de
l’agent évalué, les objectifs et les
responsabilités
Analyser et
résoudre les
éventuelles difficultés au sein
des équipes
Accompagner individuellement
les
agents
dans
leur
positionnement au sein du
service et dans leur déroulement
de carrière
Agir sur la motivation de chacun
Améliorer la communication et
fixer les objectifs individuels et
collectifs
Pour l’évalué
L’occasion d’avoir un retour
sur la qualité de son travail
Etre reconnu comme un
acteur de l’institution
Exprimer ses besoins, ses
préoccupations, ses souhaits
d’évolution et de formation
Echanger avec son cadre sur
les projets du service
Faire état des points forts et
points faibles de l’année
écoulée
Evoquer les points devant
donner lieu à amélioration
Pour l’Institution
Un outil de communication
Un outil efficace de gestion
individuel et collectif des métiers
et des compétences (GPMC)
permettant de réaliser un
diagnostic de son équipe et des
compétences disponibles et
potentielles
Un outil de montée en
compétences
Un outil indispensable de
construction du plan de
formation et de la politique
sociale de l’établissement
2
1. Qui évalue qui ?
SOIGNANTS / MEDICO TECH / SOCIAUX
EDUCATIFS
EVALUATEUR
Aide Soignant
A.S.H.
Assistant Socio-éducatif
Auxiliaire puéricultrice
Cadre de Santé ou Cadre Sage Femme
Cadre Sup de Santé
Cadre Sup Sage femme
Cadre Socio-éducatif
Cadre Sup Socio-éducateur
Diététicien
Éducateur
Ergothérapeute
IADE
IBODE
IDE et Puéricultrice
Manipulateur en électroradiologie
Masseur Kiné
Orthophoniste
Orthoptiste
Pédicure Podologue
Préparateur en Pharmacie - Aide Préparateur
Psychologue
Cadre
Cadre
Cadre Sup Socio-éducatif
Cadre
Cadre Sup ou Cadre Sup Sage Femme
Directeur des Soins
Directeur des Ressources Humaines
Cadre Sup Socio-éducatif
Directeur de la Clientèle
Cadre Diététicien
Cadre Sup Socio-éducatif
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Cadre
Le Cadre Sup ou Cadre de Pôle assure la
liaison avec les chefs de service concernés
Psychomotricien
Radio physicien
Cadre
Le Cadre de Pôle assure la liaison avec le chef
de service concerné
Cadre Sage femme
Cadre
Sage femme
Technicien de laboratoire
TECHNIQUES ET LOGISTIQUES
Agent Chef
Agent de maitrise
Agent de service mortuaire
AEQ
Analyste
Chef de Projet
Conducteur d’ambulance
Conducteur automobile
Ingénieur
Maître ouvrier
OP
Technicien Informatique
T.S.H.
ADMINISTRATIFS
Adjoint Administratif
Adjoint des cadres
Attaché
Directeur
Directeur des soins
Directeur École
Médecin du travail
Secrétaire médicale
EVALUATEUR
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Directeur ou Directeur Général
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
Responsable hiérarchique
EVALUATEUR
Adjoint des cadres ou Attaché
Attaché ou Directeur
Directeur
Directeur Général
Directeur Général
Directeur des Ressources Humaines
Directeur des Ressources Humaines
La Secrétaire référente du Pôle assure la liaison
avec les chefs de service concernés. Toutefois à
défaut de Secrétaire référente de Pôle, le cadre
assure cette fonction de liaison.
3
Entre juillet et
octobre
2. Quand ?
L’entretien a lieu chaque année au titre de l’année civile de référence, entre le 1er juillet et le 31 octobre ;
L’évaluation des compétences et le recueil des besoins en formation ont lieu dans le cadre de cet entretien
professionnel unique.
3. Un entretien à bien préparer en amont
Avant de s’engager dans la démarche, le cadre évaluateur doit s’auto-évaluer ;
Prendre rendez- vous suffisamment à l’avance avec l’agent en vérifiant sur son planning ses disponibilités ;
Confirmer à l’agent évalué sa date d’entretien ;
Avoir fait un bilan du travail de l’agent sur l’année écoulée par rapport aux objectifs individuels fixés en n-1 mais
également par rapport aux objectifs institutionnels ;
Rassembler au préalable les documents et les notes personnelles susceptibles d’éclairer ses propos ;
Réfléchir aux points d’amélioration et aux besoins en formation correspondant (compétences en adéquation avec
l’activité du service voire à son évolution) ;
Faire un point sur l’avenir professionnel de l’agent ;
Identifier son projet professionnel et envisager les conditions de sa réalisation.
8 jours avant minimum
4. Quelques petites règles à respecter
L’entretien d’évaluation a lieu à partir de 6 mois de présence dans l’établissement ;
En cas de changement d’affectation en cours d’année, l’agent est évalué par le cadre du service où il a passé le plus
de temps ;
En cas d’absence (maladie, accident de travail, congé maternité …..) ayant empêché la réalisation de l’entretien, il
est possible (malgré le maintien de la note administrative) de fixer, au retour de l’agent dans l’année et lors d’un
entretien spécifique, des objectifs pour l’année suivante.
Exception : Une absence pour congé maternité n’entraine pas automatiquement un maintien de note
administrative.
5. Le déroulement de l’entretien
L’entretien doit se dérouler dans un endroit fermé, calme sans être interrompu
L’évaluateur doit préciser dès le début de l’entretien le déroulement de celui-ci et sa durée approximative (entre 30
minutes minimum et maximum 1h30).
4
Un support
structurant et
6. ADEN : Un outil d’aide à l’évaluation
professionnalisan
t
Un support d’évaluation dématérialisé mis à la disposition de l’évaluateur et de l’évalué dans une démarche de
professionnalisation de l’entretien.
Ce support d’évaluation contient :
Les éléments d’appréciations à chiffrer : ce qui déterminera pour les agents (stagiaires et
titulaires) la note administrative ainsi proposée à l’avis du Directeur
Le bilan de l’année en cours
Perspectives et objectifs de l’année suivante
Ils peuvent se définir comme un but, un résultat à atteindre dans un délai donné. Ils
doivent être accompagnés de moyens adéquats.
Ils peuvent être aussi MALIN pour :
- Mesurables : par des indicateurs ;
- Atteignables : en lien avec le contexte, les moyens et les compétences ;
- Limités dans le temps : défini dans le temps avec une durée :à court terme (3 à 6
mois), à moyen terme (6à 12 mois), à long terme (de 12 à 36 mois) ;
- Individualisés : tient compte de la situation à atteindre et les résultats
personnalisé ;
- Négociables : compréhension, acceptation, prenant en compte les compétences,
le contexte…
En résumé un objectif doit :
- Etre clair, facile à comprendre
- Etre mesurable par des indicateurs
- Prendre en compte que la réalisation dépend des activités, des moyens, du
contexte
Cadre réservé à l’agent :
L’agent est en droit indiquer des observations ;
L’agent signe de manière électronique pour attester qu’il a pris connaissance de son
évaluation littéraire. Il peut à ce moment là indiquer qu’il n’est pas d’accord avec le
contenu de l’évaluation.
7. Calendrier
01/07
31/10
30/11
Conduite entretien
Avis Directeur
1
2
31/12
Prise connaissance de
l’évaluation et note
administrative
Délais de recours
définitive par l’agent
3
4
2
L’autorité investit du pouvoir de nomination (Directeur) vise le compte rendu de l’entretien professionnel et le
complète de ses observations, si nécessaire. Il donne son avis sur les éléments d’appréciations chiffrés, ce qui permet de
déterminer la note administrative définitive. A ce stade une péréquation par évaluateur peut intervenir.
3
L’agent pourra prendre connaissance du compte rendu de l’entretien et de sa note administrative définitive (note
pour les Stagiaires et Titulaires) en accédant directement à ADEN (une procédure lui sera transmise en novembre 2011).
Il peut éventuellement vous demander votre accompagnement dans cette démarche et dans ce cas devrez l’effectuer
avec lui.
4 Recours : Cette prise de connaissance vaut notification et signature de votre appréciation générale et note
administrative définitive.
- Recours hiérarchique : A compter de cette date, l’agent peut saisir l’autorité investie du pouvoir de nomination
(Directeur) d’une demande de révision du compte rendu de son entretien et/ou de sa note administrative dans un délai
de 15 jours francs. L’autorité investie du pouvoir de nomination notifie sa réponse dans un délai de 15 jours francs
suivant la réception de sa demande de révision. Le recours hiérarchique préalable est obligatoire avant tout recours
devant la CAP.
- Recours devant Commission Administrative Paritaire (CAP) : Dans un deuxième temps, l’agent peut, si nécessaire,
saisir la CAP dans un délai de 15 jours francs suivant la réponse formulée par l’autorité investie du pouvoir de
nomination dans le cadre du recours hiérarchique.
5
8. Conclusion
La conclusion de l’entretien est un moment important. Il faut lui assurer une issue positive.
Il est donc important de :
Poser une question ouverte du type « tous les points importants ont-ils été abordés ? » ;
Résumer les principales orientations définies au cours de l’entretien ;
Rappeler les suites à donner par chacun à court terme et au cours de la période
d’évaluation à venir ;
Rappeler les délais et différentes étapes à venir dans le processus d’évaluation (rôle de la
personne investie du pouvoir de nomination par exemple).
6